Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

Создание папки

Итак, проводник – это инструмент для просмотра содержимого диска вашего компьютера. Теперь мы попробуем создать свою папку и сохранить ее на жестком диске, чтобы затем в эту папку складывать созданные документы.

Обычно личные документы сохраняются в папке, созданной внутри папки Мои документы, а программы – в специально созданных папках. Так, файлы операционной системы Windows хранятся в папке Windows, а программы-приложения, такие как Word, Excel, «1С: Предприятие», находятся в папке Program Files.

Создадим папку, вложенную в папку Мои документы. (Папку можно создать в любом месте на жестком диске, однако на компьютере, как и на рабочем столе, должен быть порядок, поэтому неразумно создавать свою папку, например, в системной папке Windows.)

1. В левой панели проводника выделите папку Мои документы.

2. В строке меню выберите команду Файл → Создать → Папку.

На правой панели появляется изображение папки, а рядом с ней курсор вставки и название новой папки по умолчанию: Новая папка. Удалите ненужные символы и наберите на клавиатуре ваше название папки, например Бухгалтерия.

3. Для окончания ввода нажмите клавишу Enter.

Сохранение документов в папке

Пока вы набираете текст на компьютере, за его сохранность отвечает оперативная память. После окончания работы файл с текстом следует сохранить на жестком диске, иначе при закрытии программы он пропадет. Ваш файл будет сохранен в том месте жесткого диска, которое вы сами укажете. При необходимости документ можно будет быстро найти.

Сохранение документа проводится по следующему алгоритму:

1. Создайте документ, использовав какой-нибудь текстовый редактор, например Word или Блокнот.

2. В окне редактора выберите команду Файл → Сохранить как. Выбор данной команды говорит о том, что вы собираетесь дать документу новое название.

3. В диалоговом окне Сохранение документа (рис. 3.3) выберите из раскрывающегося списка в поле Папка: ту папку, в которой надо сохранить документ. Ее название должно появиться в поле (на рис. 3.3 открыта папка Бухгалтерия). Если это так, значит, нужная папка открыта.

4. Дайте название файлу (документу). Для этого щелкните в поле Имя файла и наберите имя файла.

5. Щелкните на кнопке Сохранить.

Внимание!

Обратите внимание на разницу между командами Сохранить и Сохранить как. Команда Сохранить как позволяет дать документу новое имя и по шагам проследить, где вы его будете сохранять, то есть позволяет полностью ориентироваться в файловой структуре. Для нового документа команда Сохранить работает аналогичным образом, и, если у документа нет имени, будет открыто диалоговое окно Сохранение документа. Если же имя уже есть, измененный документ будет сохранен под старым именем. Обычно при первом сохранении используют команду Сохранить как, а затем периодически производят сохранение изменений командой Файл → Сохранить.

Рис. 3.3. Окно сохранения документа

Задание 2

Для закрепления полученных знаний выполните следующее упражнение:

1. Откройте редактор Блокнот, наберите в нем предложение «Я сохраняю текст.».

2. Сохраните документ в папке Мои документы на диске С:.

3. Откройте программу Проводник и найдите документ, который вы только что сохранили.

4. Откройте документ, дважды щелкнув на нем, затем закройте и перетащите в корзину.

Создание ярлыка

Теперь, когда мы познакомились с программой Проводник, мы можем создавать ярлыки необходимых нам для работы программ, документов и папок. Создадим ярлык для папки Бухгалтерия:

1. Найдите в окне проводника свою папку.

2. Удерживая правую кнопку мыши, перетащите папку на рабочий стол и отпустите кнопку.

3. В появившемся меню выберите команду Создать ярлыки.

Внимание!

Если удерживать левую кнопку мыши, то произойдет перемещение на рабочий стол самой папки.

Можно создавать ярлыки к любым папкам, файлам и программам. Когда ярлык уже не нужен, его можно удалить с рабочего стола, выделив его и нажав клавишу Delete. Самый быстрый способ удаления – удерживая левую кнопку, перетащить изображение ярлыка на значок Корзина.

Задание 3

Создайте ярлык созданной вами папки, поместите его на рабочий стол, а затем удалите. Убедитесь, что сама папка по-прежнему осталась на диске, а ярлык оказался в корзине.

Поиск информации и печать файлов

Часто бывает так, что вы не можете найти нужные документ или папку. Для поиска потерянных документов используется команда Поиск в меню Сервис программы Проводник. Выберите эту команду и введите в открывшемся окне имя файла, который следует отыскать, затем щелкните на кнопке Искать. В окне будут показаны файлы с такими именами и путь к ним.

