Текст книги "Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо"

Программ для управления списком задач великое множество, и, по большому счету, каждая из них по-своему плоха. Однако идеального инструмента нет и вряд ли он когда-либо появится. Примите это как данность – какую бы программу для работы со списком задач вы себе ни установили, она обязательно будет в чем-то неудобной.

Надеюсь, что вы достаточно умны и рекламные слоганы вида «с нашей программой вы начнете достигать своих жизненных целей» на вас не действуют. Если вы сможете достигать желаемого с этой программой, очевидно, вы будете не менее успешным и без нее. И наоборот. Если до того, как вы скачали очередную программу на смартфон, задачи у вас «не делались», «проекты откладывались», «цели не достигались»[28]28
  Последите за словами, которые вы используете для описания сложностей. Как много в них подобного рода пассивных высказываний? Если много, задумайтесь, что же за мерзкие перед вами стоят задачи и проекты, что они никак не могут сами взять и сделаться, а только и делают, что откладываются.


[Закрыть], то вряд ли очередная программа что-то изменит, как бы вам этого ни хотелось. Хотя… было бы круто, если бы это было так. Выбирая программу для управления списком задач, учтите следующие моменты:

1. Любая программа будет неудобна. Время и силы, вложенные в изучение, анализ и выбор программы, никак не повлияют на конечный результат, но вы можете потерять начальный запал, понять, что «все сложно», и решить, что «надо будет позже разобраться, когда время появится». То есть никогда.

2. Желательно иметь доступ к своему списку задач плюс/минус отовсюду. Для этого помимо программы (или веб-клиента) на «большом» компьютере вам пригодится приложение на смартфоне (оно есть сейчас у всех программ).

3. Настоятельно рекомендуются инструменты, где можно создавать задачи без привязки к конкретным датам. Я понимаю, что некоторым из вас это может казаться ужасным злом, ведь «если у задачи нет дедлайна, то она никогда не будет выполнена». Если вы так считаете, просто вспомните про эффект выпрямления сроков из параграфа 2.3.5. Очень часто указание конкретной даты задачи приводит лишь к одному – вы получаете гарантию, что до этой даты точно ничего не будет сделано. Просто поверьте, что если вы будете регулярно просматривать свой список задач (как это описано в параграфе 3.6), то сможете выполнять задачи раньше, чем сами ожидаете.

4. Список задач – это инструмент преимущественно для вашей внутренней обезьянки. Ей должно быть удобно просматривать в нем задачи. Наверное, это единственный критерий выбора.

5. Используйте единый список задач для личных и рабочих дел (как минимум вначале). Неприятности, которые могут возникнуть в случае наличия двух списков задач, описаны в параграфе 7.9. Это может звучать несколько странно, но для того, чтобы разделить[29]29
  Часто под «разделить» имеют в виду все же «восстановить баланс». А если быть точным, не просто восстановить баланс, а еще более конкретно: отвоевать у работы хоть чуточку времени для личной жизни.


[Закрыть] работу и личную жизнь, их надо смешать в одном списке. Не пытайтесь это понять – просто попробуйте.

Теперь расскажу об основных функциях программ по ведению списка задач, которые хотят видеть пользователи, и зря: функции эти как минимум не нужны, а как максимум – вредны.

1. Иерархическая структура задач. Список задач – инструмент обезьянки, а иерархические структуры находятся за пределом ее понимания. Типовой сценарий использования списка задач – бросить на него взгляд и за три-пять секунд понять, что вы можете сделать прямо сейчас. Без всяких долгих блужданий по сложным древовидным структурам, совмещенным с глубинным анализом «приоритетов».

