Автор книги: Реджина Лидс
Жанр: О бизнесе популярно, Бизнес-Книги
Возрастные ограничения: +12
сообщить о неприемлемом содержимом
Текущая страница: 8 (всего у книги 25 страниц) [доступный отрывок для чтения: 8 страниц]
Есть ли у вас в офисе картотека? Если да, помогает ли она вам в работе или вы стараетесь пользоваться ею, так как ящики забиты и туда заглядывать страшновато? Давайте заключим пари, что, заглянув в ящики, вы обнаружите, что большая часть материалов относится к завершенным проектам и вы их давным-давно не вынимали. В таком случае это у вас не картотека, а кладбище! Очень важно извлечь отработанные материалы из ящиков и отправить их в архив.
Если вы работаете в крупной компании, она отправит ваши материалы в отдельное хранилище. Совсем не знаете, что делать с этими бумагами? Обратитесь за помощью к начальству – вряд ли вы единственный работник, которому нужно место для хранения архива.
Вот теперь настало время выполнить задание недели. Постарайтесь выделить время на то, чтобы перебрать файлы в картотеке, ящиках стола и настольном держателе для файлов. Об организации (или реорганизации) системы, которой вы пользуетесь сейчас, пока не думайте – займемся этим на следующей неделе. К тому моменту мы должны быть уверены, что вы избавились ото всех лишних материалов. А то, что останется, войдет в новую картотеку.
Работайте с каждым файлом и документом по отдельности. Со всей картотекой разом все равно не справиться. Если видите, что файл больше не нужен, удаляйте его. Если папки потрепаны, порваны, грязны, выбрасывайте их и заменяйте новыми. Безусловно, нужно думать об охране окружающей среды, но, с другой стороны, новые проекты в засаленных папках способны деморализовать кого угодно. Вы ведь не надели бы одежду, выглядящую подобным образом, правда? Уважайте свои проекты и документы.
Если вы впервые занялись архивными материалами, эта работа может отнять немало времени. Но в будущем, если начнете отправлять бумаги в архив по мере завершения очередных проектов, жизнь наладится.
Иногда файлы содержат материалы, которые могут понадобиться в будущем. А могут и не понадобиться… Проверочный вопрос звучит так: «А что из всех этих документов мне на самом деле пригодится?» Помните, что материалы пошлют в архив, а не в Сибирь.
Если вы хотите сохранить имена и телефонные номера из документации, внесите их в настольную картотеку или в файл контактов на компьютере и лишь затем откладывайте файл.
Некоторые профессии требуют, чтобы архивные материалы длительное время хранились в пределах досягаемости. Следуйте правилам компании, в которой работаете, и принципам своей профессии. Среди моих клиентов, к примеру, много риелторов. Они обычно хранят у себя материалы оформленных сделок в течение года и только после этого сдают в архив.
Проверьте, не требуется ли сделать электронную копию своих материалов и послать ее в архив компании? Сверьтесь с действующей политикой.
И обязательно составьте список материалов, которые отправляете в архив, не надеясь на то, что это сделают тамошние сотрудники. Подстрахуйтесь.
Если на этой неделе вы разберетесь с подпиской и отправите в архив старые документы, вы совершите гигантский шаг на пути к порядку в офисе. Выполнение такого задания и блиц-уборка, которую вы провели в феврале, приведут к тому, что пребывание на рабочем месте будет вызывать у вас приятные чувства.
Вторая неделя
Секреты картотеки
На этой неделе вы можете:
• Понять, что нужно и что не нужно хранить в файлах.
• Продолжить чистку существующей системы файлов.
• Освоить новые инструменты организации.
Необходимое время: 150 минут.
На этой неделе мы переходим к главному. Я хочу, чтобы вы поняли, почему я советую обновить или создать заново картотеку, – я ведь не отношусь к приверженцам правила «Чем бы ни заниматься, лишь бы заниматься».
Представим, что я пообещала купить вам новую машину. Более того, ей сделают тюнинг по вашему личному заказу. Правда, есть один нюанс: я буду вам присылать ее по одной детали. Каждый раз при получении посылки вы будете гадать, что пришло: приборная доска, шины или болты с гайками. А кроме этого, я буду присылать и «обманки», не имеющие отношения к машине. Если вы примете ненужную вам посылку, то автоматически лишитесь машины. Ручаюсь, что к каждой посылке будете относиться в высшей степени бдительно.
