Текст книги "Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса"

4. Начало: выделите время, место и инструменты

ВО ВТОРОЙ ЧАСТИ КНИГИ мы перейдем от концепции и ограниченного управления рабочим процессом к полномасштабной реализации и лучшим практикам. Использование этой программы часто обеспечивает людям тот уровень спокойствия и контроля, которого они не имели раньше. Тем не менее для этого, как правило, требуется катализатор в виде пошаговой процедуры. Я опишу логическую последовательность действий, чтобы по возможности упростить для вас начало использования этих техник и чтобы вы получили от них максимальную пользу.

При первом прочтении может показаться, что эта часть переполнена деталями и советами и их явно больше, чем вы способны усвоить и использовать. Это сделано для того, чтобы предоставить исчерпывающую инструкцию, если вы решите воплотить эту модель полностью. Это может занять по меньшей мере два полных дня. Вполне вероятно, что на каком-то этапе вы захотите пересмотреть эти рекомендации, чтобы выйти на новый уровень применения модели, раз уж вы встали на путь GTD.

Если вы не уверены, что готовы в полной мере применять эти методы на практике, позвольте вас уверить, что самую большую пользу люди извлекают из этих методов, узнав о «трюках». Иногда стоит прочитать весь этот материал ради одного хорошего «трюка». Некоторые участники семинаров признавались мне, что самым полезным, что они для себя вынесли, было правило двух минут. Эти «трюки» скорее предназначены для нашего подсознания. В значительной степени самые продуктивные люди, которых я знаю, – это те, кто сделал самые лучшие «трюки» частью своей жизни. Это же верно и в отношении меня. Наше сознание определяет те задачи, которые мы должны выполнить, а наше подсознание реагирует на них почти автоматически, предлагая поведение, которое обеспечит достижение хорошего результата. Мы стимулируем себя делать то, что должны делать. Например, если вы, как и я, время от времени занимаетесь спортом, у вас, скорее всего, есть свои «трюки» – способы заставить себя не пропускать тренировку. Мой «трюк» – одежда. Если я надеваю спортивный костюм, я настраиваюсь на спорт. Если же я оденусь иначе, вероятнее всего, мне захочется заняться чем-то другим.

Гораздо проще вести себя сообразно своим ощущениям, чем чувствовать себя сообразно своим действиям.

О. Х. Маурер, психолог-бихевиорист

А вот пример настоящего «трюка» для повышения продуктивности. Случалось ли так, что вы брали работу на дом, чтобы доделать ее? Чрезвычайно важно на следующее утро не забыть взять эти документы! И куда же вы положили их прошлой ночью? Прямо напротив двери или на ключи? Кто научил вас этой тонкой технике самоорганизации? Именно об этом я и говорил. Прошлой ночью ваша сознательная часть вполне понимала, что завтра с утра вы даже собственное имя вспомните с трудом: «Что это тут лежит перед дверью? Ах да, я же должен взять это с собой!»

Классный прием, правда? Этот трюк я называю «Положить вещь перед дверью». В нашем случае «дверью» будет дверь вашего сознания, а не дома. Но суть та же.

Если вы прямо сейчас откроете ежедневник и внимательно изучите список задач на ближайшие две недели, то, скорее всего, найдете хотя бы одно напоминание о том, что вам нужно сделать сейчас. Если это стимулирует вас к действию, вы почувствуете себя лучше, выбросите это из головы, и на одно выполненное дело у вас станет больше. В этом нет ничего сложного – просто хороший «трюк».

Если прямо сейчас вы возьмете чистый лист бумаги и ручку и на три минуты полностью сконцентрируетесь на самом важном проекте, занимающем в данный момент ваши мысли, бьюсь об заклад, у вас появится хотя бы одна идея, на что еще вам нужно обратить внимание по проекту. Запишите ее и положите лист бумаги туда, где сможете использовать эту информацию или идею. От этого вы не станете умнее, чем были десять минут назад, но сделаете что-то полезное для работы и жизни.

