Текст книги "Компьютер без напряга. Энциклопедия"

Сейчас бы самое время сделать текст более приятным глазу, но вы, наверное, и так устали. Руки болят, начальство косится или сын требует, чтобы его допустили к доигрыванию важного эпизода игры, – он-то уже давно во всем разобрался, и без всяких книг. Словом, пора сделать паузу.

Закрываем документ. Для этого подойдет сочетание клавиш CtrL+W или ALt+F4. Первое закрывает только окно документа, а второе – и документ, и программу.

Возможно, после нажатия указанных клавиш на экране появится предупреждение (рис. 10.9).

Рис. 10.9. Предупреждение о необходимости сохранить документ

Оно означает, что последние изменения в закрываемом документе не сохранены. Ничего страшного. Просто нажмите кнопку Да или клавишу Enter – сохранение произойдет так, как будто вы нажали CtrL+S. Если нажмете Нет, документ закроется, а все изменения будут утеряны. Кнопка Отмена возвращает вас в документ, а закрытия не происходит.

Теперь можно отвлечься.

Предположим, что между предыдущим и этим абзацами ситуация исправилась: вы потрясли руками и восстановили кровообращение, директор ушел на обед или сын «убил» всех монстров. Значит, можно снова вызвать документ и навести в нем красоту.

Для открытия применяется комбинация клавиш CtrL+O. Или можно еще щелкнуть на кнопке Office и выполнить команду Открыть. В результате появится окно (рис. 10.10).

Рис. 10.10. Окно открытия документа

Это окно очень похоже на окно сохранения, и работать с ним нужно похожим образом. В списке Папка найдите папку с нужным документом, затем выделите его щелчком и нажмите кнопку Открыть.

Пора заняться оформлением нашего документа.

10.3. Сделайте текст красивым

Пользователи компьютеров – люди несентиментальные. Они стесняются слов «навести красоту в буквах» или «сделать текст красивым». Вместо этого они используют выражение «форматирование текста», а иногда, когда речь идет о подготовке к печати книги, журнала или веб-страницы, – «верстка текста». Повторите слово «форматирование» несколько раз про себя, чтобы привыкнуть к нему, и займемся собственно форматированием.

Все параметры шрифта (внешнего вида букв и символов) и абзаца в Word можно изменить вручную. Поначалу все так и поступают, и мы не станем исключением.

Изменение параметров шрифта

В качестве упражнения изменим оформление заголовка, а то он ничем не отличается от обычного текста (кроме мудрености).

Выделите заголовок. Видите, возле него сразу появилась всплывающая панелька (рис. 10.11)?

Рис. 10.11. Всплывающая панель для форматирования текста

Она появляется всегда при выделении текста. Прямо с ее помощью и можно изменить вид текста. Любого текста, а не только заголовка. Потренируемся на заголовке.

Итак, заголовок должен быть крупнее прочего текста. Значит, какой параметр нужно изменить? Явно тот, который содержит циферки. Они, правда, мало что говорят неподготовленному человеку. Могу пояснить, что здесь указан кегль, выраженный в пунктах. Вам полегчало? Я так и думал. Тогда просто прикиньте, что обычный текст в книге или газете печатают кеглем 10–12 пунктов, заголовки – 14–24 пункта, микротекст на деньгах – 1 пункт, а фразы на плакатах – сотни пунктов.

Пока что первая фраза нашего документа имеет тот же размер, что и остальной текст – 11 пунктов. Увеличим его примерно на треть, то есть на 4 пункта. Щелкните на треугольничке рядом с цифрой 11 и выберите в открывшемся списке число 16.

Далее следует определиться с начертанием. У стандартного шрифта есть четыре варианта начертания:

• нормальное, или обычное;

• курсив;

• полужирное;

• полужирный курсив.

Для заголовка выберем полужирное начертание, для чего щелкнем на кнопке с буквой «Ж»

Что еще? Поделюсь секретом: заголовки обычно делают так называемым рубленым шрифтом, то есть таким, у которого нет маленьких черточек (засечек) на краях символов. Рекомендую выбрать шрифт AriaL. Для этого щелкните на треугольнике возле самого первого списка на панельке и выберите нужную строку.

Вот так мы изменили наш заголовок (рис. 10.12).