Так вот, ситуация с бумагой очень похожа на ту, что я описала выше. Конечно, храня ненужную бумагу, машины вы не лишаетесь, зато теряете место на столе, в картотеке и в конечном счете остаетесь без главного приза – возможности исполнять свои служебные обязанности без лишнего напряжения.
Взгляните на список наиболее распространенных типов документов, которые лично я постоянно встречаю в кабинетах клиентов. Подсчитайте, сколько из них имеют отношение к вам.
• Одни документы содержат информацию, которая требует от вас определенных действий в соответствии с направлением деятельности компании.
• Другие, слава богу, можно выбросить, сдать в макулатуру или отправить в шредер сразу после прочтения.
• Третьи – чудесная группа! – немедленно пересылаются коллегам.
• Но большая часть документов касается ваших текущих проектов, а значит, их нужно поместить в файловую систему.
Действуйте, выбрасывайте, пересылайте или помещайте в файл. Вам просто нужно принять решение: куда именно деть документ.
Зачем нужны файлы? Вопросы и ответыЯ решила представить объяснение необходимости файлов в виде вопросов и ответов.
1. Зачем мне новая файловая система? Какая разница, как выглядит мой стол, если здесь есть все, что мне нужно?
Мой клиент Джим добился успеха в жизни. Когда он предложил мне организовать его кабинет, я была очень удивлена, обнаружив, что у него нет ни одной папки с файлами. Он работал с кипами бумаги, или, как я это называю, с системой «Это где-то здесь». Джим сказал, что знает, где и что у него лежит… но меня-то не проведешь! Документы, придавленные стопками других документов, мог бы разглядеть только Супермен с рентгеновским зрением.
В такой псевдосистеме наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Везде лежат стопки, на их вершинах традиционно располагаются пять-шесть документов, к которым часто обращается хозяин офиса. Все остальное – комбинация мусора и материалов, которые нужно сдать в архив. Джим доказывал, что я не права, поэтому я пообещала, что, если он позволит мне создать файловую систему и она ему не понравится, верну на прежнее место все его бумажные башни и не возьму с него ни цента. От такого предложения он не смог отказаться.
Джим признал свое поражение задолго до того, как я закончила создание системы. К тому моменту он уже раз пятнадцать нашел в своих завалах забытые документы, восклицая: «А я и забыл об этом!», «Ой, не знал, что у меня все еще хранится это!», «Да я же как раз искал его на днях!». В конце концов Джим сказал: «Похоже, я и вправду не знаю, что лежит в этих кучах!» Я создала для него файловую систему, применив технику, которой собираюсь обучить вас. Теперь Джим знает, где и что у него лежит!
Вы, конечно, можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафу и даже на полу. Но это неэффективно! И это не та атмосфера, в которой продуктивно работается.
Файловая система – логически выстроенное собрание нужных материалов. С ней все, что вам нужно, всегда под рукой. Вы экономите время и силы, а это, как известно, невозобновляемые ресурсы.
2. Откуда знать, понадобится ли мне этот документ в будущем? Не лучше ли просто хранить все подряд?
Когда я слышу, как кто-нибудь говорит по поводу хранения документов «береженого бог бережет», понимаю, что в этом человеке живет страх совершить ошибку. У меня есть подруга, которая была номинирована на премию «Эмми». Секретарша должна была отправить серию ее шоу на просмотр в Телеакадемию. В ночь, когда транслировалась церемония награждения, телезрителям показывали фрагменты номинированных шоу. Каково же было удивление моей подруги, когда на экране возник отрывок из другой серии, который был отправлен в Телеакадемию по ошибке. В итоге все, кто работал над этим шоу, лишились возможности получить престижную награду, которая предоставляется лишь раз в жизни.
Позднее выяснилось, что секретарша, запрашивая в фильмотеке серию шоу, перепутала ее номер. А когда ей доставили пленку, она, так и не проверив номер, немедленно переслала ее в Телеакадемию.
