Текст книги "Краткое содержание «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя»"

Обзор по книге «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя», Дэниэл Пинк
Автор обзора: Екатерина Ракова

Оптимизм и продуктивность: как все успевать вовремя

Мы часто жалуемся на нехватку времени, но не пытаемся разобраться, почему так происходит. «Всему свое время» – утверждает известная пословица, и многие ученые и исследователи полностью с этим согласны. Большинство из нас живет по четким природным биоритмам, испытывая в течение дня естественные спады и подъемы продуктивности. Поэтому большое значение имеет не то, что и как мы делаем, а в какое время мы этим занимаемся. Выбрав правильное время для каждого занятия, вы затратите на него гораздо меньше усилий, а значит, станете продуктивнее и освободите время для семьи и любимых занятий.

В кратком обзоре вы узнаете:

– Как жить в согласии с биоритмами, чтобы все успевать, но при этом к концу дня не валиться с ног от усталости;

– Как справиться с упадком сил во второй половине дня;

– Как правильно делать восстановительные паузы и проживать каждый день осознанно и гармонично.

Время суток и продуктивность

Исследование 500 миллионов твитов, которые 2,4 миллиона людей размещали в течение двух лет, выявило, что по утрам пользователи делают более позитивные записи. Днем содержание твитов становится менее оптимистичным, а к вечеру люди снова начинают радоваться жизни. В другом исследовании проанализировали 2600 телеконференций разных компаний, в которых подводились финансовые итоги. Оказалось, что если телеконференции проводились утром, настрой участников был более оптимистичным. Днем люди были настроены менее оптимистично, но после ланча участникам удавалось снова поймать «позитивную» волну. Эти исследования наглядно иллюстрируют наиболее распространенную схему пик – спад – подъем, по которой функционируют биоритмы 75% людей. Это оптимальный график чередования работы и отдыха, который соблюдали, в том числе, многие известные писатели, музыканты и художники. Утром они усердно и плодотворно трудились, затем в течение 2-3 часов отдыхали, а вечером еще немного работали, но уже менее интенсивно.

По утрам наш уровень энергии, способность к концентрации и мыслительные способности находятся на высоком уровне, достигая своего пика к 12-00, а затем постепенно идут на спад. Поэтому важно правильно распределять дела в течение дня, чтобы не упустить момент для решения важных задач.

«Жаворонки», «совы» и «птицы третьего вида»

Общепринято делить людей на «сов» и «жаворонков». «Совы» терпеть не могут утро, поздно просыпаются, долго «раскачиваются» и только к обеду или раннему вечеру начинают продуктивно работать. «Жаворонки», напротив, по утрам полны сил и энергии, однако к вечеру у них практически не остается сил. Однако есть и третий тип людей, как утверждает автор книги, – это так называемые «птицы третьего вида» – люди, которые сочетают в себе и «сов», и «жаворонков». Их количество составляет от 60 до 80%. На хронотип влияет время года, в которое человек появился на свет. Те, кто родился осенью или зимой, с большой вероятностью будут «жаворонками», а весенние и летние именинники чаще всего оказываются «совами».

На хронотип также влияет и возраст. Маленькие дети чаще всего бывают «жаворонками», к переходному возрасту становятся «совами», а после 20 лет снова постепенно возвращаются в «жаворонков». Чаще всего после 60 лет люди становятся еще большими «жаворонками», чем были в детстве. Считается, что среди «жаворонков» больше оптимистов, они больше открыты людям и меньше предрасположены к вредным привычкам. А у «сов» лучше развита креативность, интеллект и чувство юмора. Однако работа в традиционной корпоративной культуре, где 75-80% сотрудников составляют «жаворонки» и «птицы третьего вида», станет для «сов» настоящей пыткой.

Как составить расписание с учетом природных биоритмов

1. Утром – переговоры, вечером – креатив

Утром большинство из нас испытывают пик продуктивности, поэтому это лучшее время для того, чтобы проводить переговоры и совещания, принимать управленческие решения. Ведь неправильно выбранное время может повлиять на принятие (или непринятие) важного решения. Дела, которые требуют высокой концентрации (например, работу с важными документами), также старайтесь выполнять утром. Не используйте самое продуктивное время для рутинных дел, таких как проверка электронной почты или совершение формальных звонков.

