Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

На рабочем столе находится папка Корзина. Назначение этой папки – хранить удаленные пользователем файлы для возможности возвращения случайно удаленных файлов и папок, подобно мусорной корзине. Если надо вернуть удаленные файлы на место, то следует воспользоваться специальной командой Восстановить в меню Файл папки Корзина.

Попробуйте открыть корзину. Для этого дважды щелкните на ее значке на рабочем столе.

Обратите внимание: заголовок окна Корзина синего цвета. После открытия папки Корзина на панели задач появилось изображение нажатой кнопки с надписью Корзина. Сама кнопка указывает на то, что окно открыто, а нажатое состояние кнопки сообщает, что вы сейчас работаете именно в этом окне. Попробуйте дважды щелкнуть на значке Мой компьютер на рабочем столе. Теперь активным стало это окно, и его заголовок стал синего цвета. Чтобы сделать открытое окно активным, достаточно щелкнуть на нем. Таким образом можно переключаться между открытыми окнами.

Если корзина не содержит ни одного удаленного файла, некоторые команды будут недоступны. Чтобы выделить документ, который надо восстановить или удалить из корзины, достаточно щелкнуть на нем.

Файлы, которые были удалены, можно восстановить. Для этого выделите нужный файл и выберите команду Файл → Восстановить. Время от времени корзину следует очищать от ненужных файлов, так же как и обычную корзину надо освобождать от накопившегося мусора. Если выбрать команду Файл → Очистить корзину, находящиеся в корзине файлы будут удалены безвозвратно.

Перемещая мышь по строке меню, откройте меню Вид. В этом меню собраны команды, с помощью которых можно изменить внешний вид окна Корзина. Галочка рядом с командой Строка состояния говорит о том, что внизу окна выводится изображение строки состояния. Черная точка рядом с командой Таблица означает, что включен режим просмотра имен файлов в виде таблицы. В этом режиме под строкой меню видна шапка таблицы с заголовками столбцов Имя, Исходное размещение, Дата удаления.

На этом наше первое знакомство с окнами закончено. Откройте меню Файл и выберите команду Закрыть. Окно Корзина закроется, а с панели задач исчезнет кнопка этой программы. Это еще один способ закрыть окно. Помимо значков Мой компьютер и Корзина на рабочий стол можно выводить ярлыки любых программ, папок и файлов. О том, как это сделать, будет рассказано в главе 3.

Любая программа в операционной системе Windows открывается в виде окна, которое имеет некоторые стандартные элементы (рис. 2.1).

Прежде всего это заголовок окна – длинный прямоугольник синего цвета. В заголовке указаны название программы и имя открытого документа.

Рис. 2.1. Стандартный вид окна Windows

За заголовок окно можно перемещать по экрану. Для этого надо навести указатель мыши на заголовок окна и, удерживая левую кнопку мыши, перемещать окно по рабочему столу. Используйте перетаскивание тогда, когда кнопки управления окном не видны на экране.

Если подвести указатель мыши к границе окна (рамке), указатель превращается в двустороннюю стрелку. Вы уже знаете, как изменять размеры окна, перетаскивая его границы мышью.

В правой части заголовка находятся кнопки управления окном. Это кнопки Свернуть, Развернуть/Восстановить и Закрыть:

• Чтобы свернуть окно в кнопку на панели задач, щелкните на кнопке Свернуть. Чтобы снова раскрыть окно, щелкните на кнопке свернутого приложения на панели задач.

• Чтобы развернуть окно во весь экран, щелкните на кнопке Развернуть. Окно займет весь экран, а кнопка Свернуть превратится в кнопку Восстановить. Перетаскивать окно или изменять его размеры в развернутом виде нельзя. Чтобы вернуть окну прежние размеры, щелкните на кнопке Восстановить.

• Чтобы закрыть окно, щелкните на кнопке Закрыть.

Для управления окном можно также использовать системное меню. Оно открывается, если щелкнуть на значке слева в заголовке окна (рис. 2.2).

Ниже заголовка находится строка меню, через которое можно получить доступ к командам для работы с программой.

