Текст книги "Госзакупки и тендеры для малого бизнеса. Как участвовать, чтобы побеждать"

2.3. Точка, точка, огуречик

Миша всё шерстил тендеры в надежде найти золотую жилу.

А вот, кажется, она и есть! Заказчику нужно много всяких деталей, того-другого-третьего, и цена на них привлекательная. Решено: подаем заявку!

Сел Миша заполнять документы – и два дня не вылезал из-за стола. Очень много условий и требований.

И тут вдруг – раз! – а заявку-то и отклонили. Так что ж, он зря мучился? Что случилось-то? Вроде сделал всё как надо, как привык. Не первый раз замужем!

Миша всегда учился на своих ошибках, поэтому стал разбираться. Вот тут, например, в ТЗ указано: «согласно техническому заданию, размер отверстий в изделии должен быть не менее 2 мм*». Обычно, встречая такое, Миша мысленно вычеркивал слова типа «не более» и «не менее», а если точно не знал нужных цифр, то просто обозначал в заявке нижнюю границу, да и всё.

Это не совсем по науке, но сколько раз Миша так делал – и ничего, прокатывало! Неужели кто-то там какие-то миллиметры вымерять будет?

А тут вон как оказалось… В техзадании указано, что размер отверстий должен быть «не менее 2 мм*». Ну Миша и написал: «2 мм». А что означает «*» – Миша разбираться не стал. Выяснилось: где-то в документации на тендер есть инструкция, в которой указано, что значок «*» вообще-то не для красоты. А если диапазонное значение сопровождается подобным знаком (например, «размер отверстий – не менее 2 мм*»), то крайние значения, а именно 2 мм, «не являются допустимыми». Можно, к примеру, написать 2,01 мм, а вот 2 мм – уже нельзя. Казалось бы, сущая ерунда, но из-за нее заявку и завернули, и теперь хороший заказ достанется кому-то другому.

Какой вывод Миша сделал из этой истории? Правильно! Инструкции и всю документацию заказчика надо читать очень внимательно.

КОММЕНТАРИЙ

Как заказчик описывает товар, который хочет купить? Он перечисляет все важные для себя характеристики. Это могут быть физические параметры (габариты или вес), используемые материалы, мощность, водонепроницаемость, огнестойкость, плотность и так далее.

Характеристики товара

Технические и функциональные характеристики должны иметь объективный характер и не влиять на конкуренцию.

И всё же учреждение-заказчик старается описывать именно ту продукцию, которая отвечает его реальным потребностям. Иначе какой смысл в покупке? Поэтому техзадание – это документ, в котором покупатель всегда пытается найти баланс между своими желаниями и необходимостью обеспечить свободную конкуренцию. Оттого ТЗ часто становится предметом споров между сторонами закупочного процесса.

Важно, что в госзакупках заказчики не могут устанавливать требования к поставщикам – например, к их опыту или квалификации, а также наличию тех или иных ресурсов. Они могут только описать объект, который намерены приобрести, а вот кто его привезет, им должно быть совершенно не важно.

Конечно, из этого правила есть исключения. Они касаются ряда ответственных тендеров на крупные суммы. Скажем, для того чтобы принять участие в аукционе на капитальное строительство здания с ценой выше пяти миллионов рублей, вам необходимо будет иметь опыт исполнения похожих контрактов на определенную сумму (подробнее – в главе 2.10).

Однако в большинстве случаев применяются так называемые общие требования к участникам, под которые подходит большинство предпринимателей и юридических лиц.

Какими характеристиками обладает товар?

• Характеристики, которые не могут изменяться.

Например, заказчик при закупке автомобильных шин может написать: шина размером 11.00.R20, всесезонная, индекс нагрузки 145/150; комплектность: шина плюс камера.

Это исчерпывающее описание, не предполагающее каких-либо отклонений. Предлагаемый вами товар должен точно ему соответствовать.

• Диапазонные характеристики.

В этом случае заказчик устанавливает минимально или максимально допустимые значения либо какие-то иные диапазоны. Например:

• габариты гардеробного шкафа: ширина не менее 750 мм, глубина не менее 350 мм, высота не менее 2000 мм и не более 2200 мм;

• автомобиль должен быть белого либо черного цвета.

