Текст книги "Доверяй себе, направляй других. Навигатор эффективного руководителя"

Почему люди занимаются нелюбимым делом

У каждого человека своя причина. Но чаще всего одна из двух:

Причина 1. Родители навязали и/или запретили.

Культура «видеть» своего ребенка, открывать его как подарок, разглядывать в нем божий замысел только начинает появляться в нашей стране. И это не может не радовать. Раньше же как было: мы все в семье строители, и ты должен им стать. А ребенок хотел быть волшебником. Фокусником то есть. Конфликт поколений, одним словом. Ну и вот это все: «И не надо со мной спорить – я лучше знаю!»

Ребенок, приходя в этот мир, не может не любить своих родителей. Ведь от них зависит его жизнь. Человек довольно долго не может сам себя обеспечить пищей и кровом. Родители выполняют эти обязанности за него. Природа отключила функцию критики у детей до подросткового возраста. Любой ребенок, безусловно, любит своих родителей.

Поскольку опыта у малыша еще нет, он повторяет за мамой и папой. Они для него боги, которые не могут ошибаться. И вот, когда они говорят: «Я лучше знаю», – ребенок им верит, отказывается от себя и своего выбора, начиная делать так, как сказали родители. Более того, это качество на первых порах человек использует и на работе, когда мало опыта или его совсем нет. Только вот роль родителя в данном случае автоматом присваивается начальнику.

Психологи говорят, что невозможно стать сразу идеальным родителем. Ступая на путь материнства или отцовства, мы все хотим быть лучшими родителями на свете. Вместе с тем никто не застрахован от ошибок.

Но, слава богу, мир меняется. И розги уже давно не используются в воспитании детей. Но поскольку эта книга об умении руководить – замечу на полях: почему-то розги все еще остаются в управлении персоналом. Но об этом позже.

Причина 2. Так сложилось.

Например, во время учебы начал подрабатывать там, куда взяли. Ну а после учебы опыт был только там. А с культурой стажировок у нас пока зачаточная стадия, особенно в малом бизнесе. Если рассматривать мое поколение, которые родились в 60–70-е годы, то период выхода на работу совпал с самым тяжелым – послеперестроечным: хочешь жить – умей вертеться. Помните, кем я стала, окончив авиационный институт по специальности «инженер»? Правильно – бухгалтером! И ничего – вполне себе получилось. Откройте HeadHunter и посмотрите на опубликованные сегодня вакансии: везде требуется профильное образование и опыт работы минимум от года. Как будто только это и влияет на результат. На мой субъективный взгляд, перекос на лицо.

Я вспоминаю свою студенческую жизнь. Ну, вот мало что отложилось в голове. Гуляй гормон – это да. За три дня до экзамена все упихиваешь в голову, затем сдал и забыл. Опыта ноль. Что пригодится, что нет? Как вообще использовать полученную информацию не понятно от слова «совсем». Внимание, вопрос: «Зачем всем этим работодателям профильный вуз?» Особенно на вакансиях младшего персонала.

Опыт работы тоже не всегда является важным, иногда именно его отсутствие может оказаться выгодным компании. В качестве примера расскажу историю из своей жизни. Начинала я работать, как водится, по совместительству: полукурьер, полуофис-менеджер, начинающий бухгалтер. И тут мне перепала интересная задачка. В те годы сильно менялось законодательство России, одним из нововведений был Налоговый кодекс. Когда вышла новая глава, касающаяся НДФЛ, мне дали ее почитать и разобраться что к чему. Параллельно читал довольно опытный аудитор. По итогу мы не сошлись во мнении. Спрашивается, кто я была такая? И какой у меня был опыт? Ноль. Но именно я оказалась права. Вы скажете, ну это ты такая неординарная личность. Нет. Дело в том, что у меня был незамыленный взгляд. Да и задачка на фоне полукурьерской работы была привлекательная и ответственная. Так что все-таки важнее?

