Текст книги "Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей"

Если у вас есть соцпакеты, рекомендую переводить их в деньги, причем меньшие. Поясню: если один обед стоит в среднем 250 рублей в день на сотрудника, дайте ему 150, и пусть он сам решит вопрос с питанием.

Мотивируем правильно

Премии — колоссальный источник снижения расходов. Часто они раздаются просто так, особенно в крупных компаниях. Например, принято давать премии под Новый год.

Но если их дают регулярно, смысл теряется. Работники начинают считать премии само собой разумеющимся, их уже не надо заслуживать.

Ваши сотрудники знают, что им дадут бонус под Новый год, поэтому эффект мотивации теряется. Так что лучше давать премии только по результату.

Вы говорите сотруднику: «Твоя задача – добиться такого результата, и тогда ты получишь дополнительное вознаграждение». Но просто так – в честь 8 Марта, 23 Февраля или еще чего-то раздавать бонусы нельзя.

Следующий момент – придумывание должностей. Это сильная вещь. Поощрить сотрудника можно не увеличением зарплаты, а назначив его на более высокую или престижную должность.

Придумать должность легко. Назвать можно руководителем отдела, руководителем департамента, директором по развитию – как угодно. Для сотрудников это почетно, им нравится чувствовать себя более значимыми.

Теперь они могут на своей визитке написать «директор» и хвастаться перед друзьями. А вам это ничего не стоит. Используйте данный инструмент мотивации.

Проводим совещание эффективно

Мы с вами уже начали говорить о совещаниях. Однако я не сказал главное: на них надо решать конкретные вопросы. Информацию для обдумывания следует выслать заранее, чтобы не было такого – все пришли на совещание и стали думать. Тогда процесс затягивается на 3–4 часа. Думать надо заранее, а потом собираться вместе, чтобы решать.

Не стоит приглашать лишних людей или задерживать там тех, чей вопрос уже обсудили. Решили проблему – отпустите человека на рабочее место. Сразу планируйте совещание так, чтобы вопросы шли подряд: с одним поговорили – отпустили, со следующим побеседовали – отпустили и т. д.

Не допускайте, чтобы каждый ждал 2–3 часа, пока дойдет очередь до его вопроса.

А сейчас небольшая самостоятельная работа: выберите один любой первый шаг, который вы сделаете уже завтра для снижения расходов на персонал.

Я рассказал вам о многих способах. Выберите один и реализуйте его завтра. После того как сделаете это, можете продолжить чтение.

Подписываем платежные документы

Необходимо, чтобы вы подписывали лично все крупные платежки. Даже если есть бухгалтер, которому абсолютно доверяете, все равно контроль необходим. Какие платежки являются для вас крупными, а какие – мелкими, определите сами.

Например, платежки до 10 000 рублей вы отдаете подписывать бухгалтеру. В этом случае каждый день или минимум раз в неделю (в зависимости от количества исходящих операций с тратами) нужно проконтролировать каждую операцию. Иначе рано или поздно вам не миновать проблем. С этим сталкиваются очень многие бизнесмены.

Хотя прямо это не влияет на снижение расходов, косвенно часто является источником серьезных проблем.

Плюс, когда все будут знать, что вы проверяете каждую исходящую операцию, к расходам будут относиться намного серьезнее. И не станут даже пытаться предлагать оплатить какую-нибудь ерунду.

Чем полезен бартер

Можно добиться оплаты услуг поставщикам не деньгами, а товаром либо услугами. Пожалуй, это лучший способ. Если подходящих вариантов нет, вы можете, например, предложить услуги своего сотрудника, который в данный момент работает с неполной нагрузкой. Или предложить аренду помещений либо их простаивающей части. Может, есть излишки товара, которые все равно пришлось бы выбросить.

Ищите любую возможность оплачивать что-то по бартеру. Это колоссальный шанс.

Во-первых, это увеличивает оборот – фактически вы совершаете продажу. Во-вторых, нередко позволяет сэкономить на налогах. Это не всегда получается, но пробовать нужно. Налоги вообще – отдельный разговор, потому что российское налоговое законодательство очень непростое.

Экономим и зарабатываем на налогах

Вы можете очень хорошо сэкономить на налогах, если выберете оптимальную систему налогообложения.

