Текст книги "Менеджмент спортивных и физкультурно-оздоровительных организаций"

Основные вопросы безопасности

Для спортивного сооружения вопросы безопасности выходят на первое место.

Очень важна безопасная эксплуатация объекта. Как руководитель спортивного сооружения, так и весь обслуживающий персонал должны применять необходимые меры по инженерно-технической, физической защите, антитеррористической и пожарной безопасности объекта спорта.

Руководство спортивного сооружения всегда должно помнить, что занятия в спортивных секциях и группах, а также участие в массовых мероприятиях, в том числе соревнованиях, отличаются повышенным уровнем риска получения травм. Чтобы избежать этого, необходимо обязательно уделять внимание соблюдению правил безопасности. Все виды спорта требуют внимательности во время выполнения упражнений, особенно со снарядами (например, спортивная гимнастика, упражнения с брусьями, прыжки на батуте, все виды единоборств, в том числе каратэ, тхэквондо, бокс и другие виды спорта).

Основные ответы на вопросы относительно безопасности подробно описаны в законах и подзаконных актах, а это тот случай, когда без их изучения руководителю просто не обойтись. При их изучении вы поймете, какие требования предъявляются к антитеррористической защищенности объектов спорта. Например, изучив Приказ Министерства спорта России от 30.09.2015 № 921 «Об утверждении методических указаний по порядку проведения обследования и категорирования объектов спорта» (Зарегистрировано в Минюсте России 14.01.2016 № 40579) и сами методические указания, вы будете знать порядок проведения обследования и категорирования объектов спорта, что учитывается при обследовании объекта спорта, а также другие важные вопросы обследования и категорирования объекта спорта.

Один из самых важных документов – паспорт безопасности объектов спорта. Для правильного формирования паспорта безопасности необходимо руководствоваться положениями Постановления Правительства Российской Федерации от 6 марта 2015 г. № 202 (редакция от 23.07.2016) «Об утверждении требований к антитеррористической защищенности объектов спорта и формы паспорта безопасности объектов спорта». Из него вы узнаете, какую форму паспорта безопасности следует брать за основу при формировании паспорта безопасности объекта спорта и что необходимо учесть для правильного составления паспорта безопасности объекта спорта.

Возможно, у вас начнется паника, когда вы вникнете во все эти вопросы и постараетесь сформировать систему, учитывая все нормы безопасности. Это и понятно, ведь вопросов безопасности в физкультуре и спорте действительно очень много! И им нужно уделять особое внимание, ни в коем случае не игнорировать их.

Если у руководителя есть опытный и грамотный заместитель по безопасности, то это существенно упростит работу и поможет избежать неприятных ситуаций. Профессиональный заместитель директора по безопасности – это не просто формально необходимая должность согласно закону. Такой сотрудник сможет взять под контроль все вопросы безопасности: от взаимодействия с посетителями (например, организации допуска на территорию), до оформления всех необходимых документов, имеющих отношение к вопросам безопасности (например, паспорта безопасности объектов, приказов, инструкций, графиков, схем и т. д.).

Все спортивные сооружения, в том числе открытые, такие как стадионы, площадки для занятия физкультурой, должны соответствовать нормам технической безопасности. Они принимаются в установленном порядке, обязательно закрепляются за организацией, должны иметь регламентирующий порядок использования помещений, зданий, оборудования, а также соответствующие документы – все сооружения должны соответствовать санитарным и гигиеническим правилам и нормам.

Вопросы безопасности спортивно-массовых мероприятий я приведу в той части книги, которая посвящена проведению таких мероприятий. Помните, что ответственность за безопасность регламентируется актами приемки готовности спортивного сооружения к проведению мероприятий или массовых занятий физкультурой и спортом. Городские, районные и другие официальные массовые мероприятия не проводятся при отсутствии на территории специального медицинского транспорта с бригадой скорой медицинской помощи, машины пожарной службы и, конечно, необходимого количества сотрудников полиции. Также важно организовать правильную работу Частного Охранного Предприятия (ЧОП), обслуживающего данное сооружение, при необходимости – вызывать усиление (дополнительные единицы охраны). Не забудьте про все дежурные силы, а также сотрудника с медицинским образованием, врача команды и т. д.

Особое внимание в спортивных сооружениях уделяется безопасности и организации питания. Обязательно осуществляется контроль качества продуктов питания, обследование места их хранения, проверяется состояние помещений для приема пищи в специально оборудованных для этого местах. Чаще всего пункты питания – буфеты, кафе – организовывают не сами спортивные сооружения, а профильные организации питания, арендуя необходимые для этих целей площади.

