Текст книги "Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении"

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации[25]25
  Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23.09.2005).


[Закрыть]. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233)». Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Для служебного пользования

Экз.__________

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Определение: конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя[26]26
  Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».


[Закрыть].

Необходимость проставления пометки «ДСП» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный гражданский служащий может быть привлечен к ответственности, предусмотренной законодательством РФ. При необходимости направления документов с пометкой «ДСП» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Дополнительно в организациях различных форм собственности могут использоваться такие реквизиты, как идентификатор электронной копии документа, отметка о поступлении документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например: С: Мои документы11А8Р.ЗРТ4. DOC.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Индекс входящего документа (очередной порядковый номер) является учетным номером и проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении документа в организацию и имеет следующий вид:

Контрольные вопросы

1. Какие реквизиты придают юридическую значимость документам?

2. На каких бланках не указывается почтовый адрес организации?

3. Кто подписывает документ во время отсутствия руководителя?

4. Может ли документ не иметь регистрационного индекса?

5. Зачем на документах проставляется отметка об исполнителе?

Практические задания

1. Составьте бланк должностного лица Главы Воскресенского района Московской области.

2. Оформите отметку о заверении копии на копии диплома об образовании, выданную отделом кадров вуза.

3. Оформите отметку «Адресат» на письмах, направляемых в Правительство Российской Федерации, генеральному директору ОАО «Капитал», жителю села Архангельское Рязанской области Сидорову С. И.

Глава 3
Составление и оформление отдельных видов документов

3.1. Организационные документы

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 11.12.2014) предусматривают издание нормативных правовых актов в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Организационно-правовые документы являются юридическим основанием для осуществления организацией своей деятельности. Целью разработки организационных документов является наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К организационно-правовым документам относятся:

✓ устав организации;

✓ положение об организации;

✓ положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

✓ регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

✓ штатное расписание;

✓ инструкции (правила, порядок) по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);

✓ должностной регламент и др.

Запомните! Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа, утверждаются руководителем организации, содержат визы заинтересованных лиц, подписываются составителем.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению)[27]27
  Янковая В. Ф. Документы и системы документации // Секретарь-референт. 2006. № 1.


[Закрыть].

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Таблица 3.1

Виды и разновидности инструкций

Положение – организационный документ, может быть как типовое, так и индивидуальное (конкретное).

Определение: положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, задачи, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.

Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Определение: положение о службе делопроизводства – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе делопроизводства.

Текст положения о структурном подразделении включает в себя следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственности.

6. Взаимоотношения.

Положение обязательно проходит процедуру утверждения руководителем, содержит визы согласования заинтересованных лиц.

Оформляется положение на общем бланке организации и содержит реквизиты

✓ наименование организации;

✓ вид документа ПОЛОЖЕНИЕ;

✓ дата документа;

✓ номер документа;

✓ заголовок к тексту;

✓ текст;

✓ подпись;

✓ гриф утверждения;

✓ визы согласования.

С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение о структурном подразделении, то всех работников структурного подразделения; если положение о работе с договорами – всех, кто работает с договорами, и т. п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.

Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о… ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.

Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности[28]28
  Кожанова Е.Н. Положение как организационно-правовой документ // Секретарь-референт». 2014. № 8.


[Закрыть].

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе делопроизводства (приложение 16), но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе делопроизводства, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1) общие положения;

2) цели и задачи службы;

3) функции службы;

4) права и ответственность службы;

5) взаимоотношения службы делопроизводства с другими структурными подразделениями.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, не являющимися государственными и гражданскими служащими.

При разработке должностных инструкций руководствуются:

✓ Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий;

✓ Федеральным законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ и ст. 11 и 73 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации»;

✓ Унифицированной системой ОРД (УСОРД), в которой закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

При разработке должностных инструкций и должностных регламентов также применяются профессиональные стандарты. Профессиональный стандарт – это характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.

Приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н утвержден профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 № 37509).

Положение о структурном подразделении организации и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства.

Определение: регламент – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса.

Ввиду того что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется.

Одной из разновидностей регламента является административный регламент и должностной регламент.

Определение: административным регламентом является нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур (действий) федерального органа исполнительной власти и органа государственного внебюджетного фонда при осуществлении государственного контроля (надзора), а также процедур (действий), осуществляемых по запросу физического или юридического лица либо их уполномоченных представителей в пределах установленных нормативными правовыми актами РФ полномочий.

При разработке административных регламентов необходимо соблюдать требования Федерального закона от 30.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Постановления Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

Должностной регламент – документ, который способствует правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением о структурном подразделении, а также используется при оценке результатов служебной деятельности государственного или муниципального служащего.

