Текст книги "Компьютер без напряга. Энциклопедия"

11.1. Очень похоже на Word

Документ Excel отображается в папке в виде значка с буквой «X» (рис. 11.1).

Рис. 11.1. Значок документа Excel

Нечего хихикать. Это не «Ха» русское, а «Икс» латинское. Вернее, «Экс» английское.

Открыть программу можно теми же способами, что и Word: двойным щелчком на документе, из меню Пуск, с панели быстрого запуска, с Рабочего стола.

Окно Excel (рис. 11.2) очень напоминает окно Word. Это не удивительно, если вспомнить, что они состоят в близком родстве и даже входят в один пакет – Microsoft Office.

Рис. 11.2. Окно программы Excel

Итак, в нем находятся такие элементы.

• Заголовок окна. Здесь находятся название открытого документа и кнопки для сворачивания, переключения размера и закрытия окна.

• Панель быстрого доступа. То же самое, что и в Word – всякие часто используемые инструменты.

• Лента. С этим элементом вы уже знакомы. На ленте находятся вкладки, на вкладках – инструменты, в инструментах… Ой. Инструменты-то нам и нужны.

• Строка формул. Этого элемента в Word нет. Сюда вносятся данные и формулы для их обработки. Не пугайтесь, не высшая математика!

• Заголовки столбцов и строк (их сочетание образует адреса ячеек). Это как в «Морском бое»: по горизонтали – буквы, по вертикали – числа. Например, левая верхняя ячейка имеет адрес А1, потому что она находится в столбце А и строке 1. Кстати, слева от строки формул находится поле, в котором отображается адрес выделенной ячейки. На рис. 11.2 в этом поле стоит А1. Это и обозначает, что выделена ячейка А1, именно в нее будут вводиться данные и формулы из строки формул. Вокруг выделенной ячейки появляется рамочка.

• Рабочая область документа. Здесь отображается содержимое ячеек.

• Управление листами книги Excel. Документ Excel называют книгой. В книге может быть несколько листов, то есть наборов ячеек. На рис. 11.2 изображена видимая часть первого из трех листов открытой книги. Откуда я знаю, что три? А внизу окна есть три ярлычка с названиями Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Листы можно удалять, добавлять и переименовывать. Как – расскажу ниже. Запомните пока самое простое – переход между листами. Можете просто щелкнуть на соответствующем ярлычке, но удобнее использовать, конечно, клавиатуру: Ctrl+Page Up – на предыдущий лист, Ctrl+Page Down – на следующий лист.

Будем считать, с внешним видом познакомились. Знакомство это очень поверхностное, мы ведь не представляем себе, для чего нужны все эти ячейки и формулы. Устраивать долгую теоретическую лекцию не буду. Скучно, да и не нужно. Давайте лучше своими руками сделаем парочку электронных таблиц, и вы сразу поймете принцип их использования.

11.2. Прайс-лист своими руками

Если вы уже сталкивались с электронным документооборотом (вам показывали документы на экране компьютера), то окно Excel должно вызвать у вас смутное узнавание. Особенно если вы видели чей-нибудь прайс-лист – список товаров с ценами. Сегодня большинство продавцов готовят «прайсы» в виде электронной таблицы. Их удобно и составлять, и читать. Давайте заведем свой прайс-лист. Будем продавать… да хотя бы книги издательства «Питер».

Для начала нужно получить список товаров. Я его взял с официального сайта «Питера». Как это сделать, описано в гл. 8. Весь огромный ассортимент издательства нам не осилить (и в смысле продажи, и даже в смысле составления прайс-листа). Давайте ограничимся самыми популярными книгами, проданными через Интернет. Чтобы не утомлять вас унылым «набиванием» текста в таблицу, ограничимся пятью самыми продаваемыми изданиями.

1. «Тематический план ИД "Питер"», 0 руб.

2. «111 баек для тренеров: истории, мифы, сказки, анекдоты». И. Скрипюк, 81 руб.

3. «Как пасти котов». Дж. Рейнвотер, 326 руб.

4. «Книга директора магазина». Под ред. С. Сысоевой, 203 руб.

5. «Кухня Photoshop». В. Дунаев, 165 руб.

