Текст книги "Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении"

Контрольные вопросы

1. В чем отличие понятий «документ» и «информация» ?

2. Какие унифицированные системы документации действуют на территории РФ?

3. Какой орган регулирует постановку делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

4. Какие нормативные акты регламентируют организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

5. Назовите основные цели и задачи разработки Государственной системы документационного обеспечения управления.

Практические задания

1. Сравните понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Найдите сходства и различия.

2. Сравните основные цели создания и функции муниципальных органов и федеральных органов исполнительной власти.

Глава 2
Современные требования к составлению и оформлению документов

2.1. Требования к бланкам документов

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[17]17
  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.


[Закрыть] документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

Определение: бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

На бланках левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки могут быть выполнены с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере.

Замечание! Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов Федерации. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Федерации являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила) устанавливают следующие виды бланков, ее структурного подразделения и должностного лица:

✓ общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

✓ бланк письма;

✓ бланк конкретного вида документа (кроме письма);

✓ бланк должностного лица.

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее более удобным. Однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на местном национальном языке, справа – на русском.

Если количество национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже – на русском, продлевая строку до границы правого поля. При угловом варианте бланка каждый реквизит указывают сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельно бланк для писем. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке для писем не допускается. Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). Для федеральных органов исполнительной власти установлен состав реквизитов для каждого вида бланков.

Внимание! Бланки с воспроизведением герба субъекта Российской Федерации или Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

Для бланка постановления, приказа (распоряжения), протокола:

✓ герб;

✓ наименование органа исполнительной власти;

✓ вид документа;

✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;

✓ место составления (издания) документа.

Для бланка письма органа исполнительной власти:

✓ герб;

✓ наименование органа исполнительной власти;

✓ справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения)[18]18
  В организациях, не являющихся федеральными органами исполнительной власти, дополнительно указывают ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».


[Закрыть];

✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;

✓ отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица органа исполнительной власти (руководителя, заместителя руководителя):

✓ герб;

✓ наименование органа исполнительной власти;

✓ справочные данные об органе исполнительной власти;

✓ должность лица, подписавшего документ;

✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;

✓ отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма структурного подразделения органа исполнительной власти:

✓ герб;

✓ наименование органа исполнительной власти;

✓ наименование структурного подразделения органа исполнительной власти (координационного или совещательного органа);

✓ справочные данные о структурном подразделении органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;

✓ отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка должностного лица органа исполнительной власти (для резолюций и поручений):

✓ герб;

✓ наименование органа исполнительной власти;

✓ должность лица, внесшего резолюцию;

✓ отметка для проставления даты;

✓ отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

Для общего бланка органа исполнительной власти:

✓ герб;

✓ наименование органа исполнительной власти;

✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;

✓ место составления или издания документа.

Согласно распоряжению Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16.07.2008 № 943/788 (с изменениями от 17.09.2008, 21.10.2008, 30.01.2009, 23.09.2010) подразделениями Администрации Президента России и Аппарата Правительства РФ при подготовке проектов указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ и иных официальных документов должны использоваться полные наименования федеральных органов исполнительной власти. Сокращенные наименования используются при подготовке распоряжений Президента РФ, распоряжений Правительства РФ, протоколов заседаний и совещаний, служебных писем, документов справочного характера (приложение 1). Например, Министерство юстиции РФ (Минюст России), Федеральное архивное агентство (Росархив), Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор).

Полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

✓ указов Президента РФ;

✓ постановлений Правительства РФ и иных официальных документов (международных договоров и др.).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

✓ распоряжений Президента РФ;

✓ распоряжений Правительства РФ;

✓ протоколов заседаний и совещаний;

✓ служебных писем;

✓ документов справочного характера;

✓ приложений (нетекстовых) к указам Президента РФ и постановлениям Правительства РФ;

✓ проектов актов Президента РФ и актов Правительства РФ об утверждении положений о федеральных органах исполнительной власти.

Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Федерации. Уничтожение бланков должно производиться по акту. Форма журнала учета бланков представлена в приложении 2.

Гербовые бланки органа исполнительной власти:

✓ используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;

✓ передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;

✓ ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несут уполномоченные лица органа исполнительной власти;

✓ испорченные и невостребованные бланки возвращаются уполномоченному лицу органа исполнительной власти, которое отчитывается перед бухгалтерией органа исполнительной власти материальными отчетами.

Образцы гербовых бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях 3—10.

2.2. Правила оформления документов

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция); и) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

Перечень реквизитов документов, применяемых в организациях, не являющихся федеральными органами исполнительной власти, представлен в приложении 11.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации».

