Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

Многим пользователям, осваивающим Интернет, может показаться, что технология WWW – единственная в Сети. Однако это не так. Кроме WWW используются еще ресурсы FTP, gopher, электронная почта. Необходимо уметь использовать ресурсы Сети для поиска нужной информации. В этом разделе вы познакомитесь с ресурсами FTP, WWW и электронной почтой.

Протокол FTP (File Transfer Protocol – протокол передачи файлов) позволяет пользователю заглянуть в огромные хранилища информации, получить нужный файл или программу. Архивы разнообразной информации хранятся на FTP-cep-верах. Файлы на серверах сложены в каталоги, в которых и производится поиск нужных файлов. Именно на FTP-серверах можно отыскать необходимое программное обеспечение, драйверы для устройств и загрузить их на свой компьютер. Адрес FTP-pecypca выглядит, например, так: ftp://ftp.cronyx.ru.

В основу технологии WWW (World Wide Web – Всемирная паутина, или Веб) положено понятие гипертекста, то есть множества отдельных текстов, которые имеют ссылки друг на друга. Слова, находящиеся в одном тексте, как бы привязаны к другим текстам. Гипертекстовая технология заключается в том, что текст представляется как многомерный. Фактически гипертекст – это технология представления неструктурированного свободно наращиваемого знания.

В 1945 году В. Буш, научный советник Г. Трумена, впервые предложил способ размещения информации по принципу ассоциативного мышления. Через двадцать лет этот принцип был реализован Т. Нельсоном на ЭВМ и назван гипертекстом.

Гипертекстовая технология ориентирована на обработку информации не вместо человека, а вместе с человеком, то есть становится авторской. Удобство ее использования состоит в том, что пользователь сам определяет подход к изучению или созданию материала с учетом своей подготовки, уровня знаний. Гипертекстовые документы создаются с помощью языка HTML. Документ во Всемирной паутине, составленный на языке HTML, называется веб-страницей. Для просмотра таких страниц используются специальные программы – веб-браузеры (называемые также навигаторами и обозревателями).

Для работы в Сети вам потребуется программа, позволяющая просматривать информацию веб-сайтов. Наибольшей популярностью пользуется программа Microsoft Internet Explorer. Эта программа поставляется вместе с операционной системой Windows. Другой распространенной программой является Nescape Navigator. Ее можно бесплатно загрузить из Интернета. Какой программой пользоваться – дело вкуса. Можно установить и ту, и другую программу и сравнить их возможности.

Познакомимся с окном программы Internet Explorer (рис. 5.1). Заголовок окна – это стандартный заголовок окна Windows, в котором отображаются название открытой веб-страницы и название программы. Под заголовком располагается меню. С его помощью можно выбрать любую команду программы. Ниже находятся кнопки панелей инструментов. Под полосой панели инструментов расположено поле Адрес для ввода адреса страницы, на которую необходимо переместиться. Если программа запущена не впервые, то некоторые адреса уже внесены и их просто выбирают из раскрывающегося списка в поле Адрес. Справа от поля Адрес находится поле Ссылки. Если щелкнуть на нем, то появятся названия некоторых ссылок на страницы.

Рис. 5.1. Окно программы Internet Explorer

Центральная часть окна представляет собой рабочую область и служит для отображения открытой веб-страницы.

Строка состояния предназначена для индикации тех действий, которые в настоящий момент выполняет программа. Это могут быть сообщения «Поиск узла», «Узел найден», «Готово».

Просмотрев страницу, установите указатель мыши на гиперссылке. Форма указателя изменится: вместо стрелки появится изображение руки с поднятым указательным пальцем. Обычно гиперссылки выделяются цветом. Ссылкой может быть группа слов, изображение или фотография. Для активизации ссылки щелкните на ней мышью. За этим последует переход на страницу, связанную с данной ссылкой.

Для того чтобы вернуться к предыдущей просмотренной веб-странице, щелкните на кнопке Назад на панели инструментов. Кнопка Остановить остановит загрузку очередной веб-страницы на ваш компьютер. По умолчанию первой после выхода в сеть Интернет загружается домашняя страница. Щелкнув на кнопке Домой, вы снова попадете на эту страницу после путешествия по Интернету.

