Текст книги "К черту офис! Построй глобальный бизнес с удаленной командой"

Как научиться планировать?

Мне грустно признаться, но до определенного времени я практически не занимался планированием. Скорее были только какие-то смутные цели в голове и на словах, они затягивались и откладывались на года. А если какие-то планы и реализовывались, то скорее сами по себе и по стечению обстоятельств. И это несмотря на несколько прочитанных книг по тайм-менеджменту и тренингам. И конечно, настоящая причина в том, что никто не учил практике личного планирования ни в школе, ни в университете.

Как я научился практическому планированию? Я нашел удаленного коуча и ментора в одном лице, который спрашивал меня каждый день, какой у меня план, и что я сделал за предыдущий день, и почему я выбрал те или иные приоритеты. Когда об этом спрашивает другой человек, намного старше по возрасту, да которому еще и платите за это, то приходится отвечать и вместе с ответом задумываться. Буквально каждый день я писал отчет за день и план на следующий. Результаты быстро дали о себе знать – новые и старые проекты стали развиваться намного быстрее.

Необязательно, конечно, контролировать планы на каждый день. Для меня лично такой режим с непривычки был тяжелым, и через три месяца в таком режиме я даже заболел. Поэтому понял, что необходимо делать перерывы. Очень хорошо, когда есть кто-то, с кем вы можете обсудить планы, кому вы доверяете и кто доверяет вам. Это может быть друг, соратник или наставник. Конечно, этот человек не должен подвергать вас критике в случае неудачи или провала, а наоборот, должен оказывать поддержку. Если кто-то вас постоянно критикует (даже не специально) так, что после критики опускаются руки и не хочется больше ничего делать, то такая «поддержка» принесет только вред. К сожалению, так тоже иногда бывает, но это только означает, что человек выбран неправильный.

Ряд предпринимателей успешно в таком виде помогают друг другу, делая звонок по скайпу каждую неделю и обсуждая планы на неделю и результаты прошедшей недели. Также хорошо работают виртуальные клубы из 3—4 человек (т.н. mastermind group), о которых расскажу позже.

Итак, сам план я сначала писал в бумажном блокноте и выключал на время его составления Интернет на телефоне и в компьютере, потом все-таки начал писать его в телефоне. Потом я нашел кафе, в котором Интернет очень плохо работал, и с утра садился там с кофе и писал план. Признаюсь, сначала было тяжело – после получаса планирования будущего появлялось ощущение, как будто мешки таскал. Если вы, как и я раньше, не привыкли к планированию, то вам тоже будет тяжело поначалу. Но самое главное – втянуться и не только составлять план, но еще и обязательно отмечать хорошие вещи, которые вы сделали за день.

Когда планирование стало постепенно превращаться в часть жизни, меня ожидал сюрприз. Оказалось, если вы решили начать планирование, хотя бы минимальное, то главная сложность, с которой столкнетесь, – это не вы сами, и не само планирование, и не реализация плана. А прежде всего то, что ранее привычный окружающий мир, ваши же старые привычки, старый круг общения и даже близкие люди будут всеми силами пытаться втянуть вас назад в хаос.

Все начинается с мелочей. Например, даже плана еще нет и вы сели его писать. И только написали две строчки, как начинается: то звонок, то письмо срочное, то в чате пишут партнеры или клиенты или банк начинает СМС слать – и все это в течение получаса! Не верю в совпадения, но так происходит постоянно. Возможно, это связано с тем, что подсознательно вы выбираете наиболее комфортное для вас время, но именно в этот отрезок времени (когда вам комфортно и вы уязвимы) окружающие и окружающий мир, оказывается, тоже хотят вас использовать для своих целей. Это, кстати, не обязательно какие-то чужие люди, это могут также быть и самые близкие люди. Они видят: вы сидите, ничего не делаете (на их взгляд), поэтому почему бы не поручить вам какое-то дело именно сейчас?

Многие люди просто не используют планирование, и им кажется, что все происходит само собой, особенно пока дела идут хорошо. Но, к сожалению, наш мир устроен так, что либо вы сами планируете и управляете своей жизнью, либо живете по плану, написанному другими людьми, и служите целям, задачам и выгоде других людей. Другими словами, переход от реактивного стиля (своего плана нет, и вы просто следуете событиям) к проактивному (вы сами создаете свой план и пытаетесь создавать события сами) может быть тяжелым не только для вас, но и для вашего текущего окружения.