Чтобы распечатать документ из проводника, нужно выделить документ и выбрать в меню команду Файл → Печать.

Примечание

Для печати файлов предварительно должен быть установлен и настроен принтер.

Архивация

Архивный файл – это файл, содержащий в сжатом виде один или несколько файлов, которые могут быть извлечены из него в первоначальном виде. Так как архивация уменьшает размеры файлов, ее использование особенно полезно, если у вас мало свободного места на дисках – носителях информации, например, при работе с дискетами.

Для архивации файлов используются специальные программы – архиваторы. Среди наиболее известных программ такого рода можно назвать WinRAR, WinZIP, ARJ. Нельзя сказать наверняка, какая из этих программ лучше: одни из них выигрывают за счет скорости архивации, другие – за счет высокой степени сжатия.

При создании архива необходимо иметь в виду, что файлы разных типов имеют разную степень сжатия. Например, размер текстовых файлов Word может уменьшиться на 90 %, а некоторые графические файлы бесполезно архивировать, так как их размер не изменится вовсе.

Современные архиваторы имеют удобный интерфейс для добавления и извлечения архивных файлов. В большинстве случаев для работы достаточно выбрать из меню необходимую команду или щелкнуть на кнопке на панели инструментов.

В качестве примера мы рассмотрим архиватор WinRAR. Чтобы создать архив, выполните следующие действия:

1. Скопируйте файлы, предназначенные для архивации, в отдельную папку.

2. Запустите программу-архиватор с помощью ярлыка на рабочем столе или из главного меню.

3. Выберите в открывшемся окне архиватора папку с подготовленными файлами.

4. Щелкните на кнопке Добавить на панели инструментов.

5. В открывшемся диалоговом окне Имя и параметры архива (рис. 3.4) укажите имя архива (или оставьте предложенное по умолчанию) и установите параметры архивации.

6. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 3.4. Создание самораскрывающегося архива

Если вы запаковали файл и передаете его для использования другому человеку, позаботьтесь о том, чтобы он смог его распаковать. Для этого в архиваторах предусмотрено создание самораскрывающегося архива (SFX, от англ. self-extracting). Такой архив создается, если в диалоговом окне Имя и параметры архива установить флажок Создать SFX-архив (см. рис. 3.4). Правда, такой архив получается несколько больше обычного.

Самораспаковывающийся архив (в нашем примере это файл счет. ехе) имеет расширение ехе и по сути является программой. Для распаковки такого архива достаточно дважды щелкнуть на нем мышью в окне проводника, а затем в открывшемся окне (рис. 3.5) щелкнуть на кнопке Извлечь.

Рис. 3.5. Извлечение самораспаковывающегося архива

В этом же окне укажите папку, в которую необходимо поместить распакованный файл. Ее можно выбрать с помощью кнопки Обзор, расположенной справа от поля Извлечь в.

Примечание

Как добавить файл в архив и распаковать его, не запуская программу-архиватор, мы расскажем в следующей главе, после знакомства с контекстным меню.

Глава 4
Контекстное меню и диалоговые окна

В предыдущих главах говорилось о том, как управлять окнами, запускать программы, создавать, сохранять и редактировать документы. В этой главе речь пойдет о контекстных меню и диалоговых окнах. Эти элементы интерфейса операционной системы Windows позволяют существенно упростить и ускорить работу.

• Работа с диалоговыми окнами

• Использование контекстного меню

• Панель управления

Работа с диалоговыми окнами

Для успешной работы в программах-приложениях надо уметь пользоваться диалоговыми окнами.

Диалоговое окно появляется, если операционной системе или программе не хватает информации для дальнейшей работы или если ей необходимо сообщить пользователю какую-либо информацию. Представьте, что вы пришли в ресторан. Принимая заказ, официант уточняет, какой вы предпочитаете гарнир: цветную капусту или фасоль. В зависимости от вашего ответа он будет действовать по-разному. Некоторые команды не могут быть выполнены без ввода дополнительной информации. Именно в таких случаях на экран выводятся диалоговые окна.

В диалоговых окнах могут использоваться разнообразные элементы управления. С некоторыми из них вы уже познакомились при сохранении документа в программе Блокнот. Условно все элементы управления диалоговых окон можно разделить на несколько типов (табл. 4.1).

