Текст книги "100 правил безупречного этикета"

Служебный и деловой этикет

Получение работы и ее начало

Известное изречение, гласящее, что те, кто вас знает – любят вас, обычно соответствует истине, однако не в том случае, когда речь идет о поисках работы. Очень немногие наниматели уделяют достаточно времени тому, чтобы получше узнать вас в процессе продолжительной беседы. Поэтому следует исходить из того, что судить о вас они будут, скорее всего, по первому впечатлению.

Прежде всего они прочтут ваш послужной список и отзывы тех, на кого вы работали раньше. Если там все в порядке по форме и содержанию, они отложат ваши документы в стопку других бумаг и лишь после этого назначат вам встречу. Во время беседы большую роль будет играть ваша внешность, а также манера держаться, умение отвечать на заковыристые вопросы и находить выходы из непростых ситуаций.

Независимо от того, занялись ли вы поисками работы впервые или, будучи сезонным рабочим, ищете ее регулярно, как правило, вы пользуетесь несколькими источниками информации. При этом вам следует реально представлять, на какой уровень зарплаты вы можете претендовать и на какого рода работу можете рассчитывать, учитывая вашу специальность и уровень профессиональной подготовки.

Общее представление об этом вы сможете получить, просматривая газетные объявления о спросе на рабочую силу.

Для начала можно опубликовать объявления о том, что вы ищете работу, побывать в центре по трудоустройству, выяснить, можно ли получить работу по вашей специальности. Кроме того, следует обратиться за помощью к друзьям и знакомым.

В первом случае вы должны будете разослать письма, содержащие сведения о предыдущих местах работы, и представить характеристики.

Во втором и третьем – иметь высокую квалификацию и быть готовыми к тому, чтобы дать сведения о ваших прежних нанимателях, которые взялись бы охарактеризовать вас с самой лучшей стороны, основываясь наличном опыте работы с вами и зная ваши профессиональные качества. Люди обычно не соглашаются рекомендовать другим малоизвестного человека, который не проявил достаточной серьезности и навыков в работе, либо тех, чей внешний вид или поведение могут смущать окружающих. В этом они правы – ведь в конечном счете эти люди ставят на карту доверие других к ним самим.

Если вы решили пойти на работу в какую-либо определенную организацию, можете обратиться туда письменно даже в том случае, когда у вас нет личных контактов ни с одним из ее сотрудников.

В этом обращении вам следует объяснить причину, по которой вы ищете работу, и попросить о том, чтобы вам назначили встречу.

Если вы не знаете, как написать себе характеристику, поищите соответствующую литературу, где разъясняется, как это следует делать, либо обратитесь к профессионалу или в бюро, сотрудники которого занимаются составлением такого рода документов. Поскольку содержание этого документа позволит потенциальному работодателю получить о вас первое впечатление, характеристика должна быть правильно написана, и внимание в ней надо сосредоточить на ваших сильных профессиональных качествах.

Составлять документ следует аккуратно и не более чем на двух страницах, если ваш послужной список позволит уместить на них все данные о служебной деятельности.

Кроме этого, можете указать дополнительные данные, которые, на ваш взгляд, могут заинтересовать потенциального работодателя. Вам не обязательно перечислять в характеристике все рекомендации, которыми вы располагаете, но следует указать, что вы сможете их представить в случае необходимости. Заполняя собственную характеристику, будьте предельно честны.

Не следует заострять внимание на отрицательных аспектах вашего прошлого опыта, лучше сконцентрироваться на положительных сторонах. Не нужно пытаться проявлять в характеристике ваше остроумие или глубину суждений. Пишите все четко и ясно, честно описывая те сильные качества, которыми обладаете, но так, чтобы это не выглядело хвастовством.

При поиске работы в числе сведений о себе вы должны будете обязательно упомянуть:

• имя, адрес и номер телефона;

• должность, на которую вы претендуете;

• предшествующий послужной список;

• образование.

