Текст книги "Умное планирование своего времени. Из серии «Эффективность в кайф»"

Умное планирование своего времени
Из серии «Эффективность в кайф»
Константин Митин

© Константин Митин, 2023

ISBN 978-5-0060-4723-5

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие

Привет, друг!

Я выбрал именно это обращение, потому что то, о чем говорится в этой книге, – это структурированное содержание многих и многих моих разговоров с друзьями, которые просили рассказать о моем подходе к планированию задач и проектов. Я специально не рекламировал его, но было видно, что система есть, и я ей неизменно следую.

Коротко о себе: бизнесмен и генеральный директор из Санкт-Петербурга. Направления бизнесов: внедрение ERP-систем и торговля (канцелярией и спортивной одеждой). Прошел путь от системного администратора интернет-кафе до директора по информационным технологиям в крупных компаниях, затем ушел в бизнес. Увлекаюсь боксом, электрогитарой, робототехникой и микроэлектроникой.

Я уверен, что с любой системой нужно знакомиться, что называется, за один присест, и именно поэтому я выбрал формат небольшой, можно сказать, мини-книги, чтобы, поймав вдохновение начать планирование, ты мог сразу ознакомиться с концепцией и в тот же день приступить к ее использованию.

Планирование своего времени – воистину актуальная тема, о которой говорят все или почти все. Мало найдется инфобизнесменов, коучей и тренеров, которые не имеют в своем списке услуг тренинга по этому вопросу. Ну или, на худой конец, хотя бы книжки. Последние, кстати, можно разделить на три группы.

1. Научный труд с объемом страниц, приближающимся к тысяче. Здесь идея проста: купите мой труд, включающий исторический экскурс в вопрос планирования и управления временем аборигена (как-никак, чтобы забить мамонта, нужен план) и заметки какой-нибудь известной личности из племени Тумба-Юмба на этот счет и список сопутствующей литературы страниц этак на 30. Понимаю, вдохновение нужно откуда-то черпать.

2. Произведения, предлагающие прорывной метод. Важно, чтобы метод назывался очень дико, чтобы с высокой долей вероятности отсутствовать в предыдущем опыте читателя. Например, «Метод хромого енота». Почему енота и почему хромого, никто не знает, но, согласитесь, звучит завораживающе!

3. Сборники советов, которые у всех на слуху. Например, берем ватман и клеим свои желания из газет и журналов. Любопытное занятие. Я считаю, что, если не пробовали, стоит попробовать хотя бы один раз. Другое дело, что цели получаются далеко не своими, а теми, которые визуализированы в конкретном номере журнала, который пал под вашими ножницами.

Есть те, кто создают уникальные приложения, выпускают ежедневники с революционной системой, поскольку только ее и ждали все, чтобы наконец начать планировать!

Но, увы!

В полку тех, кто планирует свою работу, не добавляется поклонников. Часть причин я уже описал выше: материал или навевает тоску, или, что называется, высосан из пальца, но, как бы там ни было, люди предпочитают по старинке все держать в голове, параллельно стрессуя, чтобы ничего не забыть, или забывают, за что потом на себя очень злятся.

О какой системе я говорю на страницах этой книги?

О той, которую использую уже много лет сам, о той, которую искал среди множества книг, курсов и тренингов, о той, которая прошла несколько этапов модернизации и на текущий момент является устоявшейся системой. Я не придумал ей маркетинговое название, потому что не вижу в этом практического смысла. Здесь я буду говорить про опыт, а не про бестселлерство.

Почему я так часто использую слово «система»? Речь, конечно же, не о программе на телефоне или компьютере (хотя, то, чем пользуюсь, я покажу и расскажу), а о целостном подходе к планированию долгосрочных целей, задач на месяц, неделю, день. Это не набор разрозненных советов, а продуманная концепция с простыми правилами. Ее можно применять, как при работе с бумажным ежедневником, так и в программах, которые принято называть task-менеджерами.

Как я писал выше, я искал. Сам искал то, что будет удобно, легко, понятно, универсально. Мне это нужно было сначала для выстраивания своей работы, затем работы группы, которой я руководил, затем отдела, дирекции, фирмы. В этом сила данной мини-книги: я не взял какую-то технику, «о, получилось! все, рассказываю!», я ее собрал за многие годы. Сам подход, описанный в этой книге, в первых вариациях появился примерно в 2006 году. И данная мини-книга – это моя возможность поделиться всем этим опытом.

