Текст книги "Книга проектов. Действуйте!"

Канбан

Как научиться самоорганизации «по-японски»

Вам, наверное, знакома ситуация, когда в работе так много проектов, что вы не можете определиться, с чего начать. Но уже сейчас ясно: справиться со всеми невозможно, поскольку постоянно появляются новые задачи.

Чаще всего подобное перенапряжение загоняет в психологический ступор («Я никогда это не сделаю!»). Либо оно оборачивается изнуряющим, малоэффктивным, так называемым многозадачным акционизмом, когда человек хватается за всё и ничего не доводит до конца. Корень проблемы обнажает «эффект Зейгарник», который показывает, что планирование держит нас в большем напряжении, нежели выполненное задание. (Об этом эффекте мы подробнее поговорим в «Списке дел».)

В пятидесятые годы прошлого века педантичный японец по имени Оно Тайити разработал простой метод, позволяющий меньше планировать и больше доводить до конца, избегая таким образом узких мест в производстве.

По сути, речь идет о двух принципах.

1. Будьте честными в своих действиях по отношению к себе и другим. Вы должны всегда ясно и четко определять: что я собираюсь делать (to do)? что я сейчас делаю (doing)? что я сделал (done)?

2. Не пасуйте перед большими задачами, а разбивайте их на несколько менее объемных и приступайте к работе над подзадачами, которыми теперь легче управлять (меньше планируйте, больше делайте).

Канбан – это тапас от мира планирования: визуализируйте, структурируйте и решайте задачи маленькими частями.

Этот прием называется канбан[11]11
  Канбан в переводе с японского означает: «канн» – «видимый/визуальный», «бан» – «вывеска/доска».


[Закрыть]. На первый взгляд он кажется банальным, однако канбан совершил революцию в режиме работы Toyota и уже много лет в среде стартапов и в небольших коллективах считается методом номер один для структурирования работы. И что интересно, он применим не только в производственном процессе, но и в частной жизни или любой команде.

Начертите на листе ватмана или на доске три столбца: to do (задачи), doing (в работе) и done (выполнено). Теперь внимательно рассмотрите свой проект и разбейте его на отдельные задачи. Например, какие задачи включает в себя «проект» свадьба: определить место, дату, разослать приглашения и т. д.? Запишите каждый пункт на отдельном стикере или карточке. По каждому заданию поставьте конкретный вопрос. Сколько времени потребуется на его выполнение? Смогу ли я выполнить его в одиночку, или мне понадобится помощь? Является ли задача первоочередной или не такой уж и срочной?

Прикрепите стикеры/карточки в первый столбец (to do). Канбан-доска демонстрирует процесс работы над поставленными задачами. Как только вы берете задание в разработку, передвигаете стикер/карточку во второй столбец (doing), по завершении работы – в третий (done). Отныне ваш рабочий день протекает в русле второго – центрального – элемента канбана. Таким образом вы переходите от бесконечного планирования к делу.

Вроде бы этот метод не слишком отличается от обычного формата списка дел, однако здесь кроется одна хитрость. Столбцы должны содержать ограниченное количество незавершенной работы или, как принято говорить, WIP-лимитов[12]12
  WIP-лимит (work in progress, англ.) – лимит незавершенной работы.


[Закрыть]. Особенно в столбце doing их не должно быть больше трех-четырех. Но лучше всего сосредоточиться на одной задаче, в крайнем случае – на двух. Так мозг мобилизует свои ресурсы и не тратит силы на то, чтобы удержать в памяти другие незавершенные задачи. Несколько законченных дел рациональнее множества начатых. Почему? Потому что издатель хочет выпустить готовую книгу, типография – печатать готовые страницы, верстальщик – использовать готовые тексты и изображения, а редактор – собрать все факты перед редактированием. Уж поверьте нам!

Метод пяти «почему»

Как находить решение проблем

И рутинные трудности, и глобальные катастрофы имеют под собой как поверхностные, так и глубинные причины. Часто мы отчаиваемся из-за неудач, не понимая, какая череда проблем за ними стоит. Тут вам на помощь придет метод пяти «почему». Спрашивайте себя «почему?» шаг за шагом, пока не дойдете до корня всех проблем. Для того чтобы метод работал эффективно, важно вот что: прежде чем задать следующий вопрос, убедитесь в правильности ответа на предыдущее «почему?». Если с этим возникнут сложности, попросите кого-нибудь вам помочь.

1. Почему в последнее время мой бэкхенд постоянно уходит в аут? Потому что ты выбираешь неправильный момент для удара.