2. Система «приоритетов». В любом виде: флажки, отдельное поле, разноцветные метки. Если есть какая-то задача, которую вы хотите сделать раньше других, – подвиньте ее как можно выше (это и есть своего рода приоритет). Если по каким-то причинам вы не смогли сделать задачу за один-два дня (как рассчитывали и надеялись), вряд ли это произошло из-за того, что на этой задаче не стояла иконка в форме восклицательного знака или еще какого-нибудь загадочного значка. В большинстве случаев надо было просто чуточку поправить формулировку этой задачи[30]30
  Самая частая причина того, что задача не «делается», заключается в том, что ее формулировка не совпадает со следующим действием. Например, задача звучит как «купить билеты в кино», а на самом деле перед этим надо «позвонить Оле, спросить, свободна ли она в четверг вечером». Стоит привести формулировку в соответствие с первым шагом, как результат не заставит себя ждать.


[Закрыть].

3. Выскакивающие в назначенный момент уведомления и напоминания. Если у вас есть какое-то дело, жестко привязанное ко времени, ему место в календаре (см. дальше параграф 3.5.3).

4. Интеграция с календарем, системой хранения информации или еще какими-то инструментами. Очень часто я слышу про желание иметь возможность «интеграции». На вопрос, что значит «интеграция», как правило, отвечают, что «хочется видеть все на одном экране»[31]31
  Часто под наличием интеграции имеют в виду возможность «держать все нужное в одном месте», подразумевая под этим одну-единственную программу, так как иметь две разные программы уже почему-то неудобно. Кстати, если бы вашу бабушку спросили: «Использует ли ваш внук единую систему для управления делами», то вне зависимости от числа используемых программ она наверняка ответила бы: «Да, у него все в одном месте, в компьютере». Подумайте над этим.


[Закрыть]. В ОС Windows есть прекрасная возможность аккуратно расположить два окна на одном экране: выбираете первое окно и нажимаете Win-Left, после чего выбираете второе окно. Смотрите на рис. 34, я таким образом «интегрировал» свой список задач (maxdone.micromiles.co) со своим календарем (Google Calendar), причем при этой интеграции не пострадал ни один программист. Есть еще одна техника «программистолюбивой» интеграции: скопируйте URL письма, статьи или любого другого кусочка информации, добавьте его в описание нужной задачи, и вуаля! – потом по одному клику из задачи вы сможете попасть в нужное вам место. Если вас воротит от подобного рода ручной «интеграции», помните: автоматическая интеграция лишает содержимое вашего списка задач осмысленности. А мы не делаем того, что страстно хотим сделать, не потому, что тратим драгоценные секунды своей жизни на копирование ссылок; скорее, это происходит из-за недостатка осмысленности и осознанности в нашем существовании.

Рис. 34. Win-Left – и две программы «интегрированы»

И еще раз повторю самую главную, на мой взгляд, мысль. Ни одна программа сама по себе не поможет вам сделать больше или достичь чего-то такого, чего вы не можете достичь без нее. Любая программа выполняет единственную функцию – хранения и организации того, что вы в нее запишете. А вот то, что вы туда запишете, как вы это сформулируете и насколько глубоко продумаете, как раз и будет очень сильно влиять на то, что вы в итоге сможете совершить. Неважно, куда вы записываете свои задачи; важно, правильно ли вы их формулируете и насколько регулярно обозреваете.

И еще несколько слов о ведении задач в блокнотах. Существует определенная категория людей, которым очень нравится использовать в качестве инструмента что-то физическое, например блокнот. Так тоже можно, не надо думать, что владелец дорогого смартфона с дорогой программой для управления задачами только благодаря обладанию этим супергаджетом сможет достичь большего, чем человек с блокнотом и ручкой. Если вы относитесь к тем, кому приятнее писать от руки, у меня есть для вас ряд рекомендаций:

1. Вместо того чтобы записывать свои задачи на странице и потом вычеркивать их по мере выполнения, попробуйте использовать стикеры. Это снизит вероятность того, что среди десятка вычеркнутых затеряется важная задача, оставшаяся невыполненной. Используя стикеры, вы можете довольно легко формировать планы задач на день и неделю. Выполненные задачи просто переклеивайте на последнюю страницу для последующего ежедневного обзора (см. параграф 3.6.2).

