Текст книги "От идеи до аплодисментов. Полное руководство по проведению презентаций"

В начале главы я рассказывал о профессиографическом методе, с помощью которого пытался определить набор обязательных спикерских умений. Когда у меня в голове наконец сложилась классификация жанров, встал резонный вопрос о дифференциации: отличается ли набор компетенций, которыми должен обладать спикер-констататор, от набора спикера-мотиватора? Как отличаются наборы компетенций внутри родственных жанров «Констатация – Просвещение» и «Продажа – Мотивация»?

Я решил провести новое исследование. Для начала мы с помощниками сделали выборку из спикеров-практиков (43 человека) и тренеров в области презентаций и публичных выступлений (19 человек) – всего 62 респондента. Затем попросили участников заполнить специальный опросник, который позволял оценить, насколько важным для каждого жанра является владение каждым из следующих семи спикерских умений:

1. Умение структурировать и логично излагать материал.

2. Умение приводить аргументы и обосновывать свою позицию.

3. Умение отвечать на сложные вопросы.

4. Умение рассказывать мотивирующие истории.

5. Умение владеть голосом.

6. Умение владеть телом, жестами.

7. Умение управлять вниманием (вовлечение) аудитории.

Респондентов мы разбили на две подгруппы: ораторы, которые должны выступать в связи с профессиональными задачами («практики»), и бизнес-тренеры, обучающие ораторскому мастерству. Это было необходимо, чтобы сравнить, насколько люди с разной степенью погруженности в «ораторскую профессию» одинаково понимают жанры и спикерские навыки. Проанализировав данные, полученные от обеих подгрупп, мы обнаружили, что оценки респондентов сходятся по всем жанрам. Одно непринципиальное расхождение проявилось лишь в том, что для эффективных продающих презентаций «спикеры-практики» считали наиболее важным навык владения голосом, а в группе тренеров данный навык не вошел даже в «топ-3».

В результате анализа полученных данных мы выяснили, что, по мнению респондентов, для разных жанров необходимы разные наборы спикерских компетенций. «Тройки» умений в порядке убывания их важности выглядят так:

Жанр «Констатация»:

1. умение структурировать и логично излагать материал;

2. умение приводить аргументы и обосновывать свою позицию;

3. умение отвечать на сложные вопросы.

Жанр «Просвещение»:

1. умение управлять вниманием (вовлечение) аудитории;

2. умение структурировать и логично излагать материал;

3. умение приводить аргументы и обосновывать свою позицию;

4. умение владеть голосом (формально разница между третьей и четвертой позициями составляет 0,1 балла, поэтому список дополнен этим навыком).

Жанр «Продажа»:

1. умение отвечать на сложные вопросы;

2. умение приводить аргументы и обосновывать свою позицию;

3. умение управлять вниманием (вовлечение) аудитории.

Жанр «Мотивация»:

1. умение рассказывать мотивирующие истории;

2. умение владеть голосом;

3. умение управлять вниманием (вовлечение) аудитории,

4. умение владеть телом, жестами (разрыв в баллах вновь минимальный).

Специфика презентаций не может не накладывать отпечаток на «профессионально важные» для оратора качества; поэтому, на мой взгляд, описанное исследование позволило получить логичное и обоснованное распределение спикерских умений внутри жанров. Всё как в мире профессий.

Если вы уже определили, в каком жанре проводите презентации чаще всего, а также если хотите сэкономить время и прочитать только наиболее значимые для вашего контекста главы, то каждому жанру я рекомендую свой «минимально необходимый комплект глав» (МНКГ):

• Жанр «Констатация»: главы 3, 4, 13.

• Жанр «Просвещение»: главы 3, 4, 5, 6, 7, 13, 14, 15.

• Жанр «Продажа»: главы 2, 3, 4, 6, 7, 9, 10, 11, 13.

• Жанр «Мотивация»: главы 3, 4, 5, 6, 7, 15.