2. Почему я выбираю не тот момент? Потому что ты всегда отстаешь на шаг.

3. Почему я отстаю? Потому что тебе не хватает дыхания.

4. Почему мне не хватает дыхания? Потому что ты стал меньше тренироваться.

5. Почему я стал меньше играть в теннис? Потому что сейчас зима.

Есть время разбрасывать камни и время собирать. Для достижения истины вы должны получать правильные ответы, но и вопросы надо ставить правильно.

Гениальный метод! Он изобличает поверхностные ответы и заставляет анализировать их. Именно поэтому метод пяти «почему» применяется в коучинге для раскрытия подлинных мотивов наших поступков.

Правило пяти секунд

Как научиться брать себя в руки

Вопрос на засыпку: когда звонит будильник, вы сразу встаете или нажимаете кнопку «отложить»?

Американская телеведущая и автор нескольких книг Мел Роббинс относилась ко второй когорте. Более того, она просто выключала будильник. А между тем Мел была безработной и имела алкогольную зависимость. Ее кредо звучало непритязательно: всё так погано, что незачем и вставать с кровати. Однако же она знала, что следует сделать: встать, вылить всё вино в унитаз, сесть за поиск работы и наладить отношения с близкими. Она это знала, но ничего не делала.

Роббинс называет такой образ жизни Knowledge-Action-Gap[13]13
  Знание-действие-разрыв (англ.).


[Закрыть]. Известная проблема. О ней часто дискутируют в научных кругах – например, в связи с влиянием антропогенного фактора на изменение климата: мы понимаем, какие меры требуется предпринять для решения проблемы, но бездействуем. Объяснение банально: нам так комфортно.

Мел Роббинс тоже было комфортно. Масштаб ее личной катастрофы казался столь значительным, что проще было валяться в постели, чем смотреть в будущее. Можно сказать, что она прокрастинировала, откладывала неприятные дела на потом. Это широко распространенное и хорошо изученное явление (см. «Прокрастинация»).

В один прекрасный день Роббинс вспомнилось, как на мысе Канаверал перед запуском ракеты ведется обратный отсчет: 5-4-3-2-1… Старт! На следующее утро, когда снова не хотелось вставать с постели, она громко сосчитала вслух: 5-4-3-2-1… и поднялась. 5-4-3-2-1… и начала рассылать резюме о приеме на работу. Вычистила квартиру. Начала бегать по утрам… А потом написала книгу «Правило пяти секунд. Как успевать всё и не нервничать»[14]14
  Роббинс М. Правило 5 секунд. Как успевать всё и не нервничать. – М.: АСТ, 2018. – Примеч. ред.


[Закрыть], в которой рассказала, как обратный отсчет изменил ее жизнь.

Используйте правило пяти секунд в ситуациях, когда не хочется что-то делать, а надо.

Звучит слишком по-американски? Может быть. Но насмехаться над самопомощью так же «великодушно», как шутить над пассажирами, аплодирующими после удачного приземления самолета. На самом деле прием Роббинс опирается на известный психологический принцип – так называемую уверенность в контроле, – который служит защитным механизмом. Чем сильнее наша убежденность в том, что ситуация под контролем, тем больше мы удовлетворены. Тут надо помнить о двух вещах.

1. Прокрастинация не приносит облегчения, а, напротив, обременяет. Когда мы не доводим дело до конца, оно никуда не испаряется – мы носим его в себе, стараясь вытеснить из памяти, но оно всегда с нами и отягощает совесть. Потому что мы знаем – рано или поздно его придется закончить.

2. Освобождение от (обременяющего) задания приносит толику счастья. Кто из нас не чувствовал себя лучше, наконец-то разделавшись с мытьем кухни, сменой постельного белья, заполнением налоговой декларации?!

Не упрекайте себя в том, что неохотно беретесь за непривлекательные дела. Заставляя себя делать то, что не хочется, вы приближаетесь к идеалу, к которому стремитесь. Необходимое для этого усилие называется энергией активации. Понятие, собственно говоря, пришло к нам из химии. Оно описывает минимальное количество энергии, необходимое для химической реакции. В психологии этот термин означает энергию, необходимую для решения задачи. Правило обратного отсчета провоцирует выход такой энергии.

Подступитесь к данному правилу так: вместо того чтобы размышлять, толковое оно или нет, просто поупражняйтесь в течение трех недель каждый раз, когда предстоит что-то неприятное. Надо ложиться спать, а хочется поваляться под Netflix; надо идти на пробежку, а погода не слишком располагает; комфортнее поехать на машине, а надо бы сесть на велосипед… Отсчитайте 5-4-3-2-1… и поступите правильно.