На вторую половину дня планируйте творческие дела, которые не требуют большой сосредоточенности. Ученые считают, что креативное мышление у людей ярче всего раскрывается не на пике умственных способностей, а в период небольшого спада, поэтому творческие задачи (например, мозговые штурмы), лучше проводить ближе к вечеру.

По выходным и в отпуске также старайтесь придерживаться своих биологических ритмов – например, время до обеда посвящайте тому, что для вас важно (написанию поста в блог или обучению), а во второй половине дня отдыхайте, делайте бытовые дела или встречайтесь с друзьями.

2. Корректируйте работу с учетом своего хронотипа

Если вы «сова», в обязанности которой входит посещение утренних совещаний, обязательно готовьтесь к ним с вечера. Утром перед совещанием совершите 10-минутную прогулку, чтобы окончательно проснуться и прийти в рабочую форму. Если возможности прогуляться нет, перед совещанием сделайте маленькое приятное дело, которое поднимет вам настроение – например, похвалите коллегу за хорошую работу.

Если вы руководитель, следите за тем, чтобы сотрудники правильно распределяли свои задачи по времени, и первую половину дня тратили на ключевые дела. Немецкий хронобиолог Тиль Реннеберг скорректировал рабочие графики сотрудников автомобильного завода и металлургического комбината в соответствии с их хронотипами. Результатом стал не только рост производительности, но и снижение стресса и увеличение удовлетворенности сотрудников. В некоторых компаниях практикуется «хронотипная пятница» – когда один день в неделю люди работают согласно своему графику – это позволяет найти компромисс и создать более комфортные условия труда.

Когда лучше пить кофе

Проснувшись утром, обязательно выпейте стакан воды. Если вы привыкли пить кофе, лучше сделать это через 1-1,5 часа после пробуждения. Если вы выпьете кофе сразу, кофеин затруднит выработку кортизола – гормона стресса, который по утрам помогает нам проснуться и взбодриться. Кроме того, привычка пить кофе, едва встав с кровати, выработает зависимость – в течение дня вы будете пить чашку за чашкой, так как будете нуждаться в постоянном притоке энергии. Лучше выпить кофе в период с 14 до 16 часов дня, когда уровень кортизола падает, в этом случае кофе пойдет на пользу. Если вы чувствуете вялость и хотите взбодриться, выйдите на несколько минут на свежий воздух.

Середина дня – провал продуктивности. Как использовать это время с максимальной пользой

Вторую половину дня автор называет «бермудским треугольником» – это опасная зона, в которой нужно быть максимально бдительным. Примерно через 7 часов после пробуждения у «жаворонков» и «птиц третьего вида» начинается «провал» (пик непродуктивности выпадает на время 14-15 часов дня). У людей падает концентрация, они становятся менее внимательными и начинают совершать ошибки. Кроме того, после обеда мы более склонны к тому, чтобы нарушить правила и пойти наперекор своим принципам. Этому факту есть ряд доказательств, подтвержденных исследованиями.

Возьмем сферу медицины. В 9 часов утра вероятность ошибки анестезиологов составляет 1%, а в 16-00 она повышается до 4,2 %. Во второй половине дня врачи чаще прописывают антибиотики для лечения ОРВИ, даже если в них нет необходимости – уставший врач скорее предпочтет поступить по стандартной схеме, чем разбираться с каждым пациентом. Средний и младший медперсонал во второй половине дня моет руки реже, чем утром (на каждые 10 случаев мытья рук в первой половине дня приходится 6 случаев – во второй), это приводит к негативным последствиям разной степени тяжести.

Делайте перерывы

Если мы слишком долго занимаемся одним и тем же, то устаем и теряем из виду цель, так как начинаем выполнять «работу ради работы». Кроме того, ученые доказали, что длительное сидение на одном месте приносит такой же ущерб здоровью, как курение. Чем дольше находимся в одном и том же положении, тем больше подвержены потере концентрации и совершению ошибок. Чтобы избежать этого, в течение рабочего дня делайте небольшие перерывы, особенно перед тем, как приступить к важному и ответственному делу. Когда в одной из американских больниц перед каждой операцией ввели правило проведения таймаутов, во время которых команда проверяла чек-лист, состоящий из 10 пунктов. Количество осложнений после операций снизилось, и врачи, и пациенты стали чувствовать себя более уверенно. Регулярные перерывы позволят вам отдохнуть, сосредоточиться и снизить риск выгорания во второй половине дня.