Главный секрет эффективности творческого мышления и действий состоит в том, чтобы нужные вещи привлекали ваше внимание в нужное время.

Эффективное управление рабочим процессом в значительной степени заключается в том, чтобы составить план и предпринимать такие действия, чтобы процесс обдумывания происходил более автоматически и втянуться в деятельность было бы проще. Дальнейшие рекомендации по поводу организации времени, места и инструментов – надежные методы для решения задач на качественно новом уровне.

Если вы серьезно настроены на создание личной системы управления, советую обратить особое внимание на детали и полностью следовать рекомендациям, предложенным далее. Целое больше, чем сумма частей. Результаты от выполнения этой программы вы увидите сразу. Многое из того, что вы хотите сделать, мы выполним новыми эффективными способами, которые, возможно, удивят вас.

Рекомендую выделить определенное время, чтобы начать процесс и подготовить удобную площадку для работы. Если ваше рабочее пространство организовано правильно, это уменьшит ваше подсознательное сопротивление выполнению работы и даже сделает рабочий процесс приятным и желанным. Для большинства людей идеальными временными рамками является период в два полных дня. (Однако пусть вас не смущает, если столько свободного времени у вас не найдется: полезным будет выполнение любых моих рекомендаций, независимо от того, сколько времени вы можете этому посвятить. Получать отдачу от этих техник и принципов вы начнете практически сразу.) Процесс сбора информации в полном объеме занимает до шести часов. Прояснение и принятие решений по всем задачам, которые вы хотите вынести во внешнюю систему, – еще восемь. Конечно, можно собирать и обрабатывать задачи порциями, но будет гораздо проще сделать все за один раз.

Не бойтесь сделать один большой шаг, если вы его определили. Нельзя преодолеть пропасть в два маленьких прыжка.

Дэвид Ллойд Джордж, политик

Для меня идеальное время работы с кем-то над реализацией этой методологии – выходные или праздники, так как шансы, что нам кто-то или что-то помешает, значительно ниже. Если приходится делать это в обычный будний день, сначала мы убеждаемся, что на этот день не назначено никаких встреч, и договариваемся, что прервать нашу работу могут только в экстренных случаях. Телефонные звонки перенаправляются на голосовую почту или на них отвечают помощники, а мой клиент получает отчет во время перерыва. Я не рекомендую оставлять эту работу на конец дня. Обычно к вечеру ваша эффективность снижается, и слишком велика вероятность, что вы задержитесь в офисе надолго[19]19
  После работы можно завершить несложные дела, которые вы, скорее всего, не будете делать в течение рабочего дня: рассортировать большую кипу бумаг, навести порядок в ящиках стола, поискать место для предстоящего отпуска или упорядочить чеки.


[Закрыть].

Для большинства руководителей, с которыми я работаю, заставить весь мир подождать целых два дня – самая сложная задача во всем процессе. Непросто избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Вот поэтому мы чаще всего работаем в выходные. Если же вы работаете в коллективе, то выделить нужное количество времени в течение рабочего дня для такой работы будет еще труднее.

Посвятите два дня этому процессу, и результат окупится сторицей в виде вашей эффективности и душевного здоровья.

Дело вовсе не в сложности процедуры – просто требуется много энергии, чтобы упорядочить и принять решения по такому количеству открытых вопросов, особенно если они остаются незавершенными уже долгое время. Если вас будут постоянно прерывать, то на все может уйти в два раза больше времени. А если вам удастся справиться за один раз, вы обретете невероятное чувство контроля и завершенности и получите источник энергии и творческого подхода. Впоследствии у вас будет уходить гораздо меньше времени на поддержание вашей системы, и заниматься этим можно будет между делом в течение рабочего дня.

