Текст книги "Революция эффективности. Управляйте своим временем и достигайте результата!"

4. Расстановка приоритетов

Расставлять приоритеты не так уж и сложно. Нужно всего лишь отделить важное от ненужного.

Или, как говорит один из лучших испанских тренеров и спикеров – Виктор Кьюпперс, важнее всего то, что самым важным является именно самое важное.

К сожалению, никто не застрахован от форс-мажора, и нам иногда приходится решать непредвиденные проблемы в первую очередь.

Ответ на вопрос «Что для меня важнее всего завтра?» поможет вам сфокусироваться и начать день с полным пониманием того, что и как нужно делать.

Как же понять, что действительно важно, что второстепенно и что можно смело проигнорировать?

Расскажу вам о двух полезных способах расстановки приоритетов.

Первый – это «матрица управления временем», известная также как принцип срочности-важности Эйзенхауэра (авторство идеи приписывают Стивену Кови), а второй – это принцип Парето или принцип 80/20.

Матрица управления временем

Стивен Кови предложил определять приоритетность задач путем их расположения в четырех квадрантах.

Такой подход позволяет оценить важность и срочность той или иной задачи.

В зависимости от их расположения в таблице, вы понимаете, какие дела необходимо сделать в первую очередь, а что может подождать.

Сначала нужно определиться с важными делами, требующими срочного решения.

Важные дела – это все, что напрямую влияет на достижение целей, а срочные дела требуют немедленного участия. Игнорирование срочных дел может иметь негативные последствия еще и потому, что они часто связаны с целями других людей.

В целом смысл каждого квадранта такой.

Квадрант I – срочные и важные дела. Здесь оказывается все, что можно предвидеть. Содержание этого блока включает только те действия, которые требуют вашего немедленного внимания: экстренные ситуации, горящие сроки, насущные вопросы, последние приготовления. (Тут не помешает четкое планирование.)

Примеры: кризис, клиентская поддержка, новый бизнес, отложенные дела, проблемы со здоровьем, оплата задолженности и прочее.

Квадрант II – важные, но не срочные дела. Это дела, не требующие незамедлительного решения, но оказывающие прямое влияние на результат в будущем.

Это все, что касается стратегического планирования: образование, вопросы здоровья, отдых, практика, карьера. Прямо сейчас задачи этого блока могут и не быть срочными, но в будущем они будут иметь решающее значение для вашей жизни. Чем больше внимания вы уделяете этому блоку, тем меньше шансов у вас оказаться в первом квадранте, спешно и нервно пытаясь уладить накопившиеся дела, не терпящие отлагательств. Планируйте тщательно все, что касается второго блока, тогда в будущем вы сможете сэкономить уйму времени на первом.

Примеры: подготовка, предотвращение чего-либо, планирование, построение отношений, саморазвитие, отпуск с семьей, важные общественные дела.

Квадрант III – срочные, но не важные дела. В этот блок попадают все второстепенные дела, которые нужно быстро решить. Обычно это все, что внезапно отвлекает от основной деятельности. Это задачи, решение которых не несет никакой ценности – сущие препятствия и помехи. Подобные дела необходимо минимизировать, устранить, делегировать или перепланировать.

Если о чем-то подобном вас просит другой человек, старайтесь вежливо отказать. Причиной стресса часто бываетто. что мы путаем приоритетность задач и помещаем содержимое третьего квадранта в первый. Среди моих клиентов было много людей, которые проводили огромное количество времени (и тратили много сил) в третьем квадранте, думая, что они в первом. Как только они осознали разницу – их жизнь существенно изменилась.

Примеры: отвлекающие факторы, бесполезные совещания, ненужные звонки, отчеты, проверка корреспонденции, переделывание работы, зря потраченное время с людьми.

Квадрант IV – не срочные и не важные дела. Если большую часть времени вы отводите делам из этого блока – вам сильно повезло, если вас еще не уволили. К этому квадранту относится вся самая бесполезная деятельность, никак не влияющая на результат. Абсолютная дистракция. Необходимо избегать подобных дел любой ценой!

