Читать книгу "Полный контроль! Тайм-менеджмент нового поколения за 30 дней"

Этот способ позволяет сделать из нескольких маленьких дел одно большое, приоритетное. Я люблю повышать производительность труда; это – один из очень мощных способов. Мелкие дела и задачи надо собирать в группы, садиться и делать. И не вставать, пока не закончишь!

Собрать несколько однотипных дел в одно большое – и сделать его. Например, ответ на письма. Телефонные звонки. Проверка счетов и документов. Я купил красный таймер. Собираю дела, придумываю себе приз, который получу по окончании. Выделяю 1 час (больше не выдерживаю). Объявляю окружающим, что час я занимаюсь только этим (декларация + штраф помогают максимально сконцентрироваться). И погружаюсь в рутину. Почему это выгодно?

Не нужно делать то, что стоит 5 долларов в час, если вы хотите зарабатывать 50.

Ученые так назвали это группирование: «использовать кривую обучения». Они обнаружили, что, если делать подряд несколько одинаковых дел, каждое последующее отнимает чуть меньше времени, несмотря на то что по объему оно такое же. Сделав 10 таких дел подряд, обнаружишь, что последнее отняло у тебя всего 20 % времени по сравнению с первым!

ЗАДАНИЕ

Какие дела я могу группировать?

Как я могу себя премировать?

Как я могу себя наказывать за то, что отрываюсь и перескакиваю с одного на другое?

Итак, ты изучил способы определения приоритетности. Теперь надо выработать свою личную систему. Выбери три параметра, по которым ты будешь определять приоритетность возможных дел из списка «Входящие».

МОИ КРИТЕРИИ ПРИОРИТЕТНОСТИ:

1. ________

2. ________

3. ________

Выучи их наизусть. Обучи пять человек из своего окружения именно так определять приоритетность дел. Напиши мне в Facebook и ВКонтакте о своем выводе. Сделай так, чтобы эти три критерия приоритетности активизировались в тебе. Чтобы даже в состоянии усталости или во сне ты знал, что именно так ты определяешь приоритеты.

АНЕКДОТ:

Доктор, я не могу отказывать мужчинам. А потом чувствую себя последней б… Мне стыдно, я мучаюсь.

– Я вам помогу, и вы сможете отказывать.

– Ни в коем случае! Мне надо, чтобы я потом себя хорошо чувствовала.

После этого у тебя появляется прекрасный внутренний компас. Есть Главная Цель: она, в первую очередь, определяет для тебя важнейшие дела. И есть еще три параметра приоритетности, которые ты сам для себя выбрал.

Теперь ты очень быстро сможешь работать со списком входящих дел. Это – как компьютерная игра. Только действовать надо очень быстро. Тогда за один день будешь успевать столько, сколько другие – за неделю. Люди за неделю делают 80 % дел, не приносящих результата, и 20 % приоритетных; ты же будешь делать 80 % приоритетных. В четыре раза больше! Это – победа! Именно поэтому система «ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ» появилась в этом году. Я начал работать над темой «Богатей»! Это тема моей четвертой книги-тренинга из серии: Действуй! Живи! Влияй! Богатей! Люби!

Полный Контроль позволяет повысить производительность в 4 раза. Финансовых результатов, которых ты достигал за 4 месяца, после полного внедрения системы «БОГАТЕЙ! 4 Основы и Главный Секрет» ты сможешь достигать за 1 месяц!

Итак, перед тобой список «Входящие». Надо решить, что делать с каждым делом. У тебя 4 варианта:

• Сделать сразу (важные дела и те, что занимают до 2 минут времени, лучше делать сразу).

• Сделать такого-то числа (как определять эти сроки, ты прочтешь в следующей главе).

• Решу позже. (Надо подумать более серьезно. 1 раз в неделю есть день Контроля и Планирования. Именно в этот день решается судьба этого дела.)

• Не буду делать (смело вычеркивай из списка и из памяти).