В малом бизнесе, как правило, применяется «упрощенка» (упрощенная схема налогообложения), но и там надо смотреть и считать. Обязательно проконсультируйтесь со специалистами, какая система оптимальна для вас. Вероятно, вы можете серьезно сэкономить, если поменяете систему налогообложения либо будете использовать специальные вычеты, спецсистемы.

Например, можно открыть вторую компанию, через которую пускать все расходы и переводить на нее доходов ровно столько, сколько требуется для покрытия расходов. То есть чтобы вторая компания работала в ноль.

Предлагаю еще один довольно простой рецепт, который помог многим предпринимателям. Вы можете самостоятельно оформить ИП (зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя) и часть сделок проводить через ИП. Это намного дешевле по налогам.

Если деньги поступили на счет ООО, даже если вы платите те же 6 % с доходов по «упрощенке», надо заплатить еще 9 % с дивидендов, чтобы обналичить средства. А все, что получил «индивидуал», – уже его деньги. Вы не платите 9 %, что дает колоссальную экономию.

Здесь открываются большие возможности. Когда я об этом рассказываю, меня частенько спрашивают: «А как к этому отнесутся наши клиенты? Мы – компания такая-то, а плата – на счет ИП?» По своему опыту могу сказать, что проблем практически никогда не возникает. Если вы – директор компании и одновременно ИП, так и говорите, что вам это выгоднее по налогообложению. Хотя обычно клиентам все равно, куда платить.

Иногда есть возможность сэкономить, если вы платите серьезные налоговые суммы. Скорее, не сэкономить, а заработать на уплате годовых налогов, которые надо платить до 31 марта. Можно положить их на депозит на три месяца.

Если, например, к концу декабря вы скопили нужную сумму для уплаты налогов, положите ее на три месяца на депозит. Кажется, это не очень много, но 1–1,5–2 % позволяют заработать. Если сумма существенная, данный вариант выгоден.

В целом налоги, с одной стороны, – огромная возможность для экономии, с другой – определенный риск, поэтому экономьте аккуратно и всегда после консультаций с юристами.

Организуем логистику и склад

Не буду углубляться в теорию логистики и рассказывать, как все правильно строить. Это не самый простой вопрос. Мы разберем несколько пунктов, которые касаются снижения затрат. Для этого имеет смысл разделить все товары на пять категорий.

Первая – основные товары, те, на которых мы зарабатываем.

Вторая – сопутствующие товары, которые дополняют ассортимент.

Первую и вторую категории товаров надо иметь на складе.

Третья категория – это более редкие товары, которые мы можем оформлять под конкретный заказ. Быстро закупаем товар и передаем его клиенту, но на складе не держим. Иначе, во-первых, рискуем затоварить склад и, во-вторых, покупая любую продукцию, мы связываем деньги, которые могли бы на нас работать.

Проанализируйте свой ассортимент и выделите первую, вторую и третью группы. Определите, что не обязательно иметь на складе, а можно закупать в случае поступления заказа.

Следующая группа – товары, которые выходят из ассортимента. Этим грешат очень многие компании, особенно оптовые: что-то закупили, и оно просто лежит на складе, хотя цена хранения достаточно велика.

Вы понимаете, что теряете на этом деньги, а выбросить жалко. Товар лежит, занимает место, его сложно продать, деньги связаны. В этом случае надо быстро принимать решение. Самое простое – продать со скидкой.

Объявите на данный товар большую скидку. Можно продать по себестоимости, иногда даже в минус, лишь бы избавиться от ассортимента, который не пользуется спросом.

Пятая группа товаров – экспериментальные, которые необходимо иметь. В небольшом количестве вводим их в ассортимент, чтобы тестировать, какие товары покупаются, что еще можно предлагать клиентам. В результате сокращаем неэффективный ассортимент и снижаем нагрузку на склад, освобождаем площади и капитал, связанный в этом товаре.

Следующая идея относится скорее к маркетингу и увеличению продаж. Это ввод новых высокоприбыльных товаров. Когда мы анализируем ассортимент, приходится постоянно работать над его расширением: что еще предложить клиентам? В первую очередь подумайте, что это может быть из достаточно прибыльных товаров.

