Текст книги "MBA без воды"

Технология распределения рабочего времени по принципу приоритетов Лотара Зайверта

Если осознать, что время, которое мы выделяем для работы, составляет в среднем 40 часов в неделю, то с неизбежностью можно прийти к выводу, что у нас никогда не будет достаточно времени для того, чтобы заниматься всеми своими делами в полном объеме. Немецкий ученый Лотар Зайверт разработал технологию управления временем для менеджера, предложив изменить подход к решению нескончаемого потока проблем, которые обрушиваются ежедневно. Основу технологии составляет принцип приоритетов, применяя который можно добиться эффективной экономии использования рабочего времени.

Принцип приоритетов представляет собой эффективный способ расстановки задач по степени важности. Сила этого метода в его простоте. Он настолько прост, насколько и эффективен. Составьте список всех дел, которые вы планируете сделать в течение дня (недели, месяца и т. д.). Поставьте буквы А, Б, В, Г, Д перед каждым пунктом вашего списка.

Задача А должна иметь наибольшее значение на данном этапе вашей деятельности. Это может быть ответственная встреча, написание отчета и пр. Если вы ее не выполните, могут возникнуть серьезные осложнения. Когда таких задач несколько, оценивайте приоритетность как А1, А2 и т. д.

Задача Б – тоже важная задача, тем не менее последствия ее невыполнения не являются необратимыми. Другими словами, если вы не сделаете соответствующую работу, кто-нибудь окажется недоволен или вы чего-то лишитесь, но в любом случае последствия будут несопоставимыми с невыполнением задачи А. Никогда не приступайте к задаче Б, пока не завершено выполнение задачи А.

Задачей В является что-то, что было бы хорошо сделать, но это не влечет за собой никаких последствий для вашей работы (звонок другу, разбор корреспонденции, личная встреча, обед).

Задачей Г является работа, которую можно поручить кому-нибудь другому. Делегируя другим людям то, что они в силах выполнить, вы освобождаете время для решения задач А, которые никто, кроме вас, сделать не сможет.

Задачей Д является работа, которую можно вообще не делать, например работа, выполняемая по привычке на протяжении какого-то времени, рутинная работа или утратившая актуальность на сегодняшний день.

Скорректировав план с учетом принципа приоритетов, вы создаете себе условия, при которых более важные дела будут выполняться быстрее. Основой сегментации времени является умение планировать рабочий день и выделять непрерывный промежуток времени на выполнение конкретной задачи.

Приобретая полезную привычку составлять ежедневный план по принципу приоритетов и без промедления приступать к выполнению самой важной на сегодня задачи (А1), вы сможете с каждым днем увеличивать эффективность своей работы и будете успевать делать больше, чем коллеги или конкуренты.

Принцип Парето (принцип 80/20)

Как достичь большего с меньшими затратами?

Прогресс означает перемещение ресурсов из менее эффективных в более эффективные области применения (рис. 2.1):

• 80 % прибыли получается за счет 20 % инвестиций;

• 80 % роста происходит за счет 20 % проектов;

• 80 % полезной работы в организации делают 20 % сотрудников.

Рис. 2.1. Схематичное изображение принципа Парето

Известный итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето (1848–1923) в 1897 году сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Его также называют правилом 80/20 или принципом наименьших усилий. Парето установил, что люди в социуме делятся на тех, кого он назвал «влиятельным меньшинством» и «тривиальным большинством». «Влиятельное меньшинство» составляет 20 % населения, в то время как на его долю приходится 80 % всего богатства. Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется изложенному им принципу. Парето продемонстрировал действие этого принципа на множестве примеров. Так, его принцип устанавливает, что 20 % произведенной вами работы обеспечивает 80 % полученных результатов. Если у вас есть список из десяти дел, которые нужно выполнить, то два из них окажутся по конечной приобретаемой выгоде более значимыми, чем остальные восемь. При этом для решения каждой из этих десяти задач может потребоваться одинаковое время. В то время как вклад в конечный суммарный результат от выполнения одной или двух из них превысит пятикратно или десятикратно относительный вклад от остальных задач, часто бывает, что один пункт списка, состоящего из десяти задач, которые предстоит сделать, по своей значимости превышает все остальные девять, вместе взятые.

Вы наверняка знаете людей, которые вроде бы заняты работой целый день, а результаты их деятельности практически незаметны. Причина в том, что они работают над неосуществимыми задачами, пропуская или не решаясь приступить к решению тех 10–20 % задач, которые имеют наибольшее значение. Хотя самые значимые задачи, как правило, и самые сложные, однако и отдача от их реализации весома. В любом случае, пока не выполнены задачи из главных 20 %, не стоит браться за выполнение задач из второстепенных 80 %.

