Текст книги "Пособие по оформлению заявки на участие в запросе цен по правилам государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»"

2) Срок подачи заявок

Заявки на участие в запросе цен должны быть поданы на ЭТП до истечения срока, установленного в извещении о проведении запроса цен и в «Информационной карте». Участник запроса цен, подавший заявку на участие в запросе цен, вправе изменить или отозвать свою заявку на участие в запросе цен в соответствии с регламентом ЭТП в любое время после ее подачи, но до истечения срока окончания подачи заявок на участие в запросе цен. У участника запроса цен отсутствует возможность подать заявку на участие в запросе цен на ЭТП после окончания срока подачи заявок на участие в запросе цен.

Единственный совет: не опаздывайте! Вас просто не пропустит площадка (или никто не возьмет у вас конверт). Лучше подготовить всё заранее и не тянуть с подачей документов до последней минуты.

Из практики: если вы уже подали заявку, но появилась необходимость заменить какую-либо из частей (например, предложение цены), тогда нужно её отозвать, исправить, а потом подать заново. Или вы еще не подали заявку, а руководство решило поменять цену, и вам приказало ждать до предела, чтобы разместить на сайте заявку в самый последний момент (бывает такое по каким-то их личным соображениям), то заранее подвесьте на площадку те документы, в которых цена не указана. В таком случае изменить и/или догрузить на площадку вам нужно будет лишь оферту, ТП или минимум документов, что можно сделать достаточно быстро. Но учтите, что площадка может давать сбой, и сканер может вдруг сломаться, и у принтера закончатся чернила в самый неподходящий момент, и вот в совокупности всех злоключений вы можете не успеть подать заявку. Рискуете!

Пример из жизни: когда-то давно бежала к Заказчику на вскрытие конвертов с заявкой в руке. Заявку надо было подавать в конверте. Летела на такси, метро, но всё равно опоздала. Ровно на 2 минуты. На две! Но опоздала… Заявку не приняли. Обидно.

Из практики: Заказчик может продлить срок подачи заявок. На это нужны веские причины. Например, много запросов от потенциальных участников по технике или по документации. Тогда Заказчик, если посчитает нужным, продлит срок. Иногда его можно просто об этом ПОПРОСИТЬ, бывают и такие чудеса, что по просьбе, даже неофициальной, продлевается срок подачи заявок.

● Внимание. Не забудьте отметить для себя срок подачи заявки в тендерном бланке

3) Доверенность и подпись

«При подготовке заявки на участие в запросе цен, участнику рекомендуется, чтобы каждый документ, входящий в заявку на участие в запросе цен, был подписан лицом, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации действовать от лица участника запроса цен без доверенности, или надлежащим образом, уполномоченным им лицом на основании доверенности[3]3
  Образец доверенности представлен в приложении № 2.


[Закрыть] (далее уполномоченного лица). В последнем случае доверенность прикладывается к заявке…».

Сначала разберемся, что означает слово «документ» (от лат. documentum – доказательство, свидетельство): 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»; ФЗ «Об участии в международном информационном обмене»); 2) материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ФЗ «О библиотечном деле»).

Документ может состоять из одного или нескольких листов. Каждый документ должен быть подписан – это значит, что если документ многостраничный, то подпись ставится в конце документа в определенном для этого месте (а не на каждом листе, если это конкретно не указано в документации!). Где же ставится печать? В формах заявки печать ставится так: оттиск печати должен захватить часть наименования должности и часть личной подписи, тем самым подтверждая подлинность подписи. Назовем условно компанию ООО «Пупсень».

Пример:

Генеральный директор ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов

Если несколько подписей:

Генеральный директор ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов

Главный бухгалтер ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов

Если мы говорим о копиях, то существует мнение, что подпись и печать надо ставить там, где есть свободное место на документе. Можно и так. В общем, лучше, чтобы печать и подпись все-таки читались. Тут нет строгих правил. Официальные документы, выданные участнику запроса цен третьими лицами и содержащими печать (лицензии, доверенности, нотариально заверенные копии и др.) не подписываются и не заверяются печатью Участника.

