Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

4.1.4. Установка цен номенклатуры

Для удобства расчета и установки цен номенклатуры предназначена обработка Формирование цен, которая вызывается при нажатии на кнопку Формирование цен.

При нажатии на кнопку Формирование цен в окне прайс-листа компании открывается обработка Формирование цен (рис. 4.9). Обработка предназначена для массового расчета, изменения и удаления цен номенклатуры.

Рис. 4.9. Обработка Формирование цен

Для групповой установки цен номенклатуры необходимо:

• выбрать вид цен из справочника Виды цен с помощью кнопки , расположенной справа от поля Вид цен. Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку ;

• заполнить список элементов номенклатуры, для которых будут устанавливаться цены. Если в прайс-листе был выбран вид цен, обработка откроется сразу с текущими значениями выбранного вида цен номенклатуры. Заполнить список элементов номенклатуры можно, нажав на кнопку Заполнить номенклатуру и выбрав значение из открывающегося списка:

• Заполнить по ценовым группам;

• Добавить по ценовым группам;

• Заполнить по группам номенклатуры;

• Добавить по группам номенклатуры;

• Заполнить по виду цен;

• Заполнить по приходной накладной;

• Добавить по приходной накладной.

Если выбран вариант, начинающийся со слова Заполнить, то список предварительно будет очищен. Если выбран вариант заполнения, начинающийся со слова Добавить, то информация будет добавлена в список.

Чтобы вручную добавить элемент номенклатуры в список, необходимо нажать на кнопку Добавить и из справочника Номенклатура выбрать требуемую позицию.

Нажатием на кнопку можно создать новый элемент списка копированием существующего элемента.

Чтобы удалить элемент списка, необходимо установить курсор на удаляемый элемент и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

С помощью кнопок и можно переместить выбранную строку списка выше или ниже.

• Установите флажки рядом с наименованиями тех позиций номенклатуры, цены которых требуется изменить. Можно сбросить или установить все флажки с помощью соответствующих кнопок панели инструментов табличной части обработки.

Значение цены, которое необходимо установить, можно ввести непосредственно в таблицу, дважды щелкнув мышью на изменяемом значении. Либо воспользоваться одним из вариантов группового изменения цены в разделе Изменить цены обработки. В зависимости от варианта изменения вид окна обработки Формирование цен может изменяться, будут появляться те или иные поля для заполнения.

• По ценам. При выборе этого варианта формирования цен будет выполнено заполнение актуальными ценами по выбранному виду цен на указанную дату. Окно обработки будет иметь вид, представленный на рис. 4.9.

• По ценам контрагента. При выборе варианта По ценам контрагента в окне обработки появляется дополнительное поле – Контрагент. Будет выполнено заполнение актуальными ценами, указанными для выбранного контрагента, по выбранному виду цен на указанную дату.

• По документу. В случае выбора этого варианта формирования цен в окне обработки появляется поле Приходная накладная. Если номенклатура присутствует в документе, указанном в поле Приходная накладная, то будет установлена цена, указанная в документе.

• Рассчитать. В окне обработки появляются поля База и %. В этом случае будет выполнено заполнение цен по базовому виду цен на указанную дату и увеличение на заданный процент.

• Изменить на %. В окне обработки появляется поле со списком для выбора знака изменения цены (в большую сторону «+», в меньшую сторону «–») и поле ввода процента. Цены будут увеличены или уменьшены на указанный процент.

• Изменить на сумму. В окне обработки появляется поле со списком для выбора знака изменения цены (в большую сторону «+», в меньшую сторону «–») и поле Сумма. Цены будут увеличены или уменьшены на указанную сумму в валюте выбранного вида цены.

• Округлить. При указании этого варианта формирования цены появляется поле Порядок округления и флажок Округлять в большую сторону. Отмеченные в таблице цены будут округлены по указанным правилам (порядку и варианту округления).

• Удалить. Для помеченной номенклатуры в таблице будет удалена цена на указанную дату по выбранному виду цен. Таким образом, на дату, указанную в окне обработки, будет действовать предпоследняя цена.

• Снять актуальность. С указанной даты для отмеченной номенклатуры будут отсутствовать цены по выбранному виду цен.

• Для изменения цен примените настройки, нажав на кнопку Выполнить в группе элементов Шаг 3: Изменить цены. В колонке Цена изменятся значения для номенклатурных позиций, рядом с которыми установлен флажок.

