Текст книги "Мастер переговоров. Игра по твоим правилам"

Глава 2
Факторы влияния

В этой главе:

о Подготовка к проведению

о У вас есть цель?

о Преимущества планирования

о Информационное обеспечение

о Место и время – это важно

о Организация пространства

Убеждение – процесс или метод, посредством которого взгляды и поведение человека без принуждения подвергаются словесному воздействию других людей. Результат считается успешным, если партнер в состоянии самостоятельно обосновать принятое решение, оценить его положительные и отрицательные стороны, а также его место и значение среди других вариантов и условий.

Р. И. Мокшанцев

Считается, что переговоры нужны для того, чтобы договориться. Конечно, это справедливо. Основной функцией деловых переговоров является принятие совместного решения по проблеме, составляющей взаимный интерес. Принятие решения – основная, но не единственная функция переговорного процесса.

В случае если деловые переговоры не ограничиваются одной встречей, а предполагают несколько раутов, то часть из них может выполнять информационную функцию. Бывает, что деловые переговоры этим результатом и ограничиваются. В случае если одна из сторон не готова к компромиссам или переговорам предшествовал слабый подготовительный процесс, то, получив при встрече дополнительную информацию, признается нецелесообразность дальнейшего ведения переговоров.

Важное значение в переговорном процессе имеет своевременность предложения, выгодность, готовность каждого из партнеров по переговорам к совместным действиям. В реальной деловой жизни далеко не всегда партнерские отношения складываются гармонично. Партнеры могут лишь декларировать стремление к сближению в спорных вопросах, не имея реального желания или возможности двигаться навстречу друг другу. В этой связи часть переговорных раутов может быть направлена на улучшение коммуникаций, выяснение не только декларируемых, но и истинных целей партнера по переговорам, определение личных особенностей переговорщика. Поэтому переговоры, нацеленные на налаживание деловых связей и отношений, призваны выполнять коммуникативную функцию. Основной задачей таких переговоров будет обмен мнениями, суждениями, точками зрения, без принятия конкретного решения по различным вопросам.

Когда собеседники неплохо знают друг друга и в их переговорном опыте не одно принятое совместное решение, то функцией таких переговоров, как правило, является координация действий и регулирование принятых решений.

Одним из ключевых моментов успешного проведения деловых переговоров является подготовка к их проведению, так как «нет лучшего экспромта, чем тщательно подготовленный экспромт».

Прежде чем сесть за стол переговоров, определите, какова ваша цель. Отразите ее максимально конкретно. Вы должны представлять результат, на который направлен ваш переговорный процесс. Чего вы хотите добиться в результате этой конкретной деловой беседы?

Проведение длительных, задушевных бесед в деловом мире уже не принято. У партнера останутся приятные впечатления от обаятельного собеседника. И все. Вряд ли второй раз вам выделят время, если нет необходимости изливать душу или рассказывать о грандиозных планах. Если ваши деловые переговоры преследуют какую-то конечную цель, то следует иметь «карту» с маршрутом движения и четкое видение «пункта назначения».

Бизнес-пример

Два года назад один из наших лучших тренеров Сергей С. был приглашен своим приятелем-риелтором в крупную компанию, сотрудником которой он являлся. Приятель, специалист по продаже недвижимости, очень высоко оценивал профессиональные качества своего друга и рекомендовал его для проведения обучающих программ по продажам своему руководству. О цели встречи (заключение договора на проведение тренингов) друг сообщил Сергею как о практически решенном деле.

Знакомство с руководством и первые деловые переговоры состоялись в роскошном офисе риелторской компании. Предполагаемые заказчики встретили Сергея очень радушно. Подробно интересовались рынком тренинговых услуг, пытаясь определить конкурентные преимущества компании-исполнителя, вновь и вновь мягко вынуждая к приведению дополнительной аргументации. Через два часа деловой беседы потенциальные клиенты отлично ориентировались в рынке образовательных услуг. Конкурентному анализу, предоставленному Сергеем, мог бы позавидовать любой маркетолог в этой сфере. Расставались «со слезами умиления на глазах» и жесткой договоренностью созвониться в понедельник (надо переварить информацию). Очевидно, что никакой сделки потенциальные партнеры не заключили. У собеседников изначально были разные цели. Риелторская компания, обладая полной информацией о тренинговом рынке, наняла для проведения этих работ более дешевых тренеров.

Сергей – один из лучших тренеров, которых автору доводилось встречать, больше не совершал подобных ошибок.

Для человека, который не знает, к какой гавани он направляется, ни один ветер не будет попутным.