В сфере технической эксплуатации спортивных сооружений важно руководствоваться нормативными актами. Ниже представлен перечень основных нормативных актов:

✓ Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений».

✓ Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности».

✓ Федеральный закон № 190-ФЗ «Градостроительный кодекс Российской Федерации».

✓ Федеральный закон № 261-ФЗ «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

✓ Федеральный закон № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды».

✓ Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения».

✓ Постановление Правительства РФ № 390 «О противопожарном режиме».

✓ ЕСКД «Эксплуатационные документы» ГОСТ 2.601-2006.

✓ Постановление Правительства РФ № 644 «Об утверждении Правил холодного водоснабжения и водоотведения и о внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ».

✓ Постановление Правительства РФ № 167 «Об утверждении Правил пользования системами коммунального водоснабжения и канализации в РФ».

✓ Ведомственные строительные нормы. Правила оценки физического износа жилых зданий. ВСН 53–86(Р) (утв. Приказом Госгражданстроя при Госстрое СССР от 24.12.1986 № 446).

✓ Приказ МЧС РФ от 18.06.2003 № 313 «Об утверждении Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01–03) (Зарегистрирован в Минюсте РФ 27.06.2003 № 4838).

Представленный перечень далеко не полный, необходимо обязательно учесть региональные подзаконные акты и акты органов местного самоуправления. И в зависимости от специфики также изучить все законы, нормы и ГОСТы, касающиеся конкретного спортивного сооружения.

Например, если на территории спортивного комплекса в Московской области есть детская спортивная площадка, то также необходимо учитывать:

Постановление Мособлдумы № 5/173-П «О Законе Московской области «О порядке эксплуатации нежилых зданий, строений, сооружений на территории Московской области и административной ответственности в сфере их технической эксплуатации» и ГОСТ Р 52169-2012 «Оборудование и покрытия детских игровых площадок. Безопасность конструкции и методы испытаний. Общие требования».

Техника безопасности при использовании электроники и электронного оборудования

Электроника, аудио– и видеоаппаратура должны соответствовать техническим требованиям и параметрам и быть исправны. В обязанности специалистов инженерной службы входит регулярная проверка наличия специальной документации на аппаратуру, соответствия всех соединений электросхем, правил подключения электрических установок. Необходимо соблюдать Госстандарт при эксплуатации, не допускать большую нагрузку во избежание возникновения пожара или поражения током. Отдельно необходимо проверить заземление. Установка осуществляется в присутствии электрика спортивного или физкультурно-оздоровительного учреждения.

Если электроника и другое оборудование не имеет сертификата соответствия или обнаружены дефекты, которые не устранены до начала проведения мероприятия, необходимо незамедлительно отказаться от его использования.

Цель и миссия спортивных и физкультурных организаций

Важнейшим аспектом менеджмента спортивной и физкультурно-оздоровительной организации являются вопросы целеполагания и определения ее миссии. Ведь именно от миссии и целей организации будет зависеть направление деятельности организации в целом и, конечно, все процессы организации.

Известно, что цели организации – это четкий результат, которого должна добиться организация.

Фрагментация общей цели на несколько составляющих характеризует крупномасштабную управленческую деятельность. Подобное разделение можно обозначить термином «Дерево целей». Создание дерева целей спортивной организации помогает ее управленцам системно представить порядок движения к конечной цели, рассчитать нужное количество задач, которые необходимо решить на пути к ее достижению.

Схема 5. Цель и миссия

Все организации имеют свои цели. Государственные, муниципальные бюджетные организации больше беспокоятся о качестве оказанных услуг и о правильных расходах, коммерческие – о доходах.

Если финансирования недостаточно, то и бюджетные организации ставят дополнительные цели по привлечению внебюджетных средств.

Извлечение прибыли из работы организации, ориентированной на физкультурно-спортивную деятельность путем рационализации труда, можно считать конечной целью менеджмента коммерческой организации, в то время как некоммерческое бюджетное или автономное учреждение физкультуры и спорта чаще всего ставит несколько целей относительно качества услуг популяризации физкультуры и спорта.

Цель их менеджмента – удовлетворение потребностей и спортивных интересов различных категорий населения в услугах физической культуры и спорта. И уже на втором плане – предпринимательская деятельность. Как правило, учреждения физкультуры и спорта в условиях нехватки бюджетных средств вынуждены привлекать внебюджетные средства.

