Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

6.3. Оформление приходного и расходного ордеров

Факт поступления ТМЦ на склад может регистрироваться по однофазной и двухфазной (ордерной) схемам приема. При однофазной схеме ТМЦ сразу поступают на склад, указанный в документе Приходная накладная. Менеджер, оформляющий поступление товаров, проверяет количество товаров и назначает цены.

Указать схему приема товаров, которая будет использоваться на складе, можно в справочнике Организационно-структурные единицы компании. Для ордерного склада в окне элемента справочника нужно, чтобы в поле Тип было выбрано Склад, а также чтобы был установлен флажок Ордерный.

Если для склада указана ордерная схема приема товаров, то при поступлении товаров формируется два документа: Приходный ордер и Приходная накладная, которая может быть создана на основании приходного ордера. Приходный ордер может создаваться, например, кладовщиком на складе и отражать факт поступления ТМЦ на склад. Приходная накладная создается бухгалтером или оператором.

Примерно такая же схема работы может быть реализована документами Расходный ордер и Расходная накладная.

6.3.1. Приходный ордер

Документ Приходный ордер предназначен для оформления факта поступления материальных ценностей на ордерный склад и является основанием для оформления приходного финансового документа.

Чтобы перейти к журналу документов, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на СкладПриходные ордера (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Журнал документов Приходный ордер

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в журнале документов по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового Приходного ордера:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выбрать СоздатьПриходный ордер.

Будет создан новый документ Приходный ордер (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Новый документ Приходный ордер

В новом документе необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад, на который будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании. Напомним, что склад должен быть ордерным.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, в которую будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Табличная часть Запасы:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры и выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество вводится количество приходуемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Приходный ордер может быть создан также на основании Расходного ордера из журнала расходных ордеров либо из окна расходного ордера.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать приходный ордер можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Приходный ордер существует 4 печатные формы:

• Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ТОРГ-4).

• Приходный ордер.

• Приходный ордер (М4).

• Бланк товарного наполнения.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

При проведении документа увеличивается количество к поступлению на склад, которое уменьшается финансовым приходным документом – приходной накладной.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Расходный ордер либо в окне документа.

На основании существующего документа Приходный ордер можно сформировать документы:

• Авансовый отчет.

• Оприходование запасов.

• Отчет переработчика.

• Перемещение запасов.

• Приходная накладная.

• Расходный ордер.

Для создания документа на основании приходного ордера необходимо нажать на кнопку Создать на основании в списке документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.3.2. Расходный ордер

Документ предназначен для оформления факта расхода материальных ценностей с ордерного склада.

Документ может быть оформлен на основании расходного финансового документа, фактически являющегося распоряжением на расход запасов со склада (рис. 6.7) или как независимый документ.

Рис. 6.7. Диалог ввода Расходного ордера на основании Расходной накладной

Чтобы перейти к списку расходных ордеров, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на СкладРасходные ордера (рис. 6.8).

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопке на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в журнале документов по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Рис. 6.8. Журнал документов Расходные ордера и новый документ Расходный ордер

Для создания нового Расходного ордера:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать.

Будет создан новый документ Расходный ордер (см. рис. 6.8).

В новом документе необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад, с которого будут списаны запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, из которой будут списаны запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Табличная часть Запасы:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры.

Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры. Оно выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество вводится количество расходуемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора отпускаемых запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и доступный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Расходный ордер может быть создан также на основании документов:

• Отчет о переработке.

• Расходная накладная.

• Списание запасов.

• Перемещение запасов.

• Приходный ордер.

• Принятие к учету ВА.

• Заказ покупателя.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать расходный ордер можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Расходный ордер используется две печатные формы:

� Расходный ордер.

� Бланк товарного наполнения.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

При проведении документа уменьшается количество к расходу со склада, образованное финансовым документом-основанием.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Расходный ордер либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Расходный ордер можно сформировать документ Приходный ордер, нажав на кнопку Создать на основании в списке документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.4. Оформление складского перемещения

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» реализовано складское перемещение двух видов: перемещение между складами и перемещение между ячейками склада. Для оформления каждого из указанных видов перемещений предназначен отдельный документ. Рассмотрим операцию перемещения подробно.

6.4.1. Перемещение запасов между складами

Документ Перемещение запасов предназначен для оформления передачи запасов из одной структурной единицы в другую, а также списания запасов на внутренние расходы.

С помощью документа можно отразить следующие операции:

• Перемещение запасов между складами.

• Перемещение запасов между производственными подразделениями.