Примеры: беспричинный интернет-серфинг, просмотр телевизора (или видео на YouTube), отслеживание ленты «Фейсбука», компьютерные игры, общение в чатах, шоппинг и т. п.

Так куда бы вы отнесли большую часть вашей активности: профессиональной и личной? Предположу, что в первый или третий квадрант. Чаще всего люди игнорируют дела из второго квадранта – самого важного с точки зрения личной эффективности. Необходимо максимизировать присутствие во втором квадранте, чтобы впоследствии не разрываться между делами из первого и третьего квадранта, – одно это может существенно повысить вашу личную эффективность. Чем лучше вы планируете дела и формулируете задачи, тем меньше дел будет возникать в будущем в первом квадранте.

Матрица управления временем помогает определить, какие именно действия приближают вас к главной цели. После этого вы с легкостью сможете расставить приоритеты и отделить важные дела от тех, что банально съедают ваше время, не давая ничего взамен.

Принцип Парето, или Принцип 80/20

Принцип Парето был сформулирован в начале XX столетия и основан на открытии, согласно которому 80 % итальянской земли принадлежало 20 % населения страны. Сегодня, когда 1 % владеет 99 % мирового богатства, итальянские цифры выглядят откровенно устаревшими, но мы все равно воспользуемся этим принципом. (Не стоит недооценивать силу самосбывающихся пророчеств: пока миллионы людей верят в действенность этого принципа, он продолжает работать.)

Парето изучил это соотношение со всех сторон и нашел подтверждение даже в собственном саду: 20 % томатных кустов давали 80 % урожая. А я могу добавить, что провожу 80 % времени только на 20 % площади своего дома, преимущественно в гостиной и столовой.

В контексте бизнеса – и вы можете убедиться в этом на примере своей жизни – это означает следующее:

♦ 80 % результата дают 20 % усилий;

♦ 80 % дохода поступает от 20 % клиентов;

♦ 80 % жалоб и претензий поступают от 20 % клиентов;

♦ 80 % продаж дают лишь 20 % от общего ассортимента продукции и так далее…

Кто из ваших клиентов дает вам 80 % дохода? Не стоит ли сосредоточить свое внимание именно на них? А как насчет тех 20 % клиентов, на долю которых приходится 80 % претензий? Если избавитесь от них, то сэкономите невероятное количество времени на разборе полетов (если, конечно, они не дают вам 80 % вашего дохода).

Ваш бизнес будет расти экспоненциально – вместе с количеством свободного времени – если вы будете фокусироваться на проектах, которые приносят больше всего денег с наименьшими временными затратами. Сядьте, наконец, и разберитесь – используя принцип Парето – какие проекты тянут вас вниз, а какие нужно развивать. Принцип 80/20 можно применять повсеместно: и в бизнесе, и в обычной жизни.

Ответьте себе на эти вопросы.

♦ Чему нужно уделить больше времени?

♦ На чем можно сэкономить время?

♦ Где можно достичь большего результата с наименьшими усилиями?

♦ На что вы тратите много времени, добиваясь незначительных результатов?

5. Внимание

Наиболее важная привычка, которую следует приобрести для повышения личной эффективности, – это умение сохранять внимание, фокусироваться.

Сосредоточившись на одном деле, можно добиться гораздо более впечатляющих результатов, чем когда вы работаете в режиме многозадачности. Не знаю, кто придумал, что многозадачность полезна сточки зрения эффективности. По-моему, это вранье. Сделайте себе одолжение и прямо сейчас прекратите тратить время на многозадачность! С ней вы только проигрываете. Вы тратите время, переключаясь с одного дела на другое.

Лучше делать что-то одно в отведенное время.

Последние исследования подтверждают неэффективность многозадачности. Человечество до сих пор не придумало ничего лучше, чем сосредоточенно делать одно дело, не распыляясь. А некоторые исследования утверждают, что многозадачность не только замедляет общий темп, но и делает вас – внимание – глупыми!