Необходимо не только поставить общую цель работы организации, но и ставить цели во всех сферах функционирования организации.

Важно уделить время на решение относительно постановки целей:

✓ ресурсного распределения;

✓ координации деятельности;

✓ взаимодействия с внешней средой;

✓ реализации успешной структуры внутри организации;

✓ надежного контроля;

✓ роста и развития организации в перспективе.

Каждый раз, когда организация достигает одних целей, надо уже формулировать другие. В имеющиеся планы вносят необходимые поправки.

Безусловно, реализация каждой цели в организации – это большая управленческая работа, которая требует постоянного контроля выполнения указаний руководителя подчиненными. Связующие процессы осуществляются на каждой стадии.

Формирование миссии спортивной или физкультурно-оздоровительной организации

Не менее важный вопрос – формирование миссии. Миссия – это предназначение организации. Это сформулированная философия и смысл работы организации.

Как правило, миссия формулируется в одно или два предложения и дает понимание, зачем данная организация нужна в мире, какой вклад она делает в мир. Зачем вообще нужна эта организация, для чего ее создали и на что направлена деятельность. Сформулировав миссию, свое серьезное предназначение, посыл, можно существенно упростить свою работу.

Мне очень понравилось определение миссии моего преподавателя в ФГОУ ВПО «Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации», управляющего директора Департамента стратегического анализа и разработок Внешэкономбанка, кандидата технических наук Р. Н. Шамгунова. Звучит это определение так: «Миссия компании – это смысл ее существования помимо зарабатывания денег. Миссия – это дело, которому вы служите». Это емкое определение раскрывает саму суть понятия «миссия» и отвечает сразу на многие вопросы ее формирования.

Нам, специалистам сферы физической культуры и спорта, очень легко придумать и создать красивую миссию. Поскольку мы занимаемся очень важным и нужным делом – прививаем здоровые привычки, укрепляем здоровье, помогаем найти людям свой уникальный путь в мир физкультуры и спорта. Каждая компания хочет создать красивую неповторимую миссию. У некоторых это получается с большим трудом, а у некоторых – легко и просто. И именно у тех организаций, которые относятся к физкультуре и спорту, миссия, как правило, очень красивая, важная и говорящая. Это и понятно, ведь мы вместе делаем очень полезное и важное дело.

Например, миссия компании «Nike» – «Разбудить желание у всех, кому интересен спорт. Компания «Nike» продолжает популяризовать активный образ жизни и развивать линию аксессуаров, предназначенных для занятий спортом».

Или миссия компании «Рита» – «Быть самым быстрым спортивным брендом в мире. Благодаря нашему бесконечному стремлению развивать спорт мы всегда быстрее– это больше, чем быстро, это больше, чем победа любой ценой. Это значит превращать сложности в возможности. Играть. Устанавливать свои правила. Доверять инстинктам. И побеждать».

Важно не просто сформулировать миссию и спрятать ее, важно опубликовать ее. Донести таким способом до всех сотрудников своей организации и до всех людей, которые соприкасаются с этой организацией, – и контрагентов, и клиентов. После того как миссия грамотно донесена до людей, все понимают, ради чего они работают, зачем создана организация. И не нужно будет каждому объяснять, потому что все и так понятно.

Разработка миссии – дело серьезное, ведь необходимо провести работу в несколько этапов.

Необходимо, чтобы топ-менеджмент в организации действительно понимал, зачем и для чего нужна миссия. Только после этого можно начинать разработку миссии.

Я рекомендую сначала собрать специальные совещания, посвященные только этому вопросу, довести до всего высшего руководства свои мысли по разработке миссии. На этом же совещании необходимо создать рабочую группу, которая будет вырабатывать миссию организации. И назначить руководителя этой рабочей группы. Рекомендую помимо руководителей отделов и высшего руководства компании в эту рабочую группу добавить независимого консультанта, который сможет посмотреть со стороны на процессы и на весь бизнес в целом. Желательно, чтобы консультант был именно экспертом по стратегическому развитию и планированию.

На втором этапе необходимо, чтобы эта рабочая группа приступила к работе и провела анализ факторов организации, которые могут как-то влиять на эту миссию. Вся работа компании очень важна для того, чтобы не было каких-то нестыковок с заявлениями руководства о целях, глобальных предназначениях организации, с непосредственно работой руководителя. И уже после анализа рабочая группа должна разработать саму миссию, т. е. основные положения, которые организация хочет донести миру. Рабочая группа подает эти предложения руководителю организации (генеральному директору, владельцу компании, директору), и тогда руководитель организации утверждает эти основные положения.

