Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

Глава 9
Начинаем работу

Эта глава посвящена основным приемам работы в программе Excel, редактированию и форматированию ячеек, а также созданию диаграмм.

• Редактирование ячеек

• Ввод формул

• Работа с диапазонами ячеек

• Автоматический ввод значений

• Форматирование листа

• Построение диаграмм

Под редактированием ячеек понимается ввод данных в ячейку и любое другое изменение ее содержимого. В этом разделе мы расскажем о том, какими могут быть значения ячеек, познакомимся с особенностями ввода значений при редактировании даты и времени, а также поговорим о вводе формул.

Чтобы занести данные в ячейку, выделите ее и начинайте ввод.

Текст, который вы вводите, отображается в окне документа в двух местах: в самой ячейке и в строке формул. Строку формул можно рассматривать как листок бумаги для черновых записей. Вводимые в ней символы не сохраняются в ячейке до тех пор, пока вы явно не подтвердите ввод нажатием клавиши Enter.

1. Щелкните в строке формул и начинайте ввод данных (рис. 9.1).

2. Для того чтобы удалить ошибочно введенный символ, нажмите клавишу Backspace.

3. После окончания ввода нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке Ввод слева от строки ввода. Данные в ячейку введены.

4. Если вы хотите отменить изменения, нажмите клавишу Esc или щелкните на кнопке Отмена слева от строки ввода.

Рис. 9.1. Ввод текстовых данных в ячейку

Задание 1

Потренируйтесь вводить данные в ячейки:

1. Откройте сохраненный ранее документ.

2. Выберите лист 2 (этот лист пока пустой).

3. В ячейку с адресом А1 введите фразу Журнал операций и нажмите клавишу Enter.

4. Сохраните изменения командой Файл → Сохранить.

5. Для внесения изменений дважды щелкните в ячейке А1 и измените ее значение на Журнал хозяйственных операций.

6. Снова сохраните внесенные изменения.

При вводе чисел можно использовать следующие символы: цифры от 0 до 9, знаки числа (минус и плюс), а также символ экспоненты Е (е).

Примечание

Символ экспоненты используется для ввода больших и малых чисел в научном, или экспоненциальном, формате. Например, число 0,005 в таком формате будет выглядеть так: +5Е-03.

Как только в ячейку вводится символ, не являющийся допустимым для числа, данные в ячейке воспринимаются как текст. Если значение ячейки воспринимается программой как текстовое, ее содержимое выравнивается по левому краю, а если оно образует число, то по правому.

Примечание

По умолчанию формат ячеек определяется как Общий. Это значит, что вы можете вводить в ячейку текст, числа, а также даты, время и дроби. Этот формат рекомендуется устанавливать, когда заранее не известно, что будет находиться в ячейке. Информация в ней все равно будет распознана правильно. Однако иногда требуется указать рядом с числами знаки денежных единиц или процентов или вывести определенное количество знаков после запятой. В этом случае используются другие форматы, о которых мы поговорим далее.

При вводе даты в качестве разделителя можно использовать точку или косую черту: 01.02.2001 или 01/02/02. Например, после ввода в ячейку значения 1/2 оно будет интерпретировано как дата: 1 февраля (01.февр).

Совет

Если необходимо ввести дробь (1/2, 1/3 и т. д.), введите ноль, пробел и дробь (например 0 1/3). В ячейку будет введена дробь 1/3.

Если данные в ячейку внесены неправильно, сделайте ячейку активной и вводите новые данные. Старая информация будет удалена из ячейки.

Если необходимо изменить лишь часть данных в ячейке, дважды щелкните на ней, чтобы там появился курсор, и вводите информацию в ячейку с клавиатуры. Можно также нажать клавишу F2 или щелкнуть в строке формул.

Когда текст не помещается в ячейке полностью, он отображается поверх следующей ячейки, если она пустая. Если же в следующей ячейке уже находятся данные, вывод текста прекращается на границе между ячейками. Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, выделите ячейку и взгляните на строку формул или сделайте ячейку шире. Для этого наведите указатель мыши на правую границу текущего столбца в строке заголовков, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку. Удерживая левую кнопку мыши, изменяйте размеры ячейки до необходимых. При двойном щелчке на границе столбца его ширина будет подобрана автоматически по максимальной ширине значений в столбце.