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (СЗ РФ. 2000. № 52.4.1. Ст. 5021).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование федерального органа исполнительной власти, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Внимание! Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Должность лица, подписавшего документ

Этот реквизит указывается только на бланках должностного лица.

Внимание! Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи[19]19
  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003 / Росархив; ВНИИДАД; сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов [идр.]; общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003.


[Закрыть].

Подпись должностного лица

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель органа исполнительной власти временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей руководителя органа исполнительной власти). При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя органа исполнительной власти в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ним и руководителем органа исполнительной власти, указывается его фактическая должность[20]20
  Приказ Росархива от 23 Л 2.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».


[Закрыть]. Например:

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

Внимание! Поддельная подпись, полученная фотографическим способом или при помощи сканера, полностью совпадает с оригиналом. При помощи этих способов обычно изготавливают факсимиле. Штрихи таких подписей имеют микроструктуру, специфичную для каучуковых, полимерных или металлических клише. Многие признаки поддельных подписей рассматриваемого вида можно обнаружить при осмотре документа с помощью лупы, микроскопа. Во всех случаях, устанавливая подлинность подписи, ее рекомендуется сравнивать с образцами подписи лица, от имени которого она выполнена.

Наименование вида документа

Вид документа дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации, определяет дальнейший порядок работы с документом. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно определяться Уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Запомните! Наименование вида документа пишут ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Запомните! Города, оканчивающиеся на – бург и – град, а также Москву указывают без «г.» (сокращение слова «город»). Например: Москва, Екатеринбург.

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Справочные данные об организации

Справочные данные включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и пр.).

Внимание! Справочные данные об организации оформляют в соответствии приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Дата документа

Дата документа является одним из самых важных реквизитов. Она проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо службой делопроизводства при регистрации документа.

В настоящее время в делопроизводстве используется три способа оформления даты:

Первый способ (цифровой) – 01.09.2015. Обратите внимание, что в конце даты сокращение года «г.» не ставится, а также не ставится точка после оформления даты. Год указывается четырехзначной цифрой, а если порядковый номер месяца или день месяца состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Неправильно: 1.6.2015, а правильно – 01.06.2015.

Второй способ (словесно-цифровой) – 01 сентября 2015 г. В этом случае название месяца пишут словом, а в конце года ставят сокращение «г» и точку.

Третий способ (международный) – 2015.09.01. Оформляется обратный порядок расположения: сначала год, затем месяц, затем день.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) международный способ не используется в этих органах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64–90 (ИСО 8601:88) пример написания даты «1 сентября 2014 года» выглядит следующим образом: 20140901 (основной формат); 2014-09-01 (расширенный формат); 14-09-01 (сокращенный формат).

По правилам делопроизводства все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться: согласование, подписание, утверждение, отметка о заверении копии, отметка о поступлении документа в организацию и др. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Таблица 2.1

Реквизиты, в которых присутствует дата

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа являются наиболее поздняя дата подписания. Эта дата проставляется в бланк документа рядом с регистрационным номером.

Регистрационный номер документа (индекс)

Определение: индекс – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимыхусловныхобозначений, указывающих на место их исполнения или составления и хранения.

В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов, применяется один вид знаков – арабские цифры.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Внимание! Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую.

Регистрационный номер документа (индекс) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Принятое в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Например, расположение составных частей индекса письма может быть следующее:

124/02-03, где

124 – порядковый номер;

02 – номер дела по номенклатуре;

03 – информация о корреспонденте, исполнителе и т. д. (например, 03 – отдел кадров).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т. п.), состоит их регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой «П», например 56-П.

Регистрационные номера внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки.

Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа проставляется в бланке документа на уровне реквизита «Дата» (_____№________).

Нумерация документов в течение нескольких лет не допускается. Нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа (На №_от____).

Адресат (лицо или организация, которым адресован документ)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Внимание! Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и прочее являются условными):

Минрегион России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Генеральному директору

ОАО «Северные звезды»

В.А. Караваеву

или:

ОАО «Проект»

Главному бухгалтеру

В.М. Попову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Структурные подразделения

аппарата Главы Администрации

Костромской области

Руководителям исполнительных

органов государственной власти

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Арт-дизайн»

Н.В. Соловьевой

Запомните! Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа в организацию, а не конкретному должностному лицу указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления (без указания должностного лица) адресат оформляется следующим образом:

Правительство Российской Федерации

Департамент делопроизводства и архива

Внимание! Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Молостнову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Данков, Данковский р-н, Липецкая обл., 201264