Шаг 4 – установи сроки

С Божьей помощью мы активно продвигаемся к ПОЛНОМУ КОНТРОЛЮ над жизнью и временем. На третьем шаге изучены техники работы с определением приоритетности дел из списка «Входящие».

Чтобы сделать жизнь содержательной, мы должны уметь начинать и завершать свои дела.

Дэвид Аллен

Ты сделал одно из четырех действий. Решения «сделать сразу», «не делать» или «подумаю позже» обсуждать не будем. С ними все ясно. А вот посыл «сделать определенного числа» обсудим в этой главе. Хочу поделиться своим опытом в этой сфере и наработками крупнейших мировых экспертов.

Общеизвестно: люди по-разному оценивают время. Некоторые все недооценивают: боятся, что не получится, не успеют или вообще не ставят сроки. Другие думают, что все сделают за «три секунды» (так они любят говорить). Один из самых умных людей в мире Доктор Ицхак Адизес рассказывал, что его коэффициент поправки на время составляет 7.

Что это значит? Он вычислил: если ему очевидно, что работа займет 1 час, на самом деле она займет 7 часов. Если ему понятно, что он напишет книгу за 1 месяц – и он даже готов это пообещать, значит, ему понадобится 7 месяцев. Он обнаружил это свойство своего мышления – и теперь вносит поправку: сразу умножает время, которое ему кажется необходимым для работы, на 7. Он объяснял это тем фактом, что относится к категории «Предприниматель». Это люди, которые хорошо видят будущее и верят в успех. Поэтому не видят препятствий, сложностей. И легко начинают новые проекты. Именно поэтому многие из этих проектов не реализуются.

Чтобы добиться многого, необходимы две вещи: план и недостаток времени.

Леонард Бернстайн, композитор и дирижер

Я вычислил свою поправку – это 3. Я меньший прожектер, чем Доктор Ицхак Адизес. И меньший оптимист. Наверное, именно поэтому добился намного меньших результатов, чем он.

Многие великие люди научились извлекать пользу из своего масштабного видения.

Петр Чернышев, один из самых выдающихся генеральных директоров на Украине, ставит на столы начальникам отделов, которые не выполняют ежемесячные планы, черепаху. Она стоит месяц и напоминает, что надо торопиться. Если же все отделы выполняют план, черепаха переходит на стол начальника отдела планирования!

Дисциплина – это решение делать то, что очень не хочешь делать. Чтобы достичь того, чего очень хочешь достичь.

Джон Максвелл, писатель, лауреат Нобелевской премии

А я научился устанавливать реальные сроки и добиваться их выполнения. От себя и от других. И сейчас расскажу тебе, как именно я это делаю. Мне очень помогает в этом мистер Паркинсон.

Обещайте другим людям, что сделаете работу к определенному времени. Посмотрите кому-нибудь в глаза и скажите: «Я обещаю, что сделаю это к такому-то числу». Мы серьезно относимся к таким словам. И если даем обещание – начальнику, коллеге, другу или еще кому-то, – становимся мотивированными на выполнение этой работы. Когда я вижу, что что-то может мне помешать выполнить задуманное в срок, обещаю важным для меня людям: «Я сделаю это до такого-то срока. Если не сделаю – заплачу штраф (и называю сумму, которую не готов заплатить)». Как правило, это гарантирует, что я сделаю.

Смысл Декларации в том, чтобы резко усилить свою мотивацию. Это – как насос. Качнул раз (сказал одному человеку и установил штраф в $100). Важность дела выросла по внутренней шкале приоритетов. Качнул еще пару раз (сказал пяти людям, каждому пообещал по $100) – и дело стало настолько важным, что уже думаешь: идти обедать или поработать. А уж впустую терять время точно не станешь!

Устанавливайте крайний срок. Скажите себе: «Это большая задача, поэтому я буду работать над ней 15 минут. А потом займусь чем-то другим. Я не буду делать все сразу, а выделю на это 15 минут». Если хотите, поставьте таймер, который отмерит необходимое время, и работайте 15 минут. Это позволит вам начать работу и часто позволяет продолжать ее.

Брайан Трейси

«Подкачивай» важность и приоритетность дел с помощью деклараций!