2. Есть небольшая сложность с тем, как организовать в блокноте повторяющиеся задачи. Нам нужна будет как минимум одна такая – для проведения еженедельного обзора (см. параграф 3.6.2). Для отслеживания еженедельных и вообще периодических задач рекомендую вам использовать подход, подсмотренный в… туалетах бизнес-центров. Наверняка вы обращали внимание на листок с «графиком уборок». Попробуйте сделать точно так же.

3.5.2. Список проектов

Список проектов – это, по большому счету, просто перечень больших дел, которые еще пока не доведены до конца. Подавляющее число инструментов для управления списком задач предоставляют возможность создавать и организовывать проекты[32]32
  Одно из исключений – Microsoft Outlook, в нем есть возможность организовывать задачи, но нет инструмента управления проектами. Это не беда, можно очень удобно организовать список проектов в Microsoft OneNote (и да, там будет интеграция со списком задач в Outlook).


[Закрыть]. Думаю, вы легко с этим разберетесь. Тем более что список проектов – это все же инструмент рационального человека, а он довольно толерантен к неудобствам. Будет хорошо, если вы сможете привязывать задачи к проектам, в процессе обзора задач смотреть, что и по какому проекту вы уже выполнили, и с легкостью добавлять следующие шаги.

3.5.3. Календарь

До этого момента я исходил из того, что нашим ограничивающим ресурсом является мыслетопливо (см. рис. 8). Однако иногда (но не так часто, как может показаться) очень важным фактором становится время. В основном это касается либо задач и событий, требующих большого количества времени, либо встреч – активностей, имеющих смысл лишь в конкретный момент времени.

Если у вас не так много встреч (одна-две в неделю), можно и вовсе обойтись списком задач, добавляя в него задачи вида:

Встретиться в Х часов с Y в месте Z

Для верности можно снабдить эту задачу будильником.

Если же у вас больше двух встреч в неделю (учтите, что, например, тренировка – это тоже встреча с собой в спортивном зале), будет лучше вести ваши встречи в календаре. Дело в том, что, если в вашем списке будет слишком много задач вида «Встретиться в X часов с Y в месте Z», вы серьезно усложните себе ответ на вопрос «а могу ли я в следующий понедельник в 16:00 встретиться со своим старым другом?». А если все свободные кусочки вашего времени учтены в календаре, эта задача становится простой и доступной даже обезьянке: не надо думать, не надо вчитываться; надо просто посмотреть, не закрашены ли нужные клеточки.

Есть одна довольно популярная ошибка у новичков в самоорганизации – использование календаря вместо списка задач. Ведь в календаре можно указывать время начала и конца события! Эта ошибка, скорее всего, вызвана одним из наших когнитивных искажений (проще говоря – тараканом), из-за которого маловероятное событие, описанное подробно, кажется нам более вероятным. Например, событие «Я сделал квартальный отчет в понедельник с 17:00 до 18:00» может показаться нам более вероятным, чем событие «Я сделал квартальный отчет в понедельник» или просто «Я сделал квартальный отчет». Хотя если дать возможность нашему медленному мышлению включиться в работу, то оно подскажет, что второе событие содержит в себе первое, так как сделать отчет в понедельник подразумевает сложение вероятностей сделать его в любой час понедельника (в том числе и с 17:00 до 18:00). Во всей красе этот эффект и его влияние на нашу способность (точнее, неспособность) замечать и предсказывать важные события описан в седьмой главе прекрасной книги Нассима Талеба {25}.

С другой стороны, если наш календарь постоянно атакуют коллеги, вставляя часовые встречи в получасовой промежуток, то без защиты своего расписания нам никак не обойтись – нам придется отмечать определенные большие куски времени как занятые, чтобы иметь возможность поработать над своими задачами. Но и в этом случае календарь не стоит рассматривать как список задач.