Всегда, прежде чем приступить к очередной задаче, задайте себе вопрос: «Входит ли эта задача в основные 20 % моих задач или во второстепенные 80 %?» Не поддавайтесь соблазну начинать день с решения малозначимых задач.

Планируя рабочее время, вы в конечном итоге планируете свое будущее. Поэтому способность выбирать между важным и малозначащим может стать определяющей на вашем пути к процветанию. Эффективные и успешные люди научились начинать работу с самой важной и значимой задачи, стоящей перед ними, в результате они всегда достигают большего, чем другие, и им чаще сопутствует успех.

Английский исследователь Ричард Кох предпринял попытку выяснить причины универсальности действия принципа Парето. Результаты исследований он описал в книге «Принцип 80/20: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий». Кох предлагает развивать «мышление 80/20»: умение определять, что входит в те 20 % усилий, которые могут принести 80 % желаемого результата. Для этого нужно следовать следующим правилам.

Правила экономии усилий

• Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.

• Лучше срезать углы, чем идти по дороге, делая все крутые повороты.

• Пытайтесь достичь высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям.

• Вместо того чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам (делегирование, аутсорсинг), которые могут сделать ее более профессионально.

• Выбирайте карьеру и работодателей с максимальной осторожностью и, как только это становится возможным, берите людей к себе в подчинение, а не нанимайтесь к кому-нибудь другому.

• Делайте только то, что у вас получается лучше всего и что вам нравится больше всего.

• Копайте глубже – обращайте внимание на странности и иронию судьбы. В каждой важной для вас области старайтесь определить, какие 20 % усилий могут привести к 80 % результатов.

• Успокойтесь, работайте меньше и ставьте перед собой только важные цели, при достижении которых закон 80/20 будет работать на вас, а не против вас. Помните: всех денег не заработаешь.

• Максимально используйте те немногие удачные моменты, которые посылает вам жизнь, когда вы способны показать наивысшие результаты и когда фортуна благосклонна к вам.

Состояние, описанное в последнем пункте, еще называют благоприятным потоком, когда все идет гладко и быстро, вы как бы движетесь с попутным течением, поэтому старайтесь в такие моменты делать как можно больше дел и развивайте успех. Развить его можно позитивным мышлением, концентрацией внимания на всем хорошем. Поставьте заслон от негативной информации из СМИ и от окружающих, так как она способна разрушить вашу положительную энергетику. Избегайте негативных эмоций: гнева, раздражения, грубости, сомнений, страха. Страх неудачи и потери – коварный враг, если вы поддадитесь ему, он убьет все ваши мечты.

Принцип делегирования полномочий (по Мэддоксу)

Делегирование – один из ключевых навыков менеджмента, потому что, с одной стороны, позволяет освободить время для других видов деятельности, а с другой – помогает развивать персонал. Делегирование заключается в передаче части полномочий (и частично связанной с ними ответственности) с более высокого уровня менеджмента на более низкий при сохранении за высшим уровнем функции контроля использования этих полномочий. Принцип делегирования – важный прием для более эффективного расходования рабочего времени. Однако при использовании этого принципа в повседневной деятельности менеджеру необходимо учитывать условия успешного делегирования полномочий:

• желание вышестоящего менеджера передать часть властных полномочий подчиненному;

• решимость вышестоящего менеджера это сделать;

• желание подчиненного принять на себя полномочия и соответствующую ответственность;

• готовность подчиненного эффективно использовать новые властные полномочия.

Необходимо выделить задания и виды деятельности, подходящие для делегирования.

Исследователь теории менеджмента Мэддокс в 1990 году выделил девять категорий работы, которую можно делегировать:

• решения, принимаемые наиболее часто, а также второстепенные и без конца повторяющиеся действия (рутинные);

• функции, в которых вы являетесь экспертом (обычно это операционная работа, а не управленческая деятельность);

• задания и проекты, в которых вы наименее компетентны (поскольку есть люди, которые смогут это сделать лучше вас, логичнее перепоручить им);

• функции, которые вам не нравятся (для того чтобы вы не отложили их в долгий ящик либо не выполнили их спустя рукава);

• работа, выполняя которую сотрудники приобретут опыт;

• задания, добавляющие разнообразие (смена темпа обычно приветствуется и может дополнительно мотивировать);

• виды деятельности, которые расширяют фронт работ, развивают и повышают уровень ответственности сотрудников;

• задания, способствующие увеличению количества сотрудников, которые смогут выполнять важную и ответственную работу;

• задания, дающие возможность поощрять творческие начинания сотрудников. Персоналу необходимо давать определенную свободу действий для проявления инициативы.

