Текст книги "Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления"

Элемент A5
Развенчание мифов

Вокруг презентаций сложилась целая мифология – и это вызывает у меня сильную досаду (а также, готов держать пари, служит одной из причин того, что плохие презентации становятся сегодня в деловом мире нормой).

Всем нам в свое время довелось слышать разные откровения «мудрецов от бизнеса» – и со временем многие из этих откровений, увы, стали реальностью. Вот несколько моих самых любимых мифов.

Несколько лет назад швейцарец Маттиас Поэм основал политическое движение «За запрет PowerPoint». Партия стала всемирно известной (что совпало с выходом его книги – не иначе как по счастливой случайности), а блогеры получили возможность оседлать старого излюбленного конька: PowerPoint следует запретить за преступное выхолащивание бизнес-презентаций.

Самый большой недостаток PowerPoint заключается в том, что этой программой чертовски легко пользоваться. Компания Microsoft подарила широкой публике (в том числе бизнесменам) инструмент, с помощью которого можно выступать с яркими визуально насыщенными презентациями. Проблема в том, что мало кто имеет представление о том, как подступиться к созданию такой презентации. Впрочем, это, увы никого не останавливает. По некоторым расхожим прикидкам, каждый день в PowerPoint создается либо проводится около 30 миллионов презентаций[1]1
  За достоверность этого числа вряд ли кто-то поручится, однако существующая мировая статистика по количеству установленных на персональные компьютеры копий Microsoft Office (как лицензионных, так и пиратских) может служить хорошей отправной точкой.


[Закрыть], что прекрасно демонстрирует, как легко дается медленная смерть от PowerPoint.

Однако списывать проблемы коммуникации в совете директоров на легкость использования PowerPoint – все равно что попрекать Miscrosoft Word скверным текстом выступления или ругать Outlook за убогое содержание электронных писем.

Винить следует исключительно того, кто садится за компьютер, не понимая и не желая разбираться, какие навыки нужны для создания впечатляющей, визуально насыщенной презентации.

Когда коллега (или, что еще хуже, потенциальный клиент) просит вас выслать набор слайдов, называя его при этом «презентацией», можете быть уверены: телегу снова запрягли в лошадь.

Как станет ясно из дальнейшего, презентация – это сочетание многих элементов, самым главным из которых является сам докладчик. Отправить потенциальному клиенту набор слайдов – все равно что выслать изображения и фотографии, из которых состоит ваш веб-сайт или рекламный буклет, без единого текста. Такие визуальные материалы не имеют (и не должны иметь) смысла без комментариев, которые делаете именно вы – докладчик.

Такой подход приводит к тому, что люди создают слайды, пытаясь решить сразу две задачи: во-первых, снабдить докладчика визуальными подсказками (именно так следует думать о PowerPoint), а во-вторых – подготовить самостоятельный документ, не зависящий от докладчика, из-за чего слайды неизбежно оказываются под завязку набиты разъяснениями. То, что получается на выходе, не решает толком ни одну из задач: визуальное воздействие приносится в жертву пояснительному тексту, но из-за опасений переборщить с объемом текста (мы ведь знаем, что слишком много текста – это очень плохо, правда?) он оказывается недостаточно подробным.

Понятно, как это сказывается на слушателях: пытаясь пробиться через напичканные текстом слайды и одновременно слушать трескотню докладчика, аудитория не справляется ни с тем, ни с другим – и в итоге просто отключается. Затейливое научное объяснение этого явления носит название теории когнитивной нагрузки. Если же говорить простым языком, то человек по своей природе не мастак делать несколько дел одновременно. (Не то чтобы это сногсшибательная новость, но при необходимости ею можно блеснуть в светской беседе.)

В мире презентаций компромиссы всегда обходятся дорого. В данном случае плата за компромисс – сбитая с толку, незаинтересованная и раздосадованная аудитория, а это совершенно не то, что вам нужно.

Если перефразировать известное высказывание, то «чем больше влияние, тем выше ответственность». Гарр Рейнолдс, авторитетный «крестный отец» в мире дизайна презентаций, снискал мировое признание, выпустив в 2007 году книгу «Презентация в стиле дзен»[2]2
  Рейнольдс Г. Презентация в стиле дзен. Основы дизайна для тех, кто хочет выступать лучше. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015 (перевод второго издания).


