Текст книги "Менеджер на миллион"

Учитесь этому заранее. Если бы вы знали, как много компаний умирает из-за неумения людей работать в партнерстве. Почти столько же, сколько разводов в среднем происходит в стране.

Личная организация времени

Мне всегда было интересно, почему в сознании многих людей укоренилась мысль, что познав секреты time-management, они приобретут волшебную таблетку по решению своих проблем и уйму свободного времени в придачу.

Те, кто хотя бы раз занимался тайм-менеджментом по-настоящему, понимают что, на деле нет никаких особенных тайн, известных лишь избранным. Это обычный перечень фишек, техник – очень простых и очевидных, вполне подчиненных здравому смыслу, и единственная проблема кроется в отсутствии самодисциплины.

Но и самодисциплина не панацея от всех бед. Это “волшебное слово” я тоже сейчас постараюсь развеять как миф. На одной коуч-сессии, одна хорошая девушка сказала, что она могла бы легко получить директорскую должность, но ей лень, и самодисциплины не хватает. Я попросил ее оценить уровень самодисциплины по отношению к предполагаемой директорской должности, а затем уровень самодисцилины по отношению к воспитанию ее сына (я знал, что она очень любит его и принимает активное участие в его развитии).

Цифры сильно отличались в пользу сына. Она не могла найти время на изучение нужной бизнес литературы для должности директора, но легко находила время для изучения различных книг, которые были необходимы для занятий с сыном. У нее были проблемы с учетом и хранением рабочей документации, но книги, дневники, тетради ребенка всегда были в идеальном порядке. Нужно ли было ей себя дисциплинировать? Нет. Все получалось как бы само-собой. Я попросил ее ответить на вопрос почему – она подумала и сказала, что должность для нее не ценна, а воспитание сына ценно. Самодисциплина – это отражение ценности. Нет ценности – вам приходится себя заставлять, есть ценность – вам будет легко действовать. Силы, время и желание появятся сами собой. Хотите быть дисциплинированы в чем то – сделайте это ценным для вас. Это основа дисциплины.

Другие составляющие самодисциплины. Единожды принятое решение не подвергается сомнению в момент его исполнения. Когда люди попадают в армию, у них все получается. В 6 утра они встают, потому что нет шансов не встать, и ложатся по расписанию по той же причине – шанса лечь не по расписанию у них нет. Завтрак, обед и ужин – строго в определенное время, и все расписано по минутам.

А все почему?

А потому что присутствует заранее принятое решение, что и как вы будете делать. Например, вы решили ложиться спать до 23.00. Все решение принято. Теперь задача его исполнить. Не думать над вопросом “а нужно ли”, а действовать.

Что нарушает дисциплину?

Многие уже чувствовали раж, заряд драйва, когда все, что ты запланировал получается – это своего рода мотивация такая – маленькие победы, как способ самодисциплины. Но больше всего его портит горький вкус неудач.

Как это происходит?

Взял, все запланировал, аккуратненько записал, заметочки и напоминалки поставил, и тут… не получилось, там с плана сбилось, сям не пошло, и ты в отчаянии думаешь: «да ну все равно так и так ничего не получается..». Бросил диету, отметив долгожданным бургером и запив пивом и говоришь: «зато удовольствие получил». Неудачи быстро подрывают дисциплинированность и вводят вас в заблуждение.

Я дам вам несколько способов борьбы с неудачами, а за вами право выбирать подходящий для себя вариант.

Вам когда-нибудь приходила мысль, что успех – это результат череды неудач?

Проведем параллель с воронкой продаж. Салон, допустим, обуви, посетило 10 потенциальных покупателей. Двое из них, изъявляют желание сделать покупку, примерив, выбранную обувь.

Итог: покупает один.

Вывод: на одну покупку у вас 9 неудач.

Вы ведь не впадаете в депрессию, вы воспринимаете это как показатель, как статистику, потому что это всего лишь воронка.

Так вот, успех – это есть результат череды неудач.

