Текст книги "Книжная история семьи Морозовых. Часть I"

Приложение2.Критерии для экспертной оценки СПС

По мере развития и совершенствования СПС, все более возрастали требования пользователей к возможностям таких систем (по объему и составу обрабатываемых документов, по удобству работы и предлагаемому сервису, по оперативности и качеству обработки информационных материалов и т.д.). В свою очередь, разработчики СПС, идя на встречу этим требованиям, старались изменить и дополнить те или другие характеристики и параметры этих систем.

Необходимо отметить, что любая разрабатываемая или модернизируемая система, находясь в реальных рабочих условиях фирмы или офиса, должна удовлетворять не только требованиям потенциальных пользователей, но и требованиям окружающей среды (например, требованиям соответствия системы уровню развития информационных технологий, складывающейся в стране и регионе экономической, правовой и кадровой обстановки) и других факторов.

Для правильного выбора СПС необходимо выявить перечень их параметров и характеристик, наиболее существенных для оценки и сравнения таких систем. Причем, по мере развития СПС, меняются и подходы к их оценке: так, например, многие показатели СПС приобрели «качественный» характер взамен «количественного».

Давайте рассмотрим каждую из этих характеристик и параметров несколько подробней.

Полнота информации в системе (СПС)

Под ней понимается наличие в системе практически всех документов, необходимых в повседневной деятельности данному пользователю. Таким образом, полнота – понятие субъективное и относительное, и ставить вопрос «Все ли документы есть в системе?» некорректно. Очевидно, что полноту информации, находящейся в системе, следует оценивать не с точки зрения абсолютного числа находящихся в ней документов, а с точки зрения пользователя: «Может ли данная система предоставить мне необходимый документ?».

Для более объективной оценки полноты информации, находящейся в системе, можно использовать отношение количества включенных в систему нормативных актов к числу реально существующих. Проблема состоит в том, как практически определить реальное количество правовых актов, принимаемых сегодня в различных органах власти?

Когда речь идет о количестве документов, то следует учитывать и разночтения относительно того, что считать «документом». Например, приложения к нормативному акту или разные редакции закона могут считаться отдельными документами. Часто под документами понимают газетные статьи, комментарии, консультации специалистов, документы местных органов власти. Таким образом, конкретное число документов в системе может выступать в качестве параметра СПС, но при этом важно, чтобы подавляющее большинство пользователей получало те документы, которые им необходимы.

Достоверность документов

Достоверность документов – это соответствие текста документа, включенного в систему, оригинальному тексту документа. Критерием достоверности и аутентичности (смотрите Приложение1) является степень надежности источника получения оригинала документа (источником может быть ведомство, принявшее документ) и степень соответствия информации в системе оригиналу документа. Необходимо отметить, что для правовой информации оригиналом служит официальный экземпляр правового акта или его официальная либо неофициальная публикация в печатных изданиях. Оценка такого важного свойства системы, как достоверность и аутентичность документов является достаточно сложной задачей.

Уровень юридической обработка документов

Под юридической обработкой документов понимается совокупность юридических, информационных и технологических процедур по:

– Определению места документа в системе Российского законодательства (классификация, юридическая сила /Приложение 1/, действие во времени и пространстве и т.д.).

– Выявлению взаимосвязей между документами и фиксация этих связей при помощи специальных средств (гиперссылки, создание редакций документов и т.п.).

Уровень информационных технологий, реализованный в системе

Под этим уровнем понимается соответствие программной оболочки СПС современному уровню разработки программных продуктов и требованиям операционных систем. Так например, практически все современные СПС совместимы и позволяют вести совместную работу с такими приложениями MS OFFICE как MS WORD.

Уровень сервиса при работе с системой

Уровень сервиса, который может получить пользователь при работе с системой, складывается из:

Удобства в работе c программной оболочкой системы.

