Текст книги "Научись управлять своим боссом за 7 дней"

Сэнди Манн
Научись договариваться с начальством за 7 дней

Вступление

Типичная проблема для подавляющего большинства подчиненных – это взаимодействие с начальником. Оно во многом определяет, получает ли человек удовлетворение от работы или нет. Люди, у которых не складываются отношения с руководством, сталкиваются с огромным количеством трудностей: им поручают самые неприятные задания, на озвученные ими идеи не обращают внимания, их творческие предложения игнорируют, а о повышении по службе и увеличении зарплаты и вовсе не приходится говорить. Эти несчастные испытывают острый стресс часто хронического характера, страдают из-за заниженной самооценки и приступов тревожности. По сути, они каждый день вынуждены преодолевать психические травмы. Всего этого можно избежать, если овладеть навыками успешного «управления» шефом.

Большинство из нас считает, что все наоборот – это начальники управляют подчиненными. Но опытные сотрудники хорошо понимают: речь о дороге с двусторонним движением. Подчиненный вовсе не обязан быть пассивным объектом управления. Он должен активно работать над поиском точек соприкосновения, взаимовыгодных методов решения ежедневных задач и глубокого понимания побудительных стимулов руководителя. Если вы в курсе, что движет вашим начальником, каковы его скрытые мысли и мотивы, то вам гораздо проще, скажем так, угодить ему. А человек, который отвечает потребностям и ожиданиям шефа, просто не может в самый короткий срок не стать привилегированным сотрудником!

В этой книге мы с вами пройдем по всем этапам процесса управления своим начальником, чтобы через неделю вы стали его любимым подчиненным. В воскресенье проанализируем психологический портрет лидера – разберем качества, которыми просто не может не обладать человек на руководящей позиции. В понедельник проведем более специфический анализ – с помощью диагностических тестов разберемся в особенностях личности, характера и мышления конкретно вашего руководителя. Во вторник мы изменим подход и приступим к анализу психологического контракта между вами и вашим начальником, то есть изучим негласный свод ожиданий, которые жизненно важны для установления партнерских отношений. Определившись с ожиданиями, в среду мы обсудим, как произвести на вашего начальника наилучшее впечатление – с помощью сигналов языка тела и управления эмоциями.

Когда все основы будут заложены, в четверг мы изучим конкретные способы управления начальником: как добиться повышения в должности или получить прибавку к зарплате, как правильно пожаловаться на перегрузки и т. п. Конечно, не всякого начальника можно назвать приятным человеком. Поэтому в пятницу мы рассмотрим различные «адские» сценарии и разберемся, что делать, если ваш босс «тот еще за…нец».

И, наконец, в субботу мы обсудим все прочие распространенные проблемы, о которых клиенты рассказывали мне на протяжении многих лет.

Сэнди Манн

Воскресенье
Анализируем психологию руководителя

Первый этап управления начальником – это понимание. Если вы цените и понимаете своего шефа, вам гораздо легче управлять им. Прежде чем мы приступим к обсуждению конкретных способов диагностики именно вашего руководителя – а сделаем мы это в понедельник, нам нужно разобраться с основными характеристиками, типичными для любого начальника.

Исследователи открыли много качеств истинных лидеров – от навыков, которыми они должны обладать, до стимулов, которые их мотивируют. Эту главу мы начнем с изучения того, как ваш начальник проводит свой день. Как он занимается планированием, как общается с подчиненными и руководством, какие задачи решает. Например, мотивация сотрудников, переговоры с партнерами, управление собственным днем и т. д.

Затем мы перейдем к более важным психологическим аспектам характера начальника в плане его отношения к подчиненными («кнут и пряник» или «сотрудничество и доверие») и мотивации по отношению к работе. Мы проанализируем, какова его потребность в достижениях, власти или симпатии со стороны окружающих.

Вот основные вопросы, которые мы обсудим сегодня:

• Чем ваш начальник занимается в течение дня?

