Текст книги "Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей"

Тактики снижения затрат

Теперь перейдем к тактике. В этом разделе мы поговорим, как внедрять различные фишки и рецепты снижения затрат.

Ведем переговоры с поставщиками

Работа с поставщиками – один из самых простых и быстрых способов снизить расходы, если вы что-то закупаете (товар либо услуги).

На самом деле поставщиков можно практически всегда сильно «прожать».

К сожалению, поставки и закупки часто считаются на предприятии чем-то второстепенным. По крайней мере директору не очень хочется забивать себе голову этими вопросами, и он отдает их на откуп менеджеру. И зря!

Представим, что 60 % ваших расходов приходится на закупки, 20 % – на производство и 20 % – на административные расходы. Теперь представим, что стоимость закупок удалось снизить на 5 %. А 5 % от 60 % позволяют снизить общие расходы на 3 %!

Чтобы добиться такого же эффекта от производства (чтобы сэкономить за счет него 3 %), нам бы пришлось сократить производственные расходы на целых 15 %! Таким образом, связь очевидна:

15 % от 20 % = 3 %;

5 % от 60 % = те же самые 3 %.

Снизив стоимость закупок всего на 5 %, мы можем сократить общие расходы на 3 %, что эквивалентно сокращению производственных расходов на 15 %.

Что проще – «прожать» поставщиков на 5 % или снизить производственные расходы 15 %? Не всегда, но в большинстве случаев первый вариант намного проще.

Как снижать расходы на закупки

Здесь есть несколько нюансов. Первый – контроль менеджера по закупкам. Никогда не оставляйте закупки без контроля!

Это потенциально опасная область, которую нельзя доверить менеджеру. Когда контроль над закупками находится целиком в его руках и он определяет цены, велик соблазн что-то сделать в свою пользу.

Я имею в виду всем известные откаты, которые процветают в закупках на каждом шагу. Поэтому нужен очень жесткий контроль. Плюс внешний «злодей» по сбиванию цен – человек, который будет отвечать за переговоры по ценам, но без дальнейшей закупки. Он отвечает за обсуждение цены и решение по ней – «да» или «нет».

В этом случае мы разделяем принятие решения о цене и процесс закупок. Это позволяет нам значительно снизить риск откатов и иных проблем.

Еще «злодей» нужен, чтобы менеджерам по закупкам было проще и оставалось лишь говорить: «Мне шеф сказал такую цену. Я понимаю, что для вас она несправедлива, но, извините, я ничего не могу сделать».

Регулярный анализ цен

Следующий важный пункт – регулярный анализ цен. Введите в регламент, должностную инструкцию для менеджера по закупкам обязанность минимум раз в неделю анализировать рынок и искать поставщиков с более низкими ценами.

Схема действий может быть такая: опросили пять поставщиков, нашли самый дешевый вариант и выслали своему поставщику низкий прайс другой фирмы. Часто таким образом можно заставить его снизить цены, потому что есть доказательства: «Смотрите, я нашел у конкурентов такое предложение, а я – ваш постоянный клиент. Дайте мне нормальные цены либо уйду к конкуренту».

Я сам это делал месяца три назад. Мы в большом количестве производим полиграфию для наших курсов (диски, распечатки, брошюры и т. д.). У меня за это отвечает один сотрудник.

Когда он в очередной раз пришел ко мне согласовывать цены, я посмотрел и сказал: «Что-то не то. Езжай в типографию и снижай». Он поехал, но ему отказали. Сотрудник вернулся ко мне и спрашивает: «Что делать?» Я ответил: «Набери в “Яндексе” “типографии” и собери прайсы».

Он собрал, мы нашли более дешевый вариант и вместе поехали к поставщику. Я показал менеджеру типографии прайс и сказал: «Вот список цен конкурентов. Они на 15 % ниже, чем у вас. Мы хотим работать с вами, вы – хорошая компания. Но я считаю деньги. Почему я должен переплачивать?»