В итоге человек может и хочет поменять профессию, однако смена работы связана с очень сильным стрессом и множеством страхов на самые разные темы.

Например, сменить кардинально профессию мешает такой любопытный страх: «А что делать с предыдущей специальностью?» Человек думает: «Я неправильно выбрал профессию. Я зря потратил время». А вместе с тем старые навыки могут пригодиться на новой работе. 100 % проверено на собственном опыте.

Большим страхом является отсутствие необходимого образования. А это же учиться надо. Много. Нудно. Ничего, что 30 % людей по данным Росстата на 2022 год работают не по специальности?

Если у вас есть диплом, получить новую профессию можно за период от 3 до 12 месяцев в рамках переквалификации. И это тоже 100 % проверено на собственном опыте.

Многим кажется, что смена профессии – это начинать все с нуля. Особенно людям, которым перевалило за 40 лет. Они помнят, как было тяжело в самом начале. Приходилось учиться абсолютно всему. Ну и апокалиптические мысли не заставляют себя ждать. А на деле?

Опыт общения с коллегами есть? Опыт выполнения поставленных задач? Опыт руководства и делегирования? Умение организовывать свое рабочее время? Программы офисные уже освоены? И так далее и тому подобное…

Куда ж он подевается-то? Весь этот опыт? Или вместе с новым образованием амнезия наступит? Связи опять же. Их можно и в новой профессии использовать.

Отдельно хочется отметить мысли: «А что скажут коллеги, родные, друзья?» Стоит помнить, что это все-таки ваша жизнь. Да и всегда есть возможность вернуться.

Где лучше работать?

Начинающий сотрудник часто сталкивается с проблемой при трудоустройстве. Опыта нет, количество предложений о трудоустройстве ограничено. Как быть?

Рассмотрите стажировки в крупных компаниях. Они, конечно, могут быть не оплачиваемые, но зато вы получите опыт, такой необходимый вам в текущей ситуации. Кроме того, всегда существует возможность, что вы понравитесь и вам предложат работу. Свой рабочий путь лучше всего начинать в крупной компании. Как правило, именно там более отлаженные процессы. Есть возможность изучить, как устроен бизнес. Прислушаться к себе и понять, в каком направлении хотите развиваться по карьерной лестнице.

Переход внутри компании в нужное направление происходит гораздо проще, чем устройство на новое место. После получения необходимых навыков и опыта можно рассматривать и другие компании.

Если же вы хотите перейти с повышением, а нужного руководящего опыта у вас нет, тогда лучше рассмотреть вакансии небольших компаний. Конкурс на них меньше, а перспектив больше. Поработав в маленькой компании, вы получите необходимую запись в трудовой книжке и у вас появится возможность снова вернуться к более крупным и устойчивым работодателям.

Сейчас очень сильно развивается такое направление как профориентация. Появилось много современных способов оценки личных качеств. Например, знаете ли вы, что существует такое понятие, как внутриличностные таланты? Их довольно много. И отсутствие сосредоточенности – это талант, и умение разрушать – талант, медлительность – тоже талант, да и консерватизм может пригодиться во многих профессиях.

А недавно я узнала, что оказывается, в течение жизни каждый человек проходит несколько кризисов в профессиональной сфере. Мало того, конструктивное и деструктивное поведение отличаются, в зависимости от типа кризиса. В одном случае хорошим способом пройти кризис будет смена работы, в другом наоборот.

Всего их восемь.

1. Кризис профессионального становления (школа – старшие классы, выбор дальнейшей профессии).

Ощущения: Вроде, надо выбирать. А совсем не понятно, что и как именно выбрать.

2. Кризис стадии профессиональной подготовки (последний год обучения в вузе или СУЗе, в профессиональном учебном заведении).

Ощущения: Кажется, что выбрал неправильно. Обучение не нравится. Одна теория. Нет практики.

3. Кризис стадии профессиональной адаптации (первые годы работы).

Ощущения: Все не нравится. Организация труда. Должностные обязанности. Зарплата и т. п.