Поделюсь находками в планировании, которые я собрал за годы экспериментов.

Подходы планирования, к которым я пришел

Самый главный принцип планирования: если план не удалось реализовать на 100%, то в этом нет ничего плохого, потому что план – это не цель, а средство! Важно не то, что вы упали, важно то, что поднимаетесь, если вдруг падение произошло. Представьте себя куклой-неваляшкой. Ее толкнули, она наклонилась и вернулась назад. Так и вы, набирайтесь сил – и заново. А перфекционизм – именно перфекционизм в том или ином виде – мешает двигаться вперед после провалов. В чем проявляется перфекционизм? В том, что если мы планируем заняться спортом, то сразу представляем себе, как мы занимаемся по 2 часа в день, и тут же в голове представляем, как тяжело найти даже 2 часа в неделю, и, конечно, сразу про себя решаем, что заняться спортом нереально. Или представляем, как будем читать книги каждый день, – и сразу думаем: а где же найти целый час в день? Наше сознание, стремясь к перфекционизму, сразу же отвечает: «Сделать идеально не получится. И без этого столько дел и забот, какие вообще книги, какой вообще спорт?» Выход из этой ситуации состоит в том, чтобы перестать быть перфекционистом, стать антиперфекционистом2121
  How to Be an Imperfectionist: The New Way to Self-Acceptance, Fearless Living, and Freedom from Perfectionism by Stephen Guise


[Закрыть] и начать выбирать в качестве цели самое простое, самый минимум. Например, вместо цели читать час ставить цель прочитать всего три строчки из книги за день. Вместо часа упражнений ставить цель сделать одно приседание в день – и считать даже этот минимум победой и достижением! Это так называемые мини-привычки, небольшие победы, помогающие втянуться в новый режим.

Попробуйте и найдите шаг планирования, который подходит лучше всего именно вам. Может быть, это будут блоки по 3 часа, по часу, по полчаса. Популярная методика Pomodoro2222
  https://wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Technique


[Закрыть]предлагает 20-минутные блоки с перерывами между ними для отдыха. Ради интереса попробуйте засечь время, которое вы сейчас выделяете на отдельные задачи, чтобы понять реальный шаг планирования, используемый вами.

А что делать если планирование срывается из-за большого потока дела? Канадский серийный предприниматель Dan Martel2323
  http://www.danmartell.com/


[Закрыть] часто советует в случае аврала планировать только одну половину дня, потому что для второй половины дела находятся сами собой.

Задачи по дням недели:

Кроме планирования задач на день, многие предприниматели используют понедельный график, когда каждый день недели связан с определенной темой.

Такой подход хорошо работает как для личного планирования, так и для общего планирования в небольших командах до 5—7 человек, где каждый и швец, и жнец, и на трубе игрец. Вот пример моего личного еженедельного расписания.

• Понедельник: маркетинг и все связанное с ним.

• Вторник: стратегия и составление плана.

• Вторник (вместе с командой): подведение кратких итогов прошлой недели и три вопроса каждому члену команды: 1) что сделано хорошего за неделю; 2) какая основная задача запланирована на следующую неделю и 3) что блокирует дальнейшую работу?

• Среда: работа над продуктом.

• Четверг: работа с клиентами.

• Пятница: анализ писем от клиентов, анализ результатов работы.

Упрощенная система задач по дням недели:

Для планирования времени предпринимателя, работающего неполный день в период недостатка сил, существует еще одна упрощенная система:

• Понедельник и вторник: детальное планирование и сбор информации для 2—3 важных задач. Причем планируйте очень тщательно, готовьте материалы, определяйте, сколько времени, ресурсов потребуется, в каком порядке будут проводиться действия.

• Среда: на основе подготовленного детального плана реализуете эти 2—3 задачи, выкладываясь полностью.

• Четверг: отдыхаете и набираетесь сил.

• Пятница: анализируете результаты выполненных задач и составляете список задач на следующую неделю.

Рабочие графики известных людей

• Билл Гейтс (основатель компании Microsoft, самый богатый человек планеты в 2016 г.)