• Запишите цены: в поле На дату группы элементов Шаг 4: Записать цены установите дату и нажмите на кнопку Установить. Будут установлены отмеченные цены номенклатуры по выбранному виду цен на указанную дату.

4.1.5. Регистрация цен контрагентов

Информация о ценах на товары и услуги поставщиков или конкурентов, история изменений цен хранится в регистре сведений Цены номенклатуры контрагентов.

Регистр сведений вызывается для ввода и редактирования информации на Панели навигации элемента справочника Номенклатура. Для открытия списка История изменения цен номенклатуры контрагентов номенклатурной единицы необходимо:

• на Панели разделов выбрать Склад и производство;

• на Панели навигации выбрать Номенклатура;

• в списке Номенклатура найти требуемую номенклатурную позицию и открыть окно этой позиции для просмотра и редактирования, щелкнув мышью на кнопку ;

• на Панели навигации элемента справочника выбрать Цены контрагентов. Откроется список История изменения цен номенклатуры контрагентов.

Для просмотра и редактирования существующей позиции необходимо нажать на кнопку , для ввода нового значения цены – нажать на кнопку Создать. Откроется окно Цена номенклатуры контрагентов (рис. 4.10).

Для формирования нового значения цены необходимо ввести либо скорректировать значения полей:

• Период – дата, начиная с которой будет действовать вновь устанавливаемая цена.

• Контрагент, для которого устанавливается цена. Выбирается из справочника контрагентов, при нажатии на кнопку , справа от названия поля.

• Вид цен контрагента. Одна позиция номенклатуры может иметь несколько видов цен контрагента.

• Номенклатура – выбирается из справочника номенклатуры, при нажатии на кнопку , справа от названия поля. По умолчанию поле принимает значение текущего элемента справочника Номенклатура.

• Характеристика – характеристика номенклатуры.

• Цена – вводится новое значение цены.

Рис. 4.10. Окно Цена номенклатуры контрагентов

Для сохранения введенной информации необходимо нажать на кнопку Записать и закрыть.

Цены номенклатуры контрагентов могут использоваться для формирования отпускных цен в обработке Формирование цен.

4.2. Регистрация событий

Для эффективной работы с контрагентами необходимо отражение всех этапов взаимодействия с клиентом в программе.

Документ Событие предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий.

Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.

Документ Событие может быть введен в журнале документов События или в окне Рабочий календарь.

4.2.1. Создание события

Чтобы перейти к журналу документов События, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ПродажиСобытия (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Журнал документов События

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в списке документов по значениям полей необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо установить курсор на документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов.

Для создания нового документа Событие:

• На панели журнала документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите СоздатьСобытие. Будет создан новый документ Событие (рис. 4.12).

Для возможности отбора событий все события делятся по своему назначению на группы:

• телефонный звонок;

• личная встреча;

• электронное письмо;

• почтовое письмо;

• прочее.

Рис. 4.12. Документ Событие

Событие каждой группы дополнительно рассматривается как Входящее или как Исходящее.

Исходящие события – это события, определяющие действия менеджера, которые менеджер сам должен провести, например написать письмо, позвонить, организовать встречу.

Входящие события – это события, которые со стороны менеджера требуют простого контроля, например проверить, что пришло письмо по электронной почте, проверить, что клиент, обещавший перезвонить, действительно перезвонил.

Событие можно классифицировать на три категории:

• событие Запланировано;

• событие Завершено;

• событие Отменено.

Такая классификация ведется пользователем вручную.

В событии следует указать, с каким видом объектов оно будет связано – с контрагентами и контактными лицами контрагентов либо с прочими контактными лицами. Поле Контрагент не обязательно, а таблица Контактные лица обязательна для заполнения.

В таблице контактных лиц поля Представление контакта и Как связаться заполняются произвольным образом, а Контактное лицо выбирается из справочника контактных лиц. Для добавления новой строки в список контактных лиц необходимо нажать на кнопку Создать. Чтобы удалить элемент списка, необходимо установить курсор на удаляемый элемент и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

С помощью кнопок и можно переместить выбранную строку списка выше или ниже.

Для каждого события можно указать Тему, Содержание события, интервал времени, отведенный на проведение события (Начало и Окончание события) и Ответственного за проведение события.

Для сохранения и закрытия окна документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

На основании существующего документа Событие можно сформировать документы:

• Задание на работу;

• Заказ покупателя;

• Заказ поставщику;

• Заказ-наряд;

• Событие;

• Счет на оплату поставщика;

• Счет на оплату.