4. Кризис профессионального становления (после 3–5 лет работы).

Ощущения: Нет перспектив профессионального роста. Мысли об увольнении. Мысли о смене профессии.

5. Стадия вторичной профессионализации (между 30–40 годами).

Ощущения: Противоречие между желаемой карьерой и ее реальными перспективами.

6. Стадия мастерства (творческий уровень в профессиональном направлении. Не только делаю как другие говорят, но и усовершенствую, придумываю).

Ощущения: Потребность в самореализации.

7. Кризис предпенсионного возраста (сужение социально-профессионального поля и контактов. Снижение финансовых возможностей).

Ощущения: Потребность в общении, признании.

8. Кризис социально-психологического старения (ослабление интеллектуальных процессов. Повышение или снижение эмоциональных переживаний).

Ощущения: Жизнь прожита неправильно. Беспокойство и тревога.

Общение с руководителем

Можно я подумаю?

Все мы работаем в условиях рыночной экономики, когда все необходимо делать быстро и еще быстрее. Иногда руководитель просит вас выступить экспертом в том или ином вопросе. В этом случае он задает вопрос: «А что, если нам решить такую-то проблему так-то и так-то?» Таким образом, с одной стороны, он советуется с вами, а с другой – делит с вами и ответственность за предложенное решение.

Не торопитесь говорить «да» или «нет». Как правило, на кону стоят приличные для собственника деньги. Вы всегда можете отложить ответ на какое-то время: на час, на день, на неделю. На время, за которое вы сможете изучить задачу или предложенный вариант решения подробнее. Посмотреть законодательство по данному вопросу, собрать совещание для мозгового штурма, ну и вообще, как следует осмыслить то, что предложил вам шеф.

Если шеф с вами советуется, спросите его: «Сколько у меня есть времени на ответ?» Ваш руководитель обязательно оценит, что вы отнеслись к вопросу не формально, готовы потратить на решение свое рабочее время и вообще считаете его идею достойной проработки.

Правильно ли я понял?

В психологии имеется такое инфантильное заблуждение: «Если понятно мне, то понятно всем остальным». И грешат этим заблуждением 100 % людей, я в том числе. Сколько раз было, вроде говорю или пишу что-то и мне-то все понятно… а вот сотруднику, подруге, мужу, наконец, понятно совсем другое☺. И потом мы все вместе разгребаем последствия.

А потому стараюсь сама и очень советую вам уточнять у такого важного человека в вашей жизни, как ваш начальник, правильно ли вы поняли его. Так уж мы устроены, что, передавая что-то словами, часть информации оставляем, к сожалению, только в мыслях.

Конечно, когда вы проработаете с одним и тем же человеком год и более, вы уже примерно поймете, как он думает и что имеет в виду, говоря ту или иную фразу, притретесь и уточнять, правильно ли его поняли, будете реже. Но на начальном этапе это обязательно!

Как заставить руководителя помнить о своих распоряжениях?

Любой подчиненный сталкивается хотя бы раз в жизни с ситуацией, когда его руководитель не помнит, что и в какой срок он поручал. Если ваш руководитель грешит этим довольно часто, возьмите за правило на служебных записках получать его подпись. Отдельные вопросы старайтесь согласовывать письмами по электронной почте или в WhatsApp/Telegram. А куда деваться?

При разборе полетов придется корректно сообщить о том, что вы сделали все так, как было согласовано. Корректно – это один на один и в формате обсуждения. Желательно сделать разбор не позднее трех рабочих дней после события. Дескать вот, Иван Иванович, я очень переживал, что ошибся и стал разбираться, как же так получилось. Поднял служебную переписку (вот, кстати, она), здесь написано то-то и то-то. Давайте вместе решим, как сделать так, чтобы ситуация не повторилась вновь.

Будьте настойчивы. Обязательно разберите ситуацию. Если вы не можете настоять на встрече, то, возможно, стоит пройти обучающий курс по самооценке и отстаиванию своей точки зрения или любой другой на эту тему.