Как правило, в строке меню расположены пункты Файл, Правка, Вид, Справка и др. Эти пункты содержат команды для дальнейших действий. Чтобы открыть пункт меню, надо щелкнуть на нем мышью.

Откройте пункт Файл в окне Мой компьютер. Появившееся меню содержит команды управления файлами, находящимися на вашем компьютере.

Рис. 2.2. Системное меню окна

Обратите внимание на то, что некоторые команды в меню показаны бледнее, чем остальные. Такой вид команды указывает на то, что команда недоступна – ее нельзя использовать. Например, если в окне Мой компьютер не выделена ни одна папка, то команды в меню Файл будут недоступны. Обычно перед выполнением таких команд необходимо указать, к какому элементу они будут применяться, то есть выделить необходимый элемент.

Меню Правка содержит команды редактирования. В меню Вид находятся команды, позволяющие изменять вид окна Мой компьютер. С их помощью можно, например, изменить внешний вид и расположение значков. Пункт Справка или? позволяет открыть окно справочной системы Windows.

Под строкой меню многих программ находится панель инструментов. На ней расположены кнопки, при помощи которых выполняются наиболее часто используемые команды меню.

Кроме указанных элементов любое окно Windows может иметь полосы прокрутки (рис. 2.3). Полоса прокрутки нужна в тех случаях, когда вся информация не помещается внутри окна. С ее помощью можно сдвигать (прокручивать) документ в окне вправо-влево или вверх-вниз, чтобы просматривать его по частям. Полосы прокрутки используются во всех программах, поэтому необходимо научиться с ними работать. Если в вашем окне не видно полос прокрутки, то надо уменьшить его размер.

Для примера рассмотрим работу с вертикальной полосой прокрутки (работа с горизонтальной полосой прокрутки выполняется аналогично):

• Для прокрутки документа на одну строку вверх (вниз) щелкните на кнопке с треугольной стрелкой в верхней (нижней) части полосы прокрутки.

• Для непрерывной построчной прокрутки документа вверх (вниз) нажмите и удерживайте кнопку мыши на кнопке с треугольной стрелкой в верхней (нижней) части полосы прокрутки.

• Для прокрутки документа на один экран вверх (вниз) щелкните на полосе прокрутки между ползунком и кнопкой с треугольной стрелкой в верхней (нижней) части полосы прокрутки.

• Для непрерывной поэкранной прокрутки документа вверх (вниз) нажмите и удерживайте кнопку мыши, установив указатель между ползунком и кнопкой с треугольной стрелкой в верхней (нижней) части полосы прокрутки.

• Для быстрого перехода к нужной части документа перетаскивайте ползунок в требуемом направлении.

Рис. 2.3. Окно с полосой прокрутки

В нижней части окна программ для Windows находится строка состояния, в которой отображается различная информация об открытом документе.

С помощью окна Мой компьютер можно просмотреть содержимое дисков компьютера. После открытия окна вы увидите содержимое жесткого диска, получите доступ к файловой системе и сможете запустить любое приложение. Также в окне Мой компьютер видны значок диска А: и папка Панель управления.

Задание 4

Познакомьтесь с элементами интерфейса окон Windows:

1. Чтобы увидеть папки, находящиеся на диске С:, дважды щелкните на значке диска С:.

2. Найдите папку Мои документы и откройте ее двойным щелчком. Откроется окно, в котором показано содержимое этой папки. Как правило, в ней пользователь сохраняет свои документы. Обратите внимание на то, что окна располагаются одно поверх другого, каскадом.

3. После просмотра информации закройте окна.

Запустите программу Блокнот. Введите несколько слов с клавиатуры. Обратите внимание на то, что информация с клавиатуры вводится туда, где находится курсор вставки – жирная вертикальная линия на экране. Приведем несколько приемов работы, которые действуют в любом редакторе:

• Неправильно введенные символы можно удалить с помощью клавиши Delete или BackSpase. Символы справа от курсора удаляются клавишей Delete, символы слева от курсора – клавишей Backspace.

