Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

Для хранения информации о сотрудниках фирмы предназначен справочник Сотрудники.

• Выберите команду перехода Сотрудники на Панели навигации вкладки Зарплата и персонал главного окна программы. Откроется справочник Сотрудники.

Справочник Сотрудники позволяет хранить информацию, используя иерархию групп и элементов, как и рассмотренные выше справочники. Для создания групп используется кнопка панели инструментов справочника.

• Нажмите кнопку Создать панели инструментов справочника. На экране появится диалог Сотрудник для создания нового элемента справочника (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Диалог для создания нового элемента справочника Сотрудники

При создании нового элемента справочника можно установить переключатель в шапке окна в одно из положений:

• Создать нового сотрудника и внести его личные данные в справочник физических лиц. В этом случае будет создан не только элемент справочника Сотрудники, но и элемент справочника Физические лица. Будет установлена связь между созданными элементами. Если переключатель установлен в положение Создать нового сотрудника и внести его личные данные в справочник физических лиц, то в окне элемента справочника отображается три вкладки: Основное, Личные данные, Данные о приеме на работу. На вкладке Личные данные вводятся дополнительные сведения, необходимые для создания элемента справочника Физические лица.

• Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц. При установке переключателя в это положение в окне появляется поле Физ. лицо для выбора элемента из справочника Физические лица. Если переключатель установлен в положение Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц, то в окне элемента справочника отображается две вкладки: Основное и Данные о приеме на работу.

• Создать нового сотрудника. Создается только элемент справочника Сотрудники, который не будет связан со справочником Физические лица. В окне элемента справочника отображается две вкладки: Основное и Данные о приеме на работу.

Поле Группа сотрудников заполняется в случае, если вы предварительно создали какие-либо группы для удобства хранения информации.

• После введения фамилии, имени и отчества в поле Наименование нажмите кнопку . Информация будет сохранена в справочнике, в поле ТН сотруднику присвоится код, который можно использовать как табельный номер.

• На вкладке Основное установите переключатель Тип занятости в положение Основное место работы или Совместительство.

• Заполните поля вкладок Личные данные, Данные о приеме на работу.

Часто элементы справочника Сотрудники тесно связаны со справочником Физические лица. Другими словами, каждый сотрудник также записывается в справочник Физические лица, а связь между ними указывается в поле Физическое лицо диалога Сотрудник. Но при проведении различных операций учета один человек будет являться двумя разными объектами: Сотрудник и Физическое лицо. Например, при увольнении сотрудника, а затем приеме вновь через какое-то время на другую должность одно и то же физическое лицо будет являться двумя разными сотрудниками.

Напомним, что справочник Физические лица для ввода и редактирования информации открывается с помощью команды перехода Физические лица в группе команд Смотри также на Панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

На Панели навигации диалога Сотрудник имеются команды перехода к регистрам Плановые начисления и удержания и Сведения о сотрудниках.

Записи в этих регистрах появляются при проведении кадровых документов по данному сотруднику.

После заполнения справочников можно переходить к вводу начальных остатков. Начальные остатки удобно вводить с использованием обработки Настройка учета (см. рис. 2.5).

Напомним, что вы можете открыть обработку, используя команду перехода окна Быстрый старт или области Настройки окна навигации вкладки Рабочий стол главного окна программы.

• Перейдите на вкладку Начальные остатки обработки Настройка учета. На вкладке откроется журнал документов Ввод начальных остатков.

На панели инструментов журнала документов существует несколько кнопок, назначение большинства которых было описано ранее. С помощью кнопки можно установить интервал дат для списка выводимых для просмотра документов. В данном случае это не актуально, так как журнал пуст, но действие будет справедливо для всех журналов документов.

• Нажмите кнопку . Откроется диалог Настройка периода (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Диалог Настройка периода

В поле Период дат вы можете выбрать значение из открывающегося списка или указать в поле Период дат значение Произвольный период и выбрать начало и конец периода в полях с и по с помощью появившихся кнопок открытия календаря .

Если вы хотите при следующем открытии данного журнала документов ограничить выведенную информацию таким же периодом, то установите флажок Использовать эту настройку периода при открытии. Для другого пользователя или другого журнала документов настройка действительна не будет.

Рассмотрим основные действия, выполняемые при работе с документами на примере оформления документа Ввод начальных остатков.

• Нажмите кнопку Создать панели инструментов журнала документов. Откроется окно нового документа Ввод начальных остатков (рис. 2.19).