После нескольких дней работы в Сети у вас обязательно появятся особенно нужные веб-сайты. Чтобы не запоминать их адреса, внесите адрес нужной страницы в список избранных страниц. Для этого можно использовать команду Избранное → Добавить в избранное в строке меню или, открыв нужную страницу со ссылкой, перетащить ее название на кнопку Ссылки.

Чтобы попасть на какую-либо веб-страницу, необходимо выполнить следующие действия:

1. Установить по телефонной линии связь с провайдером.

2. Запустить веб-браузер.

3. Указать в поле Адрес адрес нужной веб-страницы и нажать клавишу Enter. Итак, загружайтесь – и вперед!

Для настройки веб-браузера Microsoft Internet Explorer используется команда Сервис → Свойства обозревателя (рис. 5.2).

На вкладке Общие устанавливается адрес домашней страницы. Здесь же можно настроить такой элемент программы, как журнал, хранящий адреса страниц, которые вы недавно посещали. На вкладке Подключение задайте имя провайдера, с которым устанавливается связь программой удаленного доступа к сети.

На вкладке Содержание в группе Ограничение доступа можно задать адреса узлов, которые запрещено посещать вашим детям. Это делается с помощью пароля. Можно также ограничить просмотр веб-сайтов, на которых присутствуют сцены насилия, ненормативная лексика, секс (вкладка Содержание, кнопка Включить).

Рис. 5.2. Диалоговое окно настройки программы Internet Explorer

Как уже отмечалось, связь с Интернетом обеспечивает провайдер, то есть организация, предоставляющая доступ к Интернету. Именно с компьютером провайдера вы и связываетесь, когда осуществляете соединение через телефонную линию, и через его компьютер (сервер) получаете информацию с других компьютеров Сети.

Эта же организация определяет адрес вашего компьютера. Выбрать поставщика услуг Интернета в настоящее время совсем нетрудно. Зайдите в компьютерный магазин и изучите прайс-лист. Купите карточку выбранного провайдера. На ней будут указаны все инструкции по установке, имя пользователя и пароль.

Другим способом подключения к Интернету является прямое, или выделенное, соединение. В этом случае частное лицо или организация подключается к магистральным каналам Интернета через выделенный компьютер (его иногда называют шлюзом). Такой компьютер получает постоянный адрес и должен оставаться доступным в любое время. Обычно такое соединение удобно при больших объемах получаемой информации. Объем полученной информации называется трафиком. Выделенное соединение является слишком дорогим способом подключения и оправдано только при большом трафике.

Настройка удаленного доступа различается в разных операционных системах. В среде Windows для этого имеется программа удаленного доступа к сети, с помощью которой в удобном диалоговом режиме можно произвести подключение к провайдеру через указанный им телефон. После щелчка на значке Новое соединение выполняйте указания системы. Свойства соединения настраиваются в открывающихся окнах.

По окончании настройки соединения появляется окно для набора номера телефона провайдера (рис. 5.3). Такое же окно возникает, если в открытом окне какой-либо программы набрать адрес страницы, на которую следует перейти. Настройки удаленного доступа следует задать строго по инструкции провайдера.

Рис. 5.3. Окно настройки подключения к провайдеру

Не всегда сразу удается соединиться с провайдером. Если соединение по какой-то причине невозможно, в окне появляется соответствующее сообщение. В этом случае надо повторить набор, возвратившись к окну соединения и повторив вызов. Гораздо удобнее сохранить пароль доступа к Сети, чтобы снова его не набирать, но такой прием снижает безопасность системы, так как позволяет легко добраться до файла, хранящего пароль, и взломать его. Для автоматического дозвона удобно использовать программу автодозвона, например Е Type Dialer. Эта программа распространяется бесплатно, загрузить ее можно по адресу http://www.enet.ru. Кроме преимуществ, связанных с автоматическим дозвоном, эта программа позволяет точно отследить время пребывания в Интернете.

