Текст книги "Теория организации. Ответы на экзаменационные билеты"

31. Закон единства анализа и синтеза

Необходимость поиска эффективных рецептов достижения высокой результативности функционирования организаций требует постоянного изучения их составных частей (элементов), взаимосвязей между ними, целей их развития. При этом процесс изучения организаций как системы должен проводиться на основе анализа и синтеза. Более того, данное условие выполняется само собой, поскольку в реальном процессе изучения анализ и синтез как методы исследования постоянно переплетаются, их существование друг без друга не представляется возможным.

Закон единства анализа и синтеза раскрывает механизм системного подхода: благодаря использованию в процессах управления организацией комплекса процедур анализа и синтеза достигается обеспечение настройки организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.

Анализ представляет собой разделение целого на части либо представление сложного объекта в виде простых составляющих его частей. В данном случае анализ причинно-следственных связей между выявленными частями предполагает нахождение необходимых и достаточных условий поддержания требуемого уровня взаимодействия между данными частями целого.

Синтез состоит в объединении нескольких простых составляющих частей объекта в некое единое целое. Подобное объединение в процессе синтеза осуществляется на основании взаимной необходимости и взаимосвязи.

Место анализа и синтеза в управлении. Главной проблемой аналитической работы выступает сложность определения элемента, до уровня которого следует производить разделение целого объекта. В данной работе обычно опираются на опыт и интуицию, причем опыт, как правило, помогает при повторяющихся ситуациях, а интуиция используется при новых обстоятельствах. Необходимо, чтобы в процессе декомпозиции не потерялись особенно важные свойства составных частей анализируемого целого. В управлении принятие решений является стержнем управленческой деятельности. Использование анализа и синтеза является обязательной составляющей любой процедуры принятия решения по управлению организацией. На практике управление организацией в рамках закона единства анализа и синтеза осуществляется в форме суммарного воздействия отдельных управленческих решений, которые принимаются по результатам проведенных исследований в отношении как отдельных ее звеньев и элементов (процедура анализа), так и всей организации в целом (процедуры синтеза). В процессе использования методик принятия решений, основанных на использовании закона анализа и синтеза, оценка эффективности и выбор наиболее оптимального решения осуществляются с точки зрения не только объекта, по поводу которого принимается решение, но и интересов всей организации в целом.

Закон единства анализа и синтеза организационных систем предполагает использование исследовательского метода, который состоит в том, что объект исследования, рассматриваемый как система, абстрактно или реально разбивается на составные элементы. Применение такого подхода позволяет выделить каждый элемент в отдельности с целью выявления его роли и места в системе. Далее отдельные элементы, изученные в процессе анализа, подвергаются синтезу. Это позволяет на принципиально новом уровне знания продолжить и углубить уровень исследования системы путем анализа ее нового состояния. Следовательно, в рамках закона единства анализа и синтеза происходят непрерывный цикл совершенствования системы управления организацией и постоянная корректировка ее организационной структуры. Вся совокупность аналитических работ в организации основана на данном законе, несмотря на внешнее название, выделяющее только анализ.

32. Специфические законы социальной организации

Специфические законы социальной организации отражают неразрывную взаимосвязь всех звеньев организации; пропорциональность систем производства и управления; переход от текущего администрирования к стратегическому планированию; упреждающее управленческое воздействие; воздействие комплекса технологических новаций на эффективное развитие социально-экономических организационных систем; требования экономии времени и интеллектуального ресурса персонала социальной организации и т. д.

Специфические законы социальной организации способствуют установлению устойчивых соотношений между управляющей и управляемой частями организационной системы. Данные законы представляют собой составную часть дисциплины «Теория организации» и постулируют правила организации управленческого труда. В соответствии с данными законами в системе управления организации должны осуществляться планирование, координация текущей деятельности всех звеньев организации; стабильность и регламентация трудового процесса; необходимая гибкость построения системы управления.

