Текст книги "Книга проектов. Действуйте!"

Микаэль Крогерус, Роман Чеппелер
Книга проектов. Действуйте!

Mikael Krogerus, Roman Tschäppeler

Machen! Eine Anleitung fürs loslegen, dranbleiben und zu ende führen

© 2021 by Kein & Aber AG Zurich – Berlin. All rights reserved.

© Перевод на рус. яз., издание, оформление. Издательство «Олимп-Бизнес», 2022

Дорогу осилит идущий

Одной из величайших тайн человеческого бытия является то волшебное, удивительное ощущение, которое мы получаем от проделанной работы.

Как здорово испытать гордость от (удачно) завершенного дела! И неважно, что это: перемытая посуда или заполненная налоговая декларация, презентация проекта или победа на дебатах, – будь вы первокурсником или членом правления консорциума. Хорошо выполненная работа вдохновляет нас на решение следующей задачи, и еще одной, и еще…

Однако дело делу рознь. Иногда мы беремся за него с энтузиазмом и работаем самозабвенно, в упоении. В психологии труда этот феномен называется «flow[1]1
  Flow (англ.) – поток. – Здесь и далее, кроме особо оговоренных случаев, примеч. пер.


[Закрыть]-эффект»: когда намерения, возможности и желание что-либо сделать проистекают из одного источника. Вопрос в том, как войти в это состояние и поддерживать его.

А иной раз мы «зависаем», сомневаемся в выбранном пути или в самом замысле. Ничего не получается, всё валится из рук, пропадают настрой и решимость. Здесь вопрос встает иначе: где найти вдохновение, мотивацию и методы, которые помогут взгляду проясниться и подтолкнут нас вновь взяться за дело?

Наша книга – подспорье в обоих случаях. Она научит усиливать восхитительные моменты творчества и смягчать суровые.

Итак, эта книга о том, как браться за дело, как приступать к нему, как преодолевать трудности и «давать себе пинка». А еще о погружении, расставании и обновлении, о последовательности и доведении дел до ума. Мы собрали в ней теории, методы и приемы, перепроверили их пригодность в условиях нынешней цифровой, фрагментированной и удаленной работы. И всё ради того, чтобы выяснить, как научиться быстро реализовывать проекты, получая от них максимум удовольствия и результата.

Но мы не будем рассказывать о безудержной логике роста, не станем говорить о productivity porn[2]2
  Productivity porn (англ.) – «порнография продуктивности» – набор очевидных и базовых техник для увеличения продуктивности, который подается различными «гуру успеха» как уникальная информация. На деле, так же как и обычная порнография создает иллюзию отношений, productivity porn создает иллюзию близкого успеха.


[Закрыть] или проповедовать архипротестантскую трудовую этику. В этой книге мы не будем учить вас тому, как ловко проворачивать дела. Нет, мы поговорим о другом: как помочь вам сконцентрироваться на чем-то существенном, значимом и ценном – для вас самих и для других. Ибо нет для человека в жизни ничего прекраснее, чем найти дело, которым он будет «гореть». Что может быть приятнее, чем вернуться домой после работы и с порога начать взахлеб рассказывать о том, что произошло за день и как вы в этом поучаствовали? Кому не ведом тот особый блеск в глазах человека, вдохновенно повествующего о своих грандиозных замыслах?

Наша книга не поможет вам отыскать затерянные сокровища. А если вы их уже нашли, то она не даст четких указаний, как извлечь эти сокровища на свет.

Описанные здесь методы рассчитаны не на все случаи жизни. Найдите то, что соответствует вашим задачам. Перепробуйте разные способы. Измените или дополните техники, приведенные в книге. Одни вам подойдут, другие – нет. Единственное, за что мы можем ручаться: без этой книги наша книга не увидела бы свет.

Бóльшая часть текстов изначально была опубликована в сокращенном варианте в Magazin des Tagesanzeigers в Цюрихе. Выражаем благодарность главному редактору издания Финну Канонику за доверие и поддержку.

