Автор книги: Алексей Гладкий
Жанр: Бухучет; налогообложение; аудит, Бизнес-Книги
сообщить о неприемлемом содержимом
Текущая страница: 8 (всего у книги 18 страниц)
Всем документам, операциям и отчетам, с которыми работает пользователь в процессе эксплуатации программы, по умолчанию присваивается определенная дата. Например, новому документу дата присваивается в момент его формирования (т. е. в окне формирования нового документа поле Дата будет заполнено автоматически сразу после открытия окна).
По умолчанию в качестве такой даты используется текущая дата. Однако пользователь может изменить ее и установить в качестве используемой по умолчанию даты любую дату, по своему усмотрению. Для выполнения данной настройки следует выполнить команду главного меню Файл→Изменить дату – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Настройка даты по умолчанию
В данном окне с помощью переключателя нужно указать, какая дата должна использоваться в программе по умолчанию при работе с документами, операциями и отчетами. Если переключатель установлен в положение Текущую дату компьютера, то в качестве такой даты будет использоваться текущая системная дата компьютера. Если же переключатель установлен в положение Фиксированную дату, то справа открывается поле, в котором с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием расположенной справа от данного поля кнопки, указывается произвольная дата, которая будет использоваться в программе по умолчанию.
Выполненные изменения вступают в силу после нажатия кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Заполнение справочника ответственных лицНа любом предприятии обязательно присутствуют материально-ответственные лица, и складские работники также относятся к этой категории сотрудников.
Кроме этого, каждый контрагент, с которым сотрудничает предприятие, также имеет как минимум одно ответственное лицо: например, предприниматель у себя является и директором, и кладовщиком, и т. п. Что касается юридического лица, то у него обязательно должны быть директор и главный бухгалтер.
Для ввода, редактирования и хранения информации о физических лицах, занимающих ответственные должности, в программе предусмотрено ведение справочника ответственных лиц. Переход в режим работы с данным справочником осуществляется с помощью команды главного меню Справочники→Ответственные лица – при активизации данной команды на экране открывается окно, которое представлено на рис. 3.5.
Рис. 3.5. Список ответственных лиц
В данном окне содержится список введенных ранее ответственных лиц. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ФИО и название занимаемой должности.
Как видно на рисунке, окно состоит из трех вкладок. На вкладке По наименованию представлен полный список ответственных лиц, на вкладке Свои содержатся только позиции, которым в окне редактирования (см. рис. 3.6) установлен признак Свой (этот признак устанавливается собственным сотрудникам), а на вкладке Чужие – позиции с признаком Чужой.
Для добавления в справочник новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Ввод сведений об ответственном лице
В данном окне осуществляется ввод всех основных реквизитов добавляемого ответственного лица. Кстати, в этом же окне производится редактирование параметров введенного ранее сотрудника: для перехода в режим редактирования нужно в списке ответственных лиц (см. рис. 3.5) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить либо дважды щелкнуть мышью.
Единственное поле, которое является обязательным для заполнения в данном окне – это поле Наименование: в нем следует с клавиатуры ввести ФИО сотрудника. Без заполнения данного поля ввод ответственного лица будет невозможен.
В поле Документ вводится информация о документе, удостоверяющем личность ответственного лица: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение беженца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт, и т. п.). Основные реквизиты документа – это его серия, номер, дата выдачи и название органа, выдавшего документ.
Поскольку в процессе эксплуатации программы фамилии ответственных лиц могут склоняться (например, при формировании документов), то в полях Выдать (кому?) и Принято (от кого?) вводится фамилия (а при необходимости – также имя и отчество) в соответствующем падеже. Например, если ФИО сотрудника – Иванов Иван Иванович, то в поле Выдать (кому?) следует ввести значение Иванову Ивану Ивановичу, а в поле Принято (от кого?) – значение Иванова Ивана Ивановича. Учтите, что некоторые фамилии не склоняются.