Следующий шаг – оставить время на обсуждение, снова собрать расширенное совещание и обсудить предложенные варианты миссии. Тот вариант миссии, который всем понравился, на совещании и утверждается, если нет – то надо все еще раз обсудить. Руководитель рассматривает только возражения по существу, а если какой-то отдельный сотрудник просто недоволен, не нравится ему эта миссия без приведения конкретных доводов и обоснований, то его мнение во внимание не принимается, а учитывается мнение большинства ключевых сотрудников. В этом случае можно провести голосование, чтобы все топовые руководители были согласны с этой миссией.

Как правило, результатом должна стать сформированная звучная и красивая миссия. Важно, чтобы она действительно смогла доносить смысл даже до тех, кто не знаком с деятельностью данной компании.

Далее необходимо начинать внедрять эту миссию и доводить ее до всех сотрудников организации и до контрагентов, партнеров и клиентов. Обязательно создается сайт, выпускаются буклеты, в которых как можно чаще упоминается данная миссия.

Рекомендую задуматься и создать миссию вашей организации, если ее еще нет. Я уверена, что вы можете тоже создать свою миссию, очень красивую и эффективную, которой будете следовать каждый день.

Коллеги, всегда помните, что мы дарим людям возможность быть здоровыми, спортивными, красивыми, и не забывайте доносить это не только до ключевых сотрудников, а сделайте так, чтобы это понимали все, кто хоть как-то взаимодействует с вашей организацией. Это в ваших силах, используйте вашу благую глобальную цель в сформулированной миссии вашей организации независимо от организационно-правовой формы.

Практические вопросы документооборота спортивной и физкультурно-оздоровительной организации

Частью менеджмента спортивных и физкультурно-оздоровительных организаций являются коммуникации или пути обмена информацией как внутри организации между сотрудниками, так и с внешней средой организации по вопросам контроля и управления.

Пути обмена информацией

Рассмотрим коммуникацию как систему.

Коммуникации можно охарактеризовать как достигший успеха обмен информацией. Система коммуникаций поддерживается документооборотом в организации. Рассмотрим некоторые виды коммуникации более подробно.

Вертикальные коммуникации – это обмен информацией между руководителями и сотрудниками (командой).

Горизонтальные коммуникации – коммуникации между функциональными подразделениями организации или отделами одного уровня.

Прекрасные инструменты эффективных коммуникаций могут быть в различных формах. Например: дискуссии, совещания, служебные записки, презентации, отчеты, перемещающиеся по организации.

Схема 6. Виды коммуникации в организации

Есть неформальные коммуникации – слухи и сплетни, которые обычно имеют репутацию недостоверной информации.

Во всех организациях имеется общий признак – на каждом уровне управления идет обмен информацией. Например, администратор составляет чек-лист уборщикам, тренер предоставляет задание спортсмену, директор спорткомплекса дает распоряжение главному инженеру.

Известно, что документооборот – это движение документов как внутри организации с момента их создания и до момента полного исполнения, так и движение в организации внешней документации с момента ее получения и до момента исполнения.

Документооборот в организации охватывает практически весь жизненный цикл любого документа, созданного в организации или поступившего в организацию.

Надо отметить, что весь документооборот в организации можно разделить на:

✓ документооборот всей организации;

✓ документооборот в каждом структурном подразделении.

Рассмотрим на схеме 7 действительные потоки документации в организации.

Схема 7. Основные потоки документации в организации

Любой документ, поступающий в организацию, также требует к себе внимания и проходит несколько стадий обработки, прежде чем проходит регистрацию и включается в общий документооборот организации.

Схема 8. Движение документа в организации до регистрации

Далее документ попадает в тот отдел, который назначен руководителем организации исполнителем или в котором на основании соответствующего письма будут предприниматься какие-либо операции.

Нормативно-законодательная база, которая регламентирует последовательность оформления документов, а также их движение в пределах организации и вне организации, состоит из множества федеральных законов, ГОСТов, классификаторов и т. п. При этом рекомендуется разрабатывать собственный внутренний регламент с целью организации документооборота, пункты которого не должны противоречить действующему законодательству.

Действующий документооборот организации, как правило, оформляется документом «График документооборота», который является частью Учетной политики этой организации. Документооборот кадровой системы обеспечения может быть включен в общий документооборот, но обычно он оформляется отдельно. График документооборота действует внутри организации и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками.