Используй формулу м100 %М для страховки. Чтобы не надорваться:).

Дедлайн = линия смерти (перевод).

Зачем нужны такие страшные названия?

Потому что существует закон Паркинсона.

Напомню, что о нем говорит Википедия: «Закон Паркинсона – эмпирический закон, сформулированный историком Сирилом Норткотом Паркинсоном. Данный закон гласит, что «работа заполняет время, отпущенное на нее». Паркинсон основывал свои рассуждения на обширном опыте работы британских государственных учреждений».

Я много лет учился успеху и нашел много полезных правил. Но абсолютно необходимо только одно – это соблюдать принцип полной концентрации внимания. Если вы можете все внимание и силы уделить одной задаче, четко понимаете, что это за задача, и думаете только о ней, пока она не будет завершена, – вы сможете завоевать мир. Вы сможете добиться любой цели, преодолеть любое препятствие, стать богатым, успешным, счастливым и прожить долгую жизнь.

Брайан Трейси

Так оно и есть. Это – закон. Это – аксиома. Пользуйся ее позитивными результатами. Выделяй на работу определенный промежуток времени. Произноси Декларации – и вариантов не будет. Ты делаешь. Или тот, кто обещал тебе, сделает. Главное, чтобы он тоже произнес декларацию и понимал, чем грозит ему невыполнение сроков. И жизнь «заработала» в 10 раз быстрее.

Декларация и Дедлайн и нужны для того, чтобы обеспечить тебе условия для Концентрации. Ученые установили, что, если ты не отвлекаешься и работаешь над одной задачей, эффективность возрастает в 4 раза! Таким образом, если отвлекаешься, тебе понадобится 8 часов для написания статьи, а при достижении концентрации – всего 2 часа. Как это работает?

Мы должны сохранять свой разум невосприимчивым к помехам. Как взгляд должен быть обращен на предмет, так и разум человека; будучи отвлеченным мирскими заботами, он не может сосредоточиться на познании истины.

Святой Василий Великий

Ты отключаешь телефон и надеваешь наушники. Любому, кто к тебе подходит, кричишь: «Дедлайн!!! Я обещал Ицхаку! У меня штраф $1000, если не успею!» В конце концов, ты решаешь не тратить на это время и пишешь на листе: 2 часа меня не тревожить. И через 20 минут непрерывной работы мозга в одном направлении у него открывается «второе дыхание», «второе внимание»! И так во всем. Концентрация внимания – ключ к быстрой и качественной работе. Концентрация внимания на Главном и Приоритетном – ключ к производительности и эффективности.

Человек находится там, где находятся его мысли.

УПРАЖНЕНИЕ

Двухминутная концентрация

Положи перед собой часы, имеющие секундную стрелку.

На мгновение расслабься, сконцентрируй внимание – и начинай следить за движением секундной стрелки.

В течение двух минут фокусируй все мысли на движении секундной стрелки, как будто в мире не существует ничего другого.

Постарайся сохранить сосредоточенность в течение двух минут.

Внимание – твой наиболее важный мускул!

Существенное достижение – это по собственному желанию ставить перед собой трудную цель и прочно удерживать ее в сознании.

Уильям Джеймс, психолог

Думаю, тебе стало понятно, что концентрация внимания необходима. Дедлайны и Декларации помогут тебе вывести любое дело в приоритеты. А упражнения, которые я привожу из книги Тома Вуджека «Тренировка Ума», будут тренировать Концентрацию внимания.

Центр Вселенной

Когда в следующий раз при поездке на автобусе или в метро ты не будешь знать, как убить время, оглянись вокруг и выбери какой-нибудь объект: рекламу, чей-то затылок, пятно на потолке. В течение пяти минут концентрируй внимание исключительно на нем – будто во всей Вселенной не существует ничего другого. Даже если сознание захочет переключиться на другие вещи, фокусируй его только на выбранном объекте. Можешь позволить себе расслабиться и оглянуться вокруг только тогда, когда истечет контрольное время.