• Перемещение запасов со склада в производство.

• Перемещение (возврат) запасов из производства на склад.

• Списание запасов на внутренние расходы.

• Передача запасов в эксплуатацию.

• Возврат запасов из эксплуатации.

Выбор варианта осуществляется с помощью указания необходимого вида операции, а также определяется типом структурной единицы источника и получателя.

При оформлении документа, отражающего перемещение запасов между складами, вид операции должен иметь значение Перемещение.

Чтобы перейти к печати Перемещение, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на ЗапасыПеремещения запасов (рис. 6.9).

Для эффективной работы со списком документов возможен быстрый отбор документов по:

• Складу;

• Получателю;

• Организации;

• Заданному интервалу дат.

Рис. 6.9. Список документов Перемещения запасов

Значение склада для отбора выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании при нажатии на кнопку справа от поля Склад. Для очистки поля (отменить отбор по складу) необходимо нажать на кнопку .

Значение получателя для отбора выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании при нажатии на кнопку справа от поля Получатель. Для очистки поля (отменить отбор по получателю) необходимо нажать на кнопку .

Значение организации для отбора выбирается из справочника Организации при нажатии на кнопку справа от поля Организация. Для очистки поля (отменить отбор по организации) необходимо нажать на кнопку .

Значение интервала дат для отбора документов задается при нажатии на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в списке документов по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа Перемещение запасов:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите СоздатьПеремещение запасов. Будет создан новый документ Перемещение запасов (рис. 6.10).

Рис. 6.10. Новый документ Перемещение запасов (между складами)

При оформлении перемещения запасов между складами необходимо заполнить следующие поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад, из которого будут списаны запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, из которой будут списаны запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Получатель. В этом поле необходимо указать склад, на который будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка (получатель). В этом поле необходимо указать ячейку склада, в которую будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки.

• Табличная часть Запасы:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры. Оно выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество вводится количество передаваемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Резерв – указывается количество единиц измерения номенклатурной позиции, передаваемой в резерв.

• Заказ покупателя – заказ, под который будет осуществлен резерв или на который будут отнесены расходы.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов, добавляемых в табличную часть по справочнику Номенклатура, необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Документ Перемещение запасов может быть создан также на основании документов:

• Перемещение по ячейкам.

• Заказ на производство.

• Сборка запасов.

• Приходный ордер.

Для создания документа Перемещение запасов на основании одного из перечисленных документов необходимо в списке документов документа-основания нажать на кнопку Создать на основании и выбрать Перемещение запасов.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать документ Перемещение запасов можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Перемещение запасов при перемещении запасов между складами можно выбрать одну из печатных форм:

• Накладная на перемещение запасов (ТОРГ-13).

• Перемещение запасов.

• Бланк товарного наполнения, склад отправитель.

• Бланк товарного наполнения, склад получатель.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Перемещение запасов либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Перемещение запасов можно сформировать документ Расходный ордер, нажав на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.4.2. Передача номенклатурных позиций между ячейками склада

Для оформления передачи номенклатурных позиций между ячейками одного склада предназначен документ Перемещение по ячейкам.

Чтобы перейти к списку документов Перемещение по ячейкам, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на СкладПеремещения по ячейкам (рис. 6.11).

Рис. 6.11. Список документов Перемещения по ячейкам

Значение интервала дат для отбора документов задается при нажатии на кноп-ку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в списке по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа Перемещение по ячейкам:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Перемещение по ячейкам (рис. 6.12).

Рис. 6.12. Новый документ Перемещение по ячейкам

При оформлении перемещения запасов между ячейками необходимо заполнить следующие поля документа:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Вид операции. Вид операции перемещения – из нескольких ячеек в одну или из одной ячейки в несколько. Перемещение из одной ячейки в другую является частным случаем любого из видов операции.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад, по которому осуществляется перемещение. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, с которой будут списаны запасы в случае операции Из одной в несколько или в которую будут оприходованы запасы в случае операции Из нескольких в одну.

• Табличная часть Запасы.

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Ячейка необходимо указать ячейку склада, с которой будут списаны запасы в случае операции Из нескольких в одну или в которую будут оприходованы запасы в случае операции Из одной в несколько.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры. Оно выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество вводится количество передаваемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора перемещаемых запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно переместить выбранную строку табличной части выше или ниже.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Чтобы сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку . Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. При проведении документ производит движения только по регистру накопления Запасы на складах. Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Перемещение запасов либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Перемещение по ячейкам можно сформировать документ Перемещение запасов, нажав на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.