Наверное, вы заметили, что главы́, посвященные структуре и алгоритму подготовки к выступлению, актуальны для всех четырех жанров, поскольку они основополагающие. Однако некоторые главы в этот список, наоборот, не вошли. Связано это с тем, что они являются либо вспомогательными и могут быть полезны любым спикерам вне зависимости от их излюбленного жанра (например, работа со страхом, реагирование на форс-мажоры или проведение онлайн-презентаций), либо это главы узко специфические (модерация мероприятий. И конечно, чтение всей книги целиком позволит вам максимально полно разобраться в специфике разных спикерских приемов.

Не секрет, что при знакомстве с любой психологической классификацией у нас могут возникнуть сложности с самоопределением. Например, сангвиники нередко обнаруживают у себя черты флегматиков. Некоторые особенности соционического типа Горького можно встретить и у Наполеона, а искусно составленный популярный астрологический прогноз позволяет найти нечто общее у совершенно разных, спонтанно выбранных знаков зодиака.

Так и участники тренингов порой говорят о том, что некий сотрудник может выступать во всех четырех жанрах. Да, сочетать в своей практике разные жанры презентаций вполне возможно. Часто это бывает вызвано профессиональной деятельностью человека. Так, например, у аккаунт-менеджера или сейлза 80 % презентаций априори – продающие, а на оставшиеся 20 % у него выпадают отчеты руководителю отдела продаж.

Во многих крупных компаниях производственного и ИТ-сектора практикуется сотрудничество с университетами. И, например, днем проджект-менеджер проводит презентацию для клиента, а вечером читает лекцию студентам об управлении проектами. Иными словами, он меняет свое амплуа с продающего бизнес-оратора на просветителя.

Маркетологам, как правило, приходится совмещать три жанра: аналитические отчеты, продающие встречи и даже обучающие выступления (например, по продукту).

Продакт-менеджеры в ИТ-компаниях, на мой взгляд, вообще универсальные солдаты-спикеры, потому что по роду деятельности им приходится и заниматься аналитикой («Констатация»), и защищать проект у стейкхолдеров («Продажа»), и развивать команду («Просвещение»), а нередко и вдохновлять на новые подвиги («Мотивация»).

Однако сейчас мы рассматриваем сочетания жанров внутри профессии, без учета карьерного роста. Что будет, если добавить вертикальное развитие сотрудника?

Возьмем для примера карьеру сейлз-менеджера в компании. Сначала ты джуниор и в основном отчитываешься только о проделанной работе. Далее начинаешь проводить продающие презентации, представляя проекты клиентам и отчеты руководству. Но если ты хорошо освоил продающие презентации, тебя ждет повышение. И вот ты уже меньше задействован на продающих встречах (отчеты, конечно, всё еще остаются, так как вышестоящее руководство никуда не делось), но у тебя появляются подчиненные, которых нужно растить и просвещать, – так ты выходишь на ступень спикера-наставника. И пусть не часто, но раз в месяц ты собираешь команду на час-полтора для небольшого мастер-класса, а это – новое амплуа. В какой-то момент ты вырастаешь еще выше и отчитываться уже некому (ну хорошо, есть совет директоров и акционеры, но это всего два раза в год. Вскоре ты начинаешь выступать на больших форумах, куда тебя зовут в качестве спикера-мотиватора – поделиться карьерным опытом и советами. А еще ты выступаешь на открытии общего годового собрания компании, но уже не с отчетом о проделанной работе, а с мотивирующей речью перед парой сотен коллег, которые внимают твоему стратегическому ви́дению и ловят каждое слово.

Убежден, что на разных стадиях карьерного пути сотрудники по необходимости чаще проводят презентации того или иного жанра. Но похоже, что не только деятельность и карьерная ступень определяют, какой жанр будет доминировать в спикерской практике. Причину и следствие можно поменять местами: презентации способны драйвить карьеру. И в моем тренерском опыте тому найдется немало подтверждений. Так, например, сотрудник, выступавший на внутренней конференции компании с рассказом о нововведениях в своем регионе, получал повышение, а его проект масштабировали на всю страну. Или, допустим, специалист начинал выступать не только на внутренних совещаниях, но и на внешних митапах и отраслевых конференциях; его замечали, начинали чаще приглашать, и в результате он укреплял свой личный бренд и получал новый статус – признанного эксперта индустрии.