Как дела делаются

Прокрастинация

Как научиться начинать с начала

Прокрастинация (от лат. cras «завтра» или crastinum «завтрашний» и приставки pro– «для, ради») – это постоянное откладывание дел «на потом». Парализующее чувство. Мы знаем, что надо начать что-то делать, но отодвигаем задачу как можно дальше. Сомневаемся, не лучше ли было сделать по-другому. Эта проблема знакома 80 % людей, а остальные 20 % – просто хронические «прокрастинаторы».

Истоки данного явления хорошо изучены. Оно не имеет никакого отношения к лености. Это, по сути, борьба той части нашего мозга, которая уверена, что «от добра добра не ищут», с той, которая знает: сейчас надо что-то сделать, чтобы потом стало лучше. Теория временнόй мотивации[3]3
  Temporal Motivation Theory (англ.).


[Закрыть] называет четыре причины подобного поведения.

1. Заниженные ожидания. Мы ошибочно считаем задачу непосильной, из-за чего даже не хотим браться за нее.

2. Склонность к промедлению. Мы не осознаём, насколько прокрастинация мешает вовремя выполнить задачу.

3. Оценка. Мы недооцениваем, сколько удовольствия нам доставит вовремя сделанная работа.

4. Саморефлексия. Мы слишком мало думаем о том, что делаем или не делаем. Если бы мы задумались, то тут же сообразили бы, что сами же морочим себе голову и себе же вредим.

Различные способы что-то делать / не делать.

Последствия прокрастинации обозначены и доказаны: неприятности на работе, низкие доходы, плохое самочувствие, стресс, частые приступы тревоги (поскольку невыполненные задачи висят как дамоклов меч). А вот решение проблемы прокрастинации пока не найдено, хотя некоторую надежду дают исследования Джейсона Весселя из Университета Гриффита в Брисбене. Его методика может помочь людям, страдающим хронической прокрастинацией. Если вы регулярно запаздываете с делами, дайте себе труд и время дважды в день ответить на следующие четыре вопроса.

1. Эмоции. Как вы будете себя чувствовать, если не выполните работу?

2. Воображение. Что сделал бы на вашем месте эффективный работник?

3. План. А что было бы, достигни вы желаемого вовремя?

4. Прогресс. Каким будет следующий шаг, который надо сделать?

Но знайте, что эта методика – не волшебная палочка и не магическое заклинание. Ничего не изменится, если вы просто ответите на вопросы. Они, скорее, станут микродозами поддерживающей терапии: человек должен выделить себе время на регулярный самоанализ. Доктор Вессель разработал приложение Contemplate[4]4
  Contemplate (англ.) – размышлять, вдумываться, планировать.


[Закрыть], которое даст вам шанс побороть прокрастинацию.

Есть еще целый ряд интересных методик, которые помогут не отвлекаться на несущественные вещи и наконец-то начать действовать. (Доктор Вессель скромно прокомментировал: «Каждый метод, который что-то привносит, что-то приносит».)

Мы сами с успехом применяли «метод помидора» (см. следующую главу и «Правило пяти секунд»).

Метод помидора

Как помидор помогает сфокусировать внимание

Одним из лучших способов ни на что не отвлекаться и сразу взяться за работу – будь то дела по дому, заполнение бесчисленных бумаг или даже составление черновых набросков – является простейший «метод помидора». Название ему дал непритязательный кухонный будильник в форме томата.

Итак:

1. Отключите Wi-Fi, переведите свой смартфон в режим полета.

2. Поставьте таймер на 25 минут и обязательно прервите работу, когда он зазвонит.

3. Сделайте паузу на несколько минут. Мы знаем, как это тяжело. Но не позволяйте себе включать Wi-Fi. Лучше встаньте, потянитесь, как кошка, проветрите помещение, спойте песенку, сделайте несколько отжиманий.

4. Заново поставьте таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на работе, пока он снова не сработает.

5. После трех-четырех раундов позвольте себе более продолжительный перерыв.

