Текст книги "Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD"

7. Приоритеты работают только на сознательном уровне

Ваши дела и проекты приобретут для вас разные степени важности только в том случае, если вы сознательно сопоставите их значимость. Если что-то хранится в голове (на психической «карте памяти»), оно непродуктивно задействует мыслительные ресурсы и, вероятно, будет недооценено или переоценено. Перед определением приоритетов, которым впоследствии можно будет доверять, надо своевременно провести очередную полную, системную инвентаризацию всех незавершенных дел вне зависимости от их масштаба.

Опасность «не очень важных» проектов

В наше время личная непродуктивность слишком часто порождается неумением справляться с второстепенными делами. Посещает ли вас иногда чувство, что на какие-то дела не хватает времени из-за множества неотложных «горящих» проблем? Хорошо, тогда угадайте: откуда берутся «горящие» проблемы? Правильно, это те самые не очень важные дела, которые вы игнорировали, решая уже возникшие проблемы. Эта ситуация бесконечно воспроизводит сама себя и без ваших усилий не разрешится.

Даже самое легкое дело становится трудным, если делать его с неохотой.

Теренс

Частично я связываю это с мышлением по принципу АВС[4]4
  АВС – анализ, основанный на законах Парето (правило 80/20). Прим. ред.


[Закрыть], популярным в последнее время в программах тайм-менеджмента и на тренингах по управлению приоритетами. Безусловно, если у людей есть варианты действий, то одни из них всегда будут эффективнее, чем другие. Но принцип ABC никак не объясняет, каким образом будут завершаться дела, которые стоят на месте просто потому, что им не присвоен высший приоритет.

Что в нашей власти сделать, то в нашей власти и не делать.

Аристотель

Масса людей путают плохое ведение дел и предначертания судьбы.

Кин Хаббард

На семинарах многим людям вначале бывает непонятно, почему я рекомендую составлять полный список проектов, не делая различий в зависимости от приоритетов, сроков и масштабов. Начнем с того, что я советую разграничивать реальные проекты и мечты из разряда «Когда-нибудь / может быть». Первый список – это полный перечень всех начатых, но неоконченных дел, для завершения которых нужно выполнить несколько действий. У большинства людей находится от тридцати до ста таких проектов. Второй список – это все проекты, к которым вы не обязаны приступить немедленно, но можете захотеть реализовать их в будущем.

По каждому проекту из первого списка нужно решить, какое действие по его выполнению будет следующим. Не менее важно регулярно пересматривать статус каждого из них. Вполне допустимо на время отложить какой-то из проектов, но только делать это нужно сознательно и четко понимая, какой и почему. Обычно люди редко придерживаются данного правила: они думают лишь о том, что надо что-то делать, теряя бесконечное количество возможностей, а ситуация тем временем перерастает в кризис.

Вам или нужны новые шины, или нет. В определенный момент времени вопрос о шинах пересечет очень тонкую, почти незаметную разделительную черту. До нее – не нужны. После нее – нужны здесь и сейчас. И в последней ситуации АВС-подход для шин уже не будет работать. Вообще такие, казалось бы, несложные ситуации плохо укладываются в «квадранты» матрицы. Здесь одно из двух: или это проект, который должен быть завершен как можно скорее, или нет. Точка.

Ясно, что, когда развитие ситуации пересекает критическую черту, возникает градиент от просто «нужно» до «отчаянно нужно». Слишком часто людям не хватает ответственности разбираться с делами на стадии «нужно», зато ситуация «отчаянно нужно» в конце концов привлекает их внимание. Вместо простого действия «позвонить в автомагазин по поводу цен на покрышки» со временем приходится предпринимать действие типа «позвонить в шиномонтаж насчет ремонта спустившей шины».

Вспомните и зафиксируйте все результаты, которых вы пообещали себе достичь. Проанализируйте все необходимые для этого действия. Теперь вы точно будете готовы в ближайшее время привести все эти дела в порядок и почувствуете удовлетворение от того, как продвигается каждое из них.

Департаменты по обслуживанию клиентов не имеют права игнорировать поступающие к ним запросы или оставлять незавершенные проекты. Вы тоже не должны этого делать, если по-настоящему хотите себе служить.

Кстати…

● Какое дело вы решили игнорировать, поскольку в данный момент оно кажется вам неважным?

● В какой степени это дело было бы важным, если бы уже было выполнено?