Я имею в виду, что не надо брать спички за 20 рублей, а что-то по-настоящему дорогое и пользующееся спросом, на чем можно хорошо заработать. В первую очередь следует вводить в ассортимент такие товары. Искать их, смотреть, на что есть спрос, и предлагать своим клиентам.

Проблема затоваривания склада

Несколько слов по поводу затоваривания склада. У многих компаний есть проблема, связанная с тем, что они очень много закупают. В результате складывается ситуация, когда товар хорошо покупают, но хранить его негде – склад забит. Понятно, что это невыгодно.

Есть довольно простое решение: считаем среднюю ежемесячную продажу за последний квартал. Как это сделать? Складываем продажи товара за квартал, усредняем и видим, сколько его продается в среднем за месяц.

Это скользящее среднее надо высчитывать постоянно и держать на складе остаток для покрытия одного месяца продаж. Если получается меньше – докупайте, больше – активнее продавайте.

Главное – не закупать гигантское количество товара. Действуйте, опираясь не на интуицию, а на цифры, которые вам показывают отчеты.

Премировать или штрафовать?

Следующий момент – премирование менеджеров по закупкам. Необходимо назначать им специальные премии и штрафы за два фактора.

Первый – отсутствие дефицита: в течение месяца не было случая, чтобы клиент сделал заказ и мы не смогли поставить товар по причине его отсутствия.

Второй – отсутствие излишков или сверхнормативных запасов. Если мы говорим, что у нас должен быть на складе такой остаток, чтобы покрыть один месяц продаж, количество товаров должно быть именно таким.

Если эти два условия выполнены, можно премировать сотрудника. Нет – не даем премию либо штрафуем. Это стимулирует менеджеров по закупкам держать оптимальные остатки на складах, не больше и не меньше.

Закупки в период скидок

Еще одна хорошая возможность сэкономить – закупки в периоды скидок. Нередко можно купить товар, когда у него истекает срок годности или хранения. При этом вы успеваете использовать его в своем производственном цикле. Если есть такая возможность, ею стоит воспользоваться.

Резюме: тактики снижения затрат

Мы разобрали основные тактики. Напомню их:

✓ Продуктивнее работайте с поставщиками.

✓ Сделайте пересылку документов более грамотной и быстрой.

✓ Пресекайте использование офисных ресурсов в личных целях.

✓ Экономьте на технике и тарифах (компьютеры, Интернет, телефон, мебель и т. д.).

✓ Разрешайте поездки и командировки только при наличии обоснований.

✓ Экономьте на площади офиса, компактнее рассаживайте сотрудников.

✓ Без сожаления увольняйте персонал, заменяйте льготы наличными, правильно мотивируйте и нагружайте работой по полной программе.

✓ Лично подписывайте платежки и регулярно контролируйте расходы.

✓ Используйте бартер – это фактически продажа товара, при которой вы получаете то, что нужно, и отдаете то, в чем на данный момент не нуждаетесь.

✓ Экономьте и зарабатывайте на налогах.

✓ Выстраивайте логистику и работайте со складом. Товаров на складе должно быть столько, чтобы покрыть один месяц продаж. Обязательно храните основные и сопутствующие товары, а не вышедшие из ассортимента и не те, которые можно быстро оформить под заказ. В небольшом количестве нужно вводить экспериментальные продукты и следить за вводом новых высокоприбыльных.

Теперь у вас есть целая серия различных тактик. Выбирайте и внедряйте!

Снижение затрат – итоги

Когда вы всерьез займетесь снижением затрат в бизнесе, наверняка столкнетесь с сопротивлением. Поначалу ваши сотрудники и коллеги (а может, руководители соседних отделов, департаментов, другие директора) будут воспринимать в штыки все ваши предложения. Они скажут, что у вас ничего не получится и в этом нет смысла, никто так не работает.

Но постепенно, если вы будете настойчивы и станете грамотно внедрять нововведения, люди привыкнут – и все будет в порядке. Я уже говорил о том, что человеческая психика инертна.

Люди стремятся к постоянству и стабильности, а вы своими новшествами ломаете устойчивое положение, выбиваете почву из-под ног. Конечно, этому будут сопротивляться. Здесь необходимы настойчивость и жесткость в отстаивании своих решений.