• Какими навыками он обладает?

• Как он относится к вам?

• Какова его мотивация?

Что делает ваш начальник?

Большинству руководителей и лидеров приходится заниматься самыми разными задачами, и руководство вами – это лишь малая часть их колоссальной нагрузки. Средний руководитель тратит примерно треть времени и сил на традиционную управленческую деятельность – планирование или принятие решений. Треть времени уходит на общение, в том числе и письменное. А оставшуюся треть он посвящает руководству подчиненными, мотивации и переподготовке, а также укреплению отношений.

Понимание того, как именно проводит время ваш начальник, позволит вам заглянуть в его голову и лучше представить, какие именно тревоги и заботы его занимают. Это очень важно, поскольку многие люди просто неспособны выйти за рамки своего представления о шефе – а ведь в этом представлении он выполняет только те задачи, которые связаны именно с этими людьми. Однако с вами связана лишь малая доля действий любого начальника. То есть любые задачи, которые вы выполняете для него, и любые просьбы, которые вы ему адресуете, вполне могут потеряться в огромном потоке входящей информации.

Более подробно об этом мы поговорим во вторник, среду и четверг, когда будем изучать способы эффективного сотрудничества с руководителем.

Качества начальника

Чтобы эффективно справляться со всеми своими задачами, ваш начальник должен обладать большим количеством навыков, в том числе:

• Способностью адекватно распределять задачи между подчиненными;

• Способностью утверждать свой авторитет и принимать на себя ответственность;

• Идеальными навыками тайм-менеджмента и организации труда;

• Способностью к самомотивации и проявлению инициативы;

• Умением поддерживать командный дух;

• Способностями к мотивации;

• «Человеческими навыками» – например, сочувствием;

• Коммуникационными навыками – умением общаться и разговаривать с людьми, находящимися на разных уровнях, то есть с руководством и подчиненными;

• Умением делегировать ответственность.

Этими навыками руководители овладевают в течение всей своей карьеры, но многие из них зависят от его психологических особенностей. Не каждый стремится стать начальником, и не каждый способен справиться с этой ролью. Психологи выявили несколько черт характера или личностных качеств, которые составляют основу поведения руководителя. И ваш начальник наверняка обладает некоторыми или всеми этими качествами. Понимание психологического портрета начальника позволит вам лучше понять его стимулы.

• Начальник должен быть достаточно чутким, чтобы «читать» людей и ситуации: он должен замечать, когда подчиненные не удовлетворены работой, когда они готовы к более сложным задачам, когда ситуация складывается таким образом, что перемены неизбежны и необходимы.

• Начальник должен обладать аналитическим умом и уметь решать проблемы: многие обращаются к нему за решениями, и хотя ряд выводов зависит от подготовки и опыта, многое опирается на врожденную склонность к нестандартному мышлению.

• Начальник должен быть решительным: даже в школе некоторые дети принимают решения быстро, а другие не уверены в себе и своей способности выбрать правильный путь. Начальник должен обладать уверенностью в себе, необходимой для осуществления принятых решений.

• Начальник должен обладать социальной компетентностью: он должен уметь общаться с разными людьми, внимательно слушать, мотивировать людей и соблюдать правила социального этикета в самых разных ситуациях.

• Начальник должен быть эмоционально устойчивым – держать удар, отвечать ударом на удар и подниматься из нокдауна. Ничто не должно поколебать его уверенности и способности к принятию решений.

• Начальник должен быть проактивным: такие люди не ждут, когда что-то произойдет или случится само собой. Они активно действуют и инициируют собственные проекты.

• Начальник должен быть творческим: начальниками часто становятся творческие люди, способные воспринимать вещи с разных сторон, предлагать нестандартные решения и планы, которые выходят за рамки привычного и традиционного.