В сети Интернет можно работать в двух режимах. Первый, режим подключения (его еще называют онлайновым, от англ. on-line – «на линии»), означает, что, установив связь с провайдером, вы постоянно находитесь в Сети, просматриваете один сайт за другим. Это удобно, но не экономично, если вам приходится платить за использованное время. Более рационален другой режим – автономный (или оффлайновый, от англ. off-line – «вне линии»). Он предполагает загрузку веб-страниц (их можно свернуть), отключение от Сети, а затем просмотр этих страниц в обычном режиме. В этом случае говорят об автономном режиме работы, или режиме отложенного доступа. Если вы часто работаете в Сети, можно заключить договор с провайдером об оплате услуг за трафик, то есть объем полученной из Сети информации. Оцените, что вам удобнее, и используйте наиболее выгодный для вас режим.

Совет

При просмотре одной страницы можно загружать другую. Для этого используйте команду Файл → Создать → Окно.

На сайтах в Интернете хранятся огромные информационные ресурсы. Надо лишь найти нужную информацию. Для ее поиска в Сети используются поисковые системы, сборники «желтых страниц».

Запустите программу Internet Explorer и наберите адрес поисковой системы. Затем в поле Поиск, которое имеется на такой веб-странице, введите слово или группу слов, которые собираетесь искать, и щелкните на кнопке Найти.

Наиболее известные поисковые системы расположены по адресам: www.rambler.ru, www.altavista.com, www.yahoo.com, www.yandex.ru и www.google.ru.

Примечание

Адреса поисковых систем записываются по шаблону www.hmh.coiii, но иногда имя можно сокращать, например, поисковая система Alta Vista помимо адреса www.altavista.com имеет сокращенный вариант адреса www.av.com.

На этих же поисковых страницах можно обратиться к классификаторам. Это гиперссылки, систематизированные по разделам.

Списки гиперссылок на поисковом сервере упорядочены по тематическим разделам. Спускаясь по дереву каталогов, можно последовательно ограничивать область поиска, а затем получить список ссылок на узлы, связанные с выбранной темой.

Естественно, что как бы ни была совершенна поисковая система, она не способна просмотреть все ресурсы в Сети. Этим и объясняется обилие поисковых систем. Какую из них предпочесть, дело вкуса.

Задание 1

Приведем пример поиска вакансий на веб-сайте Rambler (рис. 5.4):

1. Запустите веб-браузер.

2. В поле Адрес введите www.rambler.ru и нажмите клавишу Enter (или щелкните на кнопке Переход).

Рис. 5.4. Окно поисковой системы Rambler

3. После открытия веб-страницы выберите раздел Вакансии и в поле Поиск введите ключевое слово, например «аудитор». Щелкните на кнопке Найти.

Результат поиска вы увидите в окне.

Современный бухгалтер должен уметь работать со справочно-правовыми системами. Под справочно-правовыми системами понимают совокупность баз данных нормативных документов, информационно-поисковую систему для поиска этих данных и систему обновления сведений о документах. Справочно-правовую систему можно установить на компьютер с лазерного диска. Многие системы доступны для работы в Интернете.

Выбирая справочно-правовую систему, посетите веб-сайты фирм-разработчиков. Там можно найти сведения о системе, ее особенностях, возможностях и цене.

Наиболее крупными разработчиками правовых баз являются фирмы «Гарант-сервис», «ЦКР» и некоторые другие. Возможно обновление продуктов этих фирм через Интернет. Справочно-правовую систему фирмы «Гарант-сервис» можно найти на сайте http://www.garant.park.ru.

Документы, представленные в системе, хранятся в тематических разделах. Здесь кроме основ государственно-правового и гражданского законодательства представлены налоговое законодательство, бухгалтерский учет, документы статистической отчетности.

Государственное предприятие «Центр компьютерных разработок» распространяет и обслуживает информационно-правовую систему «Кодекс». При обновлении баз широко используются интернет-технологии. Обновленная база помещается на специальный FTP-сервер (ftp://ftp.kodeks.net). Тот, кто имеет к нему доступ, может скопировать обновленные файлы на свой компьютер. Можно заглянуть и на веб-сайт фирмы (http://www.kodeks.net).