● Как бы вы себя чувствовали, если бы это дело уже было сделано?

8. Завершение незавершенного высвобождает энергию

Невыполненные обязательства расходуют психическое «горючее», отнимая его у других дел, даже если мы их не осознаем или они кажутся нам неважными. Когда такие «зависшие» дела все-таки завершаются (или же мы принимаем решение считать их реализованными), высвобождается новая, ранее недоступная нам энергия.

Волшебная приземленность

Один из самых эффективных способов обрести заряд энергии и свежий взгляд на вещи – это наведение порядка в своем гараже. Поймите меня правильно. Написание великого стратегического плана и уборка в гараже – совершенно разные виды деятельности. Для первого нужно уметь сфокусироваться на главном и пронзить мысленным взором стену реальности, сложенную из бытовых деталей. Для второго требуется применить к этим деталям грубую физическую силу. Хотя между двумя этими занятиями есть странная, удивительная связь.

Закончите день – и поставьте точку. Вы сделали все, что могли. Какие-то ошибки или глупости, без сомнения, прокрались в ваши действия; забудьте о них как можно скорее. Завтра будет новый день; начните его легко и безмятежно, и да будет ваш дух высок и не обременен прежними нелепостями.

Ральф Уолдо Эмерсон

Вы можете придумать величайший в мире стратегический план относительно возможных перемен в вашем гараже. Но наступает долгожданная суббота, вы собираетесь с духом, натягиваете старые джинсы, закатываете рукава, погружаетесь в это, и уже через час все ваши предыдущие представления улетучиваются без остатка. Мечта будет вести вас вперед, вы с головой уйдете в начатую вами же очень созидательную и очень «земную» работу, вдохновение откроет вам возможности, о которых раньше вы и не подозревали.

В процессе работы вы можете найти старые, дорогие вашему сердцу вещи и погрузиться в теплые, живые воспоминания. (Где же я сделал это фото? А помнишь, как мы собирали эти камни?) К тому же, когда вы ощущаете ответственность за все, что происходит в вашей жизни, работа автоматически становится увлекательнее. Возможно, такой естественный подъем возникает всегда, когда вы расчищаете пространство и перепахиваете старые истощенные энергетические поля. То, что в результате вы создаете усилием собственной воли, как правило, в финале выглядит и ощущается совсем не так, как вы предполагали изначально. Оно становится намного лучше.

Долгое время мне казалось, что жизнь, настоящая жизнь, вот-вот начнется. Но на пути все время возникали помехи. Вначале нужно было с чем-то срочно разобраться, закончить какое-то дело, на что-то потратить время, оплатить какой-то долг. И вот тогда, казалось, заживем. В конце концов я осознал, что эти помехи и были моей жизнью.

Отец Альфред Д'Соуза

Возможность остается неузнанной большинством людей, поскольку одета в рабочую одежду и выглядит как работа.

Томас Эдисон

Вот почему я испытываю здоровый скептицизм, когда люди хотят получить контроль над своей работой и жизнью, «устанавливая приоритеты». Часто это всего лишь попытка уклониться от ответственности за то, во что они так бездумно ввязались. Мой выбор – всегда разбирать «гараж» в работе, в жизни, в голове. А потом сами собой возникнут и приоритеты, и видение, и планы – приземленные, имеющие под собой прочные основания. Причем они достаточно редко совпадают с первоначальными представлениями людей. Приземленное – не замена возвышенного. Это секретный ход к нему.

Кстати…

● Когда вы испытывали вдохновение, выполняя какую-нибудь простую работу?

● Какие незавершенные дела требуют вашего физического «подключения» к их решению? Можете ли вы представить, что ждет вас после начала их выполнения, «на той стороне»?

9. Если дело занимает ваши мысли, вероятно, с ним не все в порядке

Такое дело будет «жалить» вас, пока вы не поймете, чего ждете от него (желаемый результат), и не решите, как к нему двигаться (следующее действие). После этого вы должны поместить напоминания о желаемом результате и следующем действии в надежное место, чтобы они попадались вам на глаза в нужное время так часто, как вам это необходимо. Подобное поведение и создает уверенность в том, что все ваши дела будут в порядке (здесь важны понимание значения «дела в порядке», принятие решения относительно того, как этот порядок должен выглядеть, и воплощение результатов размышлений в систему для последующей реализации).