Необходимо определиться с физическим местом, которое станет вашим контрольным пунктом. Если у вас уже есть рабочий стол и организованное офисное пространство, где вы работаете, возможно, это оптимальное место для старта. Если вы работаете дома, очевидно, это и будет вашей главной площадкой. Если вам приходится работать и дома, и в офисе, возможно, стоит завести идентичные и даже взаимозаменяемые системы и там, и там, хотя одна из них все-таки должна быть основной. Если же у вас нет стационарного рабочего места – того физического пространства, где вы могли бы разобраться с делами, – необходимо создать его для себя. Даже если ваша жизнь очень динамична, высокотехнологична и виртуальна, у вас все равно должно быть свое личное физическое пространство – как лагерь, из которого вы действуете. Эту программу можно реализовать, где бы вы ни выполняли свою работу, но лучше всего начать с главного места.

Основой для организации рабочего пространства являются письменный стол, место для лотка для входящих документов и, возможно (для большинства людей), место для основных цифровых инструментов. Представителям некоторых профессий, например мастеру машинного цеха, медсестре в больнице или няне ваших детей, этого вполне достаточно. Большинству людей, работающих дома, скорее всего, не понадобится много места для организации управления своим рабочим процессом, но при этом им чрезвычайно важно иметь отдельное место, где они могли бы обрабатывать информацию, почту, работать над домашними задачами, семейным бюджетом и т. д. Обычно все эти вещи в беспорядке валяются на кухне, в прихожей, на обеденном столе, на книжных полках и способны просто ввести в ступор.

У большинства специалистов рабочая зона обычно бывает несколько шире и включает телефон, компьютер, различные лотки, ящики и полки для хранения информации. Некоторым необходимы принтер, доска и/или мультимедийное оборудование для презентаций. Те, кто хочет полной автономии, обычно пытаются организовать еще место для занятий спортом, отдыха и хобби.

Наличие функционального рабочего места обязательно. Если у вас его еще нет, займитесь решением этого вопроса сейчас. Это касается также студентов, фрилансеров и пенсионеров. У каждого должна быть физическая точка контроля, откуда можно справляться со всем остальным.

У вас должно быть конкретное, персональное, автономное рабочее место дома, на работе и даже в пути.

Если бы мне нужно было за несколько минут в срочном порядке организовать рабочее место, я бы снял с петель дверь, положил ее на две тумбочки, поставил на нее три лотка, положил блокнот и ручку. Это была бы моя рабочая база. (Если бы у меня было время присесть, я бы раздобыл еще и стул!) Хотите верьте, хотите нет, мне доводилось бывать в офисах некоторых руководителей, которые не могли похвастаться такой функциональностью.

Не экономьте на организации рабочего места дома. Как вы поймете потом, очень важно, чтобы дома у вас была такая же система, как в офисе. Многие из моих клиентов были озадачены тем хаосом, который царил в их домах по сравнению с их офисом. Для них было весьма полезно создать дома такое же пространство, как на работе. Возможно, если вы тоже потратите одни выходные, чтобы организовать себе рабочее место дома, это коренным образом изменит вашу способность организовывать свою жизнь.

Если вы много путешествуете – бываете в командировках или это просто ваш стиль жизни, – вам все равно нужен эффективно организованный мобильный микроофис. Скорее всего, это будет портфель или рюкзак с нужными папками и канцелярскими принадлежностями.

Многие люди впустую теряют свободное время, которое появляется в поездках, и упускают возможность эффективно поработать, потому что у них нет под рукой нужных вещей. При правильном использовании соответствующих инструментов, взаимосвязанных систем дома и на работе и правильном подходе к обработке информации время путешествия может стать весьма продуктивным для выполнения задач определенного типа. Развитие технологий обеспечивает нам как более мощные мобильные устройства, так и быстрый глобальный доступ к большинству людей, вследствие чего повышается возможность виртуального управления своей жизнью. Однако вместе с этим возникает проблема управления теми информационными потоками, которые поступают к вам через все каналы связи, доступные через ваши мобильные устройства. Без качественной методологии сбора информации, ее прояснения и организации, без соответствующих приложений и инструментов, предназначенных для работы с ней, вы не сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами новой реальности с глобальным мобильным доступом; более того, это может стать для вас источником неэффективной траты времени и стресса.