Довольно часто бывает сложно сразу правильно разбить таблицу на графы. Иногда возникает необходимость дополнить уже набранный документ новыми столбцами или строками. Чтобы добавить в таблицу столбец, выполните следующие действия:

1. Щелкните мышью на заголовке столбца, перед которым надо вставить новый столбец.

2. Выберите в контекстном меню команду Добавить ячейки.

В ячейки Excel можно вводить не только текст или числа, но и формулы. Вне зависимости от того, насколько сложна создаваемая вами в Excel формула, первый элемент формулы всегда один и тот же – знак равенства. Для того чтобы вычислить, сколько будет 12 х 3, следует записать в ячейке формулу =12*3. Такая запись, может быть, несколько непривычна, однако для правильного взаимодействия с Excel приемлема только она. Формула может выглядеть и так: =А1*В1. Здесь А1 и В1 – адреса ячеек, в которых находятся определенные значения. Значения – это числа, даты, время, текст.

Порядок выполнения операций в формулах записывается с помощью операторов. Операторы – это условные обозначения, определяющие порядок действий со значениями. Умножение, деление, сложение и вычитание – операторы, которые мы используем в сжатом виде, то есть в виде символов или условных обозначений.

В Excel предусмотрено несколько видов операторов. Перечень знаков операторов и их описание приводятся в табл. 9.1.

Таблица 9.1. Действие математических операторов

В формуле для задания очередности выполнения операций допустимо использовать операторные скобки, например: =(А1+В2)/12.

Подробнее об использовании формул будет рассказано в следующей главе.

При вводе большого количества информации удобно использовать специальные возможности программы Excel. О них и рассказывается в данном разделе.

Существует несколько способов выполнения операции перемещения. Простым и быстрым способом перемещения объекта на небольшое расстояние в пределах листа является перетаскивание с помощью мыши. Это делается следующим образом:

1. Выделите диапазон для перемещения.

2. Поместите указатель мыши на рамку выделенного диапазона. Указатель должен превратиться в белую стрелку.

3. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите выделенный объект на новое место. При этом рамка выделения будет перемещаться вместе с указателем. Она обозначает перемещаемый объект.

4. Отпустите кнопку мыши, и выделенный фрагмент займет новое место.

Если при перетаскивании выделенного объекта нажата клавиша Ctrl, указатель мыши превращается в стрелку со знаком «плюс» – признак того, что выделенный объект будет скопирован, а не перемещен.

Выполнить перемещение объекта в новое место можно также с помощью операций вырезания и вставки. Чаще всего сделать это бывает проще, чем осуществить перетаскивание, так как в этом случае не надо беспокоиться о точном расположении перемещаемой рамки. Для вырезания и вставки объекта в новое место надо выполнить следующие действия:

1. Выделить ячейку или диапазон.

2. Щелкнуть на кнопке Вырезать. Граница выделенного диапазона превращается в подвижную прерывистую серую рамку. (Чтобы отменить выделение и выделить другой объект, нажмите клавишу Esc.)

3. Перейти на новое место и щелкнуть на ячейке, которая будет верхней левой для фрагмента, скопированного в буфер обмена.

4. Щелкнуть на кнопке Вставить. После этого выделенный фрагмент займет новое место.

Автозаполнение, автоввод и автозамена – это средства автоматизации ввода. Они позволяют упростить процесс ввода данных и используются для заполнения ячеек стандартными списками, последовательностями чисел, дат и списками, составленными пользователем. В программе Excel имеются списки дней недели, месяцев года и некоторые другие. Это дает вам возможность, например, введя только название первого месяца года – Январь, получить на листе список всех месяцев. Если ввести слово понедельник, можно в следующей ячейке автоматически получить вторник и т. д.

Предположим, вам необходимо ввести данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой – 1, 2, 3 и т. д., текстовый – январь, февраль, март и т. д. или смешанный – например, 1-й год, 2-й год, 3-й год и т. д. Для этих целей удобно использовать автозаполнение. Автозаполнение позволяет выполнять много полезных операций: вводить повторяющиеся данные, продолжать начатые ряды, расширять списки. Эта функция Excel работает с числами, днями недели, месяцами, датами.

