Текст книги "От идеи до аплодисментов. Полное руководство по проведению презентаций"

Очередной «ингредиент», без которого немыслима презентация, – аудитория. Только точно зная, кто будет в составе зрителей, мы можем предугадать вероятные вопросы, снизить степень волнения, понять, какие словесные обороты следует исключить из речи, а также точнее сформулировать «месседжи» и продумать аргументы.

Постарайтесь собрать как можно больше информации: о количестве участников мероприятия, их должностном и возрастном составе. Подумайте, чего они могут ждать от вашей презентации. Каков уровень их осведомленности о теме вашего выступления – профи они или новички? Обязательно узнайте об их интересах и проблемах. Концентрируйтесь на том, что их волнует, что они получат в ходе презентации и какую выгоду извлекут из вашего предложения. Поверьте, существует масса способов получить эту информацию, к тому же сейчас у нас в помощниках появился ИИ (о чем речь пойдет в главе 15).

Вспоминается забавный эпизод из моей практики. Жарким июльским днем я проводил мастер-класс в загородном пансионате. Аудитория была молодая, довольно активная, открытая всему новому, да еще и подогретая «неформальной» атмосферой. В первом же перерыве ко мне подошли два участника со словами: «Александр, извините, не могли бы вы снять пиджак? Мы, честно говоря, чувствуем себя перед вами неловко в шортах и шлёпках». Иными словами, даже стиль одежды способен создать барьер или, наоборот, растопить лед в общении.

Итак, вот небольшой список вопросов, помогающий составить портрет аудитории:

• Каково предполагаемое количество зрителей?

• Каковы возраст и половой состав аудитории? (Если важно.)

• Каковы ее география и культурные особенности? (Если важно.)

• Каковы сферы ее деятельности?

• Каковы должности и статус зрителей?

• Каков контекст: что происходит в отрасли/бизнесе/жизни представителей аудитории?

• Какие у нее интересы: потребности или задачи, «боли» или вызовы?

• Каковы ожидания зрителей: что им было бы интересно и важно узнать из презентации?

• Какова их осведомленность в вашей теме: они профи или новички?

• Каковы их мотивация и отношение: они идут к вам с интересом или сопротивляются?

Как вы помните из главы 1, презентации разных жанров предъявляют свои требования к информационному наполнению, поведению спикера и особенностям работы с аудиторией. Жанр также влияет на формулирование цели презентации.

Два выступления с одинаковым названием (возьмем для примера «Цифровая трансформация организации») могут преследовать совершенно разные цели и проводиться будут по-разному:

• в жанре «Просвещение» целью может быть повышение осведомленности о ключевых этапах или ресурсах, что поможет оптимизировать бизнес-процессы;

• в жанре «Мотивация» целью может быть привлечение внимания к проблеме изменения курса и смены парадигмы в управлении компанией.

Особенное значение технические формальности приобретают тогда, когда презентация проводится на чужой территории. В этом случае чрезвычайно важно быть готовым и постараться учесть все нюансы.

Приведу пример, касающийся лишь одного параметра – места проведения. Допустим, вас пригласили на митап, чтобы обсудить тренды в отрасли. Всё, что известно, – площадка будет внешняя. Но это может быть как офис клиента, так и коворкинг, кафе или конференц-зал в отеле. Очевидно, у каждой локации свои особенности, способные повлиять на качество презентации, техническую оснащенность и даже самообладание спикера. Поэтому имеет смысл заранее обсудить с принимающей стороной все организационные моменты. В конце книги вы найдете чек-лист «Вопросы к организаторам конференций», позволяющий не забыть, о чем стоит спрашивать организаторов. Кстати, некоторые вопросы из этого чек-листа имеет смысл задавать даже коллегам по компании, если вы готовитесь к презентации на своей территории.

Пожалуй, это самый ответственный этап, когда создается общая канва презентации. При составлении плана мы сначала двигаемся по так называемой горизонтальной структуре, определяем смысловые блоки (подтемы), с помощью которых будет раскрываться главная тема презентации.

