Текст книги "Управление человеческими ресурсами"

3.3. Организация труда в системе управления человеческими ресурсами

Работники, профессионально участвующие в менеджменте и составляющие аппарат управления (в том числе и службу управления персоналом), именуются в нашей стране кадрами управления. Они подразделяются на три основные группы: руководители, специалисты и технические исполнители. Все эти категории работников выполняют различные управленческие операции и процедуры[9]9
  Управленческая процедура – это система операций, направленных на решение каких-либо управленческих задач.


[Закрыть] и имеют разную профессиональную подготовку.

Управленческие операции и процедуры подразделяются обычно на творческие, логические и технические.

Творческие операции и процедуры являются наиболее сложными и требуют высокой квалификации работников, так как включают такие мыслительные действия, как абстрагирование, сравнение, анализ, синтез, выводы, прогнозы, принятие решений.

Логические операции и процедуры выполняются в определенной, заранее заданной последовательности, т. е. по разработанному алгоритму (например, составление бухгалтерского отчета, расчет потребности в товарах и т. п.). Логические операции по классу сложности ниже творческих, но их выполнение также требует от работников управленческого аппарата специальной подготовки.

Технические операции и процедуры (размножение документов, доставка почты, разноска данных в картотеки, ведение делопроизводства), характеризующиеся наибольшей частотой повторения, просты по исполнению и не требуют высокой квалификации работников.

Руководители – это менеджеры, возглавляющие предприятия, организации (или структурные подразделения предприятий и организаций). Они имеют, как правило, высшее специальное образование и значительный практический опыт работы. Руководители направляют работу предприятия (организации, подразделения), принимают управленческие решения и несут полную ответственность за выполнение принятых решений и результаты работы предприятий (организаций, подразделений).

В бюджете рабочего времени руководителей велик удельный вес творческих операций и процедур.

Специалисты – это сотрудники аппарата управления, обладающие специальными знаниями, имеющие, как правило, оконченное высшее или среднее образование. Они привлекаются обычно к разработке вариантов управленческих решений и ответственны за качество выполняемой работы. К специалистам относятся инженеры, экономисты, юристы, социологи, маркетологи, технологи и т. д.

В бюджете рабочего времени специалистов доминируют логические операции и процедуры.

Технические исполнители – это люди, обслуживающие процесс управления (секретари, курьеры, лаборанты, учетчики, чертежники и др.). Как правило, они не имеют высшего специального образования, но имеют специальную профессионально-техническую подготовку. Технические исполнители выполняют главным образом вспомогательные функции.

Все эти категории работников, занятых в аппарате управления, тесно взаимодействуют между собой, а их действия согласовываются и координируются для обеспечения оптимального достижения целей организации.

Совершенствование работы аппарата управления предполагает последовательное осуществление научных принципов организации труда менеджеров. К ним могут быть отнесены принципы специализации, пропорциональности, прямоточности, непрерывности, ритмичности, системного и комплексного подходов.

Принцип специализации предполагает углубленное разделение труда в аппарате управления для концентрации отдельных однородных работ в определенном функциональном подразделении.

Принцип пропорциональности предполагает соблюдение определенных соотношений (в численности персонала, квалификации работников) между различными частями (звеньями) аппарата управления с тем, чтобы все функции и процедуры выполнялись своевременно и квалифицированно и сопрягались бы между собой гармонично.

Принцип прямоточности требует при организации трудовых процессов в аппарате управления установления кратчайшего пути движения информации и документации от места возникновения до места использования.

Принцип непрерывности предусматривает сведение до минимума всякого рода технологических перерывов в процессах управления. Реализация этого принципа означает прежде всего сокращение потерь рабочего времени сотрудников. Важную роль в обеспечении принципа непрерывности играет рационализация управленческих процедур, так как типичными причинами технологических перерывов (например, задержка принятия решения) является недостаток необходимой информации, ее неполнота или искажение.

Принцип ритмичности применительно к аппарату управления означает требование равномерной работы всех его звеньев, подчинение всего трудового процесса определенному планомерному режиму, установленному плановыми и технологическими документами.

Современная организация труда в аппарате управления предполагает последовательное соблюдение всех этих принципов.