Рис. 10.12. Результат редактирования заголовка

Если панелька форматирования вам не нравится, потому что по ней трудно попасть, можете пользоваться точно такими же инструментами группы Шрифт вкладки Главная на ленте (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Группа Шрифт

Существуют также клавиатурные сокращения, которые позволяют быстро изменить некоторые шрифтовые характеристики:

• CtrL+B – полужирное начертание;

• CtrL+I – курсивное начертание;

• Ctrl+U – подчеркнутый шрифт.

Не забывайте, что назначение любой кнопки на ленте вы можете узнать, если подведете к ней указатель мыши и задержите его на некоторое время. При этом появится всплывающая подсказка (рис. 10.14).

Рис. 10.14. Всплывающая подсказка

Изменение параметров абзаца

Оформление букв мы изменили, но вот их расположение может кому-то не понравиться. В самом деле, мы привыкли, что заголовок расположен не по левому краю страницы, а по центру. И хорошо бы немного отодвинуть его от остального текста. Кто там бросился набирать пробелы и нажимать Enter, чтобы выполнить поставленную задачу? Ну-ка, отставить! Мы же договорились… Впрочем, перечитайте еще раз «Категорический императив», там все написано.

И поверьте, это не просто моя прихоть. Если мы выровняем, например, заголовок по центру с помощью пробелов, это впоследствии создаст нам массу проблем.

Ладно, давайте один раз сделаем неправильно, зато запомним на всю жизнь.

Итак, ставлю курсор перед первой буквой заголовка и начинаю набирать пробелы (какая гадость, сам себе руки бы поотбивал!) до тех пор, пока надпись не окажется по центру страницы (рис. 10.14).

После этого тройным щелчком выделяю строку с заголовком и увеличиваю его размер до 20 пунктов (рис. 10.15). Видите, насколько надпись «уехала» вправо?!

Рис. 10.15. Заголовок размером 16 пунктов, выровненный с помощью пробелов

Рис. 10.16. Тот же заголовок после увеличения размера шрифта до 20 пунктов

Это не единственный случай, когда неправильное выравнивание вылезает каким-нибудь боком. Проблемы могут случиться при печати, при переносе документа на другой компьютер, при замене шрифта и т. д. Я вас не убедил? Тогда последний аргумент: лень. В смысле, лично мне лень набирать несколько десятков пробелов. Гораздо проще нажать CtrL+E. Как вы уже догадались, это команда выравнивания текста по центру.

Впрочем, обо всем по порядку.

Выше мы разобрались, что настроить параметры шрифта можно в том числе и с помощью инструментов группы Шрифт на ленте. Логично предположить, что для изменения параметров абзаца служит группа Абзац (рис. 10.17).

Рис. 10.17. Группа Абзац

• Самая интересная для нас возможность – выравнивание.

Есть четыре варианта выравнивания текста относительно края страницы (точнее – края печатной области страницы).

По левому краю

Левые края строк выровнены, а правые заканчиваются как придется (рис. 10.18, а).

По центру

Центр каждой строки совпадает с центром страницы (рис. 10.18, б).

По правому краю

Выровнены правые края строк, а левые – не выровнены (рис. 10.18, в).

По ширине

Выровнены и правый, и левый края всех строк, кроме последней (она выровнена по левому краю) (рис. 10.18, г). В этом случае расстояния между буквами и словами могут быть немного увеличены, чтобы подогнать текст под ширину страницы.

Рис. 10.18. Варианты выравнивания текста на странице: а – по левому краю, б – по центру, в – по правому краю, г – по ширине

Примечание

Для американцев и вообще западных людей привычнее использовать выравнивание по левому краю, для нас – по ширине. Учитывайте это при переписке с зарубежными партнерами.

Кнопки Увеличить отступ

и Уменьшить отступ

Нажимая первую кнопку, можно сдвинуть первую строку правее, чем остальные строки. С помощью второй кнопки можно постепенно вернуть все, как было.

Кроме увеличения отступа для всего абзаца, можно задать отступ только для первой строки (как ее еще называют – «красной»). Для этого нужно вызвать окно Абзац (рис. 10.19), щелкнув на маленькой кнопке в правом нижнем углу группы Абзац (см. рис. 10.17).