В любом случае, даже в рамках многозадачности вы в каждый момент времени делаете что-то одно, не так ли? Бывает, что вам нужно сделать пять дел, но я уверен, что вы не делаете все пять одновременно. Вы пишете письмо. Затем перестаете писать и звоните кому-то. Закончив разговор, вы возвращаетесь к письму. К вам заходит коллега с каким-то вопросом. Вы отвлекаетесь от письма и отвечаете коллеге, и так далее. Так что забудьте про многозадачность. Сосредоточьтесь на том, что делаете в данный момент, и не отвлекайтесь ни на что.

Группировка

Группировка задач – отличный способ сохранить сфокусированность и повысить эффективность. Группировать в данном случае – значит заниматься одним конкретным делом в течение часа или двух. В это время ничто не должно отвлекать вас: ни электронная почта, ни жужжащие уведомления на смартфоне, ни серфинг в сети и т. п.

Никогда не замечали, что вы начинаете делать все быстрее, когда делаете что-то одно в течение часа? Группировка задач: час на переписку, час на телефонные разговоры и т. п. позволяет значительно повысить эффективность и скорость выполнения работы, поскольку вы не тратите силы на удержание внимания, переключаясь с одного дела на другое (или когда вас отвлекают). Проанализируйте список задач и решите, как их сгруппировать. Я обычно группирую такие задачи: планирование, ответы на письма, чтение, работа с рукописью, звонки, встречи, работа по дому, шоппинг и т. п.

6. Организованность

Каждые 5 минут, потраченные на организацию, принесут вам час свободного времени. Но вы сейчас слишком заняты, чтобы заниматься организацией, не так ли? У вас весь стол завален бумагами и обклеен стикерами с напоминаниями? Если бы только у вас была лишняя минутка, вы бы точно занялись организацией времени, да?

Простите, но я вынужден сказать вам всю правду в лицо…

Вы не можете организовать свое время совсем не потому, что очень заняты. Вы вечно заняты именно потому, что тотально неорганизованны!

К сожалению, сам факт вечной занятости еще не говорит о том, что вы результативны. Как правило, в офисе больше всего впахиваеттот, у кого стол завален бумагами.

Согласно последним исследованиям, современные руководители тратят от 30 до 50 % своего времени на поиск нужной бумажки! Звучит пугающе.

Я обращаюсь к вам, мои утомленные читатели: изучите и попробуйте на практике несколько несложных приемов, способных изменить вашу жизнь! Я и сам был однажды на вашем месте, мне эти приемы помогли поставить все с головы на ноги.

♦ Первые 15 минут рабочего дня посвятите расстановке приоритетов.

♦ Выделяйте час в неделю на сортировку и организацию бумаг. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – делайте это немедленно! Все, что требует больше времени, занесите в список дел.

♦ Каждый день в течение 15 минут занимайтесь расчисткой рабочего стола. Смело выбрасывайте все, что вам не нужно.

♦ Последние 15 минут рабочего дня уделите планированию задач на завтра. Что важно? Что срочно?

♦ Наведите порядок в почтовом ящике, удалите старые и неактуальные письма. Если не уверены, распечатайте их для очистки совести.

♦ IT-специалист однажды сказал мне, что очистка почтового ящика от ненужных писем не только разгружает голову, но также экономит деньги компании, потому что сотни и тысячи писем, хранящихся в папке «Входящие», требуют больших энергозатрат и, соответственно, увеличивают счета за электроэнергию.

♦ Не беритесь за новые дела, не завершив старые.

♦ Старайтесь делать все правильное первого раза, чтобы в будущем вам не пришлось это переделывать.

Организация бумаг на рабочем месте

Соберите все свои бумаги и рассортируйте их в соответствии со следующим алгоритмом.

1. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – немедленно делайте это!

2. Дела, требующие большего времени, занесите в список задач.

3. Архивируйте все завершенные дела.

4. Все, что не касается вас, пересылайте адресату.

