Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

Электронная таблица – это одно из самых удобных представлений для обработки данных в табличном виде. Программы, обрабатывающие электронные таблицы, называются табличными процессорами.

Идея создания электронных таблиц впервые возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin) в 1979 году. Выполняя скучные бухгалтерские вычисления, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston), который хорошо разбирался в программировании, разработали первую программу, имеющую в своей основе электронную таблицу. Они назвали свою программу VisiCalc.

VisiCalc стала одной из наиболее популярных программ обработки электронных таблиц. В появившихся вскоре программах-аналогах основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.

С тех пор табличные процессоры бурно развивались. В 1982 году на рынке программных средств появилась программа Lotus. Это был первый полноценный табличный процессор, который позволял работать с графикой и управлять базами данных. Программа стала настолько популярной, что после ее появления на рынке компания Lotus в первый же год повысила объем своих продаж до 50 млн долларов и стала самой большой независимой компанией, производящей программные средства.

Такой успех привел к ужесточению конкуренции. На рынке появляются электронные таблицы Quattro Pro компании Borland International, VP Planner компании Papaerback Software и другие аналогичные программные продукты.

Программа Excel фирмы Microsoft появилась в 1987 году. Разработчики программы нашли компромисс между быстротой освоения программы и широкими возможностями ее применения. Программа Excel, входящая в пакет Microsoft Office, позволяет анализировать данные с помощью диаграмм, создавать бланки документов, производить вычисления по формулам. Для бухгалтеров программа является незаменимым помощником. С ее помощью они могут вести журнал хозяйственных операций, оформить накладную, расчетно-платежную ведомость или счет-фактуру и выполнить любые другие задачи, связанные с систематизацией и упорядочиванием информации.

Excel произносится в русской транскрипции как «эксэль». Это название происходит от сокращения слова «excellent», что в переводе с английского означает «превосходный». Многие согласятся, что название вполне подходит этой программе. Ее действительно можно превосходно использовать, например, при организации бухгалтерского учета, проведении расчетов и оформлении документов.

Прежде чем перейти к рассмотрению работы с документами, вспомним основные способы работы в программе Excel.

Запустить программу можно, использовав команду Пуск → Программы → Microsoft Excel. Внешний Вид программы Excel является вполне традиционным для программ, работающих в среде Windows (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Интерфейс программы Excel

Под заголовком окна находится строка меню. При помощи команд строки меню осуществляется основная обработка данных. Список команд меню открывается, если щелкнуть на названии пункта меню.

Под заголовком и строкой меню находятся кнопки панелей инструментов. При первом запуске программы на экране расположены две панели: Стандартная и Форматирование.

Для того чтобы уточнить назначение кнопки на панели инструментов, подведите указатель мыши к кнопке и задержитесь над ней на несколько секунд. Рядом с кнопкой появится всплывающая подсказка с названием кнопки.

Чтобы убрать панель с экрана или вызвать новую, выберите команду Вид → Панели инструментов. В открывшемся подменю выберите ту панель, которую следует убрать или показать, и щелкните кнопкой мыши. Панели, которые уже есть на экране, отмечены галочкой.

Для управления панелями инструментов можно также использовать контекстное меню. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели инструментов или строки меню. Появится тот же список панелей инструментов, что и при вызове команды Вид → Панели инструментов.

На панели Стандартная расположены кнопки, предназначенные для работы с файлами (Открыть, Создать, Сохранить, Печать и т. д.) и для редактирования текста (Вырезать, Копировать, Вставить и т. д.).

Панель Форматирование используется для изменения внешнего вида текста – вида, начертания и размера шрифта, цвета ячеек и текста, типа рамок. Для использования кнопок панели Форматирование необходимо сначала выделить ячейки с данными в открытом документе, а затем выполнить команду.

В строке меню собраны команды для работы с документами и настройки окна программы. Покажем назначение некоторых наиболее важных пунктов строки меню:

• Пункт меню Файл содержит команды Открыть, Сохранить, Сохранить как, Предварительный просмотр, Печать, Выход и т. д. Команда Открыть позволяет открыть ранее сохраненный документ. Команды Сохранить и Сохранить как дают возможность сохранять созданные документы, причем команда Сохранить как позволяет дать документу новое имя. Команда Выход – один из самых быстрых способов закрыть документ и программу. В этом же меню расположен список последних использовавшихся файлов. Чтобы открыть один из этих файлов, достаточно выбрать его в меню.