[Закрыть] (Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery). Наконец кто-то написал руководство о дизайне слайдов, в котором никого не осуждали за использование PowerPoint и не отталкивали читателей обилием терминологии и пустой болтовней. Браво, Гарр!

Без сомнения, Гарр Рейнолдс изменил отношение людей к визуальным материалам. Однако, как часто случается с книгами такого рода, многие пропустили главную мысль Рейнолдса мимо ушей, потому что читали поверхностно и неправильно истолковали его слова.

Обнаружить, что презентация «дзенифицирована», но ее автор не вник в материал до тонкостей, довольно легко. Прекрасные снимки с высоким разрешением, которые, несмотря на свои художественные качества, ничего не добавляют к словам докладчика, – признак того, что кто-то прочел лишь аннотацию к книге Гарра Рейнолдса и совершенно не понял ее сути. Крупные планы живой природы, рябь на воде или (упаси боже!) сложенные стопкой камешки – все это примеры того, как поиски хорошей картинки на Corbis или iStockphoto подменили собой визуальную коммуникацию как таковую.

Примерно то же самое можно сказать о красивом, но совершенно неэффективном приеме оформления, который появился несколько лет назад с началом работы сервиса Wordle.

Если вам до сих пор не представилась возможность использовать Wordle, я настоятельно рекомендую попробовать. Этот инструмент позволяет легко и быстро расположить множество слов на слайде каким-нибудь затейливым образом, получив при этом бездну удовольствия.

Вот пример такого расположения слов в нашем блоге:

Мило, правда? Одно «но»: несмотря на свой привлекательный внешний вид, такое расположение слов вряд ли послужит значимым визуальным элементом презентации – если только вы не пытаетесь отразить тот факт, что presentation – ключевой термин в ваших поисковых запросах. Это будет отлично смотреться на плакате, украсит блог, но смутит аудиторию, перед которой вы выступаете живьем, поскольку люди будут пытаться разобрать хитросплетения слов и совершенно перестанут вас слышать.

Короче говоря, форма не должна довлеть над содержанием.

Я глубоко уважаю Гая Кавасаки – очень умного человека, который поистине творит чудеса в своей сфере бизнеса. Однако его взгляды на презентации архаичны, ограниченны и основаны на том, что любая презентация – слайды. Как вы увидите дальше, это перестало быть непреложной истиной.

Гай пришел из венчурного бизнеса, где время – деньги, а терпения всегда не хватает. Поэтому у него и его собратьев по бизнесу нет времени наблюдать за тем, как докладчик ходит вокруг да около и ничего не говорит по сути. Как и он, мы не желаем тратить свое драгоценное время впустую, так что вот мои претензии к его модели 10/20/30.

Правило № 1

Используйте не более 10 слайдов в четко заданном порядке. Ну что ж, отчасти структура Гая мне нравится. Скажем, мне симпатична (очевидная на первый взгляд) идея начинать с главного тезиса. Это приятная альтернатива вводному слайду в стиле «у нас большая компания – вот фотография нашего главного офиса», типичному для большинства посредственных деловых презентаций.

Но 10 слайдов – слишком жесткие рамки, чтобы слепо их придерживаться. Лишить сообщение пространства – ничуть не лучше, чем напичкать каждый слайд контентом и шумом: негативные последствия для аудитории сопоставимы. «Меньше – лучше» – хороший девиз, но не повод связывать себе руки.

Правило № 2

Говорите не более 20 минут. Опять-таки, это отличный совет в случае рекламной презентации, на которую вам отвели целый час. Однако он не имеет большого смысла (и потенциально опасен), когда выступление имеет другой формат. Как мы расскажем в следующих разделах книги, сейчас презентации отошли от прежнего формата «я говорю – вы слушаете». Страстный, увлеченный, живой диалог, который может легко продолжаться более 20 минут, – надежный признак хорошей презентации.

