Текст книги "Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе"

Просто удивительно, что невозможно говорить об управлении временем, одновременно не говоря об управлении вниманием и энергией. Если, с вашей точки зрения, это звучит как натяжка, подумайте вот о чем: когда мы планируем время для какого-либо дела, мы на самом деле просто решаем, когда именно мы собираемся инвестировать в него свое внимание и энергию. Именно в этом смысле время присутствует в уравнении продуктивности. Планирование времени – это просто способ определить, какие ресурсы времени и энергии вы хотите направить на ту или иную задачу, и по этой причине наше время, внимание и энергия неотделимы друг от друга.

Управление временем становится актуальным только после того, как возникает ясность с количеством энергии и внимания, которым вы будете располагать в течение дня, и с тем, чего вы хотите достичь.

Если вы не предприниматель или генеральный директор, вы, скорее всего, не имеете полного контроля над своим временем. Если вы работаете в контакте с несколькими людьми, вам неизбежно приходится встречаться с ними, и поэтому существует необходимость управлять своим временем, по крайней мере в некоторой степени. Поскольку вы не имеете полного контроля над последовательностью событий, которые составляют ваш рабочий день – такой контроль есть лишь у немногих, – критически важно выделять время на координацию своих планов с окружающими. И тем не менее (если, конечно, вы работаете не на заводе) какие-то возможности контролировать свое время и выбирать, чем в данный момент заняться, у вас все же имеются.

Когда мне удается составить план заранее на весь день, этот день нередко становится невероятно продуктивным. Но к составлению плана на день я приступаю только после того, как у меня возникает полная ясность, на какое количество внимания и энергии я в этот день смогу рассчитывать и, самое главное, чего конкретно я намереваюсь достичь.

В ходе проекта я научился работать рациональнее, а не просто интенсивнее. Это умение помогло мне написать книгу, которую вы держите в руках. Отсюда вовсе не следует, что я умнее или талантливее других – просто я отлично прочувствовал на своем опыте, что означает перейти от традиционного тайм-менеджмента к мышлению в терминах экономики знаний.

Вот некоторые из лучших способов, которые мне удалось найти.

9. Работаем меньше

Основное: если вы постоянно работаете допоздна или тратите слишком много времени на выполнение дел, это может быть признаком не слишком разумного распределения времени и энергии. Вот пример из моего эксперимента: выяснилось, что за 90 рабочих часов в неделю мне удавалось сделать лишь немногим больше, чем при работе по 20 часов.

Расчетное время чтения:

9 минут 29 секунд.

Одним из интересных аспектов моего проекта было то, что поскольку преобладающую часть своего времени я тратил на чтение, изучение материалов по продуктивности, проведение интервью и экспериментов, а также на написание статей, то в техническом смысле я мог бы работать и по 168 часов в неделю (24 ы 7), если бы хотел. Объем работы мог расширяться или сжиматься в зависимости от того, много или мало у меня было на нее времени. Если не считать то давление, которое я сам на себя оказывал, чтобы сделать как можно больше, я располагал полной свободой и гибкостью, поскольку сам решал, сколько времени мне работать. Например, я мог поставить эксперимент и работать по 90 часов в неделю. (Для сравнения: как правило в ходе проекта я работал в среднем по 46 часов в неделю.)

До начала «Года продуктивности» я был постоянно завален делами, и времени никогда не хватало, чтобы сделать их все. Мое решение в то время? Работать дольше и постараться успеть все.

Когда вы чувствуете, что список дел растет чуть ли не быстрее, чем расширяется Вселенная, возникает ощущение, что наращивать количество рабочих часов – лучший способ переделать все. На первый взгляд это выглядит абсолютно разумно: чем дольше вы работаете, тем больше у вас времени, чтобы завершить все дела.

Но на практике при увеличении количества рабочих часов вы ужимаете время, необходимое для восстановления энергии и способности концентрировать внимание, а это ведет к стрессам и снижению работоспособности.

Это и пробудило мое любопытство (особенно когда я в ходе проекта заметил, что дела стали быстро накапливаться): существует ли более эффективный и разумный способ все успевать? Или единственный вариант – просто работать дольше?

К счастью, мне удалось создать для этого идеальную тестовую среду.

Какая связь существует между количеством отработанных часов и продуктивностью? Чтобы до конца разобраться в этом, я провел эксперимент, во время которого в течение четырех недель я чередовал работу по 90 часов в неделю («безумный режим») с работой по 20 часов в неделю («расслабленный режим»).