Вот и всё. Правда. Звучит неправдоподобно? Но без этой техники не появилась бы наша книга. А Франческо Чирилло, придумавший ее, никогда не закончил бы свою учебу.

И на заметку: метод помидора не гарантирует, что вы не будете заниматься всякой ерундой. Зато хоть что-то сделаете. Какая разница, готовите вы, пишете, сочиняете музыку или преподаете, – важно помнить: придется делать много, пока что-то не получится хорошо.

Формула продуктивности: 4 × 25 мин. концентрации, между ними по 5 мин. перерыва.

Компартментализация

Почему надо думать раздельно

Сложнейшая в современной трудовой деятельности задача звучит следующим образом: как уместить все важные вопросы под одной крышей, да так, чтобы она не «поехала»? И речь идет не только о мейлах, на которые нужно ответить, нехватке финансирования, краткосрочных проектах и долгосрочных обязательствах, но и о воспитании детей, болезнях стареющих родителей, мечтах о собственном доме, своем здоровье, хобби, дружбе, любви и сне. Мы должны и хотим обо всем заботиться, потому что это важно. Такова жизнь. Только вот как со всем этим справиться? Ответ известен: разложить всё по полочкам. Раздельное мышление не надо путать с маниакальным стремлением к порядку. Здесь имеется в виду психологический защитный механизм, который помогает нам справляться с различными, часто противоречащими друг другу задачами и впечатлениями. Суть компартментализации[5]5
  Compartmentalization (англ.) – разделение.


[Закрыть] состоит в том, что человек концентрируется на одной задаче, не отвлекаясь на другие. Иными словами, по мере необходимости вы выдвигаете из шкафа нужный ящичек, держа остальные закрытыми.

Еще более наглядный пример компартментализации предложил предприниматель Райан Блэр. Представьте свою жизнь в виде большого дома. Всё важное в нем размещено по отдельным комнатам. В каждом помещении стоит доска с математическим уравнением, которое необходимо решить. А рядом с ней – таймер с обратным отсчетом. В зависимости от сложности задачи на решение отводится разное время, но не более 60 минут.

Каталожный шкаф позволяет решать проблемы последовательно. Никогда не выдвигайте одновременно несколько ящиков!

Подчас удается найти только промежуточный ответ, а иногда получается справиться со всем уравнением целиком. В любом случае, как только прозвенит звонок, вам следует покинуть комнату, прикрыть за собой дверь и в следующей комнате взяться за новую задачу. И так шаг за шагом: открыть, сконцентрироваться, решить, оставить, закрыть. А ведь анфилада жизни – она длинная.

Мы прекрасно понимаем, что в доме, наполненном математическими формулами и постоянным звоном таймера, легче впасть в стресс, чем получить мотивацию. Поэтому вот вам еще несколько советов.

1. Вначале определитесь, какие темы и задачи настолько важны в вашей жизни, что вы не хотите или не можете от них отказаться. Отведите каждой из них отдельную «комнату». (Само выполнение этого упражнения – если к нему подойти серьезно – покажет, что вы слишком долго решаете проблемы, которые для вас не так уж и важны. Если вы хотите научиться грамотнее расставлять приоритеты, ознакомьтесь с правилом 5/25.)

2. Прежде чем войти в новую «комнату» – неважно, что она олицетворяет: ответственное заседание, пробежку в парке, родительское собрание, – мысленно подготовьтесь к предстоящей работе. Не совершайте фатальную ошибку: спонтанно оказавшись в определенной ситуации, не пытайтесь сориентироваться на месте. Отталкивайтесь от противоположного: заранее обдумайте свою позицию и ответьте на ряд вопросов. Например, зачем проводится это заседание? Кто принимает в нем участие? Чего ждут от меня и чего хочу я? Иногда на подготовку хватает нескольких минут, иногда на это требуются часы. Оказавшись в определенной ситуации, сосредоточьте на ней всё свое внимание (не отвлекайтесь на следующую задачу). Оно ваш самый ценный ресурс.

