Текст книги "Деловые коммуникации"

3.2. Умение слушать как фактор эффективных коммуникаций

Умение слушать один из важных аспектов коммуникации. Мы слушаем для того, чтобы: получить информацию, разрешить некоторую проблему, поделиться чем-либо с другим(и), убедить или разубедить кого-либо в чем-либо. В процессе слушания мы делим с говорящим ответственность за общение. Довольно часто слушатель обвиняет говорящего в том, что тот говорит непонятно. Не менее часто говорящий обвиняет слушателя в нежелании понять или слушать. Для повышения эффективности коммуникации предлагается считать, что говорящий отвечает за то, чтобы понятно сформулировать сообщение, а слушатель – за то, чтобы его услышать и понять.

Существуют разные стили поведения при слушании: нейтральное слушание, оборонительное слушание, «вежливое» слушание, селективное слушание (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Стили поведения при слушании

Выделяют эффективное и неэффективном слушание. Слушание неэффективно в тех случаях, когда: не обеспечивает правильного понимания слов и чувств собеседника; создает у говорящего ощущение, что его не слышат; подменяют его проблему другой, более удобной для собеседника; не обеспечивает продвижения партнеров по общению в понимании обсуждаемой проблемы; не приводит к ее решению или правильной постановке, не способствует установлению доверительных отношений между партнёрами по общению.

А.П. Панфилова [19, с. 78–79] выделяет внешние и внутренние помехи слушания (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Помехи слушания

Существует ряд трудностей эффективного слушания: отключение внимания, высокая скорость умственной деятельности, антипатия к чужим мыслям, избирательность внимания, потребность реплики, поддельное внимание, чрезмерное слушание, отклонение тем как неинтересных, пренебрежение невербальными знаками, поспешные возражения, поспешность выводов, сосредоточенность на формулировке своего ответа, наличие предубеждений и предвзятых мнений, отвлечение на воспоминания, недостатки в речи оратора.

Отключение внимания – отвлечь внимание может все, что действует необычно или раздражает. Высокая скорость умственной деятельности – мы думаем в четыре раза быстрее, чем говорим, поэтому, когда кто-то говорит, наш мозг большую часть времени свободен и отвлекается от речи говорящего. Антипатия к чужим мыслям – любой человек всегда больше ценит свои собственные мысли, и для него обычно приятнее и легче отслеживать именно их, нежели заставлять себя следить за ходом рассуждений партнера.

Избирательность внимания. Мы привыкли слушать одновременно многое, не уделяя равноправного внимания разным объектам восприятия (слова, мимика, жесты, позы, интонации и прочие). Попытка внимательно слушать все и одновременно фиксировать что-то является для многих непосильным занятием, поэтому слушатели приучаются попеременно выбирать то, что в определенный отрезок времени представляет для нас наибольший интерес. Потребность реплики – чья-то речь может вызвать у нас неотвратимое желание перебить и(или) ответить, и тогда мы перестаем слушать.

Поддельное внимание – мы можем смотреть на человека, улыбаться, положительно кивать головой и в то же время лишь делать вид, что мы внимательно слушаем. Чрезмерное слушание – чрезмерное слушание случается, когда человек пытается зафиксировать в памяти или в тетради так много деталей, что упускает из виду основную мысль говорящего. Отклонение тем как неинтересных – люди оценивают тему как неинтересную и считают это достаточным поводом для того, чтобы не слушать. Пренебрежение невербальными знаками – хорошее слушание требует использования глаз в той же степени, в какой и ушей, чтобы понять человека, нужно не только слушать его, но и видеть. Поспешные возражения часто возникают при несогласии с высказываниями говорящего, зачастую человек не слушает, а мысленно формулирует возражение и ждет очереди высказаться.