Понятно, что у поставщиков тут гораздо больше свободы в выборе подходящего товара. Если заказчик установил, что мощность всасывания пылесоса должна быть не менее 350 Вт, то подойдут модели с показателями и в 350 Вт, и в 400 Вт.

• Неизменяемые характеристики, которые «маскируются» под диапазон.

Например, если в документации указано, что электроприбор должен работать при температуре от -20 С° до +30 С°, то именно этому и должна соответствовать заявка. Бессмысленно искать аппарат, работающий исключительно при температуре +18 С°.

Любая тендерная заявка так или иначе содержит техническое предложение. При участии в закупке вам нужно максимально точно описать именно ту продукцию, которую вы предлагаете заказчику. А уж он рассмотрит вашу заявку и решит, подходит ли она под его требования.

Как должно выглядеть ваше техническое предложение?

Запомните два простых правила.

1. Если заказчик использовал только неизменяемые характеристики, то ваша задача – либо просто согласиться поставить товар на условиях тендерной документации, либо продублировать характеристики заказчика в заявке.

2. Если заказчик использовал диапазонные характеристики, то заявка должна содержать конкретные показатели (точные цифры), соответствующие установленным диапазонам.

В заявке нельзя дублировать диапазон – покупатель просто ее отклонит. Ведь он так и не получил информации о том, какой именно товар ему предлагают.

Давайте теперь посмотрим на примере, как это должно выглядеть (см. табл. 1).

Таблица 1. Пример заполнения заявки на тендер

Как понять, какие характеристики в техзадании являются неизменными, а какие – диапазонными?

Для этого заказчик должен включить в закупочную документацию инструкцию по заполнению заявки. Она может ограничиваться общей фразой о том, что в заявке необходимо указать конкретные показатели, а может быть весьма и весьма объемной, с использованием различных графических и прочих символов.

Большая беда многих начинающих, да и опытных поставщиков в том, что они не вчитываются внимательно в эту инструкцию. Они читают техническое задание, опираясь на здравый смысл, прошлый опыт и обыденное понимание слов и символов. Не нужно так делать.

Ваша задача – выяснить, как заказчик понимает те или иные слова и обозначения. Именно этим целям и служит инструкция. Если у вас остались вопросы, то вы всегда можете запросить разъяснения закупочной документации (подробнее об этом см. в главе 2.7).

Пример фрагмента инструкции:

• слова «от», «до», «не более», «не менее», «не уже», «не хуже», «не выше», «не ниже» включают в себя в том числе пограничные значения;

• символ «;» означает необходимость выбора одного или нескольких значений, которые участник указывает по своему усмотрению;

• символ «,» следует читать как «и»;

• символ «/» – следует читать как «или»;

• символы: «≥», «≤», а также значения показателей, разделенные тире или дефисом, включают в себя в том числе пограничные значения.

А что с техническим заданием на выполнение работ или оказание услуг?

При закупке работ или услуг заказчик тоже описывает их в документации. Как правило, такое ТЗ представляет собой текст, разделенный на смысловые части.

Обычно в него включаются следующие разделы:

• состав работ (описание, смета, таблица);

• перечень используемых материалов либо поставляемых в ходе выполнения работ товаров;

• место, сроки, время выполнения работ;

• требования к результатам работ, услуг;

• требования к закрывающим или отчетным документам;

• приложения (чертежи, таблицы, образцы и прочее).

Обычно «техническая» часть заявки при закупке работ или услуг ограничивается вашим согласием с техзаданием. Исключение составляет та часть, где описаны товары или материалы. Возможно, их нужно будет расписать, как если бы это был тендер на поставку товаров (указать конкретные показатели, соответствующие техзаданию).

ВЫВОДЫ

1. Существуют определенные правила, согласно которым заказчик описывает закупаемые товары, работы или услуги. Внимательно изучайте документацию тендера, в частности инструкцию по заполнению заявки. Так вы поймете, что конкретно имеет в виду покупатель, используя те или иные слова или символы.