3. Покидая «комнату», расставайтесь и с ее задачами. Никогда не переносите проблему из пункта A в пункт Б. Для этого «прибирайте за собой комнату». Чего бы ни касалось дело, составляйте для себя короткие заметки: что было важным, что пригодится в будущем.

Компартментализация позволяет понять, что не всё в мире совершенно. Цена этому вполне достойная: вы не сможете завершить каждое свое дело на 100 процентов, зато процентов на 80 – все!

Прототипирование

Почему «пробный» лучше «готового»

«Лучший способ приобрести опыт – это испытать его»[6]6
  The best way to experience an experience, is to experience it (англ.).


[Закрыть], – сказал Билл Моггридж (1943–2012), соучредитель легендарной консалтинговой компании IDEO. Что он имел в виду? Всего лишь то, что новый опыт – будь то продукт, услуга или программное решение – очень трудно описать словами. Нужно его испытать, чтобы понять, стоит ли игра свеч. Именно поэтому Моггридж побуждал своих дизайнеров не описывать идеи, а сразу приступать к их воплощению. Физический объект – даже беглый набросок или грубый макет, собранный из коробок для пиццы, – удивительным образом помогает генерировать самые неожиданные идеи. Куда важнее тот факт, что содержание (или функция) продукта или предложения «овеществляется» для того, чтобы мы могли получить конкретное представление о нем. «Подержи, используй, обсуди»[7]7
  Hold it, use it, talk about it (англ.).


[Закрыть], – говорил Моггридж о проектах своих сотрудников.

Создание такого пробного образца называется быстрым прототипированием. Согласно IDEO, быстрый прототип должен обладать тремя характеристиками: быть грубым, быстрым и правильным[8]8
  Rough, rapid, right (англ.).


[Закрыть].

Иными словами, ему достаточно быть черновым вариантом (rough), а не законченным проектом. Предположим, вы хотите модернизировать кресло-качалку по технологии быстрого прототипирования. В этом случае вам следует сконцентрироваться исключительно на механике раскачивания; всем прочим характеристикам: удобству, красоте, спинке, подлокотникам, дубовой древесине – не нужно уделять внимание, поскольку эти детали по-разному представлены и в обычной мебели.

Пробуйте, получайте отзывы, улучшайте —это итеративный подход

В то же время прототип должен быть создан быстро (rapid), чтобы можно было сразу его скорректировать. Итеративная разработка заключается в следующем: необходимо представить идею – легко и быстро испытать ее – получить фидбэк (от коллег и клиентов) – скорректировать на следующем витке – реализовать или отказаться от нее. Таким образом можно создать несколько прототипов, сохранить гибкость в подходе к проекту и недорого развернуться на рынке. (Сравни с «Agile»)

Третья задача прототипа – правильно отвечать на поставленный вопрос (right). Каждый продукт должен решать существующую проблему и/или порождать новую потребность. В процессе работы мы должны постоянно фокусироваться на мысли: это ли ответ на первоначальный вопрос?

Относится ли всё это к вашей сфере деятельности?

Когда мы слышим о прототипировании, то в первую очередь на ум приходят модели ракет или мобильных телефонов. Однако эту идею можно использовать и при реструктуризации рабочего отдела, и при перестройке мансарды, и даже при оформлении визитной карточки. Протестировать реорганизацию можно, поручив новой команде неделю поработать совместно. Затем нужно провести индивидуальные собеседования и решить, как действовать дальше. Для реконструкции мансарды постройте макет из картона. Для визитной карточки сделайте три эскиза и на пробу разошлите их десятку людей. В случае негативных отзывов отпразднуйте неудачу – ведь на поражениях мы учимся быстрее, чем на успехах. Каждый прототип, провалившийся на ранней стадии разработки, увеличивает шанс того, что проблема не вылезет на заключительном этапе проекта.