Правила эффективных перерывов

1. После каждого часа работы делайте 5-минутный перерыв, во время которого обязательно встаньте с рабочего места и подвигайтесь. Это может быть прогулка на свежем воздухе, ходьба по комнате или физические упражнения (офисная йога, планка, отжимания).

2. Делайте регулярные 5-минутные паузы в течение дня. Это намного эффективнее одной получасовой прогулки. Если у вас нет возможности прогуляться, выберите для отдыха помещение, в котором есть комнатные растения.

3. Делайте «социальные паузы» – во время перерывов общайтесь с коллегами на отвлеченные темы, это поможет вам переключиться и снизить уровень стресса. Позвоните другу, с которым давно не общались. Так вы и отдохнете, и укрепите дружеские отношения.

4. Планируя рабочий день, заносите в ежедневник перерывы наряду с рабочими задачами. Обозначьте минимум три перерыва, укажите их длительность и то, чем вы планируете заняться в это время. Чтобы не забывать отдыхать, настройте уведомления – вам будет сложно проигнорировать запланированный отдых.

Во время пауз важно полностью отключаться от мыслей о работе, иначе вы лишь усугубите стресс и усталость.

Перерывы в командной работе

Если вы работаете в команде и к определенному времени должны предоставить какой-то результат или принять решение, проводите регулярные таймауты. Вот один из вариантов: за два часа до дедлайна все участники команды прекращают работу, и в течение минуты каждый рассказывает о своих результатах и следующих шагах. После этого каждый член команды отвечает на вопрос: «Чего нам недостает?», назначается ответственный за устранение этих недостатков. Если потребуется, спустя некоторое время можно провести еще один перерыв.

Устраивайте большой перерыв на обед

Самым важным и полезным приемом пищи мы привыкли считать завтрак. Однако в последнее время истинность этого утверждения ставится под сомнение учеными и нутрициологами, так как во многом эта установка связана с обилием рекламы продуктов для завтрака.

Более внимательно стоит отнестись к обеду, – считают ученые. 62% офисных служащих в США буквально заглатывают ланч на рабочем месте, параллельно занимаясь текущими делами. Однако, согласно данным исследований те, кто регулярно обедает вне офиса, работают более продуктивно и меньше устают в течение дня. Во многих мировых компаниях сотрудникам запрещают обедать на рабочем месте и призывают к тому, чтобы они устраивали полноценный перерыв на обед.

Правила дневного сна

Ученые давно доказали, что дневной сон помогает восстановиться и повысить уровень энергии и способности к концентрации во второй половине дня. К тому же, у людей, которые предпочитают вздремнуть днем, укрепляется иммунитет и снижается вероятность сердечнососудистых заболеваний. Даже само предвкушение дневного сна понижает артериальное давление.

В офисах ведущих мировых компаний (Nike, Uber, Zappos, Ben and Jerry) оборудованы спальные места для сотрудников. Однако для того, чтобы ваша «сиеста» была эффективной, важно соблюдать определенные правила.

1. Продолжительность дневного сна должна составлять от 10 до 20 минут, тогда он поможет снять напряжение и усталость, а эффект от него продлится на протяжении 3-х часов. Если вы проспите больше, то вам потребуется много времени, чтобы прийти в рабочую форму. Сон, который длится менее 10 минут, также будет неэффективным.

2. Перед дневным сном можно выпить чашечку кофе. В английском языке даже придумали для нее специальный термин – nappuccino, от слов nap (дремать) и cappucсino (капучино). Кофеин усваивается примерно через 25 минут после попадания в кровь, поэтому к моменту пробуждения вы будете бодры и полны сил.

