Текст книги "Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше"

Знаю, это трудно представить, но иногда вы будете звонить кому-то, а человек не возьмет трубку, и вам придется оставлять сообщение. Будьте осторожны! Если вы оставите неправильное сообщение, вам придется звонить снова и снова, прежде чем вы добьетесь желаемого. А это означает больше работы, а не меньше.

Конечно, когда вы звоните чересчур болтливой Бернис, зная, что она ушла на обед, и просто оставляете сообщение, это экономит ваши силы. Для нашего удобства оставлять сообщения – весьма умно. Несколько простых советов помогут вам оставлять такие сообщения, которые повысят шансы завершить дело быстро, эффективно и без необходимости вести с другим человеком разговор длиною в жизнь.

Это особенно уместно для щекотливых ситуаций: «Привет, Билли. Классный макет. Он нам не подходит, но спасибо за три недели безвозмездного труда» или «С тобой было клево, но я встретил человека, который будет поддерживать меня и мыть посуду. Пока!»

1. Всегда представляйтесь и называйте свое полное имя. «Стивер, попался, ты водишь! Не могу тебя застать, надеюсь, ты перезвонишь. Хорошего дня!» Она даже кажется дружелюбной. И ждет, что я перезвоню. К несчастью, у меня нет ни малейшего представления, кто это!

Я готов это повторять. Называйте свое полное имя. «Они узнают мой голос». Нет, не узнают. «Но я оставляю сообщение для своих родителей». Очень мило. Назовите свое полное имя. В свое время оно стало для ваших родителей большой проблемой. Они чуть не развелись, пока спорили: Филлиган или Дормалия.

Если вы расстаетесь с кем-то по голосовой почте, обязательно представьтесь! Не нужно самоуверенно полагать, что на том конце знают, кто говорит. Вы изменяли, не исключено, что ваша малышка тоже. Если вы не представитесь, то можете поставить малышку в неудобное положение и заставите гадать, кто именно хочет порвать с ней отношения.

2. Всегда дважды проговаривайте свой номер телефона. 866-РБТ-МНШ. Один раз в начале и один в конце. «Но у него есть мой номер!» – запротестуете вы. Прямо перед глазами нет. Просто оставьте его в начале и в конце сообщения. Если ваш абонент пропустит в первый раз, то у него будет второй шанс. И независимо от того, есть ли у автоответчика функция перемотки на десять секунд назад или повтора с начала сообщения, человеку будет достаточно нажать на пару кнопок, чтобы узнать ваш номер: 866-РБТ-МНШ.

3. Говорите медленно и внятно. Ваш мозг отсеивает шум машин, разговоры и свист ветра, пока вы наговариваете сообщение. Вы слышите только сладостную мелодию собственного голоса, в то время как автоответчик записывает шум, ветер, случайную сирену и эту отвратительную отрыжку, которую вы выдали без задней мысли. Ах да, а еще связь прерывается, пока вы оставляете сообщение. Говорите медленно и внятно.

4. Давайте достаточно информации, чтобы адресат мог сделать следующий шаг. Не говорите просто: «Позвони мне». Сообщите достаточно, чтобы человек мог действовать, не перезванивая, или, прежде чем перезвонить, предпринял бы максимум необходимых шагов. «Это Оскар. Я звоню по поводу… эм, лечения. Не мог бы ты перезвонить и сказать название того антибиотика? И какие ватные палочки тебе больше нравятся? Спасибо!»

5. Если вы звоните просто поболтать, дайте человеку знать, когда он может перезвонить. Иногда вы хотите говорить по телефону, а иногда нет. Так как вы обязательно отключите сотовый на время романтического ужина со своей малышкой, скажите жертве вашего автоответчика: «Позвони мне сегодня после трех, или завтра в семь, или в четверг между девятью и полуднем». Вы поможете тому, кто будет перезванивать, и одновременно спасете свою личную жизнь.

6. Сделайте свое сообщение коротким и простым.

7. Добавляйте в свое сообщение юмор. Сделайте так, чтобы ваше голосовое сообщение было легко слушать. Будьте остроумны. Пойте. Рифмуйте. Я делаю все это, и люди обожают получать от меня сообщения. Если вы собираетесь заставить людей думать о вас, пусть думают с любовью.