Хотя Билл Гейтс отошел от бизнеса и проводит основную часть времени в некоммерческих проектах, его план на день расписывается помощниками с точностью до минуты, буквально. Длинные дни расписаны кусочками по пять минут, где каждая встреча и каждое рукопожатие расписаны по секундам. И он старается следовать этому плану2424
  http://www.telegraph.co.uk/men/thinking-man/bill-gates-he-eats-big-macs-for-lunch-and-schedules-every-minute/


[Закрыть].

• Стив Балмер (бывший CEO компании Microsoft и миллиардер) в интервью Wall Street Journal рассказывал, что распределяет2525
  http://www.wsj.com/video/steve-ballmer-managing-your-time/E85E4B7C-D235-41A9-9656-4139B91053D3.html


[Закрыть] свое время в таблице в Excel на работу, на детей, на путешествия и даже отдых так, как будто он планирует не время, а финансовый бюджет.

• Джек Дорси (CEO компаний Twitter и Square)

Понедельник: менеджмент и управление компанией.

Вторник: продукт.

Среда: маркетинг и коммуникации, рост бизнеса.

Четверг: разработчики и партнеры.

Пятника: культура компании и наем сотрудников.

Суббота: выходной, хайкинг.

Воскресенье: рефлексия, обратная связь, стратегия и подготовка к новой неделе2626
  http://money.cnn.com/2011/11/13/technology/dorsey_techonomy/


[Закрыть].

При этом в рабочие дни каждый день разделяется: утро посвящено компании Twitter, после обеда – компании Square2727
  http://www.wsj.com/articles/how-jack-dorsey-runs-both-twitter-square-1450713601


[Закрыть].

• Сергей Галицкий (Магнит)

Начало работы: 9 утра в рабочие дни, 10 утра в субботу и воскресенье.

Выходные дни: по мере усталости.

«Я не считаю, что должен быть какой-то график – пять дней работаешь, потом отдыхаешь. Отдыхать надо, когда ты устал. […] Симптомы – отсутствие свежести в голове, ты уже не можешь ничего рожать, острота пропадает – это и есть усталость. Если устал, могу и в рабочий день отдохнуть. Неважно, суббота это или вторник», – из интервью журналу Forbes2828
  http://www.forbes.ru/forbes/issue/2007-05/13740-milliardery-rasporyadok-dnya


[Закрыть].

• Бенджамин Франклин2929
  «Daily Rituals: How Artists Work» by Mason Currey.


[Закрыть]

С 5 до 7 утра: проснуться, умыться, помолиться, подумать о текущих делах и принять решения на текущий день, выполнить плановые исследования/обучение, позавтракать.

Вопрос, с которого начинается день: «Что хорошего я должен сделать сегодня?»

С 8 до 11: работать.

С 12 до 13: почитать или изучить текущие счета (и отчеты), пообедать.

С 14 до 17: работать.

С 18 до 21: положить все вещи на свои места, поужинать, музыка, или развлечения, или разговоры. Подведение итогов дня.

Вечерний вопрос: «Что хорошего я сделал сегодня?»

С 22 до 4 утра: сон.

Когда есть не только рутинные задачи, но и творческие, обратите внимание на режим дня одного из гениальных композиторов XIX века:

• Петр Ильич Чайковский3030
  «Daily Rituals: How Artists Work» by Mason Currey.


[Закрыть]

7—8 утра: подъем.

С 8 до 9 утра: чай, чтение: сначала Библия, затем литература, связанная с работой, – книга на английском или философские труды (Шопенгауэр, Спиноза).

После завтрака до 9.30: прогулка не более 45 минут.

С 9.30 до 12: работа. По воспоминаниям брата, перед началом приятных задач композитор сначала всегда старался завершить все неприятные задачи.

После обеда до 16: длинная двухчасовая прогулка, которая обязательно совершалась в любую погоду и непогоду.

С 16 до 17: чай и чтение исторических журналов или газеты.

С 17 до 19: работа.

20 часов: ужин.

Кратко:

– В планировании важен сам процесс создания плана. Раз в неделю отключайте интернет и телефон, и выделяйте несколько часов на планирование.

– Для исполнения плана привлекайте внешний контроль в виде тренера, ментора, друга или даже группы единомышленников.