2. В своей заявке вы должны предложить товар, подходящий под описание заказчика. Если это не так, то смысла участвовать в тендере нет. Совершенно не важно, что у вас будет самая выгодная цена, – ведь вы предлагаете товар, который не нужен покупателю.

3. Заполнение технического предложения – самый трудоемкий этап в процессе подачи заявки на тендер. Важно не только подобрать нужный товар, но и правильно его описать. Не забывайте, что вы участвуете в государственной закупке. Тут всё очень формально.

4. Если вы не понимаете, какие требования учреждение-заказчик предъявляет к продукции, лучше не гадать, а запросить разъяснения.

5. При участии в закупке работ или услуг заполнить техническую часть заявки обычно бывает несложно: достаточно дать согласие на исполнение контракта в соответствии с условиями заказчика. Однако это не значит, что техзадание можно не читать. Ваша цель – не просто выиграть конкурс, а исполнить свои обязательства и получить оплату.

2.4. Загвоздочка вышла

Наш Миша Торопышкин давно уже никуда не торопится: и техзадание тщательно изучит, и поразмыслит над ним как следует. Не бросается в омут с головой, как прежде, даже если дело касается его любимых автозапчастей. «Я знаю, что ничего не знаю, как говаривал Сократ» – теперь любимая Мишина фраза. Это значит, всему необходимо учиться и всё изучать.

Например, техзадание в одном из тендеров на поставку аккумуляторов: требования вроде понятны, таких аккумуляторов на рынке полно. Однако вот загвоздка: указанным размерам – длина 242 мм, ширина 173 мм, высота 189 мм – соответствует только одна модель. Но! Цена-то на нее значительно выше, чем начальная стоимость, которую рассчитал заказчик.

И не то чтобы эти миллиметры имели такое уж значение на практике… Есть похожие модели с длиной, например, не 242 мм, а 243 мм или 240 мм… Они прекрасно подойдут: места в машине всегда достаточно для похожих аккумуляторов. Миша Торопышкин уже сто раз проходил это на прошлой работе, когда торговал запчастями.

Так почему же заказчик выбрал столь строгие параметры?!

На всякий случай спросил у Коли – тот хорошо разбирается в машинах. Ну мало ли – вдруг он, Миша, чего-то не знает.

А Коля начал возмущаться. Мол, Миша прав, такие строгие параметры для аккумуляторов не требуются. Явно дело тут нечисто!

– Пожалуйся ты на них уже, – стукнул кулаком по столу Колян. – Явно же хитрят, не просто так такие условия написали, есть кто-то на примете у них, сто пудов. Кто-то один, кто должен этот тендер выиграть. Не так уж этому заказчику важен размер, как конкретный поставщик!

Миша крепко задумался. А ведь Коля, может быть, и прав… Может, действительно накатать жалобу?

КОММЕНТАРИЙ

Как думаете, кто от имени заказчика готовит описание закупаемого объекта (техническое задание)? Как правило, это работник подразделения, которое в будущем станет пользоваться этим товаром. Либо контрактный управляющий (сотрудник, занимающийся закупочным процессом по закону № 44-ФЗ).

В любом случае эти люди едва ли одинаково хорошо разбираются во всех возможных видах продукции. Как же они выходят из ситуации? Всеми доступными способами: скачивают документы по тендерам на аналогичные изделия с сайта ЕИС, просят помочь знакомых поставщиков, а также пытаются скомпоновать все эти сведения в одном документе.

Очевидно, что в итоге в подобном техзадании могут появиться ошибки. Чаще всего они непреднамеренны и вызваны элементарным незнанием специфики товара.

Какие ошибки встречаются в ТЗ?

• Противоречия внутри документации.

Например, в одном месте указан срок выполнения работ 30 дней с даты заключения контракта, а в другом месте этого же ТЗ обозначена конкретная дата.

• Недостаточная информация.

Скажем, в описании закупки полиграфической продукции не указана требуемая плотность бумаги или красочность по CMYK, что не дает возможности поставщику качественно рассчитать цену контракта.

• Технические ошибки.

Например, в тендере на приобретение бейсболок с фирменным логотипом указано, что бейсболки должны быть из хлопка, а логотип нанесен с помощью сублимации. Но таким методом невозможно нанести изображение на хлопковое изделие. Нужно использовать какие-то иные способы, однако заказчик этого не знает.