1. Выделите на листе ячейку с начальным значением будущего списка. Обратите внимание на нижний правый угол рамки, выделяющей ячейку. В нем находится небольшой квадратик, именуемый маркером заполнения.

2. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Указатель превратится в черный крестик. Нажмите левую кнопку мыши и протащите указатель в нужную сторону (рис. 9.2).

Рис. 9.2. Автозаполнение ячеек

3. По мере протаскивания маркера выделяемый диапазон увеличивается и включает все больше ячеек. Когда вы отпускаете кнопку мыши, все ячейки выделенного диапазона заполнятся значениями. Какими именно – зависит от того, что находится в первой ячейке.

4. Если вы выделили большее число ячеек, чем это необходимо, протащите маркер заполнения назад до намеченной ячейки, не отпуская кнопку мыши. Автозаполнение удалит лишние данные и очистит соответствующие ячейки.

В памяти Excel хранятся несколько списков, допустимых для автозаполнения. Для просмотра всех последовательностей, имеющихся в списке автозаполнения в данный момент, выберите в меню Сервис команду Параметры и щелкните на вкладке Списки.

В распоряжении пользователя имеются следующие режимы автозаполнения:

• Для того чтобы продублировать значение, введите его в первую ячейку диапазона (например, слово Доходы), а затем выделите с помощью маркера заполнения весь требуемый диапазон. Введенное значение будет продублировано в этом диапазоне. В данном случае в списке автозаполнения не определена последовательность, содержащая слово «Доходы», поэтому слово просто дублируется.

• Для того чтобы создать простую последовательность чисел, введите первое число этой последовательности в первую ячейку диапазона. Захватите маркер заполнения, нажмите клавишу Ctrl и перетащите маркер до конца диапазона. Список будет продолжен, начиная с введенного числа. Каждая следующая ячейка будет содержать число на единицу большее, чем предыдущая.

• Для того чтобы получить список месяцев (или дней недели), введите в первую ячейку диапазона название месяца (дня) в полном или сокращенном виде и перетащите маркер заполнения до конца диапазона.

• Для того чтобы построить список дат, введите первую дату в любом формате и выделите необходимый диапазон путем перетаскивания маркера заполнения. Например, после ввода даты 10.01.2004 и выделения диапазона вы увидите в выделенных ячейках значения 11.01.2004, 12.01.2004 и т. д.

При заполнении таблиц часто возникает необходимость ввода больших объемов данных. Ввод данных с клавиатуры – это всегда долгая операция, а повторяющийся ввод одних и тех же данных – тем более. Вот почему в Excel предусмотрены два эффективных средства экономии сил пользователя: автоввод и автозамена.

Как только будет введено несколько символов, повторяющих уже введенный ранее текст, механизм автоввода сразу заполнит ячейки соответствующим текстом. Например, если вы несколькими строками ранее ввели Ветров Иван Петрович и сейчас начали вводить Be, остальная часть фамилии и имя с отчеством будут введены автоматически. При этом нет необходимости заботиться о заглавных буквах – они будут изменены автоматически. После появления полного варианта значения достаточно нажать клавишу Enter или клавишу – I, чтобы согласиться с предложенным вариантом и вставить этот текст в ячейку. Если результат автоввода не соответствует необходимому значению, просто продолжайте вводить текст, и текст автоввода исчезнет.

Внимание!

Обратите внимание на то, что механизм автоввода работает только с текстом, на числа он не реагирует.

Механизм автозамены работает точно так же, как аналогичное средство редактора Word. Подготовьте аббревиатуры тех фрагментов текста, которые вам приходится вводить очень часто. После этого, например, вводя текст ВИП, с помощью автозамены вы будете получать Ветров Иван Петрович.

Задание 2

Вернитесь на лист 1 документа Опыт и заполните графу №, использовав автозаполнение. Введите несколько наименований товара. Укажите несколько сумм.

Внешний вид введенных вами данных можно изменить. Изменение внешнего вида документа называется форматированием листа или ячеек. Для форматирования используется панель инструментов Форматирование, расположенная под заголовком окна программы, или команда Формат → Ячейки из строки меню. Предварительно ячейки должны быть выделены. Для вызова диалогового окна Формат ячеек можно также использовать команду контекстного меню Формат ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок, предоставляющих различные возможности для форматирования:

• На вкладке Число можно задать количество десятичных знаков, которое будет отображаться у числа в формируемой ячейке. Можно также дать указание отображать это число в виде даты или в виде процентов либо выводить рядом с числом знак денежной единицы и т. п.

