Текст книги "Настольная книга project-менеджера. Что нужно знать, чтобы управлять IT, digital и другими проектами с учетом российских реалий"

2.2. Требовательность

Требовательность – базовое качество руководителя, в том числе – и руководителя digital-проектов. Это умение настоять на своем, отстоять интересы компании, команды, проекта и свои, если на эти интересы покушается вселенная.

В идеале управление digital-проектом сводится к расстановке приоритетов: это делаем в первую очередь, это – во вторую. Команда весело разбирает тикеты и дружно бежит их выполнять. Желательно автономно: сами подумали, сами быстро и качественно сделали. Вас же на всякую фигню не отвлекают. А только радуют результатами.

Размечтался. Гораздо чаще можно встретить сопротивление требованиям, затупы, а иногда – скрытый или даже явный саботаж.

Требовательность плотно связана с понятиями «власть» и «эксплуатация». Про источники власти много любопытного у Макиавелли, Ницше и других великих умов мира сего. Власть божественная или государственная, бла-бла-бла… – нам так круто не надо. Для управления digital-проектами интересна власть, которая устанавливается внутри команды проекта и разделяет людей на тех, кто командует, и тех, кто подчиняется.

Требовательность – токсична, и в больших количествах – яд (вплоть до психосоматики). Давят сроки, обстоятельства, клиенты, объем параллельных проектов. И малейшее сопротивление требованиям или уточняющий вопрос команды исполнителей вызывает у перегруженного руководителя раздражение. Оставаться при этом еще и в позитивном настроении – сложно.

Я знаю целый класс руководителей уровня «директор по маркетингу», бегающих с конференции на конференцию, с выставки на выставку (в промежутках – в отпуск), забегающих в офис поработать на пару дней и тут же сливающихся на следующую выставку – лишь бы не заниматься управлением.

Требовать мягко и тактично они не умеют. На внятное распоряжение способны только в состоянии аффекта, если их сильно разозлить. Надо ли говорить, что такое поведение деструктивно не только для самого руководителя, но и для его рабочей группы?

Приходится учиться требовать. А в книгах по менеджменту тема табуирована. Принято писать о мотивации, командном духе, самоорганизации и бирюзовых компаниях. Вести дискуссии о том, нужен ли вообще менеджер на проекте. Искать всевозможные поводы как можно дальше дистанцироваться от этого геморроя. При этом забывается, что в западных компаниях субординация, бизнес-процессы, требовательность и исполнительность нормально работают по умолчанию. Никто в голос не ругается, не орет, но если пригласили на разговор за закрытыми дверями – все прекрасно понимают, что дело дрянь. Мотивационные плюшки и самоорганизация – это уже тюнинг.

Забавно выглядит, когда руководитель, начитавшись книг по мотивации и самоорганизации или вернувшись с семинара, вдохновенно решает убрать вот эту самую токсичность управления от себя подальше. Прибегает в компанию и с криками «Ага! Мы с завтрашнего дня – бирюзовые!» пытается перевалить «головняк» на команду. А потом расстраивается, что не работает. И почему-то я не удивлен. Делегировать сначала научитесь!

Уверен, если бы в таск-трекерах была кнопка «Долбануть током» – она бы пользовалась популярностью. Пока такой кнопки нет, ею должны уметь становиться вы сами.

Самоорганизующимся командам нужен самоорганизатор. Уметь планировать, требовать, настаивать, при этом соизмеряя необходимую и достаточную силу. Хотя говорить про требовательность не принято: сочтут упырем, эксплуататором и фашистом.

В долгосрочной перспективе для блага проекта, организации и ее обитателей сильная власть и требовательность предпочтительнее хаоса и анархии. Известный афоризм Гарри Трумэна, 34-го президента США: «Любое действительно эффективное управление на поверку оказывается диктатурой». При этом никто не против, чтобы все были довольны, счастливы и мотивированы. Как такового противоречия здесь нет.

Самоорганизующимся командам нужен самоорганизатор.

2.3. Механизм власти

Винтовка рождает власть.

Мао Цзэдун

Механизм власти до ужаса прост: выполняй мою волю, а иначе наступят некоторые (по умолчанию – хреновые) последствия. В основе лежит воля и угроза (явная или неявная). С одной стороны, чертовски обидно (от отвращения до бунта, когда понимаешь, как и когда этот механизм применяют лично к тебе). С другой – факт, что все хорошее в этом мире сделано с использованием механизма власти. С третьей – никуда не денешься.