АВС-анализ и психическая «карта памяти»

Недавно, после одного из моих выступлений, ко мне подошел человек и потрясенно заявил:

● Думаю, вы только что изменили мою жизнь.

● Как это? – спросил я.

● До сегодняшнего дня я действительно гордился тем, как много дел могу удержать в голове, и даже пытался взять под контроль еще большее их количество. Теперь я понимаю, что это совершенно неправильное расходование энергии!

Время покажет.

Разум – это не сосуд, который нужно наполнить, а пламя, которое необходимо зажечь.

Плутарх

Много лет назад я решил, что нужно определиться с вопросом: предназначена наша голова для хранения планов или нет? Как можно сознательно оправдать тот факт, что вы думаете одно, а делаете другое? Большинство людей, подумав, сказали бы: «Нет, голова, скорее всего, не лучшее место для того, чтобы надежно хранить что-то». И тем не менее эти же люди упорно продолжают хранить в столь ненадежном месте половину своего мира. Тонны «надо бы», «можно бы», «следовало бы», «хотелось бы» свалены здесь в одну кучу.

Быть тем, кто мы есть, и становиться тем, кем мы способны стать, – вот единственная цель жизни.

Роберт Льюис Стивенсон

Хранимые лишь в голове, эти обязательства перед самим собой продуцируют бесконечное количество незавершенных дел, которые стоят на месте и порождают внутренние конфликты и стрессы. Как только вы обещаете себе что-либо, что невозможно исполнить сразу же, ваш мозг требует соответствующего количества психической энергии для складирования полученных данных и будет расходовать ее, пока вы не выполните дело. Это ментальная карма. Для всего нужна емкость на психической «карте памяти»: и для «мне надо купить молока», и для «мне надо определить, покупать ли эту компанию».

Но всему есть простое решение. Запишите. Просмотрите записанное. Сделайте сразу. Или скажите себе: «Не сейчас», но убедитесь, что гарантированно найдете эту запись, когда захотите вернуться к ней еще раз. Положитесь на систему более высокого порядка, чем ваш разум, чтобы можно было направить ментальную энергию на какую-то крупную и полезную работу.

Взрослым очень трудно менять свои привычки. Лучшим из лучших учеников, действительно «изучившим» суть методики, иногда нужно не менее двух лет, чтобы полноценно внедрить в свою жизнь все практические рекомендации. Впервые начиная действовать по этим законам, они мгновенно испытывают сильнейший подъем энергии и чувство контроля, освобожденного от напряжения. Но нужно перейти на совершенно иной уровень в навыках применения этого метода, чтобы помимо дела, которым человек непосредственно занят в данный момент, удерживать в уме максимум два последних «необработанных» часа жизни.

Дети могут усвоить мой метод гораздо быстрее. И я предвижу, что лет через двадцать пять каждый двенадцатилетний подросток сможет сказать взрослому: «Почему ты продолжаешь держать все в голове? Это же так глупо и старомодно!» Новое поколение будет использовать свою энергию гораздо эффективнее. Давайте поддержим их в этом.

Кстати…

● Существуют ли такие незавершенные дела, которые на самом деле не сидят в вашей голове? Как вы это поняли?

● Существуют ли у вас в голове незаконченные дела, причем их «узкое место» тоже следует искать в вашей голове?

● О чем еще вы хотели бы перестать думать?

10. Креативность проявляется тогда, когда для нее есть место

Природа не выносит пустоты, и электрический ток не потечет по разорванному проводу. Когда умственное пространство захламлено слишком многими незавершенными делами, отвлекающими ваше внимание, возможности потока сильно ограничиваются. Прочистите трубы, и вам удастся разбудить новые, продуктивные мысли – они возникнут сами по себе.

Это все уже есть?

Я многие годы призываю людей ничего не держать в голове. И мне очень любопытно, почему даже самым увлеченным клиентам и слушателям курсов так трудно вырабатывать в себе эту привычку. Десятки тысяч человек поняли мою концепцию природы психической «карты памяти» и согласились с ней, то есть с тем, что ее емкость ограничена, а сама она – никудышный секретарь, который непременно недооценит, переоценит или потеряет всю информацию, хранящуюся в ней. Тогда почему люди так сопротивляются воплощению этого принципа на практике?

Больше всего мы пытаемся скрыть не злое или уродливое, а свою пустоту. Самое трудное – спрятать то, чего нет.