На этом шаге я обычно прошу спикера ответить на вопрос «О чем вы хотите рассказать?». Или прошу продолжить фразу от первого лица: «В презентации по этой теме я расскажу о…», – а затем беру стикеры и на каждом фиксирую краткий вариант ответной фразы. Обратите внимание: я не прошу пересказывать презентацию. Моя задача – записать на стикере только опорные мысли или название смыслового блока, который будет раскрывать заявленную тему.

В некоторых случаях я прошу сформулировать лишь три смысловых блока. Это актуально, когда предстоит небольшой доклад и, соответственно, у нас лимит на время и объем информации. Удивительно, но даже большие релиз-презентации Стива Джобса, которые я конспектировал ради любопытства, часто включали в себя лишь три смысловые части. Разумеется, объем времени на каждую из них был достаточно большим – по 12–15 минут на блок. Однако это всё то же «магическое число „три“».

Еще проще работать, если спикеру заранее задана структура. Такое часто практикуется в питчинге в среде корпоративных инноваций и стартапов. Другими словами, на этом шаге за спикера уже подумали, и ему остается лишь наполнить каждый блок деталями о своем проекте.

Сам метод фиксации идей и их структурирования называется «сторибординг». Мы записываем ключевые фразы, на которые опирается рассказ, и фиксируем стикеры в неслучайной последовательности. Так мы жирными мазками намечаем целостную картину презентации.

Обычно я беру стикеры и наклеиваю их в ряд. После этого мы с клиентом критически осматриваем получившийся набор и пытаемся понять, что можно объединить по смыслу, а от чего – безболезненно отказаться. Важно, что ограничение объема информации положительно сказывается на восприятии идей аудиторией. Зрители по определению не запомнят всё, что вы им способны рассказать, поэтому мы отбираем только самое главное.

По моим личным наблюдениям, в 80 % случаев автор после «критического обзора» всё равно оставляет не более трех-четырех стикеров с самыми важными идеями. На мой взгляд, это лучший объем для любых презентаций вне зависимости от их длительности.

Кстати, триады обладают настоящим магическим эффектом! Спросите у друга, который только что закончил читать книгу, какие три идеи он вынес из нее, – держу пари, он перечислит их без запинки. На конференции поинтересуйтесь у соседа, какие три тезиса из только что услышанного ему удалось запомнить, – и услышите четкий ответ. А вот с четвертым уже могут возникнуть проблемы.

Триады живут в глубине нашего сознания. Помните сказки? «Три богатыря», «Три сестры», «три раза вокруг избушки обойди». Или лозунги типа «Быстрее, выше, сильнее», «Мир, труд, май»? Мало кто знает, что триада У. Черчилля «кровь, пот и слезы»[7]7
  Выражение содержалось в знаменитой речи Уинcтона Черчилля, произнесенной им 13 мая 1940 года перед палатой общин после назначения на пост премьер-министра по случаю вступления Великобритании во Вторую мировую войну.


[Закрыть] изначально была «четверкой» – в ней упоминался еще и «тяжкий труд». Однако он остался «за кадром», поскольку выбивался из «привычной» тройки. В историю вошли только три главных слова.

Важно: не путайте лимит в три смысловых блока с правилом композиции «вступление – основная часть – заключение». Примеры с тремя подтемами, о которых я пишу, относятся именно к основной части презентации, содержащей ключевую информацию. Вступление и заключение мы прорабатываем отдельно.

Предположим, спикер готовит презентацию ИТ-сервиса для лидогенерации. Он проводит одну из первых встреч с потенциальным клиентом, хотя уже не раз общался с его менеджерами, приглашал их на встречу. И вот наконец ему удалось собрать ключевые лица компании, чтобы рассказать о своем продукте. Спикер осознаёт свои стратегические вводные:

• цель (привлечь клиента, предложив ему двухмесячную пробную версию продукта);

• примерный состав аудитории (5–7 руководителей, среди которых директора департаментов продаж и маркетинга, тимлиды, технический директор);

• жанр (продающая презентация);

• временны́е лимиты (20 минут на презентацию и около получаса на общение).