Вот такие качества составляют личный профиль идеального начальника. Однако, если бы у вашего начальника имелись все эти качества, вам скорее всего не понадобилось бы читать эту книгу! Конечно, не все начальники одинаковы. Каждый имеет эти свойства в разной степени. Вероятнее всего, именно «недостающие» или более слабые качества и являются причиной возникновения проблем между начальником и подчиненными. Кроме того, стиль управления во многом зависит не только от личных качеств и навыков, но и от собственного отношения к человеческой природе и поведению.

Отношение начальника к вам

Если обобщить, то отношение начальников к подчиненным зависит от их отношения к человеческой природе и поведению вообще. Существуют два противоположных типа такого отношения.

1. Отношение «кнут и пряник»

Если начальник исповедует такое отношение, то он исходит из следующих предположений:

• Обычный человек от природы ленив и не любит работать.

• Большинство людей нуждается в принуждении, контроле, управлении и даже угрозах – только так организация может достичь своих целей.

• У обычного человека нет ответственности и амбиций. Он работает только ради финансовой безопасности

Начальники, которым свойственно такое отношение, полагают, что единственный способ добиться поставленных организационных целей – это награды и наказания. И свою работу они видят в том, чтобы быть авторитетными и жесткими руководителями.

2. Отношение «сотрудничество и доверие»

Существуют и другие руководители. В своем отношении к людям они исходят из следующих предположений:

• Большинство людей обладает мотивацией к работе и хочет получать от работы удовольствие.

• Принуждение не нужно, если перед людьми ставятся задачи, которые отвечают не только целям организации, но и их собственным.

• Большинству людей можно доверить выполнение задачи без постоянного контроля и наблюдения.

• Люди работают не только ради финансового благополучия.

Начальник, которому свойственно подобное отношение, считает наилучшим способом руководства сотрудничество с подчиненными. Он стремится создать условия, в которых люди сами захотят трудиться в полную силу и добиваться целей, поставленных перед ними организацией, одновременно добиваясь и собственных.

Что мотивирует типичного начальника?

Психологи выявили пять стимулов, которые мотивируют людей в их жизни. Эти мотивации и потребности у разных людей выражены по-разному, поэтому у кого-то могут быть мощные потребности в одной сфере и слабые в другой, а у другого человека все произойдет наоборот. Каковы же эти потребности?

1. Потребность в достижениях (п-Дост). Люди, которые сильно мотивированы потребностью в достижениях, озабочены собственными успехами. Они постоянно находятся в состоянии конкуренции с окружающими.

2. Потребности в симпатии (п-Симп). Люди, мотивированные этой потребностью, озабочены созданием, поддержанием или восстановлением близких, личных, эмоциональных отношений с окружающими.

3. Потребность во власти (п-Власт). Таких людей мотивирует потребность одержать победу в споре или ссоре. Они стремятся управлять окружающими или доминировать над ними.

4. Потребность в самостоятельности (п-Сам). Взрослые люди, имеющие подобную мотивацию, всегда стремятся выполнить задачу без помощи со стороны окружающих.

5. Потребность в сдерживании активности (п-Сдер). Люди с этой мотивацией стремятся действовать во имя блага организации или общества, даже если это идет в ущерб их личным желаниям или потребностям.

Какие же из этих потребностей мотивируют вашего начальника сильнее всего? Успешные лидеры организаций чаще всего обладают следующим набором:

Высокая потребность во власти

Высокая потребность в сдерживании активности Выше средней потребность в достижениях Низкая потребность в симпатии

Низкая потребность в самостоятельности

Таким образом, обычный начальник чаще всего испытывает высокую потребность во власти или контроле, стремится действовать во имя блага организации и ощущает определенную потребность в личных достижениях. Он не слишком стремится к построению прочных отношений с подчиненными (то есть с вами) или работать самостоятельно. Однако очень важно помнить, что все это – профиль среднего начальника, а ваш может иметь совершенно иной тип мотивации.