Эрик Хоффер

Потому что здесь проявляются глубинные причины перемен в степени нашего комфорта и нашей самооценки. Например, нас может пугать возможность увидеть одновременно все собственные достижения: а вдруг покажется, что их недостаточно? Что если это действительно все, что я могу? Что если это лучшее из того, что я могу сделать? Разве это то, что мне хотелось бы видеть? Такую распространенную базовую экзистенциальную тревогу большинство людей могут ощутить в любой момент, если «копнут» достаточно глубоко. Поэтому меньше всего мы любим делать то, что заставляет нас сталкиваться с этой тревогой.

Сохраняя в своей голове незафиксированные, неясные и необработанные идеи, мы порождаем ненужный стресс. Но пока они там, мы верим, что наш ум скрывает массу потенциальных достоинств и важных мыслей. Если же мы доверим эти сокровища бумаге – запишем все свои дела и конструктивные мысли по этому поводу, то увидим границы своих возможностей. Можно по-прежнему обманывать себя, выбирать тот же аморфный стиль поведения, как и раньше, притворяясь, что могли бы быть умными, сильными, целеустремленными и эффективными, – но никогда ничем не подтвердить этого. «Ой, да я мог бы продемонстрировать гораздо больше благородства, креативности, блеска и динамичности, но тогда значимость моей личности обременила бы меня дополнительными обязательствами, так что я пока раскрываться не буду». Но в такие лукавые игры мы можем играть только сами с собой!

Я знаю, что у вас ничего нет. Поэтому и спрашиваю у вас обо всем. Чтобы у вас все было.

Антонио Порчо

Ключевой принцип моей методики личной продуктивности вступает в прямую конфронтацию с этими уловками: запишите все, обдумайте это все, решите, что нужно сделать для этого всего, и управляйте вариантами этого всего в постоянно обновляемой внешней системе. И при этом ваше «все» должно быть максимально честным.

Настоящий сюрприз заключается в том, что каждого, кто действительно рискнет сделать это – на самом деле сделать, разложив подробную карту своих дел перед собой, – результат вовсе не напугает. Он принесет освобождение. Возникнет чувство избавления от бремени, повысится самооценка, ведь теперь человек получит доступ к истоку креативности, а не только к ее результатам.

Один из величайших вызовов, с которым нам однажды предстоит встретиться, состоит в том, что наше чувство самоуважения не может основываться исключительно на инвентаризации багажа, накопленного нами к этому моменту. Если все, что у нас есть, исчезнет прямо сейчас, нам придется понять, что мы по-прежнему представляем собой большую ценность и сможем создать с нуля все, что нужно. Каждому из нас следует помнить: независимо от того, насколько завершенными мы считаем себя, Бог не закончил с нами – пока не закончил.

Кстати…

● Могли ли вы двадцать лет назад представить все, что испытаете и достигнете за этот период?

● Считаете ли вы, что этот поток пока неведомых вам успехов может иссякнуть?

● Готовы ли вы к еще более эффектному выступлению?

11. Чем глубже русло, тем мощнее поток

Расчистка и оптимизация систем, используемых в личной жизни и работе, позволяет ощутить гармонию с миром и вследствие этого порождает невидимые силы, заполняющие каналы нашей энергии. Возникающие возможности словно распечатывают созидательную энергию, которая начинает пропитывать организм человека или компании. Вся вселенная на каком-то глубинном творческом уровне подключается к этому процессу. И наоборот, неразрешенные проблемы и уязвимые системы защищают себя, автоматически и бессознательно удушая новые сигналы.

Вы действительно готовы к большему?

Недавно мы подняли цены, поскольку я хочу сохранить наш бизнес. Позвольте объяснить. Однажды я ощутил внутри себя легкий сигнал опасности: это было едва уловимое «эх!», возникавшее в мыслях каждый раз, когда нас просили делать все больше и больше работы определенного типа для самого любимого клиента. Возникало почти незаметное, но четкое ощущение: я не хотел, чтобы звонил телефон. Наблюдая такую динамику на протяжении ряда лет, я знал, что, если позволю этому чувству укорениться, телефон и вправду перестанет звонить. Клиент уйдет. Это в моей власти – как и в вашей.

Ключом к успеху является главным образом готовность к нему.