Рис. 10.19. Окно Абзац

Как видите, в этом окне есть все те настройки, которые мы уже рассмотрели, и еще некоторые. Кстати, такое же окно есть и для настройки оформления текста. Присмотритесь, в правом нижнем углу группы Шрифт находится такая же кнопка для вызова окна настроек. И в других группах есть такие кнопки. Так что если вам не хватает каких-то настроек, которые есть на ленте, попробуйте щелкнуть на такой кнопке – вдруг найдете нужное в открывшемся окне.

Итак, в окне Абзац можно задать «красную» строку. Для этого предназначен параметр первая строка. Он содержит два варианта:

Отступ – первая строка начинается правее, чем остальные строки (рис. 10.20, а);

Выступ – первая строка начинается левее остальных (рис. 10.20, б).

Рис. 10.20. Варианты расположения первой строки абзаца: а – отступ, б – выступ

Внимание!

Отступ первой строки и интервал являются альтернативными способами отделить один абзац от другого. Не применяйте оба способа одновременно, это будет перебор. В русской традиции принято использовать отступ, иностранцы часто предпочитают интервал.

• Междустрочный интервал

С ее помощью можно задать расстояние между строками.

Теперь немного практики. Установите курсор на заголовке (выделять его не обязательно) и нажмите Ctrl+E. Затем выделите остальной текст и установите для него выравнивание по ширине с отступом первой строки на 1,25 см (это значение по умолчанию). Должно получиться более-менее прилично (рис. 10.21). Во всяком случае, вручную такого результата вам пришлось бы добиваться очень долго. И свое взаимное расположение строки сохранят на любом компьютере, при любых изменениях размеров страницы и т. д.

Рис. 10.21. Результат форматирования текста

Хотя, если честно, есть над чем работать. Во-первых, после заголовка забыли добавить отступ. Во-вторых, в книге список правил сделан красивее – перед каждым пунктом стоит маркер, а между абзацами есть дополнительный интервал. Но, главное, основам я вас научил. А для остального почитайте другие умные книги.

10.4. Что еще полезно знать о Word

Нет, не все! Черт с ним, потрачу еще несколько страниц, но расскажу о некоторых полезных вещах, которыми изобилует Word.

Когда вы начнете набирать и редактировать документы, в которых достаточно много текста, вы неизбежно столкнетесь с ситуацией, когда часть строки, строку, а то и целый абзац нужно перенести в другое место, а то и в другой файл. Стирать, а потом набирать текст – задача для людей трудолюбивых, но глупых. Быстро перенести текст можно двумя способами.

Первый – использовать буфер обмена. Ставлю задачу: поменять местами первое и второе предложение.

Объясняю, как ее решить.

1. Выделите первое предложение. Выделять нужно полностью, поэтому лучше всего использовать тройной щелчок левой кнопкой мыши.

2. Нажмите Ctrl+X. Что вы вздрогнули? Не волнуйтесь, текст в надежном месте – в буфере обмена. Пусть там пока полежит.

Примечание

Если на шаге 2 описанной процедуры использовать не Ctrl+X, а Ctrl+C, то текст и на месте останется, и на новую позицию перенесется.

3. Установите курсор в начале второго предложения, то есть третьего, которое сейчас стало вторым… Короче, установите курсор перед словами «Не стоит использовать». Перед самой первой буквой «Н».

4. Нажмите Ctrl+V. Вот и он, текст со словами «больше одного пробела подряд»!

Таким нехитрым способом можно переносить любые объемы текста в любое место любого документа Word. Кстати, если вы пока еще ничего не делали с компьютером со времен переноса строки «Императива», она, эта строка, до сих пор находится в буфере обмена. Вы можете, например, создать новый документ (Ctrl+N) и вставить ее туда.

Второй способ перетаскивания или копирования текста основан на замечательном принципе Drag and Drop – «перенес и бросил». Сейчас научу.

1. Выделите нужный текст.

2. Прижмите его кнопкой мыши и перетащите на новое место.

3. Отпустите кнопку мыши. Текст перенесен. Все.

Если при выполнении этой операции удерживать нажатой клавишу CtrL, произойдет не перенос, а копирование текста.

Внимание!