3.4. Информационное и техническое обеспечение системы управления человеческими ресурсами

Информация – это совокупность сведений о системе управления и внешней среде. Информация, используемая в управлении персоналом, классифицируется по разным признакам:

– содержанию (научно-техническая, экономическая, социальная, организационная);

– месту образования и использования (входящая, исходящая, внутренняя и т. п.);

– степени преобразования (первичная и производная информация);

– времени хранения (хранящаяся определенный срок и постоянно);

– степени использования (однократного и многократного использования).

Основным носителем информации является документ, т. е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.

В зависимости от авторства различают служебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть заявки и письма, написанные от имени организации другим предприятиям и организациям. Авторами личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода документам можно отнести заявление о приеме на работу, расписку, доверенность и т. п.

По сложности различают простые и сложные документы.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по определенной схеме (например, договоры, уставы, протоколы и т. п.).

Индивидуальные документы составляют в произвольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство – специальный раздел управления.

Одной из насущных проблем подсистемы управления человеческими ресурсами является укрепление ее информационной базы.

Для оперативного руководства персоналом необходима различная информация: данные о постоянном составе персонала, структуре персонала, текучести кадров, потерях рабочего времени по различным причинам, заработной плате, социальных нуждах работников и др. Сведения о работниках организации можно подразделить на базовые и переменные данные. Базовые данные подразделяются на постоянные (например, пол, год рождения) и условно-постоянные (например, должность, оклад, место жительства). К переменным данным можно отнести сведения о простоях, прогулах и т. п.

Весьма актуальными проблемами кадрового менеджмента являются автоматизация обработки информации и совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом. Рассмотрим некоторые пути решения этих проблем.

Для обработки информации о персонале и оперативного управления работниками необходимы определенные технические средства. Обычно эти технические средства подразделяются на два крупных класса: средства оргтехники и вычислительную технику. В свою очередь оргтехника подразделяется на несколько групп:

– простейшие средства оргтехники (канцелярские товары, ящики для картотек, диспетчерские доски и т. п.);

– офисная мебель (столы, стулья и др.)

– машины для фиксации данных и размножения документов (пишущие машинки, ксероксы и т. д.);

– средства связи (селектор, телефон, телетайп и др.).

К вычислительной технике относятся все виды ЭВМ, используемые в управлении. Во внутрифирменном управлении, в частности, в управлении персоналом, применяются различные виды вычислительной техники, средства телекоммуникаций, терминальные устройства, средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления персоналом ЭВМ используются для решения различных задач: хранения постоянных данных о работниках, учета выполненной работы и расчета заработной платы, анализа данных о персонале и т. п. Однако в управлении персоналом ЭВМ все чаще применяются для обработки не числовой, а текстовой информации и понятие «вычислительная техника» перестает соответствовать содержанию задач, решаемых с помощью компьютеров.

В управляющей подсистеме при управлении персоналом широко применяются новые технические средства: копировальные устройства со встроенными микроЭВМ (для копирования и рассылки документов), информационные базы данных для хранения различных текстов, телекоммуникационная внутрифирменная сеть, фотонаборная и диктофонная техника и т. п.

В крупных современных фирмах действует комплексная автоматизированная обработка информации, которая объединяет все технические средства обработки информации с использованием новейшей технологии и методологии обработки информации. Создание этой комплексной автоматизированной системы осуществляется в несколько этапов. На первом этапе автоматизируются процессы сбора, хранения и выдачи данных, на втором – внедряются устройства для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборные устройства, на третьем – происходит интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему (объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты), на четвертом – осуществляется переход к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации обычно включает следующие технические средства: терминальные устройства, устройство оптического распознавания обозначений, устройство автоматизированной обработки текстовой информации, ЭВМ, фотокамеры для микрофильмирования больших массивов информации, устройство автоматизированного хранения и выдачи информации, печатающие устройства, устройства для чтения микрофильмов, средства доведения информации до пользователя.

На основе взаимного проникновения оргтехники и вычислительной техники в настоящее время создаются различные информационные системы. Применительно к управлению персоналом информационная система – это набор взаимосвязанных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и передачу управленческой информации. На уровень информационных систем существенное влияние оказывают уровень технического развития организации и организационная культура.