Прием Сасаки

Фотограф Крис Сасаки рассказал о приеме, который он выработал. Всякий раз, когда он ловит себя на том, что витает в облаках – то есть погружен в состояние бессмысленного созерцания, – ему следует четко произнести в уме: «Внимание!» Потом он должен оглянуться вокруг и осознать, где он находится и что делает. Крис Сасаки считает, что это упражнение весьма способствует внутренней собранности.

Человек находится там, где находятся его мысли. Так постарайся, чтобы твои мысли находились там, где ты хочешь быть.

Раби Нахман из Браслава

Наблюдения за собственным вниманием

Когда будешь перелистывать журнал или газету, отметь, на что обращаешь внимание. Подумай, какая реклама, заголовки и страницы привлекают твой взгляд. Как выглядит то, что может отвлечь на себя внимание? Какая часть твоего сознания контролирует внимание?

Сосредоточение всех сил на достижении определенной цели – вот секрет успеха в политике, в войне, в торговле, короче, в любой области человеческой деятельности.

Ральф Уолдо Эмерсон, философ

Регулярное воздействие

Выбери что-нибудь, находящееся непосредственно в поле зрения, например карандаш, и как можно убедительнее прикажи себе: «Смотри на этот карандаш!» Потом сделай паузу и подожди, пока сознание отреагирует на приказ. Карандаш проявится в твоих мыслях четче. Зафиксируй реакцию сознания, мысленно произнося: «Отлично». Теперь повтори то же самое несколько раз: «Смотри на этот карандаш!» – Пауза. – «Отлично». «Смотри на этот карандаш!» – Пауза. – «Отлично». Обрати внимание на «качество» своего внимания. Засеки время появления ответной реакции; установи, насколько быстро реагирует разум. Проверь, начинает ли он по мере тренировки реагировать быстрее. Итак, осмотрись вокруг и сфокусируй на чем-нибудь внимание.

Конечно, Декларации и Дедлайны – это эффективно и продуктивно. Но очень напряжно и дискомфортно. Напряжение велико! А так хочется получать от жизни удовольствие! Так хочется творить, лазить по Интернету, разговаривать на умные темы, книги умные читать. Лишь бы не работать! Только бы не уставать и не напрягаться! Такова природа человека: любить удовольствия и избегать страданий. Поэтому Дедлайны и Декларации работают. С их помощью ты создаешь себе дискомфорт от невыполнения работы.

Поэтому твое подсознание будет искать способы его избежать. Способов много. Ведь если «нельзя, но хочется – значит можно». Если нельзя отвлекаться от работы и заниматься приятной «фигней», но сильно хочется – можно заболеть. Подсознание легко «организует» грипп.

Поэтому я хочу добавить к Дедлайнам и Декларациям очень приятное и необходимое дополнение.

Призы и Поощрения! Именно так. Вот что говорит на эту тему Брайан Трейси: «Награждайте себя за выполнение каждой части работы.

Есть что-то, чего ты очень хочешь? Тебе очень хочется, чтобы что-то произошло? Сосредоточься на этом полностью, изо всех сил. Представь себе это в мельчайших деталях. Если твое желание достаточно сильно, а сосредоточенность достаточно полна – то сможешь добиться, чтобы это на самом деле осуществилось.

Раби Нахман из Браслава

Например, вы говорите себе: «Итак, сегодня я должен сделать 10 звонков возможным клиентам. Я поставлю перед собой чашку кофе и буду делать глоток после каждого разговора». Или, если предстоит долгий обзвон, решитесь делать по 10 звонков и выпивать по чашке кофе после каждых 10 звонков. После 20 звонков идите на обед. Таким образом, звонки у вас будут тесно связаны с наградой за них».

Привяжи к Дедлайну Приз! Ведь работа нужна для получения результатов. Так сделай себе праздник. Чем больше стресс – тем больше Приз! Ты стремишься убежать от штрафа и позора (Декларация)! Ты не можешь отвлекаться на приятные дела (Дедлайн)! Ты должен заниматься только этим (Концентрация)! И с каждой минутой ты приближаешься к прекраснейшему Призу! (Ты должен заранее решить, что это будет. Но знай: за каждый выполненный проект и законченное дело я уважаю тебя все больше. Ибо ты становишься продуктивным и эффективным, ответственным и действующим! Я знаю – ты можешь! И я восхищаюсь тобой.)