Единственная сложность этой операции – использование мыши. Если вы выделили текст тройным щелчком, не спешите прижимать текст кнопкой мыши, выждите секунду-другую. Тогда все получится.

Буксировать выделенные фрагменты можно не только в пределах документа. Чтобы скопировать или перенести текст в другой файл, нужно сделать так, чтобы оба окна были видны на экране – и «донорское», и «принимающее». Добиться этого можно, уменьшив размер окна, из которого нужно перенести фрагмент.

Очень часто в текстовый документ нужно вставить изображение. Если это частное письмо, то вы можете поместить в него, например, фотографии с празднования Нового года или документальный кадр, где вы держите в руках пойманного вами сома-рекордсмена. В служебном документе будет уместна схема, диаграмма или, по крайней мере, логотип компании.

Вставить изображение просто.

1. Уточните, где на диске находится картинка, которую вы хотите вставить. Без этого дальнейшие действия теряют смысл.

2. Откройте документ, в который нужно поместить изображение.

3. Установите курсор туда, куда планируется вставить изображение.

4. Перейдите на вкладку Вставка на ленте и в группе Иллюстрации нажмите кнопку Рисунок (рис. 10.22).

Рис. 10.22. Группа Иллюстрации на вкладке Вставка

5. Появится окно, точь-в-точь как окно открытия документа (см. рис. 10.10), только называется Вставка рисунка (рис. 10.23).

Рис. 10.23. Окно Вставка рисунка

6. Откройте с помощью списка Папка место, в котором находится нужное изображение. Вот нам и пригодился шаг 1!

7. Щелкните на кнопке Вставить.

Рисунок появится в вашем документе. При этом он будет вести себя, как одна (правда, очень большая) буква: его можно удалить, скопировать или перенести в любое место.

Совет

Чтобы картинка не «прилипала» к тексту, сделайте для нее отдельный абзац (нажмите до и после нее Enter). Если основной текст выровнен по ширине, то к изображению лучше всего применить выравнивание по центру.

Word – настоящее спасение для патологически безграмотных людей. Да и для грамотных тоже. Только что я написал не «патологический», а «паталогический». Бдительная программа тут же подчеркнула слово красной волнистой линией. Искать ошибку было лень, я щелкнул правой кнопкой мыши на проблемном слове и увидел правильный вариант (рис. 10.24).

Рис. 10.24. Правильные варианты ошибочно написанного слова

Строго говоря, даже два варианта: «патологический» и «паралогический». Второе слово вызвало у меня изумление, и я выбрал первое.

Вот так и работает система автоматической проверки орфографии. Очень рекомендую обращать внимание на все места, подчеркнутые красным. Это позволит не совершать до 80 % грубых ошибок. Почему не 100 %? Word – программа интеллектуальная, но не очень. Она не всегда понимает разницу между словами «опрос» и «опорос», «нога» и «нота» и т. д. Поэтому, если вы чрезмерно доверитесь автоматической проверке орфографии, то рискуете отослать деловому партнеру письмо, в котором будет написано что-то вроде: «Благодарю Вас за своевременные подставки оборудования». Программа эту фразу пропустит, не задумываясь, а партнер решит, что он вас в чем-то подставил и вы теперь ругаетесь. Поэтому тщательнее перечитывайте все написанное вами, особенно если речь идет о деловой корреспонденции.

Внимание!

Иногда в слове допущено так много ошибок, что программа не может подобрать правильный вариант. Если так случилось, придется искать ошибку вручную. Кроме того, иногда слово считается неправильным только потому, что для его проверки используется словарь не того языка. Скажем, слово английское, а программа считает его русским. Чтобы исправить это недоразумение, в пункте Язык контекстного меню (см. рис. 10.24) выберите нужный вариант.

Иногда Word подчеркивает слова линией не красного цвета, а зеленого. Это означает, что он нашел грамматическую ошибку: пропущенную или лишнюю запятую, несогласованные фразы, жаргонизмы и т. д. Правая кнопка мыши в таких ситуациях не всегда спасает. Программа просто пишет «Возможно, предложение не согласовано» или еще что-нибудь в этом духе. Значит, придется искать ошибку самому или просить помочь товарищей с филологическим образованием.