Рис. 2.19. Окно нового документа Ввод начальных остатков

Поле Номер заполнять не следует, номер документу присваивается автоматически при записи, чтобы не нарушить уникальность нумерации в системе. В поле Дата указана текущая дата. Значение даты может быть изменено с помощью кнопки . В поле Раздел учета выбирается раздел учета, по которому будут вводиться остатки. В зависимости от выбранного раздела изменяется содержание окна документа: вкладок, табличных частей.

• Выберите для поля Раздел учета значение Денежные средства. Документ примет вид как на рис. 2.19.

• Нажмите кнопку Добавить панели инструментов табличной части документа. В табличной части появится строка для ввода информации.

• Щелкните мышью на кнопке выбора поля Банковский счет (касса). На экране возникнет диалог Выбор типа данных.

• Щелкните мышью на строке с выбранным типом: Касса или Банковский счет и нажмите кнопку OK. Диалог закроется, откроется справочник Кассы или Банковский счет для выбора элемента.

• Выберите позицию из справочника, щелкнув мышью на строке и нажав кнопку Выбрать. Справочник закроется, в колонке установится выбранное значение.

• Щелкните мышью на колонке Сумма валютная. В текущей строке появится поле выбора суммы.

• Введите размер суммы с клавиатуры или с помощью кнопки поля выбора.

• В колонке Валюта выберите из списка наименование валюты, в которой указана сумма в предыдущей колонке. В колонке Сумма будет автоматически пересчитана сумма в валюте, указанной в настройке параметров учета как Валюта учета.

• С помощью кнопки Добавить заполните табличную часть документа, указав остатки на всех счетах и кассах выбранной организации.

Для работы с табличной частью документа вы можете использовать кнопки панели инструментов. Для удаления строки предназначена кнопка . Чтобы добавить строку копированием текущей, используйте кнопку . Для изменения порядка строк в таблице используются кнопки и .

Теперь документ необходимо записать для сохранения значений всех полей и таблиц и провести. При проведении документа все данные документа отражаются в каких-либо учетных механизмах системы, изменяется состояние тех или иных учетных данных. Проведенные документы помечены в колонке пиктограмм в журнале документов.

• Нажмите кнопку панели инструментов окна документа. Документ будет записан без проведения, в поле Номер появится значение, присвоенного программой уникального номера документу.

• Нажмите кнопку Провести для проведения документа.

При нажатии кнопки Провести также происходит запись документа, если это действие не было выполнено ранее. Кнопка Провести и закрыть предназначена для одновременного с проведением закрытия окна документа. Вы можете отменить проведение документа, если это необходимо. Для этого нажмите кнопку Все действия панели инструментов окна документа и выберите пункт меню Отмена проведения.

В списке команд меню, открывающемся при нажатии кнопки Все действия, существует команда Изменить форму, выбрав которую вы можете изменить состав и расположение полей окна документа. Как это сделать, было описано в одном из предыдущих разделов главы.

В левом нижнем углу окна документа вы можете увидеть состояние документа в настоящий момент времени: Новый, Записан, Проведен, Не проведен. В нижней части окна также выведена строка с указанием автора документа или именем пользователя, с которым был осуществлен вход в систему. Изменить имя автора можно лишь выполнив вход в программу под другим именем перед созданием нового документа.

На панели инструментов окна документа находится кнопка , нажав которую вы получите вывод на экран окна табличного документа, отражающего изменения в базе данных, которые произведены проведением данного документа, или сформированного отчета по движениям (рис. 2.20). С помощью этого отчета осуществляется контроль введенных данных.

Рис. 2.20. Окно отчета Движения документа

Вы можете вывести информацию табличной части документа в текстовый или табличный документ для последующего вывода на печать.

• Нажмите кнопку Все действия панели инструментов табличной части документа (см. рис. 2.19) и выберите команду меню Вывести список. Откроется диалог Вывести список.

Работа с диалогом Вывести список была описана ранее в главе.

• Нажмите OK. Откроется окно табличного или текстового документа, который можно распечатать, нажав кнопку панели инструментов окна и выбрав команду меню ФайлПечать.

При вводе остатков по запасам документ будет иметь несколько вкладок, на которых указываются начальные остатки в разрезе складов и ячеек склада, остатки по прямым затратам в незавершенном производстве, по принятым и переданным на комиссию или ответственное хранение запасам, а также по запасам в разрезе грузовых таможенных деклараций (ГДТ).

После заполнения документа для ввода остатков по запасам также следует записать и провести документ и выполнить проверку по движениям документа.