3. Лучшее время для дневного сна – между 14 и 15 часами. Вы можете сами, наблюдая за своим уровнем энергии и самочувствием, определять этот промежуток. Оптимальное время для дневного сна – через 7 часов после подъема, когда уровень энергии находится на самом низком уровне.

4. Перед тем, как лечь спать, поставьте таймер на 25 минут, это время будет включать в себя 7 минут на засыпание и непосредственно сон.

Выбор времени для правильного начала

«Эффект нового старта»

1 января количество запросов со словом «диета» в поисковых системах возрастает на 80%, а в первый день недели и первый день месяца – на 10%. Посещаемость спортзалов также возрастает в первые дни нового месяца, недели или года. Это доказывает факт, что для людей важна дата начала, это дает им дополнительную мотивацию и уверенность в том, что все получится.

Для многих людей дата начала имеет огромное значение. Например, чилийская писательница Исабель Альенде каждый год 8 января приступает к работе над одной из своих новый книг – поскольку 8 января она написала письмо своему смертельно больному дедушке, которое легло в основу ее первого романа «Дом духов».

Эффект нового старта можно успешно применять и в бизнесе. Например, в середине квартала у компании что-то пошло не по плану и возникли сложности, которые нужно решить. Чтобы не ждать начала следующего квартала, руководство выбирает наиболее подходящую дату из ближайших (например, день выхода на рынок нового продукта компании) и объявляет, что в этот день команда начнет работу с чистого листа, оставив все ошибки в прошлом. Не бойтесь назначать себе новый старт осмысленно, выбрав дату, которая имеет для вас значение. Это подкрепит вашу уверенность в успехе задуманного.

Метод «премортем»

Представьте, что вы начинаете проект. Перед началом работы вы собираете всех сотрудников на «премортем» и просите их представить ситуацию: прошло полтора года, и ваш проект провалился. Пусть каждый из сотрудников ответит на вопрос: что, по его мнению, пошло не так? Проведите анализ возможных ошибок (например, нечетко сформулирована задача, неправильно выбрала целевая аудитория) и подумайте: как можно их избежать.

Еще один пример: представьте: что вы собираетесь написать книгу. Что может привести к неудаче? Отсутствие плана действий, несоблюдение сроков, прокрастинация. Совершив все эти ошибки мысленно, вам не захочется повторять их в реальности.

Когда важно быть первым

Согласно данным научных исследований и социологических опросов, первым идти выгодно, если вы:

– Кандидат на выборах. Первая позиция в бюллетене для голосования предпочтительнее, так как избиратели чаще ставят галочку первому в списке.

– Предлагаете альтернативное решение взамен существующего. Так вы сможете более четко и убедительно обозначить проблему и доказать успешность вашего решения.

– Идете на собеседование и перед вами несколько сильных соперников. Часто рассмотрев нескольких сильных кандидатов, лица, принимающие решения, становятся более строгими к последующим соискателям.

Когда лучше подождать

– Если соперников много. Люди чаще запоминают того, кто был последним. Это актуально, например, в спортивных соревнованиях, когда сначала судьи оценивают выступающих более строго, но увидев, что идеала достичь сложно, снижают планку и начинают ставить оценки более объективно.

– В условиях неопределенности. Лучше разведать обстановку, послушав выступления других участников и комментарии лиц, принимающих решения.

– Если вы знаете, что перед вами будет выступать много слабых кандидатов. Выступление в конце вам шанс произвести яркое впечатление и сделать выбор судей очевидным.

Как время начала занятий влияет на успеваемость учеников

Исследования, проведенные в разных странах, показали, что слишком раннее начало учебного дня, до 8-30, может оказать негативное влияние на успеваемость и здоровье подростков (вплоть до того, что человек не закончит образование). Такой отрицательный эффект связан с тем, что подавляющая часть подростков – ярко выраженные «совы».

Авторы исследования, в котором принимали участие студенты США и Великобритании, пришли к выводу, что занятия в университетах не стоит начинать раньше 11 часов утра. Выяснилось, что перенос начала занятий на час позже повышает средний балл тестов по математике и литературе на 3%. В школах, где были проведены эксперименты по более позднему началу уроков, повысилась посещаемость и успеваемость, ученики стали реже опаздывать, меньше тревожиться и лучше вовлекались в учебный процесс.