Поспешность выводов – ошибка делать заключение о том, что другой человек говорит или хочет сказать, когда он еще далеко не закончил свою речь. Сосредоточенность на формулировке своего ответа – на практике, особенно если обсуждаемый предмет сложен или весьма актуален, «слушающий» отвлекается на обдумывание услышанного и выработку того, что надо высказать, когда придет его очередь. Наличие предубеждений и предвзятых мнений – выслушивая чужое мнение, нужно тщательно следить за тем, чтобы к его оценке подходить как можно более объективно. Отвлечение на воспоминания – собеседник упоминает о ситуации или событии, весьма похожих на те, что пережили вы сами, можно погрузиться в свои мысли и воспоминания и в результате перестать слушать собеседника. Недостатки в речи оратора – различные аспекты речи (использование жаргона, непонятных собеседникам слов, наличие акцента и т. п.) могут создавать барьер между вами и вашими слушателями.

М. Беркли-Ален [7, с. 72] предлагает разделить процесс «слушания» на три уровня. Эти уровни характеризуются определенными типами поведения, которые влияют на эффективность восприятия услышанного. Между этими уровнями нет четких границ – они представляют собой усредненные типы поведения людей и могут сменять друг друга в зависимости от ситуации. По мере перехода с третьего уровня на первый возрастает наш потенциал понимания и увеличивается эффективность общения (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Уровни слушания

Уровень 1. Слушание-сопереживание. На этом уровне слушающий воздерживается от суждений по поводу говорящего, стремясь максимально и без искажений понять его. Этот уровень характеризуется следующими признаками: ощущение присутствия в данном месте и в данное время; уважение к говорящему и ощущение контакта с ним; сосредоточенность; концентрация на манере общения говорящего, включая язык тела; сопереживание чувствам и мыслям говорящего игнорирование своих собственных мыслей и чувств – внимание направлено исключительно на процесс «слушания».

Уровень 2. Мы слышим слова, но на самом деле не слушаем. На этом уровне слушатель не понимает всей глубины сказанного. Он формально пытается понять содержание того, что говорит собеседник, но не предпринимает попыток понять его намерения и мотивы. На этом уровне слушатель воспринимает сообщение, опираясь только на логику, но игнорирует чувства, оставаясь, таким образом, эмоционально отчужденным от акта общения.

Уровень 3. Слушание с временным отключением. Слушающий при этом и слушает, и не слушает, он отдает себе некоторый отчет в происходящем, но в основном сосредоточен на себе. Слушание на этом уровне – пассивный процесс без реакции на высказанное. Часто слушающий человек теряет нить, задумавшись о чем-то постороннем или заранее готовя возражения или советы, а также придумывая, что сказать самому.

Эффективное слушание, сложный волевой акт, требующий от слушающего постоянного внимания, заинтересованности, готовности оторваться от собственных задач и вникнуть в проблемы другого.

Ф.А. Кузин говорит об условиях, которые должен соблюдать хороший слушатель [14].

1. Никаких побочных мыслей. Поскольку скорость мышления в четыре раза больше скорости речи, используйте «свободное время» на критический анализ и выводы из того, что непосредственно слышите.

2. Пока вы слушаете, нельзя обдумывать последующий вопрос, а тем более приводить контраргументы.

3. Следует сконцентрировать свое внимание только на той теме, о которой идет речь. В любом случае знакомство с мнением партнера значительно облегчает проведение переговоров. Партнеру предоставляется возможность проявить себя, а это существенно притупит остроту его возражений.

Различают следующие виды эффективного слушания, различающихся по ситуации их использования: нерефлективное слушание (пассивное), рефлективное слушание (активное), эмпатическое слушание (рис. 3.5).

Нерефлексивное слушание. Внимательное молчание – это слушание с активным использованием невербальных средств – кивков, мимических реакций, контакта глаз и поз, внимательного интереса. Используются также и речевые приемы типа повторения последних слов говорящего, междометий. Нерефлексивное слушание является, по существу, простейшим приемом и состоит в умении внимательно молчать, не вмешиваясь в речь собеседника своими замечаниями. Такое восприятие можно назвать пассивным условно. Это активный процесс, требующий физического и психологического внимания. В зависимости от ситуации, в процессе нерефлексивного слушания могут быть выражены понимание, одобрение и поддержка [7, с. 71].