Принципиальную модель функционирования информационной системы можно представить следующим образом:

Входящая информация → Обработка → Конечная информация.

В зависимости от уровня механизации управленческого труда и степени участия в подготовке управленческих решений различают несколько видов информационных систем:

– простые информационные системы, в которых весь процесс сбора и обработки управленческой информации осуществляется вручную;

– смешанные информационные системы, в которых люди собирают и обрабатывают информацию при помощи машин и механизмов;

– информационно-справочные системы, в которых процессы сбора и обработки информации автоматизированы, эти системы способны автоматически выдавать справки;

– информационно-советующие системы, которые не только автоматически обрабатывают информацию и могут выдавать справки, но и способны предлагать варианты решений в пределах заданных параметров.

Системы управления, в которых для обработки информации используются ЭВМ, получили название автоматизированных систем управления (АСУ). В настоящее время на крупных предприятиях успешно создаются АСУ управления персоналом.

Под автоматизированной системой управления понимается совокупность технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющая осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам.

Важнейшее требование, предъявляемое к автоматизированным системам управления, – общность принципов функционирования. Такими принципами являются:

– методологическое единство, заклющееся в единстве методов решения экономических задач (в каждом одноименном звене системы);

– информационное единство, основанное на использовании унифицированных форм отчетных и плановых документов;

– техническое единство, отличающееся технической, программной и кодовой совместимостью применяемых вычислительных (и других технических) средств.

3.5. Правовое и нормативно-методическое обеспечение системы управления человеческими ресурсами организации

Правовое обеспечение подсистемы управления человеческими ресурсами основывается прежде всего на законодательных актах, создающих рамочные условия для управления персоналом. К числу таких законодательных актов можно отнести Гражданский и Трудовой кодексы Российской Федерации (РФ) и другие законы РФ. Важную часть правовой базы предприятий составляют указы президента, постановления правительства РФ и местных органов власти.

Основными задачами правового обеспечения системы управления человеческими ресурсами являются: правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками, а также защита прав законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Основу правового обеспечения управления человеческими ресурсами составляет Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), в котором законодательно определены права и обязанности работодателей и наемных работников, а также основные условия приема на работу, увольнения, предоставления отпуска и другие аспекты взаимоотношений администрации и персонала.

В этом документе шесть частей, в которых выделены соответствующие разделы, главы и статьи.

Так, в первой части нового Трудового кодекса РФ излагаются общие положения. Здесь, в частности, определены цели и задачи трудового законодательства, основные принципы правового регулирования трудовых отношений, а также рассмотрены трудовые отношения, стороны трудовых отношений и основания их возникновения. Особое внимание при этом уделено правам и обязанностям работников и работодателей.

Вторая часть содержит описание концепции социального партнерства в сфере труда. В самых общих чертах «социальное партнерство – система взаимоотношений между работниками (представителями работников), работодателями (представителями работодателей), органами государственной власти, органами местного самоуправления, направленная на обеспечение согласования интересов работников и работодателей по вопросам регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений»[10]10
  ТК РФ. Ч. 2, раздел II, гл. 3, ст. 23. М.: ОСЬ–89, 2002.


[Закрыть].

Третья часть содержит несколько разделов. В разделе III рассматривается трудовой договор. Следующие разделы посвящены рабочему времени, гарантиям и компенсациям, трудовому распорядку и дисциплине труда, а также профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников, охране труда и материальной ответственности сторон трудового договора.

В четвертой части ТК РФ отражены особенности регулирования труда отдельных категорий работников: руководителей; работников, занятых на сезонных работах; работников в возрасте до 18 лет и т. п.

Пятая часть нового трудового кодекса посвящена защите трудовых прав работников, государственному надзору и контролю за соблюдением трудового законодательства, защите прав работников профессиональными союзами, рассмотрению коллективных трудовых споров, а также ответственности за нарушение трудового законодательства и иных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Шестая, заключительная, часть отражает в основном сроки и порядок введения в действие Трудового кодекса РФ, порядок и сроки введения минимальной заработной платы. В этой части, в частности, сказано, что новый Трудовой кодекс вводится в действие с 1 февраля 2002 г. С этого же времени признаются утратившими силу основные законодательные акты о труде, принятые в советский период.