• Противоречие действующим госстандартам.

Мое личное наблюдение: если ГОСТ на продукцию изменился, то еще год-два часть заказчиков будет указывать в своих описаниях старую версию стандарта.

Как действовать поставщику, если он заметил ошибку?

Если вы заметили ошибку на этапе подачи документов на участие в тендере, то имеет смысл связаться с заказчиком и убедить его внести изменения в документы – в частности, в описание объекта закупки. По закону это можно сделать до определенной даты. Связаться с заказчиком можно с помощью запроса разъяснений через электронную торговую площадку либо даже просто позвонить.

Если вы заметили ошибку уже после того, как подали заявку, или после того, как победили, то законных вариантов всего два.

1. Заключить контракт с ошибкой (внести изменения в данные вашей заявки или проект контракта уже невозможно) и затем сразу же его расторгнуть по соглашению сторон.

Этот алгоритм абсолютно законный, но он мало соответствует потребностям обеих сторон. Заказчик не получит нужный ему товар, и ему придется объявлять тендер заново, он потеряет время. А поставщик лишится потенциально интересного заказа. Вдобавок к этому он заплатит торговой площадке комиссию за победу, но прибыли от выполнения контракта не получит.

Поэтому на практике стороны нередко выбирают второй вариант:

2. Заключить контракт с ошибкой и затем подписать дополнительное соглашение об улучшении характеристик поставляемого товара.

По закону это возможно. Однако не любое исправление ошибки считается улучшением товара. (Подробнее об изменении контракта мы поговорим в главе 2.11.)

«Заточка» техзадания

Кроме того, заказчик вполне сознательно может допускать «ошибки». Это случай так называемой заточки техзадания, то есть составления его таким образом, чтобы максимально повысить шансы на победу конкретного участника.

Примеры.

• Излишне подробное техзадание, включающее десятки характеристик, иногда внутренне противоречивых.

В этой ситуации, во-первых, очень сложно правильно и оперативно заполнить заявку, а во-вторых, при таком запутанном и противоречивом описании товара вероятны сложности на приемке.

К примеру, закупка на приобретение живых цветов: в бутоне розы должно быть не менее 50 и не более 80 лепестков; требования к прочности пленки для букетов: при продольном растяжении – не менее 14,7 Мпа, в поперечном – не менее 12,7 Мпа, удельное поверхностное электрическое сопротивление – не более 1-1016 Ом.

• Нереальное для исполнения техническое задание.

Например, в ходе выполнения работ должны быть поставлены некие товары, которых нет в свободной продаже (они изготавливаются на заказ, их нужно привозить из-за границы и тому подобное), но при этом срок выполнения работ крайне сжатый.

• Неправильно подобранный код ОКПД (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности) для закупаемой продукции.

Это повлечет ошибочное применение национального режима и неправомерный запрет на поставку импортных товаров.

При обнаружении любых ошибок в техническом задании (точнее, ваших подозрений в наличии таких ошибок) алгоритм действий будет примерно одинаковым.

1. Связаться с заказчиком и попробовать внести изменения в описание объекта закупки.

2. Направить жалобу на содержание документации в антимонопольную службу.

Ну или работающая альтернатива – пропустить потенциально проблемный тендер и подавать заявки на понятные и исполнимые для вас закупки. Когда предприниматели обращаются ко мне с просьбой прокомментировать подобные ситуации, я всегда интересуюсь их конечной целью. Чего именно они хотят: доказать заказчику свою правоту или заработать денег. Если важнее второе, лучше не тратить время на борьбу с ветряными мельницами, но если ошибка выдает умышленное злоупотребление и разрешить подобную ситуацию принципиально важно, тогда, конечно, можно пойти на конфликт и написать жалобу. Это тоже порой приносит прекрасные результаты.

ВЫВОДЫ

1. Поскольку сотрудникам госзаказчика трудно быть великолепными специалистами во всем, то в закупочной документации могут встречаться ошибки. Человеческий фактор никто не отменял.