5. Все, что считаете полезным в будущем, следует отправить либо в архив, либо в мусорную корзину. (Сколько файлов вы оставили на будущее? Сколько из них вам действительно пригодилось?)

6. Все, что не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, смело выбрасывайте.

Организация электронной почты

1. Если можете ответить на письмо менее чем за 5 минут – отвечайте.

2. Если можно что-то делегировать – делегируйте сразу.

3. Если на решение вопроса нужно время – внесите его в список дел.

4. Создайте папку для завершенных дел и переместите их в нее сразу же по завершению.

5. Используйте свой почтовый ящик как планировщик задач: решенные вопросы отправляйте в архив, а требующие внимания – оставляйте во входящих.

6. Удаляйте все, что не понадобится вам в будущем.

7. Отпишитесь от всех ненужных рассылок – кроме моей. Шучу. Ради повышения своей продуктивности отпишитесь и от моей рассылки, как бы больно мне ни было вас терять.

Выполняйте эти рекомендации до тех пор, пока ваш ящик не будет пуст. Если у вас много почты, оставьте письма прошлого месяца для дальнейшей сортировки, а все более ранние отправьте в архивную папку, которую можно назвать «Старые письма».

Рабочее пространство

1. Все самое важное держите под рукой.

2. Папки держите в алфавитном порядке в закрытом виде.

3. Рабочая поверхность должна быть чистой и свободной.

4. Принадлежности, которыми вы пользуетесь, должны быть всегда под рукой и в рабочем состоянии.

5. Уберите в ящик все, чем вы редко пользуетесь.

6. Заведите ячейки для бумаг (входящих, исходящих и находящихся в работе).

7. В голове тоже должен быть порядок. Записывайте в блокнот свои мысли и идеи.

8. Найдите время, чтобы раз в неделю наводить порядок на рабочем месте.

Помните: каждые 5 минут, которые вы ежедневно тратите на поиск мелочей, в конце года превращаются в 30 часов! Согласитесь, это существенная потеря.

Упорядочивание

Все, чем вы не пользуетесь, превращается в беспорядок. Хаос нужно упорядочить! Все дело в энергии. Все, что полезно для работы, полезно и для дома.

Если у вас дома полно барахла, оно начинает съедать вашу энергию. А чем меньше у вас энергии, тем менее вы продуктивны. Начните с малого – разберите вещи в шкафу.

Несколько советов:

♦ если какую-то вещь вы не надевали с прошлого года, вы вряд ли будете ее носить;

♦ выбрасывайте все, что «может пригодиться когда-нибудь» или «напоминает вам о славных моментах в прошлом»;

♦ Мари Кондо, гуру порядка из Японии, идет еще дальше, говоря: «Если вещь не вызывает радости – выбрасывайте ее». Рекомендую вам прочитать ее книгу «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни». Она буквально изменила мою жизнь.

Когда я навожу порядок и хочу избавиться от каких-то вещей – я просто отдаю их даром. Мне это нравится, я даже думаю, что жизнь/Бог/Вселенная отблагодарит меня.

Когда разберетесь со шкафом – принимайтесь за спальню. Затем займитесь порядком в гостиной, потом в гараже, и так до тех пор, пока не приберете весь свой дом, а затем и офис. Выбрасывайте все, чем вы больше не пользуетесь: одежду, журналы, книги, компакт-диски и даже мебель. Один из моих клиентов за выходные смог расчистить весь дом. Он почувствовал такое облегчение и прилив сил, что смог реализовать массу краткосрочных целей. Он избавлялся от хлама без оглядки и сожаления. А вы когда наведете у себя порядок?

Помните, что вы выигрываете 30 часов, если не тратите время на поиски нужной вещи? Порядок в доме принесет вам еще 30 часов. То есть мы обнаружили уже 60 часов! Но и это еще не предел…

Просто чума! Книга только началась, а мы уже нашли порядка 60 свободных часов в году. Не прекращайте читать.