Работа в условиях многозадачности или как избежать провала.

Иногда руководитель дает в одни руки поручений больше, чем эти руки могут выполнить. И сотрудник думает: «И вроде отказаться неудобно, босс же все-таки, а вдруг подумает, что я плохой работник и уволит…»

И сидят ночами на работе эти постеснявшиеся сказать хоть слово в свою защиту, отказываясь от такого необходимого им отдыха, от семьи, детей… копят обиды и недовольство… болеют… ну и иногда умирают от инфарктов (шутка☺). А чаще всего уходят в другие компании. В некоторых случаях их увольняют, так как они совершили непоправимые ошибки, которых не было бы, если бы их мозг и тело отдыхали от работы.

Если такое происходит часто, постарайтесь напомнить боссу, какие еще вопросы у вас на повестке дня. Вы удивитесь, но иногда часть этих вопросов уже не надо решать, а ваш босс элементарно забыл вам об этом сказать (ну он же живой человек, закрутился). Это во-первых. Во-вторых, если все-таки задача, которую вам поручают выполнить в настоящий момент, очень важная, у вас появится возможность перенести сроки менее важных задач. В-третьих, босс может решить поручить ее другому сотруднику или наконец выполнить сам. И в-четвертых, эта задача может оказаться вовсе не важной, и босс передумает ее поручать. Я и сама так делаю. И знаете что? Когда я работала в найме, мой босс всегда ставил меня в пример.

Не забывайте о себе. Постарайтесь организовать свою работу и работу своего подразделения таким образом, чтобы ни вы, ни ваши люди не задерживались часто на работе. Идеально, если все будут уходить вовремя без ущерба работе. Ну, форс-мажоры никто не отменял, но это раз в месяц, не больше. И в отпуск ходите обязательно. Вы отдохнете, переключитесь и будете гораздо лучше работать со свежей головой.

Помните, что излишнее усердие тоже плохо. Ваш начальник может воспринять это как неспособность выполнить порученную работу в отведенный срок. Короче, четко знайте и соблюдайте все границы своих профессиональных обязанностей и границы своей персональной ответственности. Ну, а если вашему боссу это не по душе, то это его проблемы☺.

Хочу обратить ваше внимание еще на один аспект.

Ни один человек в мире не хочет быть плохим. Возможно, ваш босс имеет один из деструкторов.

Так уж сложилось, что по каким-то неведомым вам причинам он стал таким, какой есть. Но он же живой человек. Понятие и классификация деструкторов будут описаны в последней главе.

Техническое задание

В начальной школе мы все учимся решать задачи по математике. Структура их решения подходит к рабочим вопросам как нельзя лучше. Мы же начинаем решение с «Дано», правда? Значит, навык у нас есть. Позабыт, позаброшен, но все же вполне себе подойдет.

Внутренний клиент и внутренний поставщик

Часто ли бывает, что одно и то же подразделение запрашивает у вас разную информацию по одному и тому же вопросу, причем делает это в несколько этапов? И вы вынуждены каждый раз вникать в один и тот же вопрос, тратить время, давать информацию. А через два дня опять то же самое… А часто ли бывает, что вы сами запросили информацию, а вам предоставили ее с опозданием и неполную?

Или вот еще пример: у вашего сотрудника Васи все время разрывается телефон, и он целый день отвечает на разные вопросы технического характера. Если у вас так не бывает, искренне вас поздравляю, но чаще всего в компаниях бывает именно так… В чем причина? Давайте разбираться.