• Курсором можно управлять с помощью клавиш управления курсором. Для этого надо нажимать соответствующую клавишу со стрелкой. Более быстрый способ управления курсором – с помощью мыши. Для этого надо щелкнуть мышью в том месте, куда следует вставить информацию, и в этом месте окажется курсор вставки.

• Чтобы начать новую строку, нажмите клавишу Enter.

• Чтобы соединить две строки в одну, можно поместить курсор в конец первой строки и нажать клавишу Delete.

• Прежде чем что-то делать с набранным текстом, его надо выделить. Можно предложить два способа выделения: с помощью клавиатуры и с помощью мыши. Выделение с помощью клавиатуры делается следующим образом. Подведите курсор к тому месту, с которого надо начать выделение, и, удерживая клавишу Shift и клавишу управления курсором, выделите нужное количество символов. Выделение показывается темным цветом. Можно выделить текст и с помощью мыши. Для этого подведите указатель мыши к нужному слову и, удерживая левую кнопку мыши, протащите указатель по нужному слову. Затем отпустите кнопку.

• Выделенные объекты можно копировать и удалять. Для удаления достаточно нажать клавишу Delete. Чтобы скопировать информацию, выделенный текст заносится в буфер обмена.

Буфером обмена операционной системы Windows называются специальные ячейки памяти, в которые помещается выделенная информация. Затем эту информацию можно вставить в любое место документа, открытого в программе Блокнот, или в другой документ. Таким образом, буфер обмена используется как для переноса информации внутри программы, так и для обмена информацией между программами.

Задание 5

1. Наберите в Блокноте фразу: «Мы изучаем операционную систему».

2. Выделите эту фразу.

3. Выберите в меню команду Правка → Копировать.

4. Укажите, щелкнув мышью, куда вставить выделенную фразу.

5. Выберите команду Правка → Вставить.

Алгоритм копирования мы будем использовать и в дальнейшем. Запомните его:

1. Выделить объект.

2. Занести информацию в буфер обмена командой Правка → Копировать.

3. Поместить курсор в то место, куда надо вставить информацию, и выбрать команду Правка → Вставить.

Внимание!

Обратите внимание на то, что команда Правка → Вырезать удаляет выделенный объект из текста после его копирования.

Задание 6

1. Откройте программу Блокнот и напишите фразу: «В марте рабочих часов».

2. Не закрывая программу Блокнот, выведите на экран программу Калькулятор (Пуск → Все программы → Стандартные → Калькулятор). Эта программа позволяет выполнять расчеты, как на обычном калькуляторе.

3. Подсчитайте на калькуляторе количество рабочих часов в марте (20 х 8 =). Напомним, что для набора цифр удобнее всего использовать цифровую клавиатуру. Для того чтобы не ошибиться при переносе цифр в Блокнот, полученный результат занесите в буфер обмена, выбрав в окне программы Калькулятор команду Правка → Копировать. Щелкните в программе Блокнот в том месте, где необходимо вставить данное число, и выберите команду Правка → Вставить.

Глава 3
Файловая система

Одно из самых важных условий работы с документами – их хранение. Представьте, как сложно было бы получать книги в библиотеке, если бы они не были разложены по стеллажам и полкам. Если сваливать все бумаги в одну кучу, то уже через несколько дней даже в небольшом офисе вы не найдете понадобившийся документ. На компьютере, как и на рабочем столе, необходимо организовать систему хранения информации, чтобы завтра можно было легко найти то, над чем вы работаете сегодня.

• Что такое файловая система

• Для чего нужен проводник

• Поиск информации и печать файлов

• Архивация

Давайте познакомимся с организацией файловой системы компьютера.

При работе операционной системы возникает необходимость обращаться к устройствам хранения информации (дискам) из прикладных программ, поэтому их необходимо обозначить или назвать определенным образом. Принято обозначать диски буквами латинского алфавита: А, В, С и т. д., – причем в окнах папок после буквы ставится двоеточие. Буквы А и В обозначают дискеты в устройствах для чтения гибких дисков (дисководах).

Примечание

Как уже говорилось, в ПК еще могут использоваться дискеты размером 3,5 дюйма.