Сенека

Правила для профессионалов:

• проверяйте информацию от посредников по переговорам (они могут ошибаться);

• если потенциальными заказчиками анонсирована их цель четко и ясно, будет не лишним уточнить в первые 15 минут: «Мы встречаемся для обсуждения и подписания договора, я правильно понял?» (сэкономите время);

• ваше большое желание заключить выгодный договор при отсутствии такой цели у партнера позволит ему «выкачивать» максимум информации, если этот процесс не контролировать (подавайте «информационное блюдо» дозами и получайте что-то взамен – это справедливо, не стоит делать из переговоров курс экспрессобучения, что бывает не так уж редко).

Информационная власть над собеседником при ее разумном использовании позволяет гарантированно выигрывать раунд за раундом. Однако она теряет всякий смысл без понимания скрытых мотивов партнера по переговорам, поскольку его единственной целью может быть получение информации. Вы можете очень удивиться, узнав, какое количество псевдоклиентов и псевдопартнеров проходит через ваш офис с включенными диктофонами в карманах. Готовясь к деловым переговорам, рассматривайте разные варианты развития событий, постарайтесь уловить скрытые мотивы собеседника, анализируйте декларируемые цели партнера по переговорам. Используйте информационную власть для достижения своих целей дозированно и аккуратно. Проверяйте и перепроверяйте информацию, поступающую от посредников по переговорам. Вы можете обнаружить много противоречивого.

На первой стадии переговорного процесса важность предварительного анализа участников и ситуации сложно переоценить. Точная оценка партнера «напротив» – залог успешных деловых переговоров.

Человек, которому повезло, – это тот человек, который сделал то, что другие только собирались сделать.

Жюль Ренар

«Какова ваша цель на этой встрече?» – спросила я у директора одного из небольших региональных заводов, производящих продукты питания, в ответ на его просьбу провести деловые переговоры с руководителем департамента закупок крупнейшей сетевой «розницы».

Все, что он хотел сказать по этому поводу, читалось на лице: «зачем уточнять очевидные задачи», «хорошая репутация столичных специалистов явно преувеличена», «зря я решил воспользоваться этим каналом для ускорения переговоров», «мои проблемы их не интересуют», «культурно отказывают». Пребывая в полном недоумении, директор ответил: «Заключить договор поставки».

Ответ неверный.

А теперь, внимание, правильный ответ:

• завод с небольшой производительностью не сможет обеспечить постоянного присутствия продукции в столь крупной сбытовой сети;

• упаковка «хуже некуда», даже с «потрясающим» содержанием, вряд ли попадет на прилавок;

• отсутствие рекламной кампании никоим образом не способствует информированности потребителей (товар не знают);

• более десяти производителей уже являются поставщиками в эти магазины, одиннадцатый только добавит «хаоса» для потребителей;

• завод не имеет возможности предоставлять свою продукцию с отсрочкой оплаты, как это делают другие поставщики этого канала сбыта.

Если бы этот деятельный и умный руководитель завода задал вопрос о своей цели посещения столицы до поездки и попытался согласовать ее (цель) с задачами потенциального партнера по переговорам, то сэкономил бы время, деньги и нервы.

Один из самых распространенных и дорогостоящих методов ведения бизнеса – метод «проб и ошибок».

Каков прогноз по сделке о поставке продукции в этом конкретном случае?

Потратив время на очередь в обществе других поставщиков и при самом благоприятном стечении обстоятельств все-таки продвинув свою продукцию на «заветный» прилавок, наш герой с большим трудом обнаружит ее на самой нижней полке (если тщательно искать), так как лучшие места заняты лидерами. Чтобы не остановить работу небольшого производства, скорее всего, придется пополнять оборотные средства за счет привлечения кредита (так как сразу деньги за поставленный товар не получить, текущие расходы никто не отменял). В случае успешной продажи продукции (что вряд ли), деньги от ее продажи придется получать согласно графику.

Ответив только на один вопрос о цели деловых переговоров, можно «отработать» наилучший для своей продукции канал сбыта, сэкономить время и средства.

Перед тем как договариваться о деловой встрече, спросите себя: «Какова цель?» Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше определенности в дальнейших шагах.

Сформулируйте конкретные цели:

• подписать договор,

• дать задание,

• убедить,

• разрешить спорный вопрос,

• получить информацию,

• заключить соглашение и т. д.

После того как сформулирована цель, определите:

• минимально допустимый вариант,

• максимально возможный вариант,

• альтернативы обсуждаемому соглашению,

• план действий, если ни один из ваших вариантов не прошел.

Чем более разнообразные сценарии вы разработаете, тем меньше «острых углов» вы встретите на переговорах и тем менее неожиданными они будут для вас. Кроме всего, подробный анализ вариантов и возможностей может привести к корректировке цели деловых переговоров.

Девиз максимально возможного варианта: вы никогда не получите больше, чем запросили сами.