Основные законы социальной организации:

1) закон своеобразия. Согласно данному закону для каждой социальной организации существует наилучшая и только ей свойственная структура производства и управления;

2) закон социальной гармонии. В соответствии с этим законом в каждой социальной организации развитие социальной сферы повышает производительность труда членов трудового коллектива благодаря повышению их эмоционального уровня и уровня активизации трудовой деятельности;

3) закон социальной загрузки. Данный закон объясняет необходимые условия работы каждого работника: для каждого человека объективно существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полном объеме раскрываются все его способности и возможности;

4) закон эффективного восприятия и запоминания информации. Содержание этого закона объясняет специфику работы людей с информацией: процессы восприятия и запоминания информации протекают особенно эффективно в том случае, если они приближаются к процессу мышления человека;

5) закон эффективного осмысления. В этом законе сосредоточено объяснение процесса обучения человека: наиболее эффективное осмысление чего-то нового возможно только при наличии у конкретного человека большого объема знаний или необходимой информации по конкретной тематике;

6) закон установки. Восприятие информации человеком согласно данному закону происходит следующим образом: любой человек наиболее эффективно воспринимает только ту информацию, на которую он настроился и к которой при прочих равных условиях приготовился;

7) закон устойчивости информации. Данный закон раскрывает особенности работы человека с потоком информации: сравнительно первая информация о каком-либо событии или явлении, как правило, является более устойчивой, чем некая повторная информация о том же событии или явлении;

8) закон доходчивости информации. Эффективность подачи информации можно повысить, зная данный закон: доходчивость информационного сообщения намного выше в случае одновременного использования нескольких разных форм подачи одной и той же информации;

9) значение законов социальной организации состоит в том, что на их основании можно сформулировать основные организационные принципы социальной организации. Использование данных принципов и законов предполагает, что они будут эффективно работать только при их оптимальном сочетании. Для каждого текущего момента важно выделить главный закон и как можно больше подчинить ему все остальные законы и принципы организации управленческого труда, которые обеспечат достижение поставленной цели социальной организации.

33. Основные свойства и признаки систем

В теории организации системный подход выступает важным инструментом познания окружающей действительности. Сущность системы, как и всего остального, раскрывается через рассмотрение характерных ее свойств. Любая система способна проявляться как целостный материальный объект, представляющий собой логично обусловленную совокупность функционально взаимодействующих элементов. Система представляется как набор элементов, имеющих различные свойства, и некоторый набор связей между элементами.

Понятие «система» раскрывается следующим образом: система – это прежде всего совокупность некоторых элементов. В системе присутствуют существенные связи между элементами и (или) их свойствами, превосходящие по мощности связи этих элементов с элементами, не входящими в данную систему. Имеется определенная организация, что выражается в снижении степени неопределенности системы по сравнению с энтропией системообразующих факторов, описывающих возможность создания системы. В системе существуют интегративные свойства, т. е. те свойства, которые присущи системе в целом, но не присущи ни одному из ее элементов в отдельности.

Основные параметры системы. Параметрами системы являются элементы. Также параметрами являются вход, процесс, выход, управление с помощью обратной связи и ограничение. Качественное состояние любой системы описывается множеством величин по каждому системному объекту. Эффективным средством характеристики любой системы являются ее свойства.

Под свойствами системы понимают качество параметров системного объекта, т. е. внешние проявления того способа, при помощи которого получают знания об объекте. Свойства дают возможность описывать объекты системы количественно, выражая их в единицах, имеющих определенную размерность. Свойства объектов системы могут изменяться в результате ее действия. Изучение свойств дает возможность описывать объекты системы количественно, выражая их в различных единицах, которые имеют некоторую размерность. Они могут быть изменены в результате функционирования системы. Выделяют следующие основные свойства систем.

1. Интегративность – свойство системы, показывающее, что система обладает свойствами, отсутствующими у элементов.

2. Целостность – свойство системы, показывающее, что каждая часть системы так соотносится с каждой другой частью, что изменения в некоторой части системы вызывают изменения во всех остальных частях и в системе целом.

3. Коммуникативность – свойство систем, показывающее, что все системы функционируют не в изоляции, а связаны множеством связей с внешней средой.

4. Иерархичность – свойство системы, позволяющее рассматривать ее как элемент системы более высокого порядка, а каждый ее элемент может быть также рассмотрен как система.

5. Сложность – это одно из свойств системы, состоящее в том, что любая система отличается наличием большого числа элементов; сложным характером взаимодействия между ними; сложностью функций, выполняемых системой; наличием сложно-организованного управления; стохастическим воздействием на большое количество факторов внешней среды.

6. Подвижность – это свойство системы, предполагающее изменчивость параметров функционирования системы под воздействием факторов внешней среды, а также в результате решений, принимаемых участниками взаимодействия.