Но, прежде, чем начать, я бы хотел назвать главный принцип, который я считаю ключевым при работе над управлением своими задачами: «Система должна быть в помощь!». Есть очень классные системы планирования, которые могут выдавать подробную статистику, динамику, тренды, которые визуально красивы и выглядят очень эффектно. Да только применять систему ради системы и тратить на ее ведение времени кратно большее, чем требует большая часть задач в ней, – дело утопичное. И, как показывает практика, скоро надоедает. Поэтому я еще раз выделю те самые ключевые критерии, которым соответствует предлагаемая система планирования:

1. Она проста.

2. Она удобна.

3. Она универсальна (работает и для бумажных ежедневников, и для электронных task-менеджеров).

Почему книга такая маленькая?

Идея как раз была в том, чтобы создать именно мини-книгу. Более того, скажу, что она написана за два дня. Такую цель я поставил себе. Как я уже писал выше, мне хотелось сделать книгу, которую можно изучить за один день. На самом деле, ее вполне можно прочитать за пару часов и уже начать применять знания в тот же день. Опишу развитие сюжета, с которым, я уверен, ты сталкивался, еще и не по одному разу:

1. Ты твердо решил заняться планированием своих задач.

2. Имея уже некоторый опыт в этим вопросе, сразу подумал, что нужно не разрозненно писать что-то в своем красивом ежедневнике, а послушать, что пишут умные люди, и отправился в магазин.

3. Выбрал научный труд, который называется «Абсолютно полная энциклопедия тайм-менеджмента под редакцией профессора школы бизнеса университета плюща, личного консультанта многих знаменитостей…», разумеется, со значком «Бестселлер». Название, кстати, сразу намекает, что быстро не будет, но см. п.1 – справимся.

4. Вернулся домой, выгнал из комнаты родных, закрыл дверь на замок, обнаружил спящего кота, его тоже выгнал, снова закрыл дверь и начал читать.

5. Прочитал где-то страниц 40, решил сделать перерыв.

6. Никогда больше не вернулся к этой книге.

Знакомо, не правда ли?

Здесь ситуация принципиально другая: открыл, прочитал, начал использовать и все в течение одного дня. Это реально, что неоднократно доказывалось на практике моими друзьями и коллегами.

Попробуй сам!

Я считаю, что многие вещи нужно именно пробовать сделать самостоятельно. Этот шаг, увы, не пропустить: только ты сможешь взять и сделать. А когда получится – поделиться этим с родными и близким, коллегами и сотрудниками, возможно, кто-то, как и ты, уже ищет ту самую систему.

Раздел 1. Зачем планировать?

«Ну что за вопрос?» – воскликнешь ты, и я полностью с тобой соглашусь! Мы договорились выше, что экономим время друг друга, поэтому здесь не будет пламенных мотивирующих речей об Иване Иванове, который смог. Что именно смог – не важно. Хотя, нет, важно! Он разбогател только потому, что… дальше вставь свой вариант. Получил наследство? Да, нам по пути:)

Но мы отвлеклись. Я считаю, что есть, как минимум, три ответа на вопрос этой главы:

1. Освобождаем голову.

Если ты ловил себя на мысли, что что-то забыл, точно забыл, а вспомнить, что именно, никак не можешь, то ты прекрасно понимаешь, о чем я говорю. А если потенциальный список задач на день состоит из пары десятков и так на протяжении недели/месяца/года, то напряжение очень выматывает. А зная, что все задачи точно находятся в твоей программе или ежедневнике, ты вскоре забудешь об этом давящем ощущении. Конечно, нужно будет себя приучить их туда добавлять, но об этом ниже.

Важно, что, распланировав свои задачи, ты не задумываешься, когда именно нужно приступить к той или иной: ты уже их распределил. Когда придет время, ты увидишь эту задачу, это исключительно важно для долгосрочных целей, но об этом тоже ниже.

2. Повышаем наглядность.

Часто, работая с целями или крупными задачами, мы воспринимаем их, как слабодостижимые. Научиться играть на гитаре. В целом, понятно, что нужно делать, но вот как начать делать? Если разобьем на мелкие задачи, то и сама цель станет выполнимой. Кроме того, в этом случае мы видим прогресс. Что называется, не мытьем, так катаньем двигаемся к своей цели.