Может быть, и вы когда-нибудь совершили подобную роковую ошибку? И теперь, обжегшись на молоке, дуете на воду – храните все документы «на всякий случай», чтобы снова не попасть в беду? Напрасно: из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на отрицательном результате.
Когда вам нужно принять решение и внутри нарастает страх, а мозг подсказывает поводы не принимать никаких решений, остановитесь и сделайте глубокий вдох. Прочувствуйте момент. Вам нужно принять верное решение, а не позволять себе в страхе отступить.
3. Я знаю, что мне нужно сохранить этот документ. И что делать дальше?
Прежде всего осознать, что вселенная офиса не бесконечна. И речь идет не о десяти миллионах вариантов действий с документом, а в худшем случае лишь о десяти. Вот несколько вопросов, которые можно себе задать для прояснения дальнейшей судьбы документа.
• Является ли этот документ частью проекта, над которым вы сейчас работаете? Если это новый проект, у вас должен быть файл с его названием. Позже вы научитесь разбивать проект на разделы, и для каждого раздела, будь то финансовая информация или график встреч, будет своя папка.
• Нужно ли сохранить эту информацию? Вот причины, по которым можно хранить документ, даже если он не относится к текущему проекту: он содержит информацию, которая понадобится в дальнейшем; это юридически значимый документ, и его надо оставить на случай возникновения каких-либо проблем; в нем указано, что нужно сделать по работе (либо он касается ваших отношений с компанией – страховка, налоги, переписка с отделом кадров и т. д.).
• Если решите, что этот документ не нужен, как вы от него избавитесь? Окажется ли он в корзине? Или ваша компания сдает использованную бумагу в макулатуру? А может, в интересах безопасности компании его необходимо отправить в шредер?
• Вы новичок в компании? Если вы работаете на этом месте меньше года, к вам в руки может попасть документ, дальнейшую судьбу которого вы определить не в состоянии. Когда разбираете стопки бумаг, документы «под вопросом» откладывайте в сторону. Обратитесь за советом к коллеге, но перед этим рассортируйте документы: к примеру, если у вас десять писем, касающихся одного проекта, скрепите их вместе. Спросите у коллеги, известно ли ему что-нибудь о данном проекте.
4. Система файлов была у меня и раньше, просто она не работала
«Если файлы лежат в ящике стола, я их не вижу и, следовательно, не пользуюсь ими (с глаз долой – из сердца вон)». Картотека не станет открываться автоматически и выдавать то, что вам нужно. Файлы в ящике можно увидеть, только открыв этот самый ящик!
Готова поспорить, что файловая система у вас не работала по одной из четырех причин.
Причина первая. Возможно, вы унаследовали ее от своего предшественника на этом посту. И поскольку систему создали не вы, ощущения контроля над ней у вас нет. Ее использование не доставляло никакого удовольствия, и в конце концов вы ее забросили.
Причина вторая. Даже если систему создали вы, возможно, она не соответствует вашему образу мышления и методу работы с документами.
Причина третья. Не исключено, что вы, как и некоторые мои клиенты, использовали элементы разных организационных систем, и ничего путного из этого не вышло.
Причина четвертая. Может быть, вы рано отказались от имеющейся системы? С ней нужно поработать как минимум три недели. За это время вы определите, подходит она вам или нет.
А для поклонников правила «С глаз долой – из сердца вон» у меня есть верный способ сразу увидеть, что находится в картотеке, не открывая ящик. Но это – часть урока следующей недели.
5. Что делать с документами, с которыми немедленно нужно работать?
«Даже если информация касается конкретного проекта, я не хочу убирать ее в файл – боюсь, что забуду в него заглянуть. Нельзя ли складывать эти документы в стопку на столе?»
Нельзя. Бумаги, лежащие на столе, легко теряются. Документы должны быть в зоне внимания. На следующей неделе мы создадим особый раздел картотеки под названием «В работе». Документы, которые требуют внимания, поместим в папку «Сделать» этого раздела. Название и число папок могут варьироваться в зависимости от вашей загруженности (к примеру, можно завести папки «Сделать срочно» или «Сделать в первую очередь» и, соответственно, просто «Сделать» и «Сделать в порядке общей очереди»).