Напоминание. Отговорки вроде «мне это не подходит» – не принимаются, и это касается всего, что сказано в этой книге. Попробуйте продержаться 2 недели. Если и тогда вы сочтете, что у вас ничего не получается, напишите мне письмо с жалобой.

7. Отвлечение внимания и прерывание

Насколько сосредоточенно вы работаете? Спрошу иначе: как долго вы можете работать, не прерываясь и не отвлекаясь?

Большинство людей обладают довольно низкой выдержкой. Предположу, что вы отвлекаетесь каждые 5 минут. Оповещение о новом письме в почтовом ящике, вибрирующий сигнал смартфона, сообщающий о том, что кто-то прокомментировал ваш пост в соцсетях, звонок мамы, сообщения в мессенджере и так далее.

Существуют два типа отвлекающих факторов, возникающих ежедневно: внешние и внутренние. Крайне важно устранить все возможные отвлекающие явления, потому что они не просто отнимают ваше время, но и снижают концентрацию: согласно последним исследованиям, нам нужно от 7 до 15 минут на то, чтобы заново сфокусироваться на том, от чего мы отвлеклись, а некоторые утверждают, что на это нужно порядка 25 минут.

Сколько раз в течение дня вы отвлекаетесь от работы? 10? В лучшем случае вы теряете 70 минут, а в худшем – 4 часа…

Это объясняет, почему организованные люди способны за день сделать больше, чем другие – за неделю! Чтобы научиться контролировать отвлекающие факторы, нужно выработать самодисциплину и умение не позволять другим отвлекать себя. Поверьте, эти усилия стоят результата.

Взаимодействие с внешними отвлекающими факторами – это совсем другая история, здесь многое зависит от умения уверенно отказывать людям.

Экспресс-курс искусства говорить «нет»

Заранее продумайте, как будете отказывать кому-то. Потренируйтесь! Всегда оставайтесь дружелюбными и спокойными, но решительно давайте понять, что не готовы помочь прямо сейчас. Будете ли вы делать это без объяснения причин или мотивированно – решать вам.

Я лично считаю, что ничего объяснять не нужно. Забавно, но я сам всегда объяснял причину своего отказа, пока однажды не понял, что не должен больше этого делать. Можно для мягкости сопровождать отказ предложением альтернативных вариантов, например: «Прости, прямо сейчас я не могу тебе помочь. Я мог бы помочь тебе в пятницу после обеда – у меня будет свободный час». По возможности старайтесь искать компромиссы и приходить к согласию.

Если будете на все соглашаться, будете самым занятым человеком в офисе, будете задерживаться на работе, в то время как ваши коллеги будут уходить домой, а по вечерам и даже в выходные ваш телефон будет разрываться.

Это просто свинство – звонить по пятницам и в выходные! Простите, но звонящие тут ни при чем.

Это вы отвечаете на звонок и косвенно сообщаете, что вас можно беспокоить в это время.

Вы сами должны установить границы.

Как взаимодействовать с внешними отвлекающими факторами

Когда вас отвлекают коллеги или начальство. Не

нужно любой запрос воспринимать как срочный. Не спешите, подумайте, когда следует приступить к выполнению задания. Если это адекватный запрос, внесите его в список дел, но не позволяйте другим людям навязывать свои приоритеты. Если запрос делает руководство, следует объяснить, как его приоритетность повлияет на работу над другими проектами. Пытайтесь договариваться.

Ведите в течение 2 недель «журнал приостановки работы», вносите в него имена всех, кто вас отвлекает.

Отвлекающие звонки. Я понимаю. Нужно отвечать на все звонки. Иначе можно потерять клиента или спонсора. Если бы мне давали доллар каждый раз, когда я такое слышу… Однако я никогда не слышал, чтобы кто-то реально терял клиента. Напротив, один из моих клиентов смог увеличить продажи и увеличил клиентскую базу! Вы о нем еще прочитаете.

Это нормально – не отвечать на каждый звонок или переадресовывать звонки на голосовую почту, хотя бы в течение часа.