Определение: должностной регламент – это локальный нормативный акт, устанавливающий административно-правовой статус должности, в том числе права, обязанности и ответственность, условия и основания замещения, квалификационные требования по должности, предъявляемые к замещающему ее лицу, правила и процедуры юридически значимых действий, совершаемых по должности, а также перечни вопросов, рассматриваемых, согласовываемых или разрешаемых лицом, замещающим должность, а также показатели результативности исполнения должности[29]29
  http://www.top-personal.ru/


[Закрыть].

Должностной регламент – это нормативный документ, в котором для государственного или муниципального служащего определены:

✓ квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к государственному или муниципальному служащему, а также к образованию, стажу муниципальной службы или стажу (опыту) работы по специальности;

✓ должностные обязанности, права и ответственность государственного и муниципального служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;

✓ перечень вопросов, по которым государственный или муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;

✓ перечень вопросов, по которым государственный или муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;

✓ сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;

✓ порядок служебного взаимодействия;

✓ перечень государственных и муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям;

✓ показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности государственного или муниципального служащего[30]30
  Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 47.


[Закрыть].

Должностной регламент должен представлять собой технологическую инструкцию, содержать перечень действий необходимых для выполнения государственных услуг, делегированных структурному подразделению на закрепленном за соответствующей должностью участке работы.

Основные требования к структуре и содержанию должностного регламента для государственных служащих установлены ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а для муниципальных служащих в Федеральном законе от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

При разработке должностного регламента государственных служащих можно также использовать в работе приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.02.2006 № 18 (ред. от 08.08.2014) «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих аппаратов федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации».

Текст должностного регламента муниципального служащего может содержать следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования к образованию, стажу работы, уровню и характеру знаний и навыков.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.

7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования и принятия проектов управленческих и иных решений.

9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением должностных обязанностей с муниципальными служащими структурных подразделений администрации города, гражданами и организациями.

10. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего.

Должностной регламент в муниципальном органе составляется по каждой штатной должности муниципальной службы и носит обезличенный характер.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Государственной системой документационного обеспечения управления[31]31
  ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.


[Закрыть] и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Методические рекомендации)[32]32
  Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».


[Закрыть].

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

✓ назначение правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер;

✓ порядок подготовки правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер, и порядок их оформления;

✓ порядок согласования правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер, с заинтересованными лицами органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;

✓ порядок утверждения правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер;

✓ доведение правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер до исполнителей;

✓ внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции и другие документы, носящие нормативный характер.

В связи с этим для эффективной работы службы Д ОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Структура текста инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти должна соответствовать Методическим рекомендациям, а в остальных организациях она не регламентирована нормативно-методическими документами. В связи с этим структура инструкции в муниципальных органах может варьироваться, но обязательно должна регламентировать процессы создания (подготовки), оформления, прохождения и оперативного хранения документов.

Примерная структура инструкции по делопроизводству может быть построена следующим образом.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

✓ сферу распространения инструкции (на ведение какого делопроизводства распространяется);

✓ ответственность за ее несоблюдение;

✓ подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации и в структурных подразделениях;

✓ нормативно-методическую базу на основании которой оформляются, составляются документы, организуется оперативное хранение документов, порядок передачи документов в архив на различных носителях.

В разделе «Правила составления и оформления документов» устанавливают:

✓ виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

✓ общие правила подготовки и оформления документов;

✓ правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания.

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.

Подраздел «Порядок обработки поступающих и отправляемых документов»:

✓ порядок получения корреспонденции;

✓ порядок обработки поступающих документов, с учетом способа доставки;

✓ порядок предварительного рассмотрения документов;

✓ порядок передачи поступивших документов исполнителю;

✓ порядок подготовки ответа на поступивший документ;

✓ порядок обработки исходящего документа в службе делопроизводства.

Подраздел «Регистрация документов» устанавливает:

✓ порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

✓ сроки, формы и методы регистрации;

✓ правила индексации документов.

Подраздел «Контроль за исполнением документов» устанавливает:

✓ категории документов, подлежащих обязательному контролю;

✓ порядок их постановки на контроль;

✓ технология контроля (карточная или автоматизированная, применение отметок на документах и др.);

✓ обязанности исполнителей;

✓ типовые сроки исполнения;

✓ порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

✓ порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

В раздел «Оперативное хранение документов» включают:

✓ правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;

✓ устанавление ответственности определенных должностных лиц за сохранность документов;

✓ правила формирования в дела отдельных категорий документов;

✓ порядок разработки и использования номенклатуры дел;

✓ порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

✓ порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

✓ правила подготовки дел к хранению;

✓ требования к описанию и оформлению дел;

✓ порядок передачи дел в архив.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти может быть утверждена распорядительным документом руководителя федерального органа или непосредственным руководителем, а в муниципальном органе управления она может вводиться в действие распорядительным документом руководителя Администрации муниципального образования или решением Совета муниципального образования. Образец такого документа представлен в приложении 17.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу государственного или муниципального органа[33]33
  Организация работы с документами: учебник / под ред. проф. В.А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002.


[Закрыть].