Правило № 3

Размер шрифта 30 пунктов. Здесь в самую точку. Остается лишь мечтать, чтобы PowerPoint и Keynote поддержали эту практику и позволили нажатием одной кнопки связать по рукам и ногам тех, кому нравится наблюдать, как люди вытягивают шеи в попытках прочесть мелкий текст на их слайдах. Но одного лишь этого правила о размере шрифта мало. Да, сделать буквы крупнее – хорошее начало, но при этом вы рискуете просто увеличить в размерах избыточный текст. В стороне остается более важная проблема: докладчики забывают о том, насколько для презентации важна визуализация. Если вы используете PowerPoint лишь для того, чтобы показать набор слов, не проще ли распечатать текст и просто раздать его?

Гай Кавасаки дает несколько отличных советов по поводу презентаций, но, как и в случае идей Гарра Рейнолдса, иногда надо выходить за рамки простых «правил». Дело в том, что Гай писал об очень конкретных условиях презентации – о выступлениях перед представителями венчурных фондов, однако его слова вырвали из контекста и стали относить ко всем презентациям вообще. В итоге внутренние презентации «для своих» теперь сплошь и рядом выстраиваются в той же неистовой манере, словно речь идет о привлечении многомиллионных инвестиций.

Надеюсь, мое ворчание не заставит вас думать, что описанные выше мифы плохи сами по себе. В действительности те идеи, которые лежат в их основе, изначально были призваны помочь нам создавать более совершенные презентации. Однако со временем эти идеи мутировали. Их исказили и подогнали под ситуации, для которых они не были предназначены; они прошли через множество «испорченных телефонов» и оказались в руках людей, читающих исключительно пособия «для чайников».

Увы, дорогой читатель, волшебного рецепта, гарантирующего успех при создании презентации, не существует (я это точно знаю: мы долго его искали). Как будет показано в следующем разделе, секрет превращения презентации из приемлемой в «оптимизированную» – в том, чтобы подобрать правильные инструменты, освоить ноу-хау, а самое главное – настроить соответствующим образом свой ум.

Элемент B
Основные рабочие инструменты

Элемент B1
Сила вдохновения: приемлемо… хорошо… оптимально!

Не важно, сколько книг вы читаете, на сколько тренингов записываетесь (и, надеюсь, посещаете) и сколько видеоуроков на YouTube просматриваете: ничто так не помогает в создании и проведении хорошей презентации, как вдохновение.

Без вдохновения вы лишь топчетесь вокруг да около и занимаетесь косметическими улучшениями – а это все равно что красиво расставлять шезлонги на палубе «Титаника».

В отсутствие вдохновения презентация обречена на провал.

К счастью, источники вдохновения для новой презентации можно найти повсюду. Оглянитесь вокруг – и вы увидите сотни, даже тысячи вещей, которые способны подтолкнуть вас к созданию гениальной презентации.

Источником вдохновения может стать случайно услышанная фраза. Или вдруг заметка в газете, которую вы прочли, заглядывая кому-то через плечо по пути на работу, направит ваши мысли в нужное русло. Искру вдохновения может высечь нечто совершенно не относящееся к делу – телепередача, семейная фотография, анекдот или песня, звучащая по радио.

Не важно, откуда взялось вдохновение, – важно знать, что с ним делать.

Плюс ситуации в том, что роль вдохновения для успеха презентации поистине огромна. Мой опыт работы с сотнями компаний над тысячами очень важных презентаций показывает: если вдохновение в наличии, можно считать, что 85 % работы уже сделано.

Минус в том, что остальные 15 % – это по-настоящему тяжелый труд. Адски тяжелый. Но именно эти последние 15 % имеют решающее значение. Они способны превратить заурядную, утомительную презентацию (из тех, с которыми мы сталкиваемся ежедневно) в нечто исключительное – в оптимизированную презентацию.

Всего 15 % в корне меняют ситуацию – и в то же время эти 15 % не связаны с доскональным знанием PowerPoint, Keynote или какого-либо еще из множества причудливых и изощренных программных продуктов. Чтобы выполнить их, вы не должны быть самым красноречивым оратором на свете и вам не нужно обладать стопкой дипломов о высшем образовании или ученой степенью в области маркетинга.