При вводе остатков по разделу учета Расчеты с поставщиками и покупателями в табличной части документа (рис. 2.21) вы увидите колонку Документ. В этой колонке требуется указать документ, по которому существует данная задолженность. Необходимо предварительно создать такие документы в системе.

Рис. 2.21. Документ Ввод начальных остатков для раздела учета Расчеты с контрагентами

• Дважды щелкните мышью на колонке Документ текущей строки. В колонке появится поле выбора.

• Нажмите кнопку поля выбора. Откроется диалог выбора типа документа.

• Щелкните мышью на строке с выбранным типом документа и нажмите OK. Диалог закроется, на экране появится окно журнала документов. В данный момент окно будет пустым, так как вы еще не создавали в системе документов.

• Нажмите кнопку Создать. Откроется окно нового документа, например Приходная накладная.

Достаточно заполнить только шапку документа. Проводить документ не следует.

Система может сама сформировать необходимые документы, для этого в окне документа Ввод начальных остатков (см. рис. 2.21) следует установить флажок Автоформирование.

Перед вводом остатков по расчетам с персоналом необходимо оформить документы, регистрирующие прием сотрудников на работу.

2.3. План счетов

В программе существует предустановленный управленческий план счетов, который может быть дополнен новыми счетами и субсчетами. План счетов Управленческий аналогичен бухгалтерскому плану счетов. Каждая операция оформляется проводкой, которая изменяет показатели двух взаимосвязанных счетов. Названия счетов отражают управленческую политику фирмы.

Команда для вызова окна плана счетов (рис 2.22) находится на Панели навигации вкладки Финансы в группе команд Смотри также и в области Настройки окна Навигация вкладки Рабочий стол.

Рис. 2.22. Окно План счетов

Вы можете создавать новые счета и субсчета. Предположим, вам необходимо счет Зарплата производственного персонала разделить более детально на два субсчета Зарплата постоянных сотрудников и Зарплата по временным договорам.

• Дважды щелкните мышью на строке Зарплата производственного персонала. Откроется окно счета Зарплата производственного персонала (рис. 2.23).

• Измените значение поля Тип счета на Группа счетов и нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно счета закроется, в плане счетов появится новая группа счетов.

• Нажмите кнопку Создать панели инструментов окна плана счетов. Откроется окно нового счета.

• В полях Код и Порядок укажите значение 20.03.1. В поле Подчинен счету выберите из плана счетов созданную группу Зарплата производственного персонала. В поле наименование введите значение Зарплата постоянных сотрудников.

• Нажмите кнопку Записать и закрыть. Новый субсчет создан и помещен в указанную группу.

Рис. 2.23. Окно счета Зарплата производственного персонала

Создайте еще один субсчет с наименованием Зарплата по временным договорам с порядком и кодом 20.03.2 и подчините этот субсчет группе Зарплата производственного персонала.

2.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации

В этом разделе главы мы кратко опишем функции программы, сгруппированные на отдельных вкладках. Названия вкладок соответствуют разделам программы.

На каждой вкладке слева расположена Панель навигации, которая содержит команды открытия справочников, журналов документов для быстрого перехода к необходимой информации. Если щелкнуть мышью на выбранной команде, справочник или другая форма списка будет открыта в рабочей области вкладки. При выборе другой команды будет открыт другой журнал документов или справочник, замещая предыдущий. Напомним, что можно открыть какую-либо форму списка в отдельном окне.

• Щелкните правой кнопкой мыши на команде Панели навигации вкладки. На экране появится контекстное меню.

• Выберите команду Открыть в новом окне из контекстного меню. Откроется окно выбранной формы списка.

Все команды Панели навигации разделены на группы: важные, обычные и вспомогательные. Команды группы Важное расположены сверху и выделены жирным шрифтом. Вспомогательные команды находятся в группе Смотри также и обычно редко используются. Вы можете изменить содержимое Панели навигации.

• Щелкните правой кнопкой мыши на любой команде Панели навигации. На экране появится контекстное меню.

• Выберите команду Настройка панели навигации из контекстного меню. На экране откроется диалог Настройка панели навигации (рис. 2.24).

Рис. 2.24. Диалог Настройка панели навигации

С помощью кнопок Добавить, Удалить, Добавить в группу, Переместить в группу вы можете настроить содержимое Панели навигации любой вкладки, удалив, например, команды, которые вы не планируете использовать.

Выше рабочей области вкладки расположены панели действий, такие как Создать, Отчеты или Сервис. На Панелях действий находятся кнопки для быстрого создания документов, элементов справочников, отчетов и других объектов. Видимость и порядок кнопок Панели действий также можно изменить.