Рекомендациями следует дорожить и бережно их хранить. Прежде всего это означает, что перед тем как назвать кому-либо имя человека, у которого можно попросить отзыв о вас, спросите его, не будет ли он возражать.

При заполнении анкеты на работу не преувеличивайте свои способности и не пишите о том, что получили образование, которого в действительности нет. Правда не всегда поможет вам получить место, но если когда-нибудь откроется обман, вы наверняка лишитесь работы.

Если она или он не имеют ничего против, перешлите им копию своей характеристики и краткий перечень остальных видов вашей деятельности, которой вы занимались до того момента, как обратились за рекомендацией, с тем чтобы она или он получили представление о вашей работе, успехах и достижениях.

Располагая такой информацией, человек, к которому обратятся за рекомендацией о вас, сможет ответить на любой вопрос потенциального работодателя, касающийся вашей профессиональной деятельности. Вместе с этими сведениями пошлите тому, кто согласится дать вам рекомендацию, благодарственную записку.

Бережное отношение к рекомендации предполагает также, что вы не будете называть имя человека, согласившегося вам ее дать, первому встречному по любому поводу.

Вместе с тем у вас всегда должны быть наготове имена и телефоны тех людей, которые согласны дать вам рекомендацию, чтобы прибегнуть к их помощи, когда она вам действительно понадобится.

Люди, готовые дать вам рекомендацию, должны быть профессионалами, компетентными в вопросах, связанных с вашей работой. В их число входят те, кому вы помогали на общественных началах, ваши непосредственные начальники либо ответственные сотрудники организаций, в которых вы работали раньше.

Отпечатайте свою характеристику на хорошей бумаге, чтобы она смотрелась опрятно и привлекательно.

Молодому человеку, впервые поступающему на работу, рекомендацию может дать, например, его преподаватель или декан факультета, который он закончил. Получив работу, вы правильно поступите, если выразите признательность тем, кто согласился дать вам рекомендацию – независимо оттого, просил ли таковую ваш работодатель или нет.

Договориться о встрече можно в письменной форме или по телефону. В первом случае вы посылаете письмо с просьбой назначить такую встречу, и вам должны прислать ответ с указанием даты и времени проведения собеседования. Во втором – время назначается через секретаря или вы оговариваете его с начальником отдела кадров вашего возможного работодателя. Вы можете объединить оба варианта, предложив в письме потенциальному нанимателю, что позвоните ему в офис тогда, когда он сможет назначить вам время встречи.

Постарайтесь разузнать как можно больше об организации, в которой хотите получить работу.

Продумайте все, что вы должны будете сообщить о себе. Вместо того, чтобы просто просить работу, лучше, наверное, вести речь о ваших профессиональных интересах и о том, чем именно служба в данной организации сможет вам помочь на избранном профессиональном поприще.

Если вы пойдете на собеседование не подготовившись к нему должным образом, ваши шансы на успех значительно снизятся.

Подумайте, какой опыт, приобретенный в процессе трудовой деятельности, может быть особенно ценным для той работы, которую вы хотели бы получить в данной организации.

Задайте себе вопрос о том, что может потребоваться нанимателю от нового сотрудника, и подумайте, какими качествами из тех, которые его могли бы заинтересовать, вы обладаете. Вооружившись всей этой информацией и детально продумав линию поведения и ответы на возможные вопросы, вы будете готовы к собеседованию с вашим потенциальным работодателем.

Убедитесь в том, что твердо запомнили имя человека, с которым вам предстоит беседовать, и правильно его произносите. Если у вас нет абсолютной уверенности, на всякий случай спросите об этом еще раз у секретаря перед началом беседы.