Триаж

Зачем нужны правила принятия решений

Во время Египетского похода (1798–1801) Наполеон повел свою армию в Сирию. Череда побед закончилась на безуспешной осаде города Акры. Пятая часть французских войск погибла из-за плохого снабжения, а к концу кампании боевые потери составили треть живой силы. Наполеон потерпел свое первое поражение, а потому потребовал тщательного анализа ошибок. Его военный хирург Доминик Жан Ларрей дал трезвую оценку сложившейся ситуации: слишком много солдат гибнет от ран в полевых условиях, не получая вовремя (или вовсе) медицинскую помощь. Тогда он предложил использовать разработанную им ранее стратегию формирования летучих полевых лазаретов – летучий амбуланс[15]15
  «Ambulance volante» (франц.).


[Закрыть]. Это были передвижные мобильные лазареты на тягловой силе. С их помощью можно было прямо во время битвы оказывать первую медицинскую помощь и вывозить раненых с места сражения в полевые госпитали. При этом больных сортировали по трем простым категориям:

Выживет ли человек без оказания помощи?

Умрет ли человек, несмотря на оказанную помощь?

Выживет ли человек при оказании помощи?

Триаж, известный из экстренной медицины, был внедрен во время наполеоновских войн.

Всем, кого причисляли к третьей группе, оказывалась срочная медицинская помощь, независимо от того, служил раненый в своем отряде или во вражеском и в каком чине он был. Ларрей был гуманистом и хотел спасать жизни, а не выигрывать битвы.

Так называемый наполеоновский триаж (от франц. trier – сортировать, отбирать) впервые был применен в битве при Йене 1806 года. Смертность, ко всеобщему удивлению, значительно снизилась. Во время Ваграмской битвы 1809 года уже 90 % подопечных Ларрея успешно восстановились. Блестящие военные успехи Наполеона историки в немалой степени связывают с реорганизацией медицинской помощи в его армии.

Триаж и сегодня остается важным элементом медицины. И, как ни странно, менеджмента. Ведь триаж – это не что иное, как простые, ясные и обязательные правила. Они особенно необходимы в случаях, когда не хватает ресурсов или времени, а также если расходятся взгляды на выбор действий.

Рассмотрим применение триажа в маркетинге. Предположим, вы организуете и проводите праздничные представления. После начала предварительной продажи билетов посмотрите первые данные кассы и вместе с коллегами распишите три варианта событий:

• Билеты, по всей вероятности, будут раскуплены. Прекращаем все маркетинговые меры.

• Билеты неплохо продаются. Определяем бюджет для дальнейших мер и немедленно принимаем их.

• Билеты точно не разойдутся. Приостанавливаем все действия, списываем убыток, в случае мизерных продаж – отменяем мероприятие.

Идея заключается в том, что следует установить раз и навсегда определенные правила, на которые будет ориентироваться вся команда, вместо того чтобы рассматривать каждый случай по отдельности, тратя на это время и ресурсы. (Каждый, кто хоть раз наводил порядок на чердаке или в подвале, знает, что незачем тщательно анализировать каждую вещь. Лучше разложить всё в три коробки или кучи: «Сохранить», «До следующей уборки», «В секонд-хенд[16]16
  Термин «секонд-хенд», укоренившийся на постсоветском пространстве, отличается по значению в Европе и США. Там это любая бывшая в употреблении вещь: книга, автомобиль или даже информация, полученная не из первоисточника. В русском языке заимствование из английского утвердилось только для одежды.


[Закрыть]».)

Триаж дает нам свободу, избавляя от размышлений о каких-то базовых вещах. Сортировка помогает принять оптимальные решения, ибо в условиях цейтнота и недостатка информации принципиальные дискуссии опасны для жизни. Но внимание! Сортировка – всегда компромисс. Для получения одного приходится отказываться от другого. Вы жертвуете одним, чтобы другое выжило.

Парализующий анализ

Как не растеряться под давлением обстоятельств

Заспорили лиса и кот о том, кто из них хитрее.

– Спорим, – сказала лиса, – я знаю больше уловок, чем ты.

– Может и так, – ответил кот. – А я знаю всего одну уловку. Зато она стоит всех твоих.

В этот момент послышался приближающийся лай охотничьих собак. Кот мгновенно вскарабкался на дерево, а лиса застыла в нерешительности, и вскоре ее окружили собаки.