Рассмотрим пример:

На дворе 20 октября, отделу анализа и инвестиций требуется информация о фактических денежных вложениях в проект для подготовки отчета к 27 октября. «Посмертная статистика» собирается где? Правильно, в бухгалтерии. Ну и пишет этот самый сотрудник письмо главному бухгалтеру: «Прошу предоставить информацию о фактических денежных вложениях в проект, сроком до 25 октября». Этому сотруднику кажется, что он дал бухгалтерии много времени на подготовку, а ему самому двух дней на подготовку отчета хватит. А в это время в бухгалтерии отчетный период – это такой период, когда сотрудники бухгалтерии рассчитывают основные налоги. Главный бухгалтер думает, ладно, сейчас разгребу свою работу и дам ему цифру за весь период попозже, когда рассчитаю налоги и сдам отчет в налоговую. И дает ровно в срок 25/10 просто сумму в 5 млн рублей, например. Сотрудник отдела анализа и инвестиций пишет в ответ: «А мне надо помесячно и по видам затрат, а виды затрат у меня такие-то и такие-то! И СРОЧНО, а то я свои расчеты сделать не успею!!!» Опаньки…

Итак, рассмотрим эту ситуацию с позиции клиент – поставщик. Клиент – сотрудник отдела анализа и инвестиций, а поставщик – главный бухгалтер. Вроде как главбух виноват? На самом деле все сложнее…

Тот же самый сотрудник отдела анализа и инвестиций, покупая холодильник в магазине, назовет кучу требований к нему: размер, цвет, энергозатратность, емкость, наличие каких-нибудь прибамбасов. Почему же он в своем запросе не написал все требования к поставляемой информации?

Более того, главный бухгалтер, получив полный список этих требований, сразу бы сказал, что к 25 октября это сделать невозможно, даже если сидеть ночами.

Или вот вспомним про Васю, которому все звонят… Вася должен был бы проанализировать, запросы какой информации к нему поступают чаще всего, например, ему звонят и чаще всего спрашивают реквизиты компании (всякие там расчетные счета, ИНН и прочее). Вася работает юристом. Самым простым решением проблемы частых звонков будет составление карточки организации со всеми реквизитами и размещение ее на общем информационном ресурсе. Но они же могут меняться, эти самые реквизиты, скажете вы… И будете правы. А значит, Вася должен следить за их актуальностью.

А применимо ли все то, что мы с вами сейчас рассмотрели к отношениям руководитель – подчиненный? Разве руководитель, ставя задачу, не является внутренним клиентом, а сотрудник не является в этом случае внутренним поставщиком? Правильный ответ: конечно, да!

Вывод:

Помните, что вы практически всегда выступаете в одной из двух ролей: клиент или поставщик. Прежде чем отправить запрос или поставить задачу, сами разберитесь и напишите для себя список, что вам нужно, в какой срок, в каком виде, с какими параметрами. Если поставщик не может предоставить вам информацию так, как вы хотите, – договаривайтесь о компромиссах с ОБЕИХ сторон. Получив запрос, уточните параметры, если чего-то не хватает для понимания картины. Если есть регулярные запросы, имеет смысл договориться о форме и сроках предоставления информации.

Проверьте себя:

Не являетесь ли вы тем самым Васей? Включаете ли вы в запросы всю необходимую вам информацию? Какие запросы носят регулярный характер? Какая информация в них должна быть, в какой форме и в какой срок? И действуйте.

Только ли финансовый директор (бухгалтер) должен считать деньги? И только ли юрист должен работать с договорами? Часто можно услышать от многих сотрудников: «Здесь же деньги ходят – это финансовый вопрос», или «Ой, это договор, – это только юристу под силу». Правильно ли это?

Юридическая и бухгалтерская службы, как правило, работают со всеми подразделениями в организации и чаще других сталкиваются с контролирующими государственными органами. На собственном опыте убедилась, что можно и нужно, чтобы работа с каждой оплатой или с каждым договором была поделена на зоны ответственности.

Рассмотрим пример:

Фирма планирует переезд в новый офис. Для размещения сотрудников требуются новые столы. Некий сотрудник административно-хозяйственного отдела (далее АХО) должен эти самые столы заказать, обеспечить их поставку и сборку в конкретно отведенных местах.