Приведенные ниже советы помогут сделать собеседование более результативным:

• не опаздывайте и никогда не заставляйте ждать того, кто будет проводить с вами собеседование;

• не садитесь, пока вам не предложат. Получив приглашение, сядьте на указанный стул, а если его не укажут, на стул, стоящий напротив того, с кем вам предстоит беседовать. Не сутультесь, держитесь подтянуто;

• не одевайтесь ярко и вызывающе. И мужчины и женщины вполне могут прийти на встречу в строгих деловых костюмах. Женщине не следует надевать прозрачную блузку или плотно облегающее платье; судить о ней будут не по тому, насколько она обаятельна или эффектна;

• будьте опрятны. Убедитесь в том, что рубашка заправлена в брюки, ботинки начищены до блеска. Следите затем, чтобы в складках, на швах, обшлагах и манжетах одежда не была потертой или изношенной. Волосы не должны спадать на лицо. Женщинам не следует злоупотреблять ювелирными украшениями и косметикой;

• не курите;

• идите на собеседование в одиночестве. Не нужно туда приходить в составе группы претендентов – даже в том случае, если есть несколько вакансий. Вместо того, чтобы затеряться среди других претендентов, войдите в кабинет отдельно и встаньте в стороне от других;

• не забудьте взять с собой те документы, которые могут вам понадобиться. В их числе может быть копия вашей характеристики или образцы сделанных вами работ. Позаботьтесь о том, чтобы в случае необходимости можно было быстро вынуть нужные бумаги, а не рыться в поисках документов в портфеле или сумке;

• говорите с чувством собственного достоинства. Отвечайте на заданные вопросы полностью, дополняя отдельными деталями факты, изложенные в характеристике. Дайте возможность вашему собеседнику подойти к интересующим его темам обсуждения; не тратьте попусту время на изложение информации, которая никого не интересует. Не стесняйтесь задавать вопросы о предстоящей работе, помня о том, что вопрос типа «Какие у меня будут перспективы роста?» произведет на возможного работодателя гораздо большее впечатление, чем «Сколько дней будет продолжаться мой отпуск?»;

• не вступайте в обсуждение семейных проблем и не упоминайте в разговоре имени вашей жены или мужа;

• не бросайтесь именами высокопоставленных персон, даже если вы с ними знакомы;

• не просите извинения за то, что не умеете чего-то делать. Просто признайте это как данность, добавив, что быстро научитесь тому, что от вас требуется, поскольку очень любите учиться;

• не флиртуйте;

• не пропустите момент, когда вам дадут понять, что беседа окончена. Некоторые поднимаются со стула, когда хотят это показать, другие употребляют фразы типа «Наша беседа доставила мне удовольствие» или «Спасибо, что зашли к нам». Сделайте для себя соответствующие выводы и без промедления встаньте, чтобы уйти;

• будьте вежливы. Во время собеседования придерживайтесь правил хорошего тона. Перед уходом можете обменяться рукопожатием. Поблагодарите того, кто с вами разговаривал, за уделенное вам время и проявленный интерес. Улыбайтесь. Выйдя из кабинета, не забудьте поблагодарить секретаря.

Коль скоро в течение двух-трех недель после собеседования вы не получили ответа, можете послать письмо или позвонить по телефону тому, с кем вы говорили, и сообщить ему, что интерес к работе в этой организации у вас еще не пропал. Если вам ничего на это не ответят, не беспокойте больше людей. Назойливость не вызывает ничего, кроме раздражения.

Человек, проводящий собеседование, как правило, не должен задавать вам вопросы ни о вашем семейном статусе, ни о том, кто будет сидеть с вашими детьми в то время, когда вы будете заняты на работе. Тем не менее, вы поступите предусмотрительно, если продумаете заранее ответы на такого рода вопросы и будете готовы на них ответить.

Очень важным фактором при найме на работу является возраст – несмотря на то, что возрастная дискриминация запрещена законодательством. Преодолеть это предубеждение вам поможет презентабельный внешний вид, жизнерадостность и большой опыт.

Женщине, которая несколько лет не работала, во время собеседования следует делать особый упор на той деятельности, которую она вела в этот период, чтобы доказать способность к работе и умение энергично вести дела. Мужчине было бы целесообразно сконцентрировать внимание на способности принимать ответственные решения и богатом опыте, приобретенном в предшествующие годы.