Все перечисленные элементы управления диалоговых окон показаны на рис. 4.1.

Таблица 4.1. Основные элементы управления диалоговых окон

Рис. 4.1. Основные элементы диалоговых окон

Далее вы познакомитесь с диалоговыми окнами, предназначенными для настройки рабочего стола, панели задач и панели управления. При работе с программами Word, Excel, «1С: Предприятие» мы также будем пользоваться диалоговыми окнами.

Использование контекстного меню

Контекстное меню появляется, если вы щелкаете правой кнопкой мыши на объекте операционной системы. В зависимости от того, какой объект был выбран, состав команд и пунктов меню различается. Именно поэтому меню называется контекстным: его вид зависит от контекста, в котором оно было вызвано.

В контекстном меню собраны наиболее часто используемые команды для работы с выбранным объектом. Большинство пользователей предпочитают именно контекстное меню, несмотря на то, что те же команды дублируются на панели инструментов или в строке меню. Контекстное меню удобно тем, что появляется в том месте, где в данный момент находится мышь, и, чтобы выбрать команду, практически не нужно перемещать указатель мыши по экрану.

Приведем примеры использования контекстного меню для некоторых объектов.

Изменение свойств ярлыка

С помощью контекстного меню можно изменять свойства ярлыка:

1. Щелкните на ярлыке папки Бухгалтерия правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства. Откроется окно Свойства: Бухгалтерия (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Настройка свойств ярлыка

2. В поле Рабочая папка указана папка, в которой находится файл, соответствующий данному ярлыку.

3. Кнопка Сменить значок позволяет найти для ярлыка другой значок.

4. Чтобы сохранить изменения, щелкните на кнопке ОК.

Настройка рабочего стола

Для изменения внешнего вида рабочего стола также удобно использовать контекстное меню.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте рабочего стола. Команда Свойства контекстного меню откроет диалоговое окно Свойства: Экран, в котором можно изменить оформление и другие свойства рабочего стола.

Примечание

Для этого можно также выбрать в главном меню команду Пуск → Панель управления и в появившемся окне дважды щелкнуть на значке Экран.

Настройка раскладки клавиатуры

Щелкните правой кнопкой мыши на индикаторе клавиатуры, расположенном в области уведомлений на панели задач, и выберите из контекстного меню команду Свойства. В открывшемся окне можно посмотреть раскладку клавиатуры, а также выяснить, с помощью каких клавиш происходит переключение клавиатуры с одного языка на другой.

Операции с файлами

Очень удобно использовать контекстное меню при работе с файлами и папками. Откройте программу Проводник, щелкните правой кнопкой мыши на файле или папке, чтобы появилось контекстное меню (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Контекстное меню файла

С помощью команд этого меню можно создать, открыть, напечатать или удалить документ, вырезать или скопировать его, создать для него ярлык, переименовать и выполнить с ним другие действия.

Выбрав команду Отправить → Рабочий стол (создать ярлык), вы поместите ярлык документа на рабочий стол.

Можно также отправить письмо в папку Мои документы, скопировать документ на внешний носитель, добавить в архив или в сеть Интернет.

Выбрав пункт Свойства, можно узнать размер файла.

Для того чтобы узнать объем жесткого диска и количество свободного места на нем, щелкните правой кнопкой на имени диска (например, С:) и выберите в контекстном меню команду Свойства.

Настройка панели задач

Щелкните правой кнопкой мыши на панели задач. Появится контекстное меню панели задач.

С помощью этого меню можно управлять расположением открытых окон, вызывать или убирать дополнительные панели инструментов на панели задач, а также настраивать панель задач и главное меню.

Можно настроить панель задач таким образом, чтобы при работе в приложениях ее не было видно на экране. Для этого надо выбрать в контекстном меню панели задач команду Свойства и в появившемся окне Свойства: Панель задач установить флажок Автоматически убирать с экрана. Теперь панель задач будет появляться, только если подвести указатель мыши к нижней границе экрана.

Чтобы панель задач не закрывала окна запущенных приложений, установите флажок Расположить поверх всех окон.

При установленном флажке Отображать часы в правом нижнем углу панели задач (в так называемой области уведомлений) появляются часы.

Добавление и удаление пунктов главного меню

При установке новых программ в главном меню появляются новые пункты. Чтобы самостоятельно добавить пункт в главное меню, щелкните мышью на значке программы, папки или ярлыка и, не отпуская кнопку мыши, перетащите его на кнопку Пуск. В главном меню появится новый пункт (рис. 4.4).