3. Кайфуем.

Соглашусь, что вещь очень субъективная, но как без внутреннего удовлетворения? Например, ощущение особенной свободы, когда видишь, что все задачи дня выполнены. А сам понимаешь в эти моменты, что ты эффективен! По-настоящему! Кстати, люди, когда видят, что ты используешь какую-то систему планирования, относятся к тебе уважительнее и с каким-то особым интересом.

Законы планирования

Согласен, название главы звучит очень по-научному. Не то, чтобы мы были против науки, мы за практичную практику;) Так зачем тебе эта глава? Как я писал выше, подход, который я предлагаю твоему вниманию, – это устоявшаяся комплексная система. В ней все есть. Но, возможно, ты захочешь ее дополнить чем-то своим. Естественное желание. И я хочу рассказать о некоторых принципах (читай: законах), которые сохранят систему целостной даже после некоторых модификаций с твоей стороны. Таким образом, эта глава нужна для безопасности системы, чтобы в процессе модернизации не разрушить ее несущие конструкции.

В моей управленческой практике был случай, когда сотрудник всем сердцем (без сарказма) хотел модернизировать систему планирования, путь лежал через перестроение всех подходов к его работе. Старая система была отправлена в небытие, а новая, как несложно догадаться, не протянула у него и недели.

Закон первый. Инструменты планирования

всегда должны быть под рукой

Помнишь, мы говорили о том, что одна из плюшек планирования – это возможность освобождать голову? Так вот, наша голова будет свободна тогда, когда сразу после появления новой задачи или сразу после выполнения это отражается в ежедневнике или программе. Ключевое слово – сразу. Если происходит временной разрыв, увы, очень и очень скоро ты сам перестаешь доверять эффективности инструмента. Из этого закона следует, что, если у тебя есть самый любимый ежедневник, но его размер не позволяет носить его буквально везде, его придется заменить на тот, который всегда под рукой.

Когда инструменты планирования под рукой, возникает также дополнительная мотивация, вызванная тем, что ты регулярно просматриваешь, например, список дел на день, они буквально маячат перед глазами, а это, в свою очередь, вызывает азарт закрыть их.

Из всех возможных причин, по которым люди начинают вести свои списки дел и бросают это через какое-то время, первое место, на мой взгляд, занимает нарушение этого закона.

Закон второй. Система планирования

всегда должна быть актуальна

Это второй по важности закон планирования. И он, как ты можешь догадаться, напрямую взаимосвязан с первым. А если быть точным, то выполнение первого закона создает условия для выполнения второго. Когда вырабатывается привычка не держать в голове задачи, а сразу их заносить в систему (а для этого, в свою очередь, просто необходимо, чтобы было куда это делать, см. закон первый), ты даже задумываться не будешь, все ли ты помнишь, ничего ли ты не забыл. Ты знаешь, что все в твоем инструменте, в твоей системе. И не важно, где появилась задача, или ты вспомнил о ней – в метро, в магазине, на совещании – да где угодно. Это же касается и необходимости отмечать уже выполненные задачи. Стоит только убедить себя «чуть позже внесу эти задачи/отмечу в ежедневник», считай все, несущая конструкция системы планирования трещит по швам, а вместе с ней и твоя собственная мотивация планировать, ведь ты подсознательно понимаешь, что с этого момента данные устарели.

Закон третий. Система планирования

должна быть единой

Здесь речь идет о том, что не должно быть отдельного ежедневника для рабочих вопросов, личных или любых других. Все, абсолютно все задачи должны вестись в одном месте. Если говорить про электронные системы, которые допускают создание разных списков задач или проектов, я настоятельно рекомендую этого не делать. Об этом мы еще поговорим ниже.

Закон четвертый. Система должна быть

легка в использовании

Помнишь наш главный принцип? Не мы работаем на систему, а система – на нас. Это значит, что никаких 30 тегов на все случаи жизни, никаких проектов, групп и списков создавать не нужно. Потому что и на выбор тегов, и на определение, к какому же списку отнести эту задачу, ты тратишь не только драгоценное время, но еще и свою мотивацию, которую убивает мысль: «опять нужно проставлять все эти метки». Таким образом: на обслуживание самой системы мы тратим минимум времени.