Из практики: однажды проходил один тендер, где документы, выданные третьими лицами, а именно – нотариально заверенные, надо было подписывать и ставить на них печать, иначе на этом основании заявку отклоняли.

Сейчас времена изменились, и пришла в мир электронная цифровая подпись. Когда крепите тендерные документы на площадку (любую) и подписываете их ЭЦП, учтите, что ОСНОВНЫЕ формы (заявка, анкета, техническое предложение и т. д.) обязательно должны быть на бумажном носителе подписаны, заверены печатью, отсканированы, прикреплены на ЭТП, а потом подписаны ЭЦП.

В основном лицом, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации действовать от лица участника тендера без доверенности, является генеральный директор/директор компании. Бывает, что он передает свои полномочия кому-либо из сотрудников, тогда доверенность обязательна.

Сейчас для электронных торгов все гораздо проще: печатаешь документы, берешь факсимиле, печать, штампуешь, сканируешь и на ЭТП вывешиваешь (согласованные с руководителем документы).

Внимание:

– когда подписываешь по доверенности большой пакет документов, то рука невольно устает, и подпись не всегда получается одинаковой – так и к этому могут придраться на комиссии и отклонить заявку;

– неправильно составленная доверенность – причина для отклонения заявки;

– не подделывайте чужую подпись! Не рискуйте, лучше сделайте себе доверенность.

«При подготовке заявки на участие в запросе цен участнику рекомендуется, чтобы все без исключения страницы заявки на участие в запросе цен были пронумерованы». Это делается для того, чтобы Заказчику, когда он открывает, просматривает, копирует вашу заявку (а там не так мало листов), было ясно и понятно, что за чем следует. Не поленитесь, выполните это, вас приятней будет «рассматривать». Хотя за «нечитаемость» заявку не отклоняют. Когда заявка в электронном виде, то основные формы все равно распечатывайте для подписания, складывайте и нумеруйте их в последовательности, какая дана в документации, а в описи укажете общее количество листов документов, которые прикрепляете из личного кабинета на площадке.

«Сроки поставки товара – I–II квартал 2015 г. в соответствии с графиком проекта договора». Успеваете? Сможете? Отлично. Смотрим график проекта договора (обычно срок указывается в спецификации). Совпадает? Прекрасно! Идем дальше. Если не совпадает – уточняем у Заказчика. Не бойтесь задавать вопросы Заказчику, тем более что если задавать вопрос через электронную площадку (скажу конкретно про «Фабрикант»), то Заказчик не видит, от кого данный вопрос, и никто этого не увидит, если в запросе вы сами себя не сдадите и не напишете наименование своей компании.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: срок поставки – I–II квартал 2015 г.

«Место поставки товара: Поставщик письменно уведомляет Покупателя о готовности Продукции к отправке. Доставка Продукции в адрес Грузополучателя осуществляется силами Грузополучателя и за его счет. Перевозчиком по настоящему договору с правом получения продукции является ООО «Калининская АЭС – Сервис». Всегда бы так было! Везет товар сам Покупатель. Это упрощает дело, не нужно включать в стоимость товара расходы на доставку.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: доставка осуществляется силами Грузополучателя и за его счет (в данном случае).

«Оплата Поставщику производится в течение 60 календарных дней с даты подписания Грузополучателем товарной накладной при получении продукции надлежащего качества и в надлежащей комплектности и (соответствующих) документов». Небыстро, но это лучше, чем ничего.