• Щелкните правой кнопкой мыши на любом месте Панели действий. Откроется контекстное меню.

• Выберите команду Настройка панели действий из контекстного меню. На экране появится диалог Настройка панели действий.

Панель действий настраивается так же, как и Панель навигации.

Кнопка панели действий открывает список других кнопок этой панели. Размеры панелей навигации и действий можно изменять, пользуясь разделителем.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» можно сохранять команды открытия вкладок, справочников, журналов документов и любых других объектов базы данных с помощью механизма избранных команд перехода и ссылок. Рассмотрим такую возможность на примере.

• Перейдите на вкладку Маркетинг и продажи и щелкните мышью на команде панели навигации Контрагенты. В рабочей области вкладки откроется справочник Контрагенты.

• Нажмите кнопку панели инструментов в верхней строке окна программы. Откроется меню Избранное.

• Выберите команду меню Добавить в избранное. В меню появится команда перехода на открытый в данный момент объект.

Вы можете добавить в меню Избранное любое количество команд. При последующем нажатии на кнопку вы можете воспользоваться этими командами для открытия объектов.

Приведем пример использования механизма ссылок.

• Откройте какой-нибудь документ, справочник или любой другой объект.

• Нажмите кнопку панели инструментов окна программы или объекта, если объект открыт в отдельном окне, например окно элемента справочника. Откроется диалог Получение ссылки (рис. 2.25).

Рис. 2.25. Диалог Получение ссылки

В приведенном примере получена ссылка на элемент справочника Контрагенты.

• Нажмите кнопку Добавить в избранное. Ссылка на объект будет добавлена в меню Избранное.

С помощью кнопки Копировать в буфер вы можете скопировать ссылку в буфер обмена. Кнопка предназначена для открытия диалога Переход по ссылке (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Диалог Переход по ссылке

В примере в строке ввода диалога расположена ссылка, скопированная в буфер обмена. Чтобы вставить в строку ссылку из буфера обмена, воспользуйтесь кнопкой Вставить из буфера. Вы можете также ввести наименование ссылки с клавиатуры, добавить ссылку, расположенную в строке, в меню Избранное или выполнить переход по ссылке с помощью одноименных кнопок.

Содержание вкладки Рабочий стол было описано в начале главы. Рассмотрим вкладку Маркетинг и продажи. Команды на Панели навигации и Панелях действий этой вкладки предназначены для учета существующих и возможных потребителей с помощью справочника Контрагенты, доступа к документам по продажам, учета цен, скидок, ассортимента товаров, а также планирования продаж. Пользуясь кнопками группы Создать, расположенной на Панели действий, вы можете быстро создать документы Заказ покупателя, Расходная накладная, Счет на оплату, добавить новую позицию в справочник Контрагенты. Кнопки панели действий Отчеты предназначены для открытия окон формирования отчетов по продажам, с помощью которых вы можете, например, проанализировать состояние заказов покупателей или задолженностей контрагентов.

В программе полностью отслеживается процесс управления продажами. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи, начиная с момента фиксации в программе какого-либо события (например, обсуждения проекта) и заказа, так и без предварительно оформленных заказов клиентов.

Документ Событие позволяет зафиксировать важное запланированное действие, например обсуждение сделки с покупателем. На основании документа Событие может быть создан документ Заказ покупателя. При вводе одного документа на основании другого часть полей нового документа заполняется значениями из документа-основания. Например, при вводе документа Заказ покупателя на основании документа Событие происходит заполнение полей шапки документа: Контрагент и Договор.

По согласованным данным оформляется заказ клиенту. В конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» заказ является центральным звеном управления всеми последующими действиями по его отработке. Используются статусы заказа, описывающие этапы прохождения заказа: В работе, Выполнен, Заявка. В тех заказах, которые уже закрыты, должен быть установлен флажок Закрыт.

Программа предоставляет возможность указать график оплаты по заказу клиента. В любой момент времени менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа, сформировав один из отчетов с помощью команды группы Отчеты на Панели действий вкладки Маркетинг и продажи.

Заказ может выступать в качестве распоряжения на продажу или переработку. Часто документ Заказ покупателя является основанием для документов Заказ на производство, Расходная накладная, Поступление в кассу, Поступление на счет.

В программе предусмотрено формирование полного комплекта документов, включая Счет на оплату, Расходную накладную, Счет-фактуру.

Для автоматического формирования цен может быть использована обработка, позволяющая задавать цены для выбранных номенклатурных позиций по определенным алгоритмам. Она может быть вызвана с помощью кнопки Формирование цен из окна справочника Прайс-лист компании.