Далее спикер переходит к созданию плана. Он берет стикеры и на каждом пишет то, о чем хотел бы рассказать потенциальным клиентам. Замечу: весьма полезно бывает отталкиваться не только от того, что вы хотите рассказать, но и от того, что аудитория хотела бы услышать. Итак, перед нами три блока презентации.

Они составляют основную часть выступления. Однако, согласно правилу композиции, перед основной частью идет вступление, помогающее установить контакт с аудиторией, познакомить ее с темой и подвести к основной части (об этом мы подробно поговорим в главе 4).

Почему аудитории было бы полезно послушать эту презентацию? Ответ на данный вопрос позволит спикеру сформулировать фразы для вступления. Он берет еще один стикер (лучше другого цвета), на котором пишет: «Недостатки существующих способов привлечения клиентов».

Заключительная часть презентации призвана обобщить ее основные положения и заложить фундамент для дальнейшего общения с аудиторией. Поэтому на новом стикере спикер пишет: «Резюме, дальнейшие шаги».

* * *

Определившись с горизонтальной структурой, можно переходить к вертикальной – мы начинаем отдельно прорабатывать каждый смысловой блок.

Теперь нужно наполнить конкретикой блоки, расположенные на верхнем уровне. Обычно клиент проговаривает какие-то мысли вслух, а я делаю тезисный конспект – фиксирую удачные фразы, цифры, ключевые слова или даже что-то рисую. Затем переношу всё это на стикеры и наклеиваю в столбик, под стикером верхнего уровня.

Здесь важно удержать спикера от дословной записи текста выступления. Иначе это будет письменная речь, лишенная той живости и простоты, которая присуща устному общению. Как и в случае с горизонтальной структурой, здесь тоже можно использовать «принцип триад» для каждого смыслового блока: записать по три тезиса под каждым стикером верхнего уровня.

Продумывая детали смысловых блоков, важно уделить внимание убедительности материала, который планируется включить в рассказ. Мы подбираем аргументы, поддерживающие идеи, ищем статистику, изучаем результаты исследований; вспоминаем личные истории или случаи из практики, которые придадут нашей информации дополнительный вес. Здесь снова большое влияние оказывает жанр предстоящей презентации. Если предстоящее выступление не носит убеждающего и рационального характера, то вполне уместно подбирать яркие метафоры и аналогии. Если у вас аналитический отчет, то требования к обоснованию идей возрастают. Если вы готовите часовой вебинар, то на сториборде важно не только законспектировать информацию, но и отобразить места для удержания внимания аудитории: вопросы, истории и т. д. Мы чередуем рациональную (данные, исследования) и эмоциональную (метафоры, истории) информацию, благодаря чему контент становится убедительным и динамичным.

* * *

Теперь двинемся слева направо.

В начале презентации ИТ-сервиса наш спикер рассказывает о недостатках существующих способов привлечения клиентов. Столь обобщенную формулировку следует детализировать. Всё, что нужно, – кратко записывать идеи на стикерах и далее вертикально расклеивать их, формируя колонки.

Вступление – «О недостатках существующих способов привлечения клиентов».

Детали:

1. Тренд на снижение эффективности лидген-инструментов; статистика.

2. Три типичных ключевых канала привлечения клиентов в вашей индустрии.

3. Причины их неэффективности и риски, связанные с их использованием.

По аналогии спикер последовательно прорабатывает блоки основной части.

Первый блок – «Как устроена наша система» – можно раскрыть с помощью следующих тезисов:

1. Ноу-хау нашего сервиса, главная ценность и бизнес-результат.

2. Функционал сервиса: 3–5 основных особенностей.

3. Механика взаимодействия «клиент – компания».

Второй блок основной части – «Какие выгоды несет клиенту наше сотрудничество»:

1. Вирусное распространение информации о продуктах компании.

2. Снижение издержек, статистика, сравнение с имеющимися на рынке сервисами.

3. Скорость и удобство расчетов с партнерами.

Третий блок – «Примеры успешно реализованных проектов»:

1. Пример из проекта для клиента А, задачи и метрики.

2. Отзыв владельца компании Б.

И напоследок спикер формулирует детали для «Заключения» презентации:

1. Алгоритм действий для начала сотрудничества сторон.