Нам сразу без вопросов понизили цены.

Есть еще один важный фактор, который следует учитывать. Помимо того что вы постоянно мониторите рынок, держите поставщиков в курсе, что ищете лучшие цены.

Когда у них в мозгу возникнет мысль: «А не поднять ли цены?», они будут делать это осторожно в отношении вас, потому что будут знать, что вы можете обратиться к кому-то другому.

Если поставщики хотят повысить цены

Случается, что поставщики хотят повысить цены. Когда они пришлют вам уведомление – откажите им. Скажите: «Мы не согласны!»

Нередко одно возражение отбивает 20–30 %. Причем, скорее всего, просто скажут: «Ладно, вот вам старая цена».

Если же они настаивают, дайте такой ответ: «Хорошо. Мы сейчас проанализируем рынок и поищем более дешевый вариант. Если не найдем, продолжим работать с вами». И смотрите, ищите.

Следующий вариант – оплатите счет за вычетом той суммы, на которую они повысили цену. Это более жесткий вариант, крайний. Применять его можно, если у вас действительно финансовые трудности.

При этом скажите: «Правило руководства – цены заморожены. Мы ничего не можем сделать». Это, конечно, не всегда срабатывает, но попробовать, особенно в крупных компаниях, можно. Там устанут «бодаться» и скажут: «Ладно, так и быть. Для вас – старая цена».

Очень часто мы не верим в то, что можем изменить ситуацию, и говорим: «Так не бывает. Наши поставщики будут настаивать на увеличении цен».

Но зачастую, когда поставщики говорят «нет», на самом деле имеют в виду «не хочу».

Поясню. Как правило, у них заложена достаточно высокая норма прибыли, но они хотят больше «прожать» вас. Самое важное, о чем стоит помнить в такой ситуации: для продавцов ценно совершить сделку, цена вторична. Важнее тот факт, что они получили еще одного клиента и закрыли еще одну сделку.

А то, что цена плюс-минус 3–5 %, – не так существенно. Когда вы это осознаете, торг с поставщиками становится гораздо более простым.

Битвы за цены

Следующий важный момент – заставьте поверить, что цена для вас – главное. Начинайте биться за нее и говорить: «Нет, нам важна прежняя стоимость. Обоснуйте, почему вы ее повышаете».

Если вы сейчас что-то закупаете, для вас есть задание. Завтра или в понедельник проанализируйте рынок и найдите прайсы конкурентов своих поставщиков.

Как только найдете более низкие цены, пишите поставщику: «Дорогой друг, мы нашли значительно более низкие цены, и нам хотелось бы, чтобы вы выставили адекватное предложение. Почему мы переплачиваем?»

На услуги цены можно сбивать еще сильнее. Реально получить минус 20–30 %. Если есть возможность, узнайте, сколько платят конкуренты. Это не всегда получается, но иногда выходит. Например, когда вы смогли переманить сотрудника, который раньше работал у конкурентов и знает их цены.

Другая вещь касается закупок в Интернете. Если вы что-то покупаете в онлайне, можете там найти отличные сайты, которые предлагают купоны на приобретение товаров и услуг с хорошей скидкой.

Интернет-магазины периодически раздают их, стимулируя своих клиентов и подписчиков активнее покупать. Можно найти такой купон и добиться скидки 3–5–7–10 %, а на некоторые услуги – значительно больше.

Следующая идея: в Интернете дешевле покупать электронные товары вместо физических. Что я имею в виду? Виртуальный пылесос, конечно, не купишь. Но можно приобрести, например, программное обеспечение, антивирусы и другие программы, которые используются в работе.

Вы можете купить дистрибутив программы, скачать его через Интернет – и это обойдется значительно дешевле, чем заказывать диск, который привезут. Обучающий семинар, записанный на DVD, с курьерской доставкой обойдется дороже, чем участие в вебинаре.