Основная информация на вашем компьютере хранится на жестком диске. Этот диск носит название С:. Жесткий диск может быть разбит на несколько частей (логических дисков), в этом случае каждой из них присваивается отдельное имя: С:, D:, Е:, F: и т. д. (каждое имя должно быть уникальным).

На одном диске может быть записано множество программ, текстов, рисунков и другой информации. Чтобы различать их, также используются имена. Любая информация, записанная на диске под отдельным именем, называется файлом. Имена файлов формируются в различных операционных системах по-разному.

В операционной системе Windows имя файла состоит из двух частей: собственно имени и расширения.

По расширению можно определить тип файла и создавшую его программу (табл. 3.1).

Таблица 3.1. Некоторые типы файлов

Для удобства поиска файлы помещаются в папки подобно тому, как мы складываем в папки обычные документы. Папка может содержать не только файлы, но и другие папки. Они называются вложенными папками.

Существуют определенные правила, по которым называются папки и файлы. Имя файла (папки) может состоять не более чем из 256 символов, включая цифры, пробелы и любые другие символы, кроме следующих: / (косая черта), (обратная косая черта), (двоеточие), * (звездочка),? (вопрос)," (двойные кавычки), < (левая угловая скобка), > (правая угловая скобка) и | (вертикальная черта). Лучше давать файлам понятные имена, чтобы по ним можно было судить о содержании документа. Строчные и прописные буквы в именах файлов и папок не различаются.

Примечание

В операционной системе DOS имя файла должно иметь длину не более восьми символов, а расширение – не более трех символов. Некоторые программы до сих пор не поддерживают «длинные имена», нарушающие эти требования. Расширения файлов в операционной системе Windows традиционно имеют длину три символа, хотя могут быть и длиннее.

Итак, файловая система – это иерархия папок и файлов, находящихся на жестком диске (или дисках) компьютера или на дискетах.

На своем компьютере вы можете создать сколько угодно папок. Для того чтобы обратиться к файлу, необходимо указать маршрут (путь) к этому файлу. Маршрут представляет собой последовательность имен папок, разделенных символами (обратная косая черта).

Путь начинается с указания имени диска, затем одна за другой перечисляются папки, которые необходимо открыть, чтобы найти файл, например: C:1C_PRED или D: Мои документыЗаписка. Для просмотра файловой системы можно использовать окно Мой компьютер, о котором говорилось в предыдущей главе, однако удобнее использовать проводник.

Программа Проводник позволяет просматривать файловую систему компьютера. Запустить эту программу можно из главного меню с помощью команды Пуск → Все программы → Стандартные → Проводник или щелчком правой кнопкой мыши на кнопке Пуск с последующим выбором в открывшемся контекстном меню команды Проводник.

Окно программы Проводник состоит из двух панелей (рис. 3.1). В левой панели отображается структура дисков и папок компьютера, а в правой – содержимое выделенной папки или диска.

На панели инструментов, расположенной в верхней части окна, присутствуют кнопки Назад, Вперед, которыми можно пользоваться, как будто вы путешествуете по сайтам в Интернете. Кнопка Вверх позволяет подняться на один уровень вверх по файловой структуре. При нажатой кнопке Папки на экране отображается левая панель проводника с иерархической структурой папок вашего компьютера. Кнопка Вид позволяет выбрать вид отображения файлов и папок на правой панели.

На диске С: вы увидите много папок. Они обозначаются специальным значком в виде папки желтого цвета. Файлы также имеют рядом с названием графическое изображение. Оно показывает, в какой программе был создан этот файл. Примеры значков для файлов Excel, Word, WinZIP, WinRAR и Блокнот приведены в табл. 3.1.

В левой панели проводника представлена иерархическая структура файловой системы компьютера. На вершине иерархии находится папка Рабочий стол, в которой хранятся объекты рабочего стола вашего компьютера. На следующей ступени иерархии (ниже и чуть правее) в проводнике находятся папки Мой компьютер, Сетевое окружение, Корзина, Internet Explorer и т. д. С помощью клавиш управления курсором и мыши можно перемещаться по папкам. Выбранная папка подсвечивается синим цветом, а в правой панели отображается ее содержимое.