2. Вы можете попробовать исправить ошибку, убедив заказчика внести изменения в техзадание, но для этого у вас очень мало времени.

3. Если вы уверены в своей правоте, а заказчик не вносит изменения (или сроки уже прошли), то вы можете направить жалобу в антимонопольную службу. Если контролеры с вами согласятся, то закупку отменят и заказчик будет вынужден разместить ее заново, исправив ошибки.

4. С точки зрения бизнеса едва ли стоит бороться с каждой встреченной вами ошибкой заказчика. Всегда думайте о том, как потратить свои время и энергию наиболее эффективно.

2.5. А затем, сынок…

За трудами да заботами незаметно наступили новогодние праздники. На пару недель Миша напрочь забыл обо всех этих тендерах. И вот первая заявка в новом году! А вы тоже любите начинать новую жизнь и отмечать, что сделали первым и последним в году? Миша Торопышкин очень любит. Потому и к первой заявке он отнесся весьма внимательно. Долго и тщательно выбирал Миша свой первый тендер: ведь, как известно, как год встретишь, так его и проведешь.

И вроде всё сделал правильно, и условия-то расписал хорошие, а заявку – бац! – и отклонили. Ну и как тут не расстроиться?

Стал Миша разбираться, в чем причина. И оказалось, что с нового года в законе, том, который № 44-ФЗ, вступило в силу изменение: теперь в заявках по всем тендерам необходимо указывать «страну происхождения товара», который ты предлагаешь заказчику.

– И зачем это надо? – возмутился Миша.

Правда, только в кругу семьи, кому еще интересно слушать его выступления?

– Ведь и без этого нормально было, хорошо, – не унимался Миша, – ладно бы там импортозамещение, нацрежим – тогда всё можно понять. Но обычный тендер – за-а-а-ачем? Зачем это указывать?

– А затем, – сказал отец.

Миша почесал затылок и задумался над папиными словами, точнее – над словом. Отец, увидев, что сын никак его не поймет, продолжил.

– Иногда так бывает, сынок. Без причин, без объяснений. Ты всё равно ничего с этим не поделаешь, так зачем напрягаться? Успокойся и прими ситуацию такой, какова она есть.

– Так и что ж, мне просто продолжать работу? – озадаченно спросил Миша.

– Да, сынок. Просто продолжай трудиться, ну а всё остальное – приложится.

В который раз Миша понял, что отец прав. И отправился дальше искать тендеры.

КОММЕНТАРИЙ

Представим, что вы нашли закупку, внимательно изучили техническое задание и остальные условия тендера, сделали расчеты и поняли, что контракт сулит вам выгоду Вы хотите побороться за этот заказ. Следующий шаг – направить заказчику заявку на участие в закупке.

На что необходимо обратить внимание в первую очередь, подавая заявку на тендер?

Заявки на тендеры, которые проводятся по закону № 44-ФЗ, отправляются через специальные сайты – электронные торговые площадки (ЭТП). Вы помните, что таких площадок всего восемь, и после аккредитации на сайте ЕИС вас автоматически зарегистрируют на каждой из них.

Ваша задача – изучить документацию по закупке и понять, какие сведения и документы вам необходимо представить.

Как правило, наиболее трудоемкая часть заполнения заявки – это составление технического предложения. О нем мы подробно поговорили в главе 2.3.

Кроме того, можно выделить, так сказать, «юридическую» часть заявки. В закупках по закону № 44-ФЗ, она будет практически неизменной в любом виде торгов. Весь состав сведений условно делится на три группы.

1. Сведения и документы, которые электронная площадка предоставляет автоматически на основании аккредитационных данных.

○ Сведения об участнике (наименование, адрес, телефон, ИНН и так далее).

○ Копия учредительных документов юридического лица.

○ Сведения о лице, которое может действовать без доверенности от имени компании (как правило, это руководитель).

○ Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (подгружается автоматически с сайта ФНС России).

○ Копия паспорта участника-физлица.

○ Документы, подтверждающие соответствие участника закупки «дополнительным» требованиям (о них подробнее в главе 2.10).