• На вкладке Выравнивание указывается способ выравнивания содержимого ячеек. Обычно числа примыкают к правому краю ячейки, текст – к левому, а заголовки центрируются. Вы можете даже задать на распечатке один из вариантов вертикального расположения текста вместо обычного горизонтального и заказать перенос строки внутри ячейки по словам подобно тому, как это делается в программе Word с содержимым таблиц.

• На вкладке Шрифт определяются размеры, форма и начертание каждого символа в ячейке. Размеры шрифта измеряются в пунктах (пт). Здесь можно просмотреть все доступные шрифты системы. По умолчанию программа Excel использует шрифт Arial размером 10 пт.

• На вкладке Граница выбираются линии границ для выделения отдельных ячеек и диапазонов листа.

• На вкладке Вид можно выбрать средства привлечения внимания к определенным частям листа, таким как заголовки и итоговые суммы. Не забывайте, что распечатать цветной документ можно только на цветном принтере.

• На вкладке Защита можно включить блокировку, которая предотвратит случайное изменение содержимого ячейки.

Для копирования формата ячеек с одного места на другое служит кнопка Формат по образцу. Смысл копирования формата состоит в том, чтобы перенести на другую ячейку только формат выделенной ячейки, а их содержимое оставить прежним. То же самое справедливо и для группы ячеек. Порядок выполнения операции копирования формата следующий:

1. Выделите фрагмент, отформатированный надлежащим образом, и щелкните на кнопке Формат по образцу. Рядом с указателем мыши появится значок кисточки.

2. Выделите ячейку или диапазон, на которые вы хотите распространить выбранный формат.

3. Отпустите кнопку мыши. Выделенные ячейки будут отформатированы должным образом.

Если скопированный формат вам не понравился, вы всегда можете использовать кнопку Отменить.

Если вам необходимо единообразно отформатировать несколько фрагментов, щелкните дважды на кнопке Формат по образцу и выделяйте необходимые ячейки и диапазоны один за другим. Режим копирования формата будет активен до следующего щелчка на кнопке Формат по образцу или до нажатия клавиши Esc. Все это время рядом с указателем мыши будет находиться «кисточка».

Кроме форматирования ячеек, при котором содержимое ячейки не меняется, в программе Excel имеется большой раздел форматирования, способный существенно изменить представление числа в ячейке. О подводных камнях, которые необходимо учитывать при таком форматировании, мы поговорим в этом разделе.

Числа в программе могут иметь следующие форматы:

• числовой;

• денежный;

• финансовый;

• процентный;

• дробный;

• экспоненциальный.

Для выбора формата числа выделите ячейку или диапазон, затем выберите в строке меню команду Формат → Ячейки и щелкните на вкладке Число (рис. 9.3). В открывшемся окне выберите подходящий формат из списка Числовые форматы и, если возможно, вариант формата из списка Тип. Пример форматирования будет показан в поле Образец. Проверьте, устраивает ли вас выбранный формат. При щелчке на кнопке ОК число в ячейке будет выглядеть так же, как в поле Образец.

Например, в формате Денежный к числу добавляется обозначение валюты (рублей). Этот формат часто используют бухгалтеры. При необходимости в этом формате можно указать определенное количество десятичных знаков. Число 12 в таком формате будет выглядеть как 12 р.

Если вы не хотите определять формат числа, оставьте формат по умолчанию – Общий.

Рис. 9.3. Выбор формата ячейки

Задание 3

В файле Опыт на листе Лист3 введите в ячейки А1:АЗ число 20 и назначьте ячейкам форматы Общий, Денежный, Процентный. В результате ячейки должны быть отформатированы так, как показано на рис. 9.4.