Помните: если вы сомневаетесь, снизить статью расходов или нет, сократить или нет, – откажитесь от нее и посмотрите, что произойдет.

Часто бывает, что отказ от тех или иных покупок не сказывается на работе фирмы. Хотя поначалу казалось, что если этого лишиться, наступит конец света.

Если вы видите, что каких-то трат нельзя избежать, попробуйте восстановить их не в полном объеме. При таком подходе часто выясняется, что для работы достаточно тратить 30, 50, 70 % привычного бюджета, который вы раньше пускали на такие расходы.

В завершение самая главная рекомендация – пробуйте! Не бойтесь сокращать некоторые расходы и бороться с ними. Постоянно работайте над снижением затрат. В этом скрыт колоссальный источник прибыли любого активного бизнеса, поэтому стоит его использовать.

Понятно, что надо увеличивать продажи и захватывать новые рынки. Но и заделывать щели, латать дыры тоже необходимо. Работайте над этим. Внедряйте техники и стратегии, о которых мы говорили. И уверен, ваш бизнес начнет приносить вам значительно больше денег.

Вот и все, что я хотел рассказать про стратегии и тактики снижения затрат.

Желаю успехов!

Часть 8. Первоклассный сервис

Николай Мрочковский (www.ultrasales.ru)

Особенности конкурентной борьбы

Основная идея, которую я вам предлагаю, заключается в следующем: на сегодняшний день уровень сервиса начинает приобретать колоссальное значение. Как вы обслуживаете клиентов? Над этим стоит задуматься и проработать вопрос именно сейчас. Почему?

Большинство продуктов – товаров и услуг – становятся типовыми, и конкурировать исключительно на повышении качества сложно. Допустим, услуги по организации ООО, ИП, юридические и бухгалтерские являются типовыми, выделиться на этом рынке за счет более высокого качества продукта невозможно – все делают практически одно и то же. Поэтому такой вариант конкуренции отпадает.

Следующее, чем пытаются выделиться большинство компаний, – цены. Если вы уже были на моих семинарах, то знаете, что стратегия низких цен неэффективна. Стоит ли ввязываться в эту борьбу? Как правило, снижать цены бесполезно – всегда найдется кто-то, у кого они еще ниже, кто будет работать на нулевой марже или даже в минус.

А если вы вступаете на поле с крупными федеральными компаниями, вообще попадаете в тупик. Огромное количество бизнесов вылетают с рынка, пытаясь конкурировать с сетями. Например, в каком-то городке есть несколько магазинов, где продаются продукты, бытовая техника и т. д. У них дела идут хорошо до тех пор, пока нет крупных сетей.

В один прекрасный момент кто-то из «федералов» приходит и сразу побеждает в городе. Рядом с местным продуктовым магазином

строится, например, «Ашан», в котором из-за больших объемов цены априори на 10–15–20–30 % ниже. И все, местный бизнес умирает. Только для больших компаний политика низких цен является мощным инструментом входа на рынок, а для большинства – это тупик. Соответственно, вариант с понижением цен в конкурентной борьбе тоже отпадает.

Ничем не выделяться среди конкурентов – очень плохо.

Поэтому остается работать над сервисом, на нем можно отлично выехать. Особенно это актуально в России, где на сегодняшний день с обслуживанием хуже некуда. Даже в серьезных компаниях и тех, что работают в премиум-сегменте, с сервисом полный бардак.

Важность первоклассного сервиса

Если мы начнем предоставлять сервис чуть более высокого уровня, чем у остальных, сразу выделимся на фоне конкурентов. Приятная новость для вас: многие элементы внедрить несложно. Но за счет улучшения обслуживания вы получите большое конкурентное преимущество. Это одна сторона медали.

Есть и другая сторона: низкий уровень сервиса снижает прибыль. Это кажется неочевидным, но все именно так. Сейчас растет влияние сарафанного радио. Люди быстро обмениваются информацией с помощью компьютерных технологий, Интернета, социальных сетей. Если уровень сервиса в вашей компании недостаточно высокий, образуется отрицательное мнение, которое работает на порядок сильнее положительного.