Разве вы мало работаете, чтобы получать достойный результат? Неадекватно малые запросы партнера на деловых переговорах вызывают чувство настороженности. Ваш собеседник вправе задать вопрос: «Передо мной равноправный партнер или проситель?» Цените себя и свою деятельность. Не позволяйте думать о вас, как о просителе. Даже если ваша компания намного меньше, чем у собеседника, рассматривайте этот факт, как конкурентное преимущество: маневренность, гибкость, возможность интенсивного роста. Старайтесь, в любом случае, быть равным за столом переговоров. Наверняка в чем-то вы превосходите собеседника.

Максимальные требования обеспечат вас «планкой», которую нужно взять. Следует иметь в виду, что максимальный запрос должен отражать реальную ситуацию в отрасли, на рынке, в конкурентной среде. Бессмысленно рассчитывать на 70 %-ную скидку, если в настоящий момент максимально действующая на рынке составляет 30.

Особенно пристальное внимание стоит обратить на альтернативы предполагаемому соглашению. Именно здесь заложена возможность понять цели вашего партнера по переговорам, зачастую отличные от ваших задач. Тщательное сценарное планирование позволит вам не стоять «насмерть» за единственно возможный для вас вариант, который может быть выгоден только одному бизнесмену на этом свете – вам, а иметь набор задач в диапазоне от «минимально допустимого» до «максимально возможного».

Если бы у меня было девять часов для того, чтобы срубить дерево, шесть из них я точил бы свой топор.

Авраам Линкольн

Бизнес-пример

В консалтинговую компанию «Новатор» обратился представитель завода «Вкус» – производитель соусов – с целью заказать маркетинговые исследования российского рынка соусов, которые, по его мнению, помогут в дальнейшем увеличить продажи продукции завода.

С точки зрения целей и задач консалтинговой компании в проведении переговорного процесса с этим заказчиком просматриваются как минимум два варианта. Какой из них принять для дальнейшей деловой беседы? Воспользоваться некомпетентностью собеседника и быстро заключить выгодную для себя сделку, реализуя цель: заработать здесь и сейчас? Вступить в более длительный переговорный процесс без гарантий заключения договора, но с возможностью выстраивания долгосрочных взаимоотношений?

Вариант № 1 (без альтернативы) – заключить договор на маркетинговые исследования, не обращая внимания на ошибочное мнение представителя завода о том, что сами по себе исследования (знания о рынке) приводят к повышению продаж.

Вариант № 2 (альтернативный) – переговорный процесс с точки зрения постановки целей и задач имеет две позиции: предприятия и консалтинговой компании. Позиции отличны друг от друга, но попытка сближения возможна с обоюдной выгодой.

Позиция предприятия (взгляд из внутренней среды во «внешний мир»):

• предприятие производит недорогую, качественную продукцию, которая плохо продается;

• крупные сбытовые сети не принимают к реализации нерекламируемую продукцию;

• резко выраженный сезонный фактор не позволяет предприятию аккумулировать средства для развития.

Вывод предприятия: провести полноценные маркетинговые исследования российского рынка и выйти на полномасштабную рекламную кампанию.

Позиция консалтинговой компании (взгляд с рынка на одно из предприятий):

• завод занимает менее 1 % рынка соусов;

• продукция завода представлена только в десяти регионах России;

• отчет об исследованиях российского рынка соусов станет для предприятия бесполезной «роскошной» во всех отношениях настольной книгой;

• полноценная рекламная кампания в этой ситуации – «выброшенные» деньги.

Вывод консалтинговой компании: провести диагностику каналов сбыта плюс кадровую диагностику отдела сбыта.

Задача: повышение эффективности сбытовой структуры предприятия и обеспечение присутствия продукции предприятия в других регионах.

В примере представлены две позиции потенциальных переговорщиков и альтернативная позиция консалтинговой компании при формировании целей переговорного процесса.

Следует отметить, что данный подход позволил заводу более эффективно использовать свои денежные средства и в дальнейшем войти в «пятерку» лидеров рынка.

Реализуя собственные цели, как известно, цель любого коммерческого предприятия – получение прибыли, консалтинговая компания могла выполнить работу для заказчика и без уточнения позиций. В результате формально заказчик получал то, что заказал. Но не то, на что рассчитывал. Не достигнув своей истинной цели, разочарования заказчику не избежать. Согласуйте свои цели с задачами партнера по деловым переговорам, и долгосрочные и прибыльные взаимоотношения станут для вас обычной практикой. Клиент или деловой партнер непременно оценят ваш профессионализм и будут пополнять бюджет вашей компании из года в год.

Проработка различных вариантов развития событий возможна не только в контексте предстоящих переговоров с конкретной компанией или собеседником. Рассматривая несколько предполагаемых партнеров для заключения сделки, вы обеспечите себе наиболее выигрышный вариант. Кроме этого, наличие альтернативных партнерских отношений позволит вам более уверенно отстаивать свои позиции в переговорном процессе. Например, при разработке новых каналов дистрибуции в регионе опытные переговорщики, выезжая на переговоры, договариваются о встрече с несколькими заинтересованными фирмами. И это, несмотря на заверения, что «ваша компания – единственная в регионе, с кем можно иметь дело». Подобный подход экономит денежные средства предприятия, время сотрудников и позволяет достичь наилучшего результата.