В поле Должность следует указать название занимаемой данным сотрудником должности – например, Заведующий складом, Кладовщик, и т. п.
С помощью переключателя Принадлежность определяется, является ли данное лицо сотрудником собственного предприятия либо нет. В первом случае данный переключатель нужно установить в положение Свой, во втором случае – в положение Чужой.
Завершается процесс ввода и редактирования ответственного лица нажатием в данном окне кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы удалить позицию из справочника ответственных лиц, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Страны происхождения товаровДля ввода, редактирования и хранения информации о странах мира, которые являются производителями либо импортерами товаров, предусмотрен справочник стран происхождения товаров. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники→Ассортимент товаров→Страны происхождения. Окно справочника показано на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Страны происхождения товаров
В данном окне отображается список введенных ранее названий стран происхождения товаров. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается полное наименование страны и ее приоритет.
Название страны, которая в данной настройке используется в качестве текущей (см. рис. 3.3, значение поля Отечество), отображается красным цветом.
Чтобы ввести в справочник информацию новое государство, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мыши).
Создать новую позицию можно также на основании введенной ранее позиции: для этого нужно установить курсор на позицию-источник и выполнить команду контекстного меню Копия. У созданной таким способом позиции наименование будет полностью соответствовать наименованию позиции-источника, а приоритет будет отличаться. И наименование, и приоритет можно отредактировать с клавиатуры.
В справочнике стран происхождения не предусмотрено использование отдельного окна ввода и редактирования позиций. Поэтому данные о странах происхождения вводятся с клавиатуры.
ВНИМАНИЕ
Значение поля Приоритет обязательно должно быть уникальным – в противном случае при вводе позиции программа выдаст информационное сообщение об ошибке.
Вы можете быстро изменить приоритеты всех одновременно позиций списка – для этого удобно использовать команду контекстного меню Сортировка. При активизации данной команды приоритеты устанавливаются в соответствии с порядком следования позиций в списке.
Чтобы удалить позицию из справочника стран происхождения, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Ведение справочника видов деятельностиДля ввода, редактирования и хранения информации о видах деятельности предприятий в программе предусмотрено ведение справочника видов деятельности, который открывается с помощью команды главного меню Справочники→Виды деятельности. При выполнении команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Список видов деятельности
В данном окне отображается список введенных ранее видов деятельности (при первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование вида деятельности, его приоритет, а также дата открытия и закрытия.
Чтобы добавить в справочник новый вид деятельности, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мышью). В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно ввода и редактирования вида деятельности, которое представлено на рис. 3.9.
Рис. 3.9. Окно ввода и редактирования
В первую очередь в поле Наименование следует ввести полное наименование вида деятельности – например, Розничная торговля, или Консигнация, и т. п.
Далее необходимо указать приоритет данного вида деятельности (иначе говоря, его место среди других видов деятельности): значение поля Приоритет можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.
В поле Открыт следует ввести дату открытия данного вида деятельности. Если данный вид деятельности подлежит лицензированию, то в поле Открыт можно указать дату выдачи лицензии; для нелицензируемых видов деятельности в данном поле можно ввести дату выдачи свидетельства о государственной регистрации, либо просто дату начала осуществления этого вида деятельности, и т. п. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки, расположенной справа от счетчика.
ВНИМАНИЕ
Поля Наименование, Приоритет и Открыт являются обязательными для заполнения; если не заполнено хотя бы одно из них, ввод вида деятельности будет невозможным – программа выдаст соответствующее информационное сообщение.
В поле Закрыт указывается дата закрытия данного вида деятельности. Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Открыт.
Завершается процесс ввода и редактирования вида деятельности нажатием в данном окне кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы удалить позицию из справочника видов деятельности, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Заполнение справочника единиц измеренияВсе товарно-материальные ценности учитываются в определенных единицах измерения: например, зажигалки учитываются в штуках, сок – в пакетах или литрах, какие-то товары могут учитываться в наборах или комплектах, и т. д. Информация об используемых единицах измерения хранится в соответствующем справочнике.