Очень часто те, кто только приступают к планированию, попадаются на крючок необходимости эстетически верного ведения списка задач, где формулировка задачи – это чуть ли не литературное предложение с деепричастными оборотами. Не парься! Формулировка задачи должна быть ровно такой, чтобы через час/день/месяц ты смог вспомнить и понять, о чем идет речь, даже когда мозг не соображает. Поэтому тут мы не про уроки русского языка, а про эффективность. Кроме тебя это никто не увидит. Немного практики, и ты будешь любую задачу формулировать двумя-тремя словами.

Закон пятый. Планируем заранее

Этот закон определяется чисто нашей психологией. Если мы планируем задачи на сегодня днем ранее или планируем задачи на месяц за несколько дней до его наступления, то практика показывает, что они более амбициозны, смелы, а значит двигают нас вперед. Если за планирование списка дел на сегодня ты садишься в 9 часов утра текущего дня, то к этому времени тебя уже может кто-то расстроить, отвлечь. Мало того, что список уже не столь дерзок, но он еще и может попросту не быть составленным. Так что планируем заранее.

Итак, что нам важно в системе планирования: чтобы она была удобной, всегда под рукой и доступна в любой момент для внесения новой задачи и отметки уже выполненной. Она должна быть одна для всех задач (как для личных, так и рабочих дел). Ну и не забываем, что планировать нужно заранее.

Раздел 2. Бумажный ежедневник или электронная система

Как говорит мой хороший друг: «Это вопрос не на один заварник чая». Это как вечный спор: «курица или яйцо?» или «смартфон какой фирмы выбрать?». Сразу отвечу, что я долгое время пользовался бумажным ежедневником, но уже около 3 лет использую электронную систему, но подробно расскажу про оба варианта системы планирования. Обо всем по порядку.

Главный критерий выбора – то, что тебе больше нравится и не противоречит законам планирования, о которых мы говорили выше.

Если у тебя есть любимый бумажный ежедневник формата а4, но ты не уверен, что, например, в поездке в метро, если вспомнишь о важной задаче, которую нужно записать, у тебя будет возможность это сделать, выбирай бумажный ежедневник меньшего размера или программу в своем смартфоне.

Далее в этом разделе мы разберем все плюсы и минусы бумажного и электронного ежедневника, и ты наверняка сможешь сделать свой осознанный выбор. Также для каждого из видов мы разберем, как именно вести в нем свои задачи.

Бумажный ежедневник

Как выбрать хороший бумажный ежедневник?

Как я писал в предыдущей главе, одним из важнейших критериев является его размер: такой, чтобы его можно было взять с собой. Всегда и везде.

Второй критерий – он должен тебе прямо нравиться, причем во всем. Формат «этот очень красивый, но вот этот переплет…» откладываем. Разнообразие вариантов настолько велико, что совершенно точно можно найти то, что будет полностью устраивать. Долгое время моим фаворитом были ежедневники фирмы Moleskine. Их желтоватый цвет страниц, минимализм, наличие закладки, а также резинка, на которую его можно было закрыть, меня очень привлекали. Смотрелся он очень солидно, тактильно был мне приятен. На него приятно смотреть, с ним было приятно работать. При подготовке этой книги мой хороший друг, который читал еще черновик, рассказал мне об истории этой компании. Честно говоря, раньше и не знал о ее знаменитых почитателях. Рекомендую ознакомиться. Но после того, как моя работа стала предусматривать интенсивные перемещения, я сделал выбор в пользу смартфона.

Третий критерий – датированный. Недатированные ежедневники я считаю настоящим злом. Разумеется, если прямо до невозможности понравился какой-то ежедневник, но он недатированный, можно потратить некоторое время и проставить все даты на этот год. Занятие, сразу нужно сказать, нелегкое и затратное по времени, но может решить проблему именно твоего ежедневника. Для чего нужны даты, да еще и сразу? При планировании года, месяца (мы об этом будем говорить ниже), очень важно сразу вписывать задачи на нужные даты. Когда ежедневник недатированный, это, мягко говоря, затруднительно.