В Туллейнском университете проводили исследования на выявление количества неудачных попыток, которые бизнесмены испытывали перед открытием прибыльного бизнеса. Результат оказался таким: в среднем 4 неудачные попытки перед одной удачной. Возьмите на заметку.

Как только что-то у вас получилось, и вы ощутили лавры успеха – срочно анализируйте. Анализируйте что сработало, как вы этого достигли.

Дело в том, что всегда есть какая-то закономерность, которую вы еще не поняли. И ее нужно найти. Относитесь к этому как к подарку, как к возможности, или подсказке. Это позволит вам свести до минимума количество неудач в будущем.

Упорство

Все миллионеры которые сделали себя сами, в первую очередь упорны, и только затем умны. Вам не нужно быть семь пядей во лбу – вам нужно быть упорными.

Есть такое выражение: «Подвергайтесь неудаче». Здесь самое главное оценить стоимость риска в деньгах, так что бы их потеря не стала для вас рабством.

Никто не может пересечь океан, если будет каждый раз покидать его во время шторма.

И у вас не получится – вам нужно научиться переживать штормы, иными словами будьте готовы к неудачам, они будут. Каждый раз, как только мы видим надвигающуюся опасность неудач – у нас упускаются руки. Проблема не в том, что у вас не получается, а именно в привычке сдаваться перед трудностями, останавливаться.

• «У вас не может не получиться, если вы будете продолжать действовать» – я хочу чтобы вы запомнили это, зарубили себе на носу и чтобы уже наверняка запомнилось – повесили над рабочим столом.

• Воспринимайте неудачу как учителя, который говорит: «Так не пойдет, нужно чуть-чуть по-другому».

• Если у вас что то получилось – хорошо. Мультиплицируйте и масштабируйте успех.

• Если не получилось – задаете себе вопрос: «до какого момента получалось?», «с какого момента пошло не так?». Затем, составьте план изменений и действуйте. Анализируйте и вы заметите, как на душе станет легче.

• Затем, составьте план изменений и действуйте.

• Есть дисциплина – есть внутренняя мотивация.

• Есть дисциплина – есть вдохновение.

Когда вы просыпаетесь вдохновленным, готовы горы свернуть – это вдохновение, но такие состояние не постоянны. Они посещают нас раз когда захотят: может раз в полугодие или раз в месяц или раз в день. А дисциплина – это инструмент, к помощи которого вы можете (и должны) прибегать каждую секунду. Как я уже говорил, дисциплина – это вопрос ценности того, что вы делаете. Так же как и мать занимается новорожденным ребенком: хочет она этого или не хочет, неважно. Устала она или не устала – тоже неважно. Она дисицплинирована и действует, потому, что ребенок ценен… Что бы вы ни делали, чем бы ни занимались – сделайте так, что бы это занятие было для вас ценным. Тогда дисциплина придет сама.

Проявляйте изобретательность

Не получилось одно – меняйте план, пока не получится. Изобретайте, изобретайте и изобретайте! Ищите скрытые возможности и не бойтесь принимать решения.

Что такое беспокойство?

Отсутствие решения и бездействие порождают беспокойство. Ранее в книге, мы с вами разобрали большой блок по теме принятия решений.

Сомнения в тех пунктах, по которым вы еще не приняли решение порождают волнение, тревогу и беспокойство, и ведут к антидисциплине (проанализируйте кстати, события, в которых вы не знали как поступить, и как это влияло на самодисциплину). Поэтому, как только вы чувствуете беспокойство, задайте себе вопрос: «Какое решение я еще не принял?» Когда внутренне вы уже решение приняли, то беспокойство начинает отступать.

Возможен такой вариант, что принятие решение по мучающему вас вопросу может идти наперекор дисциплине, организованности и “выкинуть” вас из вашего плана.

Поступаем следующим образом:

1. Выгрузите проблему на бумагу: опишите все, что вас беспокоит

2. Планируйте решение каждого вопроса на конкретное время, допустим, в 10 утра, завтра я буду решать этот вопрос. По сути, вы заложили программу, что завтра в 10, в течении, скажем, часа, вы будете решать данный вопрос. В этом случае, мозг получает команду и перестает “грызть” проблему.

