Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

3.4. Работа с классификаторами

Одним из средств, облегчающих ввод информации в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», являются классификаторы. Классификатор – это упорядоченная информация о тех или иных возможных объектах информационной базы. Примерами классификаторов являются Классификатор единиц измерения, Адресный классификатор и др. Классификаторы периодически обновляются фирмой «1С».

3.4.1. Классификатор единиц измерения

Удобство использования классификаторов покажем на примере добавления новой единицы измерения в справочник.

• На Панели разделов перейдите на вкладку Склад и производство.

• На Панели навигации нажмите на ссылку Классификатор единиц измерения, которая расположена в группе См. также. На экране появится окно справочника Классификатор единиц измерения (рис. 3.25).

Рис. 3.25. Окно справочника Классификатор единиц измерения

• Для добавления нового элемента в справочник Классификатор единиц измерения нажмите кнопку Подбор из классификатора (ОКЕИ). Откроется окно Общероссийский классификатор единиц измерения (рис. 3.26).

Рис. 3.26. Окно выбора единицы измерения из общероссийского классификатора единиц измерения

• Для добавления нового элемента в справочник дважды щелкните мышью на строке, содержащей информацию о нужной единице измерения. Появится окно нового элемента справочника Классификатор единиц измерения (рис. 3.27).

Рис. 3.27. Новый элемент справочника Классификатор единиц измерения

• Для записи элемента нажмите кнопку OK.

Если в общероссийском классификаторе единиц измерения отсутствует нужная информация, следует ввести новую единицу измерения вручную.

• В справочнике Классификатор единиц измерения выберите команду меню ДействияДобавить. В нижней части таблицы появится новая пустая строка.

• Заполните поле ввода Код и нажмите клавишу «. Курсор переместится в поле Наименование.

• Заполните поле ввода Наименование и нажмите клавишу «. Курсор переместится в поле Полное наименование.

Заполните поле ввода Полное наименование. Закончите ввод новой единицы измерения клавишей «.

3.4.2. Адресный классификатор

Важным является адресный классификатор. Этот классификатор используется при заполнении справочников, содержащих информацию об адресах, например при заполнении справочника Контрагенты. Адрес контрагента вводится на вкладке Адреса, телефоны элемента справочника. Например, поле Юридический адрес может быть заполнено с помощью клавиатуры. Однако более эффективной будет обработка ввода адреса, окно которой открывается с помощью кнопки выбора поля.

Для добавления адреса с использованием адресного классификатора выполните следующие действия.

• Перейдите на вкладку Маркетинг и продажи.

• Нажмите на ссылку Контрагенты, расположенную на Панели навигации. Появится окно справочника Контрагенты.

• Нажмите на кнопку Создать в меню окна справочника. Откроется окно нового элемента справочника Контрагенты.

• Перейдите на вкладку Адреса, телефоны.

• Нажмите на кнопку выбора поля Юридический адрес. Появится окно обработки ввода адреса (рис. 3.28).

Рис. 3.28. Окно обработки ввода адреса

Поля в окне обработки ввода адреса можно заполнить с помощью клавиатуры. Более удобным является использование адресного классификатора.

• Для заполнения адреса с использованием адресного классификатора нажмите на кнопку Все действия и в появившемся меню выберите Загрузить адресный классификатор. Появится окно загрузки адресного классификатора (рис. 3.29).

Рис. 3.29. Окно загрузки адресного классификатора

• Установите флажки напротив регионов, адреса которых нужно загрузить. Это может быть, например, 77 – Москва г. Нажмите на кнопку Далее. Окно обработки изменится: появится переключатель Подготовка параметров загрузки.

Загрузка информации об адресах может быть осуществлена с сайта компании «1С», с диска Информационно-технологического сопровождения (ИТС) либо из файлов на компьютере пользователя. Отметим, что для загрузки с сайта компании «1С» необходимо зарегистрироваться на сайте.

• Если на компьютере пользователя уже есть загруженный адресный классификатор, то установите переключатель в положение У меня есть файлы адресного классификатора и укажите путь к файлам классификатора в поле Путь к файлам данных на диске.

• Нажмите на кнопку Далее. Вид окна обработки изменится: появится предупреждение о том, что для загрузки классификатора может потребоваться довольно длительное время.

• Нажмите кнопку Загрузить адресный классификатор. Начнется загрузка информации, сопровождаемая комментариями. По окончании загрузки окно обработки автоматически будет закрыто.