Когда вы поняли, что именно мотивирует вашего начальника, можно начинать действовать в соответствии с этими мотивациями. Например, если ваш начальник испытывает сильную потребность в сдерживании активности, то он ожидает того же и от вас. Он не оценит, если вы будете ставить собственные потребности или цели выше потребностей и целей организации. Начальник с высокой потребностью в самостоятельности негативно отнесется к любой непрошеной помощи с вашей стороны. А начальник с низкой потребностью в симпатии не захочет общаться с вами вне работы и тратить время и силы на завязывание дружеских отношений – поэтому не стоит ставить его в неудобное положение, стремясь сблизиться.

Резюме

Итак, сегодня мы начали наш путь к более глубокому пониманию того типа людей, которые чаще всего становятся «начальниками» – управленцами или лидерами. Изучив, каким образом ваш начальник делит свое личное время и работу, мы начали проникать в его ум и повседневные заботы, которые этот ум занимают. Как мы убедились, очень важно увидеть большую картину, которую видит ваш начальник – это жизненно важный первый шаг к пониманию того, как удовлетворить ожидания начальника.

Мы рассмотрели также качества типичного начальника: чуткость, аналитический склад ума, решительность, социальную компетентность, эмоциональную устойчивость, проактивность и творческое начало. Список невелик. Более слабые начальники могут и не обладать всеми этими качествами. Но понимание подобных пробелов может стать хорошей отправной точкой к осознанию возникающих в отношениях трудностей. И, наконец, мы разобрались с отношением к руководству людьми, а также потребностями, которые могут мотивировать вашего начальника.

Завтра мы поговорим о том, как провести более конкретный и глубокий анализ вашего начальника.

Вопросы (ответы приведены в конце книги)

1. На что ваш начальник тратит больше всего времени?

a. На планирование, принятие решений и работу с документами

b. Общение с подчиненными и руководством

c. Присутствие на совещаниях

d. Составление отчетов и других документов

2. Какие из перечисленных ниже навыков важны для хорошего начальника?

a. Способность как можно больше делать самостоятельно

b. Умение поддерживать профессиональную дистанцию в отношениях с подчиненными

c. Умение делегировать обязанности

d. Умение спокойно и взвешенно подходить к принятию решений

3. Что такое «социальная компетентность»?

a. Умение заставлять людей смеяться

b. Умение рассказывать истории, которые иллюстрируют идеи

c. Уверенность, которая позволяет спокойно входить в помещения, где находятся незнакомцы

d. Умение слушать и общаться на всех уровнях

4. Начальник, которому свойственно отношение «кнута и пряника», считает, что…

a. Людям можно доверять выполнять любую работу самостоятельно

b. Большинству людей нравится их работа

c. Подчиненными нужно постоянно и сурово руководить

d. Взыскания на работе редко приносят пользу

5. Начальник, которому свойственно отношение «сотрудничества и доверия», считает, что…

a. Подчиненные обычно трудятся в полную силу, и им можно доверять

b. Большинству подчиненных необходим постоянный надзор

c. Люди работают только ради денег

d. Добиться истинного духа сотрудничества с подчиненными очень трудно

6. Авторитарные начальники считают, что…

a. Для мотивации персонала необходимы поощрения и взыскания

b. Подчиненные могут сами мотивировать себя к успеху

c. Подчиненные хотят реализовать цели организации

d. Персонал может работать по собственному расписанию

7. Люди с высокой потребностью в самостоятельности…

a. Во всем полагаются на других людей

b. Их главная мотивация – власть

c. Любят выполнять работу от начала и до конца без помощи со стороны других людей