Если вы ведете несколько проектов, в разделе «В работе», который находится в передней части картотеки, можно завести подраздел «Проекты». У каждого проекта может быть своя папка «Сделать». Когда вы начнете работать над проектом, вам будет легче разобраться, чем нужно заняться в первую очередь.
Некоторые ворчат: «А я не забуду заглянуть в файлы “В работе”»?» Складывается впечатление, что они не контролируют процесс! Назначьте время для ежедневного просмотра этого раздела и установите на это время таймер компьютера – он-то точно не забудет просигналить. Просматривать файлы гораздо легче, чем ворошить кипы бумаги на столе.
6. А можно все-таки держать файлы на столе?
Те, кто любит хранить часто используемые файлы на столе, могут завести себе специальный держатель. Я уже замечала, что не люблю ступенчатые держатели, потому что неловким движением могу их опрокинуть. Впрочем, можно попробовать «настольные металлические накопители файлов» – так, кажется, они называются.
Я предпочитаю горизонтальные держатели. Вы, может быть, думаете, что в ступенчатых держателях лучше видно ярлыки? А я пришла к выводу, что, когда файлов немного, они расположены в алфавитном порядке и ярлыки на них напечатаны, а не написаны от руки, найти их можно даже на ощупь.
Маленький переносной держатель, у которого есть боковые стенки, обеспечивает файлам дополнительную защиту – из него ничего не вывалится и не потеряется. Если вы собираетесь хранить стандартные документы, а не маленькие листочки бумаги вроде магазинных чеков, такой держатель вам подойдет.
У меня только одна просьба: пожалуйста, не ставьте на стол несколько держателей, подменяя ими систему. Говорить «Да не нужна мне система – у меня все под рукой!» – это все равно что говорить, что вам не нужна гардеробная комната, поскольку вся одежда валяется на кровати и вы в любой момент можете взять то, что вам нужно.
7. Коллеги не могут понять, где именно оставлять для меня письма, документы и т. д. Что делать?
Входящую почту, а также материалы, которые вам надо отослать коллегам и партнерам, удобно хранить в лотках «Входящая/исходящая корреспонденция». Только не забудьте их надписать и сообщить помощнику и коллегам о нововведении.
Постарайтесь избежать соблазна использовать эти лотки для бумаг, с которыми вы не знаете, что делать. Думали, я не знаю об этой вашей слабости? Почти все мои клиенты поступали так до того, как мы начали работать вместе. Запомните: лотки – только для входящей и исходящей корреспонденции. Это сэкономит вам уйму времени.
У вас на столе нет места для лотков? Попробуйте использовать настенные держатели с кармашками – повесьте их у входа в кабинет. Если коллеги обычно не только заносят документы, но и остаются поболтать, настенный держатель положит этой традиции конец. Все, что им нужно будет сделать, – бросить бумагу в кармашек. Так вас перестанут отвлекать от работы разговорами.
8. Мои файлы вечно трещат по швам. В чем причина и как с этим бороться?
Давайте сначала поговорим о том, как нужно использовать файл. Свежие материалы можно класть либо сверху, либо снизу – главное знать, где их искать, и оставаться последовательными.
А теперь я вынуждена поинтересоваться: не храните ли вы в файле все документы по данной теме, избегая при этом принятия решений? Не помещаете ли в файл документы, которые на самом деле нужно выбросить, отправить в шредер или сдать в макулатуру? Вам кажется, что сбагрить все в один файл – хороший способ обойти процесс принятия решений и заодно гарантия от ошибок, но в действительности это гарантия того, что в файлах будет хаос.
Помните, что нужно хранить актуальные данные. Периодически просматривайте их и удаляйте документы, которые потеряли значимость в связи с обновлением информации. Вычеркивать пункты списка неотложных дел любят все – очистка файлов от устаревших документов способна доставить не меньшее удовольствие.
9. Мне не хватает места для файлов. Что делать?
Скорее всего, вы не используете весь потенциал имеющегося в вашем распоряжении пространства. Ведь очень часто материалы, которые нужно выбросить или отправить в архив, воруют столь нужное пространство.
На прошлой неделе, наводя порядок в картотечном ящике стола, не обнаружили ли вы файлов своего предшественника? Или, может быть, хранили там еду и косметику? А ящик-то предназначен для документов, которые используются ежедневно. Кроме того, в нем можно хранить личные файлы.