Вам обязательно перезвонят или оставят сообщение, а вы сможете выиграть значительное количество времени, потому что за этот час – когда никто вас не отвлекает – вы сможете сделать большую часть работы.

Можно также перевести звонок на коллегу, который сообщит клиенту, что вы на встрече, и предложит оставить сообщение для вас. Выделите определенное время на исходящие звонки и старайтесь уложить в этот промежуток все свои запланированные переговоры.

Старайтесь не отвлекаться

Разница между успешными и неуспешными людьми в том, что первые умеют не отвлекаться.

Я знаю немало людей, которые утверждают, что они чертовски заняты, работают за двоих и понятия не имеют, как бы им выкроить немного дополнительного времени.

Но если присмотреться к их распорядку дня, выясняется, что они проверяют почту каждые 20 минут, получают уведомления от людей, отреагировавших на их посты в соцсетях, и каждые 5 минут открывают очередное письмо. Кроме того, они еще умудряются смотреть видеоролики на YouTube и фотографии кошечек на Facebook.

Решение:

♦ закройте браузер;

♦ включите переадресацию звонков;

♦ отключите мобильный телефон (ну или хотя бы отключите звук и сигналы уведомлений). Я обычно перевожу свой телефон в режим полета, чтобы не отвлекаться;

♦ закройте почту. Хватит каждые 2 минуты проверять, не пришло ли письмо (полчаса 3 раза в день будет достаточно);

♦ отведите фиксированное время на Facebook, Twitter и прочие социальные медиа;

♦ закройте офисную дверь.

Выполнение части этих правил позволит вам в течение 1 или 2 часов работать без ненужных пауз. Попробуйте!

Уверяю вас, вы сразу это полюбите. Вы заметите, что успеваете сделать значительно больше, чем прежде.

1 или 2 часа в день способны творить чудеса эффективности.

Если вы работаете из дома, удаленно, проанализируйте, кому вы позволяете мешать вам. Тот, кто предлагает вам выпить чашку кофе или сходить в торговый центр, вряд ли будет платить по счетам в конце месяца, когда вы будете кусать локти оттого, что не сделали вовремя то, что должны.

И еще… не включайте телевизор. Вы это лучше меня знаете. Включили телек – и день потерян.

Можно использовать телевизор в качестве мотиватора: «Если я сделаю то, что запланировал на сегодня, смогу посмотреть любимый сериал».

Поощряйте себя

Поощряйте себя, выполнив ту или иную работу.

Это способствует повышению сосредоточенности и продуктивности. Награда побуждает закончить работу быстро и качественно.

Например: после 3 часов работы – скажем, с 7 до 10 утра – я делаю двухчасовой перерыв на то, чтобы проверить Facebook и посмотреть эпизод любимого сериала.

Но я делаю это только в том случае, если ровно до 10 часов успеваю выполнить план.

Я обычно поощряю себя так: встреча с друзьями, короткий восстановительный сон, просмотр телевизора или сериала, прием ванны с пеной, прогулка по пляжу, чашка кофе в пляжном баре, чтение хорошей книги, час игры в приставку (но тут требуется нечеловеческая дисциплина – только час…), медитация с инструктором.

Вокруг столько всего, на что хочется отвлечься. От этого никуда не деться. Но можно научиться замечать эти факторы. Как только вы начнете осознавать их, вы научитесь рефокусироваться.

Ниже представлен список самых распространенных отвлекающих внимание факторов. Какие из них – ваши?

♦ Просмотр телевизора.

♦ Видеоигры/игры на смартфоне.

♦ Люди, отвлекающие вас.

♦ Чтение почты каждый раз, когда приходит письмо.

♦ Постоянная суета с телефоном (звонки, сообщения, приложения).

♦ Наблюдение происходящего за окном.

♦ Социальные сети.

♦ Интернет-серфинг.

♦ Просмотр фотографий.

♦ «Поисковые запросы».

♦ Еда и напитки.

♦ Тревожность и волнение.

♦ Воспоминания о прошлом или грезы о будущем.