– Если приходится выступать в разных «ролях», то попробуйте посвящать разные дни недели разным темам.

О чем стоит сказать родным и друзьям, прежде чем работать удаленно

Что говорят, если работаешь дома

Жена: Опять баб там рассматриваешь, что ли? Или в фейсбуке сидишь?

Дети: Папа, почему ты все время сидишь с компьютером? А почему ты на работу не ходишь?

Друзья: О, тебе хорошо – включил компьютер и работаешь, захотел – закрыл компьютер. То ли дело у нас!

Родители: Ты же сидишь и все равно ничем не занимаешься, давай лучше на дачу сегодня съездим – хоть делом займешься!

У многих в голове уже сложились определенные стереотипы о тех или иных профессиях: владелец магазина выкладывает товар на полки, писатель работает в библиотеке, листая книги, журналист в студии разговаривает с героем репортажа, брокер на бирже с блокнотом в руке и карандашом за ухом кричит что-то в телефонную трубку, менеджер сидит в кабинете и к нему заходят сотрудники.

На деле же многие из вышеперечисленных профессий теперь выглядят одинаково: люди сидят за ноутбуком.

Как объяснять мужу или жене

Если супруг (или супруга) сам не работал удаленно, а работал в офисе, то объясните, что ваша работа дома не означает, что вы доступны для бытовых дел. Попросите представить, что вы ушли и вас просто нет дома. К сожалению, эти невидимые рамки бывает трудно соблюдать на практике. Возможно, что супругу тоже хочется побыть дома в одиночестве и спокойно делать домашние дела и заниматься с детьми, а вы можете по факту даже мешать своим присутствием.

В таких случаях не помешает объяснить, что ваш доход (и доход семьи!) зависит в том числе и от того, сколько вы усилий можете вложить в свою работу и насколько комфортно вам работать.

Как объяснить детям

Дети, когда подрастут, скорее всего, сами будут работать удаленно. Поэтому лучше объяснить, в чем заключается ваша профессия и то, что на самом деле работа зависит не от физического места, а от вас лично и от конкретных результатов труда. Детям может быть просто любопытно, поэтому рассказывайте им, что у вас происходит, – это им будет интересно и они будут понимать, что не просто человек сидит за компьютером, а что идет работа, будут знать, какие трудности возникают и с чем они могут быть связаны.

Как объяснить родителям

Родителям, если они уже в возрасте, объяснять, возможно, и не надо – побережем им нервы и свои заодно. Многие люди старшего поколения оценивают работу по внешним признакам, и это тяжело меняется – можете создать ненужный конфликт. Возможно, для них хорошая работа – это когда вы на работу идете в костюме и с портфелем в большое здание, в котором работает много людей, а не сидите в нижнем белье на краю кровати с ноутбуком на коленях. Для старшего поколения это не всегда понятно, в чем смысл такой работы, если ничего физически не производится, и бывает, что они даже не верят в серьезность такой компании: «Как это так, работать в компании, у которой нет офиса? В наше время так не делали!» Поэтому лучше придумайте ответ, который будет устраивать и не вызывать опасений за ваше будущее.

Как объяснить друзьям: нужно ли это?

Настоящему другу без разницы, как и где вы работаете. А если это друзья, с которыми вы связаны работой, то они и сами все понимают и наверняка тоже работают удаленно. А те, кто работает в офисе и завидует вашей удаленной работе, на самом деле просто сами не могут удаленно работать. Чтобы не портить дружбу, лучше помнить, какие мы все разные и кому-то действительно хорошо в офисе, нравятся определенность и стабильность. А кому-то предсказуемость кажется рабством и неопределенность воспринимается как нечто обыденное. Вот и прекрасно – главное, никого ни за что не агитировать и продолжать дружить.

Многим важны внешние атрибуты хорошей работы. Кому-то достаточно ноутбука и стола, а кому-то, для того чтобы чувствовать себя уверенно, нужен как минимум секретарь с личным водителем. С удаленной работой, особенно если вместе с работой вы еще и путешествуете, начинает цениться минимум вещей: все остальное, к счастью, в современном цивилизованном мире можно арендовать. Если вам все же необходимы внешние атрибуты, то никто не мешает их завести: например, переодеваться в рабочую одежду, завести отдельный рабочий ноутбук. Не всегда на практике это удобно. А чтобы почувствовать себя «большим боссом», возможно, достаточно купить хороший стол и дорогое кожаное кресло.