Презентации помогают развивать не только бизнес, выступая инструментом продаж или донесения информации. Они дают возможность развивать личную карьеру и бренд, обращать внимание широкой аудитории на важные вопросы и изменять ее поступки или мышление.

1. Мастерство презентации – сложносоставный навык, который складывается из различных умений. В отличие от глубинных личностных качеств умения можно достаточно быстро и эффективно натренировать.

2. Всё многообразие презентаций можно свести к нескольким жанрам. В зависимости от рода деятельности ваши презентации одновременно могут принадлежать к нескольким жанрам, однако, как правило, какой-либо из них будет доминирующим.

3. Жанры, задача которых – повышать осведомленность аудитории за счет представления новой информации, называются «Просвещение» и «Констатация».

4. Два других родственных жанра, позволяющих воздействовать на людей и оказывать влияние на их поступки или образ мыслей, – «Мотивация» и «Продажа».

5. Каждый жанр подразумевает бо́льшую выраженность тех или иных спикерских компетенций.

Глава 2
Типичные ошибки в презентациях и выступлениях

Из этой главы вы узнаете:

• о типичных ошибках, которые допускают спикеры, готовясь к презентации;

• о том, что́ важно предусмотреть и заранее перепроверить, чтобы ваше ближайшее выступление прошло успешно.

Иногда на тренингах я задаю участникам провокационный вопрос: «Как испортить презентацию?» – и прошу их дать мне «вредные» советы. Вот список из десяти надежных способов провести провальное выступление (перечислены в случайном порядке):

1. Читать со слайдов.

2. Говорить тихо.

3. Не поддерживать контакт с залом.

4. Прятать руки в карманы.

5. Перегружать слайды текстом или данными.

6. Не разбираться в материале.

7. Не уложиться в отведенное время.

8. Неуместно шутить.

9. Не отвечать на вопросы.

10. Сумбурно представлять материал, сбиваться с мысли.

И это лишь наиболее частые ошибки, угрожающие выступлению, но при желании данный список можно значительно расширить.

А всё-таки в чем «корень зла» и почему столь очевидные ошибки повторяются из раза в раз? Причина проста: на этапе подготовки спикер не уделил должного внимания ключевым моментам, и в результате мы вынуждены наблюдать скучные, непоследовательные, монотонные презентации.

Если немного перекроить данный список ошибок и объединить пункты по смыслу, мы увидим три группы проблем.

Первая группа связана с контентом. Всем нам когда-то доводилось наблюдать отсутствие какой-либо логики и структуры в презентации (пп. 6, 8, 10. Сидя в зале, вы порой наверняка недоумевали: и термины звучат понятные, и цифры убедительные, и тема в целом знакомая – а ясности нет, и к тому же вы чувствуете себя как выжатый лимон. Увы, такое бывает, когда спикер непоследовательно излагает материал, и зрителям приходится прикладывать дополнительные усилия, чтобы самостоятельно связать в голове его разрозненные идеи.

Вам когда-нибудь приходилось выслушивать истории, затянутые из-за переизбытка деталей? Мучительное ощущение… То же самое происходит и на деловых презентациях, содержащих большое количество абсолютно ненужной, не имеющей отношения к предмету информации. Готовясь к презентации, полезно постоянно задавать себе вопрос: «Если опустить этот факт, что потеряем я и мои зрители?»

Презентацию можно сравнить с сонатой, новеллой или фильмом. Как и в художественном произведении, в ней важны продуманное содержание и четкая последовательность изложения тех или иных смысловых блоков. Еще это называют «композицией» или «сценарием». Необходимо спросить себя: «С чего начинается, как развивается и чем заканчивается мое повествование?» и «Какие фразы, примеры, идеи заложены в основу презентации?». Если упустить их из виду, возникнет хаос – и зрители быстро устанут от вашего доклада. Кроме того, следует продумать тайминг для каждой части. Ведь затянутое вступление не оставит времени для главного…

На глобальном же уровне всё упирается в смысл. К сожалению, многие спикеры не понимают ценности презентации как таковой и относятся к своим выступлениям как к скучной формальности. Печально, но факт: когда доклад делают исключительно ради доклада, результат предсказуем. Чтобы этого избежать, имеет смысл спросить себя, какие «горы» или хотя бы «холмики» вы хотите «свернуть» при помощи своего выступления. Что изменится в жизни зрителей, если они воспользуются вашим решением, последуют советам или купят ваш продукт? Найдите смысл своего сообщения – и ваши глаза загорятся, а презентация станет убедительной.