Фактически календарь – это частный случай справочной информации, где записано, какой конкретно кусочек своей жизни какой конкретно активности я сознательно решил посвятить. Большинству задач из нашего списка все равно, когда вы их сделаете, если это произойдет достаточно быстро.

3.5.4. Система хранения справочной информации

В отличие от списка задач, имеющего довольно много ограничений (правильность формулировок, простота, легкая доступность), к системе хранения справочной информации не так просто предъявить четкие и конкретные требования. Есть набор условий верхнего уровня, определяющий, насколько разумно вы организовали свою систему хранения справочной информации.

1. Это не должна быть одна «бумажная» система или одна программа. Не стремитесь найти одну-единственную программу для смартфона, одинаково удобную и для ведения списка интересных книг, и для ведения планов проектов, и для хранения гарантийных талонов к бытовой технике. Справочная информация бывает очень разной, и разумно использовать несколько систем (где-то программные, где-то «физические»), чтобы наилучшим образом ее организовать и сделать доступ к ней проще и удобнее.

2. Готовьтесь регулярно просматривать содержимое вашего информационного хранилища. Большая часть информации имеет ограниченный срок годности, и, чтобы регулярно вычищать из своей системы то, что уже вам не нужно или более не актуально, будьте готовы регулярно выделять на это мыслетопливо и время.

3. С первого раза удобную систему хранения вы не сделаете. Поэтому особенно не задумывайтесь и не тратьте время и силы на излишне глубокий анализ «как же это сделать удобно, чтобы потом не переделывать?». Вместо этого будьте готовы на пути к максимально удобной системе несколько раз основательно перетряхнуть уже созданную.

4. Удобное сегодня не обязательно будет удобным завтра, поэтому иногда (хотя вряд ли слишком часто) придется собираться с духом и переделывать систему просто потому, что вы многое поняли, многому научились и на ряд вещей теперь смотрите иначе.

3.5.5. Зона видимости справочной информации

Один из приемов, полезных при сохранении какого-то кусочка информации для дальнейшего использования, заключается в следующем.

В тот самый момент, когда при разборе очередного входящего вы заметили, что в нем содержится какая-то часть справочной информации, надо задать себе два вопроса:

1. Когда (при каких условиях) этот кусочек мне потребуется?

2. Где я, скорее всего, буду его искать в этот момент?

Эти два вопроса – элемент заботы о будущем себе. Постарайтесь сделать так, чтобы будущему вам было чуть проще. Не обязательно предельно просто, не будет ничего страшного, если спустя пару месяцев вы найдете этот кусочек информации не с первой попытки, – главное, что вы его найдете.

И здесь вылезает еще одно понятие, которое может помочь в организации справочной информации, – зона видимости. Это контекст, или круг жизненных событий, таких как, например, «задача», «проект» (конкретный), работа, жизнь.

Как правило, информация имеет смысл лишь в рамках какого-то контекста, например, что-то важно только в рамках выполнения определенной задачи (ссылка на товар, который надо заказать в интернет-магазине), что-то имеет смысл лишь в рамках выполнения какого-то проекта (контакты заказчика, список членов проектной команды, план на ближайший квартал), бывает информация, которая в принципе важна в масштабах всей вашей работы, жизни и так далее. Определение зоны видимости может упростить определение того места, куда надо сохранять информацию. На рисунке ниже изображен пример индекса справочной информации (маленькой подсказки, что и где может лежать). Возможно, на первое время вам понадобится создать такой же.

Рис. 35. Пример индекса справочной информации

Здесь хочется упомянуть частую ошибку новичков при составлении, например, списка книг к прочтению. Многие начинают путать справочную информацию с командой для выполнения, адресованной внутренней обезьянке. Подробно эта ошибка и способ ее устранения описаны в параграфе 5.2.