Другим же может быть важно одобрение или даже разрешение более авторитетных людей. Michael Seibel3131
  http://www.michaelseibel.com/


[Закрыть] (предприниматель и партнер знаменитого инкубатора Y Combinator) на конференции Y Combinator Startup School 20163232
  http://www.startupschool.org/


[Закрыть] на вопрос о наиболее частом содержимом заявок ответил, что много заявок как будто бы содержат скрытый вопрос: «Можно мы бросим свою работу и займемся полностью своим проектом?» Если вам такое разрешение необходимо – это нормально. Но вы сами можете себе его дать, как и разрешение быть счастливым человеком.

Как я сам себе объясняю, где я работаю? Я сам себе объясняю так: мой бизнес живет в облаке. И конечно, если отойти от абстракций, в случае успешного ведения «виртуального» бизнеса его результаты материализуются в виде вполне реальных и при желании даже физически осязаемых денег. Не это ли главное?

При работе дома физические границы заменяются виртуальными в виде договоренностей с близкими людьми и с самим собой. Эти «прозрачные» границы помогает поддерживать планирование и информирование других о своем режиме, о своих планах – чтобы знали когда вас можно отвлечь, а когда лучше не трогать. Работа перестала быть местом! Она стала работой на результат и теперь зависит больше от человека и его планирования, качества его решений, реализации этих решений, а не от физического места и офиса.

Кратко:

– Родные и близкие могут быть не готовы к тому, что вы не ходите в офис.

Правила работы со мной

Некоторые предприниматели, работающие с удаленной командой, для своего удобства и удобства сотрудников пишут так называемые «правила работы со мной». Такие правила позволяют избежать ненужных трат времени, нестыковок ожиданий между предпринимателем и членами команды.

Известный российский серийный предприниматель и автор бестселлера «Ошибки на миллион»3333
  https://www.ozon.ru/context/detail/id/30235899/


[Закрыть] Павел Анненков поделился со мной своими правилами по работе с ним, которые он написал для своих сотрудников:

• Никаких звонков, кроме очень и очень важных вопросов. Трубка телефона не поднимается в течение рабочего дня.

• В случае срочных вопросов, в которых требуется участие руководителя, для связи используется онлайн-мессенджер или СМС.

• Ответ на входящие сообщения приходит в течение 4 часов.

• При обсуждении должны использоваться логические аргументы, а не эмоциональные.

По моему опыту информирование команды о режиме своей работы действительно помогает. Например, новому члену команды я сообщаю, в какое время я обычно отвечаю на письма и на сообщения, а также сообщаю о том канале связи, который сейчас более приоритетный. Также я всегда сообщаю, что отвечаю с задержкой, в режиме так называемого «замедленного чата», и не стоит сидеть и ждать моего ответа.

Кратко:

– Сформулированные и записанные правила общения помогают сделать коммуникации более эффективными.

Организация рабочего места

И когда ведется умственная работа, то неудивительно, что в совокупности набор, казалось бы, мелочей может оказывать значительное влияние на производительность.

СТОЛ. Должен быть широким и стоять в удобном месте. Подумайте о том, чтобы стол не был громоздким. Один из вариантов: раскладывающийся в длину кухонный стол. Он стоит недорого, складывается и передвигается. Ящики или тумбочку лучше купить отдельно. Если работаете стоя, то для ноутбука дешевым вариантом подойдет картонная коробка или этажерка, поставленная на стол. А если рядом есть стена, то может быть достаточным прикрепить две широких полки на стене: одну для монитора (или ноутбука), вторую, чуть ниже, для клавиатуры и мышки.

КРЕСЛО. Должно быть удобным лично вам. Необходимо, чтобы оно регулировалось по высоте, не стесняйтесь взять с собой рулетку и измерить высоту разных кресел в магазине, т. к. пропорции не всегда получается оценить правильно в другом интерьере. Попробуйте присесть на кресло или стул, чтобы удостовериться, что ноги стоят на полу под прямым углом. И обратите внимание на подголовник и на материал (чтобы было комфортно сидеть в разной одежде, в жару). Хорошо подходит тканевый материал.