По сути, быстрое прототипирование объединяет две идеи. Первая: совершенство – это полная чепуха. Разумеется, все мы хотели бы получать стопроцентный результат. Но тот, кто хочет быть во всем идеальным, своими же претензиями тормозит любую работу и никогда не достигает поставленной цели. Как правило, «достаточно хорошо» – оптимальный результат. Поэтому лучше сделать прототип и в дальнейшем дорабатывать его. Выбор за вами: либо сделать что-то не идеально, либо не работать на рынок.

Идея вторая: не доверяйте исключительно собственным суждениям. Возможно, продукт кажется вам просто замечательным, но всё же узнайте мнение заинтересованных людей, в первую очередь потенциальных покупателей. И не воспринимайте фидбэк как уничижительную критику, смотрите на него как на возможность чему-то поучиться. Критика, она как фитнес: раздражает, но полезна для здоровья (см. «Радикальная прозрачность»).

Импульсивность

Что надо знать о «домашнем офисе»

В Швейцарии с 2001 по 2018 год в четыре раза – более чем на миллион – увеличилось число занятого населения, предпочитающего работать из дома. Потом мир охватила пандемия коронавируса, и тенденция приняла взрывной характер. Работать из дома дешевле, удобнее, безопаснее – но лучше ли?

Еще перед пандемией выражались сомнения о том, не мешает ли удаленная работа лояльности, продуктивности и готовности к инновациям. Не только такие компании, как Apple, Facebook и Google, известные своими стартапами, но и подражающие им более мелкие фирмы поначалу делали ставку на «дистанционные команды». Однако с течением времени они начали сомневаться в эффективности этой практики и принялись заманивать сотрудников обратно в офисы – то бесплатным питанием, то услугами прачечной. Произошло это из-за того, что люди перестали встречаться у кофе-автоматов. А ведь именно непринужденный обмен информацией, как считается, порождает свежие идеи. Например, Стив Джобс распорядился установить туалеты в центральном офисе Apple посередине коридоров, чтобы сотрудники случайно пересекались и общались.

В определенных обстоятельствах (в частности, во время пандемии) альтернативы удаленной работе, к сожалению, нет. Исследование Кристофа Риддля и Аниты Уильямс Вулли показывает, что и в домашних условиях можно творчески подойти к обмену мнениями.

Обычная коммуникация —постоянный фоновый шум. Импульсивная коммуникация – это иногда интенсивный обмен информацией, иногда полное молчание.

Они различают два вида коммуникации: обычную и интенсивную.

Интенсивная: человек так вдохновлен разговором, что его голос срывается, в голову приходят три идеи одновременно, он смеется и дурачится. Подобные коммуникации исследователи также определяют как импульсивные или кипучие.

Обычная: она и есть обычная.

Исследование показало, что команды, общавшиеся в режиме импульсивности – лично или виртуально, – оказывались намного креативнее команд, культура общения в которых соответствовала норме. Это значит, что необходимо либо целенаправленно определять время, когда пора переходить на интенсивную коммуникацию, либо внутри группы или чата просигнализировать: «Я готов к мозговому штурму, а ты?» Однако для интенсивной коммуникации необходимы определенные условия.

1. Лимитирование

Невозможно постоянно находиться в возбужденном состоянии. Начало и продолжительность импульсивного общения нужно регулировать. Следует также ограничивать количество участников беседы. Их должно быть не более четырех. Важно, чтобы в промежутках между разговорами люди интенсивно работали в индивидуальном режиме.

2. Смешение

Интересно, что группы, состоящие из непохожих друг на друга людей, действуют лучше однородных. Как правило, мы предпочитаем работать с людьми, сходными с нами во всех отношениях (сравни: «Симпатизация»). Тем не менее куда продуктивнее – из-за непредсказуемости результатов – создавать команды отнюдь не из единомышленников, а скорее из антагонистов. Внутри такой команды неизменно присутствует конкуренция и обмен идеями. Советуем не включать в команду циников, пессимистов и хронических скептиков – они могут парализовать любую работу. Тестом на совместимость послужит соотношение сил: кого в вашей команде больше – скептиков или генераторов идей.

3. Никаких видео!