Четвертый критерий – ты не должен его стесняться. Если тебе очень нравится сам бумажный ежедневник, и на нем изображен до невозможности милый котик, которого тебе, солидному директору трансконтинентальной корпорации, не по положению «светить», откажись от этой идеи. Думаешь, будет время и желание туда переписывать задачи? Нет, не будет.

Пятый критерий, который является также достаточно важным – возможность крепления карандаша или ручки. Многие ежедневники предусматривают кольцо для крепления ручки. Очень удобно, когда она всегда под рукой. Кстати, у Moleskine были специальные ручки, которые очень удобно крепить к их ежедневникам.

Плюсы и минусы бумажного ежедневника

Плюсы

1. Солидно.

Так уж сложилось, что, приходя на совещание с ежедневником или записной книжкой (хотя для планирования это две СОВЕРШЕННО разные истории), человек автоматически воспринимается более солидно, а уж когда он в течение совещания работает в нем, а не рисует цветочки или квадратики, вообще гений управления и самодисциплины. Это классический деловой аксессуар. Сотрудник, приходящий с телефоном или планшетом, пока, увы, воспринимается как просматривающий новости, в лучшем случае, а в худшем – играющий в игры или смотрящий мемчики. Хотя, в последнее время ситуация сдвинулась с мертвой точки.

2. Любой дизайн.

Разнообразие дизайнов, цветов, форматов просто поражает. И, как я писал выше, очень важно, нужно и полезно выбрать то, что тебе по душе.

3. Возможность вести его, как хочешь.

Поясню, о чем речь. Разумеется, ты будешь придерживаться некоторой системы. Но эту систему ты сможешь применять для любого возможного ежедневника, в то время, как в электронной системе нужно строго следовать интерфейсным требованиям: добавлять задачу только таким способом (даже если способов несколько, их количество конечно), набор и состав полей, чаще всего, фиксирован. Кроме того, в бумажном, можно порисовать;) И так далее. Думаю, что ты понимаешь, о чем я.

4. Тактильные ощущения.

Я знаю очень многих людей, которым нравится читать именно бумажные книги за то, что можно их потрогать, ощутить их запах. А каждодневная работа с ежедневником, например, при планировании завтрашнего дня, может стать прекрасным медитативным интервалом, когда ты можешь уединиться, взять свою любимую красивую ручку и приняться за дело.

5. Более мотивирующий.

Одним из правил ведения дел, о котором я буду писать ниже, является необходимость переписывать задачу с текущего дня на будущий в случае, если она не выполнена. Думаешь, легкотня? Да, но в какой-то момент, особенно в случае с задачей, которая тебе не по душе, ты скажешь себе: «мне проще ее выполнить, чем переписать».

6. Безопасность.

Конечно, в некоторой степени. Речь о том, что бумажный ежедневник совершенно точно хранит только одну копию всей информации. В отличие от электронной системы, которая под соусом резервного копирования хранится в очень многих копиях. Правда, если ты потеряешь его, то все содержимое ежедневника станет доступно тому, кто его найдет.

Минусы

1. Габариты.

Все же бумажный ежедневник, по сравнению с программой в телефоне, занимает больше места, ибо телефон все равно, как правило, и так носишь с собой для коммуникации.

2. Нет поиска по задачам.

Периодически возникает два вопроса: «а внес ли я эту задачу?» и «а на какой день у меня стоит эта задача?». С бумажным ежедневником получить очень быстро ответ на этот вопрос крайне затруднительно: вручную перелистать все будущие страницы – так себе перспектива (особенно, если находишься в январе;) В электронных системах это можно сделать буквально парой движений.

3. Ручка.

Очевидно, что, помимо ежедневника, потребуется еще и ручка, которая также должна быть под рукой. А еще иногда бывает внутренней проблемой в дорогом ежедневнике писать дешевой ручкой;)

4. Стоимость.

Да, в общем случае ежедневник, солидный, фирменный, стоит дороже, чем программные task-менеджеры, которые бывают даже бесплатными. Про стоимость ручки см. выше.

Как вести задачи в бумажном ежедневнике

Я постарался максимально облегчить эту главу, чтобы можно было ее читать, как инструкцию. Предлагаю сначала прочитать ее целиком, и лишь затем пробовать применять эти пункты.

1. Обзаводимся ежедневником для планирования задач.