Если вы не запомните все сказанное выше, то запомните хотя бы вот что: представляйтесь, повторяйте свой номер телефона, говорите медленно и добавляйте изюминки.

Обуздайте входящую электронную почту

Если вы решили проблему с голосовой почтой, попросив людей писать вам электронные письма, то тем самым перенесли груз с одного ящика входящих сообщений на другой. Но, по крайней мере, на данный момент весь вал сообщений удобно сконцентрировался в одном месте. Теперь вам нужен простой способ справляться с электронными письмами.

Избыток электронной почты, возможно, самый распространенный недуг XXI века. Было время, когда отправление письма стоило усилий и денег. Это было своего рода работой, так что людям приходилось подключать мозги, чтобы что-то отправить. Электронная почта так быстра и проста в обращении, что ваши коллеги, супруг и дети могут запросто сварганить письмо, попросить вас о чем-то и считать, что это они сделали дело. Конечно, они ошибаются, потому что, когда все 100 человек переложат на вас свои проблемы, у вас случится нервный срыв, вы сбежите из социума, поменяете удостоверение личности и проведете остаток жизни, гуляя по берегу Мауи[20]20
  Остров Гавайского архипелага. Прим. перев.


[Закрыть]. Прижмите к ногтю электронную почту и верните себе душевное равновесие!

Не позволяйте письмам отвлекать вас! Мы терпеть не можем, когда нам пытаются продать что-то по телефону во время ужина, так почему мы спокойно относимся к письмам, которые приходят, когда мы делаем что-то важное? Выключите автоматическую проверку почты и вручную проверяйте ее от одного до трех раз в день. Сообщите всем: если им нужно срочно с вами связаться, электронная почта не поможет. Всего лишь попросив людей приложить усилие – взять телефон и нажать несколько кнопок, чтобы позвонить, – вы одним махом избавитесь от 80 процентов входящих писем.

Те, кому действительно нужно связаться с вами, позвонят. Но если ваш автоответчик попросит их написать вам письмо, люди попадут в замкнутый круг, бесконечно названивая и отправляя письма. Избавьте их от этой участи, определив, как они действительно смогут с вами связаться – по телефону или через голосовую почту, – и откройте им этот путь.

Я использую голосовую почту в качестве крайней меры. По электронной почте люди узнают, что им стоит позвонить, если у них что-то срочное. Если они звонят, когда я занят, то общаются с автоответчиком. Но в приветствии на автоответчике я не прошу их писать мне на электронную почту! Я сообщаю, что перезвоню позже. Освободившись, я первым делом проверяю голосовые сообщения.

Так же как приветствие на автоответчике – инструкция для звонящих, автоматическая подпись в электронных сообщениях может стать инструкцией для тех, кто вам пишет. Вы проверяете свой ящик всего пару раз в день, так скажите об этом, чтобы никто не ждал сиюминутного ответа. Электронная почта позволяет настроить подпись, которая автоматически добавляется к исходящим сообщениям. В этой подписи вы можете рассказать о своих правилах. Моя гласит: «Я проверяю почту один раз в день. Если вам нужен срочный ответ, позвоните!»

Мгновенно отвечая на письма, вы приучаете людей незамедлительно получать ваше внимание, и они начинают ждать этого. На сайте книги вы найдете пошаговое руководство, которое поможет установить автоматическую подпись на большинстве популярных почтовых клиентов.

Частично проблема с электронными письмами заключается в том, что вы читаете их онлайн и после прочтения можете отвечать на каждое сразу. Каждые несколько секунд вы будете отвлекаться на проблемы того человека, от которого только что пришло письмо. Разорвите эту связь, не отвечая до тех пор, пока все вопросы, требующие внимания, не окажутся у вас перед глазами.

Возьмите линованный блокнот и озаглавьте его «Список ответов». Проверяя почту в заранее определенное время (от одного до трех раз в день), пробегитесь по входящим письмам. По поводу каждого сделайте заметку в блокноте: что вы должны сделать или кому должны позвонить. Не отвечайте сразу, даже если на это потребуется меньше двух минут. Сконцентрируйтесь на просмотре писем! Если встретите важную для себя информацию, переместите это сообщение в папку «Важное». Если информация не представляет интереса, удалите ее. Просмотрите все входящие до конца, чтобы составить список ответов. Потом просмотрите список писем, ожидающих ответа, и запланируйте время на обратную связь среди других ваших ежедневных задач.

