Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

Н. В. Селищев
«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе

© ООО Издательство «Питер», 2014

* * *

Введение

Итак, наша книга посвящена программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», которая сочетает в себе многофункциональность, простоту в освоении и достоинства современного интерфейса программ фирмы «1С». В этой программе есть все необходимое для автоматизации оперативного учета на предприятии малого бизнеса. В то же время программа не перегружена средствами учета, что очень важно для формирования оптимального соотношения между стоимостью и функциональностью.

Несомненным достоинством является возможность «быстрого старта», или начала работы «с нуля». Доступ ко всем основным подсистемам программы может быть осуществлен с использованием схемы, расположенной на первой вкладке. Выполнить то или иное действие по созданию элемента справочника, нового документа или формирования отчета можно с помощью ссылок, которые мы также будем называть командами. Для облегчения быстрого старта можно воспользоваться сервисом, который задает последовательность действий при начале создания информационной базы.

Если вы никогда не работали в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», но являетесь опытным пользователем продукции фирмы «1С», то очень быстро во всем разберетесь, так как соблюдаются основные принципы работы со справочниками, документами, отчетами, характерные для программ последнего поколения семейства «1С». Более того, последовательность заполнения справочников или документов во многом схожа с последовательностью в других программах фирмы «1С». Если же вы никогда не работали с программами фирмы «1С», то удобный и логичный интерфейс будет способствовать быстрому усвоению материала.

Благодаря гибкости и широким возможностям настройки программа способна выполнять все функции учета – от ведения различных списков (например, товаров, покупателей) и ввода первичных документов до получения сводной информации и аналитических отчетов.

Для работы программы вы можете выбрать один из режимов, который максимально соответствует вашим аппаратным ресурсам. Это режимы так называемых толстого и тонкого клиентов. Тонкий клиент реализует ограниченный набор функций, но обеспечивает удобство работы программы при ограниченных аппаратных ресурсах. Тонкий клиент требует значительно меньше ресурсов, чем толстый клиент. Однако тонкий клиент в отличие от толстого не позволяет разрабатывать и администрировать используемую конфигурацию. Для удаленной работы следует использовать режим Web-клиента. Этот режим не требует предварительной установки на компьютер пользователя. Информационная база отображается в окне интернет-браузера. Web-клиент можно использовать для контроля ситуации на предприятии, находясь в дороге, в командировке или непосредственно из дома.

За основу структуры книги взята структура программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», поэтому каждой вкладке программы соответствует глава книги. Материал каждой из глав достаточно независим от остального материала. Однако пользователям, которые только начинают работать с программами фирмы «1С», рекомендуется прочесть книгу целиком, так как основные приемы работы с объектами программы (справочниками, документами, отчетами) описаны в начале книги. Если вы уже работали с другими программами «1С», то можете начать чтение с любой главы.

Опишем кратко круг вопросов, охватываемых в книге.

Функции программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» условно подразделяются на группы, каждая из которых отображается в отдельной вкладке программы. Структура книги во многом повторяет структуру программы, что после усвоения материала позволяет использовать книгу в качестве справочного пособия.

В первой главе рассказывается об основных новшествах программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», описываются режимы работы программы.

Материал второй главы помогает начать работу с программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». В главе рассказывается о сервисе «Быстрый старт», проводится настройка параметров учета, осуществляется ввод основных сведений для последующего многократного использования: базы контрагентов, номенклатуры, сотрудников. Проводится ввод начальных остатков. Кроме того, в этой главе описывается план счетов и дается краткая характеристика подсистем конфигурации.

В третьей главе даются сведения о действиях, которые требуется выполнять для сопровождения бесперебойной работы программы. Как создать новую запись о пользователе, определить права пользователя и ограничить доступ к информационной базе. Здесь же говорится об использовании классификаторов для добавления информации из централизованных источников: об адресном классификаторе, классификаторе банков и др. Рассказывается о резервном копировании данных и о других сервисных операциях.