Несмотря на то, что большое количество ежедневников содержит блоки, куда необходимо вписывать встречи, мое глубокое убеждение состоит в том, что для планирования встреч нужно использовать электронные календари. Они могут напоминать, визуализировать зазоры между встречами и многие другие штуки также умеют делать они (с) Магистр Йода Style.

Все пространство ежедневника мы будем использовать ТОЛЬКО для планирования задач. «А как же быть с заметками?» – спросишь ты. Для этого я рекомендую использовать отдельную записную книжку. И да, когда я использовал бумажный ежедневник, я приходил на совещания и встречи и с ежедневником, и с записной книжкой.

2. Находим нужную дату в ежедневнике.

Помнишь, он же у нас датированный (с завода или твоими руками). Ежедневник лучше держать открытым и на видном месте. Если не хочешь, чтобы его содержание было видно всем, кто подходит к тебе, можешь закрыть, но обязательно используй закладку для быстрого доступа к нужной странице.

3. Вписываем название задачи.

Как говорили выше, пишем в таких формулировках, чтобы было понятно. Остальные правила в топку. Одной строчки для этого более, чем достаточно. Маленький, но важный нюанс: пишем все задачи, немного отступив от начала листа (как будто пишем с красной строки каждую задачу). Там мы будем проставлять систему обозначений для удобного ориентирования в списке. Задачи на определенную дату пишем просто друг под другом. Не нужно их пытаться сразу распределить на «утро, день, вечер» или что-то подобное.

4. Выполненную задачу отмечаем.

Помнишь закон про актуальность? Поэтому важно отмечать сразу.

Как отмечать? Галочка? Зачеркивать?

Нет и еще раз нет: галочка незаметна, а зачеркивание со школьной скамьи у нас вызывает чувство вины за ошибку. Я рекомендую выполненную задачу отмечать текстовыделителем. Да, придется, помимо ручки, еще обзавестись и им, но это стоит того. Все дело в визуализации: в середине дня ты можешь бросить взгляд на лист с сегодняшней датой и сразу понять по окраске, сколько выполнено и сколько осталось. Да, может несколько пестро, зато очень наглядно. В электронных системах, чаще всего, выполненные задачи исчезают, и оценить, сколько уже выполнено, сложно, а здесь все перед глазами.

Есть один очень важный нюанс, о которым считаю важным вам рассказать: если ты будешь использовать текстовыделитель, то учти, что ряд ручек может размазываться, даже если чернила уже высохли, после отметки будет размазанная надпись. Это, в первую очередь, касается перьевых ручек. Когда я использовал бумажный ежедневник, мне было на это наплевать, но считаю важным об этом сразу сказать.

Вечером каждого дня

Важно приступать к этому шагу, когда ты закончил с выполнением задач.

1. Задачи, которые не выполнены, но не потеряли своей актуальности, должны быть перенесены (переписаны на другой день). А эта задача должна быть отмечена, как выполненная. Кстати, если в течение дня ты понял, что задачу нужно перенести по тем или иным причинам, переноси сразу, нет смысла дожидаться вечера.

2. Смотрим на прошедший день. Не должно быть задач, которые не выполнены или не перенесены. Если пользуешься текстовыделителем, весь день должен быть закрашен. Дальше я в одном и том же месте страницы ставлю или подпись, или символ, говорящий о том, что страница этого дня закончена, такой психологический итог. Я для этих целей использовал специально разработанный именной вензель. Ну нужно же его для чего-то было использовать.

3. Обзор «завтра». Первым делом я пробегаюсь по календарю и смотрю встречи, которые планируются на завтра, возможно, мне потребуется с утра выполнить какую-то подготовительную работу для них. Если так и есть, я записываю их, как обычную задачу.

4. Таким образом мы получаем полный перечень задач на завтра. Помнишь, мы оставляли место для отметок по каждой из задач? Пришло самое время их поставить. Меток есть три группы, поэтому место должно хватить максимум на три значка.

Первый – метка времени. Стрелка вверх, означает, что задачу нужно выполнить утром, стрелка вниз – вечером, чаще всего, после окончания рабочего дня. Остальные задачи – без метки – это задачи для выполнения в течение дня.