Структура Графика документооборота такова, что содержит информацию в табличной форме по каждому наименованию документа, который может быть оформлен в рабочем режиме в самой организации или зарегистрирован как «входящий» в организации:

✓ наименование документа;

✓ ответственное лицо, отвечающее за оформление документов (в том числе и первичного документа);

✓ сроки формирования первичного документа;

✓ сроки визирования, сформированного или входящего документа у вышестоящего руководителя;

✓ сроки, утвержденные для исполнения документа;

✓ ФИО ответственного за исполнение документа сотрудника;

✓ сроки сдачи отчетности сотрудниками, подписавшими договор о полной материальной ответственности;

✓ сроки поступления документа бухгалтеру предприятия;

✓ сроки внутреннего контроля поступивших документов;

✓ сроки обработки документа, в первую очередь это касается первичных документов. В эти сроки входит время ввода данных документа в программу, используемую на предприятии, или регистрации исполнения какого-либо распорядительного документа;

✓ сроки подшивки документов и формирование в «дело»;

✓ срок сдачи в архив исполненного документа;

✓ срок хранения и срок ликвидации документов.

В настоящее время такой График обязательно оформляется в организации с целью контроля документооборота ответственными лицами.

Практически прописывается вся система коммуникаций организации.

Надо отметить, что, вступая в должность, руководитель, в первую очередь, знакомится с внутренней документацией организации.

Представьте, что если в организации не осуществлялся внутренний контроль за документооборотом, то насколько достоверной была бы представленная новому руководителю информация по организации?

Имея под руками график документооборота, новый руководитель сможет четко представить, в каком подразделении находятся архивные документы, как организован процесс документирования основных процессов, а также он может сориентироваться в постановке вопросов и задач подразделениям на плановом совещании.

Если График документооборота составлен формально и не несет необходимой информации, то управление организацией под угрозой. Повышается риск потери важного документа, что может обернуться сбоем всей работы. А при различных проверках отсутствие важных документов или представленных некорректно оформленных документов повлечет за собой штрафные санкции, которых можно было бы избежать, просто наведя порядок в документообороте.

Принципы документооборота, в соответствии с которыми можно оценить его эффективность, – это:

✓ максимальная централизация документооборота;

✓ определенная технология работы с созданными и полученными документами;

✓ документооборот.

Рассмотрим вышеперечисленные принципы документооборота в таблице 1.

Таблица 1.

Описание принципов эффективного документооборота организации

Эффективность документооборота можно оценить при соотношении временных, количественных и качественных показателей, которые рассмотрены на схеме 9.

Схема 9. Показатели, характеризующие эффективность документооборота в организации

Для единообразного оформления документов в организациях различных видов деятельности, принадлежащих разным собственникам, существуют специальные федеральные стандарты и отраслевые инструкции.

При отсутствии в документе хотя бы одного обязательного реквизита, предусмотренного стандартом, организацию ждут неприятности, а именно административное наказание.

Основным стандартом оформления документов является ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие постановлением Госстандарта РФ № 65-ст от 03.03.2003 г.

Указанный документ распространяется на порядок формирования организационно-распорядительных документов, к которым относят, в первую очередь, внутренние документы, сформированные в самой организации. В соответствии с вышеназванным стандартом, обязательными в организационной и распорядительной документации по стандарту считаются тридцать реквизитов, к каждому из которых предъявляются требования при его оформлении. Стандарт раскрывает единые правила оформления организационных и распорядительных документов в разделе «Общие требования к изготовлению документов». Отдельно стандартом раскрывается содержание распорядительного документа. В соответствии со стандартом документ состоит из трех частей.

Рассмотрим структуру документа на схеме 10.

Схема 10. Структура документа в соответствии с ГОСТом 6.30–2003

Раскроем содержание каждой части документа в таблице 2.

Таблица 2.

Содержание каждой отдельной части организационного или распорядительного документа (ГОСТ 6.30-2003)

Несмотря на то что в различных организациях оформляется множество бумаг, существуют правила делопроизводства, которые необходимо соблюдать при оформлении документа в любой организации. Принятый порядок формирования документов снижает потенциальные ошибки в деловой документации.