d. Любят работать вместе с другими

8. Люди, мотивируемые потребностью в сдерживании активности…

a. Озабочены только собственным успехом

b. Мотивированы потребностью трудиться ради других людей

c. Стремятся работать во имя блага организации

d. Очень гордятся собственными достижениями

9. Успешные лидеры обладают…

a. Низкой потребностью во власти

b. Высокой потребностью в сдерживании активности

c. Высокой потребностью в симпатии

d. Высокой потребностью в самостоятельности

10. Если у вашего начальника низкая потребность в симпатии, он…

a. Захочет общаться со своей командой вне работы

b. С удовольствием выпьет с вами кофе

c. Не стремится проводить с вами времени больше, чем это необходимо

d. Склонен к конфликтам и ссорам

Понедельник
Ставим диагноз вашему шефу

В воскресенье мы с вами обсудили типичный профиль типичного начальника. Настало время перейти к деталям и выяснить, наконец, что именно сильнее всего стимулирует вашего руководителя. Сегодня мы сосредоточимся на более индивидуальной диагностике вашего начальника – и это станет первым шагом к истинному его пониманию.

Существует много способов классифицировать или «диагностировать» людей и их личности. В этой главе мы используем два таких метода. Первый – это Стиль Лидерства. Существует шесть типичных стилей лидерства, которые характеризуются предпочитаемым способом управления. Вам предстоит понять, какой именно способ использует ваш начальник. Этот выбор продиктован его жизненным опытом, подготовкой и чертами характера. Знать лидерский стиль своего начальника жизненно необходимо, чтобы приспособить собственный стиль соответствующим образом.

Второй диагностический прием – анализ Стиля Мышления, то есть того, как человек обрабатывает информацию. Понимание стиля мышления начальника позволит вам работать так, чтобы удовлетворять его потребности, а это, в свою очередь, поможет построить с ним позитивные, гармоничные отношения.

Основные задачи на сегодня:

• Диагностика начальника в плане стиля лидерства и стиля мышления;

• Программы диагностики начальника;

• Советы по управлению начальниками разных типов.

Стиль лидерства

Стили лидерства – это то, каким образом ваш начальник или старший менеджер выполняет свои функции, как он обычно действует и ведет себя в отношениях с вами. Вот несколько типичных стилей лидерства:

• Диктаторский: Такой начальник считает, что стал руководителем не без оснований, а основания эти таковы: он наилучшим образом подходит для данной работы и, следовательно, должен диктовать подчиненным, что им делать и как именно. Такой начальник чаще всего мотивирован высокой потребностью во власти (см. «Воскресенье»). Ему трудно увидеть ситуацию с точки зрения других людей. Он полагается на вознаграждения и взыскания, считая, что только так можно добиться от подчиненных наилучших результатов.

• Бюрократический: Такой начальник добился своего положения, следуя правилам, и не видит никаких причин к тому, чтобы менять свою философию. Ему не хватает предпринимательской склонности к риску, но он очень законопослушный и надежный гражданин, серьезно относящийся к своим обязанностям. Он отвечает на все вопросы подчиненных, решает все проблемы и принимает все решения, опираясь на свод правил. Такие руководители любят, чтобы все было изложено и закреплено в письменном виде. Они постоянно используют огромное количество форм и документов для отслеживания происходящего.

• Харизматичный: Такой начальник мотивирует подчиненных, вдохновляя их на достижение целей организации, а не на преследование личных целей. Такой начальник обычно руководит личным примером и добивается высокой преданности и работоспособности от своей команды. Зачастую главной мотивацией таких начальников является высокая потребность в сдерживании активности (см. «Воскресенье»).

• Консультативный: Такой начальник может обладать высокой потребностью в симпатии (см. «Воскресенье»). Он часто привлекает свою команду к обсуждению проблемы и консультируется с подчиненными при каждой возможности. Решения он принимает на основании информации, полученной от подчиненных. Любые изменения существующего порядка вещей осуществляются после долгих консультаций. Такой начальник боится отпугнуть подчиненных. Он не любит принимать решения единолично – ему недостает смелости и убежденности. Он предпочитает разделять ответственность.

• Либеральный: Настоящий либерал видит, что его подчиненные вполне справляются со своими задачами и не нуждаются в постоянном присмотре. Начальник сознательно принимает решение оставить подчиненных в покое и чувствует себя вполне комфортно. Ближе всего такому руководителю подход «сотрудничество и доверие» (см. «Воскресенье»).