Прислали ему договор, а читать его нет желания… А в этом самом договоре содержатся важные для исполнения данные: количество столов, их размеры, сроки поставки и порядок оплаты. Фирма поставщик не захотела рисковать и написала, например, срок поставки отличный от согласованного устно (подстраховалась дополнительно на неделю). Или сотрудник этой компании ошибся в расчетах и указал не 9 столов, как требовалось, а 8, например. Или того лучше: по телефону два сотрудника (вашей компании и компании-поставщика столов) друг друга не поняли в отношении цвета. И цвет указан в договоре неверный. А порядок оплаты вообще забыли обсудить.

Вопрос: откуда юрист компании должен узнать, те ли столы, те ли сроки, тот ли порядок оплаты? Его задача внутри компании – обеспечить заключение договора. Чтобы, ежели чего, он мог защитить интересы компании в суде. Есть специальные юридические обязательные правила, прописанные в Гражданском кодексе РФ и других законодательных актах, согласно которым договоры считаются заключенными. Например, обязательно должны быть указаны в договоре срок действия, предмет, цена, а в некоторых случаях необходима и регистрация данного договора в госорганах. Зная свои обязанности, он, в смысле юрист, это и проверил, а какие там столы, не его дело.

Вывод:

Читать договор сотруднику АХО надо, хоть и нет желания, чтобы в дальнейшем не получилась ситуация, когда приехали 8 столов не того цвета и позже на неделю. Вроде ерунда, но если посмотреть шире? Например, от этого зависит переезд компании в новый офис. Задержка на неделю приведет к финансовым потерям компании от штрафов арендодателю, или один сотрудник будет ждать свой стол и не работать, а зарплату работодатель должен заплатить. Итак, общайтесь и договаривайтесь, кто и за что КОНКРЕТНО отвечает. И читайте договоры☺. Читать-то вас, будем надеяться, научили, еще в первом классе.

Рассмотрим другой пример, про деньги. Есть менеджер по продажам, выполнение плана которого зависит от поступления денег за вырученный товар, проданный в рассрочку. Если он не будет знать срок поступления денег и не будет дергать бухгалтера вопросом, поступила ли оплата, то не получит заслуженный бонус, а компания будет испытывать недостаток в деньгах на повседневную деятельность. Многие руководители продаж скажут: «А чего это мой сотрудник должен дергать бухгалтера? Это же финансовый вопрос! И вообще, пусть бухгалтерия звонит клиенту и требует оплату».

В том-то и дело, что работа бухгалтера представляет собой «посмертную статистику».

Все, что наработала компания, бухгалтер разложил по своим полочкам (счетам), рассчитал налоги и предоставил данные в налоговый орган, и это его беспокоит больше всего… Он и не всегда знает, кому надо сообщить о поступлении денег. Да и в платежке может быть не указан отправитель.

Кроме того, представьте себя на месте клиента, он общался при заключении договора с конкретным менеджером, и тут ему звонит бухгалтер. Ну, во-первых, на определителе мобильного, скорее всего, отразится неизвестный номер. Учитывая количество спама в нынешних реалиях, вероятность ответа не высока. Во-вторых, бухгалтер, скорее всего, будет раздражен, что занимается не своим делом и передаст это настроение клиенту. Повторное обращение за покупкой может оказаться под вопросом.

Вывод:

Общайтесь и договаривайтесь, как организовать предоставление необходимой информации об оплатах своевременно. Уверена, вы найдете способ, который устроит оба подразделения.

Совет:

Напишите, какие договоры заключает компания силами вашего подразделения. Какая информация, которая в них содержится, важна для своевременного и правильного исполнения этого договора и входит в вашу зону ответственности. Подумайте, как организовать предоставление необходимой информации об оплатах, поступлении документов об исполнении обязательств (акты оказанных услуг, выполненных работ, товарные накладные и т. д.).

Если вы руководитель – ваша задача донести правильность такого подхода для всех своих сотрудников. Личным примером.