Текст книги "Работа с дебиторской задолженностью. Как не допустить ее возникновения и правильно собрать"

Дмитрий Ткаченко
Работа с дебиторской задолженностью. Как не допустить ее возникновения и правильно собрать

© ООО Издательство «Питер», 2016

© Серия «Деловой бестселлер», 2016

* * *

Для кого и о чем эта книга

Эта книга о том, как не допустить возникновения долгов и просроченной дебиторской задолженности, а если они все-таки появятся – собрать их в самый короткий срок. Изучив ее и выполнив практические задания, которые есть в каждой главе, вы сможете:

1. Оценить уровень противодолговой обороны вашей компании.

2. Скорректировать бизнес-процессы и внедрить новые методы работы с потенциальными и реальными должниками.

3. Усовершенствовать личные навыки ведения переговоров с должниками.

4. Использовать новые и нестандартные способы давления и стимулирования должников к погашению задолженности.

5. Собрать «безнадежные» долги, применяя методы PR-воздействия на должников.

Эта книга ценна тем, что суммирует опыт десятков тысяч продавцов, тысяч проб и допущенных ошибок, сотен побед и провалов. Она написана самой практикой.

В первую очередь книга будет полезна представителям коммерческих служб – руководителям отделов продаж, коммерческим директорам, директорам и собственникам бизнеса, менеджерам по продажам. При этом она обязательна к прочтению всеми сотрудниками, так или иначе сталкивающимися в своей работе с дебиторской задолженностью. На моих семинарах по работе с долгами кроме «коммерсантов» (представителей коммерческих подразделений компаний) участвуют юристы, экономисты, бухгалтеры, финансовые и кредитные контролеры, руководители служб безопасности. И после каждого я получаю массу отзывов о применении новых методов и технологий.

Книга состоит из двух частей:

1. Как не допустить появления просроченной дебиторской задолженности и

2. Что делать, чтобы стимулировать должника к скорейшей оплате.

В ней нет сложных бухгалтерских формул и финансовых выкладок, она написана для «продавцов», наполнена коммуникативными приемами и проверенными практикой методами воздействия на должника, применимыми в работе «продажников».

Особенно интересна эта книга будет руководителям и собственникам бизнеса, так как в ней показаны пути выстраивания противодолговой обороны на уровне организации в целом.

Участники моих семинаров и тренингов отмечают большое количество новых идей и систематизацию материала, получаемые в ходе занятий. Это неудивительно, потому что материалы книги основаны не на теории, а на практике, во многом выстраданы и являются результатом обобщения:

1. Моего опыта работы – сначала менеджером по продажам, затем руководителем отдела продаж. Мне самому приходилось «набивать шишки»; оценивать платежеспособность клиента, гадая на кофейной гуще; с замиранием сердца бегать в бухгалтерию, чтобы узнать, пришел ли платеж; получать «левые» платежки; слушать постоянные отговорки и регулярные обещания должников «заплатить на следующей неделе»; вести телефонные и личные переговоры с должниками, намекать и угрожать; учиться на своих и чужих ошибках, радуясь, что использованные методы сработали.

2. Опыта моих коллег. Неоценимый вклад в работу над этой книгой внесли четыре великолепных эксперта, каждый из которых щедро поделился своими знаниями и материалами.

Александр Матвеев – советник юстиции 1-го класса, третейский судья, экономист, юрист, аудитор, оценщик, психолог, мастер НЛП, профессиональный медиатор; председатель Регионального третейского суда при ООО «Финансово-правовой холдинг „ЮРПАКТ“»; вице-президент Некоммерческого партнерства «Общество защиты прав кредиторов и взыскателей»; бизнес-тренер и консультант с опытом преподавания более 23 лет.

Дмитрий Жданухин – директор Центра развития коллекторства, президент Ассоциации корпоративного коллекторства, к. ю. н., автор технологии PR-сопровождения взыскания (корпоративное коллекторство); великолепный практик, работающий даже с безнадежными долгами, который давал рекомендации и проводил взыскания для таких крупных компаний, как «Газпром», «Сбербанк», группа Cargill, «Группа ГАЗ», Castrol, Techcombank (Вьетнам) и др.