Для получения изменений, готовящихся в сфере налогообложения, заглядывайте на сайт Министерства по налогам и сборам Российской Федерации. Адрес регионального управления по Санкт-Петербургу – http://www.gni.spb.ru.

Работа в сети Интернет дает возможность доступа к таким ресурсам, как электронная почта. Умение пользоваться электронной почтой становится все более актуальным для бухгалтеров. Иногда приходится посылать и получать документы в электронном виде, отправлять отчеты в налоговую инспекцию, пересылать платежные поручения в банк.

Рассмотрим более подробно, что такое электронная почта.

Для функционирования электронной почты необходимы специальные компьютеры – почтовые серверы. Когда вы отправляете письмо в любую точку земного шара, оно через компьютер провайдера посылается на почтовый сервер адресата, причем перед тем, как туда попасть, иногда проделывает сложный путь через серверы-посредники. Тем не менее на доставку почты требуется минимальное время, что дает ей значительное преимущество перед обычной почтой.

Для обслуживания электронной почты на компьютере должна быть установлена и настроена почтовая программа. Одной из наиболее удачных почтовых программ считается Microsoft Outlook Express (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Вид окна программы Outlook Express

Далее мы рассмотрим, как настроить почтовую программу и работать с ней. Предполагается, что модем у вас уже установлен и настроен. На компьютере должны быть установлены и настроены программа удаленного доступа к сети и протокол TCP/IP. Все последующие действия вы можете провести сами.

Для запуска программы Outlook Express в операционных системах семейства Windows проделайте следующее.

Выберите команду Пуск → Панель управления, щелкните на значке Почта.

Убедитесь в наличии записи в открывшемся окне Учетные записи в Интернете (рис. 5.6). Если окно пустое, щелкните на кнопке Добавить и введите необходимую информацию, предоставленную вашим провайдером.

Рис. 5.6. Просмотр учетных записей электронной почты

Если в этом окне щелкнуть на кнопке Свойства, то можно настроить адрес электронной почты и указать почтовый сервер для исходящих и входящих сообщений. На вкладке Подключение можно указать способ подключения для работы с электронной почтой (рис. 5.7).

Как и многие другие программы, настроить почтовую программу Outlook Express можно с помощью команды Сервис → Параметры. При этом открывается окно Параметры, в котором имеется несколько вкладок (рис. 5.8).

Кратко перечислим назначение вкладок:

• Общие – содержит общие настройки, такие как наличие звукового сигнала при получении сообщения, проверка новых сообщений через указанное количество минут и т. д.

• Чтение – настройка чтения сообщений, например режим пометки прочитанных сообщений, используемые по умолчанию язык и вид шрифта и т. д.

Рис. 5.7. Настройка подключения к Интернету

Рис. 5.8. Общие параметры доставки почты

• Отправка сообщений – позволяет настроить отправляемые сообщения, например автоматически подставлять адрес из адресной книги.

• Создание сообщений – позволяет настроить размер шрифта, который используется в сообщении, выбрать бланк, на котором будет создаваться сообщение. Если в поле Почта не установлен флажок, то сообщение создается как обычно, на белом листе.

• Подписи – для ускорения создания почтовых сообщений можно сделать заготовки подписи, которую вы собираетесь помещать в текст.

• Правописание – настройка режима проверки создаваемых сообщений на наличие орфографических ошибок.

• Безопасность – эта вкладка позволяет зарегистрировать цифровую подпись для отправки и получения сообщений.

• Подключение – уточнение параметров соединения с Сетью.

• Обслуживание – настройки, которые устанавливаются на этой вкладке, облегчают обслуживание почтовой программы, например, позволяют автоматически очищать папку Удаленные перед выходом.

Для создания почтового сообщения необходимо:

• иметь почтовую программу, например Outlook Express;

• знать адрес электронной почты вашего адресата;

• создать само почтовое сообщение.

Почтовое сообщение обычно набирается с помощью редактора Блокнот. Это связано с тем, что символы данного редактора читаются на компьютерах разных платформ. В почтовое сообщение можно вложить запакованные файлы. Создать текст сообщения можно также непосредственно в почтовой программе. Что касается адреса, то он обязательно содержит знак @ (чтобы набрать его в английской раскладке клавиатуры, нажмите клавиши Shift+2). Справа от этого знака указывается адрес сервера, на котором зарегистрирован почтовый ящик адресата, а слева – данное ему почтовое имя, например [email protected].