• Пункт меню Правка можно использовать при редактировании документа. Он содержит команды Отменить, Вырезать, Копировать, Вставить, Найти, Заполнить, Перейти. Выбор команды Отменить позволяет отказаться от только что выполненного форматирования, копирования или удаления, то есть от любого действия, результат которого вас не устраивает. Команды Вырезать, Копировать и Вставить можно использовать для заполнения ячеек данными, хотя в программе существуют другие, более удобные и быстрые способы копирования информации. Команду Перейти используют для перемещения к ячейке с определенным адресом.

• Пункт меню Вставка содержит команды Строки, Лист, Диаграмма, Функции, Примечание. Как следует из названия, команды этого меню можно использовать для добавления строк, листов и диаграмм, а также вставки в документ примечания и функций при создании формул.

• Пункт меню Формат содержит команды, которые можно использовать при форматировании ячеек.

• Пункт меню Данные используется при работе с базами данных. Команды Сортировка, Фильтр, Сводная таблица позволяют сортировать таблицы баз данных, выбирать из них данные по определенным критериям, создавать сводные таблицы.

• Пункт меню Сервис используется для настройки программы.

Под панелями инструментов расположена строка формул. Эту строку можно использовать для ввода и редактирования данных и формул. В строке формул отображается содержимое активной ячейки.

Слева от строки формул расположено поле имени – поле, в котором появляется имя активной ячейки. В поле имени можно задать новое имя ячейки или диапазона ячеек. Для диаграмм поле имени идентифицирует выделенный элемент диаграммы.

Далее идет рабочее поле программы. Оно состоит из поименованных строк и столбцов. Рабочее поле – это видимая часть рабочего листа.

В нижней части рабочего листа расположены кнопки прокрутки ярлычков, ярлычки листов и маркер разбиения ярлычков.

Чтобы отобразить лист рабочей книги, щелкните на ярлычке с его именем. Кнопки прокрутки осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги, если они не видны полностью. Для прокрутки нескольких ярлычков за один раз щелкайте мышью на кнопках прокрутки, удерживая нажатой клавишу Shift.

Строка состояния расположена в нижней части окна программы. В левой части строки состояния кратко описывается выполняемая операция. Правая часть строки состояния показывает, нажаты ли кнопки CapsLock и NumLock. Команда Вид → Строка состояния удаляет строку состояния с экрана и восстанавливает ее отображение.

Подобно большинству популярных программ, программа Excel имеет контекстно-зависимую справочную систему. Это означает, что вы можете получить справку о действии, которое производится в данный момент. Справочная система считает, что вас интересует информация о текущей операции, и выбирает соответствующий раздел справочника.

Для получения такой справки выведите на экран помощника, выбрав в строке меню команду Справка → Показать помощника. На экране появляется симпатичное изображение скрепки, колобка, ученого или робота. Вид помощника можно поменять, щелкнув на его изображении правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Выбрать помощника. Вызвав помощника на экран, щелкните на нем, введите свой вопрос и щелкните на кнопке Найти. Для отключения справки щелкните на помощнике правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Скрыть.

Добавить или удалить кнопку панели инструментов очень просто. Для этого используется команда Настройка меню Сервис. В открывшемся окне можно просмотреть список имеющихся команд и перетащить значок необходимой команды на любую открытую панель инструментов. Для примера добавим на панель инструментов кнопку Настраиваемая кнопка.

Выберите команду Сервис → Настройка, в появившемся окне щелкните на вкладке Команды и откройте категорию Макросы (рис. 8.2). Удерживая левую кнопку мыши, перетащите кнопку Настраиваемая кнопка на панель Стандартная. Эта кнопка позволяет записывать часто повторяющиеся действия.

Рис. 8.2. Добавление кнопки на панель инструментов

Удалить кнопку так же просто. Для этого захватите кнопку мышью и перетащите ее за пределы панели инструментов. Обратите внимание на то, что при выходе указателя мыши за пределы панели рядом с ним появляется крестик. Это значит, что кнопка будет удалена. Когда вы отпустите мышь, кнопка исчезнет с панели инструментов.

Каждый файл в программе Excel является «книгой» с несколькими листами, подобно бухгалтерской книге. Наличие нескольких листов в книге позволяет хранить разные таблицы в одном файле, что особенно удобно, если таблицы связаны между собой. Количество листов в новой книге по умолчанию равно трем, но оно может быть изменено пользователем. Для этого выберите в меню Сервис команду Параметры и в появившемся диалоговом окне щелкните на вкладке Общие. В поле Листов в новой книге укажите необходимое число. В книге может содержаться от 1 до 256 листов.