Теперь нужно открыть Excel любым способом, только без открытия уже существующего документа – например, из меню Пуск. Новая таблица будет создана автоматически. Сохраните ее под названием Книги Питера. XLS – расширение файлов Excel, писать его не нужно, оно добавляется автоматически. Как сохранять? Это вы должны помнить еще по гл. 6. Для забывчивых напоминаю: CtrL+S или F12. В последнем случае произойдет сохранение под новым именем.

Ну что, пора вводить информацию? Нет, давайте для начала представим, что мы хотим получить. Нам нужна таблица, отвечающая следующим требованиям:

• легкость восприятия информации;

• возможность легко сортировать товар по какому-то признаку (по цене, названию и т. д.);

• возможность быстро изменить любые сведения.

Заполнять ячейки книги Excel нужно с учетом первого требования. Таблица – штука удобная сама по себе, потому что сведения о товаре находятся рядом в строке, а однотипные качества товара – друг под другом в столбце. Но начать нужно с назначения этим столбцам названий, чтобы сразу понять, что к чему, и не писать лишнего.

Выделите ячейку А1 – левый верхний угол таблицы. Здесь будет располагаться название первого столбца. Я предлагаю не мудрствовать, а использовать этот столбец для порядкового номера книги, ее рейтинга продаж (в соответствии с данными сайта издательства «Питер»). Достаточно ввести символ номера — № (Shift+3).

Перейдите в ячейку В1. Для этого можно щелкнуть на этой ячейке, но проще нажать клавишу табуляции (Tab) или управления курсором В столбце В мы будем хранить названия книг, поэтому пишем в ячейке Название. Действуя последовательно, в ячейку С1 введем слово Автор, а в D1 — Цена. Первая строка таблицы (ее заголовок) готова (рис. 11.3).

Рис. 11.3. Заголовок таблицы

После этого можно вносить информацию. Выделите ячейку А2 (щелчком или клавишами управления курсором). Введите в нее цифру 1, в ячейку В2 – название Тематический план ИД «Питер» (без внешних кавычек), ячейку С2 оставьте пустой, а в D2 внесите 0 (ноль).

Внимание!

Вместо № у вас может получиться #. Это потому, что вы используете английскую раскладку клавиатуры. Переключитесь на русскую, а потом попробуйте еще раз.

Действуя по тому же алгоритму, заполните следующие четыре строки данными следующих четырех «Питерских» интернет-бестселлеров. Авторов, так и быть, можно писать без имен и даже инициалов. Если боитесь их обидеть, пишите инициалы после фамилии. Так будет удобнее сортировать.

В результате должно получиться так, как показано на рис. 11.4.

Рис. 11.4. Заполненная таблица

Удобочитаемостью здесь и не пахнет. Даже легкого аромата нет. Ну ничего, сейчас все «починим».

Первое, что бросается в глаза, – неправильная ширина ячеек. Для цены, а тем более для номера столбец можно использовать и поуже, а вот для названия нужна гораздо большая ширина. Корректировать ширину столбца можно вручную. Попробуем это сделать на примере первого столбца.

Подведите указатель мыши к границе между заголовками столбцов А и В, прижмите ее и перетащите влево. Чтобы подобрать оптимальную ширину, придется поэкспериментировать. Но есть способ лучше: просто дважды щелкните на этой границе – и столбец автоматически сузится или расширится. Нам понадобятся всего четыре двойных щелчка (на границе А и В, В и С, С и D, D и E), чтобы сделать нашу таблицу приятной глазу (рис. 11.5).

Рис. 11.5. Таблица после изменения ширины столбцов

Теперь названия книг видны полностью, но появилась другая проблема: оформление заголовка таблицы слишком похоже на ее содержимое. А заголовок должен быть виден издалека. Предлагаю сделать надписи в нем полужирным начертанием (см. разд. 11.3).

Чтобы не возиться с каждым словом по отдельности, выделите всю первую строку. Для этого щелкните на ее номере. После этого нажмите CtrL+B. Отмените выделение строки, щелкнув где-нибудь в пустой ячейке. Стало совсем хорошо (рис. 11.6).

Рис. 11.6. Выделение заголовка таблицы

Можно считать, что первое требование к таблице – легкость восприятия информации – мы выполнили.

Перейдем ко второму – к возможности сортировки данных.

