Текст книги "Бизнес для богемы. Как зарабатывать, занимаясь любимым делом"

Эта система позволяет нам в режиме реального времени отслеживать, насколько успешно то или иное мероприятие, просматривать отчеты по прошлым мероприятиям, чтобы выяснить, какие из них принесли прибыль и как мы их организовывали. Также это помогает нам, как следует из приведенного выше почтенного определения, сократить расходы и повысить доход с каждого мероприятия. Небольшое сокращение расходов и повышение доходов способно изменить мероприятие или запуск того или иного продукта, превратить его из позорного провала в приятный и прибыльный проект.

В следующей главе мы рассмотрим некоторые основные понятия бухучета и ведения счетов, и если у вас еще оставался страх перед цифрами, то он окончательно рассеется.

Глава 5. Искусство бухгалтерии

Мне следует создать систему иль стать рабом чужой; не буду сравнивать и рассуждать: моя задача – создавать собственную.

Уильям Блейк

Теперь вы шапочно знакомы с электронными таблицами и уже не боитесь этого полезного помощника и друга каждого представителя богемы в бизнесе, – а значит, настало время поговорить о бухгалтерском искусстве. Я называю это искусством, поскольку лучший способ получить удовольствие от бухучета – это относиться к нему как к творчеству. Подходите к финансовой отчетности как к дизайну нового продукта: занимайтесь ею усердно, внимательно и старайтесь, чтобы всё получилось красиво.

В нашем курсе «Бизнес для богемы» занятие по бухучету ведет замечательный бухгалтер – Эмили Колтман. Она гуру бухгалтерского дела. Эмили занимает высокий пост в Freeagent, компании по производству бухгалтерских программ. Как ни странно, ее занятия – самые увлекательные и живые из всех наших бизнес-уроков. Эмили утверждает, что бухгалтерия – это творчество: дайте двум бухгалтерам одну и ту же информацию, и у них получится разная отчетность. Чтобы стать профессиональным бухгалтером, нужно несколько лет, поэтому я не собираюсь учить вас всем премудростям в рамках одной главы. Я лишь хочу вкратце рассказать о нескольких принципах.

Возьмите на себя ответственность

Вам, как основателю, а возможно, и единственному сотруднику компании, придется взять на себя ответственность за бухгалтерию. Освоить азы ведения счетов. Очень жаль, что у нас этому не учат в школе, как было в XVIII веке, до того, как все мы превратились в рабов предприятий. Я считаю, детей обязательно нужно учить основам двойной бухгалтерии.

Не делайте, как я: не занимайтесь счетами поздно вечером, в спешке, на коленке, в заваленной бумагами комнате. Безусловно, вам понадобится помощь в том, чтобы вести бухгалтерские книги и составлять отчеты, но вы обязаны понимать, что это такое, и участвовать в процессе.

Дабы добиться успеха в бизнесе, нужно не только разбираться в принципах бухучета, но быть бухгалтером. Какой пример ни возьми – окажется, что каждый предприниматель, как правило, бухгалтер. Компанию Innocent Smoothies[19]19
  Innocent Smoothies – крупная компания, занимающаяся производством соков и смузи, которые продаются в супермаркетах и кафе. – Примеч. ред.


[Закрыть] основали не хиппи, торгующие в киоске на фестивалях, а профессиональные бухгалтеры, и они четко понимали, чего хотят. Джеймс Донт из Daunt Books[20]20
  Сеть книжных магазинов в Лондоне. – Примеч. ред.


[Закрыть] по образованию не книготорговец, а бухгалтер. Как и Тим Уотерстоун из Waterstones[21]21
  Сеть розничной продажи книг в Великобритании. – Примеч. ред.


[Закрыть].

Также вы должны осознавать, что вести бухгалтерскую отчетность следует постоянно. Когда я был журналистом-фрилансером, мне казалось, что достаточно раз в год составить отчет для налоговой. Увы, когда мы с Викторией запустили Idler Academy, я еще не избавился от этого заблуждения. Бухгалтерская отчетность – это кровеносная система бизнеса. Невозможно принять правильное решение, не зная, как обстоят дела с цифрами – или, так сказать, с данными.