3.6. Регулярно проводить обзоры системы

Многие из тех, кто пытался организовать свою жизнь и не преуспел в этом, скорее всего, прокололись именно на отсутствии регулярных обзоров системы. Понятно, что если относиться к своему списку задач как к письму к деду Морозу, то есть составить его один раз так, будто в самом его начале красуется надпись «Дорогой дедушка Мороз, не мог бы ты для меня: (далее идет список дел)», и больше никогда в него не заглядывать, то он (список) ничем вам не поможет. Чтобы список задач разгружал наш мозг и не запускал повторные размышления на одну и ту же тему, мы должны ему доверять на подсознательном уровне. А для этого нужно регулярно убеждаться в том, что он а) не утратил своей актуальности и б) содержит все, что нужно сделать.

У многих из вас список задач может оказаться довольно больших размеров, и его полный обзор может стать слишком трудоемким, чтобы было безопасно (с точки зрения желания прокрастинировать) проводить его достаточно часто. Коробочки «Сегодня» и «На этой неделе» вы будете просматривать минимум раз в день в рамках ежедневного обзора, а весь список целиком – минимум раз в неделю в рамках еженедельного обзора. В деталях ежедневный и еженедельный обзоры описаны ниже.

Рис. 36. Схема трех коробочек

У Майкла Линенбергера[33]33
  http://www.michaellinenberger.com/.


[Закрыть] есть альтернативная трактовка смыслов этих коробочек.

1. «Критично сейчас» – 2–3 задачи, которые реально надо сделать «вот прямо сейчас», и эту коробочку нужно просматривать минимум раз в час. Очень часто в эту коробочку добавляют неоправданно много задач, потому что оно «все критично и все горит». Если это ваш случай, то вам будет непросто осознать, что когда слишком многое срочно, то уже практически ничего не важно.

2. «Возможно сейчас» – определенная категория задач, которые можно было бы сделать сейчас, если позволяют обстоятельства. Наше состояние, к которому мы хотим прийти, – это когда большую часть задач, которые мы выполнили за сегодня, мы сделали не потому, что «должны были их выполнить сегодня, иначе пиндец», а потому, что «могли их выполнить сегодня». Могли, конечно, и завтра, и послезавтра, но сделали сегодня.

3. «За горизонтом» – задачи, о которых пока можно даже не думать. Часто люди боятся коробочки «Позже», считая, что раз там нет никаких конкретных сроков, то задачи оттуда никогда не «сделаются». Но правда жизни такова, что задачи вообще не «делаются» – их делаете или не делаете вы сами. А сделаете вы конкретную задачу или нет, по большей части зависит от правильности и понятности формулировки, а также от того, насколько часто вы просматриваете списки ваших задач, но не от наличия или отсутствия даты.

3.6.1. Еженедельный обзор

Еженедельный обзор – очень ответственное мероприятие, поэтому важно проводить его во что бы то ни стало, пусть даже и поверхностно. Лучше провести быстрый двухминутный обзор списка дел (просто внимательно прочитав и обновив, где надо, формулировки задач), чем прокрастинировать основательный, детальный и глубокий анализ. Еженедельный обзор должен восприниматься как простая и понятная активность, для этого рекомендуется использовать чек-лист или список контрольных вопросов, а также таймер, чтобы ограничить продолжительность обзора по времени сверху.

Вот пример списка контрольных вопросов, который призван сделать ритуал еженедельного обзора более понятным:

1. Все ли источники входящих обработаны? (чтобы было более понятно, перечислите их явно: рабочая почта, личная почта, блокнотики и т. п.) Если вы только начинаете осваивать эту технику и далеко не все ваши источники входящих в норме пусты, то можете исключить этот пункт из обзора и разбирать свои входящие в рамках отдельной задачи[34]34
  Чтобы не прокрастинировать задачу по разбору входящих, вместо задачи вида «Разобрать все-все-все свои почты, ящики и приемники сообщений» рекомендую создать повторяющуюся задачу с формулировкой примерно следующего вида: «Посвятить 10 минут обработке старых входящих». За счет эффекта неэкономии масштаба (см. параграф 2.3.4) до задачи длительностью в 2 часа руки могут не доходить месяц, а вот полтора десятка задач по 10 минут могут быть выполнены за неделю.