Если люди используют электронную почту, чтобы переложить свою работу на ваши плечи, когда это в ваших силах, ведите себя так же и переложите свою потребность в вечерних суши на их плечи. CEO[21]21
  Chief Executive Officer (англ.) – высшая исполнительная должность в компании. В принятой в России иерархии аналог генерального директора. Прим. перев.


[Закрыть], с которой я работал, вычитала из зарплат своих сотрудников по пять долларов за каждое электронное письмо, которое от них получала. Удивительным образом поток писем уменьшился, а важность каждого полученного сообщения возросла. И сотрудники тоже были довольны, потому что необходимость напрягать ум привела к тому, что они чаще стали решать проблемы самостоятельно.

Если вас постоянно ставят в копию в письмах, которые вам ни к чему, начните отвечать на них двумя словами: «По адресу?» Конечно, вы объясните, что тем самым делаете одолжение отправителю. Ведь так он может выяснить, что имеет к вам отношение, а что нет. Предварительно объясните, что ваша цель – расставить все по местам, а не критиковать или заткнуть, и сообщите, что будете рады получать письма по вашей теме. Здесь используется тот же принцип, что и с жизненным планом. Мы работаем меньше, выбирая только то, что для нас важно.

Иногда люди отправляют слишком длинные письма. Когда вы получаете от кого-то послание на десяти страницах, ответьте тремя словами: «Да, классная идея». Вы работаете меньше, и пусть остальные привыкают не ждать от вас раздутых ответов. Когда у вас будет свободное время, вы можете ответить в том виде, какой предпочитаете. Мой излюбленный прием для длинных писем – диктовать их ассистенту, который печатает, пока я валяюсь в ванне с пеной, попивая шампанское и слушая Кейт Буш в живом исполнении. К сожалению, у меня нет ванны, я не могу позволить себе шампанское, а Кейт Буш живет в другой стране и не любит перелеты. Так что обычно я отправляю ответы в три слова.

Другой способ не потонуть в болоте писем, ожидающих вашей реакции, – написать ответ сразу, но отложить время отправки на несколько дней. Особенно хорошо это подходит для милого, но совсем не срочного общения. Откладывая отправку ответа на письма, которые идут уже не по первому кругу, вы даете и себе, и своему адресату передышку. А еще так вы приучаете людей не ждать от вас быстрой реакции, что в итоге приучит их писать вам только по важным вопросам и не отвлекать пространными разговорами. На сайте книги вы найдете инструкции и ресурсы, которые помогут вам держать письма в режиме ожидания.

Какой еще есть способ справляться с переполненным ящиком? Игнорировать письма. Если в ящике что-то важное, вам обязательно напомнят. Поверьте мне. Если электронная почта – не самый любимый ваш способ общения, решите, как вы хотите поддерживать связь, и сообщите об этом другим. Постепенно люди привыкнут пользоваться телефоном или забегать к вам, если им есть что сказать. Это совет для тех, у кого нет проблем с голосовой почтой и кто не против прослушивать сообщения с автоответчика, если это разгрузит входящие в электронном ящике. (Если вы предпочитаете вообще оставаться в недосягаемости, то можете приучить людей не замечать вас. Вряд ли это положительно скажется на вашей карьере, зато при надлежащей медитации и ритуальных песнопениях одиночество, вероятно, поможет вам достичь просветления.) Как бы то ни было, если то, что вам хотят сообщить, не настолько важно, чтобы вырваться из гипнотического мира Microsoft Windows, это определенно не стоит того, чтобы вы тратили время на чтение.

Много разговоров ведется о том, как добиться статуса «Нет новых сообщений». Это такое мифическое состояние вашего почтового ящика, когда он пуст. Прошу прощения, если мои слова звучат цинично. Если вам и удастся опустошить входящие, нужно подождать каких-то пять минут, и ящик снова будет полон. Вопрос не в том, как опустошить ящик, а в том, как быстро разобраться с письмами, когда они приходят.