После собеседования напишите тому, кто с вами разговаривал, письмо с выражением благодарности. Это не только будет соответствовать правилам хорошего тона, но и поможет вашему собеседнику лучше вас запомнить и предложить вам работу тогда, когда такая возможность появится.

Если вы уже далеко не молоды и опасаетесь, что это послужит основным препятствием для получения должности, вам не обязательно упоминать в характеристике годы учебы в школе и вузе. Кроме того, никто не обязан указывать такие личные данные, как возраст и семейное положение.

Одежда, в которой вы придете на собеседование, как и весь ваш внешний вид, сразу же произведет определенное впечатление на потенциального работодателя. Поэтому стоит, видимо, потратиться на хороший костюм, специально предназначенный для важных встреч.

Следует обратить внимание на ряд деталей:

• обувь должна быть начищена до блеска, каблуки – разумной высоты;

• прическа должна быть опрятной;

• ювелирные украшения следует свести к минимуму, необходимо, чтобы они гармонировали с туалетом и не бросались в глаза;

• ногти должны быть безупречно чистыми и ухоженными;

• женщине следует надеть чулки без дырок, а мужчине – носки, которые были бы достаточно длинными, чтобы закрывать ноги в том случае, когда, садясь, он подтягивает брюки;

• следите, чтобы все детали вашего туалета были функциональны и опрятны. Вам не нужно приходить на собеседование с огромным портфелем или сумкой, набитой успокоительными таблетками, старыми тряпками и детскими игрушками;

• зимняя верхняя одежда тоже должна хорошо выглядеть и быть опрятной. Независимо от того, примет ли у вас пальто секретарь или вы, перекинув его через руку, пройдете на собеседование в кабинет, порванная подкладка, грязный воротник или пятна на ткани ни на кого не смогут произвести благоприятное впечатление.

На работе

Вам следует выяснить время начала и окончания работы, обеденного перерыва, продолжительность отпуска, порядок оплаты по болезни и правила предоставления свободных дней. Кроме того, стоит уточнить, на чье имя и по какой форме надо писать заявления и служебные записки.

Не забудьте спросить, когда и с какой периодичностью вам будут выплачивать зарплату, какие суммы будут из нее удерживаться, какие премии могут вам причитаться и каковы критерии увеличения жалованья.

Начиная работу, важно выяснить, кто из сотрудников отвечает за отдельные элементы производственного процесса, узнать их должности и имена. Это поможет вам обратиться по адресу в том случае, если потребуется помощь, а также передать выполненную работу тому, кто должен ее у вас принять. Приступив к новой работе, не смущаясь, обращайтесь к сослуживцам за помощью. Окружающие скорее извинят ваше незнание, чем простят ошибки.

Изучение порядков, заведенных в организации, поможет вам в первые недели более эффективно и с меньшими издержками справляться со своими обязанностями. С этими правилами вы можете ознакомиться, попросив в отделе кадров перечень должностных обязанностей или просто узнать у коллег.

Когда вы в первый раз придете на работу, ваш начальник, его секретарь или заместитель покажут вам все помещения офиса, о которых вам следует знать, и представят вас сотрудникам. Постарайтесь внимательно отнестись к именам ваших новых сослуживцев, чтобы скорее их запомнить. В этом вам поможет повторение их имен, когда вы будете приветствовать их.

Когда вас будут представлять остальным сотрудникам, пожимайте им руки. Если вы сидели, встаньте, даже в том случае, когда вы старше: вы ведь позже других пришли на эту работу.

В том случае, если вы получили одну из управленческих должностей, возможно, в первый же день вам захочется самому пройти по офису и познакомиться с сотрудниками. Когда вы сидите за письменным столом, а к вам в кабинет вошел кто-то из работников, с которыми вы еще не познакомились, вам следует подняться и пожать вошедшему руку. Вы гораздо больше выиграете, проявив вежливость, чем кичась своим должностным положением.