Четвертая глава посвящена учету операций продажи. В главе рассказывается об отражении в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» ценовой политики предприятия. Рассказывается о том, как произвести настройку справочников программы для автоматизации установки цен в документах, назначении скидок и наценок. В главе также написано, как оформить документ, лежащий в основе учета, – заказ покупателю, а затем на основании заказа сформировать счет, расходную накладную, счет-фактуру. Кроме того, средствами этой части интерфейса осуществляется учет товаров, переданных на комиссию.

В пятой главе описываются возможности программы по оформлению операций поступления. Потребности предприятия обеспечиваются резервированием запасов в местах хранения, а также размещением запасов в заказах поставщикам или заказах на производство. Операции закупки товаров, услуг и работ автоматизированы и позволяют вводить и хранить различную информацию: регистрация поставщиков и цен контрагентов, оформление заказов поставщикам и т. д. Описаны различные схемы пополнения запасов – покупка, прием на реализацию от комиссионера, получение и передача сырья и материалов в переработку, прием (передача) на ответственное хранение.

Шестая глава рассказывает об оформлении складских операций. Предусмотрена ситуация, когда регистрация товаров и поступление на склад оформляются как отдельные операции. Похожая ситуация также может возникнуть при оформлении операции поступления: регистрация и отгрузка могут быть разнесены во времени. Для отражения таких ситуаций в учете используется ордерная схема.

Кроме того, в шестой главе подробно описана процедура отражения в программе производственных процессов: как оформить передачу запасов в производство, зафиксировать в программе нормы расхода сырья, отразить незавершенное производство. Описаны отчеты для контроля остатков и производства.

В седьмой главе отражен порядок розничных продаж. Рассказывается о справочниках, используемых при оформлении продажи в розницу. Рассмотрены операции открытия и закрытия кассовой смены, получения чеков, оформления переоценки.

Восьмая глава посвящена управлению финансами. В этой главе рассмотрена регистрация банковских операций, начиная с загрузки курсов валют и регистрации платежных поручений, оформления поступления на счет и заканчивая взаимодействием с программой «Клиент-банк». Описан учет движений денежных средств через кассу: расходные операции по кассе, поступление денег в кассу, перемещение денег между кассами, оформление расчетов с подотчетными лицами. В главе также рассказывается о возможностях программы, связанных с планированием движений денежных средств.

В девятой главе описываются средства программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» для кадрового учета. В программе предусмотрено несколько справочников для учета персонала. В эти справочники заносится информация о графиках работы, должностях, физических лицах, видах начислений и удержаний. Кадровые изменения отражаются документами о приеме, увольнении, кадровом перемещении. Кроме того, эта глава содержит сведения о начислении и выплате заработной платы. Зарплата может содержать не только постоянную часть, но и переменную, зависящую от количества отработанного времени, объема выполненной работы. В главе приводятся сведения о средствах программы, позволяющих проводить учет рабочего времени и расчет переменной части зарплаты.

Глава десять содержит материал о средствах программы, необходимых для учета имущества. В программе предусмотрены отдельные документы для отражения стандартных операций по учету имущества, таких как принятие к учету, продажа, списание, выработка, амортизация. В главе рассказывается о том, как правильно заполнить все эти документы и получить отчеты о состоянии имущества предприятия: амортизационную ведомость, инвентарную карточку, отчет о выработке имущества.

В одиннадцатой главе рассказывается о выполнении ежемесячных регламентных операций, закрытии месяца и формировании финансового результата. Рассказывается о планировании и формировании бюджета. Кроме того, показано, как ввести операцию, для отражения которой в программе не предусмотрено специального документа. Уделено внимание операции корректировки долга.

В двенадцатой по счету заключительной главе даются сведения об обмене данными с другими конфигурациями, выпускаемыми фирмой «1С»: взаимодействие с программами «1С: Бухгалтерия 8.2», «1С: Управление торговлей 8.2».

Таким образом, круг вопросов, охваченных книгой, достаточно широк и позволяет одновременно с прочтением книги приступить к работе в качестве пользователя программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

Изложение материала в книге построено с использованием большого количества примеров, некоторые разобраны очень подробно. Надеемся, что эта книга станет надежным путеводителем для тех пользователей, которые только начинают знакомство с программой, а более опытные пользователи также найдут для себя важную и полезную информацию.