Первым делом спросите совета у друга. Обратитесь к тому, у кого дело хорошо налажено; поинтересуйтесь, как он ведет бухгалтерские книги и составляет отчеты; попросите порекомендовать вам бухгалтера. Но прежде чем идти к другу, имеет смысл хоть немного изучить предмет. Чтобы хотя бы знать терминологию. В этом я могу вам помочь.

Виды бухучета

Первое, что нужно знать о бухгалтерском искусстве: ведение счетов, бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности компании – разные вещи. Вести счета – значит поддерживать в порядке бухгалтерские книги компании, записывать приходы и расходы. Большинство фирм нанимают по мере надобности счетовода, чтобы подготовить отчетность для бухгалтера, составляющего налоговую декларацию.

Не повторяйте моих ошибок: не думайте, будто стоит пригласить счетовода – и всё пойдет как по маслу. Стыдно признаться, но первые года три я вообще никак не контролировал нашего счетовода. Он заглядывал время от времени, разбирался в бумагах, уходил и присылал мне счет за услуги. Когда пришло время подавать налоговую декларацию по НДС, он прислал электронное письмо, в котором было написано примерно следующее: «Вчера надо было подать декларацию по НДС. Не могли бы вы прислать мне сведения о доходах и расходах за этот период?»

Погодите: я думал, что именно за это ему и плачу? Как это «надо было подать вчера»? То есть мы уже пропустили все сроки и придется заплатить пени? Беспорядок в делах и моя попытка перепоручить ведение счетов стоили мне немало головной боли. Именно мне, поскольку я был директором, в итоге пришлось звонить в налоговую, где обычно отвечает какая-то жуткая шотландка с голосом мисс Джин Броди[22]22
  Главная героиня фильма «Расцвет мисс Джин Броди». – Примеч. пер.


[Закрыть], и просить отсрочку по оплате налога и пеней.

Я советую вам постичь основы, чтобы не попасть в столь же затруднительное положение. Теперь я понимаю, что следует регулярно, по крайней мере раз в месяц, приглашать счетовода, чтобы привести в порядок бумаги, а если у вас свыше ста транзакций в неделю, то и раз в неделю, и сидеть вместе с ним над документами – в офисе ли, в кафе на пляже, на кораблике на канале или в любом другом месте, куда занесет вас кочевая жизнь.

А кто же такой бухгалтер? Это профессионал, составляющий финансовую отчетность для государственных органов и каждый год подающий за вас налоговую декларацию. Если вы индивидуальный предприниматель, то это довольно просто: приходы, расходы, прибыль (если есть), и с этой прибыли вы платите налог. Бухгалтер в хронологическом порядке составляет документацию всего, что случилось за указанный период. Вообще вам могут составить отчет за указанные двенадцать месяцев деятельности спустя шесть месяцев или более после завершения этого периода.

Если же у вас коллективное юридическое лицо или закрытая акционерная компания, вам нужно отправлять в налоговую составленные по форме отчеты о доходах, расходах, прибыли, а также балансовый отчет с активами и пассивами компании. В балансовом отчете также указывается, как распределены доли в компании и сколько поступило инвестиций. Имеет смысл разобраться, как устроен балансовый отчет.

Помню, как попросил банк об овердрафте, и придурок на том конце провода сказал: «Мне не нравится, как выглядит ваш балансовый отчет». Я даже не понял, о чем он.

Счета компании: краткое знакомство

А теперь я вам расскажу, какие счета обычно ведет компания и что значит каждый из них. Даже если вы индивидуальный предприниматель и уверены, что вам всё это не нужно, ознакомиться с основными принципами не помешает. Это поможет поставить ваше занятие на деловые рельсы и взять контроль над финансами. Тот, кто разбирается, что к чему, и управляет ситуацией, никогда не потратит лишнего, а вот если прятать голову в песок, то банк и налоговая инспекция обязательно выпишут огромный штраф.