Создадим сообщение. Для этого откройте программу Outlook Express. Ее значок обязательно находится на рабочем столе:

1. Выберите в меню открытой программы команду Сообщение → Создать.

2. В открывшемся окне Создать сообщение в поле Кому укажите адрес получателя сообщения, а в поле Копия – адрес получателя копии. Если таких адресов несколько, они отделяются друг от друга точкой с запятой.

3. Адресата можно также выбрать из адресной книги. Для этого удобнее всего щелкнуть на кнопке Кому рядом с полем в окне Создать сообщение. Данные из адресной книги выбираются двойным щелчком в диалоговом окне Имя. Затем следует щелкнуть на кнопке ОК.

4. В поле Тема укажите тему сообщения, затем щелкните на основной области сообщения и введите текст своего письма или выберите команду Вложение файла в меню Вставка.

5. Укажите, какие файлы добавить к тексту вашего сообщения (при условии, что файлы были заранее подготовлены и сохранены), и щелкните на кнопке ОК.

6. Выберите команду Файл → Отправить. Ваше письмо попадает в папку Исходящие почтовой программы.

Внимание!

Для вложения файла используйте команду Вставка → Вложение файла и в открывшемся окне выберите необходимый файл. В папке Исходящие такое почтовое сообщение помечается изображением скрепки.

Таким образом можно создать несколько сообщений и поместить их в папку Исходящие.

Задание 2

1. Запустите программу Outlook Express.

2. В открывшемся окне программы выберите команду Сообщение → Создать.

3. Откроется окно Создать сообщение. Введите свой почтовый адрес (попробуем послать почту себе), тему, текст сообщения наберите следующий: «Первое почтовое сообщение».

4. Щелкните на кнопке Отправить на панели инструментов или выберите команду меню Файл → Отправить, и ваше сообщение попадет в папку Исходящие.

5. Отправить готовое сообщение еще проще, чем создать. Для этого выберите команду Сервис → Доставить почту. Далее происходит подключение к почтовому серверу. Вы наблюдаете процесс отправки сообщений, и если все прошло нормально, то папка Исходящие оказывается пустой.

Задание 3

Отправьте созданное сообщение: щелкните на папке Исходящие, а затем выберите команду Сервис → Доставить почту.

После запуска почтовой программы щелкните на папке Входящие и выберите в меню команду Сервис → Получить все. Поступающие сообщения помещаются в папку Входящие. Выберите полученное сообщение и дважды щелкните на нем. Если сообщение содержит вложение, в заголовке сообщения появится соответствующий значок. Открыть вложение можно двойным щелчком на его значке.

Внимание!

Вложенные файлы могут иметь разные расширения, а также могут быть запакованы. Для того чтобы их можно было открыть, соответствующий тип файла должен быть зарегистрирован, а на компьютере должен быть установлен архиватор.

С помощью команды меню Сервис → Адресная книга можно зарегистрировать в адресной книге организации и людей, с которыми вы ведете переписку. В дальнейшем данные из адресной книги можно будет использовать для установки контакта. При получении сообщения от нового адресата можно занести данные о нем в адресную книгу командой Сервис → Добавить отправителя в адресную книгу. Теперь эту запись можно использовать при создании почтового сообщения.

Распечатать сообщение можно, щелкнув на нем правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Печать.

Задание 4

1. Запустите почтовую программу.

2. Щелкните на папке Входящие.

3. Выберите команду Сервис → Доставить почту → Получить все. Почтовое сообщение с содержанием «Первое почтовое сообщение» окажется в папке Входящие.

Как удалить сообщения, которые больше не нужны? Для этого удобно использовать контекстное меню. Выделите папку, с которой собираетесь работать, например, щелкните на папке Входящие. Щелкните правой кнопкой мыши на удаляемом сообщении и в открывшемся контекстном меню выберите команду Удалить. Сообщение окажется в папке Удаленные.