Рис. 4.4. В главное меню добавлен пункт Институт

Чтобы изменить состав главного меню, можно также использовать команду Свойства контекстного меню панели задач. В окне Свойства: Панель задач щелкните на вкладке Настройка меню и с помощью диалоговых окон добавьте или удалите программы и папки.

Быстрое создание архива

С помощью контекстного меню можно быстро распаковать архив или добавить в него файлы. Щелкните на файле правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить в архив.

Если щелкнуть правой кнопкой мыши на архивном файле (он может иметь расширение zip, rar, arj; в нашем примере – гаг), то в контекстном меню будет присутствовать команда Извлечь файлы (рис. 4.5).

Примечание

Для работы с архивами указанных форматов на компьютере должен быть установлен современный архиватор, например WinRAR или WinZIP.

Рис. 4.5. Контекстное меню архива

Выберите команду Извлечь файлы…, щелкнув на ней. Произойдет извлечение файлов из выбранного архива. Если не указано иное, то извлечение выполняется в текущую папку. При необходимости извлечения лишь некоторых файлов или папок выберите команду Открыть и укажите, какие именно папки вы собираетесь извлечь.

Панель управления

Панель управления позволяет настраивать различные компоненты системы: мышь, модемы, шрифты, язык и т. д.

Для того чтобы открыть панель управления, выберите команду главного меню Настройка → Панель управления, а затем двойным щелчком выберите в перечне нужный объект.

Пункт Мышь позволяет настроить параметры мыши: поменять назначения правой и левой кнопок (для удобства левшей), изменить скорость двойного нажатия и перемещения курсора, задать для курсора шлейф, поменять вид указателя мыши.

Двойной щелчок на значке Дата, время, язык и региональные стандарты открывает окно, в котором можно установить:

• основной язык (вкладка Общие);

• форматы чисел и разделители знаков, а также систему единиц (вкладка Числа);

• формат даты и времени (вкладка Дата и Время);

• формат денежных единиц (вкладка Денежные единицы).

В этом же окне находится уже знакомая вам вкладка Языки и раскладки, на которой настраивается раскладка клавиатуры.

Глава 5
Работа в Интернете

Компьютер с операционной системой Windows при условии подключения модема позволяет организовать доступ во всемирную сеть Интернет. Для связи компьютеров используются телефонные линии, каналы связи через трансокеанские кабели, оптоволоконные линии и линии спутниковой связи. Широко распространен также беспроводной доступ в Интернет.

Поскольку современному бухгалтеру приходится заглядывать в Интернет, познакомимся с основными понятиями, необходимыми для работы в Сети.

• История появления Интернета

• Протоколы TCP/IP

• Адресация в сети Интернет

• Информационные ресурсы

• Веб-браузеры

• Способы подключения к Сети

• Поиск в Интернете

• Электронная почта

• Настройка программы Outlook Express

• Создание электронного сообщения

• Получение сообщений

История появления Интернета

В настоящее время невозможно найти человека, который не знал бы о существовании Интернета. Бурное развитие пережила и русскоязычная часть Интернета. Свои веб-сайты имеют многие компании, издания, телеканалы. Сеть обладает обширными информационными ресурсами.

Вспомним, как все начиналось.

Днем рождения Интернета можно назвать 2 января 1969 года. В этот день Управление перспективных исследований (Advanced Research Projects Agency, ARPA), являющееся одним из подразделений Министерства обороны США, начало работу над проектом связи компьютеров оборонных организаций. В результате исследований была создана сеть ARPANET, в основе функционирования которой лежали принципы, использованные позже при построении Интернета.

Следующим этапом в развитии Интернета стало создание сети Национального научного фонда США (National Science Foundation, NSF). Эта сеть объединила научные университетские центры. Основой сети стали пять суперкомпьютеров, соединенных между собой высокоскоростными линиями связи. Все остальные пользователи подключались к сети. Следующая реорганизация сети произошла в 1987 году, когда была создана магистраль NSFNET Backbone – базовая часть, или «хребет», сети.

Одновременно образовались национальные сети в других странах. Компьютерные сети разных стран стали объединяться, и в 90-х годах появился Интернет в его сегодняшнем виде.