Еще можно сэкономить, закупая сокращенные варианты программ вместо полных. Например, 1С. Далеко не всем нужны полные профессиональные версии. Многим подойдут базовые комплектации, там достаточно функционала. Это часто позволяет прилично сэкономить.

Что ж, думаю, с поставщиками мы разобрались. Переходим к рассмотрению других тактик.

Пересылка документов

Здесь есть несколько возможностей для разумного снижения расходов.

Первое – мы очень активно применяем это у себя – пересылать отсканированные копии документов. Если вы активно общаетесь с контрагентами, что-то закупаете или продаете, то постоянно обмениваетесь документами: договорами, актами, счетами и т. д.

Мы ввели в практику такую вещь: пересылаем друг другу не оригиналы, а копии документов с отсканированной печатью. Это позволяет снизить почтовые расходы и сэкономить время менеджеров. Оригиналы высылаем отдельно, по требованию. Оказывается, они нужны далеко не всем. Примерно две трети наших партнеров не требуют оригиналов, им вполне хватает сканов.

Вы можете сказать: «Да нет, наши будут требовать!» Кто-то будет, а кто-то нет. Не всегда нужны именно оригиналы, а если и нужны, то не всех документов.

Можно переслать, например, счет для оплаты и написать: «Если вам требуются оригиналы, напишите нам, вышлем». Кому-то они окажутся не нужны, другие просто забудут.

Часто так можно неплохо сэкономить. Считайте сами: каждое отправление, даже обычной почтой, – это порядка 100 рублей плюс минимум столько же стоит время менеджера, пока он все сделает. А если пересылок много, получаются серьезные деньги. Отправлять сканы документов намного проще и быстрее.

Внедрение электронного документооборота

Следующая вещь, которую желательно сделать, – внедрить электронный документооборот, если у вас активно используются различные накладные, счета внутри компании и т. п. Благодаря этому вы сэкономите бумагу, картриджи и главное – в целом ускорите процесс.

Когда по офису туда-сюда носят бумажки, это значительно увеличивает время административных процедур.

Нередко заказ, который можно было бы сделать за день, тянется неделю, поскольку на каждом этапе надо подписать очередную бумажку, а человека нужного нет, или он занят, или требует, чтобы бумажки приносили оптом по пятницам, или просто лень идти нести бумаги (схожу завтра) и т. д.

Приведу пример. Компанию Microsoft знаете? В ней все построено на электронном документообороте. Все служебные записки и приказы отсылаются на электронную почту сотрудникам, и это считается нормальным. Не надо устанавливать сложную IRP-систему. Достаточно перевести большую часть бумажного документооборота в электронный вид.

Для этого существует отличный бесплатный сервис Google Docs (www.docs.google.com). Там есть возможность создавать серверные версии Word, Excel, смотреть разные отчеты, добавлять доступ к ним своим сотрудникам.

В моей компании практически все отчеты сделаны в Google Docs. Во многих компаниях моих клиентов точно так же используют этот сервис. Он совершенно бесплатный! Это его огромный плюс.

Пресекаем использование офисных ресурсов в личных целях

Использование сотрудниками офисных ресурсов в личных целях – огромная беда, потому что персонал считает это вполне естественным. Люди удивляются, когда их кто-то ругает за это. Вводите контроль, причем за всем!

Принтер. Вы удивитесь, когда поставите контролирующее устройство и начнете считывать, что печатают ваши сотрудники. Часто это отнюдь не служебные документы, а книги, интересные статьи из журналов, курсовые. Масса всего за счет компании.

Совершенно точно вам говорю! Проверьте. Если в компании больше 10–15 человек, скорее всего, у вас есть такие проблемы.

Телефон. Посмотрите счета. Вы вновь удивитесь, когда узнаете, что из 10–15 сотрудников в компании один-два человека активно используют корпоративный телефон в личных целях.