Рис. 3.5. Виды эффективного слушания

Правила нерефлексивного слушания

1. При таком способе слушания главное невмешательство в речь говорящего. Любая наша фраза в лучшем случае будет пропущена собеседником мимо ушей, в худшем – собьет его с мысли или даже вызовет агрессивную реакцию: ведь мы идем против его желания выговориться.

2. При нерефлексивном слушании мы должны быть не красноречивым оратором, а уподобиться губке, впитывающей все, что он говорит, без какого-либо отбора и сортировки.

3. Пока мы «внимательно молчим», необходимо постоянно давать собеседнику сигнал, что мы не витаем в облаках собственных мыслей, а сосредоточены на его словах. Для этого используются короткие реплики «Да», «Да-да», «Понимаю», «Понятно», «Это очень интересно» [14].

Стоит учитывать, что в одних случаях нерефлективное слушание эффективно, в других малоэффективно (рис. 3.6).

Преодолеть трудности слушания можно с помощью использования некоторых приемов или техник нерефлексивного слушания [7, с. 75]: сосредоточение, паузы, поощрение рассказчика, запоминание услышанного.

Сосредоточение. Устойчивое внимание при общении помогает устранить все, что может отвлекать от процесса слушания. Необходимость быть внимательным настолько очевидна, что призыв быть внимательным может вызвать удивление.

Пауза. Вторая важная техника нерефлексивного слушания состоит в том, чтобы выдерживать паузу после реплик собеседника. Практика показывает, что если мы не перебиваем рассказ человека, стремясь заполнить тяготящие нас паузы своими репликами и комментариями, то он, желая быть правильно понятым, будет развивать тему своего рассказа, дополняя его подробностями.

Рис. 3.6. Эффективность нерефлексивного слушания

Поощрение рассказчика. Если говорящий понимает, что партнер его внимательно слушает, интересуется его рассказом, он, как правило, укрепляется в своем желании рассказывать и делает это более охотно.

Запоминание услышанного. Одна из задач, возникающих у слушателя во время разговора, состоит в том, чтобы запечатлеть необходимую информацию в памяти и воспользоваться ею, когда это будет необходимо.

Техника запоминания

1. Выслушивая нашего собеседника, мы будем отмечать «про себя» материал, который нам необходимо сохранить, мы можем более эффективно использовать ресурсы своей памяти.

2. Для длительного сохранения необходимо повторение. Повторяя, т. е. воспроизводя запечатленный материал, мы способствуем его переводу в долговременную память. Но для того, чтобы не сбивать нашего партнера с мысли, которую он излагает, мы можем повторять показавшиеся нам важными детали его сообщения «про себя».

3. Повторяем то, что намерены запомнить, но делаем это вслух. Надо заметить, что повторение вслух более эффективно, чем про себя, поскольку в этом случае подключается наша слуховая память: мы запоминаем не только значение сказанного, но и его звучание [7, с. 82].

Рефлексивное слушание – это объективная обратная связь с говорящим, используемая в качестве контроля точности восприятия услышанного. В данном случае обратная связь дается слушающим в речевой форме через следующие приемы: задавание открытых и закрытых вопросов по теме разговора (выяснение), перефразирование слов собеседника, позволяющее изложить ту же мысль другими словами, отражение чувств, резюмирование – изложение промежуточных и окончательных выводов по беседе и прояснения (рис. 3.7)

Рис. 3.7. Приемы рефлексивного слушания

Выяснение – это безоценочная техника, при использовании которой мы просим людей о дополнительной информации.