Кроме того, за каждый Дедлайн – назначай себе Приз!

И слушай песню Удовольствия, которую ты найдешь в главе «Шаг 7 – Автоматизация процессов».

ЗАДАНИЕ

Напиши списки своих «источников удовольствия»: ______________________

а) ежедневные удовольствия (еда, питье, фильмы, музыка, прогулки, соц. сети, телевизор и т. д.) ______________________

б) еженедельные удовольствия (выходные с друзьями, походы в кино, покупки) ______________________

в) ежемесячные (или несколько раз в год) удовольствия (покупки, поездки, обучение) ______________________

Теперь ты знаешь, что любишь и откуда берешь гормоны удовольствия. Используй их как призы за Дедлайны. За выполнение важных и очень напряженных заданий. Чтобы ты не только стремился убежать от позора и штрафа, но и тянулся к самому заманчивому «прянику»! Чем больше стресс и напряжение от выполнения дела, тем более сильный источник удовольствия используется для награды.

Одно из самых неконтролируемых явлений – совещания. Собираются люди для совместного обсуждения важных дел. Но для кого-то важно одно, для кого-то – другое. И начинается хаос, разброд и шатание. Единственный логичный выход – собраться еще раз.

Дисциплина – это память о том, что вы хотите.

Дэвид Кэмпбелл, музыкант

Но следующий раз, скорее всего, будет таким же. Предлагаю тебе набор правил Дэна Кеннеди. Он поможет наладить ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ в этом хаотичном движении.

Я лично не люблю совещаний. Не люблю встреч и обсуждений. Электронная почта и скайп позволяют более точно структурировать информацию. Но если все же невозможно отказаться, то:

1. Назначай совещания перед обедом или перед концом рабочего дня. Все будут спешить и не будет «затяжек».

2. Никакого кофе или чая! Чтобы сконцентрироваться только на деле.

3. Заранее раздай всем повестку совещания.

4. Сформулируй и доведи до всех участников четкую и достижимую цель совещания.

Елена Леонидовна Витчак (вице-президент по персоналу АФК «Система») научила меня следующему способу. На всех деловых встречах она советует брать лист бумаги или флипчарт и писать крупными буквами: Зачем мы собрались? Какая наша цель?

Если все видят цель, можно прерывать пустые разговоры и уходы в сторону.

Эти 4 правила помогут минимизировать расходы времени и сил. Каждый раз говори: «За ближайшие 30 минут мы должны принять решение и его зафиксировать». По закону Паркинсона, работа занимает все отведенное на нее время + еще чуть-чуть.

Так что за 40 минут вы все сделаете!

У меня есть специальный таймер красного цвета. Я приношу его на любые встречи и совещания и кладу перед собой. Все предупреждены, что у меня есть совершенно конкретная цель и ограниченное время для ее достижения. После окончания времени я обязан убегать (улетать, звонить, писать…)

Лучший способ объяснить – это самому сделать!

Льюис Кэрролл, «Алиса в Стране чудес»

Ты должен договориться с кем-то или с собой, что через определенное время ты должен уйти с совещания.

Подключаешь Декларацию и Дедлайн – и сразу же приходит Концентрация. Нет времени на пустые разговоры. Ценишь время ты – ценят его собеседники. Эффективность и результативность растут в геометрической прогрессии.

ЗАДАНИЕ

1. Договорись с другом (партнером, контролером, коучем или еще с кем-то, кому важен твой рост и развитие), что ты сможешь ему слать SMS с текстом «созвонимся в…»

В это время он должен звонить тебе и спрашивать «Как дела?»

2. Перед каждым совещанием шли ему это SMS с установленным временем (через 30–40 минут после начала совещания).