Они звонят родственникам за границу, знакомым на мобильные телефоны и т. д. Контролируйте это!

Интернет. Это отдельный разговор… Вы схватитесь за голову, когда впервые изучите отчеты о том, где и как сотрудники проводят время в Интернете. Кто-то скачивает видео, другой активно участвует в онлайн-играх или постоянно сидит в «Одноклассниках», «ВКонтакте» и прочее. В связи с этим есть очень хорошее правило, которое я рекомендую взять на вооружение.

Отключите Интернет сотрудникам, которым он не требуется для выполнения их служебных обязанностей.

Когда введете это правило, увидите: если есть сотрудники, которые используют Интернет в личных целях, они будут против и станут доказывать, что им периодически нужен Интернет.

Иногда действительно может возникнуть необходимость что-то отправить или получить по электронной почте. Решается это так: вы ставите один общий компьютер, причем таким образом, чтобы монитор был виден всем, особенно вам.

И не ставьте рядом стул! Только стол, компьютер, клавиатура и мышь. Когда нет удобств, человек не будет долго задерживаться и сделает лишь самое необходимое.

Могу привести пример одной крупной IT-компании, которой руководит мой знакомый. Компания насчитывает около 1000 человек. Один из этажей офиса, который она арендует, оборудован так: в центре – большой коридор, из которого идут ответвления в кабинеты, а в центре коридора стоят столы с четырьмя компьютерами.

Все имеют выход в Интернет. Любой сотрудник может с их помощью зайти в Сеть, посмотреть, что ему надо, вернуться в свой кабинет и продолжить работу. Общего доступа нет, потому что когда компания большая, плата за Интернет становится астрономической.

Что еще привлекает сотрудников? Конечно, канцтовары! Вы снова удивитесь: сотрудники считают совершенно нормальным забирать домой бумагу для печати, ручки, скрепки и степлеры. Уборщицы активно прихватывают туалетную бумагу. А если у вас есть кухня для сотрудников, уборщица может «поработать» и там, забрав остатки кофе, чая, сахара. Вообще все, что можно забрать, будут забирать.

Вы скажете: «Нет, мои сотрудники не такие!» Проверьте как-нибудь. Например, повесьте видеокамеру.

Причем есть один большой секрет: если вы повесите камеру, это сильно увеличит продуктивность работы сотрудников. Сам факт того, что за ними наблюдают, заставляет работать лучше. Проверено!

Маленькая хитрость: вам необязательно вешать настоящие камеры. Или можно повесить настоящую, но необязательно ее подключать. Какое-то время это будет работать.

Как это преподнести сотрудникам? Просто повесьте камеру и объявите, что с этого момента наблюдаете!

На самом деле можете и не наблюдать – до тех пор, пока они сами не догадаются. Обычно это занимает около трех месяцев. А до того момента персонал будет очень неплохо работать, и случаи использования офисных ресурсов в личных целях значительно снизятся.

Курьер. Тут тоже часто возникают сложности, потому что сотрудники могут его использовать в личных целях и отправлять туда, куда бы вам не хотелось. Например, отвезти рабочие документы и заодно получить личное письмо, посылку и т. д.

Разъездная работа

Следующая тактика, о которой мы поговорим, – поездки. Бывает так, что работа ваших сотрудников носит разъездной характер в пределах города или на дальние расстояния.

Часто оказывается, что вместо того, чтобы отправить в поездку сотрудника, выгоднее послать курьера, потому что время специалиста стоит дорого. По крайней мере значительно выше суммы, в которую обойдется курьер.

Но часто сотрудники просто хотят съездить куда-то и обосновывают вам необходимость поездки. Им хочется выйти из офиса и прогуляться на свежем воздухе.

Особенно если есть возможность поехать в интересную командировку. Но это далеко не всегда нужно.

Поэтому, когда сотрудники приходят к вам с предложением куда-то съездить, требуйте подробное обоснование. Если суровой необходимости нет, не позволяйте это делать!