Отражение – это повторение слов или фраз собеседника. Обычно оно имеет форму дословного повторения или повторения с незначительными изменениями. Из каждого фрагмента монолога говорящего слушатель выбирает и повторяет то, что, по его мнению, является центральным ядром фрагмента, его цитирующим началом, будь то выраженное чувство или какая-либо идея. Отражение не стоит применять слишком часто, чтобы у партнера не сложилось впечатление, что его передразнивают. Эта техника наиболее уместна в тех ситуациях, где смысл высказываний собеседника оказался не вполне ясным или где его высказывания несут эмоциональную нагрузку. Иногда отражение последних слов фразы партнера используется во время продолжительных пауз в качестве приглашения продолжить рассказ.

Перефразирование состоит в передаче говорящему его же сообщения, но словами слушающего. Его целью является проверка точности услышанного.

Перефразирование используется с следующих ситуациях:

• при коммерческих переговорах, когда необходимо полное и точное понимание желания и предложений партнера;

• в конфликтных ситуациях или во время дискуссий. Если мы, прежде чем высказать аргументы против, повторим мысль оппонента своими словами, то можем быть уверенными, что он со значительно большим вниманием отнесется к нашим возражениям;

• когда мы слабо ориентируемся в предмете разговора.

Резюмирование – это подытоживание основных идей и чувств говорящего.

Наиболее часто резюмирование используется в следующих ситуациях:

• на деловых совещаниях. Искусство руководителя здесь состоит в том, чтобы в высказываниях выступающих выделить главное;

• в разговоре, когда участвующие в нем люди обсуждают одну и ту же проблему. В этом случае необходимо время от времени резюмировать сказанное, как бы завершая одну часть разговора и перекидывая мостик к следующей;

• в конце телефонного разговора;

• при желании высказать несогласие с чьей-либо точкой зрения. Прежде чем это сделать, следует вначале выделить в суждении оппонента главное, подытожить сказанное, тогда не придется распыляться, приводя его контрдоводы, и удастся ответить на суть возражения;

• когда нужно помочь собеседнику четко сформулировать свои мысли, представить в ясной форме и даже развить идеи, которые были у него на уровне догадок и туманных фраз, сохранив при этом у него ощущение, что к этой мысли он пришел сам.

Прояснение. Если предыдущие техники рефлексивного слушания не привели слушателя к ясному пониманию, он может прямо попросить говорящего разъяснить непонятное место в его рассказе, привести примеры или остановиться на чем-то подробнее. Эту технику рефлексивного слушания можно назвать прояснение. Прояснение – это обращение к говорящему за уточнениями, чтобы слушающий точнее понял, о чем идет речь.

Реализуя стратегию рефлексивного слушания, мы не только показываем нашему собеседнику, как мы его поняли, но и проверяем себя: удалось ли нам понять сообщение партнера именно в том смысле, который он туда вкладывал. Рефлексивное слушание, по сравнению с нерефлексивным, помогает нам добиваться гораздо большей точности восприятия смысла сообщения, поскольку здесь мы постоянно корректируем наше понимание с учетом поправок собеседника [7, с. 89].

Причины непонимания при слушании: многозначность большинства слов; говорящий намеренно вносит искажение в исходный смысл сообщения; трудность открытого самовыражения; четвертый источник затруднений состоит в субъективных смыслах слушающего.

Эмпатическое слушание. Цель эмпатического слушания – осознать как можно точнее сообщение говорящего, значение его идей. Здесь важно уловить эмоциональную окраску и чувства, которые испытывает собеседник. При таком общении исключаются: прямолинейность, оценка, поиск причины, авторитарность. Таким образом, эмпатическое слушание позволяет переживать те же чувства, которые переживает собеседник, отражать эти чувства, понимать эмоциональное состояние собеседника и разделять его.

Правила эмпатического слушания

1. Необходимо настроиться на слушание: на время забыть о своих проблемах, освободится от собственных переживаний и постараться отстраниться от готовых установок и предубеждений относительно собеседника.

2. В своей реакции на слова партнера вы должны в точности отразить переживание, чувство, эмоцию, стоящие за его высказыванием, но сделать это так, чтобы продемонстрировать собеседнику, что его чувство не только правильно понято, но принято вами.

