Текст книги "Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении"

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр

Минэкономразвития России

личная подпись И.О. Фамилия

дата

Замечание! Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2015 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Минюста России

от 05.04.2015 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Внимание! В законодательстве содержатся нормы, в соответствии с которыми утверждение определенных видов документов осуществляется только правовым актом. Например, в Разъяснениях о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены приказом Минюста России от 14.07.1999 № 217) определено, что нормативные правовые акты, изданные в виде правил, инструкций и положений, необходимо вносить приказом.

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» («утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении 12.

Указание (поручение) по исполнению документа, написанное на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:

Воронец Н.В.

Федорову Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«Росса» к 05.10.2015

Личная подпись

дата

Указывать в поручении должность исполнителя не обязательно.

Указание (поручение) по исполнению пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то поручение может быть оформлено на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Многие руководители, по различным причинам, предпочитают оформлять поручения на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе поручения указывается регистрационный номер и дата документа, к которому поручение относится. Например, приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460 (ред. от 24.01.2014) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» утвержден образец бланка для поручений в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области.

Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность поручения (лист с поручением может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с поручением подшивается как отдельный документ).

Внимание! В организациях, не являющихся федеральными органами власти, данный реквизит называется «резолюция».

Поручения руководителя могут быть индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены несколько фамилий). Обязательное требование к резолюции – адресность резолюции. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Если в указании по исполнению (поручении, резолюции) отмечено несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в указании (поручении, резолюции) назван первым. Указание по исполнению – своего рода распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте указания по исполнению будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

✓ «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;

✓ «дополнительно переговорить»;

✓ «подтвердить получение»;

✓ «сообщить о выполнении» и др.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Содержание действия, безусловно, будет зависеть также и от квалификации работника: чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в поручении (резолюции), могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

✓ к руководству;

✓ к исполнению;

✓ к сведению.

Вместе с тем указания по исполнению (резолюции) должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Название документа (заголовок к тексту) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Например:

✓ «Приказ (о чем?) “Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих и работников Комитета по управлению архивами Администрации Московской области”»;

✓ «Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка».

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например:

«О подготовке проекта договора».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Замечание! К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка проставляется в верхнем правом углу документа. Она наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Слова «министерство», «служба», «агентство» пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных (например, «Предложить агентству рассмотреть вопрос о…»; «По согласованию с министерствами…»).

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:

«В соответствии с постановлением Администрации Тверской области от 10.04.2010 № 119-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Тверской области»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…».

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах организаций (приказ, распоряжение и т. д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

✓ от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

✓ от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

✓ от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ОАО «Сфера» считает возможным»).

Страницы текста нумеруют, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.

В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Например: в соответствии с письмом Правительства Московской области от 17.07.2015 № 02–08/2712 «О планировании…».

Организация самостоятельно определяет:

✓ тип шрифта, используемый при оформлении приказов;

✓ размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;

✓ возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;

✓ размер междустрочных интервалов;

✓ способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);

✓ необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.

В Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов, разработанных ВНИИДАД в 1998 г., даются примеры различных вариантов обращения:

✓ Уважаемый господин (фамилия)!

✓ Уважаемая госпожа (фамилия)!

✓ Уважаемые господа!

✓ Уважаемый господин Председатель!

✓ Уважаемый господин Мэр!

✓ Уважаемый господин министр!

✓ Уважаемый Николай Петрович!

✓ Уважаемая Анна Андреевна!

✓ Уважаемые коллеги!

Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

Согласно нормам русского языка, запятая здесь не нужна. С другой стороны, в сложившейся практике русского письма после таких слов запятую ставить принято: это связано с ориентацией на английское письмо («Love, Ann» – «С любовью, Энн»). Хотя у англичан в аналогичном случае нормы этикета эпистолярного жанра не противоречат нормам пунктуации. Выбор остается за автором: предпочитает он следовать за сложившейся практикой или за правилами русской пунктуации. Ошибки в любом случае не будет. Но при деловой переписке лучше отдать предпочтение варианту с запятой.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ОАО «Сфера» от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №…» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Внимание! Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №…» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки

Пример:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2015 № 251

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансового университета

при Правительстве Российской Федерации

личная подпись _____________ И.О. Фамилия

дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования (приложение 13).

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись ____________ А.С. Соломанин

дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись ____________С.С. Березкин

дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Внимание! Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти визы располагаются:

✓ на проектах законодательных актов – на лицевой стороне проекта документа;

✓ на проектах актов Президента РФ, актов Правительства РФ – на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа;

✓ на документах, подлинники которых помещаются в дела, – на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.);

✓ в служебных письмах – на копии документа, помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте;

✓ на внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) – на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

На территории России изготовление гербовых печатей регулируется ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»[21]21
  ГОСТ Р 51511—2001. «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст) (ред. от 04.03.2004).


[Закрыть] и допускается только сертифицированными штемпелеизготовителями.

Гербовые печати должны иметь органы государственной власти – как федерального, регионального, таки муниципального уровня. Печати с изображением герба РФ требуются и частнопрактикующим нотариусам при совершении ими юридически значимых действий, например, нотариально заверенных сделок по ипотеке жилья. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Гербовые печати в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.

Зарегистрированные печати имеют уникальный номер, который виден на внешнем ободке оттиска и является дополнительной защитой печати от подделки. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Документом установлено, что использование (наличие) печати является правом, а не обязанностью хозяйственных обществ. При этом в определенных случаях может быть закреплена обязанность компании использовать печать. Для защиты прав и законных интересов контрагентов хозяйственных обществ предусмотрено, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе хозяйственного общества.

Внимание! В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009) печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Внимание! Недопустимо ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица

В организации может быть разработан Перечень документов, на которых обязательно проставляется гербовая печать (приложение 14).

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации. Печать структурного подразделения – это дополнительная печать.

Запомните! Приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Печати подлежат обязательному учету. Для этих целей ведется специальный журнал. Форма журнала представлена в приложении 15.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации.

Хранить печать необходимо в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.