Из практики. Документы, предоставляемые с товаром:

а) товарная накладная, счет-фактура, счет на оплату (об этом знает бухгалтерия или хотя бы подскажет. При составлении этих документов надо быть предельно внимательным и желательно заранее согласовать документы с бухгалтерией Заказчика, свой бухгалтерией и договором, потому что могут расходиться адреса, реквизиты и наименования товара. Чтобы по десять раз не переделывать, уделите этому внимание заранее, и всем будет проще);

б) сертификаты и сопроводительные документы (их надо взять у производителя, поставить на них штамп «копия верна», подпись руководителя, печать своей фирмы). Вы же поставщики!

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: оплата в течение 60 календарных дней с даты подписания соответствующих документов (позже про документы записывать будет не надо, т. к. само собой разумеется, что оплата производится после всех стандартных процедур).

«Встречные предложения участников по проекту договора не допускаются». Т. е. НЕЛЬЗЯ предложить свой проект договора, внести какие-либо предложения по оплате, доставке и т. д. Подписывается СТРОГО договор, составленный Заказчиком и образец которого представлен в документации. Для того договор и вывешивается с тендером, чтобы Поставщики смогли с ним ознакомиться и понимать все риски при подписании данного документа.

Количество лотов. Здесь – 1 (один). Может быть несколько. Учтите, что заявка подается на каждый лот ОТДЕЛЬНО! В таких ситуациях лучше спросить у Заказчика, можно ли предоставить комплект учредительных документов в единичном экземпляре на все лоты или же лучше полностью все документы подготовить для каждого лота отдельно.

Из практики: бывает по-разному. Некоторые Заказчики требуют весь комплект документов по каждому лоту, а некоторые соглашаются, чтобы учредительные документы были одним комплектом, а заявка, ТП, график оплаты и т. д. по каждому лоту отдельно.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: количество и номера лотов.

«Начальная (максимальная) цена договора» – т. е. та цифра, выше которой НЕЛЬЗЯ подавать предложение. Смотрите НДС.

Из практики: бывает и так, что НМЦД не соответствует действительности и товар стоит гораздо дороже. Даже если это действительно так и вы подаете заявку с ценой, превышающей НМЦД, то это напрасный труд. Заявка сразу будет отклонена. В дальнейшем, видя такие результаты (скорее всего, просто никто не выйдет на тендер), Заказчик сам решит, как ему лучше поступить с данной закупкой.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: НМЦД.

«Валюта запроса цен» – не пропускайте эту строку. Цена указывается в основном в рублях, но может быть и в иностранной валюте.

«Требования, предъявляемые к участникам запроса цен… не находиться в процессе ликвидации (для юридического лица) или быть признанным по решению арбитражного суда несостоятельным (банкротом), не являться организацией, на имущество которой в части, необходимой для выполнения договора, наложен арест по решению суда, административного органа и (или) экономическая деятельность, которой приостановлена».

Надеюсь, у вас проблем с государственными органами нет. Насчет предоставления соответствующих документов здесь два варианта: либо вы предоставляете официальные справки (а именно: это справка от судебных приставов и справка из налогового органа – образцы запросов в эти органы представлены в приложении), либо пишете письмо в свободной форме[4]4
  Образцы запросов судебным приставам, в налоговый орган и письма о соответствии даны в приложении № 3.


[Закрыть], я его называю «справка о соответствии», а уже проверять информацию – дело Заказчика. И то и другое – верно.

Из практики: данные запросы в государственные органы надо оформлять заранее, т. к. срок исполнения у приставов – 1 месяц, в налоговой – 10 рабочих дней. Можно не успеть, да и срок годности этих справок – месяц.

Естественно, что вы как поставщик берете на себя ответственность за качество товара. Потому что не все производители – добросовестные, к тому же, вы можете закупать продукцию у перекупщиков, которые могут подвести. Поэтому будьте готовы к возвратам, заменам, ремонту – без этого редко когда обходится. Вы можете взять на себя груз ответственности и предоставить от себя дополнительную гарантию, за это спасибо, но учтите, что это – за ваш счет и на вашей совести.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: срок гарантии на товар.