Мимика, жестикуляция, тембр голоса, паузы и визуальные контакты крайне важны для гармоничного общения. Однако в эпоху Zoom, как установили многие пользователи, для деловых отношений это стало проблемой. Кристоф Ридль и Анита Уильямс Вулли предлагают «забить» на видео – и все интенсивные сессии (burst sessions) перевести исключительно в режим аудио. Так каждый будет чаще получать возможность высказаться, в то время как в режиме видео в разговоре будут доминировать альфа-самцы.

4. Доверие

Участники конференции должны чувствовать себя свободно и уверенно, уважать друг друга, чтобы каждый мог доверять всем и не бояться высказывать рискованные идеи, а критику не воспринимать как личное оскорбление.

5. Тренировка

Здесь всё как в жизни: если что-то не получается – упражняйся. Чем чаще участвуешь в интенсивных онлайн-сессиях, тем большего успеха добивается твоя команда и ты сам.

Inbox-менеджмент

Как научиться разумно обращаться с новостями

Ключевой вопрос офисной жизни: как поступать с мейлами? Ответить сразу или отложить на потом? Slack, Whatsapp, Teams, Threema, SMS, различные мессенджеры да и рутинные мейлы сегодня стали неотъемлемой составляющей офисной жизни, равно как и способом отвлечься от нее. В контексте нашей книги ответим на вопрос: «Как переключиться с электронной почты на повседневные обязанности?» Обратимся к статистике. Треть нашего рабочего времени – сейчас явно больше, данные несколько устаревшие – мы занимаемся чтением и обработкой сообщений. Исследование, проведенное среди сотрудников Microsoft, показало, что неэффективных руководителей можно отличить по несвоевременным ответам на электронные письма. Трудовой психолог Адам Грант писал: «Давая оперативный ответ на сообщения, вы показываете, что добросовестны, организованны и прилежны». Конечно, порой мы пропускаем какое-то письмо или запоздало на него реагируем, но, когда человек регулярно относится к корреспонденции небрежно, создается впечатление, что он ненадежен или, хуже того, равнодушен, – замечает Грант.

О многом говорит цифра 0 в разделе входящих сообщений. Это значит, мы следим за тем, чтобы наш ящик заполнялся только новыми сообщениями. Впрочем, пустой почтовый ящик не означает, что отвечать надо на каждое входящее письмо. Если отправитель задает вопросы, на которые может найти ответ сам, мы не обязаны ему отвечать. И стоит отдавать себе отчет в том, что мир не рухнет, если вы не прореагируете на запрос немедленно (см. ниже «Правило вчерашней почты»). Хотя тот же Адам Грант пишет: «В наше время проигнорировать мейл равноценно тому, как в 1990-м не подойти к телефону или в 1950-м не отправить ответное письмо». Но как работать с входящими сообщениями, не тратя на них весь рабочий день?

Выделите для ответов определенное время. Чем небрежнее вы отпишетесь, тем больше внесете сумятицы и повторных запросов. Чем добросовестнее отнесетесь к переписке, тем реже придется писать и тем лучше сложатся ваши отношения с адресатом.

Научитесь говорить «нет». Если вопрос не относится к сфере вашей профессиональной деятельности, просто сообщите, что вы в нем не компетентны. Если у вас слишком большая нагрузка, напишите: «К сожалению, у меня нет возможности». Если вы не хотите отвечать на вопрос, так и напишите.

Разбирайте входящую почту лишь раз в день. Вот так называемое правило вчерашней почты предпринимателя Тони Шея, умершего в 2020 году: выделите примерно час времени, чтобы отвечать на вчерашние письма (поэтому Yesterbox вместо Inbox[9]9
  Слово Yesterbox образовано из двух слов: «yesterday» – вчера, «box» – почта. Inbox – входящая почта (англ.).


[Закрыть]). Вы сами удивитесь, сколько вопросов решатся сами собой за прошедшие 12–24 часа[10]10
  Исключение делайте только для ответов, не терпящих отлагательства.


[Закрыть].

Мир не рухнет, если вы один день не будете проверять почту.