От издательства

Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты [email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На web-сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

Первая глава посвящена рассмотрению основных функциональных особенностей программы и новшеств, появившихся в версии 8.2. И прежде чем приступить к рассмотрению непосредственно прикладного решения, рассмотрим особенности платформы «1С: Предприятие 8.2».

1.1. Основные новшества новой версии платформы 8.2

По сравнению с предыдущими версиями системы «1С: Предприятие», новая версия платформы претерпела существенные изменения.

Интерфейс платформы «1С: Предприятие 8.2» полностью переработан. Значительно изменил свой внешний вид также пользовательский интерфейс. Принципиально переработан процесс установки, запуска и обновления платформы. Разработчики усовершенствовали использование оперативной памяти и вычислительных ресурсов компьютера.

Рассмотрим наиболее существенные нововведения платформы «1С: Предприятие 8.2»:

• Появление режима «Управляемое приложение», который стал не просто следующим шагом в развитии старой системы или новой опцией, добавленной в программу. Режим «Управляемое приложение» – это совершенно новый этап в развитии системы «1С: Предприятие». Коренным образом изменился принцип формирования интерфейса и взаимодействия в архитектуре клиент-сервер. В новом режиме работы изменились принципы создания и администрирования конфигурации, а также сам процесс работы пользователя с приложением.

• Новый дизайн интерфейса. В режиме «Управляемое приложение» используется интерфейс, который соответствует современным тенденциям и ориентирован на комфортную и эффективную работу пользователя. Интерфейс основан на отдельных независимых окнах. Каждое окно выполняет определенную задачу, например формирование счетов или построение отчета.

• В новом режиме работы интерфейс для каждого пользователя создается исходя из назначенных ему прав, параметров установки приложения и настроек, произведенных самим пользователем. Разработчики устанавливают только общую схему интерфейса и форм, а затем после проведения настройки приложения под специфику конкретной организации включаются или отключаются необходимые функциональные части системы «1С: Предприятие 8.2».

• Новая модель клиент-серверного взаимодействия. С выходом новой версии платформы приоритетным является перенос большинства задач на сервер и максимальная «разгрузка» приложения, с которым работает пользователь. Задача перераспределения функциональности решается с помощью режима «Управляемое приложение». В свою очередь, режим «Обычное приложение» обеспечивает совместимость с прикладными решениями, разработанными в прошлых версиях системы.

• Появление режима «Тонкий клиент». Использование данного режима позволяет затрачивать меньше аппаратных ресурсов компьютера. При этом клиент устанавливается на компьютер пользователя с помощью дистрибутива значительно меньших размеров, чем установочный файл старой версии программы. Кроме того, режим «Тонкий клиент» может устанавливаться как вместе со всей платформой, так и отдельным приложением.

• Появление режима «Web-клиент». Данный режим не требует предварительной установки, поскольку работа клиента осуществляется с помощью интернет-браузера. Пользователю достаточно запустить Microsoft Internet Explorer или Mozilla Firefox, ввести адрес Web-сервера, на котором находится информационная база, и «Web-клиент» начнет работу в окне браузера.

• Работа через Интернет в режиме реального времени. Одним из основных преимуществ режимов «Тонкий клиент» и «Web-клиент» является возможность работать с информационной базой через Интернет в реальном режиме времени при подключении через Web-сервер. Если такое подключение осуществляется через низкоскоростное соединение, то эти клиентские приложения могут быть запущены в режиме, который предназначен для низкоскоростных интернет-соединений. Ранее, в предыдущих версиях программы, удаленная работа осуществлялась только в режиме off-line.

• Повышение быстродействия. В новой версии платформы значительно улучшена масштабируемость, увеличена скорость работы с базой данных, усовершенствовано использование оперативной памяти и вычислительных ресурсов компьютера пользователя.

• В новой версии платформы «1С: Предприятие 8.2» реализована отказоустойчивость кластера серверов – основного компонента, обеспечивающего взаимодействие между пользователем и системой управления базами данных (СУБД). Для пользователя это означает, что в подавляющем большинстве случаев после восстановления прерванного соединения пользователь сможет продолжить работу с того момента, на котором прервалось соединение. При этом не потребуется повторное подключение к информационной базе.