Новый документ создается с именем Книга1, назначаемым по умолчанию. Это название лучше изменить при сохранении документа. Для этого выберите команду Файл → Сохранить как и в появившемся диалоговом окне Сохранение документа (рис. 8.3) укажите название документа в поле Имя файла.

Рис. 8.3. Окно сохранения документа

Внешний вид указателя мыши зависит от того, на какой элемент он указывает.

• Поводите указателем мыши по листу. Указатель выглядит как белый «плюс». Это основной вид указателя.

• Подведите указатель мыши к верхней границе активной ячейки. Указатель превращается в стрелку. Это говорит о том, что вы можете перемещать данные из выделенной ячейки, нажав левую кнопку мыши.

• Если подвести указатель к маркеру (черному квадратику) в правом нижнем углу выделенной ячейки или диапазона, указатель превращается в черный крестик. Это значит, что можно копировать последовательность данных. Подробнее об этой процедуре будет рассказано в следующей главе.

Задание 1

Выполните следующее задание:

1. Создайте новую книгу Excel.

2. При создании новой книги на рабочем листе активной является ячейка А1 (она выделена черной рамочкой). Введите в эту ячейку слово Доход и нажмите клавишу Enter.

3. Сохраните документ, выбрав команду меню Файл → Сохранить как. В поле списка Папка открывшегося диалогового окна укажите папку, в которой будет храниться документ (допустим, это будет папка Мои документы). Дайте документу название – Опыт.

4. После щелчка на кнопке Сохранить документ будет сохранен.

5. Закройте сохраненный документ.

6. Снова откройте документ, который только что сохранили. Используйте для этого команду меню Файл → Открыть. В диалоговом окне открытия документа укажите путь к папке, в которой находится сохраненный документ (Мои документы), а затем дважды щелкните на названии файла.

Как уже говорилось, рабочий лист состоит из столбцов и строк. Каждый лист содержит 256 столбцов и, в зависимости от версии программы Excel, более 60 000 строк. Нетрудно подсчитать, что общее количество ячеек на листе огромно – более 16 700 000, чего более чем достаточно для подавляющего большинства практических задач.

В каждую ячейку можно ввести до 256 символов. Активной считается ячейка, выделенная черной рамкой. В нее можно вводить данные. Для сохранения данных в ячейке нажмите клавишу Enter. После ввода становится активной ячейка, расположенная на одну строку ниже.

Совет

Можно изменить направление перемещения активной ячейки после ввода. Для этого выберите в меню команду Сервис → Параметры и на вкладке Правка выберите направление рядом с флажком Переход к другой ячейке после ввода. Если этот флажок снять, активная ячейка после ввода перемещаться не будет.

Для быстрого перемещения по листу используются как обычные кнопки прокрутки, так и «быстрые» клавиши:

• Tab – активной становится ячейка справа от текущей;

• Home – активной становится первая ячейка в текущей строке;

• PgUp (PgDn) – переход вверх (вниз) на одно окно;

• Ctrl+Home – переход в начало таблицы, в ячейку А1;

• Ctrl+End – переход в конец таблицы, в ячейку IV65536.

Для перехода к нужной ячейке можно также использовать команду Правка → Перейти и в открывшемся диалоговом окне Переход ввести в поле Ссылка адрес ячейки. Будьте внимательны: адрес должен быть набран латинскими буквами.

Прежде чем вводить данные, продумайте, как их лучше разместить на листе, какой результат вы хотите получить и в каком виде. Лучше всего сначала заполнить шапку таблицы, ввести заголовки строк и столбцов, из которых сразу будет видно их назначение. В случае необходимости в таблицу можно будет добавить новые строки и столбцы.

Задание 2

Создадим таблицу в документе Опыт, созданном на предыдущем задании:

1. Откройте документ Опыт.

2. В ячейку А1 вместо введенного ранее слова Доход введите знак №.

3. В ячейку В1 введите слова Наименование товара.

Совет

Если введенное значение выходит за границу ячейки, выберите команду Формат → Столбец → Автоподбор ширины.

4. В ячейку С1 введите слово Цена.

5. Не забудьте сохранить изменения, выполнив команду Файл → Сохранить. В результате должна получиться таблица, приведенная на рис. 8.4.