– Вот моя уловка, – крикнул сверху кот. – А какой из своих воспользуешься ты?

Это басня № 605 из собрания античного поэта Эзопа. О чем она? Вовсе не о том, что может показаться на первый взгляд: будто достаточно иметь всего один-единственный талант. Нет, она в большей степени иллюстрирует, как детальный анализ сложившейся ситуации и взвешивание различных вариантов выхода из нее – весьма важное и ценное умение – в условиях «жизнь или смерть» может просто парализовать.

«Кто анализирует, тот парализует себя» – так описал американский теннисист Артур Эш феномен, когда даже профессиональные игроки теряют уверенность в себе, как правило, после совершенной ошибки. Вот и Роджер Федерер, слывущий гроссмейстером с крепкими нервами, испытал на себе этот эффект в финале Уимблдона-2019. После двух неудачных матчболов он должен был сказать себе: «Нет, я не проиграю четыре очка подряд, и уж точно не Джоковичу!» Вместо этого он просто расклеился. Как лиса в басне, Роджер Федерер владел множеством мастерских приемов, которые могли бы его спасти, но потерял веру в каждый из них.

Усвойте мораль сей басни: в кризисной или проигрышной ситуации не перебирайте навязчиво все варианты решения проблемы, а, подобно коту, без сомнений доверьтесь своим способностям. Используйте для этого две подсказки.

1. Смените ритм. Не продолжайте себя мучить, лучше отвлекитесь на время. На деловых переговорах, на собеседовании, да хоть за покерным столом – вы можете взять короткую паузу, выйти, сделать несколько глубоких вдохов и вернуться с другим настроем.

2. Верьте в свои шансы на успех. Когда кажется, что всё идет против вас, скажите себе: «Ладно, я завалю презентацию/подачу/дискуссию, но ведь не четыре раза подряд!» По статистике, за неудачей следует успех. Иначе вы не были бы там, где вы есть.

Знаменитая басня о лисе и коте интерпретирует одну из серьезных проблем, возникающих в момент принятия решений: анализ парализует.

Читательский дневник

Как запомнить из прочитанного больше

Для погружения в новый проект рано или поздно приходится обращаться к соответствующей литературе, чтобы расширить свои знания по теме работы. К сожалению, бóльшая часть прочитанного забывается. Кривая «забывания», созданная немецким психологом Германом Эббингаузом (1850–1909), показывает, что на следующий день после чтения в памяти остается лишь треть полученной информации. А в долгосрочной перспективе забывается практически всё.

Приведем наглядный пример. Когда мы читаем книгу Адама Замойского «1812. Фатальный марш на Москву», эпическое описание нашествия Наполеона на Россию стоит перед нашими глазами, как наяву, и кажется, что мы глубоко впитали знания о наполеоновской эпохе. А через пару дней нам не удается вспомнить, умер Наполеон на острове Святой Елены или на Эльбе.

Естественно, возникает вопрос: как запоминать прочитанное надолго? Для этого существует много методик; мы предлагаем сделать следующее.

1. Подчеркивайте в тексте главные мысли.

2. После прочтения каждой главы пройдитесь еще раз по выделенным местам. Если они по-прежнему кажутся важными, сформулируйте суть прочитанного отрывка в ключевых словах (можно со своими комментариями), запишите их на стикере и приклейте его на верх страницы. Когда вы прочитаете и закроете книгу, все закладки будут видны. Позже, чтобы освежить память, обращайтесь к своим пометкам.

3. В конце книги или на отдельном листе сделайте краткое описание: о чем книга? какую информацию я из нее извлек?

4. Делайте заметки не только на стикерах, но и в электронном формате, чтобы в будущем можно было найти нужную информацию по ключевым словам.

Помимо этого, заведите себе читательский дневник и записывайте в него, какие книги вы прочитали и когда, – это может быть тетрадь в красивом переплете или веб-страница. Литературный критик Памела Пауль даже опубликовала свои записи в виде книги «Моя жизнь с читательским дневником»[17]17
  Pamela Paul. My Life with BoB; BoB – Book of Books (англ.).


[Закрыть], – интимный и трогательный взгляд на жизнь женщины, любящей литературу, – которая вдохновляет последовать ее примеру.

Читательский дневник – не только метод, помогающий лучше запоминать информацию, но и прекрасная возможность зафиксировать воспоминания о том времени, когда вы читали книгу. Каким вы были. И с кем.

Мы покупаем книг больше, чем читаем, и читаем больше, чем запоминаем. Ведите читательский дневник!