Для начала запомните вот что: обычно финансовый отчет составляется за период в двенадцать месяцев, причем вы вправе решить, в каком именно месяце начинается и заканчивается ваш финансовый год. По какой-то непонятной причине финансовый год в Великобритании считается с апреля до апреля, но вы вольны выбирать, с какого месяца составлять отчет.

Отчет о прибылях и убытках за год, который закончился 31 августа 2014 года

• Оборот: все деньги, поступившие на счет компании (допустим, 200 000 фунтов).

• Производственные затраты: деньги, которые вы потратили на ассортимент товаров, разработку продукта, маркетинг, печать, гонорары фрилансерам и сотрудникам, и т. п. (допустим, 75 000).

• Валовая прибыль: оборот минус производственные затраты (то есть в данном случае 125 000 фунтов).

• Накладные расходы, или фиксированные затраты (расходы): стоимость аренды и содержания офиса, зарплата персоналу, отопление и т. п. (например, 100 000 фунтов).

• Операционная прибыль или убыток: оборот минус производственные затраты минус накладные расходы, они же фиксированные затраты (то есть в данном случае 200 000 – 75 000–100 000 = 25 000 фунтов).

Отлично. В этом году вы получили 25 000 фунтов прибыли.

Кстати, о валовой прибыли: это деньги, получаемые с продаж, до вычета расходов. К примеру, если ингредиенты пиццы (тесто, соус, сыр и прочие добавки) стоят один фунт, а пиццу продают за десять, то валовая прибыль составляет девять фунтов. В процентном соотношении чистая валовая прибыль равна 90 %.

А теперь переходим к балансовому отчету, который сначала выглядит страшно. Признаюсь, я годами на наш боялся смотреть. Делал необходимый минимум, то есть отправлял бухгалтерские счета в Регистрационную палату, правительственный орган, контролирующий все компании, а налоговую декларацию – в Государственное управление по налогам и таможенным сборам. Мне и этого хватало. Ошибка! Я бы порекомендовал вам построчно проверять счета вместе с бухгалтером. Обязательно просите всё вам объяснить. Процесс кажется утомительным и на деле может быть неприятным, но оно того стоит.

В разделе «Активы» вашего балансового отчета будет перечень основных активов, текущих оборотных активов и кредиторской задолженности. Основной актив – имущество компании, обладающее ценностью, например оборудование или недвижимость. Дальше идут текущие оборотные активы. Это список всех ваших активов, которые при необходимости можно перевести в наличные. В нашем случае это стопки книг и сувениры. Текущие оборотные активы также включают средства, которые вам должны, и всю вашу наличность в банке. «Кредиторская задолженность» – это ваши финансовые обязательства: то, что вы должны другим. Сюда входят банковские кредиты, задолженности по налоговым платежам, а также суммы, которые вы брали взаймы у компаний или частных лиц.

Дальше в балансовом отчете идет заголовок «Всего активов за вычетом краткосрочной кредиторской задолженности». В нашем случае, если поднять отчеты за первые два года, в этой графе набегало от двадцати до сорока тысяч – в скобках. Скобки – это плохо! Они означают убыток. Так что наш балансовый отчет, документ, где указывается, что у нас есть, показал: у нас не только ничего нет, мы еще и в долгах.

Ладно-ладно, я чувствую, что вы уже засыпаете. Но всё же надеюсь, что мне удалось донести до вас мысль. Еще раз подчеркну: будучи владельцем бизнеса, вы должны одновременно и брать на себя ответственность за ведение счетов, и делегировать ее профессионалам.

Система, система, система

Я очень люблю песню «Systematic Death» («Смерть от системы») панк-группы Crass. Она про обычных супругов из среднего класса, оказавшихся в ловушке системы. Работают на скучных работах, боятся свободно выражать мысли и чувства, а потом, когда пора на пенсию и ипотека почти выплачена, они умирают. Невероятно трагичная история, которая вдохновила меня назвать один из номеров Idler «Сломай систему».