У вас должно быть персональное рабочее место или по крайней мере собственный лоток для входящих документов либо место, где можно работать с документами и физическими материалами. У многих супружеских пар, которые я консультировал, изначально дома было одно рабочее место на двоих. Когда они, наконец, организовывали два отдельных рабочих места, они понимали, какая это колоссальная разница. Они вовсе не ощущали себя «разделенными», как опасались, а избавлялись от легкого напряжения в отношениях, связанного с необходимостью совместного управления вещами. Одна пара даже решила организовать дополнительное компактное рабочее место на кухне для молодой мамы, которая таким образом могла совмещать свою удаленную работу и присматривать за малышом.

Некоторые компании заинтересованы в том, чтобы их сотрудники сами создавали для себя автономные мобильные рабочие места, чтобы иметь возможность включиться в работу в любом месте в любое время. Это обеспечивает компаниям экономию на офисном оборудовании, поскольку они работают практически виртуально, а их сотрудники в состоянии действовать независимо от «базы». В то же время такой подход предполагает высокую степень самоконтроля каждого сотрудника. Эксперименты с этой схемой потерпели неудачу, так как появилась необходимость избавиться от постоянного рабочего места. Для того чтобы можно было использовать какую-то систему, не должно возникать ни малейшего сопротивления. Необходимость постоянно воссоздавать собственную систему обработки и хранения информации и вещей («Где этот чертов степлер и стикеры?») не вызывает ничего, кроме непрерывного стресса.

Вы должны использовать свою систему, а не постоянно ее воссоздавать.

Работать можно практически везде, если иметь ясную, компактную систему и знать, как быстро и мобильно обрабатывать поступающую информацию. При этом вам в любом случае понадобится качественный набор инструментов и достаточное пространство для размещения всех справочных и сопутствующих материалов, которые должны быть у вас под рукой. Большинству моих клиентов нужны по крайней мере два ящика с файловой системой для общих документов и материалов, а также для информации по конкретным проектам. Учитывая наличие цифровых сканеров и постоянное развитие информационных технологий, можно предположить, что когда-нибудь все нужные материалы будут храниться в «облаке» и станут доступными из любой точки. Однако еще не наступил тот день, когда вам не потребуются бумажный паспорт, банкноты евро, которые остались у вас после поездки в Милан, или временные бумажные копии самых разных документов, которые до сих пор остаются оптимальным способом хранения информации. Много ли таких физических документов или мало, но у них должно быть место хранения с простым доступом к нему.

Если вы твердо решили полностью придерживаться предложенной методики управления рабочим процессом, для начала вам понадобятся некоторые базовые инструменты. По ходу дела вы, скорее всего, будете балансировать между использованием уже привычных вещей и оценкой новых возможностей.

Обратите внимание, что действенные инструменты не значит дорогие. Часто, когда речь идет о самых простых предметах, чем более «навороченной» выглядит вещь, тем меньше от нее пользы на самом деле.

Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам нужны:

• лотки для бумаг (хотя бы три штуки);

• пачка простой бумаги;

• ручка/карандаш;

• самоклеящиеся листочки;

• канцелярские скрепки;

• степлер;

• скотч;

• канцелярские резинки;

• устройство для наклеивания ярлыков;

• папки для бумаг;

• календарь;

• мусорная корзина;

• современная техника для сбора и организации информации, составления списков дел, включая мобильные устройства, персональные компьютеры, бумажные системы для планирования и блокноты (при необходимости).

Лотки для бумаг

Вам понадобится один лоток для входящих документов, второй – для исходящих и, возможно, еще пара лотков для документов, с которыми вы работаете в данный момент, и/или для вашей стопки «прочитать/просмотреть». Наиболее удобны лотки с боковым доступом к бумагам размера А4, без выступов, мешающих выдвинуть только один выбранный лист бумаги.