Вот как вы можете держать почтовый ящик пустым:

• выделите все входящие сообщения;

• удалите их.

Готово. Думаете, я шучу? Вовсе нет. Вы можете объявить маленькую e-mail-паузу на неделю. Ссылаясь на идею Лоуренса Лессинга[22]22
  Очевидно, автор ошибся и речь идет о Лоуренсе Лессиге, профессоре права в Стэнфордском университете, который известен в связи с его борьбой за изменение законодательства в области авторского права, особенно в применении к интернету. Прим. ред.


[Закрыть], озвученную в журнале Wired, просто удалите все. Затем отправьте стандартное письмо всем, кто вам писал, с таким обращением: «Завал писем оказался слишком велик. Чтобы справиться с ним, я все удалил. Если у вас было что-то важное, пожалуйста, напишите снова». Если вы боитесь, признав свою слабость, потерять репутацию настоящего мужчины, вместо оправданий можно прибегнуть к лести: «Ваши письма чрезвычайно важны для меня. Будьте так добры, продублируйте любые важные сообщения». Несомненно, такая формулировка влечет за собой другие проблемы для настоящего мужчины…

Если мы с вами похожи, то вы тоже страдаете кошмарами, думая об удаленных непрочитанных письмах. Призрачные электронные сообщения летят сквозь ваши сны, причитая: «Как ты мог отказаться от нас?» Забудьте. Большинство из них совсем не так важны. Я работаю на себя и поэтому знаю, что важно: около пяти процентов входящих писем приносят мне деньги или помогают справляться с текущими задачами. Все остальное можно безболезненно уничтожать. А как быть с письмами друзей, которые пишут не по работе? Очень просто. Я читаю их сообщения, но общаюсь по телефону после работы. Вскоре они привыкают не писать мне.

Вы наверняка боитесь, что обидите людей, не отвечая на их письма. Возможно. А может быть, и нет. У всех нас входящей почты через край, так что многие вас поймут. Многие, но не сверхчувствительная подруга Бернис, которая примет молчание за личное оскорбление, критику ее выбора в одежде и сомнение в ее человеческой ценности. Если вы обнаружите такую Бернис среди отправителей, просто ответьте. Так проще. Иногда вы даже не знаете, что кто-то из друзей может оказаться бомбой замедленного действия, которая вот-вот взорвется. Если кто-то слетает с катушек, потому что вы проигнорировали его письмо, многократно попросите прощения и будьте любезны, насколько вы это умеете.

Вы не можете объявлять e-mail-паузу каждый день. Люди начнут взывать к вашему чувству ответственности. Ничего страшного, просто молчите про паузу, но продолжайте удалять письма. Однако если вы поступаете так каждый день, добавьте еще одно действие:

• откройте «Корзину» и достаньте из нее те сообщения, которые, как вам кажется, вы просто обязаны прочитать.

Большинство из нас просматривают входящие и решают, что удалить. Вот как при этом работает мозг: «Посмотри на все эти письма, с которыми нужно разобраться. Когда я удаляю сообщение, это значит, что я навсегда уничтожаю какую-то информацию. Поэтому удалять нужно крайне осторожно». Когда вы восстанавливаете сообщения, ваш мозг работает совсем по-другому: «Ха, мой ящик пуст. Все эти удаленные сообщения меня не касаются, но я беру под свой контроль те письма, которые восстановлю. Включаем избирательность».

Если у вас сотня входящих писем и вы начинаете удалять те, что не важны, в конечном счете у вас, наверное, останется штук двадцать. Потратив по три минуты на каждое, вы разберете почту через час.

Если же вы удалили все 100 писем и беретесь восстановить важные сообщения, то, скорее всего, достанете из корзины около пяти писем. Потратив те же три минуты на каждое, вы вместо часа посвятите почте 15 минут. Сэкономленные 45 минут дают вкупе до пяти недель в год.

Система удаления и восстановления помогает продраться сквозь завал и оставить только самое важное.

И наконец, вы можете предпринять меры накануне своего отъезда, чтобы не разбирать горы писем по возвращении. Некоторые почтовые клиенты позволяют настроить «отпускное сообщение», которое автоматически отправляется всем, кто пишет, пока вас нет. Сообщите, что вы уехали, а когда вернетесь, удалите все входящие письма, и пусть любые важные сообщения вам отправят снова. Не обещайте прочитать все эти письма или вернуться к ним позже! Вы не можете знать, будете ли в состоянии справиться с таким объемом.