Однако в счетах компании система совершенно необходима. В противном случае вам придется действовать наугад, принимать решения на основе смутных представлений, а не реальных цифр. Можете создать собственную систему, однако тогда придется обучить ей всех, с кем работаете. Ваши сотрудники также должны подчиняться этой системе. Помогите им почувствовать себя ее частью.

Управлять бизнесом, построенным на принципах антикапитализма и антиконсьюмеризма, не так-то легко. Когда мы только начинали, люди хотели у нас работать из-за духа и идеалов Idler (как они их понимали) и были разочарованы, когда выяснялось, что за 50 фунтов в день у нас действительно приходится работать. Они не ожидали, что им придется пылесосить, мыть туалет, двигать мебель и выполнять все наши поручения.

Пришлось повесить в кухне на стену табличку с надписью: «Не бездельничать». Впрочем, это ничего не изменило. Стоило нам с Викторией отлучиться из магазина – и сотрудники собирались в подвале, курили и пили наше вино. Mea culpa[23]23
  Mea culpa (лат.) – моя вина. – Примеч. пер.


[Закрыть], согласен.

Счета

Для того чтобы посылать клиентам счета, необходимо создать шаблон для них. В интернете их масса. Достаточно сказать, что для шаблона понадобится ваш адрес, сведения о банковском счете и условия оплаты. В этой графе обязательно указывайте «оплатить немедленно». Если выберете «в течение 30 дней», это значит, что как минимум тридцать дней вам никто ничего не перечислит. Порой малому бизнесу трудно добиться оплаты (к этому мы еще вернемся). Составьте список, когда вы послали счет и когда вам его оплатили. Существует множество программ и фирм, которые вам в этом помогут.

Также нужно будет сформировать список счетов, выставленных вам: когда вы их получили, когда оплатили. Если счета вам присылают по почте, то, прежде чем приступить к дальнейшим операциям, в них необходимо проделать дыроколом дыру и поместить в большую папку на кольцах, под названием «Неоплаченные счета». На счете пометьте, к какой категории он относится: книги, канцелярские принадлежности, расходы на содержание транспортных средств, ремонт и т. п. Когда оплатите счет, проставьте на нем дату оплаты и переместите в папку на кольцах, только другого цвета, под названием «Оплаченные счета».

Мы ведем в Google таблицу, где фиксируем все полученные счета и даты их оплаты. Возможно, представителю богемы лучше заключить договор с бухгалтерской фирмой, оказывающей услуги онлайн. Они выстроили отличную систему, так что вам не придется этим заниматься. Ну или пользуйтесь QuickBooks. Или приглашайте раз в месяц счетовода. Аутсорсинг, друзья мои!

Чудеса «Google Диска»

В Idler мы составляем списки того, чем владеем, пользуясь «Google Документами». Так нам всем удобно их просматривать из любого места. Вот сейчас, к примеру, я сижу в библиотеке нашего городского любительского театра. Виктория с Джулианом, нашим менеджером, – в магазине. Бобби, наша ивент-менеджер, – в Гластонбери. Но мы можем одновременно иметь доступ к нужным документам. А еще я могу удаленно управлять банковским счетом нашей компании.

Банковский счет компании следует проверять каждый день, особенно если у вас такой же бизнес, как у нас, где всё очень запутанно и каждый день от пяти до двадцати продаж. Если вы консультант, который посылает один счет раз в месяц, вам, конечно, будет несложно вести бухгалтерию и незачем каждый день проверять счет в банке.

Создайте с помощью счетовода разумную систему. Когда вы только запускаете бизнес, лучше приглашать счетовода почаще, чтобы во всем хорошенько разобраться. Со временем надобность в этом отпадет, и вы сможете целиком поручить ему дела.