Данная информация необходима в разных режимах работы программы: при вводе новых товарных позиций в справочник товаров и услуг, при формировании товарно-сопроводительных документов, и др.
Чтобы открыть справочник единиц измерения, выполните команду главного меню Справочники→Ассортимент товаров→Единицы измерения – в результате откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.10.
Рис. 3.10. Справочник единиц измерений
В данном окне отображается список введенных ранее единиц измерения (при первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее полное и сокращенное наименование.
Чтобы ввести в справочник информацию о новой единице измерения, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мыши).
Отдельного диалогового окна для ввода и редактирования единиц измерения в программе не предусмотрено. Поэтому и полное, и сокращенное наименования единиц измерения вводятся с клавиатуры.
ПРИМЕЧАНИЕ
Значение поля Сокращенно не может превышать трех символов.
Следует учитывать, что в документах системы (накладных, и др.) при выборе соответствующей единицы измерения будет отображаться ее сокращенное наименование.
Вы можете создавать новые единицы измерения на основании уже имеющихся. Для этого нужно выделить позицию-источник курсором и выполнить команду Копия, которая находится в контекстном меню.
Чтобы удалить позицию из справочника единиц измерения, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Количество позиций, добавляемых в справочник единиц измерения, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.
Справочник товаровВвод, редактирование и хранение данных о товарно-материальных ценностях, учитываемых в складском учете, осуществляется в справочнике товаров, который вызывается с помощью команды главного меню Справочники→Ассортимент товаров→Товары. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.11.
Рис. 3.11. Справочник товаров
Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. По умолчанию открывается вкладка Рабочие; все остальные вкладки предназначены для сортировки товарно-материальных ценностей по тому или иному признаку.
Чтобы ввести в справочник товаров новую позицию, выполните команду контекстного меню Добавить либо нажмите клавишу Insert. При этом на экране откроется окно ввода товара, которое показано на рис. 3.12.
Рис. 3.12. Добавление товара в справочник
Данное окно состоит из четырех вкладок: Общие, Сертификаты, Текущие остатки и резерв и Прайс-лист по видам цен. Ввод основной информации о товаре осуществляется на вкладке Общие.
В поле Наименование с клавиатуры введите наименование товара (например, Сигареты «Мальборо», или Сок Яблочный). Затем в поле Вид укажите его вид; требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов товаров. Например, для товара Сигареты «Мальборо» можно указать вид Табачные изделия, товар Электродрель Bosh можно отнести к виду Инструменты, и т. д.
Для каждой товарно-материальной ценности можно указать характерный признак. Ввод, редактирование и хранение информации о товарных признаках осуществляется в справочнике признаков товаров, который открывается с помощью команды главного меню Справочники→Признаки товаров. При вводе или редактировании товара его признак выбирается из раскрывающегося списка в поле Признак. Например, мороженому или пельменям можно установить признак Заморозка, горюче-смазочным материалам – признак Огнеопасные, и т. д.
В поле Производитель укажите наименование предприятия, являющегося производителем данного товара, а в поле Страна – название страны происхождения этого товара. Оба поля заполняются путем выбора значения из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике.
Штрих-код товара указывается в соответствующем поле. Вы можете просмотреть увеличенное изображение штрих-кода, нажав кнопку Просмотр изображения штрих-кода (кнопка расположена справа от поля и является последней в ряду кнопок, ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши). При нажатии кнопки открывается окно, как на рис. 3.13.
Рис. 3.13. Просмотр штрих-кода товара
В полях Артикул и Приоритет с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика укажите соответствующие данные, а в полях Брутто и Нетто – вес брутто и вес нетто данного товара.
ВНИМАНИЕ
Параметры Наименование, Штрих код, Артикул и Приоритет являются обязательными для заполнения.