7. Адаптивность – свойство системы, которое состоит в способности системы изменять свою структуру и выбирать варианты поведения сообразно с постоянно меняющимися целями системы и под непосредственным воздействием факторов внешней среды.

34. Организация как управляемая система

В теории организации встречается различное понимание сущности организации: социальные, деловые, хозяйственные, организация как процесс. Кроме того, в отношении организаций всех типов могут рассматриваться такие аспекты, как открытость, развитие, функциональность, стабильность и т. д. Актуальные результаты исследования для теории и практики дает рассмотрение организации как управляемой системы. При этом рассмотрение организации как управляемой системы предполагает ее понимание именно как социальной организации.

Социальная организация представляет собой сложную, открытую, управляемую, динамическую систему с целенаправленным действием. В отношении социальной организации можно сказать, что она представляет собой искусственно созданный набор взаимодействующих элементов и подсистем, который предназначается для достижения определенной цели.

Системный подход к определению организации. Рассмотрение социальной организации как управляемой системы требует использования системного подхода, который представляет собой методологию познания составных частей через целое и целого через составные части. Целое и отдельные части в организации любого типа выступают в диалектическом единстве и взаимосвязи. Организации присущи все признаки системы: множество элементов; единство главной цели для всех элементов; относительная самостоятельность элементов; наличие связей между элементами; целостность и единство элементов структуры; четко выраженное управление.

Цель организации как управляемой системы. Цель является основой деятельности любой организации. Под целью понимают желаемое состояние системы в результате управляемого процесса ее развития. В идеале цель должна иметь конкретные сроки исполнения и допускать возможность корректировки при изменении внешних и внутренних условий. Система целей организации зависит от

субъективных (желания членов ее коллектива) и от объективных (реальных возможностей ее выполнения) факторов. Организация будет успешно функционировать только тогда, когда ее цель достаточно хорошо согласуется с целями, которые стоят перед обществом в целом. Именно поэтому организация является целенаправленной системой.

Механизм существования организации как управляемой системы. Чтобы достичь своих целей, необходимо, чтобы в организации осуществлялись согласованное действие всех членов организации, обоснованное распределение материальных и финансовых ресурсов, создание системы информационного обеспечения, использование современных технологий управления. Для того чтобы цели достигались с минимальными временными и материальными затратами, следует скоординировать деятельность всех звеньев управления и производства организации. Поэтому в любой организации необходимо выделять управляющую часть (это дирекция, административно-управленческий аппарат, менеджеры) и управляемую часть (исполнительные звенья). Вследствие этого организация является управляемой системой.

Принципы, характеризующие организацию как управляемую систему: принцип обоснованности (организация подчиняется определенным закономерностям, которые определяют ее внутренние причинно-следственные связи, ее функционирование и существование), принцип целенаправленности (любой организации свойственно стремление к достижению поставленной цели, которая обеспечивает со временем новое состояние организационной системы), принцип моделируемости (организация как сложная система может быть представлена некоторым конечным множеством моделей, каждая из которых отражает определенную грань ее содержания).

35. Система управления организацией

Функционирование организации, будь то социальная или деловая организация, подвержено влиянию множества факторов. Факторы, оказывающие воздействие на организацию, могут положительно или отрицательно сказываться на ее результатах. Учитывая, что любая организация стремится к достижению поставленной цели, можно сказать, что функционирование организации и ее развитие должны быть целенаправленными, а главное – управляемыми процессами. Управление в любой организации осуществляется по определенной системе.

Управление – это процесс целенаправленного воздействия на систему, который обеспечивает повышение ее организованности, получение того или иного полезного эффекта.

Система управления – это система, в которой протекает процесс управления.

В менеджменте управление представляется как вид человеческой деятельности. В процессе разделения труда управленческий труд постепенно отделился от рутинного физического труда. По содержанию управленческий труд более ответствен, чем труд производственных рабочих. Кроме того, он характеризуется более высокими психологическими нагрузками.

Высокая психологическая нагрузка управленческого труда связана с тем, что руководитель, как правило, в своей деятельности постоянно принимает решения, касающиеся судьбы всех членов трудового коллектива.

Управление как система состоит из нескольких подсистем. Разделение системы управления на управляемую и управляющую является объективной необходимостью, вызванной усложнением процессов деятельности во всех областях организации, постоянным ростом общественного характера деятельности, увеличением взаимосвязей различных процессов. В результате появляется необходимость согласования целей и усилий различных индивидуумов, коллективов предприятий, отраслей и иного, управления их совместной деятельностью.