В конце каждого дня и недели эксперимента я задавал себе одни и те же три вопроса:

• Сколько энергии и внимания у меня осталось?

• Насколько легко я отвлекался?

• Удалось ли мне выполнить намеченное?

Каждый день и каждую неделю я также составлял список всего, что мне удавалось добиться, чтобы сравнить, как мой режим повлиял на продуктивность.

Как поклонник научного подхода, вынужден констатировать: этот эксперимент не был совсем уж научным. Но я вынес из него два важных и удивительных урока.

Отработав 90 часов в течение одной недели и 20 часов в течение следующей, я стал просматривать свои записи. И тут же обнаружил нечто потрясающее: в течение «безумной» недели мне удалось сделать лишь ненамного больше, чем в течение «расслабленной».

Это было одним из самых ошеломляющих открытий. Оно противоречило всему, что я знал о продуктивности; я всегда полагал, чем больше времени мы работаем, тем более значительных результатов достигаем.

Такой результат был не до конца понятен, пока я не проанализировал не только количество затраченного времени, но и количество внимания и энергии, которые были мной вложены.

В ходе «безумной» недели я отработал огромное количество рабочих часов, но сам процесс работы стал намного менее интенсивным; я прикладывал относительно меньше энергии и концентрации. Напротив, когда мое время было ограничено 20 часами в неделю, мне пришлось подстегивать себя и прилагать гораздо больше энергии и внимания на единицу времени, чтобы успеть сделать все быстрее. Конечно, источником давления, которое я испытывал во время эксперимента, был я сам – у меня не было начальника, команды сотрудников или крайних сроков, неисполнение которых грозило всяческими карами. И тем не менее я сделал очень важный вывод:

Управляя количеством времени, которое уходит на ту или иную задачу, вы одновременно регулируете количество энергии и внимания, которые будут в нее инвестированы.

Второй бесценный урок, который мне удалось извлечь: несмотря на примерное равенство результатов, достигнутых в течение той и другой недели, когда я работал 90 часов, у меня была иллюзия, что я вдвое более производителен. И хотя я не слишком рационально управлял своим вниманием и энергией в течение «безумной» недели, в моем восприятии с продуктивностью у меня все обстояло более чем здорово.

Действительно, трудно не чувствовать себя продуктивным, когда вы целый день заняты. Но занятость не эквивалентна продуктивности, если в результате сделано мало.

Когда до начала проекта мне приходилось размышлять о том, насколько я был продуктивен в течение дня, я часто допускал критически важную ошибку: меня скорее интересовало, насколько я был занят в этот день, вместо того, чтобы оценить, сколько мне удалось сделать. Продуктивность не так просто измерить: часто оказывается трудно оценить, сколько вы реально сделали, зато гораздо легче на глаз прикинуть, насколько вы были заняты. Но такая упрощенная оценка дает неверный результат.

Работая по 20 часов в неделю, я заметил, что испытываю чувство вины. Мне начинало казаться, что я не так занят, как следовало бы. Поскольку я работал меньше времени, чем обычно, я воспринимал свою продуктивность как явно недостаточную.

И хотя я по-прежнему направлял массу энергии и внимания на свои дела, и мне удавалось сделать примерно столько же, сколько и раньше, мое отношение к себе сменилось на критическое.

В эту ловушку попадают почти все. Если у вас столько работы, что вы не успеваете выполнить ее в имеющееся время, легко обмануть себя, полагая, что у вас есть всего лишь два варианта: продолжать работать стандартное количество рабочих часов в неделю и позволить несделанному накапливаться или же увеличить количество рабочих часов и успеть все.

Но существует и третий, менее очевидный, но более эффективный вариант: научиться за единицу времени вкладывать больше энергии и внимания в работу, делая столько же за существенно меньшее время.

Когда я работал по 20 часов в неделю, вдруг случилось чудо: я смог заставить себя вкладывать больше энергии в течение более короткого периода времени и в результате завершал работу быстрее.

Если вы ограничиваете количество времени, которое хотите потратить на выполнение какого-либо важного дела, то происходит следующее:

• Возникает искусственный срок для завершения работы; это мотивирует прилагать больше энергии и внимания в течение более короткого промежутка времени.

• Вокруг задачи создается ощущение срочности: времени мало, а задачу надо выполнить.

• Перестают срабатывать некоторые из триггеров прокрастинации – небольшой лимит времени на решение задачи делает работу более структурированной, менее скучной, однообразной и трудной.