Протоколы TCP/IP

Сеть состоит из совершенно разнородных подсетей, соединенных друг с другом шлюзами. В качестве подсетей могут выступать локальные, национальные, региональные сети, а также другие глобальные сети, например Bilnet. К этим сетям могут подключаться компьютеры разных типов с разными операционными системами. Однако надежность такой сети только возрастает от увеличения числа компьютеров, поскольку изначально Интернет проектировался как открытая система. Выход из строя одного компьютера, входящего в сеть, не влияет на работоспособность всей сети.

Очевидно, что столь разнообразный состав подключенных к Сети компьютеров требует разработки универсальных правил взаимодействия. Эти правила получили название протоколов. Подобно дипломатическим протоколам, они определяют правила работы в Сети. Стандартные протоколы заставляют разные компьютеры говорить на одном языке. В основном в Интернете используется семейство протоколов TCP/IP. Передача данных организована на основе протокола IP (Internet Protocol – межсетевой протокол), представляющего собой описание работы Сети, обращения с IP-пакетами и их обработки.

Протокол TCP (Transmission Control Protocol – протокол управления передачей), в свою очередь, позволяет гарантировать надежную доставку сообщений. Он определяет размер передаваемого сообщения, параметры передачи, контроль целостности пакета.

Адресация в сети Интернет

Каждый компьютер, включенный в сеть Интернет, имеет свой уникальный IP-адрес, на основании которого протокол IP передает информацию в Сети. Познакомимся с правилами построения адреса. Адреса в Интернете могут быть представлены как последовательностью цифр, так и именем, построенным по определенным правилам. Компьютеры используют цифровые адреса, а пользователям удобнее работать с символьными именами.

Цифровые адреса состоят из четырех чисел, каждое из которых не превышает 256. При записи числа разделяются точками. Адрес читается слева направо. Начало адреса определяет ту часть Интернета, к которой подключен компьютер, а окончание – адрес самого компьютера в этой части Сети. Приведем пример IP-адреса: 195.242.2.2. В приведенном адресе номер сети – 195, а номер компьютера – 2.

Пользователям Сети удобнее использовать символьные имена. Поэтому в сети Интернет для этой цели применяется доменная система имен (Domain Name System, DNS). Каждый уровень отделяется точкой и носит название домена. В доменной системе имена назначаются путем возложения ответственности за подмножество имен на различные группы пользователей. Адрес в этом случае читается справа налево. Крайний справа домен в имени – это географический домен либо некие признаки организации или учреждения.

Для доменов нижних уровней можно использовать практически любые имена, но для названия доменов самого верхнего уровня существует соглашение. Можно указать две буквы, которые определяют страну. Например, по аббревиатуре ru – Россия, fr – Франция, us – США, по – Норвегия понимают, к какой стране принадлежит данный адрес. Приведем примеры некоторых географических доменов:

• fi – Финляндия;

• са – Канада;

• no – Норвегия;

• de – Германия;

• ch – Швейцария;

• it – Италия.

Существуют и домены, разделенные по тематическим признакам. Такие домены имеют трехбуквенные сокращенные названия. Например:

• учебные заведения – edu;

• правительственные учреждения – gov;

• коммерческие организации – com.

При работе в сети Интернет чаще всего используются не просто доменные адреса, а универсальные указатели ресурсов (Universal Resource Locator, URL). URL – это адрес любого ресурса в Интернете вместе с указанием на то, с помощью какого протокола следует к нему обращаться, какую программу запустить на сервере и к какому конкретному файлу обратиться.

Общий вид URL:

протокол://хост-компьютер/имя файла

Начальная часть URL, заканчивающаяся двоеточием, задает метод доступа (протокол) к ресурсу, например: http, ftp, gopher. В большинстве случаев используется протокол HTTP (Hyper Text Transfer Protocol – протокол передачи гипертекста). Две наклонные черты после двоеточия указывают, что далее следует адрес хост-компьютера. Затем указывается полный путь к файлу (каталог и имя файла).

Например, http://www.whitehouse.gov– адрес Белого дома США, адрес издательства «Питер» – http://www.piter.com/display.phtml.

Указание протокола http в начале адреса означает, что далее следует адрес вебстраницы, www показывает, что будет происходить обращение к веб-серверу, а имя display.phtml – это имя файла, к которому обращаются на сервере www.piter.com.

В настоящее время многие организации имеют свою страницу в Интернете. В большинстве случаев адреса организаций имеют характерные имена и заканчиваются доменом com. Например, веб-сайт известной косметической фирмы Vichy называется www.vichy.com.