Рис. 8.4. Созданная таблица

Чтобы произвести с ячейкой (или ячейками) какую-либо операцию, ее необходимо выделить. Только выделив ячейку, вы можете ее удалить, переместить или скопировать, очистить ее или отформатировать ее содержимое. Одним словом, что бы вы ни делали, вы можете действовать только с выделенной ячейкой.

Чтобы выполнить единообразное форматирование, можно выделить несколько ячеек и работать с ними одновременно. Совокупность нескольких смежных ячеек называется диапазоном. Ссылка на диапазон складывается из разделенных двоеточием адресов первой и последней ячеек этого диапазона. Например, для обозначения ячеек с А1 по А9 используют сокращенную запись А1:А9.

Практически все, что можно делать с отдельной ячейкой, можно делать и с диапазоном. Если выделить некоторый диапазон на листе и щелкнуть, например, на кнопке Полужирный, все символы в этом диапазоне будут оформлены полужирным шрифтом. Можно дать диапазону имя, чтобы на него было проще ссылаться, – таким образом вы сможете экономить время.

Примечание

Диапазон ячеек не обязательно должен включать ячейки только одного столбца или строки. Например, если щелкнуть в ячейке В2 и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить указатель мыши на ячейку F2, выделится диапазон B2:F3.

На рабочем поле выделенная ячейка (или диапазон ячеек) обведена темной рамкой. Различные способы выделения ячеек приведены в табл. 8.1.

Таблица 8.1. Способы выделения ячеек

Чтобы снять выделение, щелкните в любой ячейке рабочего листа.

Задание 3

Для того чтобы применить изложенные приемы выделения, выделите шапку таблицы, которую вы создали во время выполнения предыдущего задания, а затем отформатируйте ее, выбрав размер шрифта 12 пт, начертание – полужирное, цвет заливки – желтый. Вот в какой последовательности необходимо выполнять действия:

1. Выделить ячейки А1:С1 любым из указанных в табл. 8.1 способов.

2. Выбрать размер шрифта 12 пт в раскрывающемся списке Размер на панели форматирования.

3. Щелкнуть на кнопке Полужирный.

4. Щелкнуть на кнопке Цвет заливки и выбрать нужный цвет.

Вид документа после форматирования приведен на рис. 8.5.

Рис. 8.5. Вид таблицы после форматирования

Продолжим знакомство с интерфейсом программы.

Каждый лист имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы книги, и ими удобно пользоваться при поиске. Ярлычки расположены слева в нижней части окна приложения.

После создания новой книги на экране открывается лист с именем Лист1. Чтобы перейти к следующим листам с именами Лист2, Лист3 и т. д., щелкните на соответствующем ярлычке. Если в книге очень много листов и все ярлычки не помещаются в строке, можно перемещаться по ней с помощью кнопок со стрелками, расположенных слева от ярлычков.

С помощью контекстного меню ярлычка можно изменить название листа, удалить лист, скопировать его и добавить новые листы. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке и выберите соответствующую команду в появившемся контекстном меню.

Рабочий лист представляет собой таблицу. Столбцы таблицы помечаются латинскими буквами, а ее строки – числами. Так как в латинском алфавите всего 26 букв, для начальных столбцов в качестве имен используются отдельные буквы от А до Z, а для последующих столбцов – пары букв: АА, АВ, АС…, AZ, ВА, ВВ…, BZ и т. д., вплоть до IA, IB…, IV.

Ячейки идентифицируются с помощью адресов. Адрес ячейки определяется именем столбца и номером строки, пересечением которых образуется ячейка. Например, адресом левой верхней ячейки рабочего листа является А1, а адресом последней ячейки – IV65536. Адрес ячейки также называется ссылкой на ячейку.

Имя ячейки определяется ее расположением, но оно ничего не говорит о ее содержании. Чтобы установить смысловую связь между именем ячейки и ее значением, имя можно поменять. Например, если в ячейке А2 будет храниться значение дохода фирмы, можно назвать эту ячейку Доход.

Изменить имя ячейки или диапазона ячеек можно следующим образом:

1. Выделите ячейку или диапазон.

2. Щелкните мышью в поле имени (крайнее левое поле в строке формул).

3. Удалите старое и введите новое имя ячейки или диапазона.

4. Нажмите клавишу Enter.

В нашем примере ячейка А2 названа Доход (рис. 8.6). В ней содержится число 129 – это видно по строке формул.