«Участник… должен принять во внимание, что ссылки в документации на товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, полезные модели, промышленные образцы, наименование места происхождения товара или наименование производителя носят лишь рекомендательный, а не обязательный характер». Это значит, что вы имеете полное право предложить аналогичный товар, главное, чтобы он был не хуже (по техническим характеристикам) желаемого Заказчиком (и чтобы вы уложились в НМЦД).

«Документы, подтверждающие соответствие требованиям, предъявляемым участникам… и включаемые участником в состав заявки»:

а) Копия свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (обязательно!). Это документ – главный и первый при полноценном «рождении» компании. Если мы говорим о копии в бумажном виде, то это – копия, снятая с оригинала и заверенная подписью уполномоченного лица и печатью организации. Если для прикрепления на электронную площадку – это скан оригинала (в цвете) или скан копии (в черно-белом варианте), тогда с подписью уполномоченного лица и печатью.

Из практики: на площадку можно прикреплять и скан оригинала документа, и подписанную копию – оба варианта верные.

б) Копия полученной не ранее чем за 6 месяцев (а если были изменения – то не ранее внесения таких изменений в соответствующий реестр) до дня официальной публикации извещения о проведении запроса цен выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (обязательно!). Т. е. если тендер объявлен 22 января 2015 года, то выписка должна иметь дату не ранее 22 августа 2014 года (это если не было изменений). Если в выписку были внесены изменения, допустим, 10 ноября 2014 года, то, соответственно, выписка должна быть предоставлена с изменениями.

Совет: с выпиской проще поступить так: отсканировать оригинал и прикрепить его. Это не будет ошибкой, даже если пишут: «копия».

Р.S. В данном тендере есть расхождения между документацией и ИК (в документации написано: копия… выписки, а в ИК – «отсканированный оригинал»). Верим ИК!

в) «Копия документа, подтверждающего полномочия лица на подписание заявки… от имени участника… (документы, подтверждающие полномочия лица, выполняющего функции единоличного исполнительного органа[5]5
  ЕДИНОЛИЧНЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОРГАН (англ. individual executive body) – в гражданском праве РФ лицо, единолично осуществляющее функции органа управления коммерческой или некоммерческой организацией, подотчетного ее высшему органу управления и осуществляющего текущее руководство деятельностью соответствующей организации. Правовое регулирование образования и деятельности Е.и.о. осуществляется ГК РФ, федеральными законами об отдельных видах юридических лиц и др. правовыми актами РФ. Главное предназначение Е.и.о. – исполнение решений высшего органа управления организацией. Как правило, в законах об отдельных видах организаций и в учредительных документах юридических лиц компетенция Е.и.о. устанавливается таким образом, чтобы исключить возможность реализации этим органом тех или иных полномочий высшего органа управления соответствующей организации. Например, в ООО Е.и.о. (генеральный директор, президент и др.) избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества. Е.и.о. общества может быть избран также и не из числа его участников (ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).


[Закрыть] и, при необходимости, доверенность, если заявка подписывается по доверенности). Если заявка… и (или) входящие в ее состав электронные документы подписаны разными лицами, то документы, подтверждающие полномочия лица на подписание заявки и (или) входящих в ее состав документов, должны быть представлены на каждого подписавшего в соответствии с полномочиями». Тут, думаю, ясно. Копия приказа и/или оригинал доверенности (доверенность на каждого подписывающего документы обязательна!).

Из практики: нет данных документов – заявку отклоняют.

г) «Копии учредительных документов в действующей редакции».

Для ООО: согласно пункту 3 статьи 89 ГК РФ: Учредительным документом общества с ограниченной ответственностью являются его устав (согласно ФЗ от 30 декабря 2008 г. № 312-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

Для АО (для справки): согласно пункту 1 статьи 11: Устав общества является учредительным документом общества. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Выяснили. Копия устава.

д) «Копии специальных разрешений (лицензий, допусков, членства в саморегулируемых общественных организациях и т. д.)…». Здесь, на мой взгляд, все ясно.