3. В отведенное время проанализируйте ситуацию и примите решение. Если вы приняли решение – то беспокойство должно уйти. Если не уходит, значит вы себя обманываете и обходитесь полумерами. Продолжайте анализ и принимайте другое (или дополнительное) решение.

4. Отложить принятие решения – это тоже решение. Воспользуйтесь этим вариантом, но не злоупотребляйте им. Иногда, кстати, проблема может решиться сама и необходимость в принятии решения отпадет. Но помните, проблема вернется, чтобы довершить то, что она начала: научить вас справляться с определенной трудностью. Это как отложенный экзамен. Считайте, что вы получили по нему отсрочку.

Список невыполненных задач

Большое количество не сделанных/недоделанных дел, тоже вызывает угнетающее беспокойство. И вот вы как белка в колесе, а ничего с мертвой точки не сдвигается. Везде по чуть – чуть, а результатов нет.

Вам поможет следующее:

• Успокойтесь. Остановитесь. Замрите. Сделайте перерыв. Побудьте в тишине.

• Наведите порядок на столе, в кабинете и дома. Несмотря на простоту этот приём работает. Просто попробуйте, и вы все поймете.

• Затем сядьте, составьте список задач по очередности выполнения. Чем меньше у вас времени на составление списка задач, тем вероятнее важные задачи окажутся в начале списка.

• Действуйте. Никто за вас это не сделает. Просто берите и делайте. Шаг за шагом. “Глаза боятся а руки делают”. Через некоторое время вы заметите, как беспокойство уходит и приходит уверенность. Главное в этот момент не остановиться. Завершите весь список дел. Действуем и еще раз действуем.

Комплексное, конструктивное действие и беспокойство не могут сосуществовать. Только бездействие порождает беспокойство.

Не волнуйтесь о том, что думают о вас другие

Не волнуйтесь о том, что думают о вас другие – они заняты своей жизнью.

Я много с этим работаю, когда у меня в коучинге люди, желающие стать тренерами, но они боятся чужого мнения. Я спрашиваю: «Какая разница, что о тебе подумают, если люди достигнут нужного результата, ну какая разница?». Когда мы продаем тренинги люди спрашивают: «А у вас есть сайт? А у вас есть вот это? А у вас вот есть то?»

Ответ прост: «Вам шашечки или ехать?» Если ты даешь людям результат, то разницы какая ты или какой ты, нет.

Можно возразить: «Легко сказать, есть люди, которым реально все равно, что о нем подумают, а есть кому не нет, и от этого не так легко избавиться».

Если мысли о том, что о вас подумают, мешают вашим целям, включайте в вашу конституцию новый пункт: вы хозяин своей жизни.

Я хочу, чтобы вы научились сознательно или подсознательно, выбирать то, что хотите. Вас будут судить по результатам.

Сам Сунь Цзы говорил: “есть приказы правителя, не для исполнения”. Вы точно должны понимать суть происходящего и научиться преследовать стратегические цели. Даже сквозь ошибки ваших руководителей. Это результат работы с самодисциплиной. У меня в личном коучинге есть один парень В., у которого одно время были разногласия с его прямым руководителем, соответственно, на сессии В. задал мне вопрос:

– Андрей, он считает так, а мне как быть?

– А ты считаешь по другому?

– Да.

– А ты уверен в своем решении?

– Да.

– Тогда действуй.

– Так он же меня казнит потом.

– Не казнит.

– Уволит.

– Не уволит.

– Ага легко сказать… а какие гарантии?

– Я тебе гарантия. Если он тебя уволит – позвонишь мне, я найду тебе работу.

– Понял.

Дело в том, что В. идет в разрез с тем, что говорит босс, но при этом достигает хороших результатов, может быть не всегда, но в большинстве случаев. Как-то я разговаривал с боссом руководителя В., и в ходе беседы понял, что он ни разу не пожаловался на моего ученика в коучинге. Поскольку В. приносил ему результат, он думал и думал правильно: «какой смысл убивать курицу, которая несет золотые яйца?».