Все товарно-материальные ценности в программе делятся на две категории: весовые и штучные. Чтобы отнести данный товар к категории весовых, установите флажок Весовой товар. Если данный флажок снят, то программа будет распознавать товар как штучный.
Как известно, подавляющее большинство товарно-материальных ценностей облагается налогом на добавленную стоимость. Чтобы указать ставку НДС по данному товару, установите флажок НДС и в открывшемся справа поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика укажите размер ставки в процентах. Если данный товар не облагается НДС, данный флажок можно снять.
В области настроек Фасовка указывается единица измерения данного товара, а также информация о его фасовке. По умолчанию для всех товаров предлагается базовая единица измерения, указанная в настройках программы на вкладке Дополнительно (подробнее см. выше раздел «Настройка параметров»), однако вы можете использовать и другие единицы измерения.
Чтобы добавить единицу измерения, щелкните в данной области правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить. В результате на экране откроется окно выбора единицы измерения и настройки фасовки, которое показано на рис. 3.14.
Рис. 3.14. Выбор единицы измерения
В данном окне в поле Единица измерения из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике единиц измерений (см. рис. 3.10), нужно выбрать подходящую единицу измерения. Затем в поле Приоритет укажите ее приоритет, а в поле Коэффициент – коэффициент пересчета в базовую единицу измерения. После этого нажмите кнопку Да. Все параметры данного окна являются обязательными для заполнения.
На вкладке Сертификаты формируется список сертификатов на данный товар. Вкладка Текущие остатки и резерв предназначена для просмотра текущих остатков товара, а также для его резервирования. Резервирование удобно использовать, например, для предотвращения отпуска товарно-материальных ценностей, предназначенных конкретному получателю, другим предприятиям и организациям, а также в иных случаях.
На вкладке Прайс-лист по видам цен выполняется настройка ценообразования для данного товара.
Завершается добавление в справочник нового товара нажатием кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.
Описание режимов работы
После настройки программы и заполнения ее справочников можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы рассмотрим самые необходимые режимы работы программы.
Поступление товаров на склад предприятияПоступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия оформляется приходной накладной. Чтобы перейти в режим работы с приходными документами, выполните команду главного меню Документы→Приход склада (эта команда вызывается также нажатием клавиши F2). При активизации данной команды на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.15.
Рис. 3.15. Список приходных документов
В данном окне содержится перечень введенных ранее приходных накладных (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции).
Чтобы ввести новую накладную, выберите в контекстном меню команду Добавить либо нажмите Insert. Чтобы отредактировать введенную ранее накладную, выделите ее в списке курсором и выполните команду контекстного меню Изменить либо нажмите Enter. Ввод нового и редактирование имеющегося документа осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Редактирование приходного документа
Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок: Документ и Содержание. Это обусловлено тем, что формирование документа выполняется в два этапа: вначале на вкладке Документ вводится основная информация о документе (номер, дата формирования, контрагент по документу, и др.), а затем на вкладке Содержание формируется спецификация документа.
Содержимое вкладки Документ показано на рис. 3.16. В первую очередь в полях № и от необходимо указать номер и дату документа. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать по своему усмотрению.
В поле Через кого можно указать ФИО сотрудника, через которого передаются товарно-материальные ценности по данному документу.
В поле Основание указывается, на основании чего формируется данный документ. Это может быть, например, приказ или распоряжение руководителя предприятия, или договор поставки товарно-материальных ценностей, и т. п. По умолчанию в данном поле предлагается значение, которое было введено в настройках программы на вкладке Общие (см. рис. 3.3), но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. Если в настройках программы значение по умолчанию не вводилось, то поле Основание в момент создания нового документа будет пустым.
Если товарно-материальные ценности были получены по доверенности, то в полях По дов. № и от следует указать номер этой доверенности и дату ее выдачи.