Как сэкономить на площади офиса

Площади часто используются неэффективно – офис слишком просторный. Конечно, это тешит самолюбие. Но на самом деле нерационально, когда на одного сотрудника приходится 4–5–6 м². Скорее всего, вы платите за офис приличные деньги. Нередко можно сократить площадь на треть без малейшего ущерба.

Вы можете сказать: «Нет, мы не поместимся». Ерунда! Приведу пример: в call-центрах люди рассажены таким образом, что на каждого сотрудника приходится 1,5 м². И они отлично сидят, работают. Вам необязательно делать так экстремально, но уложиться в 3 м², а то и в 2–2,5 м² на человека можно совершенно спокойно.

При работе в просторном офисе действует психологический аспект: когда люди сидят свободно, они чувствуют себя расслабленно. А когда находятся близко друг к другу, обстановка становится более рабочей.

Если вы задумываетесь, покупать офис или нет, скажу вам, что, как правило, этого делать не стоит. Почему? Потому что компания меняется, а вместе с ней – требования к месту и внешнему виду. Изменить это при наличии своего офиса будет тяжело.

Продать недвижимость, конечно, можно, но это довольно сложный и долгий процесс. Вряд ли вам нужны такие проблемы. Если не занимаетесь недвижностью профессионально, не стоит делать вид, что вы это умеете. Вот такое простое правило.

Если некуда посадить новых сотрудников

Еще одна идея для разумной экономии при работе в офисе. У вас появились новые сотрудники, и требуется дополнительно разместить одного-двух человек. Вы видите, что все места заняты. Снимать новый большой офис не хочется, да и рядом ничего подходящего нет. Что делать?

Пройдитесь по соседним кабинетам в офисном центре, где арендуете помещение. Нередко бывает, что у соседей большая площадь – на 30 м² сидят два человека. Вы можете договориться об аренде небольшого кусочка помещения. Скажите, что поставите там одно рабочее место, где будет сидеть ваш сотрудник. Такое решение не всегда подходит, но иногда работает.

Находим место для склада

Следующая рекомендация касается склада. Нередко его можно перевести в значительно более дешевое место. Могу привести пример оптовой компании, которую я консультирую.

Их склад находится в Москве, и они за складское помещение платят точно такую же цену, как за офисное, в котором сидят люди, – по 1000 рублей за 1 м².

За складское помещение можно и нужно платить значительно меньше.

Посмотрите, разумно ли вы платите за склад? Очень часто его можно перевести в более дешевое место и сильно сэкономить.

Снижаем затраты на технику

Техника – колоссальный ресурс для снижения затрат.

Прежде всего это компьютеры. В большинстве фирм компьютерный парк намного более мощный, чем требуется, и в этом нет никакого рационального зерна. Бывает, компания только образовалась, и руководство покупает самые новые и быстрые компьютеры. Зачем?

Можно купить у других компаний или частных лиц старые компьютеры. Если большинство ваших сотрудников работают в Word, Excel и 1С, нет смысла закупать новинки. Выигрыша это не дает.

Что делать, если к вам периодически приходят сотрудники и говорят: «А не поменять ли нам компьютеры на более мощные?» В этом есть смысл, если у вас работают программисты или дизайнеры. Но даже в этом случае нужно хорошо подумать.

То же касается программного обеспечения. Если к вам приходят с предложением: «Давайте купим новые программы, обновим», тратить деньги не стоит. Практически у всех платных программ есть бесплатный аналог. Например, вместо недешевого Microsoft Office можно поставить бесплатный OpenOffice (http://www.openoffice. org/ru).

Обслуживание техники. Если у вас есть годовой контракт с сервисной службой на обслуживание компьютеров, принтеров, сканеров и вы платите что-то вроде абонентской платы (как страховку), зачастую это невыгодно.