[Закрыть].

2. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать? (Часто бывает, что либо мы задачу выполнили, но забыли поставить галочку, либо не выполнили, но необходимость в этой задаче уже отпала. Или задачу все еще надо сделать, но уже в основательно иной формулировке.)

3. Просмотрите свой список активных проектов. Есть ли задачи, которые стоит занести в свой список задач для дальнейшего продвижения проектов вперед?

4. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны? Может быть, вы уже какой-то из этих проектов завершили? А если есть проект, по которому давно не было задач, но вы не считаете его завершенным, что вам еще осталось по нему сделать?

5. Просмотрите задачи, завершенные на прошлой неделе. Надо ли (можно ли) еще что-то сделать?

6. Запланировали ли вы те задачи, которые вам обязательно нужно выполнить на этой неделе?

7. Просмотрите календарь на неделю/две вперед. Надо ли что-то сделать в связи с увиденным?

Вы вольны изменять этот список согласно своим потребностям, но придерживайтесь одного важного правила: еженедельный обзор должен быть легким и быстрым. Один из рецептов, позволяющих проводить обзор, не прокрастинируя его, выглядит следующим образом:

1. Пообещайте себе, что обзор не займет больше пятнадцати минут.

2. Заведите таймер на пятнадцать минут, запустите его и начните проводить обзор по вашему списку контрольных вопросов.

3. Как только сработает таймер, посмотрите, какие пункты остались невыполненными, и по тем из них, которые вам еще кажутся нужными, создайте отдельную задачу.

Дальше вы вольны делать что угодно: продолжать еженедельный обзор, выполняя отдельные задачи, либо отложить их до более удобного момента и начать выполнять другие задачи из вашего списка.

3.6.2. Ежедневный обзор

По аналогии со списком контрольных вопросов к еженедельному обзору можно составить такой же список контрольных вопросов и к ежедневному.

1. Просмотрите задачи, выполненные сегодня. Не забыли ли вы внести в список следующие шаги? (Например, вы сделали задачу «Попросить Колю прислать мне новый кейс» и теперь осознаете, что надо добавить задачу на контроль: «Напомнить Коле прислать мне новый кейс».)

2. Просмотрите запланированные на сегодня, но не выполненные задачи. Надо ли вам в связи с этим что-то сделать прямо сейчас / завтра / на неделе / потом?

3. Какие задачи вам надо будет выполнить завтра? Внесите их в список.

4. Есть ли в вашем списке на сегодня задачи, которые менялись больше суток назад? Переформулируйте их.

О последнем пункте стоит рассказать подробнее. Если вы планировали выполнить задачу за сегодня, но вам это не удалось и при этом вы все равно хотите ее оставить в коробочке «на сегодня», – переформулируйте ее. В психологии есть такое понятие, как «повторяющееся торможение» – неизменной информации уделяется все меньше и меньше внимания[35]35
  В книге Пьюселика ({94} с. 20) Хомский цитирует Шкловского.


[Закрыть]. Этот эффект также называют «баннерной слепотой», когда, устав от обилия рекламы на веб-страницах, человек уже не способен рассмотреть потенциально интересное для него объявление. Если одна и та же задача в неизменном виде продержится в вашем списке дел на сегодня несколько дней, скорее всего, ее шансы быть выполненной начнут стремительно снижаться. Переформулирование задачи помогает вам как минимум избежать баннерной слепоты (когда все просроченные «красные» задачи, возглавляющие список дел, уже игнорируются вашим сознанием), а как максимум позволит придать задаче больше осмысленности. Нередко именно недостаток осмысленности служит причиной долгого откладывания дел. Так они и числятся подолгу в списке «на сегодня» (или «с высоким приоритетом»), поскольку задачи-то очень важные.