Только не думайте, что нужно вычеркнуть из своей жизни понятие «обратная связь» – нет. Просто уверенность приходит от постоянных позитивных результатов и подтверждений вашей успешности. И здесь нужно практиковаться в умении принимать решения, когда вы видите ошибку. Вы становитесь экспертами и начинаете видеть то, чего не видят другие. Важно реализовать увиденную вами возможность. Это тоже проявление дисциплины.

Правила личной организации времени.

Правило № 1. Разделяйте планирование по уровню.

• Менеджерское. Если вы менеджер, то составляйте список из 6 задач на день и планируйте день блоками под эти задачи.

• Исполнительское. Если вы исполнитель, то значит один блок, вы должны выделить на рутинные задачи, и вторая часть времени на многозадачные блоки.

Например:

С 9 до 15 вы работаете с клиентами (рутинные задачи – то, что происходит постоянно), а вот с 15 до 18 вы работаете над кучей накопившихся вопросов (многозадачный блок)

Правило № 2. Доводим дело до конца.

Любое действие, должно быть доделано до конца. Не оставляйте задачу на потом с мыслью: «а вот сейчас я часть сделаю, и потом доделаю остальное».

Есть задачи долгосрочные. В этом случае, вы разбиваете их на действие, но при условии, что каждое действие вовремя завершаете. Не начинайте, если не настроены, завершить какое-то действие до конца. Нужно четко понимать какой результат вы хотите получить, завершив ту, или иную задачу. Если вы каждый раз не доделываете задачу и снова и снова возвращаетесь к ней, то это не то.

Своих учеников я учу так: для Вас логическим завершением является полностью выполненная качественная работа, к которой Вы больше не вернетесь. Даже документы будут разложены по папкам. Лишние файлы будут убраны с рабочего стола. Нужны люди оповещены. И так далее. Все, с этого момента, у Вас стоит галочка – задача выполнена.

Правило № 3. Концентрация внимания на действии.

Выше я уже говорил про подход: result motivated и process oriented.

• Суть в том, что когда Вы концентрируетесь на каком-то действии, Вам нужно постоянно напоминать себе о цели в этот момент.

• Очень важно сконцентрироваться на конкретном действии, которое ведет именно к этой цели.

• Если вдруг появилось дело, которое не соответствует этой цели, то вы его не делаете.

Пример:

Я готовлюсь к вебинару. Вдруг прозвучало напоминание о том, что у моего друга сегодня день рождения. И начинается: «О, сейчас я его поздравлю с днем рождения… так, какой же у него телефон… о, а тут пропущенный звонок, нужно перезвонить, это важный человек… перезваниваю…по результатам звонка выясняется, что нужно что-то подарить….зашел в интернет, чтобы выбрать подарок, увидел сообщение в почте…. ответил на одно….другое….». В результате, я забыл, с чего вообще начал. Что вообще делал, потому что каждый раз меня уносило не туда. Если действие, в данный момент не ведет меня к цели, я просто его не делаю. Доделал дело, а после пошел поздравлять всех с днем рождения и звонить по пропущенным звонкам важным людям.

Правило № 4. Создание нормативов.

Что это значит?

На каждое действие, у вас должен отводиться определенный промежуток времени. Вы должны знать, сколько стоит по времени ваше действие.

К примеру:

• Задача: Ответ на почту.

• Среднее количество времени: 2 минуты на одно сообщение.

• Задача: Подготовка к тренингу.

• Среднее количество времени: На 1 час тренинга – 8 часов подготовки.

• Задача: Написание продающего текста.

• Среднее количество времени: 4 часа – 8 страниц написанного текста.

• Задача: Написание статьи.

• Среднее количество времени: 1,5 часа – статья на 300 слов.

Для чего это нужно?

Не зная нормативов времени, любую задачу, которую вы потом будете делегировать своим подчиненным, вы превратите в нечто бесконечное, как для ваших подчиненных, так и для себя. Когда у вас будет эта таблица нормативов, обманутыми своими сотрудниками и своей ленью вы не останетесь.

Возьмите на заметку: самый главный враг – это вы сами.