Стивен Косслин, профессор психологии Гарвардского университета, провел исследование[6]6
  См.: Kosslyn S. M. Clear and to the point: 8 psychological principles for compelling PowerPoint presentations. 2007.


[Закрыть], в котором показал: в презентациях нас сильнее всего раздражает отсутствие внятной главной мысли. Если быть точным, то проблема была сформулирована так: «неясность основной идеи из-за избытка несущественных деталей». Зачастую основная идея оказывается «замыленной» массой других, второстепенных. В таком случае закрадывается подозрение, будто спикер специально перегружает свое выступление лишними фактами и данными, чтобы скрыть в нем отсутствие мысли.

Вторая группа проблем – прямое следствие недостаточно проработанного содержания. Непроработанная структура приводит к визуальному хаосу на слайдах (пп. 5, 10. Нам всем, наверное, не раз доводилось видеть «слайдоменты» – текстовые документы, превращенные в слайды. Подобный перегруз возникает из-за непонимания того, в чем заключается основная мысль отдельно взятого эпизода презентации.

При проработке идей необходимо составлять наглядный план своей речи. Очевидно, что только когда вы знаете, что говорить в какой-либо части презентации, вам становится понятно, что в этот момент должно быть на экране позади вас.

К сожалению, на практике всё часто происходит ровно наоборот. Приходя на индивидуальное занятие, клиент начинает с того, что открывает ноутбук и показывает свои слайды. Мои вопросы – «В чем цель выступления? и «Из кого будет состоять аудитория?» – ставят их в тупик. Угадайте, к какой мысли чаще всего приходит заказчик, после того как мы совместно продумали план его выступления? Верно: «Слайды надо переделывать» (и это нормально!. Жаль только, что человеку приходится проделывать двойную работу, он ведь уже потратил уйму времени даром.

Часто проблема со слайдами усугубляется ленью спикера. Иными словами, докладчик, готовя презентацию, просто копирует информацию – из файла *.doc в *.ppt. Вспоминается фраза, набившая оскомину: «Слайды – это не документ». Они выполняют другую задачу, а следовательно, к их созданию нужно подходить иначе: переформатировать текст, менять формулировки, учитывать особенности восприятия информации, применять принципы дизайна и т. д.

Третья группа проблем – отсутствие внятной подачи и контакта с аудиторией (пп. 1, 2, 3, 4, 7, 9. Всем нам случалось наблюдать спикеров-«моноораторов», которые бубнят что-то себе под нос, беседуя исключительно со слайдами на экране, – в общем, выступают так, словно находятся в гордом одиночестве. Любопытно, но такое поведение зачастую опять-таки связано с плохо продуманной содержательной стороной презентации. Другая причина «монолога под нос» заключается в отсутствии навыка выступлений и неумении работать с аудиторией. Иногда даже продуманный контент и профессионально оформленные слайды не способны компенсировать монотонную и скучную подачу.

Между тем увлекательные презентации воздействуют на присутствующих даже с точки зрения физиологии! Ученые установили: когда человеку удается узнать что-то новое или разобраться в сложном материале, его организм вырабатывает дофамин, «ответственный» за чувство удовлетворенности, а сознание связывает ощущение «я молодец» с источником или субъектом, вызвавшим это удовольствие. Теперь представьте: в начале презентации аудиторию беспокоят какие-то неразрешенные вопросы. Ваше выступление помогает им разобраться в определенной теме. Эффект удовольствия в данном случае четко ассоциируется с вами как со специалистом, который «пролил свет» на ситуацию. У людей улучшается настроение, а вместе с тем растет и ваш авторитет!