Принцип корзины

Не позволяйте текучке поглотить себя. Периодически просматривайте свои планы и удаляйте все несущественное. Не позволяйте малозначащим вопросам занимать ваше время в ущерб решению действительно важных и значимых задач. Все то, что несущественно, потеряло актуальность, смело выбрасывайте в корзину!

Важным умением, способствующим правильному планированию времени, является навык саморазгрузки. Для формирования у себя этого навыка нужно время от времени задавать себе следующие вопросы:

• Зачем вообще это делать? (Исключить!)

• Почему именно я? (Поручить!)

• Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)

• Почему именно так? (Рационализировать!)

Практическое планирование. Матрица Эйзенхауэра

С учетом общей концепции рационального использования рабочего времени вы можете начинать практическое воплощение этой деловой стратегии.

Хорошей иллюстрацией данного принципа может являться практика президента США Д. Эйзенхауэра, который рассматривал все дела, используя два критерия – важность и срочность. На основе этого он располагал все дела в ячейки простой матрицы, показанной на рис. 2.2.

Задачи категории А (срочные и важные) необходимо решать незамедлительно. Задачи Б (важные, но не слишком срочные) требуют внимания и определения сроков исполнения, без которых они в какой-то момент рискуют превратиться в задачи А, а вы будете к этому не готовы. Задачи В целесообразно перепоручить подчиненным или специалистам, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны. Наконец, в отношении задач Г необходимо набраться мужества и сказать себе: «Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть».

Рис. 2.2. Матрица Эйзенхауэра

Ловушка, в которую попадает большинство людей, – это то, что они занимаются в основном делами из категорий Г и В и не справляются с задачами А и Б. Часто это происходит потому, что дела из категорий Г и В сделать проще и их результаты сразу видны (а это подтверждает собственную эффективность сотрудника).

В процессе практической деятельности многих менеджеров и управленцев сформировался комплекс принципов и методов, помогающих организовать рабочее время. Рассмотрим самые интересные из них.

Когда у вас нет времени для завершения работы, последствия невыполнения которой могут быть достаточно серьезными, вы вынуждены использовать любые средства (раньше вставать, позже ложиться и т. д.), но завершить работу, чтобы избежать возможных негативных последствий. Статистика убедительно показывает, что у вас никогда не будет достаточного времени для того, чтобы переделать все дела.

Принцип вынужденной эффективности помогает сосредоточить усилия только на самых значимых и важных делах, выполняя их качественно и в назначенные сроки. При этом нецелесообразно стараться переделать все накопившиеся дела, так как это может привести к перенапряжению и, как следствие, к потере работоспособности и возникновению стресса. Когда у скульптора Родена спросили, как ему удается из грубого камня делать такие изящные скульптуры, поражающие плавностью линий, он ответил: «Я беру кусок мрамора нужного размера и все лишнее отсекаю». Если менеджер хочет работать продуктивно, он должен научиться, подобно великому скульптору, «отсекать все лишнее» в своей деятельности.

Ваше рабочее пространство должно быть свободно от всего лишнего, не относящегося к тем вопросам, которые вы в данный момент решаете. И напротив: все, что может потребоваться в процессе работы, должно быть под рукой, чтобы вам не приходилось вставать для получения необходимого материала или ресурса. Рабочее место должно быть удобным и располагающим к продолжительному труду. Посмотрите на свое рабочее место со стороны и задайте себе вопрос: «Какими деловыми качествами обладает человек, имеющий такое рабочее место?» Если эти качества соответствуют вашим представлениям о себе, значит, все организовано правильно. Если нет, подумайте, что следует изменить.

Бизнес-консультант Брайан Трейси на семинарах приводит отличный пример, иллюстрирующий этот принцип: «Много лет назад мне пришлось пересечь сердце Сахары – плато Танезруфт (на местном языке означает “земля страха и жажды”»), расположенное на самом юге современного Алжира. К тому времени французы уже много лет практически не присутствовали в этом районе, и изредка встречавшиеся нам бывшие заправочные станции пришли в полную негодность и совершенно обветшали.

Пустыня в этом районе Сахары имеет протяженность с запада на восток 500 миль. Здесь нет воды, чего-либо, что можно было бы употребить в пищу, ни травинки, ни даже мух. Рельеф местности совершенно плоский, отчего она напоминает безбрежную песчаную стоянку, простирающуюся во всех направлениях, что не охватывает глаз.

Более 1300 человек погибли, пытаясь пересечь этот участок Сахары в прежние годы. Нередко бывало так, что песок заносил проложенную дорогу и путники сбивались с маршрута.