Простая бумага

Обычную канцелярскую бумагу можно использовать для первоначального сбора информации. Как бы вы к этому ни относились, но фиксировать одну мысль на отдельном листе бумаги бывает очень полезно. Большинство людей в конце концов приходят к тому, что записывают свои идеи и мысли на отдельных листах в блокнотах (в противовес одному общему списку). Впоследствии это облегчает им обработку информации и организацию конкретных действий и помогает эффективнее завершить задачу. В любом случае важно, чтобы под рукой у вас всегда имелись чистые листы бумаги в достаточном количестве, чтобы легко записать неожиданные идеи и информацию.

Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и т. д.

Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и канцелярские резинки помогут упорядочить и организовать хранение бумажных материалов. Хотя в современном технологичном мире их становится все меньше, мы еще не покончили с бумажными документами и другими физическими материалами (если вы не заметили!), а потому простые канцелярские принадлежности незаменимы для их хранения.

Ежеминутный сбор информации, ее обработка, обдумывание и организация – процесс довольно сложный. У вас под рукой всегда должны быть инструменты, чтобы максимального его облегчить.

Устройство для наклеивания ярлыков

Этикетировщик оказался чрезвычайно полезным инструментом. Тысячи мои клиентов с моей подачи приобрели себе это техническое устройство, и наши архивы полны их комментариями типа: «Невероятно! Я бы ни за что не поверил, что это настолько полезная штука!» Его можно использовать для создания ярлыков для папок, презентационных материалов и массы других вещей.

Я предпочитаю этикетировщик на батарейках или самый простой, который подключается к компьютеру. Такие устройства создают ярлыки за считаные минуты, так что не возникает никаких проблем с организацией хранения неожиданно появившихся материалов.

Папки для бумаг

Вам понадобится много папок для бумаг и, возможно, такое же число держателей для папок, если того требует ваша система хранения информации. Подойдут простые одноцветные папки: система цветового кодирования вряд ли стоит тех усилий, которые обычно в нее вкладывают. Ваша система хранения общей информации должна быть похожа на обыкновенную библиотеку[20]20
  Во многих странах сложно найти обычные недорогие папки для простой, но необходимой системы хранения, за которую я выступаю. Возможно, вам придется проявить смекалку, чтобы найти подходящий вариант.


[Закрыть].

Календарь

Возможно, календарь не понадобится вам для того, чтобы записывать туда все свои незавершенные задачи. Тем не менее у вас непременно появятся дела, которые нужно будет туда занести. Как я уже отмечал, календарь следует использовать не для хранения в нем списка дел, а для отслеживания того, что нужно сделать в определенный день или в конкретное время.

Сегодня большинство профессионалов активно пользуются эффективными для них системами планирования – от обычных блокнотов до мобильных устройств и совместных корпоративных приложений.

Календарь традиционно считается основным инструментом повышения самоорганизации. Несомненно, это важный компонент для управления определенным типом информации и напоминаний, которые привязаны к конкретному времени и дате. Есть очень много напоминаний и информации, для которых пригодится календарь. Однако не следует останавливаться на этом: ваш календарь должен стать частью комплексной системы, которая появится, когда вы начнете применять этот метод.

Возможно, вы задаетесь вопросом, какой календарь использовать лучше всего. Я остановлюсь на этом подробнее в следующей главе. Сейчас просто продолжайте пользоваться тем, который есть у вас. Когда вы поймете суть всего системного подхода, сможете более осознанно подойти к выбору нужного вам инструмента.

Мусорная корзина

Скорее всего, при реализации этого процесса вы решите избавиться от гораздо большего количества вещей, чем ожидаете, так что мусора будет предостаточно. Некоторые мои клиенты из числа руководителей сочли весьма удобным поставить большую мусорную корзину прямо перед своим кабинетом в тот же день, когда мы начали совместную работу!