В среднем по статистике, довольный клиент расскажет о вашем сервисе двум-трем знакомым, а недовольный – уже 10–15 знакомым. Как правило, остаются недовольны именно обслуживанием, потому что продукты стандартны.

Что именно не нравится клиентам? Хамство, слишком долгое обслуживание, отказ в помощи и ответе на простейшие вопросы. Тот, кто узнает от своего знакомого о низком уровне вашего сервиса, скорее всего, к вам не придет. Так вы потеряете потенциальных клиентов лишь из-за того, что не предоставляете должное обслуживание.

Приведу отрицательный пример. Неподалеку от моего дома есть кафе. Оно находится около тренажерного зала, куда я периодически захожу. В этом кафе отсутствует клиентоориентированность. Мне, например, нравится, как они готовят омлет, и я часто его заказываю. В меню написано, что омлет можно заказать до 12 часов дня.

Иногда я прихожу после полудня и говорю:

– Дайте мне омлет.

– Омлет нельзя – в меню написано, что его можно заказать до 12 часов.

– А какая разница? У вас что, яйца закончились или приготовить некому?

– Яйца есть, повар тоже, но в меню написано «до 12», поэтому мы не будем делать вам омлет.

И так каждый раз. Конечно, я их продавливаю, и мне приносят омлет, но я всякий раз поражаюсь их глупости. Приготовить блюдо несложно, а из-за спора появляется негатив. Я бы пошел в другое кафе, но там нет альтернатив: для меня – к сожалению, для них – к счастью.

Клиенту нужно идти навстречу, если он на чем-то настаивает. Ведь в наше время сервис действительно имеет высокую значимость.

Быстро отвечаем на звонки

Первое серьезное направление в работе по повышению уровня сервиса – ответы на звонки. С этим в России, опять же, беда. Мы звоним в различные компании и постоянно нарываемся на автоответчики: «Здравствуйте, ваш звонок очень важен для нас. Подождите на линии, вам ответят через десять минут», ждем по 15–20 минут, пока оператор возьмет трубку.

Согласитесь, это безумно раздражает, особенно когда звонишь из-за границы и каждая минута стоит в 10 раз дороже, чем обычно. Если в вашей компании дела обстоят так же, срочно это исправляйте. Стандартная скорость ответа на звонок должна быть два-три гудка.

Подключите переадресацию вызовов с помощью IP-телефонии или мини-АТС – это просто. Клиенты будут звонить на ваш единый номер, а телефон никогда не занят. Многие потенциальные клиенты, попадающие на занятый телефон, скорее всего, не перезвонят, а пойдут к одному из ваших конкурентов.

От автоответчиков лучше отказываться, их в принципе не должно быть. Исключением может являться ночное время, хотя в крупной компании и днем, и ночью на звонки должны отвечать живые люди. Автоответчики снижают уровень лояльности клиентов.

Звоним клиенту после оформления заказа

Расскажу еще об одном принципе, который в свое время меня поразил. Слышали ли вы о компании AMAZON – крупнейшем интернет-магазине Америки? Они начинали с продажи книг, а сейчас там можно заказать что угодно. Я периодически покупаю у них иностранные книги. Как только клиент оформляет на сайте заказ, ему, естественно, перезванивают. Так вот, обычно сотрудники интернет-магазинов перезванивают нам в период от 5–10 минут до суток.

Теперь внимание: на AMAZON перезванивают через 1 секунду после оформления заказа. 1 секунда! Это впечатляет. Я был в шоке, когда узнал об этом. Естественно, все происходит за счет автоматизации: как только оформлен заказ, клиенту автоматически звонят.

Представьте себе степень восторга клиента: «Я только что оставил заказ, и мне тут же перезвонил менеджер из интернет-магазина». Не знаю всех подробностей, как они это делают, но подозреваю, что как только появляется заказ, любой свободный оператор подключается к разговору с клиентом.

Я хочу ввести в своей компании подобный принцип. Конечно, вряд ли у нас получится перезванивать мгновенно, но в течение нескольких минут после заказа – реально, для начала в рабочее время, затем постепенно вводить и в нерабочее. Это не так сложно с технической точки зрения: как только появляется заказ, на компьютере одного из менеджеров раздается оповещающий звонок, привязанный к мейл-уведомлению. По крайней мере в несколько минут можно уложиться.