Бизнес-пример

Всплеск предложений на подготовку и проведение рекламной кампании в фирме «Аллегро», как правило, начинался по окончании очередной отраслевой выставки. Спустя две недели как минимум треть участников принимала «окончательное», семьсот семьдесят пятое решение продвигать свою продукцию, проведя «убойную» рекламную кампанию.

В «Аллегро» начиналась «горячая пора»: не хватало рабочих рук, чтобы взять телефонную трубку, недоставало квалифицированных сотрудников для проведения предварительных переговоров. Через два-три месяца все смолкало. До следующей отраслевой выставки. Из двадцати клиентов, всерьез готовых заключить договор, после нескольких встреч оставалось менее половины, а до полноценного проведения рекламной кампании «доходили» один-два клиента.

В первый год работы руководитель рекламного агентства отреагировал на происходящее на рынке так же, как это сделало бы большинство из нас. Самым тщательным образом проводились анализ отрасли, позиция предполагаемого заказчика на нем, возможные варианты продвижения продукции или марки. Подробно составлялся план расходов на проведение кампании, собирались и анализировались «креативные» подходы и т. д. Через год директор принял решение изменить практику работы с предполагаемыми заказчиками. Расчет эффективности проводимых мероприятий опирался на такой существенный фактор, как бюджет. Организации, которые могли себе его позволить, всегда входили в десятку лидеров отрасли. Таким образом, круг потенциальных заказчиков резко ограничивался. Проводя предварительный обзор отраслевого рынка, нельзя было обойти региональный. За счет этого число предполагаемых заказчиков уменьшалось еще на 2030 %. Разработка стратегии продвижения для первых трех производителей – дело совершенно особое и к молодому рекламному агентству никакого отношения не имеющее. Оставшиеся пять-шесть организаций могли претендовать на безграничное внимание фирмы «Аллегро». Таким образом, рассматривая альтернативные варианты собственного поведения на рынке партнеров по переговорам, предложения потенциальным заказчикам, «Аллегро» сократило издержки (дополнительные сотрудники, слабая подготовка к переговорному процессу по причине «лавинообразного» потока предполагаемых заказчиков, обработка огромных массивов информации и т. д.). Компания сосредоточилась на своих шести клиентах после каждой отраслевой выставки, которые получили не только качественный продукт, но и потрясающее обслуживание.

Итак, сегментируйте потенциальных партнеров по деловым переговорам. Определите несколько параметров, которым должны удовлетворять ваши будущие контрагенты. Например, молодые менеджеры по продажам в первые месяцы работы львиную долю рабочего времени тратят на «бессмысленные» звонки. Желание проявить себя, заключить «сделку века», заработать «заоблачные» премиальные плюс неопытность на некоторое время отключают рациональную часть в деятельности головного мозга.

Перед тем как приступить к определению круга переговорщиков, способных, с вашей точки зрения, приблизить вас к заветной цели или решить возникшую проблему, отсегментируйте их. После того как вы определили свою цель, составьте список параметров, которым должны отвечать потенциальные деловые партнеры. Это важно, поскольку ведет к сбережению рабочего времени и собственных нервов. Если вы являетесь сотрудником небольшой компании, делающей первые шаги на рынке, не вносите в список будущих собеседников руководителей предприятий, являющихся лидерами отрасли. Только для того, чтобы назначить первую встречу, придется потратить несколько недель. А переговоры, скорее всего, результата не дадут. Работайте на своем поле. А к лидерам вернетесь чуть позже.

Если каждую категорию участников можно рассматривать как потенциального партнера по деловым переговорам, то целесообразно внутри категории провести отбор. В результате свое предложение вы сможете сделать от двух (категория крупный «оптовик») до сотни («местная розница») участникам рынка. Очевидно, что предложения внутри категории и, тем более, в разных категориях будут отличаться друг от друга.

Схема подбора участников деловых переговоров для определенной цели.

Выводы:

• определите цель деловых переговоров;

• определите категории потенциальных участников переговоров;

• определите наиболее интересных вам для переговоров участников внутри категории;

• выявите мотивы участников рынка для возможной заинтересованности в вашем предложении;

• составьте список целей и задач, адресованный возможному партнеру;

• составьте список возможных целей и задач, имеющихся у потенциального собеседника, исходя из реальной ситуации на рынке и занимаемой компанией позиции;

• составьте предложение возможному партнеру по деловым переговорам;

• составьте список требуемого информационного обеспечения;

• будьте готовы к тому, что ваше предложение по мере поступления информации может существенно измениться.