А что если еще и работать над данной задачей во время вашего биологического пика? Тогда ваша продуктивность может достичь небывалых высот.

Кстати, сокращение количества времени, которое вы готовы инвестировать в решение задачи, – отличный способ облегчить себе переход к делам, на которые в данный момент нет настроения и которые вынуждают вас прокрастинировать. Например, в те дни, когда у меня нет настроения медитировать или идти в спортзал, я просто медитирую или занимаюсь спортом меньше времени, чем обычно; я мысленно подбираю тот промежуток времени, в течение которого в этот день готов позаниматься медитацией или спортом, уменьшая его до тех пор, пока не почувствую, что внутреннее сопротивление прекратилось. Пример: «Есть ли у меня сегодня настроение заниматься спортом в течение часа? Нет, я чувствую, что сопротивляюсь этой идее. 30 минут? Уже лучше, но все равно слишком долго. Как насчет 20 минут? Подходит, позанимаюсь спортом 20 минут». Сокращение времени, отводимого на какое-либо дело, каждый раз творит чудеса, и этот же прием полезен для формирования новых ежедневных привычек. Более того, как только вы приступите к делу, к которому до этого испытывали сопротивление, весьма вероятно, что вы захотите продолжать заниматься им и после того, как закончится первоначально отведенное время.

Впоследствии каждый раз, когда мне надо было написать важную статью, подготовиться к выступлению или выполнить какой-либо мини-проект, то вместо отведения на эту задачу половины дня я посвящаю ей всего два-три часа, обычно приходящиеся на мой биологический пик. И каждый раз, если мне удавалось заранее точно рассчитать, какое количество времени, внимания и энергии понадобится, чтобы справиться с данной задачей, мне удавалось завершить ее в отведенное время.

Когда времени было мало, у меня просто не оставалось другого выбора.

Если ограничение времени, направляемого на какую-либо задачу, позволяет решить ее более эффективно, то нельзя ли применить этот принцип к своему рабочему времени в целом?

Парадоксально, но ряд исследований указывает на то, что дело может обстоять именно так.

Если работать по часу в неделю, то независимо от того, насколько хорошо вы управляете своей энергией и вниманием на протяжении этого часа, вам не добиться выдающейся продуктивности. За один час в неделю просто невозможно сделать много, даже если заниматься исключительно чем-то важным.

Но если работать слишком много, то продуктивность катастрофически падает. Работа по 90 часов в неделю – прекрасный рецепт, чтобы перегореть. В результате практически не остается времени на восстановление запасов энергии и внимания. Иначе говоря, работать слишком мало и слишком много одинаково плохо.

Так сколько же часов в идеале нужно работать каждую неделю?

Мне удалось найти для себя удачный баланс между работой и отдыхом: 46 рабочих часов в неделю достаточно, чтобы сделать все дела, при этом остается достаточно времени на перерывы в течение дня для восстановления запасов энергии и внимания. Однако ряд исследований говорит о том, что идеальное количество рабочих часов в неделю даже ниже и оптимальная продолжительность рабочей недели должна составлять от 35 до 40 часов.

На первый взгляд, продолжительность рабочей недели 35–40 часов представляется недостаточной. Если вы систематически не успеваете сделать все дела за время, что у вас есть, то, если вы перейдете на 40-часовую рабочую неделю и станете работать меньше, чем раньше, вас может посетить чувство вины, особенно если люди вокруг вас продолжают работать по 50, 60, а то и больше часов в неделю.

Но исследования показывают, что после 35 или 40 часов работы продуктивность начинает резко падать.

Если работать дополнительное время, то в краткосрочной перспективе наблюдается огромный прирост продуктивности, особенно когда поджимают сроки. Действительно, бывают ситуации, когда работы так много, что вы просто вынуждены посвящать ей больше часов. Но в долгосрочной перспективе увеличение количества рабочих часов – рецепт катастрофы, особенно если в результате у вас остается слишком мало возможностей для восстановления внимания и энергии. Подробнее об этом мы поговорим в следующих главах. Исследования показывают, когда вы переваливаете за 35 или 40 рабочих часов в неделю, продуктивность начинает падать, через восемь недель по 60 рабочих часов объем выполненной работы становится равным объему, который вы в состоянии выполнить, работая те же 40 часов в неделю. В том же исследовании отмечается, если работать по 70–80 часов в неделю, вы достигнете этой точки всего за три недели. Работая по 90 часов в неделю, я уперся в этот предел уже через две недели, даже несмотря на то, что эти недели разделяла неделя, в течение которой я работал всего 20 часов.