3. Предупреждай всех, что через 30–40 минут тебя ждет очень важный разговор.

4. Когда он позвонит, ты можешь уйти или сказать ему, что позвонишь позже. Ведь бывают совещания, на которых захочется задержаться. С помощью такого «контрольного звонка» ты сможешь решить, уйти или остаться.

Хорошие люди не могут отвечать злом на добро. И некоторые этим пользуются. Осознанно или неосознанно, люди манипулируют друг другом. Кто-то умеет это делать очень хорошо. Например, Стив Джобс. Главной его стратегией успеха было находить гениев и уговаривать их работать на себя.

Когда вам было два года, вы часто вопили «нет!», но постепенно слово «нет» из вас выбили. Чем чаще вы говорили «нет», тем больше сердились на вас родители. Говорить учителям слово «нет» было недопустимо. Когда вы говорили «нет», став постарше, вы боялись потерять родительскую любовь и преданность друзей. Нет сомнений, некоторые из этих представлений вы пронесли через всю вашу взрослую жизнь.

Сьюзен Ньюман, психолог, писатель

Он «заставлял» людей различными способами работать в своих проектах. Вдохновлял их работать так, как никогда и нигде. Вошел в историю способ, который он использовал, чтобы уговорить Джона Скалли возглавить Apple. Он сказал ему после месяца уговоров и отказов со стороны Скалли: «Вы должны решить прямо сейчас, что для вас лучше. Или всю жизнь торговать сладкой водичкой (Джон был президентом PEPSI), или вы хотите изменить мир». Скалли согласился.

Когда вам было два года, вы часто вопили «нет!», но постепенно слово «нет» из вас выбили.

Хотя самого Стива Джобса, если он чего-то не хотел, уговорить было невозможно. Он просто не слушал. Это качество отличает жестких, целеустремленных людей. Они умеют отказывать и прерывать.

Для этого надо знать свои цели; понимать, что приоритетно – в следующие 60 минут или через несколько часов. Если ты не занят, то и прервать тебя не получится. Поэтому советую начать с того, чтобы заниматься важными для тебя делами. Открой свой список: тебе точно есть чем заняться!

А вот если ты занимаешься важным для себя делом, а тебя хотят переключить на другое занятие, надо уметь прерывать и отказывать.

Проще всего это можно делать с помощью Дедлайнов и Деклараций (со штрафами), о которых я рассказывал в прошлой главе.

Работает элементарно. Просто пишешь на листе бумаги:

Я ОБЕЩАЮ СЛЕДУЮЩИЙ ЧАС РАБОТАТЬ НАД__________________.

ЕСЛИ Я ОТВЛЕКАЮСЬ, то штраф _____________________ ($1000).

Показываешь лист тому, кто тебя отвлекает, – и даже говорить ничего не нужно.

Два правила прерывания и отказывания:

1. У тебя должно быть конкретное, важное для тебя дело, которое ты пообещал сделать до Дедлайна.

2. Ты должен понимать, что в целом твоя жизнь зависит только от тебя. Это – ответственность за все, что происходит с тобой. Поэтому не переживай, что скажут люди. Если будешь результативным, эффективным и продуктивным – за тобой будут бегать. Если ты ответственный и держишь слово – тебя будут уважать. Будь смелым и скажи «нет!» каждому, кто отвлекает от твоих планов и обещаний.

ЗАДАНИЕ

1-й день с утра до вечера говори всем «нет». (Кроме случаев, когда за «нет» тебя уволят.) Если ты продаешь что-то, не надо говорить «нет» покупателям:) Речь идет обо всех просьбах, которые не относятся к твоим рабочим целям.

Не объясняй и не оправдывайся. Просто – «нет». Каждый раз, когда говоришь «нет» другим, говори «Да! Я молодец!» – себе. Чтобы появилось внутреннее удовлетворение после собственного «нет». А то внутри возникает голос мамы: «Как не стыдно отказывать, когда тебя просят…» Этот голос ты слышал в детстве сотни раз. И он – в подсознании – создает реакцию неудобства при отказе. Отказывай!