Вторая метка – исполнитель. Я – значит мне нужно выполнить самостоятельно. Д —делегировать. Причем, даже если у тебя нет подчиненных, если ты, например, узнаешь у коллеги даты командировки, – это тоже пример такой задачи. Прошу прощения у коллег, занимающихся менеджментом, для которых, вероятно, этот термин означает строго выполнение задачи другим человеком. Вторая метка нужна для того, чтобы быстро ориентироваться в списке. По тем задачам, где ответственный – не я, стараюсь сразу в начале дня все отправить и поручить, чтобы, пока я занимаюсь своими задачами, делегированные делалились.

Третья метка – К – контроль. Ставлю для делегированных задач на дату контроля (он может быть как текущий, так и промежуточный). Для итогового контроля иногда указываю «КИ». Фамилию сотрудника не пишу, потому что, чаще всего, это очевидно. Хотя, если это необходимо, для такой задачи можно в скобочках после самой задачи написать фамилию исполнителя.

Утром следующего дня

Просто идем по нашим меткам: задачи утра и делегированные, далее все остальные. Задачи делегирования после того, как ты их непосредственно поставил, отмечаем выполненными, но предварительно записываем задачу контроля (К). Если такая задача должна быть выполнена сегодня, отдельную задачу на контроль не создаю, а отмечаю задачу делегирования уже после ее выполнения.

Задачи на неделю

Что делать, если появилась задача, которую нужно выполнить за следующую неделю, но, когда именно, ты пока не знаешь. Все такие задачи ты записываешь в нижней части ближайшего воскресенья. Задачи на будущую неделю я помечаю треугольничком. Когда дело доходит до воскресенья (обычно днем в воскресенье я выделяю время, чтобы распланировать все будущие задачи недели), я все задачи с треугольничками расписываю на будущую неделю. После того, как задача вписана на нужный день, воскресную я отмечаю выполненной.

Задачи на месяц

Аналогично задачам на неделю, я записываю такие задачи на последнее число предыдущего месяца. За день до этого числа я планирую будущий месяц, перенося задачу или в недельную (с треугольничком) или на конкретную дату. Месячные задачи я отмечаю квадратиком. Это нужно для того, чтобы различать недельные и месячные задачи, ведь последний день месяца может быть также и воскресеньем.

И недельные, и месячные задачи при назначении на конкретный день уже теряют признак треугольника или квадрата, потому что в этом нет большой необходимости. Почему именно треугольник и квадрат? В треугольнике три угла, и это меньше, чем в квадрате, как и неделя меньше месяца, так я учился различать, за что отвечает квадрат, а за что – треугольник.

И второй момент, о котором мне хотелось бы рассказать: бывает так, что задача недельная или месячная бьется на множество задач. В этом случае отмечаем выполненной недельную или месячную задачу только после того, как все задачи будут разнесены. Этот прием удобен, чтобы не забыть что-то внести.

Задачи на год

Здесь тоже все очень просто: нужно составить список задач, которые планируешь реализовать за этот или следующий год (в зависимости от того, в какой момент года планируешь). Это можно делать на отдельном листе, иногда удобнее делать вкладыш. Я раньше вел их на отдельном листе, не вкладывая в ежедневник, ведь после декомпозиции (разбиения на составные части) в нем уже нет смысла. Да, кто-то говорит, что очень важно потом сравнивать план и факт. Не знаю, кому важно. Важно каждый день двигаться к своей цели, и поверь, когда ты приобретешь желанный BMW X5, то точно об этом узнаешь;)

Возвращаемся к вопросу планирования. После того, как список составлен, он должен быть декомпозирован, т.е. разбит на несколько задач, каждая из которых должна быть вписана в месяц, неделю или конкретный день. Что делать дальше, ты знаешь.

Пример того, как можно декомпозировать цели, ты найдешь в разделе «С какими проблемами можно столкнуться или наиболее часто встречающиеся вопросы».

А что делать с регулярными задачами?

Бывает так, что необходимо регулярно контролировать какой-то список задач. Неужели каждый день нужно писать их? Не думаю, что это рационально. Я бы предложил взять карточку-вкладыш в ежедневник и смотреть на нее каждый день – пусть выполняет роль закладки в ежедневнике. Но важно приучить себя работать с ней абсолютно так же, как и с текущей страницей ежедневника. Разве что обычно я не отмечаю их выполнение – иначе придется переписывать вкладыш)

Пример. Ниже пример того, как это может выглядеть.