• Для добавления московского адреса в окне обработки ввода адреса (см. рис. 3.28) заполните поля Регион, Улица из соответствующих списков с использованием кнопки выбора. С использованием клавиатуры внесите сведения о доме, корпусе, квартире. Поле Индекс будет заполнено автоматически. В информационной строке, расположенной в нижней части окна, появится адрес в том виде, как он будет отображаться в печатных формах документов и отчетов.

• Нажмите на кнопку OK. Окно ввода адреса будет закрыто, а в поле Юридический адрес окна Контрагент появится адрес.

3.4.3. Классификатор банков

Помимо классификаторов единиц измерения и адресного классификатора для удобства ввода сведений о банковских счетах используется классификатор банков. Для этого нужно заполнить справочник банков с использованием классификатора.

• На Панели разделов перейдите на вкладку Денежные средства.

• На Панели навигации нажмите Банки. Откроется окно справочника Банки.

• В меню справочника нажмите кнопку Добавить из классификатора. Откроется окно Добавление банков из классификатора.

• Если известны значения полей БИК, Корреспондентский счет, Наименование или Город, то заполните их. Например, введем в поле Корреспондентский счет символы, с которых начинается номер счета: 30101810.

• Нажмите кнопку Подобрать банки. Табличная часть обработки будет заполнена списком банков с номерами корреспондентского счета, номер которого начинается с символов 30101810 (рис. 3.30).

• Установить флажки рядом с названиями банков, которые собираетесь использовать.

Отметим, что при установке флажков можно осуществить поиск по наименованию или любой другой колонке. Для этого установите курсор в колонку и наберите символы для поиска. При этом автоматически вызывается окно обработки Найти.

Рис. 3.30. Окно Добавление банков из классификатора

• Нажмите кнопку Добавить в справочник. Окно обработки будет закрыто, а в справочник банков будут добавлены новые элементы.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» используется также классификатор валют, который вызывается из справочника Валюты. Вы можете познакомиться с классификатором валют самостоятельно.

Итак, в данной главе мы рассмотрели:

• работу с резервными копиями, позволяющую защитить базу при сбое;

• разграничение полномочий пользователей, предотвращающее доступ к базе неквалифицированного пользователя;

• работу с Журналом событий, позволяющим отследить происходящее с базой;

• удаление ненужных объектов;

• автоматизацию рутинных задач, делающую выполнение данных задач более быстрым и корректным.

• автоматизацию ввода информации с использованием классификаторов.

Таким образом, знания, полученные вами из данной главы, позволят повысить защищенность и работоспособность базы, с которой вы ведете работу.

Глава 4. Маркетинг и продажи

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» поддерживает ведение товарного ассортимента в виде справочника Номенклатуры, цен и скидок на товары и продукцию, планирование продаж, а также работу с потенциальными потребителями и текущими клиентами.

В программе автоматизированы следующие операции с товарным ассортиментом:

• регистрация и хранение номенклатуры товаров и услуг предприятия,

• формирование и печать прайс-листов,

• регистрация видов скидок и наценок.

Планы продаж могут формироваться в количественном и стоимостном выражении и составляться как по предприятию в целом, так и по подразделениям, менеджерам, отдельным товарным позициям.

Для анализа эффективности продаж в программе реализован план-фактный анализ по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и отдельным товарам.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» реализованы наиболее часто востребованные элементы технологии CRM (Customer Relationship Management – управление взаимоотношений с клиентами).

Подготовка продаж и работа с клиентами в «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» осуществляются операциями:

• регистрация и хранение контактной информации клиентов;

• ведение истории взаимоотношений с имеющимися и потенциальными клиентами – фиксация телефонных звонков, писем, встреч, переговоров, заказов, обещаний, пожеланий и пр.;

• планирование контактов и взаимодействий с клиентами;

• ввод коммерческих предложений на основании заявок клиентов;

• регистрация договоров с покупателями;

• регистрация заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в котором отражены виды товаров, работ, сроки поставки/выполнения, а также стоимость и график расчетов);

• формирование графика отгрузки и графика расчетов с покупателями;

• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, образуемой заказами покупателей, путем резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство;

• отслеживание обеспечения заказа покупателя товарами, продукцией, работами и услугами.

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж при различных схемах торговли:

• продажи со склада и под заказ,

• отгрузка в кредит или по предоплате,

• реализация товаров, принятых на комиссию,

• передача товаров на реализацию комиссионеру,

• розничные продажи.