Кажется, что так проще: «Я один раз плачу и потом целый год не мучаюсь». Но в большинстве случаев вы сильно переплачиваете. Гораздо проще вызывать мастера по необходимости.

Платная подписка. Нередко сотрудники стремятся на что-то подписаться. Но в этом нет никакого смысла. Почти все материалы можно найти в электронном виде, например на сайте того же журнала. И зачем оплачивать подписку?

Расходы на Интернет

Интернет. Цены на Интернет постоянно снижаются. Просто надо узнать свежие тарифы. Поставьте себе задачу на завтра или понедельник выяснить их. Часто компании переплачивают из-за того, что своевременно не узнали новые цены.

Например, одному из клиентов – фирме, которую я консультирую, – мы недавно снизили расходы на Интернет: они платили в среднем около 12 000 руб./мес., а сейчас – около 4000 руб./мес. И при этом он стал даже быстрее!

Однажды, когда моя компания в очередной раз переехала в новый офис в Таганском районе Москвы и встал вопрос о подключении Интернета, предложили разные тарифы: минимальный для юридических лиц – 3500 руб./мес.

Я связался с одним из провайдеров, работавших в этом районе, но не в нашем офисном здании, и договорился так: «Давайте мы оплатим прокладку кабеля, а вы подключите меня как физическое лицо за 500 руб./мес.».

В итоге я один раз заплатил 10 000 рублей, кабель проложили и меня подключили за 500 рублей. Остальных подсоединяют по стандартным тарифам. На мое предложение для юридических лиц, потому что выгодно охватить новое офисное здание за чужой счет. И мне хорошо, потому что ежемесячно я плачу всего 500 рублей.

Нужно понимать, что когда вы общаетесь с интернет-провайдерами, имеете колоссальную возможность их «прожать». Им все равно, кого подключать – физическое или юридическое лицо. Частных лиц (обычных людей) даже менее выгодно, потому что они обычно потребляют больше трафика, чем организации: качают фильмы, игры, музыку. А в офисе люди по большей части работают с почтой – и все. Иногда требуется найти или разместить какую-то информацию в Интернете, но такое бывает редко.

По этой причине вы можете смело торговаться: «Если бы я подключался как частное лицо, вы бы с меня взяли 500 рублей. Просто подключите меня по хорошему тарифу».

Может, вам не удастся, как мне, сбросить тариф до цены для частников, но договориться о стоимости в полтора-два раза ниже, как правило, можно. Особенно, если это небольшая компания. С крупными договориться сложнее – трудно попасть на прием к руководству.

Расходы на телефон

Следующий пункт – телефон. Здесь то же самое – нужно проверить тарифы. Часто фирма пользуется старым тарифом, хотя уже появились новые, более низкие. Оператор вас об этом, естественно, не информирует.

Той же компании, которой мы помогли снизить расходы на Интернет, посодействовали и с телефонными тратами. Они платили порядка 30 000 рублей в месяц, а стали платить 7000–8000. Это удалось сделать за счет того, что мы проанализировали цены других телефонных провайдеров и переключились на более выгодный тарифный план.

На чем еще можно сэкономить? Отдельным сотрудникам вы можете дать мобильные телефоны, например для бесплатных входящих звонков – вместо городского телефона. Часто это выгоднее.

Кроме этого есть замечательный источник для экономии! Skype – интернет-телефония. Чем он хорош? Если вы подключаете Skype, можете звонить совершенно бесплатно либо по более низким ценам. Скачать и установить себе эту программу можно на www.skype.com.

Со многими клиентами и контрагентами можно общаться только по Skype – совершенно бесплатно.

Экономим на мебели

Следующий важный источник экономии средств – мебель. Многие фирмы, въезжая в новый офис, предпочитают покупать новую мебель. Часто в этом нет смысла, потому что такие расходы не окупаются. При этом в Интернете всегда можно найти массу предложений о продаже б/у мебели.