• Как известно, большая часть работы с программами учета – это составление и анализ различных отчетов. Для сокращения времени формирования отчетов был разработан и внедрен механизм агрегатов. Эта новинка будет особенно востребована для больших информационных баз, содержащих сотни тысяч и миллионы записей в регистрах. Для любого регистра может быть создано несколько специализированных хранилищ, содержащих агрегированные данные регистра в различных разрезах, удобных для формирования отчетов в данной информационной базе. Система автоматически оценивает интенсивность работы пользователей с теми или иными разрезами информации и на основе накопленной статистики выбирает оптимальный состав поддерживаемых агрегатов. Использование агрегатов в «1С: Предприятие 8.2» позволит аналитикам и менеджерам анализировать имеющуюся информацию, быстро переключаясь между различными разрезами просмотра. При этом система, с одной стороны, использует накопленные агрегированные данные, а с другой стороны, всегда обеспечивает актуальность получаемых отчетов.

• Помимо всего прочего нельзя не отметить и расширение возможностей по управлению отчетами для разработчиков и пользователей. Для каждого отчета конфигурации «1С: Предприятие 8.2» разработчик или пользователь может создать несколько вариантов этого отчета. Каждый вариант может представлять данные отчета в различном виде. Пользователь выбирает один из готовых вариантов и выполняет отчет. Разработчик может описать, какие настройки отчета будут доступны пользователю (пользовательские настройки) и какие из этих настроек будут присутствовать прямо в форме отчета (быстрые пользовательские настройки). С их помощью пользователь может настроить вариант отчета под себя и сохранить его для дальнейшего использования. Создание и изменение вариантов отчета и настроек вариантов отчета возможно как в режиме «Конфигуратор», так и в режиме «1С: Предприятие».

В режиме управляемого приложения используется новый дизайн интерфейса «1С: Предприятие 8.2», ориентированный на комфортную и эффективную ра-боту.

Этот дизайн соответствует современным тенденциям и в то же время учитывает сильные стороны прежнего интерфейса. Работа с программой начинается с рабочего стола и панели разделов, расположенных в основном окне приложения. Рабочий стол содержит часто используемые документы, отчеты, справочники и т. п. Это своеобразный помощник пользователя. Рабочий стол вводит пользователя в курс дел, отвечает на его вопросы.

Реализован целый ряд сервисных механизмов, делающих работу пользователя более комфортной:

• история работы пользователя в системе для быстрого просмотра последних измененных данных;

• список избранных ссылок пользователя для быстрого перехода к режимам и данным, с которыми пользователь работает наиболее часто;

• механика сообщений, привязывающихся к элементам формы, для визуального выделения тех элементов, при заполнении которых пользователь допустил ошибку;

• другие механизмы.

1.2. Использование управляемого приложения

В режиме «Управляемое приложение» интерфейс не «рисуется», а «описывается». Разработчик определяет только общую схему командного интерфейса и общую схему окон. Это описание платформа использует при построении интерфейса для конкретного пользователя с учетом различных факторов: прав пользователя, особенностей конкретного внедрения, настроек, сделанных самим пользователем. Наличие режима «Управляемое приложение» значительно облегчает внедрение прикладных решений. Теперь можно не дорабатывать, а настраивать решение под специфику компании, не меняя при этом само прикладное решение.

С точки зрения архитектуры в «1С: Предприятие 8.2» был реализован целый ряд принципиальных новшеств по сравнению с предыдущими вариантами платформы. Но в то же время новая система должна обеспечить полную совместимость с ранее созданными программами «1С: Предприятие 8». Нужно иметь в виду и другой важный момент: старые конфигурации будут работать в обычном режиме, без новых возможностей платформы.

Применение режима «Управляемое приложение» значительно изменяет повседневную работу пользователя. Изменения становятся очевидными сразу после запуска программы «1C: Управление небольшой фирмой 8.2» в новом режиме. В первую очередь коренным образом изменился интерфейс платформы (рис. 1.1).

Теперь работа начинается с окон Навигация и Панель разделов, расположенных в основном окне приложения.