Зачастую увеличение количества рабочих часов отрицательно влияет на продуктивность даже в краткосрочной перспективе. В результате одного исследования было показано, что при работе по 60 часов в неделю для выполнения дополнительного объема работы, которая в нормальных условиях занимает час, вам понадобятся два сверхурочных часа. И как следует еще из одного исследования на эту тему, «после 55 рабочих часов в неделю продуктивность просто рушится – до такой степени, что тот, кто в этой ситуации все равно отрабатывает 70 часов, с учетом этих дополнительных 15 часов не производит вообще ничего».

Начиная с определенного момента видимость работы начнет преобладать над реальной важной и значимой работой. Да, вы не будете испытывать чувство вины, как не испытывал его я, работая по 90 часов в неделю, но продуктивность существенно снизится.

В экономике времени, когда работа требовала гораздо меньше энергии и внимания и существовала прямая корреляция между тем, сколько часов вы отработали и сколько произвели, удлинение рабочего дня (даже за пределы разумного) в целом повысило бы вашу продуктивность. Сегодня, однако, уравнение изменилось. Поскольку на продуктивность, кроме времени, влияют также способность концентрироваться и энергия, работа на протяжении слишком долгого времени может оказывать разрушительное воздействие на продуктивность: невозможно в течение столь длительного времени поддерживать свою энергию и способность концентрироваться на приемлемом уровне.

В экономике знаний наиболее продуктивные люди не только хорошо управляют своим временем, они еще и эффективно управляют своей энергией и вниманием. Ограничивать количество времени, отводимого на важную задачу или на работу в целом, – отличный способ разумно распорядиться временем, вниманием и энергией. Если от вас не полностью зависит, в какое именно время работать, то введение лимита на продолжительность рабочей недели – даже такого разумного, как 35 часов, – может оказаться нереалистичным. Но всякий раз, когда возможно, такой лимит целесообразно установить – это позволит направлять на дела, которые должны быть сделаны, больше энергии, а не просто больше времени.

ЗАДАНИЕ: СОКРАТИТЬ ВРЕМЯ, ЗАТРАЧИВАЕМОЕ НА ВАЖНЫЕ ДЕЛА

Расчетное время на выполнение задания: 1 минута.

Необходимые энергия/концентрация: 4/10.

Ценность: 8/10.

Удовольствие от выполнения задания: 8,5/10.

Практический результат: вы научитесь вкладывать в работу больше энергии и внимания, достигая целей гораздо быстрее.

Вот это простое задание: уже завтра установите лимит времени на работу над какой-либо важной задачей и придерживайтесь его. Мой любимый способ – установить таймер на телефоне на половину времени, которое, по моему мнению, должно занять выполнение определенного дела. Если я думаю, что понадобится четыре часа, чтобы подготовить важную презентацию, я буду планировать на нее только два, но по возможности это будут два часа, приходящиеся на время моего биологического пика.

Эта тактика работает не для всех задач, но она творит чудеса в случаях, когда мы имеем дело с приоритетными задачами, которые к тому же имеют крайний срок, наступающий очень быстро.

Начав устанавливать лимит времени на решение конкретных задач, я почти уверен, вы не остановитесь на этом и установите лимит на свое рабочее время в целом. Если систематически работать более 35 или 40 часов в неделю, то с течением времени ваша продуктивность упадет, вы будете делать больше ошибок и принимать менее качественные решения – и то, и другое требует значительного количества времени для исправления. В результате вы можете упустить какие-либо новые идеи, перспективы, способы упростить решение, а также возможности в целом более рационально подойти к решению задачи, вместо того чтобы просто работать еще более напряженно.

Если вы постоянно перерабатываете или затрачиваете чрезмерно много времени на выполнение дел, то это, как правило, не означает, что дел у вас слишком много – скорее вы не слишком рационально распоряжаетесь вниманием и энергией.

10. Лекция об энергии

Основное: безусловно, в определенной мере тайм-менеджмент неизбежен, но вы добьетесь гораздо большего, если будете концентрироваться на наиболее важных и значимых задачах в тот момент, когда чувствуете прилив сил, а не когда у вас больше всего времени. Точно определите, когда наступает ваш биологический пик. Это самое ценное время, которым надо распоряжаться мудро.

Расчетное время чтения:

10 минут 0 секунд.