Информация об ответственных лицах указывается в области настроек Ответственные лица. Значения полей Руководитель, Гл. бухгалтер и Принял выбираются из раскрывающихся списков, а поле Отпустил заполняется с клавиатуры.
В поле Вид/д из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов деятельности (см. рис. 3.8), выбирается название вида деятельности, к которому следует отнести данный документ.
С помощью переключателя Вид расчета укажите, каким образом будет произведен расчет за полученные по данному документу товарно-материальные ценности. Чаще всего используются виды расчета Наличный и Безналичный, немного реже – Взаимозачет.
В области настроек Предприятие указывается наименование предприятия, которое является получателем товарно-материальных ценностей по данному документу. Нажмите расположенную слева кнопку, затем в открывшемся окне справочника предприятий выделите курсором требуемое значение и нажмите клавишу Enter.
В области настроек Контрагент указывается поставщик товарно-материальных ценностей по данному документу, а также грузополучатель. Последний параметр удобно использовать, например, когда предприятие, являющееся получателем товаров, имеет несколько торговых точек, складов, филиалов или иных структурных подразделений, на каждом из которых может осуществляться прием товарно-материальных ценностей. Выбор поставщика и грузополучателя осуществляется из справочников, для вызова которых нужно нажать соответствующую кнопку.
Как уже отмечалось выше, формирование спецификации приходного документа осуществляется на вкладке Содержание, содержимое которой показано на рис. 3.17.
Рис. 3.17. Формирование спецификации приходного документа
Чтобы добавить товар в спецификацию, вначале следует его выписать, и только после этого – собственно добавлять. Чтобы выписать товар, нажмите в нижней части окна кнопку Выписать, затем в открывшемся окне списка товаров выделите курсором требуемую позицию и нажмите Enter – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.18.
Рис. 3.18. Выписка товара для включения в спецификацию
В данном окне нужно указать количество товара, а также его цену. Значение поля Сумма программа рассчитает автоматически на основании количества и цены.
После заполнения всех необходимых параметров нажмите кнопку Да – в результате откроется окно, как на рис. 3.19.
Рис. 3.19. Выписанный товар
В данном окне в поле Кол-во отобразится количество выписанного товара. После того как вы выпишите все необходимые товарные позиции, нажмите кнопку В документ, которая находится внизу окна – в результате выбранные товары будут добавлены в приходную накладную.
Вы можете отредактировать данные по любому товару, включенному в спецификацию. Для этого нужно выделить его курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить либо нажать клавишу Enter, после чего в открывшемся окне выполнить необходимые действия.
Чтобы удалить товар из спецификации, выделите его в списке курсором и выполните команду контекстного меню Удалить либо нажмите Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Завершается ввод приходной накладной нажатием кнопки Да. При нажатии кнопки Нет окно ввода/редактирования накладной будет закрыто без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.
Чтобы содержащиеся в накладной данные были проведены по складскому учету, документ необходимо провести. Для этого выделите его в списке приходных накладных (см. рис. 3.15) курсором и выполните команду контекстного меню Проводка либо нажмите кнопку Проводка, которая расположена внизу окна. При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.20.
Рис. 3.20. Проведение приходной накладной по складскому учету
Чтобы провести документ, нажмите в данном окне кнопку Да. При необходимости вы можете одновременно сформировать документ на оплату (кассовый, банковский или бартерный) – для этого нажмите соответствующую кнопку и в открывшемся поле укажите дату документа на оплату, после чего нажмите кнопку Да. Созданный документ на оплату можно сразу же провести – для этого установите флажок Выполнить проводку документов на оплату.
Перечень платежных документов, созданных по каждому приходному документу, можно просмотреть, выделив накладную в списке курсором и выполнив команду Оплата, которая находится в контекстном меню.
Правообладателям!
Это произведение, предположительно, находится в статусе 'public domain'. Если это не так и размещение материала нарушает чьи-либо права, то сообщите нам об этом.