Владимир Герасимов – первый заместитель генерального директора Интерфакса и один из создателей системы «СПАРК»; экономический журналист, который в начале 1990-х стоял у истоков создания первой в России службы бизнес-информации; известный эксперт в области раскрытия информации о компаниях. Развивая совместные предприятия с мировыми грандами Dun & Bradstreet, Experian, Moody's, он много сделал для переноса на российскую почву передового западного опыта в области управления рисками.

Антон Ходарев – мой друг, доктор экономических наук, один из лучших менторов Москвы, член Ассоциации менторов Московской школы управления «Сколково», лауреат премии «Бизнес-ментор – 2014», великолепный финансист, антикризисный управляющий и ментор, способный грамотно расставить акценты в любой книге, переговорах и ситуации.

Каждый из них является признанным экспертом в своей сфере, консультантом, чьи знания, опыт и примеры из практики сделали эту книгу действительно уникальной. Огромное спасибо вам, коллеги!

3. Опыта участников моих семинаров и тренингов. Начиная с 2002 года я провожу тренинги по продажам, переговорам, снижению «откатов» и сбору долгов. За 12 лет (данные по состоянию на 2015 год) в этих мероприятиях приняли участие более 11 тыс. продавцов и руководителей, и почти каждый внес часть своего опыта и знаний, рассказав о сложных ситуациях и использованных методах, обсуждая и делясь наболевшим.

Уверен, что эта книга даст вам много новых инструментов, технологий и переговорных приемов для работы с должниками.

Как работать с этой книгой

Это совсем не банальный вопрос! Многие авторы включают его в свои книги, чтобы «раздуть» их объем. Но эта книга – не тот случай.

Ответьте себе на вопрос: что вы хотите получить в результате работы с данной книгой?

Могу предположить следующие варианты ответов и подходящие для них алгоритмы работы:

Узнать что-то новое

Что ж, это самая неэффективная цель. К груде уже хранящихся в вашей мозговой кладовке знаний вы добавите еще несколько заполненных полочек. Если так, читайте все подряд, и, несомненно, узнаете много нового. Но лучше переформулируйте цель, чтобы она перешла из сферы «узнать» в область «создать, сделать».

Снизить показатели по дебиторке и внедрить новые методы работы с должниками в моем отделе/ организации

Совет номер один. Вы – руководитель, и вам нужно плотно проработать первую часть книги. Призываю в обязательном порядке выполнить все задания из части 1 «Профилактика возникновения просроченной дебиторской задолженности и долгов» и начать с теста «Анализ узких мест в обороне от долгов» в главе 1. Затем прежде всего познакомиться с главами, посвященными пунктам, по которым вы поставили «минус» своей организации. И только после этого переходить к изучению остальных глав.

Совет номер два. Как бы ни хотелось сразу перейти к части, посвященной угрозам и другим жестким способам воздействия на должников, не делайте этого, оставьте названные главы «на сладкое». А начните с части 1 «Профилактика возникновения просроченной дебиторской задолженности и долгов» – проще не допустить ошибку, чем потом бороться с ее последствиями. Усилия, вложенные в профилактику, помогут «убить» проблему в зародыше.

Совет номер три. В конце книги, в разделе «Вместо заключения», дана таблица «План мероприятий на период до___».

Как только в результате работы с книгой вам будет приходить идея о целесообразности внедрения тех или иных изменений, проведения ряда мероприятий, использовании той или иной методики – прекратите чтение и запишите идею в графу «Мероприятие». Так вы аккумулируете, сохраните все новые идеи и получите готовый план мероприятий для изменения бизнес-процессов сбора долгов.

Поднять мой уровень как продавца. Внедрить в работу новые приемы и фишки. Забрать долг у компании «Икс».

Вы – менеджер по продажам или линейный руководитель, который сам много работает с клиентами, занимается продажами и ведет переговоры. Самыми ценными для вас в этой книге будут главы, посвященные коммуникативным приемам, используемым в работе с потенциальными и реальными должниками.