2. Первый шаг (оффер демоверсии для клиента) и вопросы для начала дискуссии.

Таким образом, на выходе спикер получает текстовый сториборд, то есть краткое изложение контента в виде конспекта, который включает в себя набор необходимых тезисов.

Если исходить из того, что на презентацию отводится примерно двадцать минут, то здесь будет подготовлена едва ли не каждая фраза (или абзац, если бы мы готовились к письменному изложению материала. Данное упражнение полезно тем, что позволяет спикеру увидеть любой эпизод предстоящей презентации и, соответственно, снижает уровень беспокойства перед встречей. Действительно, когда огромный пласт работы уже позади, поводов для волнения становится намного меньше. Конечно, в действительности сториборд – это не всегда набор, в котором основная часть состоит из трех блоков по три тезиса в каждом. Ваш реальный рабочий план может иметь совершенно другой вид, так как многое зависит от объема материала, степени детализации контента или отведенного на презентацию времени. Приведенный же здесь пример нужен исключительно для удобства объяснения самого метода создания сценария.

Почему это важно сделать именно сейчас? Дело в том, что наше образное мышление работает быстрее, чем способность устно воспроизводить информацию. Да, у нас есть ви́дение общей картины презентации, мы собрали сториборд из стикеров (или создали mind map); теперь мы понимаем, о чем говорить. Нам достаточно бросить взгляд на стикер – и в голове тут же всплывает «образ» конкретной части презентации. Трудности возникают с озвучиванием мыслей из внутренней речи. Это нормально – такой барьер приходится преодолевать всем без исключения. Нужные слова еще не найдены, цельные предложения пока еще только рождаются, поэтому первые несколько раз мы проговариваем свой материал, глядя на сториборд. По мнению ученых, даже простое проговаривание про себя положительно сказывается на запоминании информации (всё дело в описанной в 1974 году Аланом Бэддели и Грэмом Хитчем артикуляционной петле, которая выполняет функцию внутреннего повторения)[8]8
  См.: Бэддели А. Рабочая память // Психология памяти / Под ред. Ю. Б. Гиппенрейтер, В. Я. Романова. 3-е изд. – М.: Астрель, 2008. С. 436–461.


[Закрыть]. В результате после пары повторов находятся нужные слова, запоминается текст, и – приятный бонус – настроение спикера ожидаемо улучшается, поскольку наступает ясность.

Проговаривая что-либо вслух, мы начинаем слышать себя со стороны. Конечно, объективно оценить свою речь невозможно, но вполне достаточно для понимания, что́ следует доработать или изменить. Зачастую именно на стадии проговаривания спикер осознаёт, куда необходимо добавить дополнительные примеры, от чего надо бы отказаться, а где обязательно зададут вопрос или возникнет конфронтация (следовательно, нужно усилить аргументацию. Согласитесь, гораздо лучше выявить недочеты, проводя апробацию дома или в переговорке, чем вспотеть от страха, уже стоя перед публикой.

Наконец-то мы переходим к оформлению презентации! Полагаю, теперь понятно, почему слайды создаются уже после того, как готов сценарий.

Этот этап также не обходится без «подводных камней». Случалось ли вам видеть однообразные презентации, состоящие сплошь из текста или, наоборот, из графиков? Это случается, когда автор не использует релевантные средства визуализации информации. Обращаю ваше внимание на слово «визуализация», поскольку презентация (слайды) – это визуальное общение. К сожалению, мерцающий по умолчанию при создании нового слайда в PowerPoint курсор как бы подталкивает спикера писать текст. И это ловушка! Текст – не визуальное общение. В результате слайды перегружаются пояснениями, в них отсутствуют выразительность и динамика. Зрительный канал обработки информации отключается.

Необходимо иметь в виду, что по ходу презентации мы решаем различные задачи: рассказываем, доказываем, иногда стремимся произвести впечатление. Всё это требует разных способов визуализации и типов слайдов. Чередуя их, мы создаем разнообразие в визуальном ряду. Я рекомендую перед началом верстки презентации создавать раскадровку на основании сториборда – это черновой вариант с эскизами слайдов и набросками текста. Ее можно создавать на листах и стикерах или с помощью компьютерной программы (но сначала делайте всё в черно-белой палитре, без украшений. О том, как создавать раскадровку и какие использовать типы (макеты) слайдов, я рассказываю в главе 13.