3. Необходимо держать паузу. После вашего ответа собеседнику обычно надо промолчать, подумать.

4. Необходимо помнить, что эмпатическое слушание – не интерпретация скрытых от собеседника тайных мотивов его поведения. Надо только отразить чувство партнера, но не объяснять ему причину возникновения у него этого чувства.

5. В тех случаях, когда партнер возбужден, когда беседа складывается таким образом, что партнер говорит, «не закрывая рта», а ваша беседа носит уже достаточно доверительный характер, вовсе не обязательно отвечать развернутыми фразами, достаточно просто поддерживать партнера междометиями, короткими фразами типа «да-да», «угу», кивать головой или же повторять его последние слова.

6. Методику эмпатического слушания имеет смысл применять только в том случае, когда человек сам хочет поделиться какими-то переживаниями [31, с. 75].

Эмпатическое слушание включает в себя одновременное решение двух задач: во-первых, это помощь собеседнику в выражении чувств и желаний, а во-вторых – понимание невыраженных чувств и желаний собеседника, демонстрация понимания и проверка правильности этого понимания. Техники эмпатического слушания можно разделить на две большие группы: эмоциональное присоединение к состоянию партнера; вербализация его чувств (рис. 3.8).

Эмоциональное присоединение. Любая эмоция обязательно включает в себя не только психологический, но и физиологический компонент: у нас изменяются ритм дыхания, пульс, мышечное напряжение, движения глаз, меняются выражение лица, поза, меняется тембр голоса и темп речи и т. д. Внимательно наблюдая за невербальными реакциями партнера, мы можем догадаться о его эмоциональном состоянии. Другой путь проникновения в эмоциональный мир собеседника – попытаться войти в состояние, сходное с состоянием, которое он испытывает сейчас. Для этого мы не просто наблюдаем за его невербальными реакциями, а пытаемся их повторить, выступая своего рода «зеркалом». Идея состоит в том, что, копируя телесный компонент его эмоций, мы можем в некоторой степени ощутить его настроение и эмоциональное состояние. «Отзеркаливание» эмоционального состояния позволяет глубже проникнуть в смысл рассказа собеседника, понять его отношение к тому, о чем он рассказывает, и к самой ситуации общения [7, с. 129].

Рис. 3.8. Техники эмпатического слушания

Вербализация чувств. Суть этой техники заключается в назывании чувств собеседника словами. Исполняя эту технику, мы обращаем внимание на употребляемые им слова, отражающие чувства, например: печаль, гнев, радость и т. д. Кроме того, мы следим за его невербальными проявлениями, присоединяемся к ним и стремимся понять, что он чувствует и что бы чувствовали мы, окажись на его месте. Вербализация чувств может исполняться как минимум четырьмя способами: категоризация чувств; описание состояния; описание желаний; использование метафор.

В случае возможности обратной связи процесс коммуникации упрощается. Обратная связь с клиентом является важным фактором общения. Обратная связь – это проясняющий и очищающий от помех элемент коммуникации. Она выполняет следующие функции.

1. Получаемая от окружающих обратная связь, несущая получателю сведения о том, как он воспринят в процессе общения другим.

2. Переработка обратной связи в соответствии с внутренними диспозициями дополняет представление о собеседниках.

3. Конструктивная обратная связь, детерминируя саморегуляцию, вызывает корректировку последующего поведения, замену его более эффективным.

Под обратной связью понимается техника и приемы получения информации о партнере по общению, используемые собеседниками для коррекции собственного поведения в процессе общения. Обратная связь включает сознательный контроль коммуникативных действий, наблюдение за партнером и оценку его реакций, последующее изменение в соответствии с этим собственного поведения.

Реакция слушающего на слова говорящего может быть представлена в следующем виде (рис. 3.9): ответ-сопереживание, ответ-вопрос, ответ-критика, ответ-совет.