Документальное оформление продаж товаров, продукции, работ и услуг осуществляется товарными накладными или актами выполненных работ. На основании документов продаж формируются счета-фактуры.

Руководители и менеджеры могут в наглядной форме получать информацию о состоянии заказов покупателей, произведенных и запланированных отгрузках, о выполненных и просроченных заказах и пр.

Для перехода к разделу Маркетинг и продажи необходимо на Панели разделов щелкнуть мышью на кнопке Маркетинг и продажи.

Раздел состоит из трех подразделов:

• Продажи.

• Цены и скидки.

• Дополнительно.

Команды, реализующие функции каждого из подразделов, расположены на Панели навигации и на Панели действий.

4.1. Ценообразование

В программе необходимо настроить правила, по которым будут рассчитаны цены и скидки (наценки) при оформлении продаж. Необходимо ввести в программу список всех используемых видов цен и всех видов предоставляемых скидок (наценок).

Для каждого вида цены необходимо определить правила расчета: способ расчета, правила округления, валюту цены. Правила расчета могут быть назначены общими для всех товаров или детализированы до ценовых групп товаров.

В программу вводится перечень всех возможных скидок (наценок), которые могут применяться при продаже товаров. Для скидок (наценок) определяется правило совместного действия (выбор максимальной или минимальной скидки, указание приоритетной скидки и т. д.). Для каждой группы партнеров (сегмента партнеров) можно назначить тот список скидок (наценок), который будет для них действовать. Скидки (наценки) указываются в типовом или индивидуальном соглашении (договоре) с клиентом. Срок действия скидки (наценки) в этом случае определяется сроком действия соглашения.

Скидки (наценки) могут быть назначены при соблюдении различных условий. Скидки (наценки) могут быть назначены как по конкретным позициям номенклатуры, так и в целом по документу.

Установка видов цен, расчет скидок (наценок) в документах реализации производится при нажатии на кнопку Редактировать цены и валюту.

Настройку правил ценообразования и правил назначения скидок (наценок) обычно производит пользователь, который обладает правами администратора.

4.1.1. Виды цен и ценовые группы

Справочник Виды цен номенклатуры предназначен для хранения только видов отпускных цен компании.

В разрезе видов отпускных цен строится прайс-лист. Каждая колонка задает цены определенного типа. Цены разных типов можно сравнивать между собой. В итоге каждая позиция номенклатуры может иметь столько цен, сколько в системе зарегистрировано типов цен.

Отпускные цены используются для подстановки по умолчанию в документах отгрузки, в заказах покупателей. Один из типов отпускных цен в системе имеет особое назначение. Это тип цен, который устанавливает цены не для покупателей, а используется для учетной, или базовой, цены номенклатуры. В качестве учетной цены может выступать, например, плановая себестоимость.

Учетная цена рассчитывается пользователем вручную для каждой позиции номенклатуры и вводится в систему с помощью документа Формирование цен, либо непосредственно добавлением информации в регистр сведений Цены.

Отпускные цены всегда назначаются за базовую единицу измерения позиции номенклатуры. Возможность вести учет номенклатуры в различных единицах измерения определяется в Настройке параметров учета.

Чтобы перейти к списку видов цен номенклатуры необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Цены и СкидкиВиды цен (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Справочник Виды цен номенклатуры

Для просмотра и редактирования существующей записи справочника необходимо нажать на кнопку , для ввода нового вида цен – нажать на кнопку Создать. На экране появится окно элемента справочника Виды цен номенклатуры (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Элемент справочника Виды цен номенклатуры

Все отпускные цены с точки зрения способов формирования и хранения делятся на три категории:

• Базовые цены. Эти цены задаются для каждой номенклатуры только вручную. Эти цены определяются пользователем и хранятся в системе. При обращении к этим ценам в системе берется последнее по времени значение. Для этих типов цен в поле Способ расчета цены указывается значение Вручную.

• Расчетные цены. Так же как и базовые цены, расчетные цены задаются пользователем и хранятся в системе. Отличие заключается в том, что для этих цен существует автоматический способ расчета на основании базовых цен. То есть расчетные цены получаются из базовых путем некоторой процедуры, например увеличением значений базовой цены на определенный процент наценки. Не зависимо от того, каким способом в итоге получена расчетная цена – в системе хранится только само результирующее значение цены и тип базовых цен, на основе которых производился расчет. Расчетными ценами могут быть оптовые и розничные цены, полученные на основании заводских цен или на основании плановой себестоимости продукции. Для этих цен в поле Способ расчета цены указывается значение Рассчитывается, а также задается значение базовой цены и наценки.