• Не обманите сами себя. Тренируйте себя в каждой повторяющейся задаче.

• Экономьте время. Старайтесь сужать норматив времени.

Если вы научились писать статью не за 4 часа, а за 3 – это круто.

• Планируйте время на каждую задачу и сверяйте его с результатом. Вы запланировали, скажем, 3 часа. Засекли и посчитали сколько потратили. Сделали анализ.

У меня это отлично работает. Особенно рекомендую менеджерам. Если из всего списка правил по личной организации времени, вы запомните хотя бы только таблицу нормативов, вы уже научитесь эффективно использовать время.

Правило № 5. Создаем резервные блоки в течение дня.

Во-первых – на отдых и на восстановление, во вторых – на непредвиденное. Его тоже нужно планировать.

Я не рекомендую планировать больше шести часов рабочего дня. Два-три часа должны быть в резерве.

Можно сделать это следующим образом

• Берем лист А4 (или же блокнот такого формата. Кому как удобно).

• Делим лист на 6 блоков.

• Левый верхний левый блок – «что хочу».

• Правый верхний блок – «что планирую».

• Левый средний блок – «что сделано».

• Правый средний блок – «что делегирую»

• Правый нижний блок – «мои финансовые затраты»

• Левый нижний блок – «мои заметки».

Хочу пояснить разницу между «хочу» и «планирую». Планирование это те задачи, которые у вас указаны по временным рамкам. Этих задач приблизительно шесть на день и они являются самыми главными. Остальные задачи можно делегировать. Оформляем нашу табличку от руки. Бумага более эффективна: вы пишете, запоминаете. Листок с планами всегда будет при себе. У него не сядет батарейка. Плюс – включается кинестетическая память. Это ваш ежедневный планер.

Для чего он нужен?

Мы привыкли все мысли прокручивать в голове, и вместо того, чтобы смотреть на знаки за рулем, сидим и думаем о том, что нужно сделать.

Чтобы сконцентрироваться на нужном в данным момент, нужно выгрузить из головы всю эту информацию, тогда вы сможете увидеть её в деталях и блоках.

Помните, я говорил про беспокойство? Если в голове не прекращается постоянный поток задач, которые нужно успеть сделать, Вы просто пишете их в свой ежедневный планер. Тем самым, Вы снизите уровень своего беспокойства в разы.

Разберем подробно составляющие наших резервных блоков.

• Левый верхний блок – «Что хочу сделать». В этот блок, вписываем все то, что было бы хорошо сделать. Сделаете вы все это за день или нет, цель этого блока в том, чтобы выгрузить всю лишнюю информацию из головы. Сконцентрировать на бумаге все то, что отнимает внимание.

• Правый верхний блок – «Что планирую». Вы заполнили левый верхний блок и освободили свою голову от ненужной информации. После чего, нужно проанализировать список задач и выделить всего 6 из них. Причем планируем по времени, учитывая какую задачу и в какой период дня будете делать. Вы можете разбить день на первую и вторую половины дня, а можете по четвертям, т. е. как Вам удобнее. Пусть Вас не пугает огромная разница между тем списком, что в левом верхнем углу. Да, разница довольна большая, но это нормально. Часть задач, вы просто на просто делегируете.

Как планирую я? Я разбиваю дни на четверти. В день я планирую от 4 до 6 задач. Часть задач делегирую своим сотрудникам.

• Правый средний блок – «Что делегирую». Из оставшегося списка, Вы часть задач отдаете на делегирование. Если у Вас есть сестренки/братишки, им тоже можно давать задачи на выполнение. Иными словами, постарайтесь создать вокруг себя круг людей, которым можно делегировать задачи, таким образом, достигаются результаты, с помощью команды. Все задачи и кому вы их делегируете записываете в этот блок.

• Левый средний блок – «Что сделано». В этот блок, Вы записываете то, каких результатов за день бы достигли. Указываете количество результатов описательно.

К примеру:

Этот блок также включает результаты Вашей команды, результаты тех, кому Вы что – либо делегировали. В итоге, вы сможете увидеть картину результативности.