Рис. 3.9. Реакция слушающего на слова говорящего

Ответ-сопереживание. Такой ответ свидетельствует, что вы уловили суть сообщения, он указывает на отсутствие с вашей стороны осуждения, он способствует установлению так необходимого в общении взаимопонимания с партнером. Ответ-вопрос, т. е. просьба о дополнительной информации, чтобы лучше понять обстоятельства, а потом уже ответить. Ответ-критика содержит критическое высказывание, что объясняется нежеланием обсудить, одобрить или согласиться с услышанным. Ответ-совет. Дает конкретный совет, что делать или чего не делать, и включает в себя варианты решения проблемы.

Рекомендации по правильному выслушиванию собеседника

1. Задавайте вопросы и постоянно уточняйте.

2. Слушая, старайтесь понять, а не выискивать неточности или ошибки говорящего. Никогда не давайте оценок услышанному.

3. Старайтесь сопереживать собеседнику.

4. В процессе слушания будьте внимательны и не теряйте тему беседы.

5. Если собеседник вам неприятен, старайтесь сдерживать свои эмоции.

6. Будьте терпеливы, не прерывайте собеседника.

7. Всегда выслушивайте собеседника до конца.

8. Не уходите от ответственности за общение.

9. Будьте физически внимательными.

10. Сосредоточьтесь на том, что говорит собеседник.

11. Старайтесь понять не только смысл слов, но и чувства собеседника.

12. Наблюдайте за невербальными сигналами говорящего.

13. Придерживайтесь одобрительной установки по отношению к собеседнику.

14. Старайтесь выразить понимание.

15. Старайтесь избегать осуждения и критики, так как это раздражает говорящего и побуждает его прекратить разговор.

16. Правильно выбирайте время для вопросов.

17. Старайтесь воздержаться от желания решить проблему за говорящего.

18. Старайтесь найти в услышанном что-то полезное и интересное для себя.

19. Сосредоточьте свое внимание на основных мыслях и идеях говорящего.

20. Старайтесь не отвлекаться на внешние обстоятельства.

21. Мысленно резюмируйте сказанное партнером.

22. Оценивайте содержание сообщения, а не поведение говорящего.

И. Атватер [2] приводит рекомендации относительно того, что не стоит делать, когда вы слушаете собеседника:

• не принимайте молчание за внимание. Если собеседник молчит, то это еще не означает, что он слушает. Он может быть погружен в собственные мысли;

• не притворяйтесь, что слушаете. Лучше уж признаться в том, что в данный момент вы слушать не можете, сославшись, например, на занятость;

• не перебивайте без надобности;

• не делайте поспешных выводов. Как мы уже выяснили, каждый неосознанно склонен судить, оценивать, одобрять или не одобрять то, о чем говорится. Но именно такие субъективные оценки заставляют собеседника занять оборонительную позицию;

• не дайте «поймать» сами себя в споре. Когда вы мысленно не соглашаетесь с говорящим, то, как правило, прекращаетеслушать и ждете своей очереди высказаться. А уж когда начинаете спорить, то настолько увлекаетесь обоснованием свое точки зрения, что подчас уже не слышите собеседника;

• не задавайте слишком много вопросов. Полезно задать вопрос для уточнения сказанного. Но закрытые вопросы, требующие конкретного, определенного ответа, необходимо сводить до минимума. Чрезмерно большое количество вопросов в известной степени подавляет собеседника, отнимает у него инициативу и ставит в оборонительную позицию;

• никогда не говорите собеседнику: «Я хорошо понимаю ваши чувства». Такое заявление служит больше для оправдания собственных (и безуспешных) попыток убедить собеседника в том, что вы слушаете;

• не будьте излишне чувствительными к эмоциональным словам. Слушая сильно взволнованного собеседника, будьте осторожны и не поддавайтесь воздействию его чувств, иначе можно пропустить смысл сообщения;

• не давайте совета, пока не просят. Непрошеный дает, как правило, тот, кто никогда не поможет;

• не прикрывайтесь слушанием как убежищем. Пассивные, неуверенные в себе люди иногда используют слушание как возможность избежать общения и самовыражения.