Каждый бизнес-докладчик в состоянии совладать с этими волшебными 15 %. У вас есть все нужные для этого ингредиенты, а если чего-то не хватает, вы можете достаточно легко пополнить запас, скорректировав свой рабочий график или изменив некоторые приоритеты:

Применяя идеи и процедуры, описанные в этой книге, вы пройдете все ступени на шкале оптимизации презентации, чтобы в конечном итоге оказать на слушателей мощнейшее из воздействий – побудить их взглянуть на мир иначе и попытаться что-либо изменить в нем.

Располагая оптимизированной презентацией (которую можно проводить самыми разными способами), вы в корне меняете ситуацию.

Заметно увеличивается заинтересованность слушателей, возрастает ваша способность воздействовать на аудиторию и быть вдохновителем перемен – и тот тяжелый труд, который вы вложили в подготовку выступления, окупается сполна.

Возьмемся же за дело!

Элемент B2
Научный подход: руководство для начинающих

Вопросу о том, как презентации связаны с глубинными процессами, протекающими в человеческом мозге, посвящено множество текстов. Они дают неугомонным экспертам в области презентаций прекрасную возможность с головой уйти в сложный и местами весьма запутанный мир психологии.

Вот несколько проторенных троп для тех, кто стосковался по заумным теориям.

Почетный профессор психологии Альберт Мерабян – вероятно, наиболее часто цитируемый специалист в этой области (см. врезку). Он занимался вопросом относительной важности вербальных и невербальных сообщений, и его работы помогли заполнить пустоту, скрытую за словами «Ну… вообще-то, если задуматься, это очевидно».

Немецкий психолог Герман Эббингауз оставил в этой области заметный след (см. врезку). Благодаря его теориям мы хорошо знаем, как быстро люди забудут большую часть того, что мы собираемся им сказать.

Альберт Мерабян, почетный профессор психологии Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе

Своей известностью обязан в первую очередь правилу «7 %–38 %–55 %», которое часто цитируют неверно. Исследование, выполненное Мерабяном, показывает, что есть три элемента, которые оказывают на нас влияние, когда мы пытаемся понять, нравится ли нам человек, поделившийся с нами своими чувствами: на 7 % за наше отношение отвечают использованные им слова, на 38 % – тон голоса, а оставшиеся 55 % определяются языком тела – мимикой и жестами. Увы, со временем это правило было искажено, утратило свой исходный акцент на слове «нравится» и превратилось в наукообразную «подпорку» для экспертов по презентациям, призванную подтвердить пагубность избытка текста на слайде.

На самом деле важный вывод, который вытекает из работы Мерабяна, состоит вот в чем: коммуникация представляет собой нечто гораздо большее, чем сказанные слова, – она тесно связана также с визуальным рядом и чувствами аудитории.

Герман Эббингауз (1850–1909)

Известен прежде всего своей «кривой забывания», которая показывает, как течение времени влияет на способность человека вспомнить информацию («мимолетность» памяти).

Для выступающих перед деловой аудиторией важны открытые Эббингаузом закономерности о том, как значимость темы и способы подачи информации влияют на ее запоминание. Для академической же аудитории особый интерес представляет предположение Эббингауза о том, что память можно улучшить с помощью мнемонических приемов и повторения.

Как подсказывает мой тон, я скептически отношусь к большей части тех научных сведений, которыми заваливают людей, стремящихся улучшить свои презентации. Это может звучать странно из уст человека, который решил назвать свою книгу «Лаборатория презентаций», однако тому есть серьезные причины (честно-честно!). Достижения науки могут служить невероятно полезным инструментарием, если применять их чутко и с пониманием. Однако, если мы следуем за ними бездумно, здравый смысл испаряется – и на выходе получается бессвязная презентация и история, не способная никого вдохновить.

Я видел по-настоящему ужасные презентации, созданные в компаниях, соблюдавших научную методологию до последней запятой. Мне кажется, в этом одна из причин того, что компьютерам никогда еще не удавалось создать настоящее произведение искусства – музыкальное или поэтическое: в музыке и стихах есть человеческий компонент, который ничем не заменишь. То же самое касается и презентаций.