Важность счетов управленческого учета

Позвольте теперь вкратце рассказать о счетах управленческого учета. «Обязательно составляйте счета управленческого учета» – таков один из главных бизнес-советов Джона Брауна. Должен признаться, что сам впервые услышал об этих счетах лишь пару месяцев назад. Узнав об этом, Джон посмеялся надо мной. «Неужели тебе не хочется знать, что происходит в твоем бизнесе?» – фыркнул он.

Счета управленческого учета – подробные счета, которые нужно составлять каждый месяц, чтобы знать, как идут дела. Джон показал мне счет за февраль. Как он выглядел, можно увидеть на следующей странице.

В этой простой электронной таблице показано, какие в феврале были продажи и во что это обошлось бизнесу. Здесь два вида затрат: расходы на материалы (например, муку для хлеба), которые называются «стоимость товаров», и сумма, которую приходится тратить каждый месяц, чтобы поддерживать бизнес на плаву, – зарплата персонала, арендная плата, гонорары и т. п., так называемые «накладные расходы». Чтобы получить валовую прибыль, необходимо из суммы продаж вычесть стоимость товаров. Чтобы получить чистую прибыль, необходимо вычесть из валовой прибыли накладные расходы.

В счетах управленческого учета вы сравниваете собственный прогноз (смету) с тем, как получилось на самом деле (реальное положение дел). И тогда вы видите, как отличаются запланированные и фактические показатели: в лучшую или в худшую сторону (так называемое «отклонение»). Такие отчеты необходимо составлять в первую неделю каждого месяца.

Вы просто обязаны наладить систему управленческого учета, если ваш бизнес представляет собой нечто большее, нежели горстка ежемесячных транзакций.

Как пишет неизвестный автор «Сельского Сократа» (американского пособия выпуска 1800 года по управлению хозяйством), поясняя данный фермеру совет, – «я ознакомил его с методом регулярного учета доходов и расходов и посоветовал отправить одного из сыновей учиться счету и письму; оказалось совсем нетрудно убедить его в том, что если он станет входить в подробности каждого вида труда, всех доходов и расходов, отмечать достижения и обстоятельства, им сопутствовавшие, то куда лучше сумеет составить адекватное и точное мнение об их стоимости, тогда как мудрейший из людей пострадает, обманувшись сам и обманув других, если доверится изменчивой и ненадежной памяти».

Подумать только, как же часто я обманывался относительно аспектов нашего бизнеса, доверяя собственным впечатлениям, а не упрямым холодным фактам!

В общем, главное в счетах управленческого учета – смета и отклонение от нее. Вновь Джон Браун поразился, обнаружив, что я не знаю этих терминов. Но теперь-то я их знаю. Смета – ваш прогноз по доходам и расходам в этом месяце. Фактический бюджет – то, что получается в итоге. Отклонение – разница между первым и вторым.

Почему это важно? Потому что помогает владельцу бизнеса – то есть вам – строить планы: в одних сферах сокращать объем усилий, в других – увеличивать, чтобы понять, что работает, а что нет. Составляя счет управленческого учета, вы точнее определяете цели, в мельчайших подробностях продумываете вашу деятельность.

Те, кто не ведет счета управленческого учета, обречены блуждать в тумане иллюзий, как мы с Викторией в первые три года существования нашего бизнеса. Ежедневные авралы, суматоха, попытки как-то разрулить кризисные ситуации отнимали у нас столько времени и сил, что, казалось, некогда вести счета, не говоря уже о том, чтобы составлять счета управленческого учета.

Заплатите налоги и живите спокойно

Пока мы разбираемся в счетах и налогах, можно я добавлю замечание? Государственное управление по налогам и таможенным сборам не любит, когда ему не платят НДС или подоходный налог, – причем платить желательно вовремя. Если не можете выплатить всё сразу, одной суммой, позвоните и обсудите схему погашения долга. Мне пришлось сделать это дважды, и в целом ужасная шотландка из налоговой склонна помочь избежать банкротства. Лучше заплатить в счет долга хоть что-то, чем вообще ничего.