ВОЗДУХ. Любая деятельность, а в особенности умственная, требует постоянного притока свежего воздуха. Поэтому, если есть возможность, не надо запираться в маленькой комнате, а если все-таки помещение небольшое, то задумайтесь о том, чтобы установить в стене т. н. «приточный» клапан или принудительную вентиляцию. Кондиционер тоже нужен, но он только охлаждает воздух, не обеспечивая его приток. «Почему-то программисты дышат больше обычных людей, и здесь [в новом офисе] рассчитано 60 куб. м на человека в час, с 10-кратным запасом», – рассказывал о новом офисе компании Борис Нуралиев, директор компании «1С», в интервью газете «Ведомости»3434
  http://www.vedomosti.ru/technology/characters/2016/07/12/648923-konkurenti-energichni-biznes


[Закрыть].

ТЕМПЕРАТУРА. Каждому комфортна своя температура, ее лучше подбирать опытным путем. Но уверяю, что производительность при +30 и при +15 градусах тепла может значительно отличаться. Ученые в США проводили эксперимент и выяснили что наименьшее число ошибок оператор компьютера совершает при 25 градусах тепла.

ЗВУКИ. Если не получается создать подходящий звуковой фон, который вам помогает работать, то, используйте. Есть более дешевый вариант: беруши или просто наушники-«затычки». Многим лучше думается в тишине, но некоторым, бывает, хорошие идеи приходят только после «погружения» в звуковой шум. Для качественного переносного звука используйте bluetooth колонку JBL Flip или подобные.

МОНИТОР. Если даже у вас ноутбук с большим экраном, монитор с диагональю 22 и более дюймов на постоянном месте работы поможет работать более эффективно за счет удобства и большего объема информации на экране. Почти все современные ноутбуки позволяют подключать внешний монитор или даже два, таким образом, можете на одном экране работать, а на другом открывать документы, видео, Skype.

ДВИЖЕНИЕ. Сидеть на одном месте не очень хорошо, поэтому врачи рекомендуют каждые 30—40 минут подниматься и немного двигаться. Существуют различные приложения для телефона, напоминающие о том, что необходимо сделать перерыв. Вы уже наверняка знаете, что сидение в течение нескольких часов значительно повышает риски смерти от разных болезней. Но недавние исследования ученых также показали, что риск, вызванный продолжительным сидением в течение 8 часов, может быть устранен, если человек в этот же день двигался более 1 часа3535
  http://www.thelancet.com/series/physical-activity, The Lancet: Physical Activity 2012, Published: July 18, 2012.


[Закрыть]. Поэтому пользуйтесь преимуществом удаленной работы – двигайтесь, ходите, занимайтесь спортом, делайте перерывы, когда удобно.

ВОДА. Очень легко увлечься интересной задачей и забыть про необходимость пить воду, поэтому лучше купить спортивную бутылку для воды и просто держать ее под рукой.

СОЦИАЛИЗАЦИЯ. На производительность может положительно влиять нахождение среди других людей. Это так называемый эффект «социальной фасилитации» (Social facilitation)3636
  https://wikipedia.org/wiki/Social_facilitation


[Закрыть], открытый психологом Norman Triplett в 1897 году. В его эксперименте велосипедисты показывали лучшие результаты в присутствии других велосипедистов. Ученый объяснил этот эффект соревновательным инстинктом, который высвобождает дополнительную энергию. Но ряд его коллег обращают внимание также на то, что наличие пассивных наблюдателей вокруг увеличивает производительность только для простых рутинных задач, а вот для сложных и неопределенных задач производительность может, наоборот, ухудшиться.

Домашний офис – это хорошо для производительности, но все-таки требует некоторых затрат на создание и на обслуживание. И не всегда есть реальная возможность сделать его уютным просто физически. Или после прибавления в семье необходимо больше места для самой семьи. Один из вариантов решения такой проблемы состоит в совмещении использования коворкинга, кафе и работы дома.

Кратко:

– В организации рабочего места важна каждая мелочь. Ищите то, что помогает именно вам.

– При умственной работе необходима хорошая вентиляция и комфортная температура воздуха.

– Не забывайте про воду и необходимость регулярно двигаться.