Компьютер может обыграть вас в шахматы (со мной он это проделывает частенько), но с задачей придумать историю, способную увлечь аудиторию и найти у нее отклик, он никогда не справится так же, как человек, – каким бы несовершенным этот человек ни был.

Впрочем, несмотря на мое скептическое отношение, результаты разнообразных научных исследований образовали некий сплав, который помог нам выделить и назвать своими именами ряд принципов и приемов, доказавших свою эффективность за девять лет нашей работы с клиентами.

Самым актуальным и легко применимым на практике оказалось обширное исследование американского психолога, невролога, педагога и писателя Стивена Косслина, озаглавленное «Восемь принципов когнитивной коммуникации» (само по себе название уже цепляет взгляд, верно?). Поскольку это исследование изначально проводилось для того, чтобы проанализировать и понять недостатки PowerPoint и прочих специальных программ для создания презентаций, оно подсказало нам отличный способ применить научные знания к трем основным этапам нашей методики оптимизации презентаций:

Мы вернемся к этому исследованию несколько позже.

Зачем на самом деле нужны достижения науки при подготовке и проведении презентации? (Будьте осмотрительны при покупке)

Я много раз думал об ответе на этот вопрос и всегда приходил к одним и тем же выводам, которые подробно рассмотрены ниже.

Они позволяют избежать обучения на собственных ошибках

Любая презентация должна соответствовать базовым принципам психологии. В конце концов, наука о создании и проведении презентаций – это просто тщательное описание естественного процесса восприятия информации, в котором оратор и его визуальный инструментарий – посредники. Понимание этого процесса должно улучшить результат, верно?

Поможет ли вам научный подход достичь своих целей в следующей презентации (и прежде всего – добиться от аудитории понимания и готовности предпринять активные действия)? Если да, то вы на правильном пути – полный вперед! Но мой опыт подсказывает, что такой исход маловероятен. Это сродни попытке освоить по книгам велосипедную езду: теоретическая подготовка не избавит вас от падений, пока вы не наловчитесь – а сделать это можно, лишь сев на велосипед. Иными словами, научная теория никогда не заменит собою практику.

Еще важнее то, что презентация – это налаживание контакта с людьми. Ни соблюдение правил, ни умозрительное постижение сути, ни научные рекомендации не дают гарантии, что между оратором и аудиторией проскочит та искра, которая объединяет всех в зале и делает презентацию выдающейся. Такую искру способны высекать великие писатели, режиссеры и музыканты – однако им редко помогают в этом учебники психологии.

Они служат оправданием

Без сомнения, в деловом мире намного проще продать новую концепцию, когда вы в состоянии продемонстрировать ее ценность – особенно если эта ценность подтверждается беспристрастными и в то же время убедительными сторонними свидетельствами. Вот здесь-то наука играет на руку продавцам воздуха и философам презентационного дела.

Ничего не попишешь: некоторые шаги, которые вам предстоит совершить после прочтения этой книги, несколько… кхм… неудобны. Скажем, использовать в ходе выступления перед генеральным директором такие методы, как корпоративный сторителлинг и презентационный микс, – верный способ слегка пощекотать себе нервы. Его наверняка вполне устраивает ваш нынешний набор слайдов (не исключено, что он когда-то давным-давно сам приложил руку к его созданию!), так что все эти новомодные подходы к презентациям он может расценить как что-то слишком сложное и не нужное ни ему самому, ни компании.

А вот если вы сумеете добавить немного науки, то быстро и (относительно) легко донесете до слушателей идеи целого ряда очень умных людей с длинным послужным списком. Ваш генеральный директор впечатлится тем титаническим упорством и рвением, которые потребовались вам, чтобы продраться через пространные (и, как правило, занудные) труды, на которые вы ссылаетесь, – и дальше все пойдет как по маслу.

Подведем итог

Какова бы ни была причина, заставившая вас использовать в презентации научные достижения и ссылаться на них, не питайте иллюзий: соблюдение длинного перечня психологических рекомендаций по подготовке и проведению презентации не приведет автоматически к созданию выдающейся презентации, позволяющей завладеть вниманием слушателей и побудить их действовать. А ведь цель любого выступления состоит именно в этом.