Наша задача – научиться применять этот механизм профессионально.

У Александра Фридмана вычитал интересную аналогию с полем власти: это вроде электричества, к которому подключаются управленческие инструменты типа делегирования, контроля, мотивации и так далее. Если поле власти сконфигурировано правильно – инструменты работают адекватно. Аналогично с электричеством: параметры тока в розетке верные – устройства работают нормально. Если нет – устройства глючат или даже сгорают.

Всю власть в компании возьмем за 100 %, поделенных между сотрудниками. Причем, зачастую это распределение образовывается стихийно. По историческим причинам. И в результате взаимодействия сотрудников власть перераспределяется (у одного уменьшается, у другого увеличивается). Это архиважный тезис – вы что-то с кем-то делаете (или не делаете), а в результате у вас и у него меняется реальная власть.

Рекурсия: источник власти – в ее грамотном применении. Поэтому молодым руководителям проектов важно сразу начать применять ту небольшую власть, которая у них есть, для тех дел, для которых она годится.

Давайте посмотрим на поле власти на простой модели.

Вот компания состоит всего из 2-х человек – менеджера и программиста – и между ними как-то распределилась власть. У кого власти должно быть больше?

Менеджеры тут же скажут: «У менеджера!», а программисты на это ничего не скажут, но про себя хмыкнут: «Ну-ну, давай, покажи, что ты там из себя за менеджер». И можете не удивляться, если программисты считают менеджеров обслуживающим персоналом. Причем, назойливым, глупым, мешающим работать и думать об архитектуре, ставящим неадекватные задачи и вечно лезущим со всякой несущественной фигней.

Таким образом, в поле власти может возникнуть красная зона, где люди по-разному понимают круг своих обязанностей, свою зону ответственности и свои права.

Плохо, если сотрудники в компании не знают, как именно власть распределена; плохо, если знают по-разному. Такая мышиная возня отнимает у компании много энергии. В таких случаях вопрос решается повышением компетенций руководителей (нужны энергичные живчики), введением хороших корпоративных правил и наказаний (вплоть до замены нелояльных сотрудников). То есть, долго и дорого.

Вариантов потерять власть – много. Например, самозахват.

Допустим, у вас есть правило: «Получил задачу – оцени». Программист может сначала, как бы случайно, не оценивать задачи (типа, забыл). Если на это не отреагируют (ну сделал, и ладно) – не оценивать специально. Если попросят оценки – сказать: «Не знаю, не могу». А потом и вовсе поскандалить и отказаться оценивать задачи: «Вы, менеджеры, ни черта не понимаете в природе программирования, никаких оценок там дать нельзя…» Если менеджер не отреагирует – сформируется право обычая «Васе можно». И все: власть менеджера уменьшилась, а программист отвоевал себе свободу не думать перед началом работы и не отвечать за сроки.

Другой пример: одна моя сотрудница отвечала за организацию пятничного дизайн-баттла. Каждую пятницу ей нужно было придумать какую-то тему, собрать вечером дизайнеров на 1 час, в рабочее время. Дизайнеры ровно час рисовали по макету. Дальше нужно было организовать публичную презентацию (каждый дизайнер защищал свою работу), и можно было проголосовать за какой-то из макетов, выбрав победителя.

С одной стороны, это прокачивало навыки презентации, ускоряло дизайнеров и просто было весело. С другой, за долгое время проведения таких баттлов пошла профанация: часто работы не имели художественной ценности, а выигрывала самая укуренная. И вот в одну из пятниц я узнаю, что баттла не будет. «Как так?» – спрашиваю я. Ответ был таким: «А они отказались сегодня. Говорят, каждую неделю – слишком часто, давайте через неделю хотя бы». Тут много чего было нарушено, но острее всего – самозахват: дизайнеры захватили право решать, будет баттл или нет, а также, чем они будут заниматься в рабочее время по пятницам.

За самозахват бьют, и больно.

Чаще всего менеджеров продавливают, лишая прав:

▶ получать оценку оставшейся работы – от этого и программисты, и дизайнеры будут увиливать под любым соусом: мол, я не гадалка и не знаю, сколько времени это займет;

▶ выбирать инструменты и методы работы – проще говоря, технологии;

▶ выбирать, использовать ли готовые модули или писать с нуля;

▶ оценивать выполненную работу.