Для создания документа на основании документа Событие необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

4.2.2. Рабочий календарь

Обработка Рабочий календарь предназначена для анализа запланированных событий, графика производства, загрузки сотрудников и ключевых ресурсов.

Чтобы открыть Рабочий календарь, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Рабочий календарь (рис. 4.13).

Календарь имеет три варианта отображения информации: Менеджер контактов, График производства и Загрузка ресурсов. Данные выводятся списком, по дням, по неделе или по месяцу. С использованием календаря можно вводить новые документы:

• Событие, если вариантом отображения Рабочего календаря является Менеджер контактов;

• Заказ-наряд и Заказ на производство – для варианта отображения информации График производства;

• Задание на работу – для варианта Загрузка ресурсов.

Рис. 4.13. Вариант Менеджер контактов, режим По дням обработки Рабочий календарь

Исходные данные и внешний вид календаря могут быть настроены с помощью кнопки и кнопки Настройка панели окна. В окне Настройка можно установить следующие параметры:

• Выводить в режиме День один или два дня.

• Выводить в режиме Неделя 5, 6 или 7 дней.

• Какие из документов Событие, Заказ покупателя, Заказ поставщику выводить в календаре в варианте Менеджер контактов.

• Какие из документов Заказ-наряд, Заказ на производство выводить в календаре в варианте График производства и работ.

За какой день, неделю или месяц будет отображаться информация в Рабочем календаре, определяется выбором даты, которая должна находиться внутри требуемого периода.

4.3. Выполнение заказов покупателей

Документ Заказ покупателя предназначен для оформления предварительной договоренности с покупателем о намерении приобрести товары.

Параметры, по которым происходит контроль отгрузки и оплаты по заказу, устанавливаются в договоре с контрагентом.

В заказе можно указать способ, предполагаемую дату оплаты и банк или кассу, куда должны поступить денежные средства по оплате заказа. Эта информация используется для планирования входящих платежей.

Заказ может быть оформлен от покупателя или от комиссионера. Для кого оформляется заказ – для покупателя или для комиссионера – определяется видом договора, который выбран в документе.

Оформление заказов покупателей по торговым операциям не является обязательным. Торговые операции могут оформляться и в том случае, когда учет заказов не ведется.

Заказ будет считаться исполненным, если все количество товара, указанное в документе, будет отгружено заказчику.

4.3.1. Оформление заказа

Документ Заказ покупателя предназначен для оформления намерений покупателя приобрести товары, работы, услуги.

Для открытия журнала документов Заказы покупателей необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ПродажиЗаказы покупателей (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Журнал документов Заказы покупателей

Для эффективной работы в журнале документов возможен быстрый отбор документов по:

• контрагенту;

• ответственному;

• состоянию;

• организации;

• актуальности.

Значение контрагента для отбора выбирается из справочника Контрагенты при нажатии на кнопку справа от поля Контрагент.

Значение ответственного для отбора выбирается из справочника Сотрудники при нажатии на кнопку справа от поля Ответственный.

Значение состояния для отбора выбирается из списка состояний при нажатии на кнопку справа от поля Состояние.

Значение организации для отбора выбирается из справочника Организации при нажатии на кнопку справа от поля Организация.

Значение актуальности для отбора выбирается из открывающегося списка Актуальность.

Для очистки поля, по которому установлен отбор в журнале документов, необходимо нажать на кнопку , которая находится рядом с этим полем.

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Даты начала и конца периода могут быть установлены вводом с клавиатуры или с использованием Календаря.

Для создания нового Заказа покупателя:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите СоздатьЗаказ покупателя. Будет создан новый документ Заказ покупателя (рис. 4.15).

Рис. 4.15. Вкладка Товары, услуги документа Заказ покупателя с видом операции Заказ на продажу

В шапке нового документа необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Вид операции. Указывается вид операции документа. В новом документе по умолчанию Вид операции принимает значение Заказ на продажу. Также Вид операции может принимать значение Заказ на переработку.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о контрагенте-заказчике. Выбирается из справочника Контрагенты.

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, в рамках которого оформляется документ. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

• Состояние заказа. Может принимать одно из значений: Заявка, В работе, Выполнен. В новом документе по умолчанию устанавливается значение Заявка.

• В окне документа расположена кнопка для редактирования цен и валюты, при нажатии на которую открывается диалог редактирования видов цен, скидок и валюты данного документа.