Итак, ключевая идея у вас есть, план выстроен, каждый смысловой блок наполнен контентом, слайды оформлены. Фактически презентация готова. Остался последний и немаловажный этап: репетиция.

Я рекомендую репетировать выступление несколько раз. Возможно, сначала вы не уложитесь в отведенное время. Не пугайтесь: вы же только нарабатываете текст и запоминаете переходы. После трех – пяти повторений вам будет вполне достаточно отведенного количества минут, и всё войдет в нужное русло.

Хочу дать совет, как правильно репетировать. Для начала рекомендую активировать «режим докладчика» в программе по созданию слайдов (имейте в виду, что некоторые версии ПО требуют подключения к проектору), чтобы видеть текущий и следующий слайды на одном экране. Или можете воспользоваться функцией «печать выдачи», при котором на одном распечатанном листе помещаются миниатюры нескольких слайдов. Суть в том, что в процессе репетиции вы можете заглядывать вперед и тренировать таким образом текстовые переходы между слайдами. Но оставьте распечатку дома, когда поедете на презентацию! Ибо как только в наших руках оказывается шпаргалка, мозг велит: «Расслабься и читай». В итоге теряется контакт с аудиторией, докладчик смотрит на листок и обращается в своей речи к нему же. Магический магнетизм бумаги!

Обязательно репетируйте «в полную силу», то есть с переключением слайдов, стоя, во весь голос, с паузами и интонациями в нужных местах. Оттачивайте каждую деталь: если у вас запланировано обращение к залу – проиграйте ситуацию, словно вы задали вопрос и выслушали ответ. Если предполагаются шутки – шутите. Любите жестикулировать и перемещаться – не отказывайте себе в этом! Если вам хочется, чтобы рядом присутствовали живые люди – пригласите на «прогон» своих знакомых или специалиста по подготовке презентаций (заодно получите компетентную обратную связь).

С каждым разом вы будете всё лучше и лучше запоминать фразы, чувствовать себя увереннее. Вместе с уверенностью, наконец, придут внутренняя свобода и пресловутая «осознанность». Вы быстрее «поймаете» взгляды зрителей и установите с ними прочную связь. Вы значительно вырастете в их (и своих собственных) глазах как спикер!

Надежность данного алгоритма я многократно проверял на практике и настоятельно рекомендую скрупулезно проходить все шаги. Однажды я помогал двум спикерам подготовиться к пятнадцатиминутному выступлению на международной конференции. Сроки поджимали, и приходилось работать быстро. Но даже в этих экстремальных обстоятельствах весь процесс – от продумывания структуры выступления до подготовки последнего слайда – занял у нас около 16 часов (репетировали они уже сами, в аэропорту и самолете. Да, 16 часов ради 15 минут – и это абсолютно нормально для хорошего выступления!

Для одних презентация – это инструмент зарабатывания денег, для других – способ повлиять на ситуацию, для третьих – возможность привлечь внимание к проблеме. Ваша презентация способна изменить многое и многократно окупить ваши временны́е и финансовые затраты, а также интеллектуальные усилия. Помните: от хорошей подготовки еще никто не умирал. Репетируйте свой успех!

Этапы подготовки к выступлению

1. Помните: речевой контент первичен по отношению к слайдам. Начинайте с создания общей картины презентации и не спешите с дизайном. Сначала нужно понять, о чем будет повествование и в какой последовательности вы собираетесь излагать материал.

2. Используйте подручные средства для выстраивания структуры: стикеры, mind maps, магнитную доску. Так вы увидите, как выглядит содержание презентации, и вам будет удобнее вносить корректировки на этапе подготовки.

3. Не пренебрегайте проверкой материала и репетициями. Полагаться только на свой профессиональный опыт в представляемой вами области или на личное обаяние весьма рискованно! Репетиция поможет лучше запомнить материал, свободно ориентироваться в контенте и укладываться в хронометраж.