Нормативно-методическое обеспечение организации (предприятия) представлено уставом предприятия – базовым нормативным документом в работе с персоналом. Устав предприятия отражает его задачи и виды деятельности, функции организации, определяющие состав персонала.

В Уставе отражается экономическое и правовое положение организации, характеризующее положение персонала; права и обязанности персонала, порядок приема и увольнения; гарантии по оплате труда.

Кроме того, на основе законодательных актов и Устава разрабатываются различные нормативно-методические документы, создающие правовые рамочные условия для управления персоналом конкретного организации (предприятия). К числу таких документов можно отнести положения о подразделениях и службах на предприятии, должностные инструкции, трудовые контракты.

Положения о подразделениях и службах представляют собой, как правило, долговременные нормативные акты, имеющие сводный кодифицированный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, права, обязанности и ответственность подразделений предприятия. Например, на предприятиях создаются обычно положения о службе управления персоналом, маркетинговой службе, коммерческом отделе и др. Положение о подразделении выявляет место и роль подразделения в структуре организации; увязывает функции и задачи подразделения с функциями и задачами организации.

Должностная инструкция является основным локальным организационным документом, закрепляющим статус работника, его должностные обязанности, виды и объемы работ, а также полномочия работника. Кроме того, должностная инструкция регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками подразделения организации (предприятия).

В практике правового регулирования социально-трудовых отношений на уровне предприятий все большее распространение получают контракты.

Контракт – это трудовой договор, составляемый только в письменной форме и не более чем на пять лет.

Существенную роль в нормативно-методическом обеспечении системы управления человеческими ресурсами играют документы, регламентирующие выполнение функций по управлению людьми в организации: положения по формированию кадрового резерва в организации, рекомендации по организации подбора и отбора персонала, положения по оплате и стимулированию труда и т. п.

Выводы

Важнейшей частью аппарата управления организации (предприятия) является служба (или система) управления человеческими ресурсами.

Важнейшими направлениями деятельности службы управления человеческими ресурсами в современных условиях можно назвать следующие: прогнозирование и планирование потребности в человеческих ресурсах, поиск персонала, работа с обучающимися, адаптация работников, организация их обучения, аттестация персонала, прием на работу, перевод, увольнение.

Работники, профессионально участвующие в менеджменте, именуются кадрами управления и подразделяются на три основные категории: руководители, специалисты и технические исполнители. Все эти категории работников выполняют творческие, логические и технические управленческие операции и процедуры.

Работа аппарата управления предполагает четкое соблюдение научных принципов организации труда менеджеров. Важнейшие из них – принципы специализации, пропорциональности, прямоточности, непрерывности и ритмичности.

Решения в области управления персоналом могут быть классифицированы по различным признакам: уровню управления, масштабу воздействия, содержанию, способу принятия и т. п.

Однако все управленческие решения относительно персонала должны соответствовать ряду требований, важнейшими из которых являются: минимальное число корректировок, сбалансированность прав и обязанностей менеджера, единство распорядительства, строгая ответственность, обоснованность, конкретность, полномочность и своевременность.

В целях оптимизации управленческих решений широко используются метод математического моделирования, экспертно-аналитический метод, а также метод мозговой атаки (мозговой штурм).

Для эффективной деятельности службы управления персоналом необходимо качественное информационное, техническое, правовое и нормативно-методическое обеспечение этой службы.

Информационное обеспечение службы управления человеческими ресурсами предусматривает своевременное и полное получение всей базы социальных данных и оптимальное использование их в процессе управления персоналом.

Техническое обеспечение управления человеческими ресурсами предполагает насыщение кадровой службы современными техническими средствами.

Правовое обеспечение службы управления человеческими ресурсами предусматривает наличие системы правовых актов, создающих рамочные условия для управления кадрами. На основе законодательных актов на уровне организации осуществляется нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом, которое включает разработку устава фирмы, положений о подразделениях и службах, а также написание и использование должностных инструкций и других документов, используемых в кадровом менеджменте.