• Динамические цены. Значения этих цен в системе не хранятся, хранится только способ вычисления цен. Эти цены, как и расчетные, получаются из базовых цен с помощью определенных механизмов. Однако результаты расчета в системе не хранятся, вычисление производится непосредственно в момент обращения к этим ценам. Для этих цен в поле Способ расчета цены указывается значение Рассчитывается динамически, а также задается значение базовой цены и наценки. Использование динамических цен позволяет использовать цены в том случае, если отпускные цены жестко связаны с базовой ценой, которая достаточно часто меняется.

Для вида цены задается валюта вида цены, метод и порядок округления, формат представления цены.

Для вида цены может быть задана любая валюта, определенная в справочнике валют, задание валюты не зависит от способа формирования цены.

Предусмотрена возможность хранения цен, включающих в себя налог на добавленную стоимость (НДС). Для этого в диалоге предусмотрен флажок Цена включает НДС.

Порядок округления может быть задан произвольным образом для каждого вида цены. Округление цен может производиться в большую сторону или по арифметическим правилам.

Например, если в окне элемента справочника Виды цен номенклатуры (см. рис. 4.2) установлен флажок Округлять в большую сторону, то при точности округления 5 цена товара 16 рублей будет округлена до 20 рублей. Если же флажок Округлять в большую сторону сброшен, то это означает, что выбран метод округления по арифметическим правилам, то цена товара 16 рублей при точности округления 5 будет округлена до 15 рублей.

Для установки или изменения формата представления цены необходимо в группе элементов Формат цены нажать на кнопку Изменить. Откроется окно Конструктор форматной строки (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Окно Конструктор форматной строки

Формат представления задается с помощью элементов управления окна Конструктора форматной строки. Для записи настройки следует нажать кнопку OK.

Результат выбора настройки можно посмотреть в разделе Пример окна элемента справочника Виды цен номенклатуры (см. рис. 4.2). В нижней части окна расположена область, где выводится форматная строка, сформированная с использованием заданных настроек.

Если какое-либо значение в окне Конструктора форматной строки не выбрано, то оно выбирается из настроек, устанавливаемых по умолчанию.

Вид отпускной цены, подставляемый по умолчанию в документы реализации, определяется в Настройках пользователя.

Вид цены для конкретного контрагента может быть также указан в договоре с контрагентом.

Для дополнительной классификации номенклатуры служат Ценовые группы.

Каждую номенклатурную позицию можно отнести к одной ценовой группе. Для этого в справочнике Номенклатура необходимо выбрать нужную ценовую группу в поле Ценовая группа.

По ценовым группам можно задавать различные виды цен продажи.

Чтобы перейти к списку ценовых групп номенклатуры, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Цены и СкидкиЦеновые группы (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Справочник Ценовые группы

Для просмотра и редактирования существующей записи справочника необходимо нажать на кнопку , для ввода новой ценовой группы – нажать на кнопку Создать.

Ценовые группы можно использовать для группировки, сортировки и отбора позиций номенклатуры в отчетах. Сортировку по ценовым группам в отчетах можно выполнять как по наименованию ценовых групп, так и по порядку сортировки. Порядок сортировки определяется для каждой ценовой группы в справочнике Ценовые группы в поле Порядок. При вводе новой ценовой группы в справочник этой ценовой группе автоматически присваивается порядок. Если элементы в справочнике объединены в группы, то свой порядок соблюдается внутри каждой группы. Автоматически присвоенный порядок можно изменить с помощью кнопок и в командной панели справочника.

4.1.2. Виды скидок и наценок

Справочник Виды скидок и наценок предназначен для хранения списка видов скидок и наценок, например «за наличную оплату», «распродажа товаров» и т. д.

Чтобы перейти к списку видов скидок и наценок, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Цены и СкидкиВиды скидок, наценок (рис. 4.5).

Для просмотра и редактирования существующей записи справочника необходимо нажать на кнопку , для ввода нового варианта скидки или наценки – нажать на кнопку Создать.

Рис. 4.5. Список и элемент справочника Виды скидок, наценок

Редактирование информации о скидке (наценке) производится в отдельном диалоговом окне:

• Величина скидки (наценки) задается в процентах.

• Скидка в справочник вводится со знаком плюс, а наценка – со знаком минус.

• Наименование – название типа скидки.