Нужно не только укротить входящую почту, но и сделать так, чтобы составление писем не становилось пустой тратой времени. Из-за того что почта электронная, мы думаем, что это быстро, но тут мы категорически неправы. Если нужно напечатать больше нескольких слов, это занимает жутко много времени. Я пишу книгу в 80 тысяч слов и знаю, о чем говорю. Да, это быстрее, чем писать на бумаге, но куда медленнее, чем произносить вслух. Если ваше электронное послание достигает трех абзацев, лучше позвоните по телефону, только не затягивайте разговор.

И вместо того чтобы тратить час на письмо, вы потратите две минуты, сообщая ту же информацию по телефону. Только придерживайтесь темы и не бросайтесь злословить по поводу последнего сюжетного поворота в «Главном госпитале»[23]23
  General Hospital – американская телевизионная мыльная опера, которая выходит с 1963 года. Прим. перев.


[Закрыть]. (Подсказка: этот сериал смотрят уже несколько поколений зрителей, но он никак не заканчивается. Злословие тут не поможет.) Как мы убедились, правильное обращение с автоответчиком помогает ускорить обмен голосовыми сообщениями. То же справедливо и для электронной почты. Мы отправляем массу этих сообщений каждый божий день, но можем тратить меньше сил, оптимизировав написание и отправление писем. Еще мы можем сделать свои сообщения настолько простыми для ответа, что переписка займет буквально несколько секунд.

Мой простой секрет написания электронных сообщений касается автоматической проверки орфографии. Я отправляю массу писем. Когда я печатаю «потоком», увлеченно, опечатки выделяются красным подчеркиванием. Из-за этого я вынужден останавливаться и решать, исправлять их сразу или потом. Это небольшая заминка, согласен, но она прерывает состояние потока, пусть и немного. Со временем пауз становится все больше, так что я решил вообще отключить эту функцию. Именно так: выключите проверку орфографии.

Я открыл эту хитрость случайно, когда на моем почтовом клиенте почему-то не работала автоматическая проверка. Концентрация внимания увеличилась, а написание письма пошло куда быстрее. Теперь моя почтовая программа проверяет ошибки только один раз – непосредственно перед отправкой сообщения, поэтому я могу направить все свое внимание на исправление опечаток, когда письмо готово. Эффект оказался настолько впечатляющим, что я отключаю эту функцию даже в текстовом редакторе, когда набрасываю заметки, готовлю речи и презентации, пишу книги. В этих случаях, правда, нужно не забывать включать автоматическую проверку, прежде чем распечатывать конечный черновик.

Вы начнете быстрее получать ответы на письма, если у ваших адресатов будет возможность отвечать, даже не открывая сообщение. Серьезно. Заполняя строку темы, впишите туда краткое содержание письма. Не описывайте сообщение, а резюмируйте его. Например, если вы отправляете письмо о переносе служебного совещания на следующий четверг, бессмысленно писать в теме: «Служебное совещание». Эти слова ни о чем не говорят.

Куда лучше: «Служебное совещание переносится на следующий четверг». Получателю достаточно одной лишь строчки, чтобы получить ключевую информацию и решить, нужно ли читать все сообщение.

Еще лучше: «Служебное совещание переносится на четверг, 21 августа 2014 года». В ящиках некоторых людей письма лежат неделями. «Следующий четверг», или «через две недели», или «конец сентября» можно понять по-разному в зависимости от того, когда письмо наконец-то будет прочитано. Если вы указываете в письме время, убедитесь, что день и час написаны верно. Просто на всякий случай.

Если в теме письма кратко сформулирована его суть, получатель быстро оценит информацию и ответит вам. Но не всякое письмо можно резюмировать в одной строке. Иногда вам нужно, чтобы кто-то принял какие-то меры, подтвердил время встречи или сделал нечто такое, что потребует определенных усилий. Секрет вот в чем: в теле письма надо указать достаточно информации, чтобы человек принял все необходимые решения и дал максимально содержательный ответ.