Что сделать, прежде чем начать что-то делать

Создание проекта

Как начинать работать и как доводить дело до конца

«Жизнь – это стройплощадка»[18]18
  Das Leben ist eine Baustelle (нем.). В российском прокате – фильм «Бери от жизни всё».


[Закрыть] – фильм 1990-х годов о том, что ничто в жизни никогда не идет по плану, но она всё равно прекрасна. То же можно сказать и о проектах. Они редко воплощаются в жизнь так, как предполагалось, но без них не обойтись. В какой бы сфере вы ни работали, рано или поздно проект должен быть «поставлен на рельсы». Что это значит? Проекты бывают разными, но структура у всех остается неизменной: ресурсы (деньги, знания/компетенции, люди) – сроки – качество. В нашей книге представлены различные методы гармоничной работы над каждым этапом проекта. И все эти приемы базируются на семи ступенях плана управления проектом.

1. Чем мне заняться?

Возможно, вы работаете над проектом по поручению или занимаетесь собственным бизнесом, – это неважно. Значения не имеет и сфера вашей деятельности. В любом случае вам необходима идея. Источником для нее может быть всё что угодно: общение с друзьями, вдумчивое чтение, дальние прогулки, зажигательные семинары, бесконечная скука, наброски старых замыслов, дремота. Идеи приходят внезапно, когда ты их меньше всего ждешь. Если на вас снизошло озарение, не беритесь тут же воплощать идею в жизнь, сперва тщательно всё обмозгуйте. Методы, которые вам помогут на данном этапе: «Мозговой штурм»; «Импульсивность»; «Структурированная оценка идеи».

Всё длится дольше, чем планировалось. Кое-что оказывается сложнее, чем предполагалось. Многое на деле не так страшно, как представлялось.

2. Что именно я планирую сделать и почему?

Важно уметь различать идею и цель. «Хорошо бы заняться выращиванием перца» – идея. «Хочу, чтобы в следующем году мой перец подавался к сыру в ресторане N» – цель. Цель – это не «хотелка», а идея с определенной датой воплощения замысла в жизнь (см. «Метод пяти „почему“»; «Закон обратного усилия»; «Прототипирование»).

3. Как я намерен достичь цели?

Для достижения поставленной цели вы должны четко оценить свои ресурсы. Какие у вас сроки? Какие затраты? Каких специалистов необходимо привлечь (а каких не стоит)? Компетентны ли специалисты в данной области? Как только вы найдете разумный ответ на эти вопросы, распределите свои ресурсы и решите, какие меры будете принимать и в каком порядке: часто оба этих фактора не соотносятся друг с другом. Поэтому иногда приходится вначале рассчитать ресурсы, а уже потом уточнять идеи и цели. Ибо запланировать проект на миллионы, которых нет под рукой, – дело, мягко говоря, провальное. Не стоит забывать и об уровне вашей осведомленности в обозначенном вопросе. Если вновь обратиться к примеру с перцем, то следует знать, что он не растет в Центральной Европе (перец культивируют в тропиках), и ваша инвестиция окажется провальной.

Грамотное распределение ресурсов похоже скорее на брак, чем на свадьбу. Здесь вам пригодятся «Бюджетирование»; «Круг компетенций»; «Теория маленьких подарков».

4. Как приступить к делу?

Предположим, вы собираетесь работать в одиночку или в команде. Методики, которые вам помогут, ищите здесь: «Погружение в работу»; «Компартментализация».

5. Дайте себе пинка!

Будем честны: в каждом проекте наступает момент, когда дело дальше не идет, – то ли проходит задор, то ли теряется вера в успех. С этой ситуацией помогут справиться следующие инструменты: «Правило пяти секунд»; «Метод помидора»; «3D-модель».

6. Ускоряйтесь на короткой дистанции!

Не верьте консультантам (и нам тоже), убеждающим вас в том, что существуют методы, которые не дадут вашему проекту провалиться у финишной черты. Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Иными словами: чем больше времени у вас в запасе, тем дольше вы будете делать проект. Однако нельзя делать финальный рывок без пяти двенадцать, нужно ускориться уже без пяти одиннадцать. Два метода, которые помогут вам справиться со спешкой: «Канбан» и «Круг влияния».

7. Оглянитесь назад и снова посмотрите вперед!

Неважно, достигли вы своей цели или нет. Любой результат, даже плохой, – это повод поднять бокалы. И когда волны улягутся, спросите себя, каким был пройденный путь, хотели бы вы преодолеть его снова и что будет дальше. Здесь вам поможет «Аттестация проекта».