Допустим, я программист и сделал какую-то противозаконную гадость. Например, отказался оценивать задачи. Наотрез, категорически, навсегда. И менеджер-слабак это покорно принял.

Но, скорее всего, это не за один день произошло. До этого я готовил почву: всерьез обсуждал абсурдность тратить время на оценку задач. И никто меня в этом не остановил.

А до этого я прощупал почву – пошутил про глупость оценки задач, все посмеялись, и никто меня не остановил. Слова, сказанные как бы «в шутку» нужны, чтобы прощупать границу допустимого. Чуть-чуть наступаем на чужую территорию, кончиком носочка, но готовы в любой момент ногу одернуть.

А до шутки я серьезно думал, что хорошо бы было избавиться от оценок, и никто меня в этих мыслях не остановил.

А еще что-то было до того, как я про это подумал.

И чем дальше заходило дело, тем больше усилий нужно было, чтобы меня остановить.

Самозахват (да и любое нарушение) спускать с рук нельзя, но отвечать нужно соразмерно. Шутливый самозахват лучше остановить шуткой. Твердой по содержанию, но мягкой по форме. Например, программист как бы в шутку произносит: «А сдается мне, что оценивать задачи – это лишняя трата времени». И смотрит на вас добрыми глазами. Можно так же в тон, шутливо ответить: «А сдается мне, что не оценивать задачи – это попытка увильнуть от ответственности». Верните ему это же без агрессии, но с улыбкой.

Кстати, вряд ли программисты сидят и серьезно думают «как бы так у менеджера власть оттяпать» – им это неинтересно (и даже брезгливо). Но вот как сделать, чтобы:

▶ можно было играться с прикольными и новыми технологиями (о которых другие программисты отзываются позитивно – так действует механизм причастности к успешной группе);

▶ работать по тем правилам, которые удобны;

▶ не отвечать за сроки и ошибки (намеренно использовал слово «ошибки», хотя оно не очень корректно – за ошибки наказывать нельзя).

И несильно себя напрягая? Как-то само собой происходит, что менеджеру навязывается воля программиста, а скрытой или явной угрозой будет его ворчание, токсичное поведение или программисто-зависимость. Борьба за власть выглядит как рациональная борьба за свободу.

Вторая частая причина потери власти – отказ от ее применения. В силу лени или страха. Применение власти требует поставить свою шкуру на кон (см. Н. Талеб, «Рискуя собственной шкурой. Скрытая асимметрия повседневной жизни»). Выбирая комфорт, мы выбираем отказ от власти. Или нам не нравится применять власть, потому что мы это делаем плохо. Не умеем, а прокачивать себя – ленимся. В итоге полно менеджеров, которые ни черта не решают. Робкие, пугливые, рукожопые, что-то вечно «передающие» и «выясняющие».

Становиться руководителем пора только тогда, когда у вас появились важные личные цели, а добиться своими руками вы либо не можете, либо это слишком долго. Если со всем этим «управлением» разбираться не хочется, а хочется сидеть в своей норке и ни за что не отвечать – в менеджеры вам рановато. Выбор – либо командовать, либо подчиняться. Третьего не дано.

Кроме самозахвата, лени и страха, менеджер может потерять власть и своими неаккуратными действиями. Есть власть реальная, а есть – декларируемая или номинальная. И если менеджер очень сильно увлекается декларируемой властью, пишет какие-то грозные указивки, письма, задачи и требования, которые никто в итоге не исполняет, – его власть уменьшается.

Например, менеджер может потребовать у программиста каких-то новых отчетов, которых раньше не было. С точки зрения программиста – менеджер залез на его территорию. Что произойдет, если программист эти отчеты писать не будет, а менеджер при этом не будет настаивать? Очевидно, что реальная власть менеджера в этот момент уменьшится, а авторитет программиста в коллективе может увеличиться: какой он крутой, отстоял свои права.

Совет

Если вы только начинаете отстаивать свою власть и авторитет в коллективе – для начала давайте сотрудникам небольшие и простые задания с большим запасом времени. Но добивайтесь 100 %-го выполнения. Не 98 %, а именно 100 %. И если все идет хорошо – постепенно увеличивайте нагрузку и сложность задач.