Чтобы решить проблему с отсутствием в этой местности каких-либо естественных ориентиров, французы пометили дорогу черными 55-галлонными (200-литровыми) бочками из-под нефти, расставив их с интервалом в пять километров. При этом, когда человек стоит у одной бочки, следующая кажется ему расположенной на самом горизонте этого совершенного плато, что объясняется кривизной земной поверхности.

По этой причине в любой точке дороги нам всегда виднелись две бочки: одна, которую мы миновали, и та, которая впереди, в пяти километрах от предыдущей. И этого было достаточно.

Все, что нам надо было делать, это идти к следующей бочке. Таким образом мы смогли пересечь самую большую в мире пустыню, делая это по принципу “одна нефтяная бочка за один раз”».

Аналогичным образом можно выполнить любую сложную работу, разбив ее на этапы и руководствуясь правилом выполнять одно посильное дело за один раз.

Метод «Ломтик колбасы» основан на аналогии между процессом поедания палки колбасы, нарезанной мелкими ломтиками, и разделением сложной задачи на более мелкие. Подобно тому как мы съедаем палку колбасы, отправляя в рот ломтик за ломтиком, мы можем выполнять любую сложную работу, разбив ее на мелкие части и выполняя их одну за другой. Успешно выполнив часть работы, мы испытываем моральное удовлетворение и создаем хороший стимул, чтобы взяться еще за одну, затем за следующую и т. д.

Этот метод основан на том, что вы приступаете к сложной работе постепенно, проделывая в задаче отверстия наподобие тех, что видны на срезе швейцарского сыра.

Приступив к сложной работе фрагментарно, вы начинаете ощущать движение вперед и формируете мотивацию продолжать решение задачи до получения необходимого результата. Этот метод эффективен в тех случаях, когда вы можете уделить решению какого-либо вопроса лишь непродолжительное время.

Методы «Ломтик колбасы» и «Швейцарский сыр» помогут в случаях, когда предстоящая работа психологически подавляет своими масштабами.

По-настоящему важная работа требует, как правило, больших и непрерывных промежутков времени. Многие менеджеры по продажам отводят ежедневно определенное время в течение рабочего дня на телефонные разговоры с покупателями. Они устанавливают для себя правило, например, с 10 до 12 часов каждый день беспрерывно звонить потенциальным клиентам. Начинать нужно с рабочего плана. Чем лучше план, составленный вами, тем легче эффективно использовать каждую минуту рабочего времени. Установлено, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут рабочей деятельности.

Рис. 2.3. Сегментация времени

Принцип планирования предельно прост: вы заблаговременно составляете список своих дел до того, как приступаете к их выполнению. Все, что вам необходимо в дальнейшем, – строго придерживаться всех пунктов плана. Ежедневный план удобнее всего составлять вечером накануне. В этом случае ваше подсознание начнет подготовку к реализации плана уже во время ночного сна, и утром вам будет легко включиться в работу.

Кроме ежедневных планов, желательно составлять недельный, месячный, а может быть, и годовой (это зависит от специфики деятельности). Привычка посвящать пару часов в конце недели составлению планов на следующую неделю, а в конце каждого месяца уделять время планированию основных мероприятий следующего месяца помогла многим успешным людям добиться значительных результатов в работе. В течение рабочего дня вычеркивайте пункты плана по мере их выполнения – это наглядно демонстрирует эффективность вашего ежедневного труда и позитивно отражается на самооценке.

Этот принцип подразумевает, что, начав работу над задачей, вы продолжаете работать над ней, не отвлекаясь на другие дела, пока она не будет выполнена на 100 %. Было подсчитано, что концентрация внимания только на одной задаче сокращает время, запланированное для ее выполнения, на 50 %. Выполнение этой же работы с перерывами превышает расчетное время более чем на 50 %. Всякий раз, возвращаясь к прерванной работе, вы тратите время, чтобы сориентироваться, сколько было сделано и сколько еще предстоит, преодолеваете инерцию, включаетесь, врабатываетесь.

Тест «Управление личным временем»

Тест «Управление личным временем», разработанный бизнес-консультантом Л. Форсайтом, поможет вам глубже вникнуть в задачу организации рабочего времени применительно к вашей профессиональной деятельности (табл. 2.1).

Таблица 2.1. Тест «Управление личным временем»

Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49.

Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.

Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.

Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.

Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда разумно. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.

Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.

Пожиратели времени – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.

Пожиратели времени – это те люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.

Люди – вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47.

Эти вопросы выявляют вашу способность и умение работать с другими людьми, сообща решать проблемы. Совместная работа – обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто пеняем на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя посмотреть».

Бумажная работа (администрирование) – вопросы 23, 29, 48.

В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними, – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.

Персонал – вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.

Эти вопросы помогут вам понять, как именно подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другие, не имеющие прямого отношения к работе.