Спустя некоторое время, заметите, что постепенно, количество задач в левом верхнем блоке начнет таять.

Хочу предупредить, что возможны проблемы с блоком делегирования, в связи с тем, что люди, по каким-то причинам, делать этого не умеют. Многие ловят себя на мысли: «Мне самому проще сделать, чем кому-то передать задачу или научить что-то делать». На самом деле, гораздо проще один раз сесть с сотрудником, научить его той или иной задаче, потратить на это чуть больше времени, чем обычная планерка, но потом взять и забыть о ней раз и навсегда. Дело в том, что все сам/сама сделать вы не успеете. Секрет эффективности в умении делегировать.

• Правый нижний блок (деньги)—

♦ «Мои финансовые затраты». Фиксируем все Ваши затраты. Потратили 5 $. – записали, потратили 10 000 $. – записали и указали на что. Суть в том, что вы должны знать, куда и в каком количестве утекают Ваши деньги.

Несколько советов:

• Указывайте распланированный бюджет на день.

• Разбиваете бюджет на 2 группы: личный и рабочий.

• Создайте таблицу учета финансов.

• Левый нижний блок – «Золотое Время».

♦ Сюда записывайте время потраченное на выполнения задач (нормативы), чего вам очень рекомендую. Время по итогу важнее денег. Деньги вы научитесь зарабатывать. Их может стать больше. А вот времени – нет. Учет времени – последний, но очень важный элемент вашего ежедневника.

♦ “Золотое время” – Если весь тайминг вести трудно, то фиксируйте количество времени, которое вы инвестировали на самое важно для вас. Например, время, когда я созидаю (написание книг, статей, тренинговых программ) я считаю самым продуктивным на данном этапе бизнеса, поскольку оно приносит мне все новые и новые дивиденды. Поэтому, для меня это Золотое время. Чем больше я этим занимаюсь, тем быстрее я богатею. Поймите что есть Золотое время для вас и ведите учет, сколько времени на это вы инвестируете каждый день. Это даст вам возможность управлять продуктивностью в этой сфере вашей деятельности.

По такой системе Я живу уже давно. Честно говоря, пока еще ни один ежедневник этого мне заменить не может.

Такой ежедневный планер, я составляю в отдельной тетради, формата А4, прошитой кольцами, для удобства. Все заметки у меня хранятся в этой тетради, в любой удобный момент я могу прибегнуть к ее помощи: посмотреть, что еще мне осталось сделать, проверить статус моего бюджета, какие результаты сделаны и т. д.

Сначала я начал писать на обычных листах а4, но когда я понял что мне важно свои заметки просматривать, понял что сложно найти эти листы даже недельной давности. После этого я взял себе тетрадь с кольцами, и теперь у меня хранятся тетради четырех– пятилетней давности.

Время от времени, я люблю просматривать свои заметки/записи/комментарии прошлых месяцев или даже лет. Часто, я натыкаюсь на что-то полезное и нужное мне именно в данный период жизни.

Если вы захотите что то там внутри изменить, то, пожалуйста, меняйте.

Что касается электронных вещей, я люблю электронику, но планирую всегда от руки.

Я не являюсь автором этой схемы. Большую часть я взял у своих учителей. Приблизительно треть я доработал под себя, чего и вам рекомендую.

Домашнее задание

• Планируем свой завтрашний день по ежедневному планеру, приведенному выше. 6 блоков. По всем правилам. При необходимости – со своими корректировками.

Заявляем о себе.

• Подаем заявки в рабочие команды по проектам.

• Вы заявляете об этом руководителю или руководителю проекта.

Если вы заявляете об этом руководителю проекта, то обязательно поставьте в известность своего босса.

• Предлагайте: а давайте я пойду, можно меня туда взять?

• Действуйте: не сидите, не ждите когда к вам придет кто-то, постучится и скажет: «Дорогой мой, уважаемый, как же я мечтаю взять тебя в проект! Ну пожалуйста, пожалуйста, пожалуйста!». Такого не будет. Берете и действуете сами.

Цели:

• Научиться выживать в трудностях.

• Научиться достигать каких то результатов.

• Быть на виду.