Запомните: поскольку в ЕИС вы загружаете скан паспорта или устава, то именно вы отвечаете за актуальность этих документов в любой момент времени. Если сведения изменились, то вам нужно заменить их в личном кабинете в ЕИС. В противном случае заказчик, обнаружив противоречия, может отклонить вашу заявку, и вся работа пойдет насмарку.

2. Данные, уже сформированные площадкой.

(Участнику нужно согласиться с ними, поставив «галочку» в нужном месте с помощью функционала сайта ЭТП.)

○ Согласие исполнить контракт на условиях тендерной документации. Обратите внимание на этот пункт: им вы подтверждаете, что внимательно изучили документы заказчика и согласны со всеми его требованиями.

○ Декларация о соответствии вас «единым» требованиям к участникам закупки (их мы тоже рассмотрим в главе 2.10).

○ Декларация о том, что вы являетесь субъектом малого предпринимательства или социально ориентированной некоммерческой организацией (на случай, если к участию в тендере допускаются только эти две категории лиц).

○ Декларация о том, что вы не состоите в реестре недобросовестных поставщиков.

3. Данные, которые вы предоставляете самостоятельно.

(Заполняете с помощью функционала площадки либо прикрепляете подготовленные документы.)

○ Наименование страны происхождения товара.

○ Техническая часть заявки (конкретные показатели предлагаемого товара).

○ ИНН руководителя и учредителей юридического лица.

○ Документы, подтверждающие наличие у вас специального разрешения заниматься определенной деятельностью, если это требуется по закону. (Скажем, если закупаются услуги физической охраны, то в составе заявки вам нужно приложить скан имеющейся лицензии. Если закупаются строительные работы, то при условиях, установленных в градостроительном законодательстве, нужно предоставить выписку из реестра саморегулируемой организации – СРО).

○ Документы, подтверждающие страну происхождения товара, если того требуют правила национального режима (о нем подробнее в главе 2.6).

○ Ваше ценовое предложение. Цену вы указываете сразу (при подаче заявки) в таких закупках, как запрос котировок и конкурс. А вот в аукционной заявке цену писать не нужно – она сформируется в ходе онлайн-торга (о нем подробнее в главе 2.14).

Понимаю, что на первый взгляд этот список кажется объемным. Но, сформировав одну-две заявки, вы поймете, что всё не так грустно, а после десятой процесс подготовки и подачи заявок превратится в рутину. Обещаю.

На что еще стоит обратить внимание

• Если вашу заявку подписывает не руководитель, а, скажем, тендерный специалист, то к ней обязательно нужно приложить доверенность.

• Прикладывайте к заявке краткую анкету поставщика, где отражены актуальные телефоны для связи, действующие банковские реквизиты и применяемая система налогообложения.

• Перед подачей заявки обязательно проверьте, не вносил ли заказчик изменения в документацию и не менял ли техзадание.

• Не подавайте заявку в самый последний момент. Сбой связи или глюк на сайте площадки может свести на нет большой объем работы, проделанной вами ранее.

• Если вам необходимо внести изменения в заявку, то нужно отозвать старый и сформировать новый документ. Как правило, это можно сделать в любой момент до окончания приема заявок.

• Если торги потеряли для вас актуальность или привлекательность, отзовите заявку, иначе в случае победы вам придется заключать и исполнять контракт. Тот факт, что для вас он экономически больше не выгоден, никого волновать не будет. Подавая заявку, вы подтверждаете, что ознакомились с пакетом документов заказчика и осознанно согласились со всеми условиями закупки.

ВЫВОДЫ

1. Заявки на разные виды закупок очень похожи друг на друга по составу. В них присутствуют «техническая» и «юридическая» части, а также ценовое предложение. А вот компоноваться эти документы и сведения могут по-разному, в зависимости от формы тендера. Требования к составу заявки всегда указываются в закупочной документации, так что гадать не придется.

2. Сформируйте себе стандартный набор сведений, который подойдет для большинства закупочных процедур. Так подготовка заявки сведется, по сути, только к заполнению ее «технической» части.

3. Подать заявку можно до даты, указанной заказчиком в извещении о закупке. Ее будет возможно отозвать или изменить в любой момент до этого срока. Если заявка не отозвана, то в случае победы вы будете обязаны заключить контракт с заказчиком.