НАЗНАЧЬТЕ ДЕНЬ УБОРКИ В ОФИСЕ
Один в поле не воин. Вы готовы перевернуть офис вверх дном и создать новую файловую систему – так пусть коллеги к вам присоединятся! Почему бы не предложить им официальный День уборки офиса? Вот несколько полезных советов:
• Выберите день, когда в офисе традиционно бывает наиболее спокойная обстановка.
• Приготовьте дополнительные контейнеры для мусора (возможно, придется прибегнуть к услугам профессионалов).
• Узнайте у руководства, можно ли обеспечить участников мероприятия дополнительными офисными принадлежностями (папками с файлами, держателями и т. д.).
• Подпишите у начальника заявку на приобретение недостающих принадлежностей.
• Объявите шуточный конкурс и подготовьте смешные призы за самую быструю уборку, самые красивые файлы, самый аккуратный кабинет, самое большое количество выброшенного мусора и т. д.
• Запаситесь водой и здоровой едой – к примеру, фруктами и сыром: мозгу, принимающему решения, нужна энергия!
Если вы работаете в дружелюбном коллективе, это будет замечательный день. А если все получится удачно, мероприятие может стать ежегодным. Тем не менее я бы рекомендовала сделать участие в нем добровольным. Кто-то обязательно будет напуган мыслью о том, что ему придется что-то выбросить. Попытайтесь вдохновить такого человека на подвиги коллективным примером. И дайте ему понять, что вы всегда готовы помочь.
Если вы вычистили картотечный ящик и в нем хранятся только часто используемые и личные файлы, но места все еще не хватает, значит, пришло время поговорить с руководством. Моим клиентам нередко предоставляют ящики в других картотеках. Даже если она находится за пределами офиса, они радуются тому, что у них появилось дополнительное пространство. Там можно хранить редко используемые, но все же важные файлы. В конце этого месяца, когда вы будете составлять список главных файлов, не забудьте их туда включить. Этот список будет лежать в справочном скоросшивателе на вашем столе.
Клиенты очень часто говорят мне, что на обычных подвесных папках для файлов есть линии, по которым обложку папки легко согнуть, тем самым превратив ее в папку с широким дном и сэкономив деньги. К сожалению, эти линии – декоративный элемент. Если вы согнете обложку, у вас и в самом деле получится папка с широким дном, но она будет слишком короткой, а из такой папки документы торчат так, что вы вряд ли сможете закрыть картотечный ящик. В папках же с широким дном есть специальный картонный вкладыш. (Перед выходом из магазина обязательно убедитесь в наличии в купленных вами папках таких вкладышей!) Если вы разбили файлы на крупные категории и вам необходимо держать материалы в одном месте, воспользуйтесь этими папками – они как раз для этого и придуманы.
Как работать с общими файламиВообще-то эта глава призвана помочь в создании личной картотеки. Но в крупных компаниях и корпорациях есть еще и общие файлы. Какова бы ни была существующая в компании система, ее нужно уважать и стараться поддерживать. Если вы не отвечаете за поддержание системы этих файлов, хорошенько подумайте, прежде чем высказывать свое мнение о том, как улучшить эту систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые отвечали за эту систему многие годы. Непрошеный совет очень часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.
Если же вы отвечаете за общие файлы, то, прежде чем менять систему, обязательно проведите опрос среди сослуживцев. Что им нравится в существующей системе? Что бы они хотели изменить? Есть ли у них предложения, как это сделать? Предварительный опрос коллег сделает переход на новую систему менее болезненным. Неважно, насколько плоха имеющаяся система, многие к ней привыкли и скорее будут жаловаться, нежели решатся пробовать что-то новое.
Внимание! Это не конец книги.
Если начало книги вам понравилось, то полную версию можно приобрести у нашего партнёра - распространителя легального контента. Поддержите автора!Правообладателям!
Данное произведение размещено по согласованию с ООО "ЛитРес" (20% исходного текста). Если размещение книги нарушает чьи-либо права, то сообщите об этом.Читателям!
Оплатили, но не знаете что делать дальше?