Найдя в этой книге интересный речевой модуль или прием, прекратите чтение и перепечатайте его в текстовый документ, адаптировав под вашу специфику общения с клиентами. Если вы работаете по телефону и клиенты не приходят на ваше рабочее место, распечатайте заинтересовавшие фразы или названия приемов – по одной на листе формата A4 – и повесьте их на стены так, чтобы ваш взгляд падал на них во время общения с должниками по телефону. Шпаргалка готова!

Если вы работаете не только по телефону, но и проводите личные встречи, заучите речевые модули из вашего списка наизусть, а на отдельный лист выпишите только названия приемов, разделив их на блоки. Например, «Профилактика», «Краткосрочная просрочка», «Длительная просрочка», «Точка кипения – угрозы». Чтобы никто не догадался, что это за лист, сократите названия разделов до одной-двух букв. Скажем, вместо «Профилактика» – буква «П» или можно сделать маленький рисунок, который вызывает ассоциацию с этим словом. Лист положите перед собой или берите на переговоры. Соответственно, если возникнет та или иная сложная ситуация, вы будете смотреть в нужную часть шпаргалки, видеть название приема и воспроизводить его по памяти. И все!

Маленький совет – не переписывайте всю книгу. Выберите два-три самых действенных, с вашей точки зрения, приема на каждую сложную ситуацию и поработайте с ними. Если их эффективность окажется меньше желаемой, измените приемы. Не стоит пытаться объять необъятное и применять все сразу – так вы просто запутаетесь.

Чтобы помочь вам и сократить объем ручного труда по перепечатыванию, я готов отправить в текстовом файле речевые модули из книги и несколько частей моего видеокурса в обмен на ваш искренний отзыв об этом труде. Подробнее читайте в разделе «Бонусы за отзыв».

Введение

В чем специфика ведения продаж в России? С этого вопроса я обычно начинаю занятия в Европе для западных предпринимателей по специфике организации продаж и ведения бизнеса в нашей стране.

В результате структурирования личного опыта участников и информации, почерпнутой ими из статей, публикуемых в западной бизнес-литературе, а также в Интернете, можно выделить три основные группы отличий:

1. Административный ресурс.

2. Откаты.

3. Несвоевременные оплаты за поставленную продукцию и оказанные услуги.

Интересный факт. Европейские предприниматели, формирующие свое представление о специфике ведения бизнеса в России на основе западной прессы и Интернета и не имеющие личного опыта, больше всего боятся административного ресурса. Часть тех, кто обладает своим небольшим опытом выстраивания продаж в нашей стране, опасаются откатов. И очень немногие, хотя, как показывает практика, самые «матерые», в первую очередь говорят о неплатежах.

У европейских предпринимателей, особенно у финской аудитории (они, по моим наблюдениям, в большей степени склонны к морально-этическим оценкам тех или иных реалий и событий), подобное, столь привычное и обыденное для нас явление, как просроченная дебиторская задолженность, вызывает тихое, а иногда не очень, удивление. Одна из участниц семинара даже переспросила: «То есть у организации-должника есть деньги и она специально не платит? Это же плохо! Они обманывают партнеров!» Здесь приходится говорить о культурных различиях. В частности, о том, что лелеемая на Западе деловая репутация в России стоит недорого; что люди, «кинувшие» своих поставщиков, после «слива» организации с долгами легко открывают новое ООО и, как ни в чем не бывало, ведут деятельность и с ними работают, зная о факте неблагонадежности в прошлом и надеясь не попасть на те же «грабли»; что судебная система и Служба судебных приставов в России, мягко говоря, не слишком хорошо работают, и о многих других специфических особенностях нашей страны.

Можно долго искать причины того, почему в данной сфере у нас дела обстоят так, а не иначе. Но лучше не углубляться в классический русский вопрос: «Кто виноват?» и сразу перейти к вопросу: «Что делать?» Ведь если у западных предпринимателей есть возможность выбора – выходить на российский рынок или нет, то нам с вами приходится работать в тех условиях и реалиях, которые нас окружают.