Основные правила можно сформулировать следующим образом:

✓ проект документа изначально согласовывается с вышестоящим руководством, затем визируется;

✓ дата на несогласованных документах не проставляется;

✓ текст документа может быть разделен на разделы, подразделы, а также пункты и подпункты, если документ имеет несколько решений или выводов по ним;

✓ содержащаяся в тексте документа информация может быть оформлена еще и в виде таблицы или анкеты. Как правило, они являются фрагментами одного документа;

✓ в случае если документ многостраничный, то он требует нумерации страниц. При этом нумерация страниц проставляется арабскими цифрами на верхнем поле листа точно посередине (любые другие знаки и буквы в месте проставления номера страницы не нужны);

✓ шрифт печатания документа должен быть четким, легко читаемым, размером от 12 пт до 15 пт с интервалом от одного до двух между строк.

Стиль документа выбирается организацией самостоятельно с учетом стилистики самой организации и требований ГОСТа.

Основную часть документа или «тело» текста необходимо оформить от правильного лица, а это значит, что при формировании документа сотрудник должен четко представлять себе, с кем будет согласовываться документ и сколько официальных лиц будут ставить на него свою подпись.

Чаще всего требуется изложение текста в документе от первого лица и в единственном числе, при этом текст начинается со слов «Приказываю…», «Прошу…».

При оформлении документа может использоваться формулировка текста в третьем лице единственного числа. При этом документ оформляется следующим примерным текстом: «Министерство спорта считает возможным…» и т. д.

Оформленный текст в первом лице множественного числа будет содержать фразы в виде «Просим предоставить информацию…», «Представляем на утверждение…» и т. д.

Регламентируется также порядок подписания документа ответственным лицом созданного документа. Строка подписи содержит три составляющих, размещаемых друг за другом на одной строке:

✓ название организации и должность ответственного лица, например, «Директор ООО «ФИТНЕС»;

✓ подпись лица, должность которого указана;

✓ расшифровка подписи лица, имеющего право подписи распорядительных документов.

Документ имеет юридическую силу, если строка подписи оформлена верно, т. е. в соответствии с требованиями ГОСТа 6.30-2003.

Для оформления большинства внутренних распорядительных документов существуют временные ограничения, особенно это касается кадровой документации и документов по движению товарно-материальных ценностей.

Например, всего три дня дается на:

✓ оформление приказа о приеме на работу сотрудника (условие – наличие полного пакета документов);

✓ оформление приказа о переводе на другую должность, в том числе при оформлении приказа о повышении в должности сотрудника;

✓ оформление отчета по командировке сотрудника после его возвращения из командировки.

Некоторые документы, которые оформляются в организации, не имеют конкретного срока оформления, но при этом есть ограничения по выполнению самого документа. Примером может служить приказ на отпуск работника. С одной стороны, не имеет значения, когда он будет издан, но существует положение, что сотрудник должен быть извещен под подпись о данном приказе, следовательно, дата подписи сотрудника не должна быть раньше даты приказа. Есть еще одно ограничение – выплата отпускных сотруднику в соответствии с ТК РФ осуществляется не позднее чем за три дня до начала отпуска. Отсюда следует, что приказ на отпуск оформляется не ранее чем за три дня до отпуска.

Например, «Положение о кассовой дисциплине» также не регламентируется по срокам составления и подписания. Однако сотрудники организации, связанные договором о материальной ответственности, обязаны ознакомиться с данным документом и поставить на нем свою подпись и дату ознакомления. Отсюда следует, что датироваться и подписываться Положение должно раньше, чем оно вступает в силу.

Особого внимания требуют операции по подготовке к передаче в архив документов. Масштаб действующей организации не столь важен. Существует целый ряд документов, которые требуют к себе особого внимания, т. к. подлежат длительному хранению, а не уничтожению.

Обязанности по сдаче документов в архив и ответственность возлагаются на руководство структурных подразделений организации.

В архив сдаются, в первую очередь, документы так называемого длительного хранения, срок хранения которых превышает 10 лет. К этим документам относят личные карточки работников, ведомости начисления заработной платы, сводные документы по заработной плате. Все перечисленные и некоторые другие документы содержат конфиденциальную информацию, касающуюся стажа сотрудников организации. Эту документацию не ликвидируют даже после ликвидации самого предприятия. В процессе ликвидации эти документы формируются в папки и передаются под подпись в государственный архив. Только после этой процедуры подписывается акт о ликвидации организации.

Документом, регламентирующим процесс передачи в архив дел организации, является Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле» в редакции 2016 г.

Документы должны быть сгруппированы по назначению и прошиты в папках под названием «Дело» с указанием вида документов в деле и временного промежутка. К каждой папке прикрепляется «Содержание», которое включает в себя перечисление всех документов, находящихся в данной папке.