После того как мой проект обрел четкое направление (примерно тогда же, когда на сайте TED было опубликовано интервью со мной), количество людей, желающих общаться со мной на темы продуктивности, выросло. И почти все хотели знать, как выглядит мой типичный день. Я не ожидал, что меня будут спрашивать об этом так часто, но вопрос возникал снова и снова, и я понял, что он вполне закономерен: я экспериментировал с режимом дня в течение чуть ли не 10 лет и в итоге действительно остановился на режиме, который оказался для меня оптимальным[12]12
  В целом литературу о том, какой режим дня является наиболее эффективным, можно с полным правом назвать «порнографией в области продуктивности»: ее легко и весьма приятно читать, и она так же быстро забывается. Но не беспокойтесь: я сделаю все от меня зависящее, чтобы эта глава стала максимально практичной! А кроме того, я же должен реабилитироваться после длинного пассажа о космологии и происхождении времени, который вы были вынуждены читать некоторое время назад.


[Закрыть].

Протестировав большое число вариантов организации дня, включая мою жалкую попытку просыпаться каждое утро в 5:30, я выбрал стандартную последовательность действий, которая позволяет мне достигать наилучших результатов[13]13
  Мой режим дня сейчас практически такой же, как и годом ранее.


[Закрыть]:

• 6:30–7:00. Просыпаюсь естественным образом, без будильника.

• 7:00–9:00. Завтрак, зарядка, медитация, душ.

• 9:00–13:00. Пишу материалы для блога и статьи.

• 13:00–15:00. Перерыв.

• 15:00–20:00. Чтение, проведение / участие в интервью и встречах.

• 20:00–23:00. Свободное время, ложусь спать.

Хотя эта процедура на первый взгляд выглядит довольно просто, за ней стоят серьезные размышления и опыт.

По общему признанию измерение уровней концентрации и энергии на протяжении нескольких недель – крайне нудный процесс, особенно если вы на это время исключили из своего рациона кофеин, алкоголь и сахар. Но информация и озарения, которые вы из него вынесете, будут невероятно полезны и актуальны на протяжении десятилетий. Если проведение измерений в полном объеме выше ваших сил, установите хотя бы почасовой сигнал на телефоне и отмечайте, как ваш уровень энергии меняется в течение дня.

После того как я завершил свой эксперимент с медитацией, я понял, что у меня есть всего три типа дел с высокой отдачей, которые привносят в мой проект максимальную ценность: написание статей, проведение экспериментов с продуктивностью, а также чтение статей и исследований о продуктивности.

Лучшее время дня для работы над самыми перспективными задачами – время биологического пика в течение дня. Причина очевидна: во время биологического пика вы можете направлять на дела как минимум в два раза больше энергии и концентрации. Если во время биологического пика вы будете фокусироваться на приоритетных делах, то будете справляться с ними быстрее, глубже погружаться в них, делать их с заметно лучшим качеством, проявлять максимум гибкости – и в целом будете работать более рационально, а не просто дольше.

Мой биологический пик наступает в 10:00 и длится до 12:00, а затем с 17:00 до 20:00. Эти интервалы времени в течение дня я использовал в основном для задач двух типов: писал статьи для сайта и читал исследования на тему продуктивности. Одновременно кое-что можно было делать в фоновом режиме (например, эксперименты типа использования смартфона не более одного часа в день). Однако если речь шла о чем-то вроде эксперимента с медитацией, на которых в течение недели или двух было сосредоточено мое основное внимание, то их приходилось специально планировать в расписании.

Выяснив, когда наступает мой биологический пик и я ощущаю прилив сил, я стал ежедневно резервировать это время в графике – но не только для наиболее перспективных задач, а и просто на случай, если неожиданно возникнет что-то жизненно важное и срочное. Всякий раз, когда мне необходимо было взять интервью у эксперта в области продуктивности или дать интервью самому, выступить перед аудиторией, сфокусироваться на одной из трех важнейших задач на этот день или выполнить значимое для себя обязательство, например, поужинать с моей подругой, я прилагал максимум усилий, чтобы запланировать это событие на время биологического пика.

Хотя отвлекающие факторы никто не отменял – никто не в состоянии полностью контролировать, как он проводит свое время, – я быстро понял, что время биологического пика стоит тратить разумно и тщательно оберегать.

Необходимо использовать эту простую, но чрезвычайно глубокую закономерность: чем чаще вы будете планировать выполнение самых важных дел и значимых обязательств именно на время биологического пика, тем более ощутимых и значимых результатов вы добьетесь в работе и жизни.