Кроме того, не секрет, что во многом самооценку человека формирует отношение окружающих. Мы, спикеры, тоже начинаем нравиться себе больше, когда помогаем аудитории что-либо понять. Вот чем полезно умение красиво выступать.

1. Исследователи установили, что сильнее всего аудиторию раздражает нелогичность изложения идей и избыток несущественных деталей, мешающих уловить основную мысль оратора.

2. Корни проблем, на первый взгляд связанных со слайдами и визуализацией, уходят в недостаточную проработку содержания: если в повествовании сумбур, то и на слайдах, скорее всего, будет хаос.

3. Грамотная подготовка уберегает от большинства ошибок, а практика и опыт выступлений помогают нейтрализовать остальные «угрозы».

Глава 3
Алгоритм подготовки к презентации

Из этой главы вы узнаете:

• как организовать процесс подготовки к презентации таким образом, чтобы не упустить важное;

• с чего начать подготовку (спойлер: не со слайдов);

• что следует выяснить относительно аудитории предстоящей презентации;

• как выстроить содержание основной части презентации/вебинара/доклада/отчета;

• как при помощи «сторибординга» создать тезисный план.

«Проваливая подготовку, вы готовитесь к провалу», – говорил Б. Франклин; поэтому, чтобы отлично выступить, необходимо тщательно проделать предварительную работу. Итак, начнем пошагово создавать сценарий нашей будущей презентации.

На первом шаге спикер должен продумать основополагающие вопросы, без ответа на которые эффективно подготовиться невозможно. Всего их четыре:

Выдающиеся презентации и выступления преследуют конкретные цели. Мартин Лютер Кинг выступал перед 250-тысячной толпой в Вашингтоне, потому что хотел изменить ситуацию в обществе. Специалист в области человеческого капитала Кен Робинсон на конференции TED стремился привлечь внимание к образовательным проблемам, в частности к вопросу развития креативности у детей. Стив Джобс держал речь перед выпускниками Стэнфорда не просто для того, чтобы поздравить их с завершением учебы, – он хотел поделиться личным опытом выбора жизненного пути.

Спикеру необходима цель презентации. На что вы хотите повлиять? Чего хотите добиться своим отчетом или выступлением на митапе или бизнес-завтраке? Что в идеале должно произойти после вашей презентации?

Что же такое «правильная цель»? Это изменение, произошедшее со зрителями по окончании вашего выступления. Оно может заключаться в конкретном действии, принятии решения, отказе от привычных моделей поведения или взглядов.

Предположим, вас пригласили на бизнес-форум, чтобы узнать об опыте работы в компании Х на позиции Y. Вероятно, главная цель выступления – предостеречь людей от совершения тех или иных ошибок. Вы хотите, чтобы зрители перестали делать А и начали делать Б. В этом случае речь идет о действии, смене курса или отношения, но не о пассивном получении информации.

Целью даже рядового отчета на ежемесячном совещании департамента может быть нечто большее, чем простое информирование о текущем положении дел. Представьте такую ситуацию: группа руководителей собирается на совещание. Один из спикеров приносит отнюдь не благоприятные новости: показатели за последний месяц упали в два раза, наблюдаются отток кадров, дефицит ресурсов и простой работы. После этого начинается живая дискуссия, в ходе которой ключевые лица определяют план действий, намечают ближайшие шаги и назначают ответственных. Реалистично? Вполне.

Другой сценарий: после отчета о спаде все сказали: «Понятно… Ну что, теперь на обед?» Подобная реакция тоже возможна, если ситуация всем безразлична (и такое бывает. Даже дальний «родственник» презентации – прогноз погоды – способен повлиять на аудиторию. Узнав, что завтра обещают дождь, мы одеваемся теплее и говорим себе, что нужно не забыть зонтик. Иными словами, мы не только получаем информацию, но и делаем выводы и меняем поведение.

Цель презентации – действие, которое должна совершить аудитория. Спросите себя: «Что было бы идеальным исходом моей презентации?»