Отзыв участника тренинга Дмитрия Ткаченко «Эффективная работа с дебиторской задолженностью»

«От тренинга по работе с дебиторской задолженностью мне хотелось получить знания о создании корпоративной системы по работе с дебиторской задолженностью. И вообще, понять, с чего начать, как вести работу. Первое, что хотелось отметить, что я вынес для себя необходимость создания Единого центра по работе с дебиторской задолженностью, которого сейчас в нашей компании нет. Второй момент – разработка детальных, пошаговых регламентов действий сотрудников внутри компании, которые содержатся в тренинге в полном объеме. Третий момент – техники, которые мы разобрали в входе тренинга в виде ролевых игр, каждую ситуацию в отдельности. Дальше будем разбирать это внутри компании, вместе с коллегами. Плюс еще один момент, который мне понравился: возможность пригласить тренера, чтобы продвигать эти идеи в компании».

Владимир Ночвин, «Петер-Сервис»

Часть 1
Профилактика возникновения просроченной дебиторской задолженности и долгов

Глава 1
Анализ узких мест в обороне от долгов

Давайте для начала оценим уровень противодолговой обороны в вашей компании.

Для этого выполните приведенный ниже тест, ставя «плюс» около пункта, который работает в вашей компании, и «минус», если он не применяется. В случае если де-юре инструмент прописан, но фактически не используется, ставьте «минус». Вероятно, некоторые пункты не применимы к вашей сфере бизнеса. Например, в области телекома не проводится предварительная оценка клиентов, а система кредитных рейтингов не подходит для больших проектных продаж. Однако общий уровень действующей противодолговой обороны и меры по снижению просроченной дебиторской задолженности, которые могут быть использованы в вашей организации, тест демонстрирует.

О чем говорит набранное вами количество баллов?

9-12 баллов – в вашей компании применяется большинство возможных методов обороны от долгов.

5-8 баллов – средний уровень противодолговой обороны.

1-4 балла – используется минимальное количество возможных мер. Часто такое количество баллов набирают представители организаций, в которых вопрос профилактики и сбора долгов остро не стоит.

Обратите внимание на пункты, которые вы отметили «минусами», проанализируйте их с точки зрения целесообразности превращения в «плюсы». Применим ли тот или иной пункт в вашей сфере бизнеса? Даст ли результат внедрение таких изменений? Снизится ли просроченная дебиторка? Проще ли станет собирать долги? Это задание.

По сути, весь материал, изложенный в оставшейся части книги, – расшифровка, развернутое описание того, что можно сделать для внедрения или повышения эффективности мер в рамках того или иного пункта приведенного выше теста. Правило, приписываемое Вильфредо Парето (правило 20/80), гласит, что 20 % усилий дают 80 % результата. Согласно ему, рекомендую вам в первую очередь изучить, проработать и внести изменения в работу по сбору долгов по пунктам, отмеченным «минусом». Конечно, как уже было сказано выше, это следует делать лишь в том случае, если данный перечень мер применим в вашем бизнесе.

«Я хотел получить алгоритм действий по работе с новыми договорами и новыми агентами, с которыми предстоит строить отношения, систему предупреждения и недопущения просроченной дебиторской задолженности. А с другой стороны – узнать принцип работы с должниками, которые уже существуют. Многое удалось почерпнуть из бесед. И буквально с понедельника я готов составить план по должникам, отсортировать их, составить программу действий и в дальнейшем работать с каждым индивидуально, используя методы, которые нам представили. Больше всего понравился раздел «Угрозы» – как себя вести и общаться с должником, последовательность действий и работы в бумажном варианте, очередность. Огромное вам спасибо и успехов!»

Игорь Степаненко, директор строительной организации «Электромонтаж-СМ»

Глава 2
Причины возникновения дебиторской задолженности

От анализа системы работы с долгами в вашей компании перейдем к более общему, но не менее важному вопросу – причинам возникновения просроченной дебиторской задолженности и долгов (ДЗ).

Почему вообще возникает просроченная дебиторская задолженность? Как вы думаете, какие ответы я чаще всего слышу в ответ на тренингах по работе с долгами?

«Унаших должников нет денег!», «Мошенники!», «Нехотят платить!»