Когда моя фирма въезжала в новый офис, я пришел к владельцу офисного здания и спросил: «Есть ли у вас какая-нибудь мебель?» И мы договорились – он совершенно бесплатно отдал мне десяток столов, шкафов и т. п.

Поэтому повторяю: не покупайте новую мебель! Бывшую в употреблении всегда можно найти дешевле или бесплатно.

Еще один нюанс: если вы доверите выбор предметов интерьера сотруднику, по умолчанию он всегда будет искать новую мебель. Вам необходимо сконцентрировать его внимание на том, что речь идет о б/у.

Бренд, автопарк и аутсорсинг

Далее – переплата за бренд. Нередко мы сильно переплачиваем за этикетку, бренд. Наверняка вы хорошо об этом знаете из повседневной жизни. В бизнесе работают те же правила.

Пример: когда у вас заканчиваются чернила в принтере, можно пойти двумя путями – купить уже заправленный картридж, что будет стоить порядка 1500 рублей, либо попросить заправить имеющийся обычными китайскими чернилами, что обойдется в 300 рублей. Согласитесь, разница существенная.

Часто нет смысла и покупать новые автомобили. Думаю, вы знаете, что после выхода из автосалона машина теряет 20–30 % своей стоимости, а ее качество может быть вполне достаточным. Я говорю о том, что можно купить машину, на которой ездили буквально полгода-год, в очень хорошем состоянии и при этом на порядок дешевле.

Другая вещь – аутсорсинг. Например, если нужно напечатать брошюру, обычно нет смысла покупать для этого технику, допустим, цветной принтер. Проще отдать задачу на аутсорсинг. То же касается многих других вещей.

Когда вам надо что-то сделать разово, не стоит «покупать корову ради ведра молока». Лучше обратиться к аутсорсерам, которые, может, и запросят дороже, зато потом вы не будете переплачивать за технику, в которой нет особой необходимости.

Снижаем расходы на персонал

Очередной пункт – персонал. Речь пойдет не о том, чтобы увольнять всех подряд, а о том, как уменьшить расходы с умом.

Первая идея – увольнять надо быстро. Вспомните свою бизнес-практику, когда вы в принципе уже знаете, что человека надо уволить, но почему-то тянете. Неудобно либо страшно: а вдруг эта позиция окажется важной и вы не сможете ее заменить?

Имейте в виду, держать неэффективного сотрудника – дорогое удовольствие. Просто посчитайте, какую зарплату вы ему платите и сколько теряете, если он работает плохо или загружен только наполовину. Колоссальные деньги выбрасываются на ветер.

Второй секрет заключается в том, что необходимо добиваться эффективности от своего персонала. Как вы думаете, сколько средний сотрудник работает – действительно качественно делает то, что надо, за восьмичасовой рабочий день? На самом деле – всего один-два часа.

Остальное время он собирается, пьет чай, общается с коллегами, отдыхает, выходит покурить и т. д. Поэтому надо бороться за эффективность.

В помощь могу порекомендовать наш курс «Пятилетка за два года». Он учит, как быть высокоэффективным человеком. За 10 дней тренинга большинство участников делают столько, сколько они раньше успевали примерно в течение двух месяцев.

Важные задачи для работника

Чем ваш сотрудник может заполнить рабочее время? Чтобы он действительно работал, следует помнить про важные задачи. Если они есть и вы нагружаете людей по полной программе, они будут делать только нужную работу.

Но если важных задач недостаточно, человек начинает заполнять время всякой ерундой – чтобы казаться занятым.

Поэтому стремитесь всегда и всех загружать по полной и добивайтесь эффективной работы. Чтобы сотрудники выполняли задания с минимальными прерываниями. Не поощряйте разговоры на личные темы и т. д.

То же касается менеджеров. Если у вас есть руководитель отдела и у него ограничено число людей, он будет вынужден очень эффективно их использовать для выполнения поставленных задач. Если же у него сотрудников больше, чем надо, он всегда найдет, чем их занять. Часто они заняты ерундой. А менеджер легко обоснует, что эти работники необходимы.