Тест для диагностики стиля лидерства вашего начальника

Приходится ли вашим коллегам состязаться за внимание начальника? 3

Что происходит чаще: начальник приказывает вам что-то сделать или просит об этом? 1

Кажется ли вам, что начальник не способен принимать новаторские решения? 2

Чувствуете ли вы, что можете обратиться к начальнику с любыми проблемами? 4

Чувствуете ли вы, что начальник не вовлекает вас в процесс принятия решений? 1

Кажется ли вам, что начальнику недостает творческого начала? 2

Кажется ли вам, что начальника не интересует ваша точка зрения? 1

Кажется ли вам, что начальник участвует в жизни отдела только тогда, когда его об этом просят? 5

Часто ли вы замечали, что какие-то перемены или новые приемы внедрялись без консультаций с вами? 1

Строго ли ваш начальник придерживается правил? 2

Позволяет ли начальник вам действовать самостоятельно при минимальном контроле с его стороны? 5

Чувствуете ли вы, что ради начальника вам хочется работать в полную силу? 3

Кажется ли вам, что начальник не обращает внимания на подчиненных и начинает вникать в их работу, лишь когда возникают проблемы? 5

Не замечали ли вы, что начальник не любит, когда подчиненные обращаются к нему с какими-то проблемами? 1

Часто ли вам начальник говорит о целях и глобальных задачах организации? 3

Пользуется ли ваш начальник уважением и любовью большинства окружающих? 3

Вовлекает ли начальник вас в процесс принятия большинства решений? 4

Вы не замечали, что начальник часто бывает занят посторонними вещами? 1

Регулярно ли начальник собирает команду для обсуждения новых проблем? 4

Часто ли ваш начальник проявляет отсутствие гибкости? 2

Кажется ли вам, что начальник крайне редко идет на что-то новое, не посоветовавшись с вами? 4

Кажется ли вам, что начальника не интересует то, что вы делаете? 1

Готов ли начальник поручать свои дела другим людям? 5

Не кажется ли вам порой, что на ваших плечах лежит слишком большая ответственность? 1

Преимущественно 1 = Диктаторский стиль

Преимущественно 2 = Бюрократический стиль

Преимущественно 3 = Харизматичный стиль

Преимущественно 4 = Консультативный стиль

Преимущественно 5 = Либеральный стиль

NB: Возможно, стиль вашего начальника нельзя определить однозначно. Вполне возможно, что в его поведении сочетаются два или три разных стиля.

Советы по управлению начальником в соответствии с его лидерским стилем

Управление начальником-диктатором:

• Укрепляйте доверие начальника к вам;

• Просите «разрешения», прежде чем что-либо сделать;

• Информируйте его о ходе работы;

• Демонстрируйте готовность и энтузиазм при выполнении его «приказов».

Управление начальником-бюрократом:

• Излагайте любые просьбы в письменном виде;

• Не ждите от начальника какого-нибудь отступления от правил;

• Когда вам нужно, чтобы начальник принял решение, аргументируйте свои доводы правилами;

• Все фиксируйте в письменном виде.

Управление харизматичным начальником:

• С энтузиазмом относитесь к его мечтам и планам;

• Демонстрируйте, что интересы компании для вас выше личных;

• Демонстрируйте преданность начальнику и компании в целом;

• Демонстрируйте веру в его планы и идеи.

Управление начальником-консультантом:

• Демонстрируйте готовность поучаствовать в процессе принятия решений;

• Не бойтесь высказывать свое мнение;

• Поддерживайте начальника и показывайте свое одобрение;

• Вовлекайте его в неформальное общение – приглашайте вместе пообедать или зайти в паб после работы.

Управление начальником-либералом:

• Показывайте, что вам можно доверить решение определенных задач;

• Отправляйте ему электронные письма с информацией о ходе работы;

• Обращайтесь за помощью только в случае возникновения проблем;

• Не беспокойте начальника тривиальными проблемами и тревогами.