• Процент – величина скидки (наценки), выраженная в процентах. Этот процент будет по умолчанию устанавливаться в документе продажи при выборе данного типа скидок.

• Комментарий – указывается любой произвольный комментарий, например условия предоставления скидки.

Возможность использования скидок и наценок в документах продаж определяется в Настройке параметров учета. В документах продажи вид скидки (наценки) проставляется в диалоговом окне Цены и валюта.

Вид скидок, наценок для конкретного контрагента может быть также указан в договоре с контрагентом.

4.1.3. Прайс-лист

Обработка Прайс-лист компании предназначена для просмотра и редактирования цен компании.

Чтобы перейти к обработке, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Цены и СкидкиПрайс-лист (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Обработка Прайс-лист компании

Для эффективной работы с обработкой Прайс-лист компании возможен быстрый отбор цен номенклатуры по:

• виду цен;

• ценовой группе;

• номенклатуре;

• активности.

Также есть возможность получить цены номенклатуры на любую заданную дату.

Значение вида цен для отбора выбирается из справочника Виды цен, при нажатии на кнопку справа от поля Вид цен. Для очистки поля, чтобы отменить отбор по виду цен, необходимо нажать на кнопку . Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Вид цен. Если Вид цен не выбран для отбора, то прайс-лист формируется по всем отпускным ценам, по которым заданы значения хотя бы по одному элементу номенклатуры, удовлетворяющему другим критериям отбора, что очень удобно для визуального сравнения цен.

Значение ценовой группы для отбора выбирается из справочника Ценовые группы, при нажатии на кнопку справа от поля Ценовая группа. Для очистки поля необходимо нажать на кнопку . Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Ценовая группа. При выборе ценовой группы в прайс-лист попадают только те позиции номенклатуры, которые относятся к заданной ценовой группе.

Значение номенклатуры для отбора выбирается из справочника Номенклатура, при нажатии на кнопку справа от поля Номенклатура. Для очистки поля необходимо нажать на кнопку . Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Номенклатура. Следует отметить, что выбирать можно только элемент справочника. Группу элементов выбирать нельзя.

В поле На дату указывается дата, на которую необходимо получить значения цен. Поскольку цены хранятся в периодическом регистре сведений с периодичностью один день, на любой день существует только одно значение цены.

У каждой записи регистра сведений Цены номенклатуры существует признак актуальности. По этому признаку осуществляется отбор при установке флажка А.

Для просмотра и редактирования существующего значения цены необходимо дважды щелкнуть мышью на изменяемом значении либо установить курсор на строку с изменяемым значением и щелкнуть мышью на кнопку Изменить на панели инструментов.

Чтобы установить значение цены для элемента справочника Номенклатура (независимо от того, присутствует элемент в прайс-листе либо нет), необходимо щелкнуть мышью на кнопку Добавить. Откроется окно новой записи регистра сведений Цены номенклатуры (рис. 4.7).

Рис. 4.7. Новый элемент регистра сведений Цены номенклатуры

Необходимо заполнить поля в окне Цена номенклатуры (см. рис. 4.7) и нажать на кнопку Записать и закрыть.

Нажатием на кнопку панели инструментов обработки Прайс-лист можно создать новый элемент цен номенклатуры копированием существующего элемента (курсор в этом случае должен стоять на копируемом значении). В этом случае все данные копируемого документа кроме даты будут перенесены в новый элемент справочника Цены номенклатуры.

Для удаления значения цены необходимо установить курсор на удаляемый элемент и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Кнопка Отображать заголовок управляет выводом заголовка над таблицей с ценами.

Для вывода сформированного прайс-листа на печать необходимо щелкнуть мышью на кнопку . Откроется стандартное окно Windows выбора принтера.

Для просмотра истории изменения цен конкретной номенклатурной позиции необходимо установить курсор на позицию и нажать на кнопку . Откроется окно История изменения цен номенклатуры, в котором также можно создать, изменить или удалить значения цен.

Для настройки содержания и оформления внешнего вида формы Прайс-лист компании необходимо нажать на кнопку (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Окно Настройка формы

С помощью настроек можно:

• скрыть ненужные поля, сняв флажки рядом с названиями элементов (исключение – корневой элемент формы и кнопка настройки формы);

• добавить новые поля – кнопка Добавить поля;

• изменить взаиморасположение полей – кнопки и ;

• объединить поля в группы – кнопка Добавить группу;

• изменить различные свойства элементов формы.