Так, особенно в последние годы, интерфейс прикладных программ (и правовых, в частности) стал все более и более подчиняться стандартам (например, стандартам интерфейса фирмы Microsoft). Это обстоятельство выгодно и разработчику и пользователю. Для пользователя удобно привыкнуть один раз к стандартным интерфейсным решениям для того, чтобы избежать проблем, связанных с привыканием к нестандартному интерфейсу.

Удобство в работе создает и наличие качественного руководства пользователя, а также аппарата помощи и подсказок. О реализации систем помощи и справок в современных СПС разговор еще впереди.

Возможность работы с СПС в сети давно уже стала ее необходимым атрибутом. Об удобствах для пользователя, которые он может получить, работая с сетевой версией СПС, мы еще будем говорить дальше.

Сервисного обслуживания, поддержки и сопровождения, предоставляемого фирмой-разработчиком системы пользователю.

В сервисное обслуживание, поддержку и сопровождение СПС, поставленную пользователю может входить:

– периодическое обновление и корректировка информационных баз системы пользователя;

– организация «горячей линии» (для ответов на вопросы пользователя);

– обучение пользователя приемам работы с системой и др.

– информационное обеспечение (буклеты, пособия, материалы конкурсов и т.п.)

Стоимость

Стоимость системы и услуг по ее сопровождению.

Могут быть и другие параметры и характеристики, например, такие как: стабильность фирмы-разработчика системы или возможности СПС по организации процедуры поиска, работы со списками найденных документов и с текстом документа.

Общий подход к оценке возможностей и эффективности таких систем и комплексов представляется следующим:

– На первом этапе определяется перечень показателей и критериев (комплексных показателей) оценки СПС, с указанием веса каждого показателя или критерия в процентах. Сумма весов всех показателей и критериев составляет 100%.

– На втором этапе все показатели разделяются на группы или разделы, при чем, каждому разделу присваивается свой вес, выражающий важность раздела относительно других разделов показателей оценки СПС. Все показатели и критерии заносятся в таблицу (смотрите, например, Таблицу 1.2).

Таблица 1.2.

– Определяются обобщенные критерии оценки варианта той или другой СПС с привлечением специалистов (экспертов) и методов экспертного опроса.

Читателю, не являющемуся специалистом в данной области, такой подход при выборе СПС вряд ли будет интересен и полезен.

Исходя из этого, авторы предлагают более простой,«бытовой» подход при выборе и оценке таких систем и комплексов.

В основу такого подхода может быть положен следующий тест, который Вы применяете, например, при приходе в Ваш офис представителя фирмы – разработчика СПС с предложением купить ту или другую систему подобного типа.

– Стоимость системы и, устраивающего Вас, варианта ее сопровождения.

– Полнота и качество информации в системе: Попросите представителя фирмы – разработчика системы на 2х-3х конкретных примерах, представляющих для вас практический интерес, продемонстрировать возможности по поиску необходимых документов и работе с их содержанием. Посмотрите, как поступает система с документами, срок действия которых истек. Для более точной оценки поисковых возможностей системы, попросите представителя фирмы – разработчика один и тот же документ найти с использованием разных процедур поиска и обратите внимание на оперативность и качество этих процедур поиска.

– Удобства в работе c программной оболочкой системы. Убедитесь в том, что интерфейс программной оболочки соответствует стандартам фирмы MS и позволяет вести совместную работу правовой системы с такими приложениями как MS Word и MS Excel.

Особое внимание следует обратить на возможности системы, связанные с возможностями ее справочной системы и инструкции по работе пользователя.

– Уровень сервисного обслуживания, поддержки и сопровождения, предоставляемого фирмой-разработчиком системы пользователю. Оцените весь спектр услуг, которые Вам готова оказать фирма – разработчик предлагаемой системы.

– Соответствие поисковых и сервисных возможностей СПС привычкам и методам работы пользователя. Очень часто, этот пункт можно поставить на одно из первых мест: ибо, если, например, бухгалтеру данная система не подходит прежде всего потому, что ему (ей) неудобно с ней работать, то, собственно, о чем дальше говорить.