Первый день на службе так же не прост, как начало любого нового дела, – он, пожалуй, всегда самый трудный. Когда подойдет время обеда, а вас никто не пригласит в столовую, может быть, одному вам лучше туда не ходить. Пройдитесь вместо этого по улице, подышите воздухом или съездите домой, если вы недалеко живете, выпейте чашечку кофе. Совсем ни к чему сидеть в одиночестве за письменным столом и сетовать на судьбу.

Ближе к концу рабочего дня не следует постоянно поглядывать на часы и первым бросаться к двери, как только выйдет время. Не стоит также слоняться по помещению с безразличным видом. Если вы в первый день на новой службе задержитесь минут на пятнадцать, то сможете понаблюдать, как будут вести себя отдельные сотрудники перед уходом. Используйте это время, чтобы привести в порядок письменный стол, разложить бумаги и т. п.

Наверное, не стоит спешить сразу же заводить дружбу с кем-то из новых коллег, пока вы не разберетесь в обстановке и в политике, проводимой руководством. Будьте вежливы и доброжелательны со всеми сослуживцами, однако воздерживайтесь от установления тесных личных контактов, особенно на первых порах.

Но самое главное– не принимайте никакого участия в склоках и сплетнях, а также не задавайте ни о ком из сотрудников вопросов личного характера. Как человека нового, вас все равно не посвятят во внутренние дела и отношения, существующие в сложившемся коллективе, только станут говорить, что вы суете нос в чужие дела, хотя намерения ваши при этом были самыми искренними и вы лишьхотели получше разобраться в происходящем.

Помимо этого, есть и другие необходимые условия, которые мы могли бы назвать требованиями к деловому общению. Вам не только следует выполнять те из них, которые облегчают личные отношения, вы еще должны поступать так, чтобы действия ваши соответствовали стандартам поведения, делающим профессиональные взаимоотношения одновременно и приятными, и полезными. Одно здесь нераздельно связано с другим, но главная цель соблюдения таких требований состоит в том, чтобы создать на работе благожелательную обстановку, которая способствовала бы личному успеху каждого из сотрудников.

Как в светском обществе, так и в деловых кругах этикет дает возможность с легкостью и изяществом решать повседневные проблемы. И в общественной, и в деловой жизни превыше всего ценится взаимное уважение, а также способность считаться с чувствами окружающих.

Несмотря на то, что некоторые установленные процедуры могут показаться нелепыми или ненужными, не спешите настаивать на проведении незамедлительных преобразований. Сначала присмотритесь повнимательнее к тому, как ведутся дела, и попробуйте понять, почему рабочий процесс организован именно так, а не иначе.

Обратите внимание на то, как сотрудники отвечают на телефонные звонки, одеваются, обставляют рабочие места и кабинеты, перекусывают в перерыве, обмениваются служебными записками и т. д.

Сначала определите для себя приоритеты, которыми руководствуются окружающие, и только после этого создавайте свои собственные. Любые изменения и новшества, которые вы решите вводить в установившийся распорядок, станут гораздо более целесообразными в том случае, если сначала вы детально познакомитесь с уже существующими процедурами.

В каждой организации существует свой собственный «табель о рангах». Есть сотрудники, которых называют по имени, к другим обращаются только по фамилии. Вновь принятые на работу должны внимательно присматриваться к манере общения сослуживцев друг с другом и следовать их примеру.

Вне зависимости от того, насколько официален характер взаимоотношений между сотрудниками того или иного учреждения, у каждого из них есть имя. Никого, даже своего секретаря, в разговоре с кем бы то ни было не стоит называть «моя девочка».

Независимо оттого, много находится у вас в подчинении людей или – никто, иногда возникают такие ситуации, в которых вы не можете обойтись без помощи других. Эти «другие» могут быть вашими подчиненными или просто сослуживцами.

Какой бы пост вы ни занимали, никогда ни к кому не следует обращаться с просьбой, звучащей как приказ или требование. Вам помогут с большей охотой, если вы сдобрите свою просьбу изрядной порцией «спасибо» и «пожалуйста».