Наш список по причине лени составителей очень короткий, в нем и так все видно. Но в реальных прайс-листах могут быть сотни, даже тысячи позиций. На том же сайте «Питера», например, представлено полторы тысячи наименований. А если нужно найти книгу с определенным названием? Или все книги определенного автора? Можно, конечно, воспользоваться командой поиска (она такая же, как в Word, – CtrL+F), но гораздо удобнее выстроить названия книги или фамилии авторов по алфавиту.

Допустим, мы хотим устроить сортировку по названиям. Перейдите на вкладку Данные и в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка. Появится окно (рис. 11.7), в котором вы можете выбрать, как должны быть выстроены данные.

Рис. 11.7. Настройки сортировки

В нашем случае нужно сортировать по данным, введенным в столбец Название, поэтому именно его нужно выбрать в списке Сортировать по. Справа от списка есть еще один список – Порядок, из которого можно выбрать направление сортировки: От А до Я или От Я до А. Иногда нужно добавить условия сортировки. Например, вы хотите увидеть рядом все книги, начинающиеся на слово «книга», но выстроить их по возрастанию цены. Для этого нужно добавить еще одну строку, в которой можно будет указать параметры сортировки, нажав кнопку Добавить уровень. В списке Затем по следует выбрать пункт Цена. После нажатия кнопки ОК сортировка будет выполнена (рис. 11.8).

Рис. 11.8. Результат сортировки по названию книги

Осталось проверить, насколько наш документ отвечает третьему требованию, то есть насколько легко его можно изменить.

Совет

Для выполнения сортировки не обязательно вызывать окно, показанное на рис. 11.7. Рассмотрим, как выполнить описанное выше действие буквально двумя щелчками. Выделите слово Название в заголовке таблицы и нажмите на вкладке Данные кнопку

– произойдет сортировка по возрастанию. Если нужно сортировать по убыванию, то щелкните на кнопке

Содержимое электронной таблицы можно изменять «поячеисто», то есть от ячейки к ячейке. Процедура редактирования заметно отличается от изменения текста в Word. Чтобы установить курсор в нужное место, придется щелкнуть на нем кнопкой мыши. Использовать клавиши управления курсором нельзя – вы будете перемещаться между ячейками, а не между буквами. Если текст слишком длинный, придется проявить еще большую изобретательность. Выделите нужную ячейку и посмотрите на строку формул, что над таблицей. Там отображается содержимое выделенной ячейки. Устанавливайте в строку формул курсор и исправляйте, что хотите.

Не надейтесь, что такое «точечное» редактирование – это все, что от вас потребуется. Иногда придется вставлять целые строки или столбцы. Предположим, в наш книжный прайс-лист нужно вставить книгу Жвалевского «Работа на компьютере». Допустим также, что она ворвалась в список бестселлеров, как комета Галлея, и заняла… нет, «Тематический план» потеснить не удастся… заняла второе место. Как вписать ее на эту позицию?

Первый способ можно назвать «А ну, подвинься!». Выделите ячейки с A3 по D6 включительно. Прижмите границу выделения кнопкой мыши и перетащите на строку вниз (рис. 11.9).

Рис. 11.9. Освобождение места для новой позиции в прайс-листе

В освободившуюся строку можно вписать все данные нового бестселлера. Правда, возникнет одна заминка: в столбце № придется заменить все номера, начиная с третьего. В нашем случае можно сделать это и вручную, удаляя старые номера и добавляя новые, но что делать, если строк много? В Excel предусмотрена автоматизация этой скучной процедуры. Для этого необходимо пронумеровать хотя бы две первые строки. Потом следует выделить ячейки, в которых стоят начальные номера списка (у нас это номера 1 и 2). Видите черную точку в правом нижнем углу выделения? Потяните за нее – и новые номера строк будут расставлены автоматически.

Описанный способ «А ну, подвинься!» хорош для небольших таблиц. Сдвинуть или хотя бы выделить несколько тысяч ячеек – это на любителя, каковым я не являюсь. И вам являться не советую.

Внимание!

Прижимать нужно не внутренности выделенных ячеек, а именно границу выделения – толстую черную линию! Причем именно за линию, а не за угол. Если вы случайно потянете за правый нижний угол, результат может оказаться неожиданным.

Предлагаю альтернативный метод – «Я тут стоял!». Выделите строку, перед которой нужно вставить пустую, и щелкните на ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите команду Вставить – новая, девственно чистая строка появится сей же миг.

Далее – все, как описано выше: вписывайте новые данные и изменяйте номера строк.