Цикл Деминга «планируй-делай-проверяй-воздействуй» (PDCA, Plan-Do-Check-Act) – классическая диаграмма с точки зрения организации грамотной работы, о который мы уже упоминали в главе 1. Но если дополнить цикл с точки зрения функций власти, получится следующее:

▶ планируй – формируй принципы работы и картины мира подчиненных;

▶ делай – доводи правила до сотрудников;

▶ проверяй – обеспечивай соблюдение правил;

▶ воздействуй – награждай и наказывай.

Правда, есть этому циклу и классическая альтернатива, которая встречается в организациях довольно часто.

Функции власти

Планируй

Планирование не терпит суеты, тут нужно действовать постепенно, настойчиво и последовательно. Мы должны продумать в своей голове порядок, по которому другие люди будут делать наш проект или вообще работать. То есть создать принципы, парадигмы, картину мира, правила и задачи, приоритеты.

Делай

Доводите правила до подчиненных: где-то это уместно письменно, декларативно, где-то – устно, в виде обсуждений.

Декларативный способ – это как публикация закона: документ вышел, остается только его прочитать и исполнять. Метод резко снижает затраты на доведение правил. Минусы – не согласные с этими правилами подчиненные могут подвергать письменные документы неправильной трактовке, оглуплять и дискредитировать. Искажать не суть, а дух. Как-то так его прочитать вслух с хитрющей интонацией, что всем кругом станет смешно. Начните с описания проблемы, из-за которой возникло конкретное правило, объясните причины и приведите примеры. Еще один минус деклараций – для честных подчиненных, в случае возникновения вопросов, их будет некому задать.

Альтернатива – беседовать и доводить правила до каждого сотрудника лично. Затратно по ресурсам, хотя, в случае наставничества дает обучаемому больше суперсилы. Как вариант, используйте видео-формат. У меня большая часть регламентов текстовые, но снабжены видео. Так сложнее исказить дух или трактовать по-своему. Но, если возникают вопросы и нет куратора, то и этого формата может быть недостаточно.

Еще один вариант – доводить регламенты на общих собраниях. Техника хороша тем, что можно и ответить на вопросы, и посмотреть на реакцию сотрудников. В Scrum это уместно делать на ретроспективах – специальных собраниях, где обсуждаются проблемы проекта, ищутся решения и вырабатываются новые правила.

Минусы: вы работаете с умными людьми, и, когда будете доводить до них регламенты, – встретитесь с сопротивлением, подколками, хитрыми вопросами. Особенно если новые регламенты меняют распределение власти. Готовьтесь к работе с возражениями заранее.

Доведение регламента до пользователей мало чем отличается от процесса продажи. Поэтому умение грамотно продать свое видение будущего, правил работы, регламентов, требований или выполняемых задач – очень важный навык для менеджера и для руководителя проектов.

Проверяй

Наблюдать за ходом работ. Здесь мне нравится понятие «гемба» из японского менеджмента – это то место, где производится ценность. С ним также связан принцип «Тойоты» «Иди и смотри» или, в зависимости от перевода, «Иди сначала в гемба и осмотрись!» Вылезь из своего долбанного онлайна, дойди ножками, и посмотри, как на самом деле люди работают.

Если что-то несложно проверить – проверяйте сами, смотрите сами, вникайте и разбирайтесь сами. Покликайте мышкой проект, а не слепо верьте тестировщикам, что там багов нет. Проверьте со своего телефона. Поиграйте с проектом. Ну и смотрите, как люди делают работу на своих рабочих местах. Наблюдайте сами, как люди работают, а не просто слушайте то, что они об этом говорят.

Воздействуй

По итогам контроля производим корректирующие воздействия. Раздаем поощрения и наказания.

К сожалению, без инвестиции вашей личной энергии, без регулярного воздействия и выполнения этих операций, дело протухает. Кто-то должен крутить это колесо. Вялый, угрюмый, депрессивный руководитель убивает команду. И наоборот, позитивный и энергичный способен творить чудеса.

Сама система управления должна периодически пересматриваться: нет ли перегибов, тухляка, можно ли что-то улучшить. Так рождаются самообучающиеся, самоорганизующиеся команды, где роль менеджера – задавать ритм и производить энергию.

Среди менеджеров-интровертов редко, но встречается паттерн поведения, когда они все общение по проекту переводят в почту или в тикет-систему, а лично с исполнителями никогда не общаются. Причина? Поскольку требовать трудно и токсично, можно столкнуться с сопротивлением – придется отстаивать свою позицию здесь и сейчас, но не у каждого на это хватает «пороху».