Из практики: не в каждом тендере требуются лицензии, допуски и т. д. от участника. Внимательно ознакомьтесь с условиями тендера. Но если вы случайно приложили лицензию на захоронение ядерных отходов в тендер на поставку цветочков – не страшно.

е) «Копия решения об одобрении или о совершении крупной сделки, если требование о необходимости наличия такого решения для совершения крупной сделки установлено законодательством Российской Федерации, учредительными документами юридического лица и, если для участника … заключение договора или предоставление обеспечения договора, являются крупной сделкой, либо письмо участника … о том, что данная сделка для такого участника … не является крупной, или письмо о том, что организация не попадает под действие такого требования закона, поскольку единственный участник (акционер) является единоличным исполнительным органом».

О крупных сделках рассматривается отдельно и подробно в приложении № 10. Сейчас – минимум. Как понять: крупная или некрупная сделка для компании? Это рассчитывается от балансовой стоимости активов за последний завершившийся отчетный период. Т. е. если сумма сделки не превышает 25 % от балансовой стоимости активов, значит, сделка не является крупной для компании.

Пример: участвуете в тендере, в котором НМЦД составляет 10 000 тыс. руб. Вы собираетесь сделать заявку на сумму в 9 000 тыс. руб. Балансовая стоимости активов вашей компании (код строки в балансе – 1600) – 275 006 (в балансе – в тыс. руб.), следовательно, 25 % от данной стоимости – (275 006:100 х 25) = 68 751. Сумма вашей сделки почти в 8 раз ниже стоимости активов вашего баланса, значит, сделка НЕ является крупной.

Другой пример. Вы собираетесь сделать заявку на сумму в 35 000 тыс. руб. Балансовая стоимости активов вашей компании (код строки в балансе – 1600) – 102 500 (в балансе – в тыс. руб.), следовательно, 25 % от данной стоимости (102 500: 100 х 25) = 25 625, сумма вашей сделки выше стоимости активов вашего баланса, значит, сделка ЯВЛЯЕТСЯ крупной.

Это основное, поэтому рассчитываете и действуете. Во всем остальном в законе все четко и понятно написано.

Образцы различных протоколов и решения даны в приложении № 5.

ж) «Копия решения об одобрении или о совершении сделки с заинтересованностью, если требование о наличии такого одобрения установлено законодательством Российской Федерации, учредительными документами юридического лица и если для участника … выполнение договора или предоставление обеспечения договора является сделкой с заинтересованностью, либо письмо участника… о том, что данная сделка для такого участника … не является сделкой с заинтересованностью, или письмо о том, что организация не попадает под действие такого требования закона, поскольку единственный участник (акционер) является единоличным исполнительным органом».

Какие сделки являются сделками с заинтересованностью?

Пример: ООО заключает гражданско-правовой договор (например, договор купли-продажи) со своим директором – это сделка с заинтересованностью, в ней заинтересован директор (на практике все чуть сложнее, но сейчас рассмотрим упрощенный вариант). Сделкой с заинтересованностью может быть не только договор.

Понятие «сделка» (ст. 153 ГК РФ) шире, чем понятие «договор» (ст. 420 ГК РФ). Поэтому сделкой с заинтересованностью могут быть как договоры, так и внесение вклада в уставный капитал другого общества, выдача или авалирование[6]6
  Авалирование векселя – поручительство банка за векселедателя (эмитента или индоссанта). Словарь бизнес-терминов. Академик. ру.


[Закрыть] векселей и иные сделки.

Трудовой договор (или его часть) также может быть сделкой с заинтересованностью. А также «положения о сделках с заинтересованностью» не применяются к обществам, состоящим из одного участника, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа данного общества; сделкам, в совершении которых заинтересованы все участники общества.