Рис. 9.4. Форматирование числа в ячейке

Рекомендуется следующая последовательность работы. Сначала введите в таблицу цифры, а потом принимайте решение об изменении их формата. Например, в ячейку введено значение 200. Выбираем команду Формат ячейки, на вкладке Число указываем формат Денежный. Обратите внимание: в поле Обозначение должны быть выставлены рубли (р.). Если это не так, выберите эту запись из списка. Количество знаков после запятой указывается в поле Число десятичных знаков, например 2. После форматирования значение будет выглядеть так: 200,00р.

Задание 4

Откройте лист 1 документа Опыт. Отформатируйте таблицу следующим образом:

1. Цифры выровняйте по центру.

2. В графе Цена выберите формат Денежный.

3. Сохраните документ.

4. Вид отформатированного документ приведен на рис. 9.5.

Рис. 9.5. Вид документа после форматирования

Если при выполнении задания у вас появились затруднения, воспользуйтесь приведенным далее пошаговым описанием действий:

1. Выделите диапазон А1:А5.

2. Щелкните на кнопке Выравнивание по центру на панели инструментов форматирование.

3. Выделите диапазон С2:С5.

4. Щелкните на кнопке Выравнивание по центру панели инструментов форматирование.

5. Для выбора формата Денежный выберите команду Формат → Ячейки, вкладка Число, в списке Числовые форматы выберите формат Денежный.

Задание 5

Для закрепления полученных знаний выполните еще одно задание. Полученное умение пригодится при расчете командировочных расходов.

1. В файл Опыт на листе 2 в ячейку с адресом А4 введите слова Дата отъезда.

2. В ячейку А5 введите фразу Дата прибытия.

3. Для того чтобы данные в ячейках смотрелись красиво, можно использовать команду Формат → Столбец → Автоподбор ширины.

4. В ячейках В4 и В5 укажите даты отъезда и возвращения из командировки. Пусть это будут 10.03 и 15.03. Для изменения формата даты выделите ячейки В4 и В5 и выберите команду Формат → Ячейки, на вкладке Число открывшегося окна установите формат Дата, а в списке Тип выберите пункт 14.03.99. Щелкните на кнопке ОК.

5. В ячейку с адресом В6 введите формулу для расчета дней пребывания в командировке: =В5-В4.

Внимание!

Адреса ячеек должны быть набраны латинскими буквами.

6. Если теперь ячейке В6 задать формат Числовой (Формат → Ячейки, вкладка Число), то в ячейке вы увидите количество дней пребывания в командировке.

Вид рабочего листа после выполнения задания показан на рис. 9.6.

Рис. 9.6. Вычисление количества дней, проведенных в командировке

Задание 6

Применяя специальные форматы, вы должны помнить, что иногда при форматировании важна последовательность действий. Например, при выборе формата Процентный, если в ячейке уже есть число 1, вы получите в итоге значение 100 %. Если же перед форматированием ячейка была пуста, то после ввода числа 1 вы получите значение 1 %. Проверьте это, выполнив следующее упражнение:

1. На листе 2 файла Опыт в ячейку А1 введите число 1.

2. Выделите ячейки А1 и А2, выберите Формат → Ячейки, числовой формат Процентный или щелкните на кнопке Процентный формат на панели инструментов форматирования.

3. Введите число 1 в ячейку А2.

В результате в ячейке А1 вы увидите 100 %, а в ячейке А2 – 1 %.

Необходимо также следить за правильным выбором количества десятичных знаков, чтобы в результате округления не получить «странных» результатов. Например, при значениях ячеек А1 – 3,4 и А2 – 2,4 их сумма (запишем ее в ячейке A3) будет равна 5,8. Если отформатировать эти ячейки числовым форматом с количеством десятичных знаков 0, то операция будет выглядеть так: 3 + 2 = 6 (так как число 5,8 будет отображаться округленным до значения 6). Тем не менее значения чисел будут сохранены верными. Это можно проверить, увеличив количество отображаемых десятичных знаков.

Примечание

Чтобы значения, отображаемые в ячейках, всегда соответствовали действительному значению ячеек, откройте окно Параметры (командой Сервис → Параметры) и на вкладке Вычисления установите флажок Точность как на экране. После этого значения во всех ячейках будут округлены с точностью до знака, отображаемого в ячейке. Иногда, например при вычислении денежных сумм, бывает необходимо установить этот флажок, чтобы отбросить доли копеек, накапливающиеся при суммировании.