Самое главное: вы, как владелец компании, обязаны знать, что в ней происходит. Это снимет нервное напряжение; точнее, оно даже не возникнет. Потому что напряжение появляется, когда действуешь наугад, принимаешь решения, основанные на страхе, панике и смутном представлении, а не на цифрах и действительном финансовом положении бизнеса.

Ведь бывает, что цифры могут оказаться лучше, чем вы ожидали, когда в пять утра лежали без сна в постели и взволнованно глядели в потолок. Попробуйте бухгалтерский онлайн-сервис типа Freeagent, в котором, как я упоминал, работает Эмили, наш преподаватель бухучета. Таких сайтов полным-полно, и я жалею, что пять лет назад мы ими не пользовались.

Знание – сила

Однажды ко мне в магазин зашел измученный мужчина средних лет и поинтересовался, знаю ли я, сколько просят за аренду пустовавшего ресторанчика по соседству. Выяснилось, что моему собеседнику принадлежат два паба. Мы немного поболтали, и он дал мне два совета: «Никогда не заглядывайте в счета» и «Просто продолжайте работать».

Первый совет явно вредный – разве что нервы у вас крепче, чем у меня. Несомненно, есть бизнесмены, которых ничуть не беспокоят долги и судебные приставы, стучащие в дверь. Такие предприниматели просто объявляют себя банкротами и начинают всё заново в другом месте. А с представителями богемы проблема в том, что они слишком чувствительны и чересчур остро воспринимают переживания других людей. Им далеко до непробиваемого спокойствия Филипа Грина[24]24
  Филип Грин (англ. Philip Green, р. 1952) – британский бизнесмен, владелец огромной розничной сети, миллиардер. – Примеч. ред.


[Закрыть], Руперта Мёрдока[25]25
  Кит Руперт Мёрдок (англ. Keith Rupert Murdock, р. 1931) – австралийский и американский предприниматель, медиамагнат. – Примеч. ред.


[Закрыть], Ричарда Брэнсона и прочих крупных капиталистов.

Второй же совет («Просто продолжайте работать») очень полезен, и простите, что я так часто его повторяю. Если вы искренне верите в то, что заняты хорошим делом, ни за что не сдавайтесь, пусть даже не пожинаете достойные дивиденды. Найдите другой способ заработать на хлеб насущный. Джеймс Дайсон семнадцать лет разрабатывал свои пылесосы, прежде чем его предприятие добилось успеха. Его дети к тому времени уже разъехались; выросли они если не в нищете, то в очень скромных условиях. Семья Дайсонов жила на деньги, которые получала миссис Дайсон за уроки живописи. Но Дайсон не сдавался. Так и я с Idler: буду работать, несмотря ни на что, даже если ничего на этом не заработаю. Потому что таково мое призвание.

Другая причина продолжать – вы никогда не знаете, как всё обернется. Может, что-то изменится в обществе в целом. Может, вам повезет. Может, вы окажетесь в центре внимания.

Вдобавок чем дольше вы занимаетесь своим делом, тем выше ваш авторитет, тем больше людей захотят вложить деньги в ваш бизнес. Инвестировать в идею желающих нет. Все хотят инвестировать в людей. Однако стоит начать свое дело, продержаться пять лет и не обанкротиться, – и потенциальный спонсор, возможно, поверит в вас. Не следует забывать и о том, что бизнесу требуется очень-очень-очень много времени, чтобы получить хоть какие-нибудь результаты. Люк Джонсон утверждает, что компании нужно пять – десять лет, чтобы как-то наладить дело.

Ну и последнее о бухучете: купите хорошее пособие по бухгалтерскому учету для начинающих. Мне, например, нравятся книги Эмили Колтман. Или попробуйте «Бухучет для чайников». Учиться по книгам куда проще и эффективнее, чем гуглить. Мне ли не знать: я пробовал и то и другое. В интернете полно всякой фигни, так что начинающему невозможно отделить зерна от плевел. Автор книги сделал это за вас; а еще книгу можно сунуть в карман или читать в постели, не рискуя обжечь живот нагревшимся ноутбуком.