Наблюдательный читатель заметил, что в результате появления нового бестселлера книг в списке стало не пять, а шесть. Если вы хотите хранить в таблице только первую пятерку, последнюю строку придется удалить. Делается это с помощью все того же контекстного меню. Щелкните правой кнопкой на предварительно выделенной строке, которая отправляется на свалку истории, и выберите в контекстном меню пункт Удалить. Как вариант, можете выделить ячейки, подлежащие уничтожению, и нажать клавишу Delete – при этом удалятся не сами ячейки (как в предыдущем случае), а их содержимое.

До сих пор мы не использовали главную «фишку» Excel – возможность автоматически вычислять значения по формулам. Попробую показать, как это делается, на простом примере.

Допустим, вы хотите в своем прайс-листе указывать цены не только в российских рублях, но и в долларах. Для этого нужно в каждой строке разделить число в столбце Цена на курс рубля к доллару. Даже для пяти строк – нудная работа. Сбросим ее на Excel.

Для начала столбец Цена переименуем в Цена, руб. В ячейке справа (Е1) напишем заголовок нового столбца – Цена, у. е. Видите, он сразу стал полужирным? Это потому, что мы в самом начале присвоили «толстое» начертание всей первой строке. Подгоните ширину столбцов, чтобы заголовки были видны полностью.

Теперь выделите ячейку Е2, в которой должна появиться цена в долларах на «Тематический план ИД "Питер"».

Я отсюда слышу, как некоторые ехидничают. Дескать, тут и считать нечего: ноль, поделенный на любой обменный курс, дает ноль. А если курс тоже равен нулю? Что, съели? Ноль разделить на ноль есть неопределенность, которую следует раскрывать по правилу Лапиталя. Кто такой Лапиталь? Это такой математик, который придумал правило, по которому можно делить ноль на ноль, при условии… Короче, это было на первом курсе. Неважно. Не отвлекайте меня. И вообще, мы должны решить проблему в принципе.

Значит, выделяем ячейку Е2 и щелкаем на строке формул. Пишем там знак равенства =, затем щелкаем на ячейке D2, а потом пишем /32. В строке формул виден результат этих кабалистических действий: =D2/32. Не волнуйтесь, это не заклинание вызова дьявола из недр Excel. Эта запись всего-навсего обозначает, что данной ячейке (то есть Е2) присваивается значение ячейки D2, деленное на число 32 – это сегодняшний обменный курс доллара к рублю.

Нажимаем Enter. В ячейке появился ноль, как и было предсказано ехидными читателями.

В принципе проблема решена. Теперь нужно решить ее во всех частностях, то есть во всех строках таблицы. Вы не поверите, узнав, до чего легко это сделать. Выделите ячейку с формулой (в нашем случае – Е2). Снова обратите внимание на черную точку в правом нижнем углу выделения. Вы уже сообразили, что мы сейчас будем делать? Правильно, потянем за эту точку вниз, пока не дойдем до последней строки таблицы. Столбец Цена, у. е. заполнен (рис. 11.10)!

Рис. 11.10. Фрагмент таблицы с ценами в долларах

Видите, как точно все подсчитано? Так точно, что даже слишком. Вряд ли кого-то интересуют десятитысячные доли цента. Сделаем значения в столбцах более приятными глазу. Пока выделение не снято, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек. Появится окно настройки внешнего вида выделенных ячеек.

Вкладок в окне много, нам понадобится Число. В списке Числовые форматы выберите пункт Числовой. В появившемся поле Число десятичных знаков (не «число» нужно писать, а «количество»!) оставьте значение по умолчанию – 2. Два знака после запятой – это центы, пусть будут.

Нажмите ОК. Теперь долларовые цены выглядят гораздо естественнее (рис. 11.11).

Рис. 11.11. Результат изменения формата ячеек

Любителей сверхточных вычислений спешу успокоить – «лишние» знаки в числах никуда не делись, они просто не показываются на экране. Чтобы убедиться в этом, достаточно снова вызвать окно Формат ячеек и увеличить количество видимых знаков.

Дотошный читатель может задуматься: как же так вышло, что во всех строках получились правильные выражения? Мы же ясно писали в формуле, что нужно брать значение из ячейки D2, а там был ноль. Сейчас разберемся.