Несомненно, такие причины тоже имеют место, но главная цель данного вопроса – показать участникам, что они, образно говоря, видят соринку в чужом глазу, а не замечают бревна в собственном.

Существует четыре группы причин, которые приводят к возникновению долга.

Утвержден ли регламент по работе с ДЗ? Как принимается решение: кому отгрузить товар или оказать услугу в кредит, а кому нет? На какую сумму? Прописаны процедуры или менеджер по продажам прибегает к директору и начинает эмоционально убеждать, что «если мы не поставим в отсрочку, то потеряем клиента», а оценка платежеспособности выражается в уверенном «да» менеджера в ответ на вопрос: «Они заплатят?» При этом о многих долгах просто забывают, вспоминая лишь в момент острой нехватки оборотных средств.

Если говорить о типичных недостатках в работе с дебиторской задолженностью, это отсутствие:

• Единого центра по работе с ДЗ.

Мы уже говорили, что дебиторская задолженность – горячий уголек, от которого все хотят поскорее избавиться. В результате деятельность подразделений не синхронизирована, каждое старается снять с себя ответственность и не оказаться крайним. Часто отсутствует даже примитивный регламент по работе с ДЗ, увязывающий деятельность разных подразделений.

• Необходимой информации о партнере.

Эта проблема тоже упоминалась выше. Чаще всего под «необходимой информацией о партнера» у нас понимается запрос бухгалтерских документов, по которым сделать достоверные выводы о реальном финансовом состоянии компании проблематично. А о таком инструменте, как «Досье дебитора», многие даже не слышали.

• Механизма оценки кредитоспособности партнера и эффективности кредитования.

Это логическое продолжение предыдущей проблемы. Процесс принятия решения, кредитовать ли и если да, то на какую сумму, или «точно ли они нам заплатят и сделают это в срок?» напоминает гадание на кофейной гуще. Отсутствуют регламентированные процедуры оценки платежеспособности, кредитные рейтинги клиентов и самые простые критерии, по которым зерна отделяются от плевел. Например, мы никогда не будем отгружать в кредит ИП и ООО, зарегистрированным менее полугода назад, без имущества на балансе и с руководителями, отказывающимися подписывать договор поручительства либо вносить обеспечение. Другой аспект той же проблемы – отсутствие аналитики по прибыльности работы с клиентами, задерживающими платежи. Хотя часто прибыль от сделок с ними равна или превышает расходы на кредит, взятый в банке для осуществления поставки.

• Информации об увеличении затрат по содержанию ДЗ и кредитов.

Этот вопрос – продолжение предыдущего. Во сколько нам обходятся деньги? Какие финансовые и прочие затраты мы несем, чтобы иметь возможность кредитовать наших клиентов?

• Регламентации кредитной, маркетинговой и сервисной политики.

Часто эти регламенты вообще отсутствуют. Иногда представляют собой гору макулатуры, имеющей слабое отношение к реальным процессам в фирме. Важно понимать, что названные политики должны быть связаны. Например, должнику может быть приостановлен сервис или снижены отчисления на маркетинг, бонусы.

• Обеспечительных мер.

«Наши клиенты не будут давать поручительство или иное обеспечение!» – такую фразу приходится часто слышать от руководителей. Здесь вспоминается детский анекдот про льва, который ходил по лесу, ловил зверей, спрашивал, как их зовут, и записывал, кто и в какое время должен прийти к нему на съедение. В финале каждого разговора он подводил итог: «Значит так, Кабан, придешь ко мне завтра на ужин. Я тебя съем!» и спрашивал: «Вопросы есть?» Звери, понимая безвыходность своего положения, говорили, что вопросов нет, и шли готовиться к смерти. Но один находчивый заяц спросил: «А можно не приходить?» На что лев ответил: «Можно! Зайца вычеркиваю». Мораль проста: если мы сами не будем предлагать клиентам вносить обеспечение, полагая, что они откажутся, такой инструмент никогда не войдет в практику работы. На многих рынках, стоило одной компании ввести требование по предоставлению отсрочки исключительно при личном поручительстве директора или собственника, как конкуренты тоже вводили подобное ограничение, и прежние правила сразу менялись. Поручительство стало нормой работы при отсрочке.