Примечание

Первым символом в имени ячейки обязательно должна быть буква, например: Налог2004. Слово 2004Налог в качестве имени недопустимо, равно как и имена, содержащие пробелы (последние можно заменить символом подчеркивания: Налог_2004). При попытке дать имя Налог 2004 прозвучит звуковой сигнал и появится предупреждающее сообщение. Имя ячейки также не должно превышать 256 символов.

Имена облегчают понимание данных и формул, когда вы используете таблицу, созданную очень давно. Как правило, когда вы создаете таблицу, вы знаете и помните, что означает, например, выражение = А2 – В2, однако если ею долго не пользоваться, вы вполне можете это забыть. Но если формула была введена как = Доход – Налоги, ее значение вы поймете всегда.

Рис. 8.6. Переименование ячейки

Другое преимущество именования ячеек в том, что уменьшается вероятность ошибок при перемещении ячеек. Программа Excel автоматически отслеживает изменения расположения поименованных ячеек и диапазонов.

Наконец, благодаря именам облегчается перемещение по листам. Укажите имя ячейки или диапазона в поле имени (можно выбрать его в раскрывающемся списке, щелкнув на стрелке справа от поля имени), и вы автоматически попадете в нужное место.

Итак, всем важным ячейкам следует давать имена. В первую очередь это относится к ячейкам, в которых планируется часто изменять данные, используемые в формулах. Как будет выглядеть рабочий лист после изменения имен ячеек, показано на рис. 8.7.

Рис. 8.7. В формуле используются измененные имена ячеек

Часто для ускорения набора текста прибегают к таким приемам, как копирование и перемещение информации.

Копирование отличается от перемещения тем, что при копировании содержимое исходной ячейки не изменяется – оно просто дублируется в той ячейке, куда было вставлено. При перемещении данные из исходной ячейки удаляются.

Копировать и перемещать можно не только одну ячейку, но и диапазон ячеек. Для копирования и перемещения используются команды Правка → Копировать и Правка → Вырезать. Намного удобнее и быстрее пользоваться кнопками на панели инструментов Стандартная (кнопки Копировать, Вырезать, Вставить).

Прежде чем мы перейдем к знакомству с другими способами копирования и перемещения, выполните следующее задание.

Задание 4

1. Откройте документ и в ячейку с адресом А2 введите фразу Кредит счета.

2. Пусть необходимо скопировать эту фразу в ячейку с адресом В5. Выделите диапазон ячеек А1:А2.

3. Щелкните на кнопке Копировать на панели инструментов Стандартная.

4. Щелкните сначала в ячейке В5, а затем – на кнопке Вставить.

Другой, более быстрый способ скопировать или переместить содержимое ячейки подразумевает применение мыши:

1. Выделите нужную ячейку или диапазон ячеек.

2. Переместите указатель мыши на темную рамку выделенных ячеек. Указатель должен превратиться в белую стрелку.

3. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите выделенный объект на новое место. Рамка выделения будет перемещаться вместе с указателем мыши. Она указывает место, в которое будет перемещен объект.

Совет

Чтобы указанным способом не переместить, а скопировать ячейки, удерживайте клавишу Ctrl. Рядом с указателем мыши появится знак +.

4. Отпустите кнопку мыши, и выделенный объект займет новое место.

Что делать, если необходимо скопировать данные на другой лист? Первый способ – воспользоваться командой копирования:

1. Выделите необходимые ячейки.

2. Выберите команду Правка → Копировать.

3. Щелкните на ярлычке нужного листа (например, на ярлычке Лист2).

4. Выделите место для вставки скопированных ячеек.

5. Выберите команду Правка → Вставить.

Другой способ – переместить данные с помощью мыши:

1. Выделите необходимую ячейку или диапазон.

2. Переместите указатель мыши на рамку выделенных ячеек, чтобы указатель превратился в белую стрелку.

3. Нажмите клавишу Alt.

4. Не отпуская клавишу Alt и удерживая левую кнопку мыши, переместите указатель на ярлычок нужного листа. Когда этот лист откроется, поместите объект в нужную позицию и отпустите мышь и клавишу Alt.

Примечание

Как и в предыдущих случаях, если удерживать при переносе клавишу Ctrl, объект будет не перемещен, а скопирован.

Наконец, рассмотрим еще один способ копирования и перемещения ячеек – с помощью контекстного меню.

Если выделить ячейку или диапазон и нажать правую кнопку мыши, появится контекстное меню, в котором можно выбрать команду Копировать, Вырезать или Вставить. Эти команды действуют так же, как и команды в меню Правка.