Поэтому менеджер открывает свою любимую тикет-систему, пишет там задачки и ждет, когда они будут сделаны. Вообще, тикет-системы – это отличный инструмент, но вот чисто письменный подход работает на очень небольших проектах с низкой долей неопределенности. Чуть проект сложнее, чуть выше неопределенность – без личных обсуждений, без брейнштормов, без споров уже не обойтись.

Совет

Отдавая распоряжение на проекте, особенно если оно касается каких-то непопулярных мер, – я рекомендую вспомнить замечательную песенку Семена Слепакова «Что будет, если нет?»

Что будет, если ваше распоряжение или обещание, или угроза не будут выполнены? Как вы будете действовать в этой ситуации? Важно заранее продумать меры, на которые вы лично готовы пойти, чтобы добиться нужного вам результата. Если не уверены, что распоряжение будет выполнено – не надо такие распоряжения отдавать. Вы просто дискредитируете себя, свою власть и свои полномочия.

Центрирующие парадигмы – набор принципов, который был предложен Александром Фридманом для снижения управленческих издержек, формирования адекватного поля власти и выработки одинаковых правил игры. У нас они написаны на доске, на самом видном месте. Настоятельно рекомендую прочитать оригинал.

Итак. Развитие требовательности – это не самая простая штука на земле. И начинать нужно с личного уровня. С требовательности к самому себе. Учиться не врать себе. Смотреть, где ты ленишься, не дорабатываешь. И заставлять себя доделывать или делать необходимые вещи. Это база.

Дальше нужно постепенно освоить источники власти:

▶ Полномочия или роль. Это то, что вам досталось, когда вас назначили менеджером.

▶ Право наказывать или награждать. Если вам оно дано; если нет – нужно его получить у своего руководства. Алгоритм можно найти в книге Сивожелезова «Сложные переговоры с подчиненными» – держите ее под рукой.

▶ Информация. Если вы знаете больше о проекте, волей-неволей люди к вам прислушиваются, у них формируются ожидания, что вы знаете, как надо действовать, и это дает вам дополнительную власть.

▶ Квалификация. Опыт. И результативность. Если вы крутой в каком-то деле – это тоже наделяет вас определенной властью. Авторитетом. Люди будут вас уважать, так как знают, что с вами можно добиться успеха и нужного им результата.

▶ Регламенты, стандарты отрасли, центрирующие парадигмы и другие нормирующие документы.

▶ Обычаи компании, неписаные правила.

▶ Ну и иррациональные вещи, такие как харизма, возраст, тембр голоса. То, что подсознательно воспринимается как «О, это наверное начальник. Крупная шишка». То есть, многие люди охотнее начнут подчиняться здоровому, брутальному, бородатому мужику, который говорит басом и со всех чего-то требует, чем молодому человеку с писклявым голосом, который прячет глаза за дипломом MBA.

Дальше можно найти того, кто явно слабее вас, и попрактиковаться на нем. Чем-то озадачить, посмотреть, как реагирует. Сможете ли вы справляться с его бунтами и закидонами. Если есть под рукой дети – попробуйте заставить их что-нибудь сделать. Например, съесть кашу, вместо того чтобы играть в айпад. Уверяю, это бесценный опыт, после которого вам будет практически все понятно про управление людьми.

Дальше. Если вы вступили в роль менеджера, и ваш руководитель обладает авторитетом, властью – можете смело поначалу опираться на его авторитет. То есть, поначалу отдавать распоряжения, действуя как бы от его имени: «Иван Иванович попросил, чтобы ты сделал кнопку красной. К какому часу это будет готово, скажи пожалуйста мне, чтобы я его сориентировал?»

Как только все ваши подчиненные к этому привыкнут – все, отдавайте распоряжения без ссылки на вашего руководителя. С опорой на вашу должность. Вы руководитель проектов, поэтому и требуете.

Далее – опора на привычку подчиняться.

И дальше уже выход на иррациональный уровень. Харизма, требовательный вид, голос, взгляд (жесткий или мягкий), интонация. Вы чего-то требуете, потому что так надо. Никому ничего не объясняя.

Вот примерно такие ступеньки. Вообще, развитие требовательности можно вынести для себя в такой личный отдельный проект. Где-то на полгода-год.