Руководители пытаются выбить себе все больше подчиненных, потому что чем их больше, тем на более высокую зарплату и должность они претендуют. Сам руководитель отдела никогда не придет и не скажет, что у него слишком много сотрудников, – никто не хочет терять кусочек власти.

За этим нужно следить: если вы видите или чувствуете, что кто-то где-то недогружен работой, – либо находите действительно ценные и важные задачи, либо безжалостно увольняйте. Держать неэффективных сотрудников очень дорого.

Не раздувайте штат

Следующая рекомендация – не раздувайте штат бесцельно. Есть разные категории работников. В том числе так называемые «модные» – те, которым 25–35 лет, с высшим образованием, владеющие английским и т. д.

Но часто нет необходимости в сотрудниках с такими навыками и умениями. Вы можете за гораздо меньшие деньги нанять представителей не столь модных категорий и при этом работающих ничуть не хуже.

Например, это могут быть люди старше 45 лет, которым сложно найти работу, или без высшего образования. Для некоторых видов работ могут подойти студенты, пенсионеры, инвалиды, кто-то еще.

Таких людей много. Из-за того, что они менее востребованы на рынке, вы можете нанимать их за меньшие деньги. Им хорошо – их наняли, и вам хорошо – вы получили сотрудников с небольшими окладами.

Квалификация персонала и частичная занятость

В вопросе снижения расходов на персонал есть проблема избытка квалифицированных специалистов. Порой мы держим сильного профессионала на простой позиции.

Практика показывает, что 70–80 % задач любого среднестатистического сотрудника простые. Например, если взять врачей, то они проводят:

✓ 70–80 % операций – типа удаления аппендицита, что может сделать любой начинающий врач после медвуза;

✓ 15–20 % задач требуют некоторого опыта;

✓ 3–5 % – действительно высокой квалификации;

✓ и только 1 % – уровень экстра-класса, например пересадка сердца.

Это значит, что на большинство задач можно нанять рядовой персонал с минимальной квалификацией. Главный вопрос – грамотно распределить задачи. Иначе менеджер по продажам, который умеет профессионально продавать, 2/3 дня будет заниматься ерундой: заполнять бумажки, вести холодный обзвон и прочее. А нужно, чтобы он выполнял высококвалифицированную работу.

Посмотрите на свой штат: кто из персонала выполняет низкоквалифицированную работу, имея высокую квалификацию? Срочно это меняйте!

Еще рекомендую использовать аутсорсинг и частичную занятость. Для решения некоторых задач можно не нанимать людей на полную ставку, а использовать фрилансеров. Либо найти тех, кто будет работать, допустим, 2–3 часа в день.

Сомневаетесь? Увольняйте!

Следующий момент касается сомнений. Нередко у бизнесменов возникает вопрос: «Уволить или нет? Ведь страшно! А вдруг я уволю, и окажется, что без этого человека компания встанет?»

Как правило, это не так. Более того, в среднем каждого пятого сотрудника можно смело увольнять. После этого остальные начинают работать эффективнее.

Во-первых, потому, что они видят – вы не терпите лодырей и разгильдяев. И во-вторых, из-за того, что работы станет больше, им придется быть более эффективными.

Если вы кого-то увольняете, впоследствии нанять сотрудника пусть не экстра-класса, но аналогичного по своим профессиональным навыкам уволенному проблемы не составит.

Нужны ли сотрудникам льготы?

Льготы – соцпакеты, страховки, обеды и прочее – часто сильно недооцениваются сотрудниками. В глазах персонала их стоимость намного ниже, чем вы реально за это платите. Как поступить? Допустим, страховка стоит 15 000 рублей в год. Лучше просто дайте сотруднику 10 000 рублей на руки – он будет доволен, а вам экономия.