Время от времени то там, то сям проводятся кампании по переходу на безбумажную технологию в офисе. Это означает, что все документы существуют только в электронном виде, сотрудники знакомятся с ними на экране и т. д. Экономия на бумаге и расходных материалах для принтера налицо, но работать в таких условиях…

Помню, как безбумажный энтузиазм охватил редакцию одного очень серьезного московского журнала. Речь шла не только об экономии, но и о повышении оперативности. Дескать, пока текст напечатается, идет драгоценное время. Сотрудники взвыли моментально. Мало того, что не стало быстрее – стало хуже. Корректоры, которые на бумаге могли обнаружить любую ошибку, при работе на экране пропускали грубые опечатки (несмотря на включенную проверку правописания!). К единственному уцелевшему принтеру выстраивались очереди. Словом, эксперимент провалился с поучительным треском.

Я это к тому, что текст лучше читать с бумаги. Исключения из этого правила есть, например редакторы издательства «Питер», но это специально обученные люди, которых безжалостно дрессируют, чего вам не желаю. Поэтому вы должны уметь не только набрать текст в документе Word, но и вывести его на печать.

Итак, чтобы отправить документ на печать, нужно щелкнуть на кнопке Office и выбрать в появившемся меню команду Печать. Откроется подменю с несколькими вариантами.

• Печать – вызывает окно настройки печати.

• Быстрая печать – документ сразу отправляется на печать.

• Предварительный просмотр – показывает вам, как документ будет выглядеть напечатанным.

Как я уже сказал, при выборе первой команды появляется окно (рис. 10.25), которое содержит все необходимое для превращения электронного документа в бумажный.

Рис. 10.25. Окно печати

Внимание!

Номер страницы показан в строке состояния – в окне документа слева внизу. Вводить номера можно через запятую или дефис. Во втором случае страницы печатаются подряд в заданном диапазоне. Например, если написать в поле номера 1, 3, 5-12, как советует надпись в окне печати, то на принтер будут выведены страницы 1, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 и 12.

Здесь нас интересуют следующие группы настроек.

• Страницы. Какие страницы нужно напечатать:

– все;

– текущая – будет напечатана только страница, на которой мигает курсор;

– номера – укажите здесь номера страниц, которые нужно вывести на печать;

– выделенный фрагмент – распечатается только то, что вы предварительно выделили в документе.

• Копии. Сколько копий и в каком порядке будет напечатано:

– число копий – количество (а не «число», как пишут не совсем грамотные переводчики программы) распечатываемых копий;

– разобрать по копиям – если флажок установлен, копии будут печататься по отдельности (с начала до конца первая, потом с первой страницы до последней вторая и т. д.), в противном случае выводятся все первые страницы, потом вторые, третьи и так до конца.

Другие параметры данного окна тоже могут пригодиться, но вероятность этого гораздо ниже. Отложим знакомство с ними до будущей книги о Word.

Домашнее задание

1. Все-таки выясните, какая команда кнопки Office сохраняет документ под новым именем, – мне назло. Но используйте только клавишу F12, потому что здоровье дороже. Выясните также, какие команды соответствуют сочетаниям клавиш Ctrl+C и Ctrl+V. Подскажу, что искать следует в меню Правка. Обратите внимание на команду Вырезать (CtrL+X), расположенную в том же меню. Вспомните, что делает эта команда.

2. Измените стиль списка «Категорический императив Word» так, чтобы каждый пункт выглядел по-своему. Поймите, что это некрасиво, и отмените свои действия с помощью Ctrl+Z.

3. Отправьте сей прекрасный текст на печать.

Глава 11
Excel. Сам все считает

Вы считаете меня дураком? Видимо, в Ваши расчеты вкралась ошибка.

Из письма Лейбница Ньютону

• 11.1. Очень похоже на Word

• 11.2. Прайс-лист своими руками

• Домашнее задание

В этой главе мы рассмотрим программу Microsoft Excel. Это редактор электронных таблиц. Что такое таблицы, знают все. Это данные, расположенные в ячейках, которые образуют строки и столбцы. Но что такое электронная таблица? Нет, это не таблица электронных оболочек атома и даже не таблица, составленная из электронов, – это такая удобная штука, которая позволяет подсчитать что угодно. Вернее, что вы ей скажете.

Заинтриговал? А теперь немного рутины.