Главное управление функциональностью представлено в верхней части окна в виде Панели разделов, соответствующих подсистемам конфигурации верхнего уровня. При активации одной из подсистем, представленных в верхней части окна, вся функциональность представляется в виде команд на панели навигации и панели действий.

Рис. 1.1. Окно программы «1C: Управление небольшой фирмой 8.2»

Кроме переработки интерфейса изменения затронули и модель разделения задач между приложением и сервером. Кроме режима «Толстый клиент», который обеспечивает совместимость с конфигурациями, разработанными в прошлых версиях системы, стали доступны режимы «Тонкий клиент» и «Web-клиент», при использовании которых задействуется режим «Управляемое приложение».

При использовании режима «Управляемое приложение» появляются следующие преимущества:

• Повышается масштабируемость системы за счет использования тонкого клиента, который переносит вычислительные операции с компьютера пользователя на сервер. При работе режима «Толстый клиент» или при использовании старых версий программ «1C: Предприятие» большинство прикладных операций выполняется на компьютере пользователя.

• Возникают новые возможности удаленной работы с помощью режима «Web-клиент», который запускается в окне интернет-браузера, или работы в режиме реального времени с помощью режимов «Тонкий клиент» или «Web-клиент».

• Интерфейс в режиме «Управляемое приложение» формируется для каждого пользователя в отдельности исходя из прав пользователя, его роли, особенностей конкретной организации, а также настроек произведенных самим пользователем.

• С помощью режима «Управляемое приложение» осуществляется более эффективное управление правами доступа. Данный режим позволяет устанавливать права просмотра и редактирования на отдельные поля объектов для каждой роли. Запрещенные для пользователя поля автоматически скрываются в формах, списках и отчетах. Пользователю видны только доступные ему части системы.

Для удобства работы пользователя в «1С: Предприятие 8.2» реализованы еще несколько механизмов навигации по функциональности. В частности, теперь есть возможность получить текстовую ссылку на любой объект информационной базы (документ, элемент справочника, отчет и т. п.) и быстро перейти в нужное место с помощью функции Перейти по ссылке, а сами ссылки можно сохранять в списке Избранное. Система автоматически хранит ссылки на последние созданные или обновленные объекты, этим списком также можно пользоваться для ускорения навигации по системе.

Кроме того, в основном окне приложения поддерживается режим рабочего стола, в котором отображается одновременно несколько форм, содержащих наиболее оперативную и часто используемую информацию.

При этом в режиме «Управляемое приложение» без существенных изменений остались принципы работы с данными информационной базы, описание данных, работа со справочниками, документами и отчетами, механизмы запросов и обмена данными. Это позволяет безболезненно перейти с более старых версий платформы на новую.

Командный интерфейс представляет собой основное средство навигации пользователя по функциям приложения. Раньше он имел достаточно жесткую структуру, и фактически функциональные подсистемы привязывались к командному интерфейсу, изначально написанному разработчиком. Изменения в структуре метаданных или правах пользователя сами по себе не влияли на интерфейс. Теперь же «1С: Предприятие 8.2» автоматически формирует командный интерфейс для пользователя с учетом состава и внутреннего содержания функциональных подсистем.

Новая система формирования отчетов была реализована уже в версии 8.1. Форму отчета система создает автоматически, но разработчик может ее изменить. В программе «1С: Предприятие 8.2» получил развитие механизм настроек отчетов, который допускает два варианта работы. В первом случае разработчики и опытные пользователи могут применять все доступные возможности настройки для создания специализированных отчетов на базе одной схемы компоновки данных. Второй вариант включает ограниченный набор наиболее популярных настроек, доступный всем пользователям.

Пользователь может также сам настроить интерфейс, как ему нужно и удобно. В его распоряжении есть средства управления составом реквизитов формы, их взаимным расположением и частично внешним видом. При этом все пользовательские настройки сохраняются в информационной базе.

До сих пор в «1С: Предприятие» использовалась классическая многооконная система, в которой главное окно служит оболочкой для всех дочерних окон и включает главное меню и панели инструментов для обращения к функциональности системы. В управляемом режиме работы «1С: Предприятие 8.2» каждое окно независимо и представлено отдельным элементом на панели задач Windows.