Середина пути: как превратить спад в импульс

Кризис среднего возраста – миф или реальность?

В 1965 году канадский психоаналитик Эллиот Жак выдвинул теорию о том, что в 35 лет у человека наступает так называемый «кризис среднего возраста». Эту идею подхватили СМИ, стали ее активно обсуждать и пропагандировать, однако научных доказательство кризиса среднего возраста до сих пор нет. Многие люди проходят эту часть жизни стабильно и спокойно. Исследования показывают, что удовлетворенность немного снижается, но это происходит не в 35 лет, а в период с 40 до 50 лет. А вот после 50 люди часто становятся даже счастливее, чем в молодости. В середине жизни мы часто сверяемся с планами (часто завышенными), и разочаровываемся, если они не сбылись. Однако спустя некоторое время понимаем, что, несмотря на разочарования, жизнь в принципе не так уж плоха. Мы становимся менее требовательными к себе и более независимыми от мнения окружающих. Середина жизни может стать хорошим импульсом для развития. Если мы видим, что живем не так, как мечтали, то начинаем ускоряться и совершаем рывок – здоровый стресс подталкивает нас к тому, чтобы добиться успеха в позднем возрасте.

Спад мотивации в середине работы

Часто именно в середине какого-то дела мотивация идет на спад, и мы либо прекращаем заниматься проектом, либо, наоборот, загораемся и успешно финишируем. Середина может воодушевить или ввести в депрессию. Исследованиями доказано, что в середине занятия люди часто начинают выполнять работу вполсилы. В середине года в компаниях также часто происходит пересмотр стратегии, что дает возможность внедрить изменения и оторваться от конкурентов.

«Середина – это своего рода «психологический будильник», и часто он наиболее эффективен, когда звенит с небольшим опозданием», – убежден автор книги.

Вот 10 правил, которые помогут вам успешно пройти середину пути и совершить необходимый рывок:

1. Используйте серединные точки для того, чтобы свериться с курсом, получить заряд мотивации и сделать рывок.

2. Если вы чувствуете, что оказались позади, представьте, что вы опаздываете совсем ненамного. Это вдохновит вас и поможет собраться с силами.

3. Разбивайте масштабные цели на промежуточные. Исследуя людей, которые усиленно сбрасывают вес, участвуют в забеге или копят мили для бесплатного перелета, ученые выяснили, что в начале и в конце пути мотивация людей находится на пике, а в середине мы становимся пассивными, так как понимаем, что до финиша еще далеко. Вместо того чтобы стремиться к условным 25 000 миль, в середине пути, когда у вас уже есть 12000 миль, стремитесь к промежуточной цели – 15000 миль. На марафонской дистанции думайте не о том, сколько километров до финиша, а о том, сколько метров осталось до следующего километра.

4. Давайте публичные обещания. Если мы рассказали другим о своей цели, то велика вероятность ее достичь. Если чувствуете, что мотивация ослабла, публично расскажите о том, как, когда и что вы сделаете, чтобы «вернуться в строй». Попросите свидетелей вашего обещания время от времени проконтролировать вас.

5. Остановитесь на середине предложения. Хемингуэй при написании книг использовал правило: останавливаться не на главе или абзаце, а на середине недописанного предложения. В этом случае на следующий день вам будет намного проще начать, ведь вы четко будете знать, что вам нужно сделать. Ощущение незавершенности подстегивает к тому, чтобы идти дальше, так как прерванные действия мы запоминаем лучше, чем законченные (так называемый «эффект Зейгарник»). Работая над долгосрочным проектом, заканчивайте каждый рабочий день на середине задачи.

6. Не прерывайте цепочку («метод Сайнфелда»). Актер и сценарист Джерри Сайнфелд хотел привить себе привычку писать каждый день. Он распечатал календарь на 365 дней, и каждый день, в который он писал, зачеркивал большим красным крестом. Чем длиннее становится эта цепочка, тем меньше вам хочется ее прерывать. Это мотивирует доводить задуманное до конца.

7. Мысленно представьте человека, которому поможет ваша работа. Вы выполняете то, что в перспективе принесет людям радость и пользу.