Щелкните, например, на ячейке Е4. В строке формул вы увидите запись =D4/32. То есть программа сама сообразила, что брать нужно значение не из D2, а из ближайшей слева ячейки. Для Е2 это была D2, для Е3 – D3 и т. д. Это называется относительной адресацией, а ссылки на ячейки — относительными. Поэтому формула в каждой строке работает правильно. Однако иногда относительная адресация может навредить.

Рассмотрим такую ситуацию: вы решили каждый день корректировать цены в долларах в зависимости от курса. Можно тупо изменять в формуле число 32 на реальный курс, а потом копировать формулу, но Excel предлагает более хитрый способ.

Создайте справа от заголовка Цена, у. е. заголовок Курс. В нем будет всего одна ячейка – F2, в которую будем вносить текущий обменный курс доллара. Напишем там сегодняшнее значение: 32. Теперь выделим ячейку Е2 и в строке формул исправим выражение для расчета цены в долларах – вместо 32 напишем F2. Можете просто набрать F и 2, а можете щелкнуть на ячейке F2 – разницы никакой. После нажатия Enter в ячейке Е2 по-прежнему красуется ноль. Это пока не провал, но и не успех эксперимента.

Примечание

В данном случае можно писать даже проще: F$2. Это будет значить, что ссылка на номер столбца остается относительной, а вот на строку становится абсолютной. Однако обычно тонкости адресации плохо воспринимаются людьми с гуманитарным образованием. Им проще запомнить, что перед каждой буквой или цифрой нужно ставить знак $. Кстати, поняли, как его набрать? Переключитесь на английский язык и нажмите Shift+4.

Скопируйте, как было описано выше, измененную формулу на все строки. Сразу видно, что произошла беда (рис. 11.12).

Рис. 11.12. Ошибка в вычислениях

Сообщение #ДЕЛ/0! говорит о том, что во всех строках, кроме первой, произошло деление на ноль. В данном случае даже Лапиталь не поможет, придется разбираться с формулами. Снова выделите ячейку Е4 и изучите строку формул, в которой значится =D4/F4. Что у нас в ячейке F4? Ничего, то есть ноль. Вот и получили деление на этот самый ноль.

Что же делать? Скопировать 32 во все строки столбца Курс? Теряется весь смысл затеи. Мы ведь хотим облегчить жизнь, а тут придется дополнительно работать. Выход есть: нужно заменить относительную ссылку на абсолютную. То есть приказать программе: «Бери значение не из ближайшей справа ячейки, а именно из F4!».

Для этого снова вернемся к формуле в Е2. Исправьте ее, вместо F2 написав $F$2. Это и будет означать абсолютную адресацию.

Скопируйте формулу во все строки таблицы. Вот теперь другое дело (рис. 11.13).

Рис. 11.13. Результат исправления формулы

Внимание!

Не забывайте: мало изменить число, нужно это изменение подтвердить – нажать Enter, клавишу табуляции или управления курсором, просто щелкнуть где-нибудь в стороне. Пока вы этого не сделаете, значения в зависимых ячейках с формулами не будут пересчитаны.

Возможно, процесс «отладки» показался вам немного сложным. Поверьте, оно того стоит. Зато теперь для пересчета всех цен в долларах достаточно изменить значение в столбце Курс. Поупражняйтесь, и вы оцените простоту и удобство. А представляете, как это здорово смотрится в больших таблицах? Исправил одно число – и сотни позиций автоматически изменились!

Надеюсь, вы получили хотя бы поверхностное представление о том, что такое Excel и для чего он нужен. Возможности этой программы гораздо богаче, ее применяют даже для серьезного экономического анализа и прогнозирования, однако это тема совсем других книг.

Домашнее задание

1. Выпросите у кого-нибудь прайс-лист в виде таблицы Excel. Поэкспериментируйте с ним, сортируя то так, то сяк. Попытайтесь вернуть документ в первоначальное состояние.

2. Измените в созданном нами прайс-листе значение Курс на 12,1. Оцените, насколько подорожают книги «Питера». Верните прежнее значение. Порадуйтесь, как мало они стоят сегодня. Поспешите закупить книги по дешевке. Дополнительное задание: представьте, по каким причинам рубль мог взлететь до отметки 12,1 за доллар. Если это слишком сложно для вас, вообразите ситуацию, при которой доллар упал так низко, что за него дают всего 12 рублей 10 копеек.