Управляющая подсистема – система, формирующая управляющее воздействие. Управляющая подсистема называется субъектом управления. Управляемая подсистема – система, испытывающая на себе внешние воздействия. Управляемая подсистема называется объектом управления. В совокупности данные подсистемы образуют систему управления. Связь от управляющей подсистемы к управляемой называется прямой связью. Такая связь присутствует в любой системе управления. Связь от управляемой подсистемы к управляющей называется обратной.

Характерные особенности системы управления. Решающая роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами системы управления она не может функционировать и сохранять свою целостность. Системы управления могут переходить в различные состояния в соответствии с управляющими воздействиями. Однако переход не может и не должен осуществляться мгновенно, он требует некоторого времени. Для систем управления существует некоторое множество допустимых линий их поведения, из состава которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможность выбора линий поведения отсутствует, управление практически тоже отсутствует.

Необходимым условием успешного функционирования системы управления является наличие цели организации. В рамках системы управления должны протекать процессы целеполагания. Если цели вообще не определены, то управление теряет всякий смысл, исчезает эталон поведения системы, отсутствует критерий контроля эффективности системы управления и всей организации в целом. Система управления организации должна постоянно развиваться путем совершенствования методов управления, улучшения квалификации управленцев, совершенствования информационного и организационного обеспечения системы управления.

36. Принципы управления

Управленческая деятельность основывается на использовании специальных принципов управления.

Принцип – это основное правило, требование, идея управления и его основа. Основные принципы определяют философию и стратегию руководства предприятием и его звеньями. Выполнение принципов управления является залогом высокого качества управленческого решения и, следовательно, высокой эффективности управления.

С учетом выработанных принципов корректируются цели деятельности предприятий, уточняются приоритеты, формулируется его политика, разрабатываются методы. Реализация принципов, целей, приоритетов и политики предприятий осуществляется с помощью соответствующих рабочих методик, инструкций, положений, нормативов. Последние формируют механизм управления организацией. Существуют определенные принципы управления.

1. Демократический принцип распределения функций управления основан на методах и правилах общественного разделения труда. В соответствии с этими правилами за каждым органом и лицом хозяйственного руководства (начиная, допустим, с директора завода и заканчивая производственным бригадиром) закрепляется определенная часть управленческой работы (функция). Различные по содержанию управленческие функции необходимо распределять так, чтобы каждый делал свое дело, которое знает и за исполнение которого отвечает.

2. Принцип научной обоснованности методов и правил управления. Данный принцип предполагает, что методы, формы и средства управления должны быть научно обоснованы и проверены практикой. Производство – это та среда, где на основе законов природы и законов общественного развития выводятся законы производства. Последние действуют так же неотвратимо, как и законы природы. Именно поэтому знание законов производства для каждого специалиста в такой же мере необходимо, как и знание законов физики и биологии.

3. Принцип эффективности управления. Необходимость выполнения данного принципа связана с многовариантностью путей достижения одной и той же поставленной цели. Организации находятся в постоянном поиске эффективных решений во всех сферах деятельности своих организаций. В условиях свободного рынка руководитель обязан постоянно быть в поиске и даже рисковать, чтобы не отстать от своих конкурентов. На практике доказано, что порой лучше не принимать никакого решения, чем принимать необдуманное и неправильное. Чем выше уровень управления, на котором принимается решение, тем более тщательно, при прочих равных условиях, оно должно быть обосновано. После принятия управленческого решения должны приниматься организационные, административные и экономические меры по его реализации и контролю за ходом его исполнения.

4. Принцип совместимости личных, коллективных и государственных интересов. Данный принцип связан с характером производства. Часто хозяйственные организации размещаются в населенных пунктах и используют местные природные ресурсы. Естественно, они не должны допускать загрязнения водного и воздушного бассейнов, нерационального использования выделяемых им природных ресурсов.

Экономически оправдано, что за эксплуатацию указанных ресурсов организации обязаны вносить соответствующую плату. Кроме того, организации не могут решать ряд проблем без помощи государственных и местных органов власти. Многие хозяйственные организации и целые отрасли нуждаются в государственной поддержке.

Местные органы власти в целях максимальной эффективности хозяйственной деятельности и соответственно всей экономики обязаны проявлять заботу о занятости населения, следовательно, и о развитии предприятий, размещенных на подведомственной территории.