Рис. 3.1. Окно проводника

Задание 1

1. Откройте программу Проводник и выделите на левой панели диск С:. Если название диска не видно в окне, воспользуйтесь полосой прокрутки.

2. Познакомьтесь с файловой структурой диска С. Выделите папку Рабочий стол. На правой панели будет отображено содержимое выбранной папки. В ней вы увидите все программы и папки, находящиеся на рабочем столе.

Чтобы увидеть содержимое папки, ее надо открыть. Папка открывается щелчком мыши.

Около некоторых папок имеется значок +. Он говорит о том, что в данной папке есть вложенные папки. Подведите указатель мыши к этому значку и щелкните на нем. Под выбранной папкой появятся вложенные папки, а значок + поменяется на —. Таким образом можно отобразить в левой панели все вложенные папки. Просмотр содержимого папки Мои документы иллюстрирует рис. 3.2.

Проводник позволяет также просмотреть содержимое файла. Для этого надо дважды щелкнуть на названии файла в правой панели. Выбранный файл будет открыт в соответствующем приложении.

Рис. 3.2. Просмотр папки Мои документы

В программе Проводник вы можете также удалять файлы и папки. После удаления они сохраняются в корзине до ее очистки или до удаления из корзины.

Чтобы удалить файл или папку, надо выделить их, а затем нажать клавишу Delete или выбрать команду Файл → Удалить.

С помощью проводника можно также переносить и копировать файлы или папки из одного места на диске в другое. Эти операции доступны как в основном, так и в контекстном меню.

Чтобы воспользоваться командами основного меню, проделайте следующее:

1. Выделите файл или папку, которые надо скопировать или переместить.

2. Скопируйте выделенный объект в буфер обмена командой Правка → Копировать или Правка → Вырезать.

3. Выделите в левой панели ту папку, в которую надо вставить скопированный объект.

4. Выберите команду Правка → Вставить.

Иногда возникает необходимость копировать, перемещать или удалять сразу несколько файлов или папок. Для того чтобы выделить несколько смежных файлов или папок, надо щелкнуть на первом выделяемом объекте, а затем, удерживая клавишу Shift, на последнем. Если необходимо выделять отдельные файлы, надо щелкать на нужных файлах, удерживая клавишу Ctrl.

Работа с командами контекстного меню осуществляется следующим образом:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на файле или папке, которые надо скопировать или переместить.

2. Скопируйте выделенный объект в буфер обмена, выбрав в открывшемся меню команду Копировать или Вырезать.

3. В левой панели проводника щелкните правой кнопкой мыши на папке, в которую надо вставить скопированный объект.

4. Выберите в открывшемся меню команду Вставить.

Существуют и другие способы копирования файлов и папок. Например, для копирования на гибкий диск можно, выделив нужный объект в окне проводника, выбрать команду Отправить → Диск 3,5 (А) в контекстном меню или в меню Файл. Файл или папка будут скопированы на гибкий диск.

Чтобы переместить или скопировать файл или папку в новое место, не обязательно пользоваться командами меню. Можно сделать это и при помощи мыши.

Подведите указатель мыши к файлу или папке и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите файл или папку на другое место, а затем отпустите кнопку. Для копирования удерживайте при перетаскивании клавишу Ctrl. При копировании на дискету удерживать клавишу Ctrl не надо.

Перетаскивание правой кнопкой мыши выполняется аналогично, но при отпускании кнопки появляется контекстное меню, в котором можно выбрать требуемую команду (Переместить или Копировать).

В проводнике при необходимости можно изменить имя файла или папки. Для этого выполните следующее:

1. Щелкните на файле правой кнопкой мыши.

2. Выберите в контекстном меню команду Переименовать. Имя файла или папки будет выделено и заключено в рамку.

3. Измените название, набрав на клавиатуре новое. После окончания редактирования нажмите клавишу Enter.

Существует еще один способ переименования. Для этого надо щелкнуть на имени папки или файла, а затем после небольшой паузы щелкнуть еще раз (если второй раз щелкнуть слишком быстро, система воспримет это как двойной щелчок и файл будет открыт). После этого имя файла или папки также станет доступным для редактирования.