Генри Форд

Я проанализировал это чувство и обнаружил корень проблемы: долгое время у нас была занижена стоимость услуг, и в работу стандартного качества мы вкладывали колоссальное количество времени и внимания. Пришлось задать самому себе сложный вопрос: «Что я должен сделать, чтобы вновь ощущать подъем, заслышав телефонный звонок?» Ответ был прост: «Поднять цену». Тогда я снова мог бы хорошо себя чувствовать, отдавая свое время и энергию этому клиенту, и чем больше времени, тем лучше.

Возможно, вы посчитаете это решение очевидным, но мне оно таковым не казалось – пока я его не принял. Мы привыкли превосходить ожидания, а ценообразование всегда было довольно чувствительной материей. Однако иногда приходится говорить неприятные вещи, чтобы надолго сохранить стимул делать отличную работу.

Если в моей душе останется цветущая ветвь, на нее сядет поющая птица.

Китайская пословица

Здесь работают фундаментальные принципы. Все мы – и люди, и организации – можем бессознательно отталкивать от себя новое и совершенное, боясь не справиться с ним. Многие из нас считают, что «чем больше, тем лучше». Больше денег, больше клиентов, больше ответственности, больше развлечений, больше времени. А верно ли это на самом деле? Я понял, что сознательно желаю из всего этого оставить только то, что дает мне энергию созидания. Нередко одни мои иллюзорные потребности уступали место другим. На моем пути встречалось множество возможностей обеспечить себе больше денег, клиентов, ответственности, развлечений и личного удовлетворения. Но поскольку какая-то часть меня была к ним (или к тому, что им сопутствовало) не готова, я не признавал эти возможности в момент их появления; а если и признавал, то находил хитрые способы оттолкнуть их от себя.

Много лет назад мой учитель, консультировавший несколько организаций здравоохранения, поделился со мной своими наблюдениями: как только в клинике расчищали завалы обращений больных, упорядочивали документооборот и оптимизировали бизнес-процессы в регистратуре, количество пациентов начинало быстро расти. Он предположил, что до тех пор, пока служащие регистратуры относятся к увеличению объема работы как к увеличению стресса (потому что система не справляется с информацией), они бессознательно ее избегают. Многие организации увещевают своих сотрудников «ориентироваться на клиентов» или «делать шаги навстречу клиентам», пытаясь повысить конкурентоспособность за счет чрезвычайно высокого уровня обслуживания для роста собственного бизнеса. Но они ничего не делают, чтобы помочь сотрудникам справиться с таким ростом. На определенном этапе с этим сталкиваются все. А если среда уже и так обеспечивает максимальный уровень стресса (что чаще всего и бывает), у человека не будет сил улыбнуться и «сделать шаг навстречу клиенту» именно тогда, когда это нужнее всего. Если ваши сотрудники, работающие с клиентами, чувствуют чрезмерную загруженность, ждите их сопротивления появлению новых клиентов и новых возможностей! Когда телефонный звонок вызывает стресс на уровне спинного мозга, за словами «Чем могу помочь?» ощущается послание «Убирайся! Мне некогда!». Это не то, что вам хотелось бы сказать людям, благодаря которым в итоге у вас есть ваша зарплата и возможность оплачивать расходы.

Миллионы людей жаждут бессмертия, а сами не знают, чем занять себя дождливым воскресным днем.

Сьюзен Эрц

Легко ли вам обсуждать с ключевыми для вашей работы и жизни людьми новые идеи – те идеи, благодаря которым вы сможете эффективнее помогать им? Если нет, то почему? Может, потому, что вы не уверены в возможности воплотить эти идеи на практике? Все ли у вас в порядке?

Настроены ли все системы вашей работы и личной жизни на расширение? Или они сжаты до предела? Власть ваших внутренних побуждений – причем как негативных, так и позитивных – ничем не ограничена. Вы без энтузиазма воспринимаете телефонный звонок или стук в дверь? Но как еще могут появиться в вашей жизни возможности для дальнейшего роста карьеры, самовыражения и достатка? Если вы желаете получить больше жизненных благ, я предлагаю вам рискнуть. Сделайте все, что необходимо, чтобы снова с нетерпением ждать звонка.

Кстати…

● Вспомните момент, когда вы столкнулись с какими-то новыми возможностями. Что вы делали в течение предшествовавших этому событию месяцев? Что подготовило вас к этому?

● Какие системы – у вас лично или в вашей организации – могут быть перегружены, препятствуя тем самым расширению вашего бизнеса?