На вкладке Товары, услуги:

• Для добавления новой строки нажмите на кнопку Добавить панели инструментов табличной части.

• Заполните поля:

• В поле Номенклатура введите элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика укажите характеристику номенклатурной позиции, выбрав ее из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры и если в окне элемента справочника Номенклатура на вкладке Параметры хранения и закупки установлен флажок Характеристики.

• В поле Количество введите количество заказанного товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена введите значение цены.

• В поле % Скидки укажите процент скидки (наценки). Задается непосредственно для конкретной позиции документа.

• Для удаления ошибочно введенной строки нажмите на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура нажмите на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора выберите требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с номенклатурной позицией. Укажите количество. Для удобства в окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Если состояние заказа В работе или Выполнен, то можно установить флажок Запланировать оплату. При этом в табличной части появится вкладка Платежный календарь (рис. 4.16).

На вкладке указываются способ и этапы оплаты. Если этапов оплаты более одного, то, щелкнув мышью на кнопку Список, можно задать отображение этапов оплаты в виде списка.

Рис. 4.16. Вкладка Платежный календарь документа Заказ покупателя

На вкладке Дополнительно документа Заказ покупателя можно заполнить поля Проект, Склад, Подразделение и Ответственный.

Если Вид операции документа Заказ на переработку, то в табличной части появится еще одна вкладка – Материалы заказчика. На этой вкладке указывается список материалов, поступивших от заказчика.

• Для сохранения и проведения документа нажмите на кнопку Провести и закрыть.

Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Нажатием на кнопку в журнале документов можно создать новый документ копированием существующего документа.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать Заказ покупателя можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Заказ покупателя существуют следующие печатные формы:

• Акт об оказании услуг.

• Заказ покупателя.

• Расходная накладная.

• Счет на оплату.

• Товарная накладная (ТОРГ-12).

• Бланк товарного наполнения.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Заказ покупателя либо в окне документа.

На основании существующего документа Заказ покупателя можно сформировать документы:

• Акт выполненных работ;

• Задание на работу;

• Заказ на производство;

• Заказ поставщику;

• Поступление в кассу;

• Поступление на счет;

• Приходная накладная;

• Резервирование запасов;

• Расходная накладная;

• Событие;

• Счет на оплату.

Для создания документа на основании заказа покупателя необходимо нажать на кнопку Создать на основании в окне журнала документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

Чтобы открыть журнал документов Заказы покупателей с видом операции Заказ-наряд, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ПродажиЗаказ-наряды.

Работа с журналом документов Заказ-наряды производится так же, как и с журналом документов Заказы покупателей.

Для создания нового Заказа покупателя с видом операции Заказ-наряд:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Заказ покупателя с видом операции Заказ-наряд (рис. 4.17).

Документ Заказ покупателя с видом операции Заказ-наряд, в отличие от документов с видом операции Заказ на продажу или Заказ на переработку, имеет дополнительную вкладку Работы.

На вкладке Работы необходимо заполнить поля:

• Выбрать Вид работ из справочника Номенклатура.

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

Рис. 4.17. Вкладка Работы документа Заказ покупателя с видом операции Заказ-наряд

• В поле Работа, услуга вводится элемент справочника Номенклатура (выполняемая работа, оказываемая услуга).

• В поле Характеристика указывается характеристика работы, услуги, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• В поле Время вводится норма выполнения работы.

• Кратность – количество работ, норма которого указана.

• В поле Цена вводится значение цены работы, услуги.

• % Скидки – процент скидки (наценки). Задается непосредственно для конкретной позиции документа.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость. Выбирается из справочника Ставки НДС.

• Спецификация. Определяет вариант выполнения работы. По спецификации можно автоматически заполнить использованные материалы.

• Материалы – затраченные материалы.

• Исполнители – сотрудники, выполняющие работы с указанием тарифа.

• Содержание – представление работы в печатной форме. Чтобы поле стало видимым, необходимо нажать на кнопку Все действия в шапке документа, выбрать Изменить форму и установить флажок напротив поля.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и имеющийся на складе остаток. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Заказ-наряд может считаться фактически выполненным после того, как для него будет установлено состояние Выполнен. При этом на дату выполнения будут совершены фактические движения – списание со склада, реализация. Для закрытия Заказ-наряда не требуется оформления расходных накладных и актов выполненных работ, которыми закрывается обычный Заказ покупателя.