Какие именно сделки следует относить к обычной хозяйственной деятельности? Закон это не устанавливает. Однако из судебной практики можно сделать вывод, что к таким сделкам обычно относят сделки, направленные на получение прибыли от реализации товаров или продукции, пользования имуществом, выполнения работ, оказания услуг, а также связанные с приобретением сырья, материалов. Считаю, что участие компании в тендерах тоже является обычной хозяйственной деятельностью общества.

Из практики: эти два пункта (о крупной сделке и сделке с заинтересованностью) можно объединить и написать всё в одной справке (образец – в приложении). В документации есть пункт: «Участник… вправе предоставить решение об одобрении или о совершении крупной сделки и (или) решение об одобрении или о совершении сделки с заинтересованностью… после выбора его победителем… но до момента подписания договора с ним. При этом в составе заявки… участник… обязан представить письмо, содержащее обязательство в случае признания его победителем… представить вышеуказанные решения до момента заключения договора». Можно, конечно, и так сделать, но, на мой взгляд, лучше подготовить все сразу в составе заявки, чтобы потом голова не болела.

Образец справки – в приложении № 6.

Для чего это нужно? Для того чтобы Заказчик видел, что вы понимаете и берете на себя ответственность за свои действия, а именно – участие в тендере, и возможно заключение договора по результатам тендера. Если вы действительно имеете заинтересованность и аффилированных лиц, сделка может быть признана судом недействительной, что повлечет за собой определенные расходы с обеих сторон и «подмачивание» репутации, а это вряд ли кому-то понравится.

з) «Копия уведомления о возможности применения участником… упрощенной системы налогообложения (для участников, применяющих ее)». Это – вопрос к бухгалтерии. А если нет бухгалтерии?

Из практики: в момент регистрации налоговая инспекция поставит вас на учет на обычную систему налогообложения (ОСНО) с уплатой налога на прибыль и НДС. Существуют еще две системы налогообложения, которые могут заменять собой ОСНО – это упрощенная система налогообложения (УСН) и уплата единого сельхозналога (ЕСХН). Право на ЕСХН имеет узкий круг налогоплательщиков, соответствующих понятию «сельхозпроизводитель», а вот УСН могут применять все. Как правило, заявление о переходе на УСН подается в день подачи документов на государственную регистрацию в комплекте с другими документами, либо это можно сделать в течение 5 рабочих дней после получения свидетельства о регистрации. Если не подать заявление в эти сроки, то перейти на УСН можно только с начала следующего года, а весь текущий год надо будет применять общую систему налогообложения. Допускается и возврат на ОСНО. Самый простой и надежный способ – подать в налоговую запрос. Это справка о задолженности по налогам. Налоговый орган при подаче вами заявления на упрощенку (УСН) или вменёнку (ЕНВД) совершает действие, которое называется «открытие КБК», т. е. покажет в карточке строчку налога, по которому вы должны будете отчитываться и уплачивать налог соответственно. Если вы подавали заявление на УСН, то в своей налоговой карточке вы найдете соответствующую строку. Итак, вы можете быть поставлены на учет на УСН только в том случае, если сами подали соответствующее заявление в налоговую, и не можете одновременно находиться на ОСНО и УСН.

В ИК указано, что отсканированы должны быть оригиналы документов! Еще раз: верим ИК!

и) «Отсканированные оригиналы документов, подтверждающих сведения о цепочке собственников, включая бенефициаров (в том числе конечных)».

Из практики: данный документ, который хочет видеть Заказчик, представлен, как правило, в составе форм в документации. Именно в таком виде его и надо оформить. Если же нет формы для заполнения, лучше запросите. Правила оформления рассмотрим ниже.

к) «Участник… вправе приложить к заявке… иные документы, которые, по мнению участника…, подтверждают соответствие установленным требованиям, с соответствующими комментариями, разъясняющими цель предоставления этих документов. Все указанные документы прилагаются участником к заявке на участие в запросе цен». Вы можете приложить любые документы, которые сочтете нужными (естественно, без фанатизма). Например, есть отзывы (положительные) – кладите! Хуже точно не будет.