8. В компании разработайте систему наставничества для тех, кто находится в середине карьеры, чтобы опытные сотрудники делились своими методами борьбы со спадами мотивации.

9. Вспомните о важном счастливом событии в своей жизни и подумайте, какая цепочка действий и событий привела к нему. Теперь представьте, какой была бы ваша жизнь без этих событий? Выразите благодарность судьбе за то, что у вас появился человек или работа, о которой вы мечтали.

10. Напишите себе письмо по электронной почте от лица вашего верного друга, который никогда не критикует и не осуждает за провалы. Наверняка ваш друг отнесется к тому, что вы считаете неудачей, более лояльно и вдохновит вас на новые свершения.

Метод Уоррена Баффета

Однажды пилот миллиардера Уоррена Баффета посетовал, что испытывает разочарование от жизни, так как не достиг своих целей. Баффет посоветовал ему сформулировать и записать 25 главных целей, затем обвести 5 наиболее важных и сконцентрироваться на их исполнении. Пока вы не осуществите 5 приоритетных целей, не беритесь за 20 второстепенных, иначе рискуете остаться ни с чем, – советует знаменитый финансист.

Мотивация на финале: правила успешного финиширования

Примерно 50% участников беговых марафонов бегут впервые. Чаще всего среди них встречаются люди в возрасте 29, 39, 49 и 59 лет. К концу очередного десятилетия они проводят «ревизию» своих планов и вдруг вспоминают о том, что еще не осуществили. Участие в марафоне помогает этим людям испытать всплеск мотивации накануне нового десятилетия.

Приближаясь к финишу, мы часто ускоряемся – как в спорте, так и в жизни. Как сделать этот отрезок пути максимально продуктивным и вдохновляющим? Последние 5 минут рабочего времени посвятите подведению итогов дня, – это придаст приятное чувство завершенности и вдохновит на новые свершения. Затем напишите список дел на завтра. Можно отправить письмо с благодарностью другу или коллеге.

В конце каждого семестра или года некоторые учителя дают ученикам вдохновляющие задания. Например, Энтони Гонзалес, преподаватель экономики в школе Nazareth Academy, просит старшеклассников написать письма самим себе, а через 5 лет отправляет их обратно ученикам. Такие вещи запоминаются гораздо лучше, чем оценки и баллы.

Компаниям из сферы обслуживания стоит задуматься о том, как создать впечатление у клиента в заключительной части общения, ведь именно финал запоминается лучше всего. Например, можно угощать десертом посетителей, потративших определенную сумму, или провожать аплодисментами тех, кто совершил крупную покупку.

Синхронность и работа в команде

Редко можно добиться успеха в одиночку. Чтобы команда работала слаженно и показывала результаты, важно добиться синхронности – это справедливо и для музыкального оркестра, и для спортивной команды, и для производства. Синхронность поможет найти подходящий темп и избежать ошибок. Вспомните, как выступают участники хора – они часто держатся за руки во время пения, синхронизируясь буквально до кончиков пальцев. Если в вашей жизни или работе не хватает такой синхронности, займитесь хоровым пением, совместными пробежками, танцами, готовкой в 4 руки – любым видом деятельности, где важно чувствовать ритм партнера и уметь под него подстраиваться.

Так, художественный руководитель хора Конгресса Дэвид Симмонс для развития синхронности в коллективе дает совет: максимально быстро отвечать на электронные письма подчиненных. Время реакции на письмо сотрудника показывает отношение руководителя к сотрудникам. Чем дольше приходится ждать ответа, тем меньше довольны начальником люди – этот факт установил социолог из Колумбийского университета Данкен Уоттс.

Заключение

В течение недели понаблюдайте за тем, какие задачи и в какое время вы выполняете. Как вы себя при этом чувствуете? Используйте знания о своих биоритмах для того, чтобы правильно планировать день.

Оставляйте самое важное на утреннее время, когда вы максимально продуктивны. Незначительные дела переносите на периоды энергетических спадов.

Используйте середину пути для мотивации и рывка – вспомните о достижениях, которые уже у вас есть, и задайте дальнейшее направление жизни.