Пример из практики

В одной компании клиентам предлагали оформить поручительство в обмен на скидку. Многие директора, видя прямую выгоду соглашались.

• Достоверной информации о сроках погашения.

Один из участников моего открытого тренинга, занимающий должность кредитного контролера, только на моем тренинге узнал, что в «1С» существует реестр старения дебиторской задолженности… Во многих организациях в ответ на просьбу предоставить информацию, какие платежи по каким клиентам просрочены и на какой срок, директор берет паузу на пару дней. Другой вариант: клиент не заплатил, а в организации-кредиторе об этом вспомнили лишь спустя пару недель. Как должник в следующий раз будет относиться к соблюдению сроков платежа, предусмотренных в договоре, зная, что кредитору эти деньги не нужны? Ведь ему даже не звонят и не напоминают о необходимости оплаты. Значит, в будущем платежи можно смело задерживать.

• Первичных документов и договоров.

Во время кофе-паузы одного из моих тренингов по работе с долгами ко мне подошла участница и попросила совета. Ситуация была следующая: долг – около 2 млн рублей, срок приближается к трем годам, в суд не обращались. На мой вопрос, с чем связано нежелание судиться, участница потупилась и сообщила, что нет договора и другой первички, подтверждающей факт поставки. Мое резюме было неутешительным: к данной сумме нужно относиться как к подарку, а не как к долгу. И это не единичный случай. Менеджеры по продажам подавляющего числа компаний относятся к договору не как к документу, регулирующему отношения контрагентов, а как к «бумажке для бухгалтерии». Результатом является масса проблем на стадии длительной просрочки, а иногда и невозможность использовать судебные методы взыскания ДЗ.

• Исполнительской дисциплины.

Исполнители часто не мотивированы на сбор долгов и недопущение их возникновения. А если при этом не регламентированы бизнес-процессы по работе с ДЗ, масштабы бедствия сложно себе представить. Возникает пресловутая ИБД – имитация бурной деятельности. Менеджеры делают вид, что собирают долги, а клиенты делают вид, что собираются заплатить. Результат нулевой, хотя активности немерено.

• Профилактики долгов на уровне бизнес-процессов.

Проанализируйте бизнес-процесс поставки и ответьте себе на вопрос: можно ли путем внесения изменений в этот процесс повысить вероятность своевременной оплаты.

Пример из практики

Компания – поставщик газовых и водяных счетчиков регулярно сталкивалась с неплатежами со стороны застройщиков, которые обещали рассчитаться после сдачи многоквартирных домов, а потом теряли мотивацию к оплате. Почти никаких способов воздействия на них не было. Тогда внесли изменение на уровне бизнес-процесса поставки: сами счетчики по-прежнему поставляли во время строительства и с отсрочкой платежа, но в договор добавили пункт, что паспорта на счетчики, без которых невозможна их регистрация, передаются после оплаты. Это привело к дополнительным расходам на доставку документов, зато стало прекрасной профилактикой, предотвращающей возникновение долгов.

Пример из практики

Компания – разработчик CRM-систем закладывала в устанавливаемое клиенту программное обеспечение ошибку, останавливающую работу системы, которая должна была проявиться спустя месяц после даты окончательных расчетов. В договоре имелся пункт: «Предоставление сервиса клиентам, имеющим задолженность по оплатам на срок более месяца возможно только после полного погашения задолженности». В результате через месяц клиенту не оставалось ничего другого, как рассчитаться с поставщиком ПО, который сразу после этого исправлял ошибку.

Вообще, профилактика используется с древних времен. Когда-то маляры на Руси заштукатуривали в стену куриное яйцо с пробитым в нем маленьким отверстием, из которого на несколько миллиметров торчала нитка. Если хозяин отказывался платить за работу оговоренную сумму, нитку незаметно выдергивали, и через день в комнате стояла жуткая вонь. Хозяину было дешевле и проще отдать остаток суммы маляру, который извлекал яйцо из известного одному ему места, чем нанимать другого и заново проводить все работы.